Professional Documents
Culture Documents
1
CUPRINS
1. Introducere .............................................................................................................................4
1.1. Bara de instrumente ...................................................................................................5
1.2. Meniul de acces rapid .................................................................................................5
1.3. Ecranul cu scurtături ..................................................................................................6
1.4. Taste rapide ................................................................................................................6
2. Oglinda hotel ..........................................................................................................................7
3. Rezervări ................................................................................................................................9
3.1. Căutarea unei rezervări ..............................................................................................9
3.2. Crearea unei noi rezervări ..........................................................................................12
3.3. Editarea unei rezervări ...............................................................................................15
3.4. Opţiunile unei rezervări ..............................................................................................19
3.4.1. Din ecranul de editare al rezervărilor ...................................................................19
3.4.2. Din ecranul principal al rezervărilor ....................................................................27
3.5. Rezervare de grup ......................................................................................................30
3.6. Proceduri ....................................................................................................................32
3.6.1. Crearea unei rezervări pe profil individual ..........................................................32
3.6.2. Partajarea rezervărilor ..........................................................................................36
3.6.3. Rezervări de grup..................................................................................................39
3.6.4. Rezervari de grup cu camere in partaj...................................................................45
4. Recepţie ..................................................................................................................................50
4.1. Sosiri ..........................................................................................................................50
4.2. Blocare camere ...........................................................................................................51
4.3. Cazare .........................................................................................................................54
4.3.1. Cazare ...................................................................................................................54
4.3.2. Anulare cazare ......................................................................................................55
4.4. Status hotel .................................................................................................................56
5. Casierie ...................................................................................................................................59
5.1. Plata ............................................................................................................................60
5.2. Conturi financiare ......................................................................................................61
5.3. Deschiderea unei note de plata ...................................................................................62
5.3.1. Servicii .................................................................................................................63
5.3.2. Plăti ......................................................................................................................66
5.3.3. Impartire ...............................................................................................................67
5.3.4. Transferuri ............................................................................................................67
5.3.4.1. Procedura de plaţi restante........................................................................68
5.3.5. Rezervări ..............................................................................................................72
5.3.6. Opţiuni plata .........................................................................................................73
5.3.6.1. Retipărire factura ......................................................................................74
5.3.6.2. Fisa cont informativa ...............................................................................74
5.3.6.3. Procedura Stornare Factura ......................................................................74
5.3.6.4. Împrumut ..................................................................................................75
5.3.6.5. Profil .........................................................................................................75
5.3.6.6. Relaţii de plata .........................................................................................76
5.3.6.6.1. Exerciţiul 1 – Relaţii pe aceeaşi camera.......................................77
5.3.6.6.2. Exerciţiul 2 – Relaţii pe camere diferite.......................................80
5.3.6.7. Reinstalare ................................................................................................84
5.3.6.8. Istoric&Viitor ...........................................................................................84
Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06
2
5.3.7. Opţiuni eliberare ..................................................................................................85
5.3.8. Eliberare ...............................................................................................................85
5.3.9. Jurnal servicii .......................................................................................................86
5.3.10. Funcţii Casier ........................................................................................................86
5.3.11. Închidere casier .....................................................................................................87
5.3.12. „Passer by” ............................................................................................................88
6. Relaţii clienţi ...........................................................................................................................88
6.1. Profile .........................................................................................................................89
6.1.1. Profile client .........................................................................................................90
6.1.2. Afişare profil .........................................................................................................91
6.1.3. Creare profil ..........................................................................................................91
6.1.3.1. Profil individual ...........................................................................................92
6.1.3.2. Profil de companie/agenţie sau sursa ...........................................................97
6.1.4. Modificare profile ...............................................................................................103
6.2. Calendar ....................................................................................................................103
6.3. Rapoarte si diagrame ................................................................................................104
7. Administrare camere .............................................................................................................105
7.1. Serviciu de etaj ..........................................................................................................106
7.2. Dezafectata ................................................................................................................109
7.3. Istoric camere ............................................................................................................109
7.4. Statut hotel ................................................................................................................109
8. Diverse ..................................................................................................................................111
9. Setări .....................................................................................................................................112
10. Ferestre ..................................................................................................................................112
11. Anexe.....................................................................................................................................112
De aici se pot accesa toate funcţiile programului. Pentru a accesa funcţia dorita, apăsaţi
pe categoria din care face parte, apoi selectaţi-o din sub meniul afişat.
De exemplu pentru o rezervare noua apăsaţi pe “Rezervare” apoi pe “Rezervare noua”
De aici se pot accesa majoritatea funcţiilor uzuale ca : rezervări unde se pot căuta,
vizualiza si crea rezervări, profile, se3 pot administra camerele, se poate intra in modulul casierie
unde se pot face plaţi, se pot vedea rapoarte si diagrame ale hotelului, se poate vedea activitatea
recepţionerului (utilizatorului).
Bara de acces rapid este impartita pe secţiuni, fiecare buton conţine mai multe module.
Este ecranul principal al opţiunii selectate, aşa cum este in imaginea de mai sus, după ce
s-a selectat butonul “Rezervare” fie din bara de meniul, fie din meniul din dreapta vor apărea
informaţii despre rezervările existente si opţiuni legate de rezervări cum ar fi: căutarea, editarea
sau crearea.
De aici se pot apela direct diverse funcţii uzuale fără sa mai deschidem meniurile
specifice.
Se poate naviga prin meniu folosind tastele de accelerare, care ne permit un acces mult
mai rapid in anumite câmpuri prin apăsarea tastei CTRL+ litera subliniata din meniu.
Pentru a deschide meniul de taste rapide se accesează opţiunea “Taste Rapide” din bara
meniu.
2. OGLINDA HOTELULUI
Ecranul implicit la pornire va fi “Oglinda Hotelului”. Daca nu apare implicit la logarea in
aplicaţie se foloseşte combinaţia de taste CTRL + L. Închiderea ferestrelor se face cu F10.
Din acest ecran se vizualizează toate rezervările aşteptate, cazate, eliberate din hotel, se
vizualizează starea camerelor (murdara, curata, dezafectata), din acest ecran se pot face rezervări
pe camere, se pot caza si elibera, muta si partaja rezervările.
De la – Pana la: de aici se aleg data de la care si pana la care sa afişeze pe ecran
camerele din hotel.
Camera – se poate alege afişare numai a unei anumite camere din hotel, un număr de
camere sau toate camerele.
Tip camera – afişează numai un tip de camera, mai multe tipuri sau toate.
Caracteristici Cam – afişează numai camerele care conţin acele caracteristici.
Nume – căutarea unui turist din hotel folosind numele lui.
Butoane – se schimba forma sub care sunt afişate camerele ocupate din hotel.
Detalii – daca se bifează aceasta opţiune, in partea dreapta a ecranului apar informaţii
despre rezervarea din camera selectata.
Legenda – daca se bifează aceasta opţiune in partea dreapta a ecranului este afişata
legenda ecranului. Aici se poate vizualiza descrierea imaginilor asociate rezervărilor (cazata,
eliberata, mutate, partajata)
Afişare normala – este afişarea care tine seama de opţiunea “de la – pana la”
Afişare saptamanala – se afişează camerele numai pe o saptamana.
Câteva camere – sunt afişate un număr mai mic de camere.
Multe camere – sunt afişate mai multe camere.
Mărire/Micşorare – se schimba dimensiunile coloanelor si linilor de pe ecran.
3. REZERVARI
Funcţia “Rezervări” poate fi accesata fie din bara de instrumente de la iconiţa
“Rezervări”, fie din meniul de acces rapid din stânga ecranului, iconiţa cheie “Rezervări”(vezi
cap. Introducere)
Căutare rezervare
Căutarea de baza
In mare parte căutarea este intuitiva, se pot introduce date in mai multe câmpuri ca: nume,
prenume, numărul confirmării pentru a restrânge căutarea. Daca nu este completat nici un câmp
atunci vor fi afişate toate rezervările in ordine alfabetica. Tabelul 1 explica câmpurile din căutarea
de baza.
Tabel 1: Ecranul de căutare al rezervării
Câmp Informaţie
Nume Numele profilului asociat (turistului)
Prenume Prenume profilului asociat (turistului)
Confirmare Nr. Căutarea după numărul confirmării.
Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06
9
Tip rez. Căutare după un anumit tip de rezervare, ca rezervări definitive,
preliminare, sau se poate alege dintr-o lista de rezervări pre-definite.
Camera Nr. Căutarea unei rezervări asociate unei anumite camere.
Căutare Avn. Se pot alege dintr-o lista derulanta câmpurile de căutare disponibile.
De exemplu se alege “Sosire” “Egala cu” si apoi se selectează o data in
calendar. Se va returna o lista de sosiri in ziua respectiva.
Caracteristic Căutare după caracteristicile specifice rezervării. Se selectează din
i lista atributele definite. Caracteristicile unei rezervări sunt tratamente
speciale pe care le clientul le doreşte sa fie plasate in camera lui. De
exemplu ‘şampanie’, ‘ziare’ sau ‘flori’.
Companie Compania de care aparţine turistul, daca este cazul. Se poate alege
dintr-o lista daca se vrea căutarea după profilele de companii existente
sau crearea unui nou profil.
Agenţia Agenţia de turism. Se poate alege dintr-o lista daca se vrea căutarea
după profilele de agenţii existente.
Grup Căutarea după un anumit grup, lista derulanta permite alegerea după
tipurile de grup existente.
Exista mai multe câmpuri de căutare in “Căutare avn.”. Căutarea avansata este formata
din 3 câmpuri de selecţie:
Simboluri
Căutarea se poate utiliza si folosind simbolul (%). Acestea sunt de ajutor in câmpul de nume.
De exemplu , M%ller va returna Miller, Muller, %Bank va returna Investment Bank, American
Bank.
Începerea cautarii
Pentru activarea cautarii, trebuie apăsat butonul “Căutare” plasat in dreapta sus. Datorita
timpilor de căutare in baze de date mari, s-au implementat doua opţiuni de căutare. Prima este
atunci când se apăsa butonul “Căutare”, căutarea returnează rezervările care corespund câmpului
de interogare, iar a doua apăsând butonul “Căutare Generala” care va returna toate rezervările
existente.
Din ecranul principal al cautarii profilului se poate căuta, crea sau edita un profil existent.
Se poate introduce numai numele, restul de informaţii se pot introduce mai târziu. In
tabelul de mai jos se explica pe rând câmpurile tuturor opţiunilor care pot fi completate, cu
menţiunea câmpurile îngroşate sunt obligatorii.
Ecranul de introducere al unui profil individual este prezentat in imaginea de mai jos:
După ce a fost creat profilul va apărea ecranul de editare al rezervării pentru a introduce
detaliile. De asemenea câmpurile îngroşate sunt obligatorii.
1. Partea de sus arata toata informaţia unui profil. Daca se apăsa butonul Selectare din
partea dreapta a profilului se va deschide fereastra principala de căutare a profilului. Se poate
edita profilul, se pot adăuga sau schimba informaţii, se pot verifica preferinţele. Daca se bifează
butonul HTML, se pot vedea detaliile in format de pagina web.
2. Partea de jos permite sa se adauge detaliile rezervării cum are fi zilele sejurului, ora de
sosire si ora de plecare, tipul camerei, numărul de persoane din camera.
Ecranul principal de editare al unei rezervări este prezentat in imaginea de mai jos :
1. Partea de sus arata tipul de camere disponibile, numărul de camere disponibile pe tipul
de camera, tarifele si codul tarifelor. Un indicator arata cărui profil aparţine tariful.
Copiere
Aici se creează o copie a rezervării deschise, dar cu alt nume. Suite 8 va afişa o copie a
rezervării si se poate selecta un alt profil. Toate detaliile rezervării exceptând profilul oaspetelui
si notele rezervării si cartile de credit ale turistului si rezervării vor fi copiate noii rezervări.
Autorizaţie suplimentara
Aceasta opţiune este valabila numai când este conectata o interfaţa de citire a cardurilor. Cu
un cititor de carduri, numit si interfaţa EFT, este posibil sa se facă reguli de aprobare a plaţii.
Calculul poate fi de exemplu durata de şedere multiplicata cu tariful pe camera. Depinzând de
cheltuielile pe care oaspetele le poate face in timpul şederii la hotel, poate fi necesara obţinerea
unei aprobări de plata de la compania emitenta a cardului de credit. Se selectează aceasta opţiune
daca se doreşte aceasta autorizaţie.
Următoarele opţiuni :
Plata
Relaţii de plata
Scrisoare de confirmare
A doua secţiune oferă informaţii despre profilele asociate. Ecranul cu detalii arata
toate adresele profilului, adresa primara, si ce contact este selectat. Daca exista mai
multe profile ataşate, se poate selecta profilul căruia i se adresează scrisoarea.
Se selectează aceasta opţiune daca se doreşte adăugarea unui serviciu cu valoare fixa in
rezervare. Aceste servicii sunt folosite pentru a posta cheltuielile zilnice pe camera, taxa
pachetelor, de exemplu un animal de casa, parcarea sau un pat in plus. Suite 8 postează aceste
cheltuieli fixe automat in timpul închiderii de zi sau când se alege opţiunea de plata a
cheltuielilor zilnice in modulul casierie.
Pentru a adăuga servicii cu valoare fixa, se selectează din meniu, va apărea ecranul cu
servicii fixe.
Ataşarea serviciilor fixe pe zile poate deveni necesara daca anumite cheltuieli se aplica
numai pentru câteva zile ale şederii oaspetelui. De exemplu, daca oaspetele a închiriat o maşina
pentru câteva zile si ar vrea sa închirieze un loc de parcare pentru aceste zile. Pentru a adăuga
serviciile fixe pentru anumite zile.
Se selectează zilele din partea inferioara a ecranului
Toate zilele – pentru a adăuga serviciile cu valoare fixa pe toata perioada şederii turistului
Zilele după – pentru a adăuga serviciile cu valoare fixa numai după o zi specifica sau
după o data specifica a rezervaţiei lăsând-o legata de ea pana la sfârşitul şederii.
O zi – daca se selectează aceasta, serviciul este legat de rezervare pentru o singura zi care
poate fi specificata in calendar.
După ce s-au specificat zilele se foloseşte butonul Adăuga si se urmează paşii descrişi
mai sus la adăugarea serviciului fix.
Opţiunile afişate depind de starea rezervărilor trecute si viitoare. Se pot afişa următoarele
opţiuni:
Istoricul arata toate rezervările trecute pentru oaspete daca a mai stat la proprietate. Se
arata si rezervările cu starea Neonorat
In hotel arata toate rezervările turistului pe ziua curenta sau rezervările cazate.
Viitor arata viitoarele rezervări.
Remarca: Coloana de venit nu este calculata pe rezervările viitoare
Anulari va arata toate rezervările anulate ale turistului
Butoanele de “Extindere” si “Restrângere” pot fi folosite pentru a schimba modul de
afişare.
Plan masa
Se selectează aceasta opţiune pentru a introduce numărul de mese de mic dejun, prânz sau
cina pe zilele rezervării.
Fisa de înregistrare
Se foloseşte pentru printarea unei fise de înregistrare pentru turist. Se pot selecta după
modele pre-definite dintr-o lista derulanta. Aceasta funcţie este folositoare atunci când
rezervarea si cazarea se petrec in acelaşi timp, atunci când oaspetele apare la hotel fara rezervare.
Partajarea rezervărilor este folosita pentru cazul in care 2 turişti cazaţi in acelaşi hotel dar
având rezervări pe camere diferite doresc sa se cazeze in aceeaşi camera sau daca se vrea
impartirea plaţii serviciilor pe turiştii cazaţi intr-o camera. De exemplu, daca pe o rezervare sunt
cazaţi doi turişti intr-o camera, iar aceştia doresc ca factura sa iasă pentru fiecare in parte, atunci
se foloseşte partajul, se introduc cele 2 profile in partaj, se face distribuirea preţului tarifelor per
oaspete si se emite factura separat.
Daca se selectează “Yes” rezervarea originala va fi “Maşter” iar cea de a doua “Slave”.
Daca se selectează “No” sistemul va considera cele doua rezervări partajate independente.
Rezervările „maşter” si „slave” vor fi identificate ca o singura rezervare dar cu doua nume
diferite. In funcţie de drepturile utilizatorului se pot schimba dependinţele.
Selectând butonul “Partaj” aflat in coltul din stânga jos al ecranului de editare al
rezervări va apărea următorul ecran:
Daca este selectat butonul radio “Partaje”, in partea din dreapta vor apărea următoarele
butoane:
Tabelul 8: Butoanele de partajare
Buton Sarcini
Editare Rez. Selectarea rezervării(lor) care se vor editate fie cu săgeţile sus/jos
fie plasând cursorul deasupra uneia. Acest buton va deschide
ecranul de editare al rezervării.
Fara partaj Se foloseşte daca se vrea ruperea partajării
Partaj Daca se vrea combinarea partajărilor. De exemplu daca 2
rezervări sunt partajate pentru 2 nopţi dar nu si pentru a treia
noapte se poate folosi butonul Partaj pentru a combina partajul
pentru cea de a treia noapte.
Sus, Jos Pentru a schimba ordinea rezervaţiilor partajate
Închide Întoarcere la ecranul de editare al rezervării
Pentru a schimba sau a vedea preţul pentru toate rezervările partajate se bifează butonul
“Preţ”. Acesta va arata preţul pentru fiecare rezervare.
Când se selectează aceasta partajare Suite 8 va afişa ecranul cu rezervări de unde se poate
selecta una existenta. După ce selectează rezervarea care se vrea partajata, vor urma aceleaşi
opţiuni ca Partajarea cu o noua rezervare.
Sarcini
Sarcinile sunt mesaje adresate departamentelor din hotel. Sunt folosite pentru a reaminti
acelor departamente sau personalului masuri de luat sau informaţii legate de rezervare. O sarcina
poate fi pusa de exemplu departamentului Serviciu etaj pentru a pune un pat in plus in camera
oaspetelui in timpul şederii lui. Sarcinile necesita o instrucţiune (text) si instrucţiune data.
Istoric utilizator
Partajarea principala
Partaj independent
Daca o rezervare este Principala sau Secundara se poate schimba starea ei intr-o rezervare
independenta
Meniul de rezervări din ecranul este uşor diferit de cel din ecranul de editare
Copiere
Are acelaşi rol cu cel din ecranul de configurare, diferenţa consta in lipsa ecranului de
selectare a unui profil nou. Aceasta opţiune este folositoare daca turistul cere o rezervare identica
pentru alta perioada sau daca are nevoie de 2 camere dar nu ştie numele celei de a doua.
Celelalte opţiuni din meniu au fost explicate in fereastra de editare a unei rezervări.
Opţiunile in plus:
Impartire
Aceasta opţiune este valabila numai daca se selectează o rezervare cu mai multe camere.
Înainte de cazarea oaspetelui, rezervările cu mai multe camere trebuie impartite la singura
camera per rezervare pentru a desemna numărul camerei. Exista 2 opţiuni:
Impartire una
Impartire toate
Se selectează “Impartire una” daca se vrea impartirea numai a unei camere. Aceasta va
crea o copie a rezervării selectate. Se poate selecta un alt profil daca se ştie numele turistului sau
lăsa numele original daca nu se ştie.
Se selectează “Impartire toate” daca se vrea impartirea tuturor camerelor din rezervarea
originala. De exemplu daca rezervarea originala are 5 camere single pe numele Popescu, se vor
găsi 5 rezervări identice pe acest nume.
Anulare cazare
Aceasta opţiune este valabila numai in cazul rezervărilor cazate in ziua respectiva si daca
nu au fost adăugate servicii in contul turistului. Când se anulează cazarea, Suite8 va da
utilizatorului situaţia camerei. Daca oaspetele a mai fost in camera poate deveni necesar
schimbarea stării camerei.
Anulare Eliberare
Aceasta opţiune este activa numai la rezervările eliberate in ziua respectiva. Permite
utilizatorului sa re-cazeze oaspetele.
Se selectează acest ecran daca se vrea sa se vadă camerele programate pentru a fi mutate.
Mutarea de camera poate fi programata din meniul de editare al unei rezervări selectând un
număr de camera diferit. Daca oaspetele are statusul cazat Suite 8 va întreba daca se va muta si
oaspetele in acelaşi timp. Se selectează “Da” daca oaspetele se muta direct in camera respectiva
sau “Nu” daca se doreşte rezervarea camerei pentru oaspete care vine mai târziu in timpul zilei.
Conturi financiare
Pentru a introduce un cont financiar nou se foloseşte butonul “Nou”. Este afişat următorul
ecran:
Toate câmpurile trebuiesc completate. Aceasta opţiune este disponibila si din modulul de
casierie la Plata unde este si prezentata.
Ecranul principal este divizat in 4 secţiuni exact ca cel de căutare al rezervării simple.
Ecranul pentru grup nou consta in trei secţiuni, fiecare fiind reprezentata de o fereastra.
Tabel 13: Ecranul de rezervare grup
Secţiune Informaţie
Căutare Unde se introduce date ca Nume Grup, Contact, etc. si
se pasa butonul “Căutare”
Rezultate Unde se afişează rezultatele cautarii.
Pagina HTML Secţiune unde se găsesc detaliile despre rezervare
La crearea unui nou grup va apărea unu ecran ale cărui câmpuri sunt explicate in Tabelul 12
Tabelul 14: Opţiunile de editare a unui grup nou
Câmp Informaţie
Şablon Numele modelului de grup. Se apăsa pentru a
selecta un şablon sau a crea unul nou.
Nume Numele grupului este completat automat cu numele
modelului.
Contact Numele persoanei de contact.
Limba Selectarea limbii dintr-o lista derulanta
Tara Tara persoanei de contact
Data de început Se poate introduce manual sau din calendar. Implicit
este data curenta.
Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06
31
Nopţi Numărul de nopţi pentru sejur, sau se poate selecta
data de plecare, iar Suite8 va calcula numărul de
nopţi.
Data de sfârşit Data de plecare a grupului. Se poate introduce manual
sau din calendar.
Activ Este selectat implicit. Daca se de-bifează acest grup
va fi inactiv. Se poate seta un grup ca inactiv numai
daca toate rezervările au fost anulate.
Lista camere De unde se pot alege camerele rezervate grupului
Comentariu Se pot adăuga comentarii adiţionale.
Şablonul de grup este profilul grupului. Fiecare grup trebuie sa aibă un şablon ataşat, dar
un şablon poate fi folosit de mai multe ori. In câmpul de şablon se selectează , va fi afişat
ecranul de căutare al profilului.
Adăugarea, editarea si ştergerea au aceleaşi funcţii in ecranul de profile.
3.6 PROCEDURI
Crearea unei noi rezervări se poate face fie din “Oglinda Hotel” fie din ecranul principal al
rezervărilor.
Atunci când se vrea creata o noua rezervare din “Oglinda Hotel” se procedează in felul
următor
Se selectează camera pe care se vrea rezervarea, se tine apăsat butonul din stânga al Mouse-
ului si se trage pe cate zile se doreşte sejurul. In momentul in care se termina cu selectarea zilelor
va apărea un ecran cu opţiuni din care se alege “Rezervare Noua”
Daca se creează din ecranul principal al rezervării, paşii care trebuiesc urmaţi sunt puţin
diferiţi.
Nota: După folosirea fie a butonului “Rezervare noua” din “Oglinda Hotel” fie a butonului
“Nou” din ecranul principal al rezervării ecranul care va apare este cel al cautarii profilului.
Ecranul de căutare al profilului este structurat la fel cu cel al rezervării. Are trei secţiuni
distincte, cea de sus având câmpurile de interogare, cea din mijloc afişând rezultatele cautarii iar
cea de jos, pagina HTML afişând detaliile profilului selectat.
Paşii care trebuiesc urmaţi sunt aceeaşi cu cei de creare a unei rezervări noi (căutare, daca
exista se selectează din tabelul de rezultate daca nu exista se creează unul nou cu ajutorul
butonului “Nou”).
!!Atenţie: Totdeauna se căuta profilul si apoi se creează unul nou daca nu este găsit.
Acest lucru permite sa nu se creeze profile identice. Profilele din Fidelio nu se mai pot
şterge!!.
De aici se selectează tipul de profil dorit, in acest caz individual, se apăsa butonul “OK”
pentru confirmare.
Nota: Crearea celorlalte profile decurge la fel numai ca trebuiesc completate alte
câmpuri.
După ce au fost completate toate câmpurile necesare se apăsa butonul “OK” pentru
confirmare. Următorul ecran care va apare va fi cel de editare al rezervării.
După ce s-au completat toate câmpurile se apăsa butonul “OK”. In momentul acesta
rezervarea va apărea in ecranul principal al rezervărilor si in ecranul “Oglinda Hotel” unde va fi
reprezentata ca o bara colorata ce acoperă zilele sejurului. De aici se poate face cazarea
(momentul in care turistul isi ia in primire camera) sau anularea rezervării (numai in cazul in
care nu s-au postat servicii).
Cazarea unei rezervări se face fie apăsând butonul din dreapta al Mouse-ului pe ea din
“Oglinda Hotel”, fie din ecranul rezervărilor folosind butonul “Cazare” din partea dreapta a
tabelului cu rezultate. In acelaşi mod se poate face si eliberarea numai in cazul in care s-a
efectuat plata.
Daca plata serviciilor se va face in avans, se foloseşte butonul “Editează” pentru a intra
din nou in ecranul de editare al rezervării, de unde se va folosi butonul “Plata”. Plata si relaţiile
de plata sunt tratate ulterior.
Rezervările se pot partaja tot din doua locaţii: “Oglinda Hotel” sau din ecranul principal
“Rezervări”. Partajul este folosit pentru a scoate cheltuielile separate pe fiecare oaspete din
camera.
Ecranul principal al rezervărilor:
Apar 2 situaţii:
a. Când se face partajarea cu o rezervare noua
b. Când se face partajarea cu o rezervare existenta.
Pentru primul caz se face prima rezervare după care din ecranul de rezervări se alege
Opţiuni>Partaj cu o noua rezervare. Paşii care trebuiesc urmaţi sunt aceiaşi cu cei de creare al
rezervărilor discutaţi mai sus, cu precizarea ca rezervările nou create vor fi partajate si vor
imparti aceeaşi camera(e).
Cealaltă modalitate de partajare a rezervărilor este cea din “Oglinda Hotel”. Se creează
cele doua rezervări si apoi se trage una peste alta daca sunt in camere diferite. Aici poate fi cazul
in care 2 turişti având rezervări pe camere diferite, se hotărăsc la recepţie sa stea împreuna.
Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06
36
Al doilea caz in care cele 2 rezervări exista, din ecranul rezervări se alege acelaşi buton si
se selectează “Partaj cu rez. existenta”. Se căuta rezervarea si se selectează. In ecranul de detalii
al rezervări va apărea scris cu roşu “Partaj”.
Din “Oglinda Hotel” se selectează rezervarea cu butonul din stânga al Mouse-ului si
trăgând-o peste cealaltă rezervare. Vor apărea 2 mesaje de confirmare. Unul dintre ele va întreba
daca rezervarea partajata va fi si rezervarea principala, adică pe numele căreia va apărea factura.
Pot apărea cazuri când partajul celor 2 rezervări sa fie pe zile diferite. Atunci se stabilesc
relaţiile de partaj numai in zilele in care rezervările sunt partajate.
Inca un pas important care trebuie urmat este cel al partajării serviciilor. Pentru a face
acest lucru se foloseşte opţiunea “Afişare partaje” din meniul Opţiuni din ecranul principal cu
rezervări.
După ce s-a stabilit preţul, se închide fereastra si se verifica plata. Ar trebui ca fiecare din
oaspeţi sa aibă jumate din tarif afişat in ecranul de plaţi. Afişarea plaţii si a facturilor este
discutata in capitolul Casierie.
Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06
38
3.6.3 Crearea unei rezervări de grup
Pentru a crea o rezervare de grup se foloseşte iconiţa „Rezervare Grup” din bara de
„Scurtături” din partea stânga a ecranului.
Va apărea ecranul de rezervare pentru grupuri, unde se pot căuta rezervările de grup
existente sau şabloanele de grup.
Procedura de lucru:
Primul lucru care îl facem, este şablonul de grup, acest lucru se realizează
apăsând butonul din partea dreapta al câmpului „Şablon”. Ecranul de editare al
şablonului este prezentat mai jos:
Aici se căuta Şablonul, iar daca nu exista se creează unul nou, folosind butonul „Nou”.
Ecranul de creare al unui şablon „Group template” nou :
Acesta este ecranul in care se pot face rezervările grupului, se poate seta data de început
si de sfârşit a rezervării pentru grupul respectiv, număr de nopţi de sejur, se pot aloca camerele.
Pentru a face o rezervare pentru grupul respectiv se urmează următorii paşi:
Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06
41
d. Se foloseşte butonul „Nou” din partea dreapta mijloc a ecranului, va aprea
ecranul de editare al rezervării. Acest ecran este aproape identic cu cel de
editare al unei rezervări pe profil individual. De aici se poate alege perioada
sejurului, numărul camerelor, numărul de adulţi pe camera, tipul de camera,
tariful, tipul rezervării, segmentul de piaţa si aici câmpurile îngroşate fiind
obligatorii.
Ecranul acesta este reprezentat mai jos:
După ce toate câmpurile obligatorii au fost completate se apasă butonul „OK”, aceasta
fereastra închizându-se si revenind in ecranul de editare al grupului. Rezervarea nou creata o sa
apară in partea de mijloc a ecranului.
In fereastra din partea de jos vor apărea rezervările detaliate. Alegem rezervarea
dorita apoi apăsam |EDITARE PROFIL| si introducem datele turistului.
După aceea selectam |OPTIUNI| |CAZARE| si selectam camera dorita.
Se repeta procedura de la pct. 6 pana sunt cazaţi toţi turiştii.
Se alege |CONT FINANCIAR| |LEG. NOUA| |CF NOU| apoi se continua cu procedura standard
de creare a unei camere teoretice noi.
1. Se introduce o rezervare noua (pentru al doilea turist) conform procedurii de la pct. 5,6,8.
2. Se deschide fereastra de rezervări (Ctrl + A) apoi se selectează turistul deja cazat si se alege |
OTIUNI| |PARTAJ CU O REZ. EXISTENTA|, se selectează rezervarea de la grup. Se
completează restul datelor cerute apoi se alege opţiunea |PARTAJ|
Se selectează toate zilele pentru ambele camere, se alege opţiunea |PRET|, se introduce
preţul dorit pentru fiecare turist si se apasă pe |APLICARE PRET|. In acest moment tariful
camerelor se modifica la valoarea introdusa.
4. RECEPTIE
Pentru a deschide Bara De Instrumente din meniul Recepţie, clic pe butonul Recepţie
O alta metoda de accesare a modulului Recepţie este folosirea opţiunii “Recepţie” direct
din bara de meniu a ecranului principal.
Fidelio 8 va permite sa vizualizaţi sosirile, oaspeţii cazaţi incluzând pe cei fara rezervare
si rezervările anulate.
Se foloseşte iconiţa “Sosiri” din meniul “Acces rapid” pentru a deschide ecranul
principal de rezervări. Criteriile de căutare sunt identice cu cele de la rezervări si sunt descrise in
capitolul Rezervări.
Tab-ul “Sosiri” arata toate sosirile din data specificata. Data implicita data reala din
sistem. Cu ajutorul butoanelor din partea dreapta se pot efectua următoarele operaţiuni:
Pe linia de jos a ecranului mai găsim câteva butoane, NOTE, EDITARE PROFIL,
EDITARE REZERVARE, CAZARE, ASIGNEAZA CAM. AUTOMAT explicate in tabelul de mai
jos.
Tabelul 17: Butoanele care apar in partea de jos a ecranului „Blocare Camere”
NOTE Pentru a vizualiza notele ataşate la un profil.
EDITARE PROFIL Editează profilul si vizualizează detaliile
profilului.
EDITARE REZERVARE Editează rezervarea si vizualizează detaliile
rezervării.
CAZARE Cazează rezervarea curenta.
ASIGNEAZA CAM. AUTOMAT Rezerva automat un număr de camera la
rezervarea curenta.
Iar următoarele criterii din ecran se pot folosi la blocarea automata a camerelor.
Tabel 18
Etaj Daca se doreşte asignarea camerelor pe un
anumit etaj.
Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06
53
Începând cu camera Se introduce numărul de la care se începe
asignarea camerelor.
Camere libere noaptea trecuta Se selectează pentru a fi sigur ca se blochează
numai camerele libere.
Camere eliberate azi Se selectează dace se doreşte sa se blocheze si
camere care se vor elibera azi.
Camerele curate doar Doar camerele cu statutul de camere curate
Include si camerele scoase din Se selectează camerele care sunt scoase din
folosinţa folosire.
4.3. CAZARE
4.3.1. Cazare
Pentru a efectua o cazare din rezervare:
Se selectează rezervarea respectiva si se apăsa butonul “Cazează” din partea dreapta a
ecranului. Daca nu a fost atribuit un număr de camera in rezervare va apărea ecranul “Dialog de
căutare camere”:
Implicit datele din rezervare sunt introduse in ecranul de căutare. Sunt setate ca atare
numai camerele care au statutul de “camere curate”. Se poate restrânge aria de căutare prin
introducerea numărului de camera sau selectând anumite caracteristici ale camerei din lista
disponibila. Daca oaspetele are preferinţe pentru un anumit etaj, acesta poate fi selectat din lista
cu etajele disponibile. Daca nu a fost găsita nici o camera care sa îndeplinească criteriile de
căutare se pot include camerele care urmează sa se elibereze si camerele scoase din uz.
Pentru a extinde căutarea pot fi incluse si camerele cu statut de “camere murdare”.
Odată ce unei rezervări a fost asignat un număr de camera, oaspetele este cazat in sistem.
Daca o nota a fost introdusa, ea va fi afişata in momentul cazării.
Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06
54
4.3.2. Anularea cazării
Daca se doreşte anularea cazării (numai pentru camere fără postări), din meniul
“OPTIUNI” se selectează “ANULEAZA CAZARE” si se deschide următorul dialog pentru a-i
rezerva un nou statut camerei respective.
Anularea cazării este permisa numai in ziua sosirii si daca nu s-a postat nimic
pe acea camera
Daca un oaspete intra in hotelul nostru fără rezervare, poţi apăsa butonul “FARA
REZERVARE”. Acesta va deschide ecranul de căutat profile. Odată ce a fost selectat un profil
sau creat, se va lansa ecranul de editat rezervarea pentru a ne permite introducerea detaliilor.
Rezervarea unui număr de camera si cazarea oaspetelui.
Selectează Oaspeţii din hotel pentru a vizualiza si a modifica informaţia din rezervare ori
profilele oaspeţilor din hotel. Criteriile de selecţie si opţiunile sunt identice cu navigatorul de
Pentru a vizualiza statutul hotelului: Din bara de instrumente pentru Taste rapide
Statut Hotel sau (CTRL+H)
CONTURI FINANCIARE
5. CASIERIE
Modulul de CASIERIE din Fidelio permite folosirea tuturor funcţiilor de casa ale unui
hotel. Aceasta funcţie permite vizualizarea istoricului plaţilor, permite efectuarea schimbului
valutar, menţinerea ratelor de schimb, postarea de servicii si închiderea casei.
Modulul de casierie permite totodată selectare oricărui turist cazat prin accesarea
ecranului de plata si postarea, modificarea sau transferul plaţilor, vizualizarea facturilor,
imprimarea chitanţelor informative sau eliberarea turistului.
Pentru a avea un control mai bun, fiecare recepţionist sau casier are un număr de casa sau
fiecare casier poate avea un sertar de bani. Pentru a administra acest lucru Fidelio V8, arata un
ecran de conectare al casierului de fiecare data când se postează servicii sau se schimba lucruri
legate de sertarul de bani. Suite8 oferă posibilitatea configurării fondurilor de casa in diferite
monede cu funcţionalitatea de administra casa per moneda, este posibil de asemenea de a
schimba intr-o alta moneda decât cea locala. Cu închiderea casei Suite8 oferă raportul detaliat al
tranzacţiilor fiecărui casier in ziua respectiva.
Zona unde sunt afişate filtrele este la rândul ei, alcătuita din 5 grupe:
Nota: Aceste opţiuni pot fi accesate selectând o rezervare sau un cont financiar si
apăsând butonul dreapta al Mouse-ului.
Din meniul de rezervări se alege CF NOU pentru a caza o noua camera teoretica.
Camerele teoretice nu afectează disponibilul hotelului si sunt folosite pentru a posta diverse
servicii si plaţi pentru clienţii care nu sunt cazaţi in hotel (trecere in plaţi restante) sau pentru a
posta servicii si plaţi in avans.
Trecerea in plaţi restante înseamnă scoaterea unui turist din diagrama hotelului cu tot cu
solduri (indiferent daca sunt pe plus sau minus) si păstrarea acestuia pe o camera teoretica pana
la stingerea soldului.
Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06
61
In momentul in care alegem sa creăm o camera teoretica noua se va deschide ecranul de
dialog pentru definirea camerei teoretice:
Daca data de început este identica cu data reala se poate caza camera prin apăsarea
butonului OK.
In momentul in care un oaspete este cazat in hotel sau se deschide un nou cont (camera
teoretica) in hotel, Fidelio 8 aloca acestuia o nota de plata. Oricum in aceasta nota de plata se pot
deschide nenumărate ferestre. Depinde de relaţiile de plata, nota poate fi impartita in mai multe
ferestre. Exemplu: un client cazat in hotel va plaţi pentru minibar si telefon iar restul îl va plaţi
compania la care lucrează, in acest caz vom avea 2 ferestre: una cu serviciile minibar si telefon
iar alta cu restul serviciilor pe care compania le va achita.
Din acest ecran se alege serviciul care se vrea plătit din fereastra dorita si se apăsa butonul Plaţi.
Se va deschide următorul ecran:
5.3.3. IMPARTIRE
Aceasta opţiune este folosita pentru a împărţii o postare in mai multe parţi.
5.3.4. TRANSFERURI
Se pot transfera diverse servicii câtre alta camera. Acest lucru se poate face si apăsând
butonul din dreapta al Mouse-ului.
Atunci când o persoana pleacă din hotel fara sa plătească sau plăteşte in avans pentru
serviciile hotelului se foloseşte contul financiar (CF).
Paşii care trebuiesc urmaţi in momentul in care o persoana a plecat fara sa plătească sunt:
1. Se creează o rezervare a unui cont financiar pe o camera virtuala, camerele virtuale care
corespund camerelor reale ale hotelului sunt notate cu 8000.
De exemplu camera 101 a plecat fara sa plătească, atunci se va crea in camera 8101
corespunzătoare o rezervare a unui cont financiar nou cu numele profilului asociat rezervării
camerei 101.
Se creează un cont financiar nou (CF Noua) cu numele celui care a stat in camera 101 in
acest caz.
2. După ce am creat aceasta rezervare, pentru a elibera camera reala, in cazul nostru 101
trebuie sa intram in ecranul de plata al camerei respective si sa transferam toate serviciile către
camera virtuala. Pentru a face acest lucru trebuie sa folosim butonul „Transfer” aflat in partea de
jos a ecranului.
1. Se alege camera către care vrem sa transferam serviciile. Folosim butonul pentru a
avea o lista de camere disponibile. !! Atenţie: daca nu am făcut pasul 1 – crearea rezervării pe
camera virtuala. nu va apărea camera virtuala in lista !!.
Butonul Rezervări din ecranul notei de plata ne permite editarea rezervării notei selectate.
In funcţie de drepturile utilizatorului pot fi disponibile toate meniurile din ecranul editorului de
rezervări.
Aceasta opţiune se foloseşte doar daca s-a mai tipărit factura. Este folosita pentru a copia
o nota de plata fără a genera alt număr de factura.
1. Din ecranul Plata (Fisa Contului) se anulează serviciile încărcate in avans cu Opţiuni
ELB / Anulare Servicii in Avans.
2 Se selectează toate celelalte serviciile facturate folosind butonul din partea stânga Mouse-
ului si tasta Shift ,după care apăsam click dreapta si din meniul afişat alegem funcţia
Anulare Servicii/Anulare Servicii Selectate, ca in imaginea de mai jos.
Trebuie sa completaţi motivul anularii serviciilor deoarece este obligatoriu.
5.3.6.4. Împrumut
Se foloseşte aceasta opţiune daca s-au scos bani din sertar pentru oaspete. De exemplu,
daca un oaspete a ajuns cu taxiul si nu a avut bani lichizi sa-l plătească, recepţionerul sau
casierul poate plăti taxiul. Aceasta plata este postata pe camera oaspetelui in cauza, dar nefiind
un venit al hotelului trebuie sa fie pus intr-un departament non-profit. De fiecare data când este
postat un împrumut pe nota de plata a oaspetelui, suma este scăzuta din banii casei care face
plata.
5.3.6.5. Profil
Se poate modifica profilul existent. Daca exista mai multe ferestre cu profile diferite,
trebuie selectata mai intai fereastra cu profilul căutat.
Se pot face diverse legături intre postările si plăţile de la mai multe camere. Adică o
camera poate prelua o parte din plata soldului altei camere sau îl poate prelua integral.
Suite8 oferă un număr nelimitat de ferestre de instrucţiuni de plata. Implicit crearea unei
noi instrucţiuni va fi intr-o ordine secvenţiala. Fereastra 1 va fi rezervata pentru serviciile care nu
sunt rutate câtre alte ferestre. Când se intra pentru prima data in instrucţiunile de plata, fereastra
care va apărea este fereastra 2.
Se introduce intervalul de timp in care este valida instrucţiunea. Implicit este întreaga
perioada.
- Aceeaşi Cam. – Daca este selectat, plata va fi rutata aceleaşi camere, daca nu este bifat
plata va fi rutat altei camere.
- Afiş. Nota - Daca se foloseşte o interfaţa video, bifarea acestei opţiuni va permite
oaspetelui vizualizarea ferestrei de plata din camera lui. Fereastra 1 este fereastra care se vede
implicit
- Video Eliberare – daca se foloseşte o interfaţa video, bifarea acestei opţiuni permite
oaspetelui sa facă eliberarea acestei ferestre din camera lui, De obicei aceasta opţiune este
disponibila pentru oaspeţii care plătesc cu card de credit.
Se selectează numele pentru fereastra de plata. Alegerea poate fi făcuta dintr-o lista de
profile legate. Se pot ruta de asemenea codurile de departament altui profil si se pot alege
numele.
Daca nu este bifata opţiunea Aceeaşi Camera, se poate selecta alta camera, căutarea va fi
implicit la sosirile din aceeaşi zi si oaspeţilor cazaţi la acea data.
Daca este de-bifata aceasta opţiune, plata poate fi rutata unui cont financiar. Se poate
selecta sau crea un nou cont financiar.
Daca este cunoscuta metoda de plata, se poate selecta dintr-o lista de metode de plata
disponibile si va fi ca implicit la eliberare.
Daca s-a ales un card de credit ca metoda de plata trebuie sa se adauge un număr de card
valid. Adresa primara si contul vor fi adăugate automat. Daca profilul are si un contact ataşat, se
poate alege din lista.
Se mai poate edita profilul apăsând butonul Editare. După ce toate datele au fost
introduse se foloseşte butonul OK. Daca se schimba o instrucţiune existenta Suite8 va întreba
daca se vor aplica aceste modificări.
Crearea unei rezervări care are un profil asociat unei companii, si eliberarea facturii pe
aceasta companie.
1. Crearea unei rezervări (vezi procedura de creare rezervărilor, pag. 32). La editarea
profilului mai apare un pas suplimentar, cel al asocierii companiei.
Remarca: Acelaşi mod se face si pentru „Agenţie Turism”, numai ca profilul care trebuie
ales din „Select Type” este cel de agenţie de turism.
2. Accesarea instrucţiunilor de plata. Tot din acest ecran se apăsa butonul „Opţiuni”, va
apărea o lista cu opţiuni din care se va alege „Relaţii de plata”. Ecranul care va apărea este
asemănător cu cel de jos:
In acest ecran se aleg codurile departament (serviciile) care se plătesc de care firma, se
verifica sa fie selectata opţiunea „Aceeaşi Camera” si apoi se selectează din câmpul „Nume”
compania asociata apăsând săgeata din dreapta jos (daca s-a asociat corect compania, ar trebui sa
apară alături de numele rezervării.). Celelalte câmpuri sunt opţionale.
Se apăsa OK. In momentul acesta in ecranul de instrucţiuni ar trebui sa apară si aceasta
noua relaţie.
Nota: Daca profilului i-au mai fost adăugate servicii care nu se vor facturate pe firma,
acestea se postează in fereastra din dreapta (având numele lui) si se scoate factura pe persoana
fizica.
Pentru detalii la eliberarea unei facturi, a se vedea capitolul Plăti.
Se vrea ca plata serviciilor postate unei camere sa fie trimisa unei alteia. Aceasta din
urma plăteşte pe langa serviciile postate ei si serviciile camerei căreia ii s-au dat instrucţiunile de
plata (relaţiile de plata)
Se apăsa OK. In acest moment avem definita relaţia de plata pe camere diferite. Acest
lucru se vede in ecranul de instrucţiuni de plata.
5.3.6.7. Reinstalare
Aceasta opţiune va fi valabila numai pentru rezervarea sau contul financiar care are starea
„eliberat”. Este posibil sa se configureze o distribuţie automata unui nou număr de factura de
fiecare data când este folosit acest buton.
Unde se pot vedea rezervările trecute, anulate si neonorate ale oaspetelui. Ecranul care va
apărea:
Întrerupere sejur – se eliberează camera daca are soldul 0, chiar daca data plecării nu este
data curenta. Se poate selecta stilul de nota de plata dintr-o lista derulanta.
Nota intermediara – se poate face o nota de plata parţiala, totala sau in avans pentru o
camera.
Nu Închide Fisa Cont - Eliberarea camerei prin trecerea soldului in plăti restante. Se
selectează aceasta opţiune daca oaspetele a eliberat camera dar nu s-a emis factura. Aceasta
opţiune va elibera camera dar nu va închide fisa de cont. Fisele de cont deschise se vor găsi in
Plecări aşteptate.
Servicii in avans – se pot posta servicii in avans pe o camera sau pe o rezervare necazata,
respectiv tariful de cazare pentru tot sejurul sau pentru o zi.
Anulare servicii in avans – anularea acestor servicii numai daca sunt in aceeaşi zi.
5.3.8. ELIBERARE
De aici se face eliberarea camerelor cu sold 0 sau se întocmeşte nota de plata pentru cele
cu sold diferit de 0 apoi se eliberează.
In cazul in care camera are sold se deschide fereastra de plăti (vezi plăţile).
ALTE OPTIUNI
Se pot vedea toate serviciile postate pe camere, aranjament, cod de departament, numărul
casierului sau date specifice.
Partea inferioara cuprinde filtrele de afişare.
In acest tabel putem vedea toata balanţa casierului pe ziua in curs. Apoi se tastează OK si
putem lista (sau nu) raportul detaliat cu încasări.
Pagina următoare va afişa soldul curent al casei. Acum se verifica daca soldul actual per
moneda in registrul de casa este egal cu cel calculat pe ecran.
5.3.12. PASSER BY
Se deschide un cont financiar pe care se poate face o încasare fără a fi cazat turistul in
hotel. In general se foloseşte pentru a incasa servicii de tipul “telefon din recepţie” de la clienţi
necazaţi in hotel.
6. RELATII CLIENTI
Pentru a deschide Bara De Instrumente din meniul Relaţii cu clienţii, clic pe butonul
Relaţii cu clienţii.
De aici se pot crea sau modifica profile, se pot organiza sau verifica evenimente in
calendar sau se pot lista rapoarte.
6.1 PROFILE
Profilul clientului
Companiile sunt denumita conturi de câtre vânzători si profile da câtre recepţie,
indiferent de modul in care sunt definite informaţiile trebuiesc folosite de toate departamentele.
Versiunea 8 a fost proiectata astfel incat sa existe o integrare adevărata intre cele doua
arii.
Aceasta permite utilizatorului sa vadă nu numai informaţia consolidata pe total
cont/profil cat si individual daca se doreşte.
Ecranul de profile este aşa zisul “Navigator” si este împărţit in 4 zone distincte:
Căutare – consta in criterii de căutare multiple pentru profilul de baza si o opţiune de
căutare avansata.
Rezultatele căutării – afişate in format tabel
Prezentare detaliata – o lista “arbore” a tuturor detaliilor asociate profilului: adresa,
comunicare, legături, rezervări, istoric.
O pagina HTML – vizualizare in format HTML, care prin definiţie este in format lista
sau in format “mare” in care informaţiile sunt aşezate in format netabelat.
Căutare in profile:
Introducerea unei întrebări
Fereastra de căutare este împărţita in trei zone:
1. Criterii de căutare de baza.
2. Căutare după criterii avansate (cu detalii)
3. Selectarea modului de afişare profile
Puteţi sa completaţi mai multe câmpuri pentru a restrânge criteriul de căutare. Căutarea
propriu zisa este afişata in format script intr-o fereastra din partea dreapta a ecranului. Daca nu se
introduce nici un fel de data se afişează lista profilelor in ordine alfabetica.
Criteriile de căutare de baza se regăsesc in tabelul 28.
Tabelul 28
Nume câmp Descriere
Nume Numele clientului, prenumele pentru turişti
Primul nume Numele clientului
Oraşul Oraşul in care locuieşte
ID Număr de ordine generat de suita 8
Tip Tipul de profil
Principale Căutare numai in înregistrări principale
Membrii familiei Membrii familiei sunt afişaţi daca se bifează acest câmp
chiar daca in profile este activata opţiunea “ascunde
membrii familiei”
Selectând afişarea profilului puteţi sa limitaţi din total profiluri la profile active sau
inactive, sau numai cele pentru recepţie, sau numai profilele pentru conferinţe etc.
Criteriile de afişare profile se regăsesc in tabelul următor.
Status Descriere
Tot Toate profilele indiferent de status
Numai active Se afişează numai cele active
Numai inactive Se afişează numai cele inactive
Simboluri
Pornirea cautarii
Pornirea catarii se face apăsând pe butonul “CAUTARE”. Exista doua tipuri de căutare
ce pot fi folosite. Prima căutare se face apăsând butonul “căutare” si sunt afişate profilele ce
conţin o parte din criteriul de căutare. Al doilea tip de căutare este cea căutare avansata adică
sunt afişate toate profilele ce corespund criteriului de căutare.
Afişarea listei cu profilul specificat. De exemplu daca specificaţi sa se caute după
prenume :”Thomas” in lista de căutare vor apărea toate profilele in care prenumele este Thomas.
Criteriul de căutare poate fi foarte uşor şters apăsând butonul “ştergere”.
Căutare detaliata
Odată ce căutarea este pornita ea poate fi detaliata prin apăsarea butonului “găseşte”
Butonul “găseşte” poate fi folosit pentru:
Pentru căutare peste tot sau numai in zona specificata.
Sa caute un text anume.
Sa caute prin toate înregistrările un cuvânt anume.
Nota: exista doua tipuri distincte de profile, unul pentru individuali si vânzători si al
doilea tip pentru restul de profile
Tabelul 29
Câmpuri Descriere
Individual Turist individual
Companie Compania care a făcut rezervarea
Agenţie de turism Agenţia de turism care a făcut rezervarea
Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06
91
Sursa Alta in afara de companie sau agenţie de
turism
Vânzător Vânzătorul care a rezervat camera
Organizator evenimente Organizator de evenimente
Tabelul 30
Câmpuri Descriere
Profile Înregistrarea informaţiilor despre un turist
individual, companie, agenţie de turism etc.
Detalii O continuare a ferestrei profile
Observaţii Un număr nelimitat de observaţii pot fi
ataşate acestui profil
Marketing Înregistrarea informaţiilor de marketing
Legături cu alte profile In aceasta fereastra se pot face legături
intre profile, pot fi vizualizate legăturile
existente, pot fi modificate sau şterse.
Legături cu documente In aceasta fereastra se pot adăuga
documente la acest profil, se pot modifica
sau chiar şterge.
Familia In aceasta fereastra se introduc date despre
membrii familiei si contacte, numele,
prenumele si data naşterii. Pentru fiecare
membru al familiei se creează un profil
nou.
Nota: fereastra “membrii familiei” este activa doar daca este activat parametrul
“familia”.
Nota: verificaţi daca numele a fost scris corect. Numele introdus in fereastra de profile
va apărea pe scrisori si note de plata. Pentru căutare nu contează daca este scris cu
litere mari sau mici.
Profile – Observaţii
Ecranele de la profilul companiei, profilul agenţiei, profilul sursei sunt in mare parte
identice.
De reţinut, câmpul “Numele întreg” este un câmp obligatoriu.
Pentru detalii vezi tabelul 33.
Profile – Observaţii
Asociere Profile
Mai multe tipuri de legături se pot face intre mai multe tipuri de profile:
Individuali cu companie – un număr nelimitat de individuali / contacte pot fi legate de
una sau mai multe companii.
Companie cu companie – se pot stabili legături intre doua sau mai multe companii. Un
exemplu relevant este legătura dintre o agenţie de turism si mai multe companii.
Companii principale si sub companii – se poate realiza o legătura de tipul companie
principala si sub companie in versiunea 8.
Individual cu individual – legăturile intre individuali sunt de genul soţ/soţie,
părinte/copil.
Directori / angajaţi hotel cu profile clienţi – pentru vânzări si închiriere sala conferinţe
este important sa se asocieze mai mulţi
Observaţie: daca sunt legaţi mai mulţi individuali la o companie, aceştia vor fi grupaţi după
rolul pe care îl au in cadrul companiei.
Observaţie: daca sunt legate mai multe companii la o companie, acestea vor fi grupate după
tipul de profil, adică sursa, agenţie turism etc.
Legătura cu sub-companii
Observaţie: Daca o companie este legata de alta companie in calitate de sub companie, va fi
afişat un “S” in dreptul numelui companiei in tabelul de afişare profil, iar in ecranul de
modificare profil va apărea numai compania principala. Litera “M” afişata lângă numele
companiei ne indica faptul ca este compania principala (maşter).
Observaţie: Toate informaţiile despre o legătura individuali, companie, agenţie etc., pot fi
adăugate, modificate sau şterse din structura profilului.
6.2. CALENDAR
Utilizare Calendar
Vizualizare calendar
Calendarul de evenimente
Pentru a introduce un eveniment nou sau modifica un calendar existent faceţi clic cu
butonul din dreapta de la Mouse pe fereastra cu calendarul cat mai aproape de ziua si selectaţi
“nou” sau “modificare” calendar evenimente. Datele ce trebuiesc completate se găsesc in tabelul
35.
In aceasta secţiune se afla toate rapoartele din Fidelio. Rapoartele sunt împărţite in doua
grupe principale si mai multe subgrupe.
Rapoartele folosite uzual sunt cele din secţiunea “Rapoarte Fidelio România”.
De exemplu pentru a lista raportul “Mic Dejun” se procedează astfel:
Alegeţi funcţia “Relaţii Client” din meniul rapid sau din bara de instrumente. Selectaţi
opţiunea “Rapoarte si Diagrame”
Se deschide următoarea fereastra:
Selectam grupa “Rapoarte Fidelio România”, subgrupa “Recepţie”, raportul “Raport Mic
Dejun(1)”
Apăsaţi butonul “Execute” din partea dreapta a ecranului apoi in fereastra nou deschisa
apăsaţi tot pe butonul “Execute” si raportul va fi afişat pe ecran. Daca doriţi sa-l tipăriţi apăsaţi
butonul “Tipărire”.
7. ADMINISTRARE CAMERE
Pentru a apela funcţia Administrare Camere se apăsa butonul “Administrare Camere” din
bara de instrumente sau butonul “Adm Camere” din meniul rapid (cel din stânga)
Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06
105
7.1. SERVICIUL DE ETAJ
Din acest meniu se pot vedea toate camerele din hotel (sau numai o parte), se poate
modifica starea camerelor (curata, murdara), se pot vedea si edita camerele dezafectate sau in
reparaţie etc.
Pentru a schimba statutul unei camere se selectează din lista apoi se alege de la
“Modificare Statut” statutul nou: Curata, Murdar Ocupata, Murdara. Statutul camerei mai poate
fi schimbat si din “Oglinda Hotelului” (vezi cap. Oglinda Hotelului)
Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06
106
La “Info. Camera” ne afişează informaţii legate de configurarea camerei.
“Statistica” – putem vedea o statistica a hotelului pana in acest moment:
“Acţiune rapida” – se foloseşte pentru a schimba statutul mai multor camere simultan.
Daca dorim sa schimbam statutul mai multor camere simultan, apelam funcţia “Acţiune
Rapida”.
In fereastra care se deschide selectam camerele din câmpul : „Camera nr.” alegem
camerele la care schimbam statutul apoi alegem secţiunea zi sau noapte după care din câmpul
„modificare la” alegem statutul dorit.
„DZ – DE” – de aici se schimba statutul camerelor in dezafectate si cu defecţiuni:
Pentru a vedea doar anumite tipuri de camere se foloseşte meniul de selectare din partea
stânga
Pentru selectarea criteriului de căutare se face dublu clic cu Mouse-ul pe tipul de camere
dorite.
Pentru o căutare mai restrânsa se folosesc câmpurile
“Tipuri Camere” – se afişează numai camerele care corespund criteriului de căutare
“Camere Nr.” – sunt afişate informaţii despre camera selectata.
“Secţiuni” – se selectează tura zi sau noapte
După fiecare criteriu ales trebuie sa apăsaţi pe butonul “Căutare” pentru a fi afişate
rezultatele căutării in fereastra din partea dreapta.
7.3. ISTORIC CAMERE – se apelează funcţia de căutare rezervări. Vezi cap. Rezervări
TOTAL
Număr total camere - este afişat numărul de camere existente in hotel
Total Cam de vanz. – numărul de camere ce pot fi vândute.
RULAJ – sunt afişate diverse statistici ale hotelului.
SERVICIUL DE ETAJ – sunt afişate date statistice despre statutul camerelor.
SFARSITUL ZILEI – informaţii statistice despre încasările din cazare si alte statistici.
VENIT SFARSIT ZI – este opţional si conţine informaţii despre sumele încasate din cazare cu
TVA si fără TVA
9. SETARI
10. FERESTRE
12. ANEXE