SISTEMSISTEMPENGURUSAN FAIL PENGURUSAN FAIL UNIT BIMBINGAN &UNIT BIMBINGAN &KAUNSELINGKAUNSELINGSEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGORSEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR
1.PENDAHULUAN
Sistem Fail adalah sebahagian daripada Pengurusan Rekod yang melibatkan urusan penyusunan dan penyimpanan mengikut klasifikasi rekod supaya mudah dikesan dandiperoleh dengan cepat apabila dikehendaki.Setiap organisasi sama ada berbentuk perniagaan atau profesional, kecil atau besar adalah memerlukan penyimpanan rekod yang baik untuk rujukan di kemudian hari. Faktor-faktor penting mengenai produk, data statistik, maklumat mengenai pekerja dan klien bolehdidapatkan melalui fail-fail yang disimpan secara sistematik.
2.APAKAH SISTEM FAIL
Satu proses klasifikasi penyusunan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehdengan segera apabila dikehendaki. Pengetahuan yang mendalam mengenai Sistem Failadalah penting kepada seseorang kakitangan untuk kecekapan sesuatu jabatan. SeorangPengurus pula hendaklah sentiasa mengetahui teknik penyimpanan fail, rekod-rekod pentadbiran dan juga perlu menentukan apakah sistem penyimpanan rekod yang pautudiamalkan, peralatan yang patut diberi dan personal yang dikehendaki bagimenyelenggarakan sistem fail.
3.LATAR BELAKANG SISTEM FAIL DI SEKOLAH-SEKOLAH
3.1Setiap sekolah mempunyai sistem fail sendiri. Ianya berbeza di antara sebuahsekolah dengan yang lain. Di antara kelainan-kelainan ini adalah seperti berikut:-
o
Cara mengelaskan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk kecil.
o
Nombor fail untuk satu-satu perkara (tajuk) berbeza di antara sekolah.
o
Perkara-perkara yang boleh digolongkan dalam satu tajuk besar diasingkandan kesannya jadi bercampur aduk.
o
Kulit fail dan cara penulisan fail berbeza. Kulit fail mungkin daripada failtegak, lipat, spring dan sebagainya.
o
Sukar hendak mengesan / mencari satu-satu fail.
o
Adalah kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yangtelah ada. Ini dibuat jika timbul sesuatu perkara / tajuk baru. Contohnya jikasesebuah sekolah mempunyai 100 buah fail, ianya akan menambah kepadanombor 101, 102 dan seterusnya tanpa mengambil kira tajuk / perkaratersebut.
Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________
1
Dengan ringkasnya tiada sistem yang tersusun mengikut prinsip-prinsip sistem memfail.3.2Memandangkan adanya ketidakseragaman dan sistem fail yang kurangmemuaskan ianya boleh menimbulkan banyak masalah. Di antaranya:-
o
Penyimpanan rekod yang kurang kemas / teratur.
o
Sukar hendak mencari fail. Terpaksa membaca dari Daftar Fail.
o
Pengetua / Guru Besar atau Pembantu Tadbir atau Guru Bimbingan danKaunseling baru terpaksa mengambil masa untuk memahami sistem / nombor fail sesebuah sekolah. Proses ini berulang jika berlaku pertukaran Pengetua /Guru Besar atau Pembantu Tadbir atau Guru Bimbingan dan Kaunseling disekolah baru.3.3Salah satu daripada cara bagi melicinkan Pentadbiran Sekolah ialah denganmewujudkan suatu sistem fail yang baik dan seragam.
4.PRINSIP-PRINSIP SISTEM FAIL
4.1Fail berkulit nipis lebih baik dari fail berkulit tebal kerana menjimatkan ruang.4.2Mudah disediakan dan disimpan4.3Murah dan mudah didapati4.4Cara yang mudah diperluas dan dipakai berterusan (aktif).4.5Rekod mudah dicari bila diperlukan tanpa membuang masa yang banyak.4.6Beri tanda bila dikeluarkan4.7Pengedaran fail bersistem
5.MAKLUMAT SISTEM FAIL
5.1Memberi fail yang betul.5.2Tepat kepada orang yang memerlukan.5.3Tepat pada masa yang ditetapkan5.4Kos yang terendah5.5Menyampaikan maklumat apabila diperlukan oleh pelanggan
Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________
2
6.KEPERLUAN TERHADAP SISTEM FAIL YANG BAIK
6.1Kepadatan - seboleh-bolehnya menggunakan ruang yang minima.6.2Asesibiliti - mudah untuk dirujuk.6.3Ekonomi - menentukan sistem penyimpanan fail adalah dengan kos yangminima6.4Keenjalan - hendaklah maksud pembesaran ruang di masa hadapan6.5Lokasi - hendaklah diletakkan di tempat yang mudah dan segera diperolehtanpa berlengah.6.6Rujukan Silang- supaya memberi kemudahan dalam mengesan lain-lain dokumenyang berkaitan atau rekod dapat dicari di bawah berbagai tajuk.6.7Rentention - bagi memperolehkan fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkan6.8Klasifikasi - untuk memberi kemudahan di dalam membuat rujukan.
7.PENGELASAN SISTEM FAIL
7.1 Memberi tajuk fail:
•
01 - Kurikulum
•
02 - Kokurikulum
•
03 - Hal Ehwal Murid
•
04 - Perjawatan & Perkhidmatan Kakitangan
•
05 - Kewangan dan Akaun
•
06 - Pentadbiran Am Sekolah
•
07 - Perhubungan Masyarakat
•
08 - Kemudahan Fizikal
•
09 - Asrama
•
10 - Audit
7.2
Mengkelas dan memberi kod kepada failFail hendaklah dikelaskan dan diberi nombor Kod yang sesuai. Fail boleh disusunmengikut tajuk - besar atau ‘Level Pertama’. Tiap-tiap satu level pertama dipecahkankepada perkara / tajuk kecil (Level Kedua) dan seterusnya tajuk-tajuk level Keduadipecahkan lagi kepada tajuk-tajuk lebih kecil / aktiviti (Level Ketiga).
Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________
3
Search History:
Result 00 of 00
00 results for result for
p.
SISTEM FAIL B&K
Sistem pengurusan fail untuk bimbingan dan kaunseling
35.8K
Reads
277
Readcasts
22
Embed Views
Recommended
More From This User
Notes
Load more
