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Almacén y Registro de inventarios, Parte 1, borrador

Almacén y Registro de inventarios, Parte 1, borrador

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Published by jhon jairo
El almacén y los inventarios hacen parte importante del desarrollo de toda empresa estatal, sin embargo su funcionamiento ha sido poco regulado. conoce un manual ilustrativo, versión 1.0, sobre su funcionamiento. espero que en unos días revise algunos temas y los desarrolle mejor.
El almacén y los inventarios hacen parte importante del desarrollo de toda empresa estatal, sin embargo su funcionamiento ha sido poco regulado. conoce un manual ilustrativo, versión 1.0, sobre su funcionamiento. espero que en unos días revise algunos temas y los desarrolle mejor.

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Almacén y Registro de inventarios.Almacén
Como dependencia u oficina administrativa, se basa en el suministro de loselementos necesarios y requeridos por las des dependencias para elcumplimiento de su función administrativa.Éste dirige y controla, decepciona, registra, almacena y despacha elementos.
Actividades de coordinación
Eficiencia en la custodia y manejo de los bienes en deposito.
Rendir los informes de cuentas y consolidados de acuerdo a las normas,informes estadísticos.
Cumplimiento de las normas fiscales.
Actividades de registro
Registrar los movimientos del almacén verificando que se cumplan losrequisitos fiscales y administrativos.
Registrar en el Kardex el inventario permanente de elementos de consumoen deposito, los devolutivos en deposito y los devolutivos reintegrados.
Verificar el registro de existencias para dirigir las solicitudes que sirvan desoporte para la preparación del
plan de compras.
Elaboración de comprobantes de ingresos y documentos soportes.
Preparación de la información necesaria que sirva de base para elaborar los informes de movimiento de alman con el fin de presentar a lacontraloría y la contaduría.
Actividades de Almacenamiento y despacho
Aplicación de técnicas de almacenamiento y transporte.
Registrar tarjetas de existencia de materiales
Control físico de la mercancía, que coincidan con el Kardex.
Asignación de código de verificación a cada mercancía
Disponer de área e entrega, despacho y legalización para recibo a
 
satisfacción de cada departamento.
 
Una vez recibido a satisfacción se elimina la responsabilidad de custodiadel almacenista y queda a disposicn del jefe de la dependenciainteresada.
BIENES
Los bienes en materia de almacén son los materiales susceptibles deinventariarse, que posee la institucn excluyendo dinero en efectivo. Losmovimientos y registros contables se realizarán de acuerdo con las normas de lacontaduría General de la Nación en bienes muebles de consumo, devolutivos einmuebles.
Bienes Muebles:
Esn clasificados sen la historia de los almacenes enelementos de consumo y devolutivos: contablemente se les conoce como Cargosdiferidos para consumo y activos los que conforman la cuenta de propiedad,planta y equipo.
Elementos de consumo:
son los que se consumen por el primer uso que se hacede ellos o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos se extinguen o desaparecencomo unidad o materia independiente. Se les asigna el código mayor y se sub-clasifican según su naturaleza
Elementos devolutivos:
los que no son consumibles, según el índice universal deinventarios deberían llevar el código 2.
Bienes inmuebles:
como las estructuras y otros que no pueden transportarse sinsu destrucción.
INGRESOS
Los ingresos de elementos al almacén puede originarse por compras, compras decaja menor, devoluciones, traslados, traspasos, donaciones, suministro.
INGRESOS POR COMPRAS
Los que ingresan por orden de compra o contrato al almacén. Los que ingresanestán soportados por el plan anual de compras, y sus ajustes, cada jefe dedivisión administrativa debe llevar copia de su respectivo plan de compras alalmacén.
Procedimiento para el ingreso por compra:
1.Antes de recibir los bienes, el almacenista recibe del grupo deadquisiciones el original y copia de la orden de compra o, por parte del jurídico, del contrato. Para que este haga el control del cumplimiento sobre
 
los plazos de entrega por parte del proveedor o comunique a la divisiónadministrativa en caso que no los cumpla. (El control del proveedor, enmuchos casos lo hace la oficina de compras).2.El grupo del almacén a través del funcionario designado recibe físicamentedel proveedor los bienes relacionados, acorde con las especificaciones.3.Si la orden de compra o contrato incluye elementos con especificacionestécnicas o especiales, se requerirá la entrega a un supervisor o interventor quien expida un certificado de recibo a satisfacción. Si el certificado no seexpide en el momento de la entrega, el almacenista elabora
un acta de
 
recibo de entrega temporal
en la que deja constancia de que queda endeposito hasta tanto el supervisor o interventor o el jefe de la divisiónadministrativa respectiva no reciba a satisfacción.4.Pueden recibirse los bienes directamente en el lugar de utilización.5.El almacenista Verifica que el contenido de la factura corresponda a lasmismas especificaciones de la orden de compra o contrato y firma eloriginal y la orden de compra y la factura.6.Nunca podrá recibir elementos incompletos o que sean diferentes a lasespecificaciones relacionadas en la orden de compra o contrato.7.Expide comprobante de ingreso al almacén para legalizar la entrada de losbienes en original y dos copias debidamente firmadas, clasificando loselementos por agrupaciones.8.cuando la adquisicn implique ingreso de elemento que pertenezcan adiferentes agrupaciones, se debe: 1- deben asignarse a cada uno de losbienes el respectivo código de inventario. 2- los ingresos se debendiferenciar de consumibles y devolutivos.9.Para el trámite de pago, el almacenista envía a la división administrativacopia de la orden de compra con el certificado de ingreso al almacén.10.Con base en el comprobante de ingreso, se realiza el registro contable en elKárdex, para cada uno de los elementos que ingresan al almacén.11.Para los bienes devolutivos se les asigna una ficha para que, a partir de esemomento hagan parte de los activos propiedad, planta y equipo de laentidad.12.El almacenista pasa un reporte mensual a la división administrativa paraincluir los nuevos bienes a las pólizas.13.El bodeguero ubica los bienes según la disposición de almacenamientoempleada.14.Archivar la documentación de acuerdo a su consecutivo.
CAJA MENOR 
Por caja menor también pueden adquirirse bienes siempre y cuando no existan enel almacén y su requerimiento sea inmediatos.Los elementos devolutivos que se adquieran con caja menor serán registrados enel movimiento del almacén, aunque hallan sido recibidos directamente en el lugar de utilización.

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