Departamento de Educación

Secretaría Auxiliar de Educación Especial

Página Inicial

Para iniciar el proceso de la coordinación de citas, primero hay que crear el

expediente virtual del estudiante
Para crear dicho expediente, oprima el botón de “Service” 2
Pestaña de “Service”

Una vez dentro de la pestaña de “Service”, oprima la opción de “Evaluation

Request” para crear el expediente virtual del estudiante
3
“Evaluation Request”

Para crear un nuevo expediente, oprima el botón de “New”

4
Búsqueda de Evaluación Necesaria
Opción I
Opción
I

Existen dos formas para escoger el campo de “Subject”

Opción I: oprima el botón localizado a la derecha del encasillado
titulado “Subject” 5
“Look up a Subject”

Se despliega una ventana con las tres opciones de evaluación disponibles.

Seleccione la que corresponda y oprima el botón “OK”.
6
Búsqueda de “Subject”
Opción II
Opción
II

Opción II: Al colocar el cursor en el encasillado titulado “Subject”

aparece a la derecha de la pantalla las opciones disponibles. Oprima
encima de la opción correspondiente. 7
Búsqueda de estudiante
Opción I
Opción
I

La búsqueda del estudiante se puede efectuar de dos maneras.

Opción I: oprima el botón localizado a la derecha del encasillado
“Student” 8
“Look Up Records”

Aquí aparecerá una pantalla con el record de todos los estudiantes

registrados en el SIE donde se puede hacer la búsqueda del estudiante en
cuestión. Una vez efectúe la búsqueda seleccione el estudiante y oprima
9
el botón “OK”.
Búsqueda de estudiante
Opción II
Opción
II

Opción II: puede efectuar la búsqueda del estudiante es usando la

pestaña “Form Assistant” que aparecerá a la derecha de la pantalla 10
Búsqueda de la razón del referido
Opción I
Opción
I

Para escoger la razón por la cual el estudiante ha sido referido a los servicios de
Educación Especial, existen dos opciones.
Opción I: oprima el botón localizado a la derecha del encasillado “Referal 11
Condition”.
Búsqueda de razón del referido

Se despliega la ventana con las posibles razones de la solicitud

de evaluación. Seleccione la que corresponda y oprima el botón
“OK”. 12
Búsqueda de la razón del referido
Opción II
Opción
II

Opción II: escoga la condición utilizando la pestaña “Form Assistant”

13
Encasillado “Request Origin”
Esta opción
no es
obligatoria

El encasillado “Request Origin” se puede modificar utilizando el

“dropdown menu” que aparece a la derecha de dicha opción 14
Encasillado “Follow Up By”

Esta opción
no es
obligatoria

Para ingresar una fecha en que el sistema le enviará una alerta para
darle seguimiento a este caso, oprima el calendario que se encuentra a
la derecha del encasillado “Follow Up By” y escoga la fecha indicada 15
Guardar la información del
expediente

Una vez modificado toda la información necesaria, oprima el botón

de “Save” para guardar la información del expediente 16
Ejemplo de expediente guardado
correctamente

Note que las pestañas de “Activities”, “History” y “Workflow” se

activarán y se podrán modificar. 17
Creación de la cita

Una vez guardada la información, accese la pestaña de “Activities”

para coordinar la cita de evaluación 18
Creación de cita

Para crear una nueva actividad, oprima el botón de “New Activity” 19

Pestaña de “New Activity”

Se despliega una ventana con las diferentes opciones de actividades a

realizarse. Escoga la opción de “Service Activity” y oprima el botón “OK”
20
Búsqueda de tipo de evaluación
Opción I
Opción
I

Existen dos métodos de búsqueda para seleccionar el tipo de

evaluación en la categoría titulada “Service”.
Opción I: oprima el botón localizado a la derecha del encasillado
21
titulato “Service”
Búsqueda de tipo de evaluación

Se despliega una ventana con el listado de las opciones. Escoga la

opción correspondiente y oprima el botón “OK” 22
Búsqueda de tipo de evaluación
Opción II
Opción
II

Opción II: utlizando la pestaña de “Form Assistant”, escoga la

opción que corresponda 23
Búsqueda de especialista
Opción I

Existen dos formas de buscar el especialista.

Opción I: oprima el botón localizado a la derecha del encasillado
24
titulado “Resource”
Búsqueda de especialista
Opción I

Se despliega una ventana con el listado de los especialistas. Escoga al

especialista deseado y oprima el botón “OK”
25
Búsqueda de especialista
Opción II
Opción
II

Opción II: utilizando la pestaña de “Form Assitant”, escoga al

especialista deseado 26
Búsqueda de horarios de cita

Una vez selecionado todos los campos requeridos oprima el botón

“Schedule”. 27
Búsqueda de horarios de cita

Se despliega la ventana Schedule Service Activity, con la

información ingresada, para hacer la búsqueda de las opciones
28
de cita bajo las restricciones indicadas
Limitación de búsqueda
“Start Date”

Existen varias opciones para limitar la fecha para la cita de

evaluación. Utilizando el “dropdown menu” localizado en el
29
encasillado titulado “Start Date”, escoga la opción deseada
Limitación de búsqueda
“Start Time”

Utilizando el “dropdown menu” localizado a la derecha del

encasillado titulado “Start Time”, escoga la opción deseada 30
Limitación de búsqueda
“Start Time”

31
Limitación de búsqueda
“Start Time”

32
Búsqueda de horario de citas

Una vez seleccione el criterio de búsqueda correspondiente

oprima el botón “Find Avaliable Times”. 33
Selección de cita
La búsqueda se
despliega en la
parte inferior de la
pantalla

Escoga la fecha, hora, y especialista para la cita de evaluación

según corresponda y oprima el botón “Schedule”. 34
Guarde información de la cita

Se despliega la ventana de Service Activity con la fecha seleccionada.

Oprima el botón “Save” para guardar la información. 35
Talonario de cita

Oprima el botón de “Print” para entregarle el talonario de

la cita al padre/encargado 36
Talonario de cita

Oprima el botón “Print” para hacerle entrega del talonario al

padre/encargado 37
Cita creada

En la pestaña de “Activities” aparecerá la información de la cita

creada 38
Email enviado

En la pestaña de “History” aparecerá la notificación enviada vía

email al especialista con quien se coordinó la cita 39
Resúmen de cita creada

En la pestaña de “Service” aparecerá el resumen de la cita creada

40
Respuesta de especialista con
Evaluación Inicial

Esta pantalla demuestra que la evaluación inicial se ha completado

y el documento de la evaluación está adjunto. 41
Extraer evaluación del caso para
reunión del COMPU

En el espacio designado Notes, se encuentra el documento de la

evaluación. Para extraer el mismo, oprima el título del documento y
grábelo en su computadora. 42
Guardar evaluación

Oprima el botón de “Save” para guardar el documento. Una

vez tenga la evaluación, proceda a coordinar la reunión del
COMPU para determinar la elegibilidad del estudiante.

43
Resolver el caso

Una vez efectuada la reunión del COMPU en la cual se determina

la elegibilidad del estudiante, ingrese al expediente del niño y
oprima al botón de “Actions” y escoga la opción “Resolve Case”
44
para resolver el caso.
Cerrar el caso

Se despliega esta ventana, y en el encasillado titulado “Resolution

Type” se anotará si el estudiante ha sido elegible o no a los servicios de
Educación Especial. El espacio de Description está abierto para anotar
las particularidades del caso. Al ingresar la información, oprima el
45
botón “OK”.
Estudiantes Activos
 Es necesario abrir un expediente para todos los
estudiantes que esten activos en el programa de
Educación Especial

46
Registro de estudiantes activos

Para registrar a un niño que esté recibiendo servicios de educación especial en

el sistema CRM, se tiene que crear un expediente nuevo.
Para crear dicho expediente, se va a la pestaña de “Service”. 47
Registro de estudiantes activos
(cont.)

Una vez dentro de la pestaña de “Service”, oprima la opción de “Evaluation

Request” para crear el expediente virtual del estudiante
48
Registro de estudiantes
matriculados (cont.)

Para crear un expediente nuevo, oprima la opción “New”

49
Encasillado “Subject” – “00 –
Registered Student”
Opción
Opción II
I

Para el encasillado “Subject”, usando cualquier método de búsqueda, escoga

la opción de “00 – Registered Student” 50
Encasillado “Subject” – “00 –
Registered Student”
Opción I

Escoga la opción de “00-Registered Student” y oprima el botón “OK”

51
Encasillado “Student”

Usando cualquier método de búsqueda en el encasillado titulado “Student”,

escoga al estudiante en cuestión. 52
Búsqueda encasillado “Student”

Escoga el estudiante que corresponda, y oprima el botón “OK”

53
Encasillado “Referral Condition”
Opción
II
Opción
I

Usando cualquier método de búsqueda, en el encasillado titulado “Referral

Condition”, escoga la condición por la cual el estudiante ha sido registrado en
54
Educación Especial.
Encasillado “Referral Condition”
Opción I

Escoga la opción que corresponda, y oprima el botón “OK” 55

Guarde expediente

Guarde el expediente del estudiante registrado oprimiendo el botón de

“Save” 56