SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI DAN KREDIT

FUNGSI MANAJEMEN PEMBELIAN

Fungsi pembelian barang sebenarnya berada di bawah atap fungsi logistik. Yang
di maksud dengan fungsi logistik adalah fungsi perencanaan dan pengendalian
aliran fisik barang yang mengalir di segenap bagian organisasi.
Fungsi Pembelian pada umumnya bertanggung jawab untuk:
a. Menentukan kuantitas barang yang akan di beli secara tepat.
b. Menentukan waktu penerimaan barang yang tepat.
c. Menentukan rekanan pemasok barang yang tepat.
A. Pembelian Tunai
Pembelian tunai adalah pembelian yang di lakukan secara tunai atau
kontan.
B. Pembelian Kredit
Pembelian kredit adalah pembelian yang di lakukan secara kredit yang
akan menimbulkan utang dagang.

DOKUMEN – DOKUMEN YANG DI GUNAKAN DALAM PEMBELIAN

TUNAI DAN KREDIT
 Surat permintaan pembelian

Meupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian barang
untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis,
jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan ini
biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi
pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang .

 Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaannya bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitive), yang menyangkut
jumlah rupiah pembelian yang besar.

1
 Surat order pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah
dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai
berikut :

1. Surat order pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat

order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi
yang dikeluarkan oleh perusahaan.
2. Tembusan pengakuan oleh pemasok. Tembusan surat order pembelian ini
dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok
tersebut dan dikirimkan kembali ke perusahaan sebagai bukti telah
diterima dan disetujuinya order pembelian , serta kesanggupan pemasok
memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen
tersebut.
3. Tembusan bagi unit peminta barang. Tembusan ini dikirimkan kepada
fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang diminta telah dipesan.
4. Arsip tanggal penerimaan. Tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk
mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu
yang telah ditetapkan.
5. Arsip pemasok. Tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut
nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai
pemasok.
6. Tembusan fungsi penerimaan. Tembusan ini dikirim ke fungsi
penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis,
spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam
dokumen tersebut.
7. Tembusan fungsi akuntansi . tembusan ini dikirim ke fungsi akuntansi
sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi pembelian.

2
 Laporan penerimaan barang
Dokumen ini di buat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkkan bahwa
barang yang di terima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu,
dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
 Surat perubahan order
Kadangkala di perlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang
sebelumnya telah di terbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan
kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian ( substitusi)
atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
 Bukti kas keluar
Dokumen ini di buat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah poengeluaran kas
untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai
surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran
(berfungsi sebagai remittend advice).

CATATAN AKUNTANSI YANG DI GUNAKAN DALAM PEMBELIAN

TUNAI DAN KREDIT

Catatan akuntansi yang di gunakan untuk mencatata transaksi pembelian adalah:

1. Register bukti kas keluar( voucher register). Jika dalam pencatatan utang
perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang di gunakan
untuk mencatat transakasi pembelian adalah register bukti kas keluar.
2. Jurnal Pembelian. Jika dalam pencatatan utang perusahaan mengggunakan
account payable procedure, jurnal yang di gunakan untuk mencatat transaksi
pembelian adalah jurnal pembelian.
3. Kartu Utang. Jika dalam pencatan utang, perusahaan menggunakan account
payable procedure, buku pembantu yang di gunakan untuk mencatat utang
kepada pemasok adalah kartu utang.
4. Kartu persediaan . Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini di
gunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang di beli.

3
FUNGSI-FUNGSI YANG TERKAIT DALAM PEMBELIAN TUNAI DAN
KREDIT

Dalam prosedur pembelian terdapat adanya kemandirian 3 fungsi yaitu:

1. Fungsi Operasional atau Pembelian di laksanakan oleh bagian Pembelian

2. Fungsi Pengelolaan yang di laksanakan oleh bagian Penerimaan barang
dan bagian gudang, serta
3. Fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh bagian utang dan petugas
pencatatan persediaan.
Ketiga fungsi tersebut di jabarkan sebagai berikut:

 Fungsi gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk
mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada
di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah di terima oleh fungsi
penerimaan.
 Fungsi pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untiuk memperoleh informasi mengenai
harga barang, menentukan pemasok yang di pilih dalam pengadaan barang,
dan mengeluarkan order permbelian kepada pemasok yang di pilih.
 Fungsi penerimaan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis,
mutu, dan kuantitas barang yang di terima dari pemasok guna menentukan
dapat atau tidaknya barang tersebut di terrima oleh perusahaan. Fungsi ini juga
bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari
return penjualan.
 Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi
pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi
pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi
pembelian ke dalam register buku kas keluar dan untuk menyelenggarakan

4
 arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai catatan utang atau
menyelengarakan kartu utang sebagai buku pembantu.

Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut, semua barang yang dipesan akan
terjamin penerimaannya dan tercatat dengan baik.

Prosedur pengendalian lain terhadap persediaan adalah pencocokkan

kuantitas fisik persediaan yang terdapat di gudang dengan catatan persediaan.
Pencocokan ini harus dilakukan secara periodik, dengan kebijakan bahwa barang-
barang yang bernilai tinggi dan paling sering dipergunakan harus lebih sering
dicocokkan dibandingkan dengan barang-barang lainnya. Pencocokan hendaknya
dilakukan oleh petugas dari bagian akuntansi disertai oleh petugas dari satuan
pengawas intern (internal auditor), yang dianggap independen terhadap fungsi
gudang maupun fungsi pencatat persediaan.

UNSUR PENGENDALIAN INTERN

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam system akuntansi

pembelian di rancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern
akuntansi berikut ini:

 Meniaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau

bukti kas keluar yang akan di bayar).
 Menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan).

Untuk merancang unsure – unsure pengendalaian akuntansi yang di terapkan

dalam sistem akuntansi pembelian, maka unsure pokok dalan system

5
pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, system otorisasi dan pencatatan,
dan praktik yang sehat.

Organisasi

Perancangan organisasi harus didasarkan pada unsure pokok system pengendalian

intern berikut ini:

 Dalam organisasi harus di pisahkan tiga fungsi pokok berikut ini: fungsi
operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi.
 Tidak ada satupun transaksi yang di laksanakan dari awal sampai akhir hanya
oleh satu orang atau fungsi saja. Hal ini di maksudkan agar selalu terjadi p
 engecekan intern (internal check) dalam pelaksanaan suatu transaksi, sehingga
kekayaan perusahaan terjamin keamanannya dan data akuntansi terjamin
ketelitian dan keandalannya.
Dalam meracang organisasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi
pembelian , dua unsur pokok sistem pengendalian tersebut di jabarkan sebagai
berikut:
5. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
Pemisahan kedua fungsi ini dimaksud untuk menciptakan pengecekan
intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian,
fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual yang dapat
dipercaya sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahan. Fungsi
penerimaan yang terpisah dari fungsi pembelian agar dapat dilakukan
pengecekan intern terhadap berbagai informasi mengenai barang yang dibeli
oleh fungsi pembelian.
6. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang
melaksakanakan pencatatan utang dan persedian barang harus dipisahkan dari
fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian.
7. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
Fungsi penyimpanan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas
penyimpanan barang yang telah dinyatakan diterima oleh fungsi penerimaan.
Fungsi penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan

6
 pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan kegiatan penyimpanan
barang memerlukan keahlian dalam pengolahan penyimpanan barang dan
pelayanan pengambilan barang bagi pemakai.
8. Transaksi Pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi
pembelian, fungsi penrimaan, fungsi akunansi. Tidak ada transaksi pembelian
yang di laksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi.

SISTEM OTORISASI DAN PENCATATAN

9. Surat permintaan pembelian diotokrasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang
disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang
langsung dipakai.
Fungsi gudang atau pemakaian barang mengisi formulir surat permintaan
pembelian sebagai dasar fungsi pembelian untuk melakukan pengadaan
barang yang dibutuhkan perusahaan.
10. Surat order pembelian diotokrasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang
lebih tinngi.
Surat order pembelian harus diotokrasi oleh pejabat wewenang untuk
mengurangi kemungkinan diterinya barang dan timbul kewajiban yang tidak
dibutuhkan oleh perusahaan. Otokrasi pembelian ini biasanya ditangan fungsi
pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
11. Laporan penerimaan barang diotokrasi oleh penerimaan barang.
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penerimaan ke fungsi akuntansi
sebagai bukti yang dilaksanakannya pemeriksaan terhadap barang yang
diterima dari pemasok, sesuai dengan surat order pembelian.
12. Bukti kas keluar diotorasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih
tinggi.
Fungsi akuntansi menerima sebagai dokumen dari berbagai sumber berikut
ini:
a. Copy surat order pembelian dari fungsi pembelian sebagai bukti bahwa
perusaan memesan barang sesuai dengan pesanan.

7
 b. Copy laporan penerimaan barang dari penerimaan yang merupakan bukti
bahwa barang yang dipesan sudah diterima dan sesuai dengan barang
yang dipesan.
c. Faktur dari pemasok yang merupakan bukti timbulnya kewajiban
perusahaan akibat pesanan barang
13. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung
dengan order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari
pemasok.
Bukti kas keluar merupakan dokumen sumber pencatatan tambahan
kewajiban dan kekayaan perusahaan.
14. Pencatatan dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (vocher register)
diotokrasi oleh fungsi akuntansi.

PRAKTIK YANG SEHAT

15. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak.

Dalam sistem akuntasi pembelian formulir pokok surat order pembelian dan
laporan penerimaan barang harus bernomor urut cetak dan penggunaannya
dipertanggung tawabkan oleh fungsi yang bersangkutan.
16. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari
berbagai pemasok.
17. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini
telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
Penerimaan barang harus membuat pengendalian intern dengan tujuan untuk
tidak ada barang yang diterima oleh fungsi penerimaan tanpa didahului
dengan dikeluarkan order pembelian dari fungsi pembelian.
18. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari
pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan
membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
Fungsi penerimaan harus melakukan pemeriksaan terhadap barang yang
diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang
tersebut seta membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

8
19. Terdapat pengecekan harga, Syarat pembelian, dan Ketelitian perkalian dalam
faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
Pengecekan terhadap ketelitian infornasi dalam faktur dari pemasok ini
dilakukan dalam setiap pembuatan bukti kas keluar sebagai dasar pencatatan
mutasi utang dan persediaan serta pengeluaran kas.
20. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu, utang secara priodik
direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
Mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat di rekening kontrol utang
buku besar, praktik yang sehat mengharuskan secara periodik diadakan
rekonsiliasi antara jumlah utang menurut arsip bukti kas keluar yang belum
dibayar dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
21. Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna
mencegah hilannya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
Bukti kas keluar perlu diarsipkan menurut tanggal jatuh tempo faktur
dalam jangka waktu potongan, agar perusahaan dapat melakukan pengiriman
cek dalam waktu tersebut, sehingga dapat memperoleh kesempatan menerima
potongan tunai.
22. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukunnya dicap “Lunas” oleh fungsi
pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
Untuk mencegah penggunaan dokumen pendukung lebih dari satu kali
sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar, bukti kas keluar beserta dokumen
pendukunya harus dicap “lunas” oleh fungsi keuangan setelah dicek
dikirimkan kepada pemasok.