Professional Documents
Culture Documents
MPK DAN FM
Dua dokumen penting yang saling
berkaitan dan bantu membantu
antara satu sama lain.
Tanpa MPK, FM tidak memberi erti
sepenuhnya kerana satu-satu
prosedur tidak dilihat secara
menyeluruh. Begitu juga sebaliknya
Tanpa FM pula, MPK tidak
bermakna dan ia tidak dapat
menunjukkan secara terperinci apa
yang dilakukan oleh seseorang
individu.
2
Dapat memahami dengan jelas
tugas-tugas yang dilaksanakan
mengikut peraturan dan undang-
undang yang berkuatkuasa.
Memudahkan kefahaman
tentang bidang tugas kepada
pekerja baru atau yang
bertukar ke sesuatu sekolah
baru.
8
MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
Dokumen rujukan peringkat
Jabatan/Pejabat
Mengandungi maklumat yang
memberi gambaran menyeluruh
mengenai Jabatan/Pejabat
Mendokumentasikan secara
sistematik susunan cara bekerja
Hanya satu MPK disediakan bagi
satu Jabatan/Pejabat
9
KANDUNGAN MPK
Latar Belakang
Jabatan/Pejabat
Senarai 1 Objektif
Borang-borang 8 2 Jabatan/
Yang Digunakan Pejabat
MENCATATKAN SEJARAH
PENUBUHAN
TUJUAN DAN MATLAMAT
DITUBUHKAN
AKTA/PERUNDANGAN BERKAITAN
11
2. OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT
12
1. CARTA ORGANISASI
JABATAN/PEJABAT
MENGGAMBARKAN STRUKTUR
YANG MENUNJUKKAN FUNGSI,
AKTIVITI DAN HIERARKI DI DALAM
SESEBUAH JABATAN.
RANGKAKERJA DAN PANDUAN
UNTUK MENCAPAIKAN OBJEKTIF YANG
DITETAPKAN
a.) AKTIVITI-AKTIVITI YANG
DIJALANKAN
OLEH JABATAN/PEJABAT
b. ) RANTAIAN PERINTAH (CHAIN OF 13
CARTA ORGANISASI SEKOLAH
MENENGAH PENGETUA
Kaunselor
P. Makmal P.Makmal P. Asrama
PAR
PT PT
PTR PTR
PAR
14
CARTA FUNGSI SEKOLAH
MENENGAH
PENGETUA
16
1. AKTIVITI-AKTIVITI
BAGI
SETIAP FUNGSI
UTAMA
AKTIVITI IALAH PERKARA YANG
DIJALANKAN DI BAWAH FUNGSI
UTAMA.
PELAKSANAAN SESUATU
AKTIVITI MELIBATKAN TENAGA
MANUSIA,PERALATAN, BAHAN,
MASA DAN KOS.
17
CONTOH:
KEWANGAN
AKTIVITI : PENGURUSAN
PENTADBIRAN &
PEROLEHAN
18
CONTOH AKTIVITI 1
:PERKHIDMATAN
FUNGSI UTAMA
AKTIVITI :URUSAN PENGISIAN JAWATAN
:URUSAN PENGESAHAN
:URUSAN KEMASUKAN DALAM
JAWATAN BERPENCEN
:URUSAN PENANGGUNGAN KERJA
19
CONTOH AKTIVITI 2
Fungsi Aktiviti
Pengurusan :Bayaran
Kewangan Gaji dan Elaun
:Pengurusan Stor
:Buku Vot dll.
20
6. PROSES KERJA MPK
Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang
perlu diambil secara berturutan mengikut
peraturan yang ditetapkan bagi
melaksanakan sesuatu aktiviti.
21
MENYEDIAKAN PROSES KERJA
MPK
22
7. SIMBOL-SIMBOL CARTA ALIRAN
Tindakan (Langkah)
Aliran
Pilihan/Keputusan
Tindakan Serentak
Penyambung 23
CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN
DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
Mula
Sambung 24
Serah kepada Pembantu Tadbir
Pengetua
Untuk dihantar ke SPP melalui JPN
Pengetua
Terima Kew 8 yang telah diluluskan
Tamat
25
8. SENARAI BORANG-
BORANG
YANG DIGUNAKAN
Senaraikan borang-borang
yang digunakan bagi
keseluruhan Jabatan/Pejabat
26
FM
Apa itu FM ?
27
FAIL MEJA (FM)
Dokumen rujukan peringkat
individu berasaskan tugas
dan tanggungjawab individu
Satu FM bagi satu jawatan
Mengandungi maklumat /
panduan untuk
mengendalikan tugas yang
ditetapkan bagi satu-satu
jawatan 28
KANDUNGAN FM
Objektif
Jabatan/Pejabat
Senarai Tugas Objektif
1 1 2 Bahagian/Unit
Harian
4 Carta Organisasi
Norma Kerja 13
3 Jabatan/Pejabat
Senarai
Borang-borang Carta Organisasi
12 4
Yang Digunakan Kedudukan Pegawai
Senarai FAIL MEJA
Jawatankuasa
11
5 Senarai Tugas/
Yang Dianggotai Kuasa dan Hubungan
Senarai
Undang-Undang 10 6 Peraturan-Peraturan
Peraturan Pentadbiran
30
2. OBJEKTIF
BAHAGIAN/UNIT
32
SAMBUNGAN-Objektif Bahagian/Unit
MENETAPKAN KEUTAMAAN-
KEUTAMAAN JANGKA PANJANG
BAHAGIAN/UNIT
MEMBOLEHKAN SESEORANG
PENGURUS MENILAI
KEBERKESANAN SESUATU
RANCANGAN SUPAYA IA DAPAT
DIUBAH JIKA PERLU
33
SAMBUNGAN-Objektif Bahagian/Unit
MERUPAKAN MEKANISMA
PENYELARASAN ANTARA
PENYELIA-PENYELIA DAN
STAF
34
1. CARTA ORGANISASI
JABATAN/SEKOLAH
CARTA ORGANISASI
JABATAN/SEKOLAH UNTUK FM
ADALAH SAMA DENGAN
CARTA YANG DISEDIAKAN
DALAM MPK
35
1. CARTA ORGANISASI
BAHAGIAN/UNIT
DI DALAM FM, HANYA CARTA
BAHAGIAN/UNIT YANG
BERKAITAN DENGAN
INDIVIDU SAHAJA PERLU
DISEDIAKAN.
PT PT
PTR PTR
PAR
37
1. SENARAI TUGAS/KUASA
DAN
HUBUNGAN
MENJELASKAN KEPADA
PEMEGANG JAWATAN
MENGENAI TUGAS,
TANGGUNGJAWAB,
PENGETAHUAN ATAU
KEMAHIRAN YANG
DIPERLUKAN
39
SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan
MEMUDAHKAN SESEORANG
PEGAWAI BERTINDAK ATAU
MEMBUAT KEPUTUSAN
MENGIKUT HAD YANG
40
SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan
41
SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan
44
BAGAIMANAKAH
PENYEDIAAN PROSES
KERJA?
45
PENYEDIAAN PROSES
KERJA
46
SAMBUNGAN-Penyediaan Proses Kerja
LANGKAH-LANGKAH DIDALAM
AKTIVITI YANG MELIBATKAN
PEGAWAI PERLU DITANDAKAN
AGAR PEGAWAI DAPAT
DIMAKLUMKAN MENGENAI
TANGGUNGJAWAB DAN
PERANAANNYA DALAM
MENYELASAIKAN SESUATU
AKTIVITI.
48
9. SENARAI SEMAK/CHECKLIST
51
1. SENARAI UNDANG-
UNDANG
DAN PERATURAN
53
CARA MENYEDIAKAN:
KUMPULKAN SEMUA PERUNDANGAN
DAN PERATURAN YANG ADA KAITAN
LANGSUNG DENGAN TUGAS JAWATAN
BERKENAAN
PEKELILING AM, PEKELILING
PERBANDAHARAAN,PERINTAH AM,
AKTA-AKTA TERTENTU, PERATURAN
PEJABAT,ARAHAN DAN LAIN-LAIN
DISIMPAN DI BILIK FAIL .
54
1. SENARAI
JAWATANKUASA
YANG DI ANGGOTAI
55
SAMBUNGAN-Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai
56
1. SENARAI BORANG YANG
DIGUNAKAN BERKAITAN
DENGAN TUGAS
PEGAWAI
57
13. NORMA KERJA
58
14. SENARAI TUGAS
HARIAN
59
CONTOH-
CONTOH
PROSES KERJA
60
PROSES KERJA MENGURUSKAN PENGESAHAN DALAM
JAWATAN DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN (FM)
BAHAGIAN: PENTADBIRAN
JAWATAN: PEMBANTU TADBIR PENTADBIRAN
PEGAWAI SEKSYEN
BIL PROSES KERJA YANG UNDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG/
DIRUJUK PERATURAN
63
PROSES KERJA PEGAWAI SEKSYEN
YANG UNDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG/
DIRUJUK PERATURAN
64
PERATURAN
PENTADBIRAN(CONTOH
)
Urusan Pengesahan Dalam Jawatan
67
f. Adalah menjadi tanggungjawab
Ketua Jabatan untuk
mengemukakan perakuan kepada
pihak berkuasa lantikan melalui
Ketua Perkhidmatan tentang
perlanjutan tempoh percubaan 3
bulan sebelum tamat tempoh
percubaan pegawai itu.
68
CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN
DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
Mula
Diperakukan
69
Sambung
Serah kepada Pembantu Tadbir
Untuk dihantar ke SPP melalui JPN
Terima kelulusan
Tamat
70
Senarai Semak Semasa Proses Kerja
PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN
PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
71
SAMBUNGAN - Senarai Semak Semasa Proses Kerja
PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN KEMASUKAN KE
JAWATAN BERPENCEN
Mula
Terima Kew8/surat arahan
Yang perlu dibuat perubahan
Sambung
74
Copkan nama pegawai yang akan
tandatangan Kew 8
Tamat
75
Proses Kerja Penyediaan Bayaran gaji
Melalui Sistem Payroll
Bil Tindakan Proses Kerja Sessi Undang -
Pegawai Undang dan
Peraturan
1 Pembantu Menghantar Lembaran gaji Mengikut
Tadbir (Payroll) Kew.320 mengikut Pekeliling dan
(Kew) jadual yang telah ditetapkan Peraturan yang
oleh Perbendaharaan. ditetapkan oleh
2 JAN
Taipkan Kew, 320
sebanyak 2 salinan
3
Penuhkan butiran
berkenaan sahaja.
76
SAMBUNGAN - Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui
Payroll
77
SAMBUNGAN - Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui
Payroll
78
SAMBUNGAN - Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui
Payroll
79
SAMBUNGAN - Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui
Payroll
80
Senarai Semak Penyediaan Bayaran Gaji
Melalui Sistem Payroll
Bil Tindakan Tandakan Catat
81
NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG DIJALANKAN
OLEH PEMBANTU TADBIR PERKHIDMATAN
Bil Jenis Kerja Masa Jumlah Unit
Yang Yang Boleh
Diambil Dijalankan
Dlm Seminggu
84
SENARAI TUGAS,KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI
LAIN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
JAWATAN: PEMBANTU TADBIR
P.Kanan/KPT
Menyokong
Permohonan
Cuti
PEKELILING KEMAJUAN
PERKHIDMATAN AWAM
BIL 8 TAHUN 1991
86
87
MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA
pembina modul dan penceramah
Bil Nama Penyedia Modul Alamat Pejabat No. Telefon
88