1

MPK DAN FM
 Dua dokumen penting yang saling
berkaitan dan bantu membantu
antara satu sama lain.
 Tanpa MPK, FM tidak memberi erti
sepenuhnya kerana satu-satu
prosedur tidak dilihat secara
menyeluruh. Begitu juga sebaliknya
 Tanpa FM pula, MPK tidak
bermakna dan ia tidak dapat
menunjukkan secara terperinci apa
yang dilakukan oleh seseorang
individu.
2
 Dapat memahami dengan jelas
tugas-tugas yang dilaksanakan
mengikut peraturan dan undang-
undang yang berkuatkuasa.

 Mengetahui hubungan kerja

serta tugas dengan pegawai
atasan dan bawahannya.
3
 SAMBUNGAN- Objektif

 Mampu menyedia Manual

Prosedur Kerja dan Fail Meja
sebagaimana yang ditetapkan
mengikut peraturan.
 Dapat meningkatkan prestasi
kerja pegawai dan sekolah.
 Menjimatkan masa kerja
dengan mengikuti garispanduan
yang disediakan.
4
 PERBEZAAN MPK DAN FM
MPK FM

Berasaskan fungsi dan Dokumen rujukan

bidang tugas jabatan peringkat individu/jawatan

Dokumen rujukan Berasaskan tugas dan

peringkat Jabatan Tanggungjawab individu

Satu MPK untuk Satu FM untuk

satu jabatan Satu jawatan

Mengandungi maklumat Mengandungi maklumat/

menyeluruh mengenai panduan untuk mengendalikan
semua aktiviti dalam tugas yang ditetapkan
jabatan bagi satu-satu jawatan
5
KEBAIKAN MPK & FM
 Semua prosedur dan
peraturan kerja di rekodkan
sebagai bahan rujukan.
 Mempunyai keseragaman
dalam pelaksanaan kerja.
 Mematuhi peraturan
organisasi
 Mengurangkan kesilapan
semasa bekerja
6
 SAMBUNGAN-Kebaikan MPK dan FM

 Memudahkan kefahaman
tentang bidang tugas kepada
pekerja baru atau yang
bertukar ke sesuatu sekolah
baru.

 Penetapan secara jelas tentang

bidang tugas dan halatuju
seseorang pegawai.
7
 MPK
 Apa itu MPK ?

8
MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
 Dokumen rujukan peringkat
Jabatan/Pejabat
 Mengandungi maklumat yang
memberi gambaran menyeluruh
mengenai Jabatan/Pejabat
 Mendokumentasikan secara
sistematik susunan cara bekerja
 Hanya satu MPK disediakan bagi
satu Jabatan/Pejabat

9
 KANDUNGAN MPK
Latar Belakang
Jabatan/Pejabat
Senarai 1 Objektif
Borang-borang 8 2 Jabatan/
Yang Digunakan Pejabat

Carta Aliran 7 MANUAL 3 Carta

Kerja
Aktiviti-Aktiviti PROSEDUR Jabatan/
Pejabat
Utama KERJA
6
4 Fungsi-Fungsi
Proses Kerja 5
Utama
Aktiviti-aktiviti Aktiviti-aktiviti
Jabatan/
Utama Bagi
Pejabat
Fungsi-fungsi
Utama 10
1. LATAR BELAKANG JABATAN

 MENCATATKAN SEJARAH
PENUBUHAN
 TUJUAN DAN MATLAMAT
DITUBUHKAN
 AKTA/PERUNDANGAN BERKAITAN

11
2. OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT

 KENYATAAN YANG HENDAK DICAPAI

 MENJELASKAN TUJUARAH JABATAN
 ASAS PENGURUSAN STRATEGIK
 ASAS PEMBENTUKAN OBJEKTIF

12
1. CARTA ORGANISASI
JABATAN/PEJABAT

 MENGGAMBARKAN STRUKTUR
YANG MENUNJUKKAN FUNGSI,
AKTIVITI DAN HIERARKI DI DALAM
SESEBUAH JABATAN.
 RANGKAKERJA DAN PANDUAN
UNTUK MENCAPAIKAN OBJEKTIF YANG
DITETAPKAN
 a.) AKTIVITI-AKTIVITI YANG
DIJALANKAN
OLEH JABATAN/PEJABAT
 b. ) RANTAIAN PERINTAH (CHAIN OF 13
CARTA ORGANISASI SEKOLAH
MENENGAH PENGETUA

Pen. Kanan I Pen. Kanan 2 Pen.y. Petang Pen. Kanan 3

Ketua Pembantu Tadbir

Kaunselor
P. Makmal P.Makmal P. Asrama
PAR

PT PT

PTR PTR
PAR
14
 CARTA FUNGSI SEKOLAH
MENENGAH
PENGETUA

P’biran, P’khid KOKU

HEM
& Kew.

P’ngurusan Kewangan Perjawatan Hal Ehwal Asrama Disiplin

Pejabat Murid
15
4. FUNGSI UTAMA
JABATAN/PEJABAT
 TUGAS - TUGAS UTAMA YANG
DIJALANKAN BAGI MEMBOLEHKAN
JABATAN / PEJABAT MENCAPAI
OBJEKTIF PENUBUHANNYA.

 KEGIATAN KHUSUS UNTUK

JABATAN ITU SAHAJA ATAU
‘COMMON ACTIVITY’.

16
1. AKTIVITI-AKTIVITI
BAGI
SETIAP FUNGSI
 UTAMA
AKTIVITI IALAH PERKARA YANG
DIJALANKAN DI BAWAH FUNGSI
UTAMA.
 PELAKSANAAN SESUATU
AKTIVITI MELIBATKAN TENAGA
MANUSIA,PERALATAN, BAHAN,
MASA DAN KOS.

17
 CONTOH:

 JABATAN : SEKOLAH MENENGAH

 FUNGSI UTAMA : PENTADBIRAN,
PERKHIDMATAN &

KEWANGAN
 AKTIVITI : PENGURUSAN
PENTADBIRAN &
PEROLEHAN

18
 CONTOH AKTIVITI 1

:PERKHIDMATAN
FUNGSI UTAMA
AKTIVITI :URUSAN PENGISIAN JAWATAN
:URUSAN PENGESAHAN
:URUSAN KEMASUKAN DALAM
JAWATAN BERPENCEN
:URUSAN PENANGGUNGAN KERJA

19
 CONTOH AKTIVITI 2

Fungsi Aktiviti
Pengurusan :Bayaran
Kewangan Gaji dan Elaun
:Pengurusan Stor
:Buku Vot dll.

20
6. PROSES KERJA MPK
Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang
perlu diambil secara berturutan mengikut
peraturan yang ditetapkan bagi
melaksanakan sesuatu aktiviti.

Setiap aktiviti mesti disediakan proses kerja.

Maklumat yang perlu ada dalam format
proses kerja ini ialah jawatan dan proses.
JAWATAN PROSES
Aktiviti : Contoh Format Proses Kerja
MPK

21
MENYEDIAKAN PROSES KERJA
MPK

 Semak senarai aktiviti bagi

mengenalpasti jenis-jenis aktiviti yang
memerlukan penyediaan proses kerja.
 Sediakan urutan tindakan untuk
melaksanakan aktiviti tersebut.
 Mula dengan perkataan ‘perbuatan’
bagi menyenaraikan setiap proses.
 Senaraikan jawatan pegawai yang perlu
mengambil langkah ke atas langkah-
langkah yang berkenaan.

22
7. SIMBOL-SIMBOL CARTA ALIRAN
Tindakan (Langkah)

Aliran

Pilihan/Keputusan

Tindakan Serentak

Penyambung 23
 CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN
DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN

Mula

Pembantu Tadbir Pastikan syarat-syarat pengesahan

Semak
Tidak Lengkap Telah dipatuhi

Rujuk untuk Perakuan Ketua Jabatan

Urusan
Perlanjutan
Diperakukan

Pembantu Tadbir Sediakan Kenyataan Perkhidmatan

Kenyataan Lulus Peperiksaan
Perakuan pengesahan dlm jawatan
Dan borang Opsyen/KWSP
Hantar ke SPP melalui JPN
Pembantu Tadbir Dapatkan Tandatangan Pengetua

Sambung 24
 Serah kepada Pembantu Tadbir
Pengetua
Untuk dihantar ke SPP melalui JPN

Pengetua Terima kelulusan

Pembantu Tadbir Sedia Kew 8 dan hantar ke JPN

Pengetua
Terima Kew 8 yang telah diluluskan

Pembantu Tadbir Memberhentikan KWSP melalui

Payroll jika memilih Skim Berpencen

Tamat

25
 8. SENARAI BORANG-
BORANG
YANG DIGUNAKAN

 Senaraikan borang-borang
yang digunakan bagi
keseluruhan Jabatan/Pejabat

26
 FM
 Apa itu FM ?

27
 FAIL MEJA (FM)
 Dokumen rujukan peringkat
individu berasaskan tugas
dan tanggungjawab individu
 Satu FM bagi satu jawatan
 Mengandungi maklumat /
panduan untuk
mengendalikan tugas yang
ditetapkan bagi satu-satu
jawatan 28
 KANDUNGAN FM
Objektif
Jabatan/Pejabat
Senarai Tugas Objektif
1 1 2 Bahagian/Unit
Harian
4 Carta Organisasi
Norma Kerja 13
3 Jabatan/Pejabat
Senarai
Borang-borang Carta Organisasi
12 4
Yang Digunakan Kedudukan Pegawai
Senarai FAIL MEJA
Jawatankuasa
11
5 Senarai Tugas/
Yang Dianggotai Kuasa dan Hubungan
Senarai
Undang-Undang 10 6 Peraturan-Peraturan
Peraturan Pentadbiran

Senarai Semak/ 9 8 7 Proses Kerja

Checklist
Carta Aliran
29
Kerja
1. OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT

OBJEKTIF JABATAN DI DALAM

FAIL MEJA SAMA
DENGAN OBJEKTIF DI MPK

30
2. OBJEKTIF
BAHAGIAN/UNIT

 PECAHAN KEPADA OBJEKTIF

JABATAN/PEJABAT DALAM BENTUK
OBJEKTIF JANGKA PENDEK YANG
PERLU
DICAPAI OLEH BAHAGIAN/UNIT.
• SETIAP AKTIVITI HARUSLAH
MENYUMBANG KE ARAH
PENCAPAIAN OBJEKTIF JABATAN /
PEJABAT PADA KESELURUHANNYA.
31
 SAMBUNGAN-Objektif Bahagian/Unit

3.TEPAT,JELAS,BOLEH DICAPAI DAN

BOLEH DIUKUR SUPAYA PIHAK
PENGURUSAN BOLEH MEMBUAT
KEPUTUSAN DAN PENILAIAN
KEMAJUAN DENGAN BERKESAN
BERASASKAN OBJEKTIF-OBJEKTIF
YANG DITETAPKAN.

32
SAMBUNGAN-Objektif Bahagian/Unit

 MENETAPKAN KEUTAMAAN-
KEUTAMAAN JANGKA PANJANG
BAHAGIAN/UNIT

 MEMBOLEHKAN SESEORANG
PENGURUS MENILAI
KEBERKESANAN SESUATU
RANCANGAN SUPAYA IA DAPAT
DIUBAH JIKA PERLU
33
SAMBUNGAN-Objektif Bahagian/Unit

 MERUPAKAN MEKANISMA
PENYELARASAN ANTARA
PENYELIA-PENYELIA DAN
STAF

34
1. CARTA ORGANISASI
JABATAN/SEKOLAH
 CARTA ORGANISASI
JABATAN/SEKOLAH UNTUK FM
ADALAH SAMA DENGAN
CARTA YANG DISEDIAKAN
DALAM MPK

35
 1. CARTA ORGANISASI
BAHAGIAN/UNIT
 DI DALAM FM, HANYA CARTA
BAHAGIAN/UNIT YANG
BERKAITAN DENGAN
INDIVIDU SAHAJA PERLU
DISEDIAKAN.

 KEDUDUKAN INDIVIDU PERLU

DITANDAKAN DALAM CARTA
ORGANISASI BAHAGIAN/UNIT 36
CONTOH-CARTA ORGANISASI
BAHAGIAN/UNIT
PENGETUA

Ketua Pembantu Tadbir

P. Makmal P.Makmal P. Asrama

PAR

PT PT

PTR PTR
PAR

37
 1. SENARAI TUGAS/KUASA
DAN
HUBUNGAN

 SENARAI TUGAS IALAH SENARAI

YANG MENJELASKAN DENGAN
TEPAT DAN TERPERINCI MENGENAI
TUGAS, TANGGUNGJAWAB DAN
KUASA SESEORANG PEGAWAI
UNTUK MENJALANKAN TUGAS-
TUGASNYA.
38
SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan

 MENJELASKAN KEPADA
PEMEGANG JAWATAN
MENGENAI TUGAS,
TANGGUNGJAWAB,
PENGETAHUAN ATAU
KEMAHIRAN YANG
DIPERLUKAN
39
SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan

 MENENTUKAN KUASA YANG

DIBERIKAN KEPADA
SESEORANG PEGAWAI PERLU
.
DIMAKLUMKAN.

 MEMUDAHKAN SESEORANG
PEGAWAI BERTINDAK ATAU
MEMBUAT KEPUTUSAN
MENGIKUT HAD YANG
40
SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan

 HUBUNGAN KERJA PEGAWAI

DENGAN PEGAWAI LAIN PERLU
DIKETAHUI UNTUK MEMBANTU
PEGAWAI MENYELASAIKAN
SESUATU TUGAS.

41
 SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan

 SETIAP PEGAWAI MENGETAHUI HAD-

HAD KUASA YANG DIPERUNTUKKAN;
DAN

 MENJELASKAN HUBUNGAN DI ANTARA

SESEORANG PEGAWAI DENGAN
PEGAWAI LAIN SAMA ADA DI DALAM
JABATAN/ PEJABAT ATAU DENGAN
PEGAWAI-PEGAWAI DI
JABATAN/PEJABAT YANG LAIN. 42
1. PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN BAGI
SETIAP AKTIVITI

 TIAP-TIAP AKTIVITI MEMPUNYAI

BEBERAPA PERATURAN PENTADBIRAN
YANG HARUS DIKETAHUI OLEH
PEGAWAI - PEGAWAI SESEBUAH
JABATAN/PEJABAT.

 MESTI DIPATUHI DALAM MENJALANKAN

SESUATU AKTIVITI 43
1. PROSES KERJA
BAGI AKTIVITI-AKTIVITI
YANG BERKAITAN DENGAN
PEGAWAI

 SENARAI JAWATAN PEGAWAI YANG

MELULUSKAN TINDAKAN DAN
SENARAI UNDANG-UNDANG DAN
PERATURAN YANG BERKAITAN PERLU
DISERTAKAN DALAM PROSES KERJA.

44
 BAGAIMANAKAH
PENYEDIAAN PROSES
KERJA?

45
PENYEDIAAN PROSES
KERJA

 SEMAK SENARAI TUGAS BAGI

MENGENALPASTI JENIS-JENIS
KERJA YANG MEMERLUKAN
PENYEDIAAN PROSES KERJA

 SEDIAKAN TURUTAN TINDAKAN

MENGENAI KERJA TERSEBUT

46
 SAMBUNGAN-Penyediaan Proses Kerja

 MULAKAN DENGAN PERKATAAN

‘PERBUATAN’ BAGI
MENYENARAIKAN SETIAP PROSES
 SENARAIKAN PEGAWAI YANG
PERLU DIRUJUK
 SENARAIKAN UNDANG-UNDANG
DAN PERATURAN YANG
BERKAITAN DENGAN TUGAS
BERKENAAN. 47
 8. CARTA ALIRAN
KERJA

 LANGKAH-LANGKAH DIDALAM
AKTIVITI YANG MELIBATKAN
PEGAWAI PERLU DITANDAKAN
AGAR PEGAWAI DAPAT
DIMAKLUMKAN MENGENAI
TANGGUNGJAWAB DAN
PERANAANNYA DALAM
MENYELASAIKAN SESUATU
AKTIVITI.
48
9. SENARAI SEMAK/CHECKLIST

 SATU ALAT PERANCANGAN DAN

KAWALAN KERJA YANG RINGKAS DAN
TEPAT MENGENAI TINDAKAN-
TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL
DALAM MENGENDALIKAN SESUATU
AKTIVITI.

 BOLEH BERBENTUK RANGKAIKATA,

SOALAN DAN JAWAPAN ATAUPUN
PERNYATAAN PERINGATAN YANG
DIPERLUKAN MENGIKUT
JENIS/BIDANG AKTIVITI YANG 49
KEPERLUAN CHECKLIST:
 MEMBERI PERINGATAN DAN
SEMAKAN KE ATAS TINDAKAN
YANG PERLU DIAMBIL DALAM
MELAKSANAKAN SESUATU AKTIVITI
HARIAN
 MENGELAKKAN BERLAKUNYA
KECUAIAN,LUPA,KESILAPAN DAN
PERTINDIHAN KERJA
50
SAMBUNGAN-Keperluan Chekcklist

 MENJADI ASAS KEPADA

KAWALAN KESELAMATAN
TERUTAMA YANG MELIBATKAN
AKTIVITI TEKNIKAL SEPERTI
JADUAL PERJALANAN UDARA
DAN LAUT,PROSESAN ALATAN
DALAM ‘ASSEMBLY LINE’ DAN
PANGKALAN KUALITI

51
1. SENARAI UNDANG-
UNDANG
DAN PERATURAN

 ADALAH PETIKAN KECIL DARIPADA

ARAHAN-ARAHAN RASMI YANG
PERLU DIRUJUK OLEH SESEORANG
PEGAWAI.
 HANYA ARAHAN-ARAHAN YANG
MASIH DIGUNAKAN SAHAJA YANG
PERLU DIKANDUNGKAN DALAM FM.
52
 KEPERLUAN :
 MENJADI RUJUKAN ASAS YANG
MEMBOLEHKAN SESUATU AKTIVITI ITU
DILAKSANAKAN DENGAN SAH
 MENJIMATKAN MASA MENGESAN SEMULA
ARAHAN-ARAHAN YANG DIPERLUKAN,
 MEMUDAHKAN STAF LAIN MEMBUAT
RUJUKAN APABILA DIPERLUKAN

53
CARA MENYEDIAKAN:
 KUMPULKAN SEMUA PERUNDANGAN
DAN PERATURAN YANG ADA KAITAN
LANGSUNG DENGAN TUGAS JAWATAN
BERKENAAN
 PEKELILING AM, PEKELILING
PERBANDAHARAAN,PERINTAH AM,
AKTA-AKTA TERTENTU, PERATURAN
PEJABAT,ARAHAN DAN LAIN-LAIN
DISIMPAN DI BILIK FAIL .

54
1. SENARAI
JAWATANKUASA
YANG DI ANGGOTAI

 SEMUA JAWATANKUASA YANG

DIANGGOTAI OLEH PEGAWAI
BERKENAAN
 JAWATANKUASA ITU HENDAKLAH
SEKURANG-KURANGNYA WUJUD
UNTUK TEMPOH 6 BULAN

55
SAMBUNGAN-Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

 MEMBOLEHKANNYA MEMBUAT PERSEDIAAN

DAN PERANCANGAN AWAL SEBELUM HADIR
KE MESYUARAT JAWATANKUASA-
JAWATANKUASA TERSEBUT
 MEMBOLEHKAN PEGAWAI BARU YANG
MENGAMBILALIH TUGAS MENGETAHUI
JAWATANKUASA YANG PERLU
DIANGGOTAINYA

56
 1. SENARAI BORANG YANG
DIGUNAKAN BERKAITAN
DENGAN TUGAS
PEGAWAI

 MEMBANTU PEGAWAI BERKENAAN

MENGETAHUI BORANG-BORANG
YANG BERKAITAN DENGAN
TUGASNYA.

57
 13. NORMA KERJA

 IALAH JANGKAMASA ATAU LAIN-

LAIN PENGUKURAN PRESTASI
YANG TELAH DITETAPKAN BAGI
MENYIAPKAN SESUATU KERJA

 BOLEH JADI PANDUAN

58
14. SENARAI TUGAS
HARIAN

 FORMAT BAGI MENGINGATI DAN

MERANCANG AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA
YANG PERLU DILAKSANAKAN DI ATAS
MEJA SUPAYA MUDAH DIRUJUK
 MEMUDAHKAN PEGAWAI MERANCANG
KERJA ATAU MENGAMBIL TINDAKAN-
TINDAKAN PENTING LEBIH AWAL
 MENGAMALKAN PENGURUSAN MASA
YANG CEKAP DAN BERKESAN

59
 CONTOH-
CONTOH
PROSES KERJA

60
 PROSES KERJA MENGURUSKAN PENGESAHAN DALAM
JAWATAN DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN (FM)
BAHAGIAN: PENTADBIRAN
JAWATAN: PEMBANTU TADBIR PENTADBIRAN

PEGAWAI SEKSYEN
BIL PROSES KERJA YANG UNDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG/
DIRUJUK PERATURAN

1. Semak buku daftar pegawai/

kakitangan yang akan disahkan
dalam jawatan

2. Semak fail peribadi dan buku rekod

perkhidmatan pegawai dan
pastikan telah memenuhi syarat
untuk pengesahan dalam
perkhidmatan
61
BIL PROSES KERJA PEGAWAI SEKSYEN
YANG UNDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG/
DIRUJUK PERATURAN

3. Rujuk fail/pegawai yang layak untuk Ketua Jabatan

perakuan Ketua Jabatan (Pengetua)

4. Sediakan Borang Perakuan, Ketua Jabatan Perintah Am

Kenyataan Perkhidmatan dan (Pengetua) Bab A
Kenyataan lulus peperiksaan dan Perkara 36
kemukakan kepada Ketua Jabatan
untuk Perakuan dan tandatangan.

Kemukakan borang opsyen Pegawai

samada memilih skim berkenaan
KWSP/pencen kepada pegawai
pegawai berkenaan
62
BIL PROSES KERJA PEGAWAI SEKSYEN
YANG UNDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG/
DIRUJUK PERATURAN
5. Kemukakan dokumen yang lengkap
kepada SPP melalui JPN

6. Terima surat pengesahan.. Ketua Jabatan

Sediakan penyata perubahan (Pengetua)
Kew 8 mengenai pengesahan
dalam jawatan dan dapatkan
tandatangan Pegawai yang diberi
kuasa.

63
 PROSES KERJA PEGAWAI SEKSYEN
YANG UNDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG/
DIRUJUK PERATURAN

7. Kemukakan penyata perubahan

Kew 8 yang telah ditandatangani ke
JPN.

8. Rekodkan pengesahan jawatan Pembantu

dalam BRP dan edarkan surat asal Tadbir
kepada pegawai

64
 PERATURAN
PENTADBIRAN(CONTOH
)
Urusan Pengesahan Dalam Jawatan

a. Pengesahan jawatan di dalam

jawatan perkhidmatan awam
mengambil masa di antara 1 - 3
tahun dari tarikh mula berkhidmat.
Keadaan ini boleh berlaku sekiranya
seorang staf telah memenuhi syarat-
syarat yang ditetapkan dalam skim
perkhidmatannya. 65
b. Semua urusan mengesahkan
seseorang pegawai dalam
jawatanya hendaklah disertai
dengan surat perakuan ketua
jabatan
c.Seseorang pegawai yang tidak
disahkan selepas tempoh
percubaannya, tidak layak
menerima anjakan gaji sehingga
66
a. Pada amnya, lanjutan tempoh
percubaan
seseorang pegawai diperlukan dalam
keadaan dimana pegawai tidak lulus
semua peperiksaan yang disyaratkan
dalam tempoh percubaannya dan
tidak lulus kursus induksi.
a.Permohonan lanjutan tempoh percubaan
hendaklah dibuat kepada pihak berkuasa
melantikan melalui Ketua Perkhidmatan
dengan sokongan Ketua Jabatan.

67
f. Adalah menjadi tanggungjawab
Ketua Jabatan untuk
mengemukakan perakuan kepada
pihak berkuasa lantikan melalui
Ketua Perkhidmatan tentang
perlanjutan tempoh percubaan 3
bulan sebelum tamat tempoh
percubaan pegawai itu.

68
 CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN
DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN

Mula

Semak Pastikan syarat-syarat pengesahan

Tidak Lengkap Telah dipatuhi
Urusan
Perlanjutan
Rujuk untuk Perakuan Ketua Jabatan

Diperakukan

Sediakan Kenyataan Perkhidmatan

Kenyataan Lulus Peperiksaan
Perakuan pengesahan dlm jawatan
Dan borang Opsyen/KWSP
Hantar ke SPP melalui JPN
Dapatkan Tandatangan Pengetua

69
Sambung
Serah kepada Pembantu Tadbir
Untuk dihantar ke SPP melalui JPN

Terima kelulusan

Sedia Kew 8 dan hantar ke JPN

Terima Kew 8 yang telah diluluskan

Memberhentikan KWSP melalui

Payroll jika memilih Skim Berpencen

Tamat
70
 Senarai Semak Semasa Proses Kerja
PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN
PEMBERIAN TARAF BERPENCEN

Bil Tindakan Tandakan Catatan

A. Semakan Rekod Maklumat Staf:

1. Daftar pegawai yang layak

2. Semak fail peribadi pegawai berkenaan

3. Telah memenuhi syarat perkhidmatan

4. Kemukakan kepada Ketua Jabatan

71
 SAMBUNGAN - Senarai Semak Semasa Proses Kerja
PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN KEMASUKAN KE
JAWATAN BERPENCEN

Bil Tindakan Tandakan Catatan

5. Sediakan borang-borang berkaitan dan

minta pegawai tandatangan borang opsyen

6. Kemukakan sokongan yang telah

disempurnakan kepada Ketua Jabatan
untuk sokongan & tandatangan

7. Sediakan surat iringan dan hantar ke

PPD/PPB/JPN

8. Failkan sesalinan surat dan dokumen

ke fail peribadi pegawai berkenaan
72
SAMBUNGAN - Senarai Semak Semasa Proses Kerja PENGESAHAN
DALAM PERKHIDMATAN DAN KEMASUKAN KE JAWATAN BERPENCEN

Bil Tindakan Tandakan Catatan

9. Terima surat pengesahan jawatan dari SPP

sesalinan serah kepada pegawai berkenaan

10. Sediakan kew. 8 dalam 6 salinan dan

dapatkan tandatangan Guru Besar/Pengetua

11. Hantar ke PPD/PPB/JPN untuk kelulusan

12. Terima kew. 8 yang telah diluluskan oleh

PPD/PPB/JPN
13. Sediakan SG 20 dan hantar ke JAN untuk
berhentikan potongan KWSP
73
CARTA ALIRAN
PENYEDIAAN BAYARAN GAJI MELELUI SISITEM PAYROLL

Mula
Terima Kew8/surat arahan
Yang perlu dibuat perubahan

Taipkan kew 320 – 2 salinan

Perlu diisi ruangan yang berkenaan shj

Buat semakan dengan

PAYROLL MASTER LISTING
Kepilkan bersama dokumen sokongan
Yang telah disahkan
Susun lembaran gaji mengikut No. Gaji

Sambung

74
Copkan nama pegawai yang akan
tandatangan Kew 8

Semak serta tandatangan kew 8

Asingkan:- salinan asal ke JAN

- salinan kedua difailkan
Rekod dalam buku despatch

Tamat

75
 Proses Kerja Penyediaan Bayaran gaji
Melalui Sistem Payroll
Bil Tindakan Proses Kerja Sessi Undang -
Pegawai Undang dan
Peraturan
1 Pembantu Menghantar Lembaran gaji Mengikut
Tadbir (Payroll) Kew.320 mengikut Pekeliling dan
(Kew) jadual yang telah ditetapkan Peraturan yang
oleh Perbendaharaan. ditetapkan oleh
2 JAN
Taipkan Kew, 320
sebanyak 2 salinan
3
Penuhkan butiran
berkenaan sahaja.

76
SAMBUNGAN - Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui
Payroll

Bil Tindakan Proses Kerja Sessi Undang -

Pegawai Undang dan
Peraturan
4 Pembantu Untuk mengisi borang Kew. Mengikut
Tadbir 320 hendaklah Pekeliling dan
(Kew) berpandukan kepada surat Peraturan yang
Pek. Akauntan Negara Bil. ditetapkan oleh
3 Tahun 1993. JAN
5
Setiap perubahan yang
dibuat perlu di sertakan
dengan dokumen-dokumen
yang berkaitan.

77
SAMBUNGAN - Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui
Payroll

Bil Tindakan Proses Kerja Sessi Undang -

Pegawai Undang dan
Peraturan
6 Pembantu Setiap lembaran gaji perlu Mengikut
Tadbir disertakan dengan Pekeliling dan
(Kew) dokumen-dokumen yang Peraturan yang
berkaitan. ditetapkan oleh
JAN
7 Setiap lembaran gaji perlu
disusun mengikut nombor
gaji (menaik) dan berikan
nombor bilangannya.

78
 SAMBUNGAN - Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui
Payroll

Bil Tindakan Proses Kerja Sessi Undang -

Pegawai Undang dan
Peraturan
7 Pembantu Copkan nama pegawai Mengikut
Tadbir diruangan “Disediakan oleh” Pekeliling dan
(Kew) dan “Disahkan oleh” serta Peraturan yang
tarikh untuk ditandatangan. ditetapkan oleh
JAN
Buat semakan berpandukan
8
:- PAYROLL MASTER
LISTING.

79
 SAMBUNGAN - Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui
Payroll

Bil Tindakan Proses Kerja Sessi Undang -

Pegawai Undang dan
Peraturan
9 Pembantu Hantarkan untuk Mengikut
Tadbir tandatangan Pengetua dan Pekeliling dan
(Kew) asingkan Salinan Asal untuk Peraturan yang
di hantar ke JAN dan salinan ditetapkan oleh
kedua di failkan. JAN

10 Rekod kedalam Buku

Despath.

80
 Senarai Semak Penyediaan Bayaran Gaji
Melalui Sistem Payroll
Bil Tindakan Tandakan Catat

1. Terima Penyata Perubahan (Kew.8) atau

Surat Arahan yang perlu untuk dibuat perubahan

2. Taip Kew. 320 sebanyak 3 salinan

3. Penuhkan butiran yang berkenaan

4. Semak dengan payroll

5 Terima Penyata Perubahan (Kew.8) atau Surat

Arahan yang perlu untuk dibuat perubahan.
6. Taip Kew. 320 sebanyak 3 salinan
7. Penuhkan butiran yang berkenaan

81
 NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG DIJALANKAN
OLEH PEMBANTU TADBIR PERKHIDMATAN
Bil Jenis Kerja Masa Jumlah Unit
Yang Yang Boleh
Diambil Dijalankan
Dlm Seminggu

1. Mengurus perlantikan 115 minit 17 unit

2. Mengurus pengesahan dalam jawatan 151 minit 13 unit

3. Mengurus kemasukan ke dalam 195 minit 10 unit

jawatan berpencen.

8. Mengurus kenaikan pangkat 95 minit 21 unit

5. Penyediaan penyata bulanan/suku 155 minit 16 unit

tahunan.

6. Mengurus pertukaran pegawai 185 minit 11 unit

82
 SENARAI TUGAS HARIAN

• Perancangan Senarai Aktiviti

Harian / Minggu / Bulan
• Sebagai senarai semak tugas harian
• Kemudahan mengambil tindakan
susulan
• Dikemaskini dan direkod setiap hari
83
 RAJAH- SENARAI TUGAS HARIAN
NAMA:
JAWATAN:
TARIKH:

BIL TUGAS SAYA HARI INI CATATAN

84
SENARAI TUGAS,KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI
LAIN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
JAWATAN: PEMBANTU TADBIR

Tugas Pegawai Tugas dan Kuasa Yang Tugas Pegawai-

Atasan Yang Tanggungjawab Diberi Pegawai Lain
Yang Ada Hubungan
Serta Jenis Hubungan

Pengetua Menguruskan JPN merekodkan

Meluluskan permohonan dalam BRP
Cuti cuti k/tangan

P.Kanan/KPT
Menyokong
Permohonan
Cuti

P.Kanan/KPT Menguruskan 1.Menerima

Menandatangani Terimaan wang awam
Resit Bayaran 2.Menulis 85
Buku Resit
 BAHAN-B AHAN
RUJUKAN

PEKELILING KEMAJUAN
PERKHIDMATAN AWAM
BIL 8 TAHUN 1991

86
87
MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA
pembina modul dan penceramah
Bil Nama Penyedia Modul Alamat Pejabat No. Telefon

1. Pn Rokiah Hanim Hj Bujang SK Lereh, 76400 Tanjung 06-3154264

(Ketua Kumpulan) Keling, Melaka 012-279 6833
Fax: 06-3154919
2. Pn Hajjah Hasnah bt Ahmat SMK Yan, 04-4655 228
J alan Pegawai 012-4326984
06900 Yan, Kedah Fax:04-4659400
3. En. Zakaria bin Saad Kolej Sultan Abdul Hamid 04-733 2300
J ln Langgar, 05460 Alor 019-741 5112
Star, Kedah Fax:04-7305300
4. En. Zulkifli bin Ismail Politeknik Kota 09-620 4100 /
Kuala Terengganu 09-620 4111
J ln Sultan Ismail 012-985 1008
22100 K.Terengganu Fax:
5. Puan Noor Asmah bt Mohamed Politeknik Dungun 09-845 8820
Terengganu 012-955 0896
23000 Dungun, Trg. Fax:09-8458781
6. En. Maidin bin Hj Osman J ab. Pendidikan Sabah, 088-254 204
Tkt. 5 Wisma Persekutuan, 013-871 3194
Kota Kinabalu, Sabah. Fax:

88