Contoh.

PROPOSAL
BANTUAN KEUANGAN PEMERINTAH DESA
UNTUK SARANA PRASARANA KEARSIPAN

DESA……………..
KECAMATAN…………………..
KABUPATEN………………………………..

PEMERINTAH DESA……
KEC…….. KABUPATEN………..
TAHUN 2011

PEMERINTAH DESA …………………..

 KECAMATAN …………….. KABUPATEN ………
Jl. ……………Telp dan No.HP………………
Kode Pos…………..

Desa , ………… 2011

Kepada Yth:
Bapak Gubernur Jawa Tengah
u.p. Kepala Badan Arsip
Dan Perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah.
Jl.Dr.Setiabudi No.201C Srondol
Di
SEMARANG

SURAT PENGANTAR
Nomor : 045/…/ Kode Desa/ 2011

NO JENIS SURAT BANYAKNYA KETERANGAN

1 Proposal 1 bendel Disampaikan dengan

Bantuan hormat kepada Bapak
Keuangan Gubernur agar
untuk Sarpras mendapat perhatian
Kearsipan sebagaimana mestinya

Kepala Desa………

Cap

………………………….
 PEMERINTAH DESA …………………..
KECAMATAN ………………. KABUPATEN ……………
Jl. …………………Telp dan No.HP…………………
Kode Pos…………….

Desa, …….………….. 2011

Nomor : Kepada Yth:

Sifat : Bapak Gubernur Jawa Tengah
Lampiran : 1 Bendel Up. Kepala Badan Arsip Dan
Perihal : Pengajuan proposal Perpustakaan Provinsi Jawa
Untuk Sarpras Tengah
Kearsipan
di
SEMARANG

Disampaikan dengan hormat dalam rangka untuk meningkatkan

tertib administrasi kearsipan desa, kami bermaksud melaksanakan
penataan arsip Desa…………Kecamatan…………
Kabupaten…………….Sementara itu kami masih belum memiliki sarana
kearsipan sesuai standar kearsipan.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada Bapak
Gubernur Jawa Tengah untuk dapat mengabulkan permohonan kami
dengan pemberian bantuan keuangan pemerintah desa …….,
kecamatan,…….., kabupaten …… sebesar Rp. 2.000.000,- (dua juta
rupiah) untuk pembelian Sarpras Kearsipan, sebagaimana proposal
terlampir.
 Demikian Untuk menjadikan periksa dan atas terkabulnya
permohonan kami sampaikan terima kasih.

Kepala Desa …………….

Cap

……………………

Mengetahui,

Bupati…………………. Camat …………

Up. Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan
Kabuapten………………
Cap Cap

……………………………. …………………………..

Tembusan disampaikan Kepada Yth. :

1. Bupati………………..
2. Camat………………..
3. Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Kab………..
4. Arsip
 PEMERINTAH DESA …………..
KECAMATAN ……………. KABUPATEN
……………
Jl. ……………………Telp.No. HP.
………………
Kode Pos………………

PROPOSAL BANTUAN SARANA PRASARANA KEARSIPAN

NAMA PROYEK : BANTUAN SARANA PRASARANA

KEARSIPAN
ALAMAT : DESA…………..KECAMATAN………
KABUPATEN ………………………….

A. LATAR BELAKANG
Arsip sebagai bukti otentik penyelenggaraan pemerintah
dan juga bukti kegiatan suatu organisasi perlu dilakukan
penataan administrasinya dengan baik. Sedangkan kondisi
saat ini arsip yang tercipta di desa…
Kecamatan….Kabupaten ……… volumenya sudah
meningkat dan belum dilaksanakan pengelolaan sehingga
masih dalam keadaan kacau dan perlu dilaksanakan
penataan arsip.
Sehubungan dengan hal tersebut, diperlukan penataan arsip
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
B. MAKSUD
Adanya sarana prasarana kearsipan untuk pengelolaan
administrasi penyelenggaraan pemerintah desabidang
kearsipan diharapkan semua arsip dapat tertata, tersimpan
 dan terselamatkan sehingga dapat ditemukan kembali
apabila diperlkan.
C. TUJUAN
1. Peningkatan tertib administrasi penyelenggaraan
pemerintah desa bidang kearsipan
2. Penyelamatan Arsip bernilai guna
D. LOKASI
Desa……………Kecamatan…………Kabupaten …………….
E. BIAYA
RAB terlampir
F. WAKTU PELAKSANAAN
Tahun Anggaran 2011
G. PENUTUP
Demikian proposal ini kami buat untuk mendapatkan
perhatian dan tanggapan sebagaimana mestinya dan atas
perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Camat …………… Kepala Desa …………….

Cap Cap

………………………………. ……………………

Mengetahui,
KEPALA KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
KABUPATEN……………….

Cap
……………………………
Pangkat / Gol.
NIP………………………………….
 PEMERINTAH DESA …………………..
KECAMATAN ………………. KABUPATEN ……………
Jl. ………………Telp. No.HP………………………
Kode Pos………………..

RENCANA ANGGARAN DAN BIAYA ( RAB )

NO URAIAN
VOLUME HARGA JUMLAH
SATUAN
(RP)
1. Filling Cabinet

2. Boks arsip

3. Kartu Kendali

4. Folder/ Map
Gantung

5. Sekat I,II, III untuk

penataan berkas

Jumlah Biaya

Terbilang
Kepala Desa…………… Camat……………

Cap Cap
………………………………. ……………………

Mengetahui,
KEPALA KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
KABUPATEN……………….
Cap
……………………………
Pangkat / Gol.
NIP……..…..…
Contoh Kwintansi Penerima Bantuan
 NO. :…………………..

Telah terima dari : Pemerintah Provinsi Jawa Tengah

Uang sejumlah : Dua Juta Rupiah

Untuk Pembayaran : Bantuan Keuangan Sarana Prasarana

Pemerintah Desa......... Kecamatan.......
Kabupaten................

Kabupaten......., Bulan....... Tahun 2011.

Kepala Desa, Bendahara,

Rp. : 2.000.000,- Cap
Ttd Desa Ttd
Nama Nama