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Cuáles son los documentos mínimos que debe contener una Historia Laboral

Cuáles son los documentos mínimos que debe contener una Historia Laboral

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¿Cuáles son las Especificaciones técnicas para carpetas y cajas de archivo?
Publicado el día 13 de octubre de 2009
Para conocer los materiales que se deben usar para las unidades de almacenamiento y engeneral los relacionados con la conservación de los archivos, el AGN indica remitirse a la normaNTC 5397:2005 ³Materiales para documentos de archivo con soporte papel.Características de calidad´ (esta norma incluye diseños).El AGN aconseja almacenar los documentos en carpetas de cartulina desacidificada (paradocumentos históricos) o de material neutro ± tipo propalcote - (para archivos de gestión) decuatro aletas y éstas dentro de cajas, donde tanto unas como otras, estarán debidamenteidentificadasCuál es el tiempo de retención establecido para las Historias Laborales?
Publicado el día 13 de octubre de 2009
Aunque no existe norma que específicamente determine el tiempo de conservación de la HistoriaLaboral si existe normatividad constitucional y legal vigente, en torno al archivo y conservaciónde la información laboral de los trabajadores. Dentro de la normatividad legal está el CódigoSustantivo del Trabajo, que señala en el artículo 39 el valor probatorio que tiene el contrato detrabajo, en el artículo 42 la certificación del contrato, en el artículo 151 las autorizacionesespeciales por escrito.El artículo 264 del mismo CST, hace referencia a los Archivos de las empresas, señalando: ³Lasempresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos quepermitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salariosdevengados´. (negrillas y subrayado nuestro)Ahora bien, el Archivo General de la Nación ha aprobado Tablas de Retención Documental conun tiempo de retención para las Historias Laborales entre 80 y 100 años, el cual empieza acontarse a partir del retiro del funcionario y/o trabajador.En nuestra publicación Archivos de Historias Laborales - MEMORIAS, Seminario SistemaNacional de Archivos-2001, el doctor Hernán Oswaldo Parada Arias, funcionario del ArchivoGeneral de la Nación en su ponencia dijo: («) ³la práctica nos ha mostrado que el tiempomínimo para la conservación de historias laborales en el archivo central debe oscilar entre 80 y100 años. Tiempo en el cual, la historia laboral es susceptible de consulta por el propio exfuncionario o sus herederos.´ («). De esta manera, la historia laboral se convierte en el garantedel reconocimiento del derecho adquirido por el ex funcionario y sus herederos.¿La actualización de las Tablas de Retención Documental se debe hacer por procesos yprocedimientos conforme a los establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad?
Publicado el día 13 de octubre de 2009
En primer lugar, el Acuerdo 039 de 2002 sigue vigente en toda su extensión, de tal suerte que lasdependencias de la entidad deben seguir organizando sus documentos de acuerdo con las TRDde cada oficina.Ahora bien, si en la entidad han realizado cambios estructurales, fusiones y/o supresión defunciones o de oficinas y han cambiado algunos trámites administrativos que conllevenmodificaciones en la conformación de las series, la entidad debe actualizar las TRD atendiendoesos cambios, sin que esto conlleve modificaciones metodológicas en cuanto a la base teóricaque soporta las TRD, ya que los documentos siempre son producidos por las oficinas en elejercicio de sus funciones y las TRD se basan en éstas.
 
De otra parte, es importante recalcar que las funciones señalan que se debe hacer y losprocedimientos describen como se debe hacer, indicando actividades y determinandoresponsables, en tanto que los procesos evidencian la interrelación de quienes intervienen entodo el trámite en consecuencia, las TRD no pueden desaparecer en aras de formar parte de losregistros y documentos del Sistema de Gestión de Calidad, porque las TRD forman parte delProceso de Gestión Documental que es transversal a los demás procesos de la entidad¿Se deben elaborar las Tablas de Retención por procesos?
Publicado el día 13 de octubre de 2009
No, la metodología para la elaboración y evaluación de las TRD no ha cambiado y por lo tanto elAcuerdo 39 de 2002 sigue vigente.Cabe anotar, que ³funciones´, ³estructura organizacional´ y ³procesos´ son términos que no seoponen antes bien son elementos o requisitos que están interrelacionados tanto en MECI comoen la Norma de Gestión de Calidad y en el Programa de Gestión Documental.Las Tablas de Retención como parte integrante de la gestión documental tiene su propiametodología, técnicas e instrumentos de esta manera, las TRD están de tal maneraestructuradas en concordancia con la norma de normas para archivos, la Ley 594 de 2000 que lamisma NTCGP 1000: 2004 remite en más de una ocasión a la Ley General de Archivos.Aclaración sobre el uso de las carpetas de cuatro aletas o solapas laterales para elalmacenamiento de los documentos de archivo
Publicado el día 13 de octubre de 2009
Según la NTC 5397:2005 ³Materiales para documentos de archivo con soporte en papel.Características de calidad´, las carpetas tienen como función almacenar los folios sueltos decualquier formato. Éstas son las unidades que están en contacto directo y permanente con ladocumentación. Debido a esto el diseño de las carpetas debe ser acorde con el volumen y elformato de los documentos.Las carpetas que pueden ser usadas son de dos tipos: Las que son plegadas por la mitad o lasque tienen sus bordes laterales cerradas con solapas. Lo importante en el uso de estas carpetases que no se deben usar unidades de almacenamiento que impliquen perforar los documentos yel contacto con material metálico como el de los ganchos. Al perforar los documentos puedeperderse información si éstos no cuentan con el suficiente margen, cuando se almacenandemasiados documentos se crean deformaciones y el uso de material metálico causaabrasiones y manchas de oxidación.Como se anotó anteriormente, para evitar el daño de los documentos éstos no se deben perforar salvo casos excepcionales. Estos casos deberán ser determinados por el Comité de Archivo decada entidad o institución. Los documentos que sean objeto de esa decisión, estarán más quetodo referidos a los archivos de gestión, o sea, aquellos que se usan y manipulanconstantemente por motivos de trámites y que no van a tener una conservación permanente.Estas consideraciones se deberán consignar en un Acta celebrada en el Comité de Archivodonde se justifique la decisión.Dependiendo de los tiempos de retención y la disposición final de los documentos según laTabla de Retención Documental de su Institución, le sugerimos usar materiales de alta calidad ydiseños de carpetas de solapas laterales para la documentación de conservación total o de altostiempos de retención. El uso de las carpetas cafés plegadas por la mitad puede ser usada paralos documentos que serán objeto de eliminación a corto plazo.

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