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Asistente Administrativo Financiero

Asistente Administrativo Financiero

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CONVOCATORIAASISTENTE ADMINISTRATIVA FINANCIERA Y DE PROYECTOS
Descripción de PCS:
La Consejería en Proyectos (PCS por sus signas en inglés) es una organización no gubernamentalinternacional de acompañamiento e incidencia arraigada en América Latina que cuya misión escontribuir a la construcción de ciudadanías y la profundización de la democracia, movilizando recursos,produciendo pensamiento crítico, generando espacios de articulación y sinergia, y promoviendoreformas institucionales, desde su compromiso con la integralidad de los derechos humanos y la equidadde relaciones de género y étnico-culturales. Trabaja al nivel latinoamericano en tres programas:
Erradicación de la Impunidad 
,
Respuesta Integral al Desarraigo Forzado
, y
Ciudadanías, Democracia y Paz
. Mantiene oficinas en la Ciudad de Guatemala, Bogotá, Colombia (actualmente la sede regional) yLima, Perú.La oficina en Perú está a cargo de la Directora Ejecutiva.Para mayor información se puede visitar nuestra página web:www.pcslatin.org 
Descripción General del puesto
Tiene bajo su responsabilidad realizar las actividades administrativas y financieras propias de su cargo; elapoyo a la administración regional para el funcionamiento de la oficina de PCS en Lima; y el controladministrativo y financiero de los proyectos y programas de PCS en el Perú.
Descripción de Funciones:
Funciones financieras de la oficina
 
Organizar la información financiera y mantener actualizada el archivo financiero de la oficina.
 
Presentar y realizar los pagos de gastos operativos y planilla de salarios de la oficina, de maneraoportuna y diligente, bajo la supervisión de la Coordinadora Institucional.
 
Revisar las liquidaciones de gastos de viajes, talleres y otros eventos realizados por los funcionariosde PCS, y coordinar con ellos y con la administración regional la asignación de los gastos aproyectos.
 
Manejar la caja chica de la oficina, coordinando la autorización de compras con la administraciónregional.
 
Preparar informes mensuales de ejecución, tomando en cuenta ejecución directa de PCS y laejecución de los proyectos de socios.
 
Apoyar a la Coordinadora Institucional en la preparación de la documentación para auditoríasexternas.Funciones administrativas de la oficina
 
Mantener actualizado el inventario de los activos físicos propiedad de PCS.
 
Solicitar cotizaciones y hacer las compras de equipo y materiales.
 
 
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Recepcionar correo y coordinar mensajería.
 
Coordinar apoyo logístico para eventos y viajes.
 
Preparar el informe anual y garantizar el cumplimiento de otros requerimientos solicitados por elAgencia Peruana de Cooperación Internacional, APCI.
 
Gestionar los contratos laborales ante el Ministerio de Trabajo de Perú en coordinación con laCoordinadora Institucional.
 
Colaborar con la Coordinadora Institucional y el equipo en Lima para asegurar el buenfuncionamiento en general de la oficina.Funciones de acompañamiento administrativo y financiero de proyectos
 
Colaborar en la preparación y presentación de solicitudes de proyectos presentados por PCS, conenfoque en los aspectos presupuestales.
 
Colaborar en la elaboración de convenios con socios, para proyectos aprobados.
 
Colaborar con la elaboración de contratos para las Consultorías de los proyectos acorde con laplantilla institucional de PCS.
 
Hacer las solicitudes de desembolso de fondos de los proyectos, y llevar el control de los ingresos,las finanzas y transacciones de los mismos.
 
Revisar, analizar y aprobar los informes financieros de los proyectos de los socios, en coordinacióncon el/la oficial encargado.
 
Elaborar los informes financieros de los proyectos para donantes a PCS, en coordinación con laadministración regional y el/la oficial encargado.
 
Hacer el cierre financiero de los proyectos de PCS.
 
Hacer el seguimiento y control financiero de las actividades de ejecución directa de PCS encoordinación con el/la oficial encargado.
 
Mantener los archivos financieros y administrativos de los proyectos ejecutados por PCS.
 
Elaborar listas de proyectos cuando se las solicita la administración regional.
 
Realizar el seguimiento y control el envío oportuno de toda la información relacionada con losproyectos.
 
Apoyar los procesos de contratación y ejecución de las auditorías de proyectos, e informar a lossocios sus resultados.
 
Realizar visitas con los socios de diagnóstico y de seguimiento sobre capacidades técnicas yadministrativas.
 
Hacer acompañamiento y fortalecimiento administrativo y técnico de los socios, según sunecesidad.Otras funciones
 
Participar en reuniones de administración y seguimiento de proyectos en Perú y con otras oficinasde PCS
 
Redacción de informes de reuniones, viajes y visitas de seguimiento administrativo y financiero.
 
Las delegadas por la Coordinadora Institucional.Todas las funciones se cumplen acorde a las normas y procedimientos establecidos por la administraciónregional de PCS.
SupervisiónEjercida:
No ejerce
Recibida
: Su trabajo es supervisado y organizado por la Coordinadora Institucional.

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