GESTIOND

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CATALOGOS DEL SISTEMA
Catálogos del Sistema

Objetivos del capítulo
Antes de iniciar las labores diarias de los proceso de Nómina y personal, es necesario
en primer lugar, definir por medio de los Catálogos del Sistema la estructura básica de
los códigos, que se utilizarán posteriormente en los diferentes módulos. Se pretende
que el usuario al terminar de estudiar el presente capítulo, tenga fundamentos sólidos
para crear, modificar o retirar registros del sistema.
• Propósitos de los catálogos de Nómina y Personal.
• Manejo operativo de los catálogos.
• Interacción del usuario con los catálogos, posteriormente a la fase de

implementación.
• Por cada Catálogo del Sistema, estudiar: cuál es el propósito del catálogo, cómo es el
proceso de operación para accesarlo y explicación de cada uno de sus campos.
• Incidencia de los parámetros de configuración del NM-UNO
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA DE NOMINA Y PERSONAL NM-UNO

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Menú Monitor
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicación de los diferentes
programas que conforman el módulo de Catálogos del sistema de Nómina y Personal
NM-UNO.
La explicación detallada de cada uno de ellos, su aplicación y operación en todos los

elementos que los conforman, son la razón de los capítulos que se presentan a
continuación.
El usuario puede desplazarse a través de estos, con las teclas de movimiento del cursor
(flechas), o seleccionando directamente el número o letra de la opción.

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Propósitos de los catálogos de nómina y personal

a. Definir en el sistema la estructura organizacional de la empresa ó grupo de empresas,
en las cuales se elabora y controla todos los procesos relacionados con la nómina. Para
ello se crean los catálogos de empresas, centros de utilidad (sucursales ó agencias) y
destinos (centros de costos)
b. Crear los tipos de nómina y turnos, la periodicidad en los procesos de liquidación.
c. Definir las agrupaciones de empleados, que influirán en las liquidaciones y procesos

de interfase con la contabilidad.
d. Definir las diferentes entidades externas y sus correspondientes sucursales, con las
que se interactúa bien sea en el momento de consignar las nóminas ó de rendir los
diferentes informes de la ley estos son: Bancos y/o corporaciones, fondos de cesantías,
Empresas Promotoras de Salud, Administradoras de fondos de pensión, cajas de
compensación y Administradoras de Riesgos Profesionales.
e. Definir los diferentes tipos de documentos, que se emplea de soporte a las

transacciones realizadas.
f. Acorde con las políticas de la empresa y las normas vigentes establecer la plataforma
de cálculo para los diferentes procesos periódicos y ocasionales, por medio de los
catálogos de: Conceptos, agrupaciones de conceptos, tablas de retención en la fuente
g. Aprovechando los anteriores catálogos se definen formalmente para cada

funcionario los diferentes contratos de trabajo vigentes.
Definición de terminología
Catálogo (archivo):
Es el conjunto de los registros de información comunes a algo.
Registro:
Es la información correspondiente a cada una de las componentes de un catálogo.
Campo:
Es cada uno de los componentes de un registro.
La dinámica de manejo de los registros y campos que componen cada catálogo, es:
Actualización:
Consiste en ingresar nuevos registros, modificar los registros ya existentes, o
simplemente retirarlos.

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Consulta:
Consiste en visualizar en pantalla, el contenido de los registros y campos de un
catálogo.
Listado:
Consiste en generar sobre disco o impresora, el contenido de los registros y campos de
un catálogo.
Interacción del usuario con los catálogos, posteriormente a la fase

de implementación
Como se puede observar, no es posible empezar a reportar transacciones de nómina si
los catálogos no han sido previamente creados; de ahí su nombre: Catálogos Básicos
del Sistema. Una vez se ha iniciado el reporte de transacciones, la actualización de
estos catálogos es esporádica, ya que sólo se recurre a ello cuando surgen adiciones o
modificaciones. Situaciones como inclusión de nuevos conceptos, nuevos centros de
costos, nuevos empleados; obliga a utilizar nuevamente estos procesos.

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Actualización de Empresas.
Este es él catalogo para el manejo de las diferentes empresas o persona jurídica. Se
define en el sistema con un código de dos caracteres, complementado con la razón
social, el nit, la ciudad, la dirección, etc.
Ejemplo de catalogo de empresas:
El sistema no tiene restricción en cuanto al número de empresas que se puedan manejar

en el mismo directorio. Tal como se ve a continuación, cuando se presenta esta
situación, los catálogos de apoyo (c.u, destinos, conceptos, etc) son compartidos por
todas las empresas allí definidas. Esto permite tener informes consolidados por grupos
de empresas o individuales evitándose así crear catálogos cada vez que se ingresa una
nueva empresa al sistema.
+------------------+ +-----------------+
¦ EMPRESA N ¦ ¦ ¦
+-----------------+ ¦------------------¦ ¦
¦ EMPRESA 2 ¦ ¦ ¦C A T A L O G O S¦
¦ ¦---+ ¦ ¦
+----------------+ ¦----------------------¦ D E L ¦
¦ EMPRESA 1 ¦-----+ ¦ ¦
¦ ¦----------------------------¦ S I S T E M A ¦
¦ ¦ ¦ ¦
+----------------+ +-----------------+
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú.

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Explicación de los campos del catálogo de empresas

Código de la Empresa:
Código alfanumérico de dos posiciones, que identifica la empresa en el momento de
capturar, consultar o listar la información.
Nombre y/o Razón Social:

Código alfanumérico de 40 Posiciones. Nombre que figura en la tarjeta del nit o como
se encuentra registrado en la cámara de comercio.
Sede:
Código alfanumérico de 12 posiciones. Ciudad donde está registrada por escritura
pública.
Nit:
Código alfanumérico de 12 posiciones que corresponde al número de identificación
tributaria sin incluir dígito de verificación.
Centro de Utilidad:
Código numérico de 2 posiciones. Si la empresa que se está definiendo tiene
sucursales, agencias, puntos de ventas y se desea liquidar nóminas por cada uno de
ellos, marque (1); en caso contrario marque (0). Se recomienda definir este indicador
en 1 con el propósito de al menos abrir un centro de utilidad, relacionado con la oficina
principal.
Autorización:
Número entre 1 y 99, que es comparado con el nivel de autorización del usuario, para
permitir el acceso o no a la información de la empresa, con la condición de que el nivel
de usuario debe ser mayor ó igual al nivel de la empresa.
El sistema, hace los siguientes chequeos de integridad de información:
- Si se trata de ingresar un código de empresa ya existente, se presenta el mensaje

"Empresa ya Existe".

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- Si se trata de modificar ó retirar, un código de empresa no existente, se presenta el

mensaje "Empresa no Existe".

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Actualización de Centros de Utilidad.
El sistema permite manejar independientemente dentro de una empresa las nóminas de

varios negocios o "centros de utilidad". Esta opción es de mucho uso en las entidades
jurídicas con más de una sede o divisiones especializadas de la organización.
El manejo de varios centros de utilidad dentro de una empresa da la posibilidad de que

las nóminas sean operadas en forma descentralizada en computadoras individuales.
Si se utiliza la opción de centros de utilidad se permite generar informes de

acumulados por centro y/o consolidados por empresa.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:
Al escoger la opción 4 se deben informar los siguientes campos :

CATALOGOS DEL SISTEMA 9
Explicación de los campos

Centro de Utilidad:
Código alfanumérico de dos posiciones, identifica la sucursal ó sede.
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones, que contiene el nombre del centro de utilidad.
El sistema, hace los siguientes chequeos de integridad de información:
- Si se trata de ingresar un centro de utilidad ya existente, sale el mensaje "Centro

de Utilidad ya está catalogado".
- Si se trata de modificar ó retirar, un centro de utilidad no existente, sale el

mensaje "Centro de Utilidad no Catalogado".
-
Ejemplos de centros de utilidad
1. En una empresa de tipo comercial y/o manufacturera
Código Nombre
01 SEDE PRINCIPAL
02 SUCURSAL BOGOTA
03 SUCURSAL MEDELLIN

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2. En una empresa constructora:
Código Nombre
01 ADMINISTRACION PRINCIPAL
02 OBRA A
03 OBRA B
04 OBRA C
3. En una empresa agroindustrial:
Código Nombre
01 ADMINISTRACION OFICINA PRINCIPAL
02 HACIENDA A
03 HACIENDA B
04 HACIENDA C
NOTA: El manejo de los consecutivos de los documentos se hace independientemente

por centro de utilidad.

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 Actualiza Bancos.
El sistema permite el manejo de varias modalidades de pago estas son: efectivo, pago
con cheque o consignación. Dentro de esta última modalidad se permite el manejo de
múltiples bancos y corporaciones donde se consignan con sus respectivas agencias los
valores a pagar a los empleados.
Al escoger la opción 1 se deben informar los siguientes campos:
Banco:
Campo alfanumérico de dos posiciones.
Descripción:
Campo de 40 posiciones para informar el nombre de la entidad.

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Para crear las sucursales o agencias de la entidad bancaria definida anteriormente, se

debe ingresar nuevamente el código de la entidad y se completa la siguiente
información:
Explicación de los campos:
Código del banco:

Código creado anteriormente.
Agencia del banco:

Código de dos posiciones para crear la sucursal del banco.
Descripción:
Campo de 40 posiciones para identificar el nombre de la sucursal del banco.
Cuenta contable:
Informe el código de la cuenta contable. Este campo se utiliza solamente cuando los
cheques los elaboran por el sistema de Nomina. Si no requiere de este campo presione
F4.
Centro de Utilidad:
Informe el centro de Utilidad del Código contable.
Destino:
Catálogo de fondos de Cesantías

Informe el destino (Flujo de Caja) de la cuenta contable.
De acuerdo a lo estipulado en la ley 50, mediante este catálogo se definen formalmente
los diferentes fondos de cesantías a manejar en el sistema.

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El procedimiento de operación para la creación de cada uno de los fondos de cesantías

es el siguiente:
Fondo de cesantías:
Campo alfanumérico de dos posiciones.
Descripción:
Campo de 40 espacios para informar el nombre de la Identidad que se crea.
Actualización de Conceptos
Los conceptos son los motivos de devengo o deducción que se presentan en la nómina.
En términos prácticos estos corresponden al punto de partida para la definición de los

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parámetros de cálculo a aplicar en los procesos de nómina. El usuario los define

libremente de acuerdo a sus necesidades y normas vigentes.
El proceso de definición de estos se basa en los "MODOS DE LIQUIDACION", que

permiten asociar cada concepto a una forma particular de trabajo solicitando por cada
uno la información adicional que definen y delimitan su funcionalidad.
Por lo tanto, la decisión más importante al definir un concepto, es el MODO DE

LIQUIDACION.
Al escoger el programa 1 "Actualización", opción I = Ingreso, despliega el siguiente

formato de pantalla:

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Captura de información básica
Concepto:
Código de identificación del concepto. Consta de tres posiciones alfanuméricas y es
posible consultarlo con la tecla <F2> .
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones que describe el nombre del concepto.
Abreviatura:
Nombre corto de 8 caracteres que define en forma abreviada el nombre del concepto;
este campo es utilizado en los listados, comprobantes de pago y cheques en donde no
se pueda utilizar la descripción de 40 caracteres.
Naturaleza:
Campo de una (1) posición para definir la naturaleza de la operación del concepto:
Devengo si es un pago, Deducción si se trata de un descuento.
Seguidamente es necesario informar el "MODO DE LIQUIDACION" al cual se asigna

el concepto. Sé tienen las siguientes alternativas:

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Modo 0 : Tiempo no Laborado.

A este modo se asocian todos los conceptos de ausentismo. Ejemplo: Suspensiones,
licencias, ausencias, permisos, incapacidades, vacaciones, etc. Los cuales pueden ser
remunerados o no. El sistema solicita parámetros adicionales para identificar la clase de
tiempo no Laborado..
a. Si el concepto de tiempo no laborado es un devengo, puede tener las siguientes

alternativas funcionales:
0 = Otros :
Parámetro que sirve para controlar conceptos de ausentismo como licencias
remuneradas. Al utilizar esta forma de liquidación el sistema solicita información de la
forma de amortizar y el porcentaje a liquidar del sueldo básico
1 = Vacaciones:
Cuando el concepto es de vacaciones se asocia a este parámetro. Como requisito se
debe haber creado un concepto de “vacaciones compensadas” de modo 99, para que el
sistema en el momento de liquidarse asigne los valores a las vacaciones disfrutadas y a
las vacaciones compensadas en dinero. También solicita la agrupación de conceptos
con los cuales se hace cálculo del promedio para la liquidación.
2 = Incapacidades pagadas EPS:

Debemos crear conceptos de incapacidad por cada novedad que genere este tipo de
ausentismo, ejemplo: Enfermedad general, accidente de trabajo, etc.

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Cuando se está definiendo un concepto de devengo en tiempo no laborado y

corresponde a incapacidad pagada por EPS, es necesario definir los parámetros para su
forma de liquidación, tal como se muestra a continuación:
Amortiza valor:
Forma en la que se hará el pago de la incapacidad.
0= Todo: para los casos en que se pague el total de la incapacidad en un solo período.
1= Período causado: cuando se fracciona el pago de la incapacidad en varios períodos

dependiendo de su tipo de nómina y duración de ésta.
Descuenta tiempo para la prima:

Indica si los días que dura la incapacidad se descuentan del tiempo total para
promediar primas. 0= No, 1= Si.
Concepto valor pagado empresa:

En las incapacidades los tres primeros días no son reconocidos por las entidades de
salud, si por política la empresa decide pagarlos, se debe crear con anticipación un
concepto de incapacidad pagada por la empresa, de modo 99.
% para liquidar tiempo empresa:

Se refiere al valor que reconoce la empresa cuando decide pagar los 3 días; puede ser al
100 % o 2/3 partes osea 66.67%.
Base para liquidar tiempo empresa:

Valor sobre el que se calculará la incapacidad. Existen dos posibilidades sobre valor
del sueldo básico o con el promedio del IBC (ingreso base de cotización).
Para enfermedad General reconoce:

Se refiere a los días que paga la EPS; si la empresa los reconoce al 66.67 % o ajusta al
100%.

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b. Si el concepto de tiempo no laborado es de descuento puede tener las siguientes

alternativas funcionales:
0 = No afecta el tiempo total laborado:

Sólo afecta el pago de la nómina en el período reportado.
1= Afecta el tiempo total laborado en pago:

Afecta los promedios de devengos que tiene el trabajador para la liquidación de una
prestación.
2= Afecta el tiempo total laborado en pago y en promedios:

Afecta tanto los promedios como el tiempo al cual el trabajador tiene derecho a una
prestación.

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Modo 1: Tiempo Laborado
Porcentaje sobre el básico:

Indique en este campo el porcentaje a liquidar. Tenga en cuenta que el sueldo es la
base. Ejemplo: Horas extras diurnas se liquida la hora normal (100%) mas el 25% por
recargo. El porcentaje sobre el básico es 125%.
Forma parte integral del Básico:

Los conceptos que forman parte integral del básico son aquellas que sustituyen el
sueldo y afectan la continuidad de este. Ejemplo: permisos remunerados, licencias
remuneradas, vacaciones, incapacidades y otros los cuales en su pago disminuyen el
valor del sueldo o jornal a pagar.
Modo 3: Auxilio de Transporte

El concepto por pago del auxilio de transporte se debe asociar al modo 3. Sólo se
acepta un concepto por este modo de liquidación. Debemos actualizar el valor del
auxilio y la cantidad de horas mensuales a trabajar para tener derecho a este beneficio.

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Valor del auxilio de Transporte:

Campo para reportar el valor en pesos del auxilio de transporte. Este valor se modifica
cada vez que el gobierno por decreto lo aumente o disminuya.
Cantidad en horas:
Se deben informar las horas sobre las cuales se liquida este concepto para su pago.
Modo 4: Retención en la fuente

El concepto por deducción de retención en la fuente se debe asociar al modo 4. Sólo se
acepta un concepto por este modo de liquidación.
Agrupación de conceptos para el cálculo de la novedad:

Código de la agrupación de conceptos que se deben tener como base para el cálculo de
la retención en la fuente, de acuerdo a la LEGISLACION VIGENTE

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Código Modo 5 : Destajo

Este concepto se utiliza en aquellas empresas que pagan con base a labor realizada.
Este debe ser definido en un concepto asociado al modo 5 destajo.
Exige actividad para liquidar:

Campo de un dígito para definir si la liquidación requiera de una actividad o tarea en
especial. Ejemplo:
El trabajo de un obrero en labores del campo. Si esto sucede debemos crear las
distintas labores o actividades por modulo de Liquidación al destajo (NM08011).
Valor Unitario:
Valor de labor o actividad a realizar por la unidad básica de medida.
Unidad de medida:
Definir la unidad con la que se mide la tarea. Ejemplo metros, unidad, etc. El sistema
multiplica el valor unitario por la unidad de medida.
Forma parte integral del básico:

Si el concepto a liquidar tiene en cuenta las horas básicas del turno creamos el concepto
como parte del sueldo básico del empleado.

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Modo 6: Empresa promotora de Salud.

Es un código que identifica los conceptos a descontar por salud obligatoria o planes
complementarios acorde con el régimen de seguridad social.
Modalidad de Salud:
0 = Obligatoria: Si es para plan obligatorio.
1= Plan complementario: Cuando hay un plan de salud adicional al obligatorio.

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Modo 7: Cuotas
Bajo la modalidad 7 "CUOTAS", se incluyen los conceptos para identificar otros
devengos o deducciones que son por cuotas, sea en pesos o en porcentaje, sobre un
grupo de conceptos. Ejemplo:
a. Aporte a fondo de empleados.

b. Subsidio de alimentación.
c. Embargos por alimentos
d. Retenciones judiciales o civiles.
e. Préstamos o descuentos por cooperativas.
Especialmente aquellos conceptos que implican pagos a terceros.
Tipo de cuota:
0 = Es un porcentaje que se toma de un grupo de conceptos.
1 = Es un valor en pesos.
Cuota fija:
0 = La cuota es individual por cada empleado.
1 = La cuota es generica para un grupo o totalidad de empleados.
Liquidación de la cuota:
0 = La cuota es fija. Siempre es el mismo valor.
1 = La cuota es proporcional al tiempo laborado del período a liquidar. Tiene en cuenta
ausentismo.
Concepto maneja tope máximo:

Si los descuentos manejan un valor hasta el cual se debe descontar se marca 1. Cuando
el valor se descuenta indefinidamente se marca 0. Ejemplo: Aporte fondo de
empleados.

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Deduce saldo en las liquidaciones de contratos:

Si la cuota maneja tope máximo, al momento de elaborar una liquidación de contrato
descuenta el saldo pendiente marcando con 1, y con 0 no descuenta el saldo.
Modo 8 : Prestamos
En la modalidad 8 "PRESTAMOS", se incluyen los conceptos y deducciones de la
empresa sujetos a un desembolso previo de dinero que se irá amortizando hasta que su
saldo sea cero. Cabe resaltar que el programa en las fechas a descontar es muy estricto,
ya que recupera las cuotas atrazadas o suspendidas. Hecho que no pasa en el modo de
liquidación 7 de cuotas.
Esta modalidad permite ligar un concepto de interés como forma de financiación.
a. Préstamos por calamidad.

b. Préstamos para vehículo.
c. Préstamos para vivienda.
Concepto de intereses:
Se captura siempre y cuando la empresa cobre financiación por los préstamos. El
concepto de interés se debe crear con anterioridad.

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Modo 9: Intereses
Si los prestamos que se hacen a los empleados son susceptibles de intereses, se debe
crear un concepto asociado al modo 9. Este concepto debe crearse primero que los
conceptos de préstamos.
Modo 10 : Prima Legal

Para el pago semestral de la prima de ley se debe crear un concepto asociado al modo
10, indicando en este la agrupación de conceptos a considerar para la base de
liquidación.

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Modo 12 : Prestaciones extralegales

Los conceptos de devengos que hacen referencia a prestaciones extralegales, como es
el caso de las primas de antigüedad, prima de vacaciones, primas de Navidad,
bonificaciones especiales,etc. se deben asociar al modo 12.
Se debe informar al sistema cuál es la agrupación con la que se debe hacer el proceso
del cálculo del promedio para liquidar dicha extralegal.

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Modo 13: Cesantías pagadas

El concepto de pago de cesantías se debe asociar al modo 13. Este concepto será único
para todos los pagos de cesantías, indicándose además la agrupación para el cálculo de
la base.
En el caso de los trabajadores cuyo contrato es de construcción, la liquidación de este

concepto tiene dos modalidades :
0 = 3 días por mes proporcionales: En este caso el sistema liquidará

proporcionalmente al tiempo laborado.
1= 3 días por mes: El sistema liquida por mes completo.
Modo 14: Interéses de cesantías.

El concepto por intereses de cesantías se debe asociar al modo 14. Este concepto es
complementario al anterior.
Modo 15: Consignación de cesantías.

Para la consignación anual de cesantías de los empleados ley 50, se crea un concepto
de devengo, asignado al modo 15. Para liquidar este concepto, se recomienda
consolidar primero la cesantía.

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Modo 16: Pensiones
Es un código que identifica los conceptos a descontar por pensión.
Modalidad de pensión:
0 = Obligatoria: Se aplica en el concepto de pensión obligatorio, acorde con el régimen
obligatorio de seguridad social.
1= Solidaridad: Se aplica en el concepto de pensión de solidaridad cuando el sueldo es

superior a 4 salarios mínimos.
2 = Voluntario: Se asocia al concepto de pensión cuando hay aportes voluntarios.
Modo 19: Indemnización.

El concepto de indemnización se debe asociar al modo 19 indicándose la agrupación de
conceptos que se debe tener como base para la liquidación.
Modo 50: Saldo rojo.

Existe la posibilidad que después de liquidar una nómina se genere en uno o varios
empleados deducciones mayores a los devengos. El sistema da la posibilidad de hacer
un ajuste en la liquidación que genera en la nómina una cuota por el concepto "saldo
rojo" , para ser descontada en la próxima liquidación. Su tratamiento es similar al
concepto de "PRESTAMOS EMPRESA".
Modo 51: Ajuste al peso.

Para las empresas que pagan sus nóminas en efectivo, la modalidad de ajustar el valor
neto de las liquidaciones por empleado a múltiplos de $5, $10. $20, $50, $100; Las
diferencias resultan entre el valor neto y el valor ajustado se llevan a un concepto de
modo 51 denominado "AJUSTE A PESOS", que se debe crear específicamente para ese
fin.

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Modo 99: Otros

Los conceptos que no se acoplen a las diferentes modalidades de liquidación expuesta
antes, se deben asociar al modo 99 denominado "OTROS". Estos conceptos de carácter
esporádico, como es el caso de los: auxilios de matrimonio, auxilios de anteojos,
sobresueldos, comisiones,etc. deben valorarse previamente y reportarse como novedad
al sistema cada que se deseen incorporar en una liquidación. Se debe informar además
si el concepto forma parte integral del básico, es decir, si afecta el sueldo básico
mensual.

30
Actualiza Destinos asociados

Bajo este catálogo se agrupan las diferentes áreas, departamentos o centros de
información en los cuales se generan pagos o transacciones de nómina y que requieren
de un control y una clasificación específica.
Normalmente en una organización se tiene identificadas estas áreas; por ejemplo:

Departamentos administrativos, departamentos productivos y departamentos de ventas.
Estos son los Destinos Asociados en NM-UNO y se definen a través de un código y una
descripción o nombre. Por ejemplo:
CA Centros Administrativos
CV Centros de Ventas
CP Centros Productivos
OB Obras
CL Cultivos
Sin embargo, esta clasificación no es suficiente, por ello, el Catálogo de Destinos

Asociados tiene un indicador que permite la estructuración del organigrama o de las
diferentes secciones o departamentos (destinos) de acuerdo a la estructura de la
empresa.
Cada uno de los departamentos o secciones pertenecientes a estas áreas de información

se crean en el catálogo de Destinos.
La ruta de acceso al programa "Actualización de destinos asociados" es:

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Destino Asociado:
Código alfanumérico de 2 caracteres, que identifica el entorno que se quiere controlar.
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones, que aparecerá en los diferentes informes
contables y financieros.
Exige estructura:
Número 0 ó 1, que indica con 0 (cero) la discriminación de los diferentes destinos es
secuencial; en caso de ser estructurada se indica con 1 (uno), esto implica el
planteamiento de divisiones en los destinos.
Base de Distribución:
Este indicador sirve para realizar las liquidaciones por tiempo real de cada centro de
costos.
El NM-UNO, hace los siguientes chequeos de integridad de información:
- Si se trata de ingresar un código de destino asociado ya declarado, es mostrado en

pantalla el mensaje: "Destino Asociado ya Catalogado"
- Si se trata de modificar ó retirar un código de destino asociado, no declarado

previamente, sale el mensaje: "Destino Asociado no Catalogado"

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Actualiza Destinos
Los destinos son todos y cada uno de los departamentos, secciones u obras
pertenecientes a un área o centro de información específica inicialmente creado como
DESTINO ASOCIADO. Por ejemplo: los departamentos de Contabilidad, Auditoría,
Cartera, Finanzas, Gerencia, Sistemas, Secretaría, Oficios Generales, etc, son secciones
o departamentos.
En una organización medianamente estructurada, estas secciones están involucradas

dentro de un organigrama que presenta la relación de dependencia específica entre
ellos. Por Ejemplo:
CA - Centros Administrativos
01 Departamento Financiero T
01.01 Gerencia Financiera D
01.02 Tesorería D
01.03 Importaciones D
02 Departamento Administrativo T
02.01. Administración T
02.01.01 Gerencia Administrativa D
02.01.02 Secretaria D
02.01.03 Recursos Humanos D
02.01.04 Sistemas D
02.01.05 Servicios Generales D
02.02 Contraloría T
02.02.01 Contraloría D
02.02.02 Contabilidad D
02.02.03 Auditoría D
02.02.04 Revisoría Interna D

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Entrando por programa 4 Destinos Asociados y Destinos y escogiendo la opción 4

Actualización de destino se llega a la pantalla, que se muestra a continuación, y
mediante la cual, se captura la información necesaria para detallar un destino asociado
en sus diferentes componentes mediante el catálogo de destinos:
Explicación de los campos del catálogo de destinos
Destino Asociado:
Código del destino asociado previamente creado, al cual pertenece el código destino
que a continuación se informará.
Código Destino:
Campo alfanumérico de 8 posiciones. Si cuando se creó el destino asociado se informó
que era estructurado, el código aquí informado podrá estructurarse como máximo a 4
niveles de 2 dígitos cada uno. En caso contrario, simplemente será un código que
identificará un componente de una secuencia de destinos.
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones, que describe el destino.

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Clase de Destino:
Ante la posibilidad de poder definir en forma estructurada el destino, es necesario
informar con este campo, si el contenido que se está entrando corresponde a una fila de
detalle o de título; es decir si el destino que se está creando se subdivirá en nuevas
secciones se definirá entonces como de título.
Centro de Utilidad:
Cuando el destino que se está creando presentará movimiento exclusivamente en un
solo centro de utilidad, este deberá ser informado en este campo; de lo contrario, se
dejará en blanco, indicando con esto que el destino tendrá movimiento en varios
centros de utilidad.

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Actualiza tipos de nómina

El sistema permite el manejo simultáneo de múltiples tipos de nóminas dentro de la
misma base de datos soportando distintos períodos y condiciones de liquidación. Cada
tipo nómina se asocia a una periodicidad específica (S=Semanal; D=Decadal,
B=Bisemanal, Q=Quincenal, M=Mensual).
Partiendo del modulo de catálogos, programa 5 tipos de nomina, opción Actualización

Tipos de Nomina seleccionamos la opción de Ingreso:

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Tipo de nómina:
Código alfanumérico de 1 posición, que identifica el tipo de nómina
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones, se define aquí el nombre del tipo de nómina.
Periodicidad:
Campo de 1 posición, con 5 posibilidades: S = Semanal; D = Décadal; B = Bisemanal;
Q = Quincenal; M = Mensual. Se debe seleccionar la periodicidad acorde con el tipo de
nómina que se está creando.

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Actualiza Turnos
El objetivo de este programa en términos generales, es crear una jornada diaria de
trabajo con una duración específica de horas, dentro de las cuales se pueden presentar
algunas de las siguientes posibilidades:
• Una jornada de 8 horas diurnas.

• Una jornada de 4 horas diurnas y 4 nocturnas.
• Una jornada de 8 horas nocturnas, etc.
Adicionalmente, los operarios tienen la particularidad de rotar con regular periodicidad

de uno a otro turno. Es factible que un grupo de operarios esté la primera semana en el
primer turno, la siguiente en el segundo turno y la siguiente en el tercer turno. La
periodicidad y rotación varían de una empresa a otra.
El sistema, permite controlar y liquidar la nómina considerando estas variables en la

jornada de trabajo. No todas las empresas tienen tres o más tipos de turnos, lo que es
cierto es que toda empresa tiene al menos una jornada o turno de trabajo.
En este catálogo se deben definir los turnos o jornadas de trabajo, especificando las
variables que lo componen. Para ello se debe especificar en cada turno los diferentes
conceptos que se deben considerar y el número de horas por cada uno de ellos. Es así
como en un turno se puede agrupar conceptos de: básico, recargo nocturno, horas
extras fijas, etc.

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Para crear un turno seleccionamos modulo de Catálogos, programa 5 Tipos, Turnos,

Grupos de beneficiarios y cargos, opción 4 actualización de turnos, al escoger la opción
de ingreso se invoca el siguiente formato:

Tipo de nómina:
Código que previamente debe estar definido en el catálogo de tipos de nómina. En caso
de ser necesario, con la tecla <F2> se puede invocar la consulta de los diferentes tipos
de nómina.
Turno:
Campo alfanumérico de dos posiciones, que identifica al turno que se está definiendo.
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones. Identificación del turno.
Concepto y Tiempo:
Estando definido el código del turno debemos reportar a este catalogo los diferentes
conceptos que hacen parte para liquidar la nomina por turnos y él numero de horas por
cada concepto a liquidar. El turno tiene la bondad de incluir conceptos que su forma de
liquidar se reporte en valores y no en tiempo. Por cada turno, el usuario como máximo
puede asignar 8 conceptos.
Nota: La definición de un turno no depende solamente del horario, también del total
de horas que se trabajen por los diferentes conceptos en un período determinado; por
ejemplo, si se liquida una jornada normal de quincena, se debe crear un turno que
contenga el concepto de salario básico asociado a 120 horas; si se liquida una jornada
semanal en la cual se detecta que además del tiempo básico unos empleados trabajan 6
horas nocturnas y otros la jornada normal, se deben crear dos turnos: el primero que
contenga el concepto de salario básico asociado a 56 horas y el concepto de recargo
nocturno asociado a 6 horas; el segundo que contenga solo el concepto de salario
básico asociado a 56 horas.

39
Actualiza grupos de Beneficiarios

Este catálogo se utiliza para clasificar en tipos y/o categorías a los empleados. Es de
gran utilidad para obtener algunos informes y para registrar y contabilizar
discriminadamente las diferentes transacciones de nómina.
Un ejemplo gráfico nos da una mejor comprensión de ello:
En forma idéntica a los catálogos de tipos de nómina y turnos, se parte del Modulo de
catálogos, programa 5 Tipos de nomina, turnos y grupos de beneficiarios, opción 7
actualización de grupo de beneficiarios:

40

Grupo de Beneficiario:
Código alfanumérico de dos posiciones que identifica el grupo.
Descripción:
Nombre del grupo o categoría de empleados.

41
Actualiza Cargos
El objetivo de este programa es poder elaborar una tabla de cargos con rangos de
salario y aplicarla en los procesos de aumentos de salario por cargos. Cada Beneficiario
que tenga un contrato activo y el usuario decide controlar los sueldos por cargo deberá
llevar este código.
Partiendo del modulo de catálogos, programa 5 tipos, turnos, grupos y cargos, opción 8
actualización se pide seleccionar la siguiente información:

Código:
Campo de 4 dígitos para crear la tabla de cargos.
Descripción:
Campo para detallar el nombre del cargo creado.

42
Sueldo Básico:
Sueldo asignado al cargo.
Cantidad de Horas:
Cantidad de horas que se debe trabajar para justificar el total del sueldo.

43
Actualización de Beneficiarios. Beneficiarios

En este catálogo se consignan y definen todos los datos y parámetros relativos al
empleado, al contrato y al salario.
Dada la gran cantidad de información involucrada en el manejo de beneficiarios, se ha

dividido su estudio en las opciones que ha continuación se muestra.
A su vez el estudio de la opción de actualización se ha subdividio en:
Antes de iniciar la creación de un beneficiario es necesario que ya estén debidamente

creados los catálogos que tienen relación con éste, ellos son: empresas, centros de
utilidad, bancos y corporaciones, fondos de cesantías, destinos asociados, destinos,
tipos de nómina, turnos, grupos de beneficiarios, tablas de retefuente, EPS, ARP, AFP y
caja de compensación.
Con el fin de facilitar esta labor es recomendable diligenciar previamente en un

formato cada uno de los datos relacionados.

44
Datos basicos del beneficiario:
Código del Beneficiario:

Campo numérico de 9 posiciones. Se debe digitar aquí el código o número del
documento de identidad del empleado.
Fecha de Ingreso:
En formato de (AAMMDD) digitar la fecha a partir de la cual se vincula el empleado a
la empresa.
Primer Apellido:
Digitar aquí el primer apellido del empleado.
Segundo Apellido:
Digitar aquí el segundo apellido del empleado.
Nombres:
Digitar aquí el nombre del empleado.
Tipo de documento:
De acuerdo a las siguientes posibilidades: C= Cédula, N= Nit, T= Tarjeta de Identidad,
E= Cédula de extranjería.
Documento Nro.:
Digitar aquí el número del documento de identidad.
Expedida en:
Digitar aquí la ciudad donde se expide el documento de identidad.
Sexo (F/M):
Digitar F = Femenino o M = Masculino.

45
Dirección:
Digitar la dirección de residencia del empleado.
Barrio:
Nombre del barrio donde reside.
Ruta - Orden:
Si la empresa tiene servicio de transporte para los empleados, digitar el número de ruta
y orden de la misma.
Ciudad:
Digitar aquí la ciudad de residencia.
Teléfono (s):
Digitar aquí el número telefónico de la residencia.
Fecha de nacimiento:
(AAMMDD) fecha de nacimiento del empleado.
Ciudad, Departamento, País:

Digitar la ciudad.
Departamento:
Digitar el departamento.
País:
Digitar el país.

46
Datos relativos al servicio.
Código de la empresa:
Código de la empresa donde va a laborar el empleado.
Código del Beneficiario:

Número del documento ó código del empleado.
NDC:
Número de contrato que se le crea al empleado en la compañía.
Consecutivo del contrato:

Si se tienen contratos prenumerados digite aquí el número que corresponde, de lo
contrario se da <ENTER>.
Destino:
Código del destino Asociado (CA, CV, CP, etc.) y código del Destino (departamento o
sección) donde va a laborar el empleado (Catálogo de destinos asociados y destinos).
Centro de Utilidad:
Código del centro de utilidad (sucursal, sede, obra) donde va a laborar el empleado
(catálogo de centros de utilidad).
Grupo de beneficiarios:
Código del grupo o categoría al que pertenezca el empleado (catálogo de grupos de
beneficiarios).
Clase de contrato:
0 = Normal, 1 = Construcción, 2= Labor contratada. Depende del tipo de contrato a
celebrar entre las partes y el tipo de empresa ( si es de construcción).
Régimen Laboral:
0 = anterior: Empleado con vinculación a régimen tradicional no acogido a la ley
50.

47
1 = Ley 50: Contrato acogido a la ley 50.

2 = Jubilado: Contratos con jubilados.
3 = Otros: Ninguno de los 3 anteriores.
Salario Integral:
0 = No; salario normal (no incluye prestación)
1 = Si; salario integral (incluye pago de salario y prestaciones).
Pacto Colectivo:
0 = No, 1 = Si: si se tiene convención o pacto. Este campo es de carácter informativo.
Fecha de Ingreso:
La trae el sistema de la información digitada en los datos básicos. Este dato corresponde
a la fecha de iniciación del contrato.
Ingresa a ley 50:

Si es un contrato celebrado antes de la ley 50 y el empleado posteriormente se acogió a
este régimen, se debe colocar la fecha a partir de la cual se vinculó al régimen ley 50. Se
debe tener en cuenta que en el campo régimen laboral debe estar asociado a la ley 50.
Contrato hasta (ENTER = Indefinido):

Si se trata de un contrato a término fijo, digitar la fecha de su finalización, de lo
contrario se da <ENTER>.
Vacaciones Ultimo Período Pagado:

Si es un empleado al cual se le han pagado vacaciones, digitar fecha del último período
cancelado hasta hoy. En adelante las vacaciones se liquidaran automáticamente y el
sistema actualizará esta fecha.
Prima pagada hasta:

Si es un empleado al cual se le ha pagado prima legal, digitar fecha del último período
cancelado hasta hoy. En adelante la prima legal se liquidara automáticamente y el
sistema actualizará esta fecha.
Nro de negociación:
Número de negociación.
Días pagados vacaciones:

Es el acumulado de días hábiles tomados por vacaciones en los períodos transcurridos
hasta hoy.
Estado:
Estado del contrato A = Activo, R = Retirado, P= Pendiente, C= Cancelado.
R = Retirado. El estado de retirado es completamente automático y se genera una vez
se incluye el empleado en una planilla de liquidación de contrato.
P= Pendiente. Se utiliza cundo se va a crear un segundo contrato al empleado y aún no
se le ha hecho la liquidación al primer contrato. Puesto que no se pueden tener dos
contratos activos al mismo tiempo se debe dejar como pendiente el contrato anterior.

48
C= Cancelado. Se utiliza para aquellos contratos de trabajo donde no hubo iniciación de

labores.
Tipo de nómina:
Código del tipo de nómina a la que pertenece el empleado (catálogo de tipos de
nómina).
Turno:
Código del turno a que pertenece (catálogo de turnos).
Cargo:
Código con que se identifica el cargo a desempeñar (ver catálogo de cargos).
Sueldo Básico:
Valor del salario vigente.
Sueldo Anterior:
Valor del anterior salario (si lo hay).
Cantidad horas:
Número de horas laborales por las cuales se convino el salario (normalmente 240 horas
por mes).
% de tiempo laborado:
Si es de tipo completo será 100%, si es un contrato de medio tiempo será 50%.
Fecha Ultimo aumento:

(AAMMDD) fecha en que se dió el último aumento de salario.
Auxilio de transporte:
0 = No, si no se paga.
1 = En dinero, si se paga en efectivo.
2 = En especie, si se paga en especie.
Procedimiento de Rte.fte.:
1 = Valor de la tabla.
2 = % y valor fijo (requiere acumulados de 1 año para su cálculo).
Porcentaje de Rte.Fte.:
Porcentaje de retención, cuando el empleado opta por el procedimiento 2.
Tipo de deducible:
0 = No, no hay deducible de la base de retención.
1 = Salud-Educación, hay deducible de salud o educación.
2 = Intereses de vivienda: hay deducible de intereses por préstamo de vivienda.

49
Valor deducible:
Valor total deducible de la retención en la fuente, cuando en tipo de deducible es
seleccionado bajo las opciones 1 ó 2.
Genera etiqueta:
0 = No, 1 = Si; son los labels que se generan para correspondencia a los empleados.
Forma de pago:
0 = Efectivo, 1 = Cheque, 2 = Consignación.
Banco / Agencia:
Código del banco y código de la agencia en donde se le consignan o giran cheques para
pagos de nómina ( ver catálogo de bancos).
Cuenta:
Número de cuenta de ahorros de cada empleado cuando se paga por consignación ó
número de cuenta corriente de la empresa cuando se paga con cheque al empleado.
Tipo de cuenta:
Indicación de si la cuenta es de ahorros o es cuenta corriente.
Observaciones:
Si se tiene alguna, de lo contrario se da <ENTER>.

50
Datos relativos a la seguridad social.
ARP / Sucursal:
Código de la Administradora de Riesgos Profesionales y su respectiva sucursal ( ver
catálogo de A.R.P.)
AFP / Sucursal:
Código de la Administradora de Fondos de Pensión y su respectiva sucursal ( ver
catálogo de A.F.P.).
EPS / Sucursal:
Código de la Empresa Promotora de Salud y su respectiva sucursal (ver catálogo de
E.P.S).
EPS valor adicional:

Para los empleados que han contratado con alguna E.P.S un plan complementario de
salud.
Sucursal para Autoliquidación 97:

Hace referencia a los catálogos de sucursal y centros de trabajo necesarios para el
manejo de la autoliquidación conforme a las disposiciones de ley.
Aportes Voluntarios:
AFP / Sucursal:
Código de Administradora de Fondos de Pensión y su respectiva sucursal donde se
consignan los aportes adicionales (Catálogo de A.F.P.).
Empleador:
Si el empleador subsidia este aporte, digitar el valor.
Trabajador:
Valor del aporte a cargo del trabajador.

51
Caja de Compensación:
Código de la caja de compensación donde está afiliado el empleado (ver catálogo de
cajas de compensación).
Póliza de H.U.C.:
0 = No, 1 = Si: si el empleado tiene adicionalmente una póliza o plan de H.U.C.
Subsidio Familiar:
Si el empleado es beneficiario del subsidio familiar.
Personas a Cargo:
Número de personas a cargo del empleado.
Fondo de Cesantías:
Si el empleado tiene régimen ley 50 identifica el fondo de cesantías donde está afiliado.
(ver catálogo de fondos de cesantías).
Cesantías Retiradas:
Valor de las cesantías retiradas por el empleado, si es empleado ley 50 se ingresa el
valor sólo de anticipos del presente año.
Intereses pagados hasta:

Fecha hasta la cual se le han pagado intereses de cesantía al empleado.
Cesantías consignadas hasta:

Período hasta el cual se consignó cesantías en los diferentes fondos.
Cesantías congeladas:
Para empleados antes del año 1968 donde se congelaron las cesantías al entrar en
vigencia el régimen de retroactividad, reemplazado por la ley 50 a partir de Enero de
1.991, se debe ingresar el valor correspondiente.

52
Modificación Datos relativos a Salario.

El objetivo de este programa es permitir al usuario tener una opción independiente a la
creación de contratos para modificar y/o actualizar la información relativa al salario.
Esta opción se ha contemplado independientemente con el fín de brindar confiabilidad
y seguridad a los jefes de personal en el manejo y modificación de los salarios de los
empleados.
Nota: Toda modificación que se haga sobre un contrato ya existente, actualiza además
del contrato un archivo intermedio que guarda la huella de las transacciones realizadas
(LOG).
Tipo de nómina:
Código del tipo de nómina a la que pertenece el empleado (catálogo de tipos de
nómina).
Turno:
Código del turno a que pertenece (catálogo de turnos).
Cargo:
Código con que se identifica el cargo a desempeñar (ver catálogo de cargos).
Sueldo Básico:
Valor del salario vigente.
Sueldo Anterior:
Valor del anterior salario (si lo hay).

53
Cantidad horas:
Número de horas laborales por las cuales se convino el salario (normalmente 240 horas
por mes).
% de tiempo laborado:
Si es de tipo completo será 100%, si es un contrato de medio tiempo será 50%.
Fecha Ultimo aumento:

(AAMMDD) fecha en que se dió el último aumento de salario.
Auxilio de transporte:
0 = No, si no se paga.
1 = En dinero, si se paga en efectivo.
2 = En especie, si se paga en especie.
Procedimiento de Rte.fte.:
1 = Valor de la tabla.
2 = % y valor fijo (requiere acumulados de 1 año para su cálculo).
Porcentaje de Rte.Fte.:
Porcentaje de retención, cuando el empleado opta por el procedimiento 2.
Tipo de deducible:
0 = No, no hay deducible de la base de retención.
1 = Salud-Educación, hay deducible de salud o educación.
2 = Intereses de vivienda: hay deducible de intereses por préstamo de vivienda.
Valor deducible:
Valor total deducible de la retención en la fuente, cuando en tipo de deducible es
seleccionado bajo las opciones 1 ó 2.
Genera etiqueta:
0 = No, 1 = Si; son los labels que se generan para correspondencia a los empleados.
Forma de pago:
0 = Efectivo, 1 = Cheque, 2 = Consignación.
Banco / Agencia:
Código del banco y código de la agencia en donde se le consignan o giran cheques para
pagos de nómina ( ver catálogo de bancos).
Cuenta:
Número de cuenta de ahorros de cada empleado cuando se paga por consignación ó
número de cuenta corriente de la empresa cuando se paga con cheque al empleado.
Tipo de cuenta:
Indicación de si la cuenta es de ahorros o es cuenta corriente.

54
Observaciones:
Si se tiene alguna, de lo contrario se da <ENTER>.

55
Consulta de Beneficiarios
El objetivo de este programa es brindar una versatil forma de consultar la información
de los beneficiarios.

56

57
Listado de datos básicos de beneficiarios

El objetivo de este programa es permitir al usuario la generación de reporte de los
contratos registrados en el sistema, presentando únicamente los datos relativos a:
Código, apellido, nombre, cédula, dirección, barrio, teléfono, fecha, ciudad,
departamento, país de nacimiento.

58
Listado Datos del Contrato.

El objetivo es permitir al usuario generar un reporte de la información de los contratos
de trabajo registrados para una empresa, beneficiario, centro de utilidad, tipo de
nómina o todos, permitiendo además hacer una selección por el estado del contrato,
tipo de contrato, consolidación de contratos.
El usuario podrá además escoger el ordenamiento del reporte por código ó alfabético y
por destino, grupo de beneficiarios o cargo en cuyo caso se permite seleccionar uno en
particular o todos. Adicionalmente, se presentan cuatro opcione que condicionan la
presentación final del informe (resumido-1, resumido-2, detallado dos por página,
detallado uno por página).

59

60
Listado de Novedades.
El objetivo de este programa es permitirle al usuario generar un informe entre un rango
de fechas que puede seleccionar el usuario de todas las modificaciones y/o
actualizaciones que han tenido los archivos que contienen la información de los
beneficiarios y contratos de trabajo. Opcionalmente, el sistema permite seleccionar las
novedades a presentar que son de ingreso, modificación y/o retiro. Cuando el tipo de
novedades escogido es de modificación, el usuario podrá seleccionar todos y/o cada
uno de los 48 campos que conforman el contrato, es decir, que el sistema le permite
escoger los campos que más le interesen para visualizar su modificación.

61
Interfase Hojas Electrónicas.

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un archivo secuencial
estructurado para ser leido por hojas electrónicas (excel, lotus). El usuario podrá
seleccionar el tipo de información y los campos de los contratos con que desea
conformar el archivo. Una vez seleccionados y generado este deberá ser copiado o
exportado a la hoja electrónica donde se leerá y dará el manejo del caso.

62

63
Prorrogas de Contratos.
El objetivo es permitir al usuario registrar y/o actualizar las prorrogas a los contratos
creados a término fijo. El usuario deberá seleccionar la empresa, código de beneficiario
y el número de contrato que se desea prorrogar. El sistema lleva automáticamente el
control del número de prorroga por cada contrato. El usuario informará el número de
días a prorrogar con la opción de variar la modalidad del contrato a indefinido.
Nota: las modificaciones quedan consignadas en los archivos del sistema como
novedades.

64
Distribución de Sueldos.
El objetivo de este programa es permitirle al usuario crear y actualizar cada que

requiera una tabla en la cual por cada empleado se puede definir el porcentaje de
tiempo que trabaja en cada destino ó centro de costos. Esta tabla se considera al
momento de liquidar el sueldo en un documento de liquidación y pago de nómina de
tal manera que quede distribuido en los diferentes centros de costos. El efecto de esta
tabla se puede visualizar en el proceso de liquidación de tiempos y auxilio de
transporte, contemplada en las transacciones automáticas del módulo de liquidación
(programa NM02081).

65
Balance de Recursos
El objetivo de este programa es permitirle al usuario generar un reporte de los recursos
de personal con los cuales se contó antes, durante y después de un rango de fechas o de
tiempo específico. El usuario podrá seleccionar la empresa, centro de utilidad y tipo de
nómina, así como la fecha inicial y final de selección de información. Además, se
puede variar la presentación del reporte bajo cuatro posibilidades que son: tipo de
nómina, régimen de contratación, por destino, por grupo ó por cargo, permitiendo
seleccionar uno en particular o todos. Opcionalmente, se puede incluir el detalle de los
ingresos y retiros de personas.
Actualiza tipos de documentos

66
En este catálogo el usuario debe crear los diferentes tipos de documentos que serán el
soporte de las diferentes liquidaciones y pagos de nómina.
Explicación de los campos del catalogo de tipos de documento

Código de Empresa:
Código creado en el catálogo de empresas al cual está asociado el documento a crear.
Centro de Utilidad:
Código de Centro de Utilidad a través del cual se realizarán las diferentes
liquidaciones.
Documento:
Código alfanumérico de dos posiciones. Se debe digitar aquí el código que identifica al
tipo de documento a crear.
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones. Digitar aquí el nombre o descripción del tipo de
documento.
Comprobante Asociado:
Numero del Tipo de comprobante contable donde se contabilizará posteriormente este
documento.
Consecutivo:
Número de 5 posiciones, que el sistema automáticamente va actualizando a medida
que se van realizando los diferentes procesos de nómina.

67
Ejemplo de tipos de documentos:

68 CATALOGOS DEL SISTEMA
Actualiza agrupaciones de conceptos

En los numerales anteriores, inicialmente se plantearon LOS CONCEPTOS, como la
base sobre la cual se establecen los diferentes devengos y descuentos, utilizados en los
procesos periódicos de liquidación.
En este catálogo se agrupan o asocian los diferentes conceptos para conformar las bases
de los cálculos, utilizados en los procesos de liquidación. Por Ejemplo: para liquidar
cesantias de deben considerar y reunir los distintos conceptos por los cuales el empleado
ha devengado y de estos se obtiene una base para la liquidación.
De conformidad con la norma laboral, el usuario tiene la libertad de incluir bajo una
agrupación los conceptos que necesite para determinar la base de liquidación deseada.
Ejemplos:
AT AUXILIO DE TRANSPORTE
001 SUELDO BASICO SUMA LIQUIDADO
PR PRIMA DE SERVICIOS

003 JORNAL SUMA LIQUIDADO
004 AUXILIO DE TRANSPORTE SUMA LIQUIDADO
005 HORAS EXTRAS DIURNAS SUMA LIQUIDADO
006 HORAS EXTRAS NOCTURNAS SUMA LIQUIDADO
007 HORAS EXTRAS DIURNAS FESTIVAS SUMA LIQUIDADO
008 HORAS EXTRAS NOCTURNAS FESTIVAS SUMA LIQUIDADO
009 DOMINICAL SUMA LIQUIDADO
010 DOMINICAL TRABAJADO SUMA LIQUIDADO
012 RECARGO NOCTURNO SUMA LIQUIDADO
020 COMISIONES SUMA LIQUIDADO
022 RETROACTIVIDAD SUMA LIQUIDADO
023 RETROACTIVIDAD HRS EXTRAS SUMA LIQUIDADO
033 VACACIONES SUMA LIQUIDADO
039 PRIMA EXTRALEGAL SUMA LIQUIDADO
050 INCAPACIDAD PAGADA POR EMPRESA SUMA LIQUIDADO
051 INCAPACIDAD ENFERMEDAD GENERAL SUMA LIQUIDADO
052 LICENCIA MATERNIDAD SUMA LIQUIDADO
053 INCAPACIDAD ACCIDENTE DE TRABAJO SUMA LIQUIDADO
054 INCAPACIDAD ENFERMEDAD PROFESIONAL SUMA LIQUIDADO
058 LICBNCIA REMUNERADA SUMA LIQUIDADO
059 PERMISO ISS SUMA LIQUIDADO
AP APORTES PARAFISCALES

002 SALARIO INTEGRAL SUMA LIQUIDADO
007 HORAS EXTRAS DIURNAS FESTIVO SUMA LIQUIDADO
008 HORAS EXTRAS NOCTURNAS FESTIVO SUMA LIQUIDADO
023 RETROACTIVIDAD HORAS EXTRAS SUMA LIQUIDADO
039 AUXILIO VEHICULO SUMA LIQUIDADO
050 INCAPACIDAD PAGADA EMPRESA SUMA LIQUIDADO

69

053 INCAPACIDAD ACCIDENTE TRABAJO SUMA LIQUIDADO
058 LICENCIA REMUNERADA SUMA LIQUIDADO
SD SALARIOS Y DEMAS PAGOS LABORALES

021 BONIFICACION SUMA LIQUIDADO
024 INDEMNIZACION SUMA LIQUIDADO
032 PRIMA SUMA LIQUIDADO
034 VACACIONES COMPENSADAS SUMA LIQUIDADO
036 PRIMA NAVIDEÑA SUMA LIQUIDADO
037 PRIMA VACACIONES SUMA LIQUIDADO
053 INCAPACIDAD ACCIDENTE TRABAJO SUMA LIQUIDADO
150 ACUMULADO HORAS EXTRAS SUMA LIQUIDADO
151 ACUMULADO RECARGO NOCTURNO SUMA LIQUIDADO
152 ACUMULADO SUELDO SUMA LIQUIDADO
CI CESANTIA E INTERESES
030 CESANTIAS SUMA LIQUIDADO

031 INTERESES DE CESANTIAS SUMA LIQUIDADO
PS PROVISION PRESTACIONES SOCIALES

050 INCAPACIDAD PAGADA EMPRESA SUMA LIQUIDADO

RF RETENCION EN LA FUENTE

021 PENSION SOLIDARIDAD SUMA LIQUIDADO
032 PRIMA SUMA LIQUIDADO
037 PRIMA DE VACACIONES SUMA LIQUIDADO
510 PENSION OBLIGATORIAS RESTA LIQUIDADO
511 PENSION VOLUNTARIA RESTA LIQUIDADO
512 FONDO DE SOLIDARIDAD RESTA LUQUIDADO
SP SALUD Y PENSIONES

037 PRIMA DE VACACIONES SUMA LIQUIDADO
VL VACACIONES LIQUIDADAS
001 SUELDO SUMA LIQUIDADO


71
VD VACACIONES DISFRUTADAS
001 SUELDO SUMA LIQUIDADO

Procedimiento fase 1: definición del título genérico de la

agrupación
Explicación de los campos del catálogo de agrupaciones de

conceptos:
Código:
Código alfanumérico de dos posiciones. Digitar aquí el código que identifique la
agrupación a crear, preferiblemente nemónico. Ejemplo: AT Auxilio de Transporte.
Descripción:
Nombre o identificación de la agrupación máximo de 40 caracteres.

73
Abreviatura:
Espacio de 8 caracteres para digitar la identificación en forma abreviada. Ejemplo:
AU_TRAN, para el Auxilio de Transporte.
------------------------------------------------------------------------------
|NM01083 SISTEMA INTEGRADO DE NOMINA
|95/10/11 **CATALOGO DE AGRUPACIONES DE CONCEPTOS** PAG :
------------------------------------------------------------------------------
| CODIGO AGRUPAC. D E S C R I P C I O N ABREVIATURA|
------------------------------------------------------------------------------
AT AUXILIO DE TRANSPORTE AUX TRAN
PR PRIMA DE SERVICIOS PR SERV.
AP APORTES PARAFISCALES COMFANDI
SS SEGURO SOCIAL I.S.S.
SD SALARIOS Y DEMAS PAGOS LABORALES SPL
CI CESANTIA E INTERESES CI
SB SENA E I.C.B.F. SEN-ICBF
HE HORAS EXTRAS Y RECARGOS ALA
PB PRIMAS Y BONIFICACIONES ALA
OC OTROS CONCEPTOS DE SALARIOS ALA
AF APORTES AL FONDO DE AHORRO 20% APORFOND
BO BONIFICACION BONIFACI
BV BONIFICACION VACACIONES BONO
CE CESANTIAS CESANTIA
PS PROVISION PRESTACIONES SOCIALES P.S
RF RETENCION EN LA FUENTE RTE FTE
SP SALUD Y PENSIONES SALUD
VA VACACIONES VACACION
Procedimiento fase 2: detalle de la agrupación

1. Partiendo del menú NM0108 "Agrupación de Conceptos", se escoge la opción 4
"Actualización del Detalle de Agrupaciones", que a su vez invoca la siguiente pantalla:
Código de la Agrupación:
Digitar aquí el código de la agrupación a la cual se le va a asociar los conceptos. Ej: PL
Prima Legal.
Código del concepto:

Digitar aquí uno a uno los códigos de los conceptos que se desea asociar para
conformar la base o la agrupación.
Ej: 018 Indemnización.

Suma o Resta:
Digitar aquí los signos (+) ó (-) dependiendo del efecto deseado del concepto en la
agrupación.
Porcentaje:
Digitar aquí el porcentaje que se debe tomar del concepto para la agrupación o base.

75
Tabla de Retención en la Fuente
Es necesario crear la tabla de RETEFUENTE con miras a tener disponible la información

necesaria para calcular en forma automática y de manera individual, la retención en la
fuente para cada beneficiario, tomando como base el monto obtenido al sumar los
acumulados de la agrupación de conceptos definida para el cálculo de la retención en la
fuente:
Desde el momento de crear cada contrato de trabajo, se define el método a utilizar para
cada empleado. El sistema presenta dos métodos de acceso:
Método 1: Procedimiento que utiliza el valor de la tabla.
Método 2: Procedimiento que utiliza los porcentajes fijos.
Partiendo del modulo de Catálogos, se escoge la opción 9 "tabla de retención en la

fuente y una vez se escoge la opción de Ingreso, es necesario entrar la siguiente
información por cada renglón de la tabla de Retención en la fuente:.

76
Explicación de los campos de tipos retenciones

Salario mensual hasta:
Digitar aquí el tope máximo por cada renglón de la tabla.
Desde:
Digitar aquí el tope mínimo por cada renglón de la tabla.
Porcentaje de Retención:
Digitar aquí él % de retención asignado al renglón.
Valor a retener:
Digitar el valor a retener en el renglón.
Esta tabla debe ser actualizada cada año conforme a los cambios de ley.

77
Catálogo de EPS/AFP/ARP
En este catálogo el usuario debe crear las diferentes E.P.S. (Empresas Promotoras de
Salud), A.F.P. (Administradoras de Fondos de Pensiones) y las A.R.P. (Administradoras
de Riesgos Profesionales), con sus respectivas sucursales.
Como se puede apreciar en el anterior ejemplo, se definen los porcentajes por

empleado y patrono en cada tipo de identidad. Así mismo, por cada una de estas
entidades se deben crear sus respectivas sucursales, labor que se hace posteriormente.
La ruta para accesar los programas NM01101 y NM01104, del catálogo de EPS/AFP/ARP
con sus respectivas sucursales es la siguiente:

EPS/AFP/ARP:
Digitar aquí el código que identificará la entidad a crear.
Descripción:
Nombre de la entidad.
Nit Entidad:
Nit de la entidad que se está creando.
Entidad es E.P.S:
Indicador que determina si la entidad que se está creando es una empresa promotora de
salud. (0 = No, 1= Si).
Código Nacional:
Código asignado por ley para esta entidad.
Porcentaje Empleado y Empleador:

Porcentaje que le corresponde tanto al empleado como al empleador.
Tipo de Cobertura:
Dependiendo de la región puede ser clásica o familiar.
Entidad es A.F.P:
Indicador que determina si la entidad que se está creando es una empresa
administradora de fondos de pensiones.
Porcentaje Solidaridad empleado:

Es el decretado por la ley cuando supera 4 salarios mínimos.
Entidad es A.R.P:
Indicador que determina si la entidad es una administradora de riesgos profesionales.
79
Entidad es el ISS:
Indicador que determina si la entidad es el Insitituto de seguros sociales.
Procedimiento para crear sucursales de EPS/AFP/ARP

En este catálogo se definen una a una las sucursales de las diferentes entidades antes
explicadas. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú.
Una vez se selecciona la opción Actualización, I=Ingreso, el sistema despliega el

siguiente formato de pantalla:

Sucursal:
Código de tres dígitos con que se identifica la sucursal de la entidad.
Razón social:
Nombre de la empresa con que figura la entidad.
Tipo vinculados:
Se asocia dependiendo del vínculo que tenga el empleado con la empresa.
Porcentaje Atep:
Porcentaje de riesgo profesional asignado a la empresa.
Si la empresa tiene varios riesgos profesionales se deber crear una sucursal por cada
uno de ellos en la entidad con la que tomaron la cobertura de riesgo profesional.

81
Catálogo de cajas de compensación
Para manejar plenamente los procesos de aportes de ley a las cajas de compensación
familiar, así como los reportes periódicos de información que son solicitados por estas
entidades, es necesario crear en este catálogo las diferentes CAJAS DE COMPENSACION
con las que se tienen afiliaciones.
La ruta de acceso al programa NM01111 encargado de Actualizar el catálogo de cajas de

compensación es la siguiente:

Explicación de los campos.

Caja de Compensación:
Código nemónico de 2 caracteres, que identificará la caja de compensación.
Descripción:
Campo alfanumérico de 40 posiciones, que describe la entidad.
 Tablas para Extralegales

Este catálogo se utiliza cuando la empresa liquida prestaciones extralegales. La ruta de
acceso este programa es:
Tabla Extralegal:
Código alfanumérico de 2 dígitos con el cual se identifica la prestación extralegal.
Descripción:
Nombre que describe el tipo de prestación.
Forma de liquidar:
Si se va a liquidar con base en días Ej: Prima de antigüedad ó se liquida un valor fijo.
Aplica a Salarios Integrales:

Si esta prestación se paga o no a personas con salario integral.
Aplica pacto Colectivo:

Si la prestación se liquida a todos los empleados o no. Los empleados con pacto
colectivo se identifican en la creación del contrato de trabajo.

83
Régimen a quién aplica:

Sirve para seleccionar a quienes tienen derecho a esta prestación.
Cálculo antigüedad desde:

Identifica la fecha a tomar para el cálculo de la antigüedad cuando la prestación se
liquida en días.

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1

CATALOGOS DEL SISTEMA

Catálogos del Sistema

• Propósitos de los catálogos de Nómina y Personal.

• Manejo operativo de los catálogos.

• Interacción del usuario con los catálogos, posteriormente a la fase de

• Incidencia de los parámetros de configuración del NM-UNO

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA DE NOMINA Y PERSONAL NM-UNO

La explicación detallada de cada uno de ellos, su aplicación y operación en todos los

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA DE NOMINA Y PERSONAL NM-UNO

Propósitos de los catálogos de nómina y personal

b. Crear los tipos de nómina y turnos, la periodicidad en los procesos de liquidación.

c. Definir las agrupaciones de empleados, que influirán en las liquidaciones y procesos

e. Definir los diferentes tipos de documentos, que se emplea de soporte a las

g. Aprovechando los anteriores catálogos se definen formalmente para cada

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA DE NOMINA Y PERSONAL NM-UNO

Interacción del usuario con los catálogos, posteriormente a la fase

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA DE NOMINA Y PERSONAL NM-UNO

Ejemplo de catalogo de empresas:

El sistema no tiene restricción en cuanto al número de empresas que se puedan manejar

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA DE NOMINA Y PERSONAL NM-UNO

Explicación de los campos del catálogo de empresas

Nombre y/o Razón Social:

El sistema, hace los siguientes chequeos de integridad de información:

- Si se trata de ingresar un código de empresa ya existente, se presenta el mensaje

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA DE NOMINA Y PERSONAL NM-UNO

- Si se trata de modificar ó retirar, un código de empresa no existente, se presenta el

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA DE NOMINA Y PERSONAL NM-UNO

Actualización de Centros de Utilidad.

El sistema permite manejar independientemente dentro de una empresa las nóminas de

El manejo de varios centros de utilidad dentro de una empresa da la posibilidad de que

Si se utiliza la opción de centros de utilidad se permite generar informes de

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

Al escoger la opción 4 se deben informar los siguientes campos :

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA DE NOMINA Y PERSONAL NM-UNO

Explicación de los campos

El sistema, hace los siguientes chequeos de integridad de información:

- Si se trata de ingresar un centro de utilidad ya existente, sale el mensaje "Centro

- Si se trata de modificar ó retirar, un centro de utilidad no existente, sale el

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA DE NOMINA Y PERSONAL NM-UNO

2. En una empresa constructora:

3. En una empresa agroindustrial:

NOTA: El manejo de los consecutivos de los documentos se hace independientemente

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA DE NOMINA Y PERSONAL NM-UNO

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

Al escoger la opción 1 se deben informar los siguientes campos:

Explicación de los campos

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA DE NOMINA Y PERSONAL NM-UNO

Para crear las sucursales o agencias de la entidad bancaria definida anteriormente, se

Explicación de los campos:

Código del banco:

Agencia del banco:

Catálogo de fondos de Cesantías

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA DE NOMINA Y PERSONAL NM-UNO

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

El procedimiento de operación para la creación de cada uno de los fondos de cesantías

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parámetros de cálculo a aplicar en los procesos de nómina. El usuario los define

El proceso de definición de estos se basa en los "MODOS DE LIQUIDACION", que

Por lo tanto, la decisión más importante al definir un concepto, es el MODO DE

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menú:

Al escoger el programa 1 "Actualización", opción I = Ingreso, despliega el siguiente

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