1. Encik Khalid adalah pegawai yang mengurus tender Jabatannya.

Sebagai seorang
pegawai yang bertanggungjawab terhadap tugas tersebut, beliau perlu mengadakan
publisiti bagi tender-tender berkenaan. Terangkan tujuan dan tatacara pengurusan
publisiti sesuatu tender.

i. Tujuan publisiti sesuatu tender dibuat adalah bertujuan supaya semua

pembekal yang bona fide berpeluang untuk menyertai tender dan
membolehkan Kerajaan mendapatkan tawaran yang terbaik.

ii. Tatacara pengurusan publisiti sesuatu tender adalah seperti berikut :

a) Tender tempatan hendaklah diiklankan dalam sekurang-kurangnya satu (1)

akhbar harian utama berbahasa Melayu. Walau bagaimanapun untuk tender
antarabangsa sekurang-kurangnya di dalam dua (2) akhbar, di mana satu
berbahasa Melayu dan satu berbahasa Inggeris.

b) Walaupun publisiti meluas digalakkan bagi urusan tender, pertimbangan

sewajarnya mengenai kos iklan hendaklah juga diambil kira. Sekiranya
kontraktor yang berkelayakan di bawah satu-satu bidang adalah diketahui
tidak lebih lima (5) kontraktor, iklan tidak perlu dibuat. Dalam hal demikian
kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri
hendaklah diperolehi terlebih dahulu. Setelah mendapat kelulusan,
pemberitahuan tender kepada kontraktor yang diluluskan hendaklah dihantar
dengan surat berdaftar.

1
2. Encik Yusri, Penolong Pegawai Tadbir Gred N27 berhajat untuk menunaikan ibadah
haji pada tahun ini. Beliau telah berkhidmat dalam perkhidmatan awam selama 4
tahun dan hanya mempunyai baki cuti sebanyak 20 hari pada tahun ini. Bolehkah
Encik Yusri memohon cuti haji pada tahun ini. Nyatakan kepada beliau syarat-syarat
permohonan cuti haji itu.

Encik Yusri boleh memohon cuti haji tersebut biarpun beliau hanya mempunyai baki
cuti sebanyak 20 hari sahaja pada tahun ini. Tetapi encik Yusri hendaklah mematuhi
syarat-syarat yang terdapat di dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam Negeri
Sabah 2008 untuk memohon cuti haji tersebut iaitu :

a. Cuti haji yang dipohon sebanyak 40 hari. Ketua Jabatan boleh meluluskan
cuti menunaikan Fardhu Haji bergaji penuh selama 40 hari sahaja
termasuk hari rehat mingguan dan hari kelepasan am kepada pegawai yang
beragama Islam untuk menunaikan Fardhu Haji di Mekah. Cuti fardhu haji
ini merupakan cuti tanpa rekod yang diberikan kepada pegawai yang
beragama Islam yang ingin menunaikan Fardhu Haji sahaja. Sekiranya
seseorang pegawai memerlukan tempoh lebih daripada 40 hari atas sebab-
sebab tertentu, maka pegawai berkenaan bolehlah memohon untuk
menggunakan cuti rehatnya atau cuti tanpa gaji.

b. Cuti menunaikan Fardhu Haji boleh diluluskan sekali sahaja di dalam

tempoh perkhidmatan seseorang pegawai dan tertakluk kepada syarat
bahawa pegawai itu telah berkhidmat tidak kurang empat tahun dan telah
disahkan dalam jawatannya.

2
3. Anda telah dilantik sebagai pegawai pengurusan sumber manusia di Jabatan anda.
Bagi menjamin jabatan anda mempunyai anggota yang kompeten, beretika dan
mengamalkan nilai-nilai murni, apakah pelan cadangan anda untuk memastikan
aspek-aspek dalam mengurus modal insan tersebut dapat dicapai.

Bagi menjamin jabatan yang mempunyai anggota yang kompeten, beretika dan
mengamalkan nilai-nilai murni, berikut adalah merupakan pelan cadangan untuk
memastikan aspek-aspek dalam mengurus modal insan tersebut dapat dicapai :

a. Melengkapi diri pegawai sebagai pegawai pegurusan sumber manusia di

dalam Jabatan dengan pengetahuan dan kemahiran dalam bidang pengurusan.
Perancangan perlu dibuat secara yang lebih strategik dengan daya fikiran yang
lateral, jelas dan misi yang jitu. Falsafah perkhidmatan awam hendaklah
ditekankan ke arah pencapaian kecemerlangan berlandaskan kepada rasional
bahawa tugas utama kita adalah memberikan perkhidmatan yang berkualiti.
Langkah utama yang perlu diambil ialah membetulkan orientasi kita. Secara
khususnya kita perlu mengetahui siapakah kita dalam perkhidmatan awam.
Proses mengenal diri ini penting bagi memberi fokus kepada kita ke arah
kecemerlangan.

b. Membuat atau menghantar pegawai untuk mengikuti seminar, bengkel, atau

kursus yang disediakan oleh kerajaan seperti Seminar Nilai dan Etika, Seminar
Kebangsaan Etika Professional, Latihan Pengurusan Kualiti dan banyak lagi.
Ianya adalah untuk memberi kesedaran kepada pegawai tentang nilai dan etika
serta mengenal pasti nilai-nilai utama yang dapat diamalkan. Ia juga bertujuan
untuk meningkatkan etika kerja kumpulan dan memberi pendedahan serta
kefahaman tentang asas-asas nilai universal, moral, konsep ilmu dan erti
kebahagiaan sebenar. Ini juga merupakan usaha untuk meningkatkan kualiti
dikalangan pegawai.

3
c. Nilai-nilai peribadi asas juga perlu diterapkan untuk memastikan aspek-aspek
dalam mengurus modal insan tersebut dapat dicapai di dalam diri setiap
pegawai. Nilai-nilai ini merupakan nilai-nilai asas yang perlu ada pada setiap
penjawat awam. Nilai-nilai yang tergolong dalam kelompok ini ialah amanah,
bertanggungjawab, ikhlas, dedikasi, berdisiplin, bekerjasama, bersih,
sederhana dan tekun. Tanpa nilai-nilai seperti ini anggota yang kompeten,
beretika dan mengamalkan nilai-nilai murni tidak akan dapat dicapai seperti
yang diinginkan oleh sesebuah Jabatan.

4
4. Sebagai penjawat awam yang dipertanggungjawabkan untuk memantau penghantaran
dan penerimaan dokumen terperingkat, nyatakan dengan jelas Peraturan Penerimaan
Dokumen Rasmi Terperingkat Sulit/Terhad?

Sebagai penjawat awam yang dipertanggungjawabkan untuk memantau

penghantaran dan penerimaan dokumen terperingkat pegawai tersebut hendaklah
mewujudkan satu sistem bagi menerima, memproses, menyimpan dan menghantar
dokumen-dokumen terperingkat supaya ianya diuruskan berasingan daripada
suratan-suratan tidak berperingkat. Bahagian itu hendaklah dilaksanakan di satu
tempat terasing yang dinamakan Pendaftaran Rahsia. Tugas dan tanggungjawab
bagi menyelia bahagian ini hendaklah diberikan kepada seorang penjawat awam
dalam jawatan tetap yang digelar Pendaftar Rahsia. Dalam pejabat-pejabat kecil
mungkin tidak boleh ditubuhkan Pendaftaran Rahsia yang berasingan. Tetapi
prinsip bahawa dokumen-dokumen terperingkat diterima, diproses, disimpan dan
dihantar berasingan daripada suratan-suratan tidak terperingkat hendaklah diikuti
dan hanya boleh diuruskan oleh penjawat-penjawat awam yang dibenarkan sahaja.
Di dalam keadaan-keadaan tertentu selain daripada menubuhkan Pendaftaran
Rahsia, satu atau lebih Pendaftaran Kecil Rahsia boleh diwujudkan. Tetapi
rujukan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan hendaklah dibuat dahulu dalam
perkara ini.

Berikut merupakan Peraturan Penerimaan Dokumen Rasmi Terperingkat

Sulit/Terhad :

a. Pegawai atau kerani bilik mesin faksimili sahaja dibenarkan untuk

menerima dokumen terperingkat. Sekiranya dokumen terperingkat
dihantar melalui mesin faksimili. Sekiranya bukan melalui mesin faksimili
hendaklah pegawai atau kerani yang dilantik untuk menerima dokumen
terperingkat tersebut sahaja dibenarkan untuk menerimanya.

5
b. Menerima dan menyemak dokumen yang diterima serta merta dan dicop
akuan terima.

c. Mendaftarkan penerimaan dokumen tersebut di dalam buku daftar

penerimaan dokumen (terperingkat).

d. Menghubungi penghantar sekiranya maklumat dokumen tersebut tidak

lengkap, tidak jelas dan sebagainya.

e. Menghubungi penerima dokumen tersebut bagi tujuan serahan.

f. Serahan dibuat kepada penerima dan diminta menandatangani di dalam

buku daftar sebagai bukti serahan.

g. Nombor rujukan dan tajuk fail terperingkat hendaklah ditandakan pada

fail. Peringkat keselamatan fail terperingkat ini hendaklah ditanda di
sebelah luar kulit hadapan dan belakang. Nombor rujukan fail hendaklah
ditulis di sebelah luar kulit hadapan. Tajuk fail terperingkat hendaklah
dicatatkan di sebelah dalam kulit hadapan. Hanya tajuk fail Terhad sahaja
boleh dicatatkan di sebelah luar kulit hadapan.

h. Dokumen sulit hendaklah diletakkan di dalam fail yang berwarna hijau

pada kulit fail dan sementara bagi dokumen terhad pula diletakkan di
dalam fail yang berwarna putih pada kulit fail.

i. Dokumen-dokumen terperingkat sulit/terhad hendaklah disimpan di dalam

kabinet keluli atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi
berkunci.

6
5. Antara sebab Nilai-Nilai Murni diperkenalkan dalam perkhidmatan awam ialah
kerana azam Kerajaan untuk meninggikan kecekapan, imej dan mutu perkhidmatan.
Pada pendapat anda mengapakah ketiga-tiga aspek itu dititikberatkan?

Antara sebab Nilai-Nilai Murni diperkenalkan dalam perkhidmatan awam

ialah kerana azam Kerajaan untuk meninggikan kecekapan, imej dan mutu
perkhidmatan. Aspek kecekapan, imej dan mutu perkhidmatan dititikberatkan
kerana kejayaan sesebuah organisasi amnya atau negara khasnya bergantung
kepada kewibawaan pelaksanaannya. Bagi menyokong kejayaan pelaksanaannya,
setiap organisasi sama ada kecil atau besar, terutamanya pentadbiran sesebuah
negara mesti mempunyai jentera pentadbiran yang mantap. Jentera pentadbiran
yang cekap merupakan nadi utama kejayaan dan kemajuan sesebuah negara. Oleh
itu bagi memastikan jentera pentadbiran itu berjalan dengan baik maka kakitangan
yang menjalankan tugas mestilah mempunyai amalan etika pentadbiran dan nilai-
nilai murni yang telah digariskan.

Sekiranya amalan etika pentadbiran dan nilai-nilai murni tidak dihiraukan

maka akan berlaku berbagai kecurangan dan penyelewengan dalam jentera
pentadbiran tersebut. Ini menunjukkan imej yang tidak sihat kepada sesebuah
pentadbiran. Keadaan ini sudah pasti akan menimbulkan masalah di mana segala
dasar-dasar dan program-program yang dirancang tidak dapat dilaksanakan. Oleh
itu di sini jelas menunjukkan dengan mengamalkan etika pentadbiran dan nilai-
nilai murni yang baik sangat penting dalam memastikan sesebuah pentadbiran itu
berjalan dengan baik.

Teras perkhidmatan awam berazam meninggikan mutu perkhidmatan. Ia

bertujuan menggalakkan tiap-tiap kakitangan kerajaan mempunyai hasrat
untuk meninggikan mutu perkhidmatannya. Seseorang itu tidak harus berpuas
hati dengan apa yang dicapai setakat hari ini. Sebaliknya haruslah sentiasa
berusaha untuk memikirkan cara-cara baru untuk menjalankan kerjanya demi
faedah rakyat dan negara. Dengan ini matlamat-matlamat yang telah ditentukan
dapat dicapai dalam jangka masa yang dijadualkan.

7
 Etika Perkhidmatan Awam diperkenalkan juga demi untuk meningkatkan
mutu perkhidmatan dari semasa ke semasa. Ia juga untuk mengekal dan
memelihara kepercayaan rakyat terhadap perkhidmatan awam. Selain itu nilai dan
etika ini juga dapat memupuk tanggungjawab bersama di kalangan penjawat
awam. Dengan itu akan wujudlah suasana dan imej yang sihat dan cekap serta
hubungan yang erat sesama kakitangan. Sememangnya azam kerajaan juga untuk
meninggikan kecekapan, imej dan mutu perkhidmatan awam agar ia boleh
berkembang maju selari dengan pembangunan negara. Dalam menjalankan tugas,
pegawai awam di bekalkan dengan kuasa. Ia perlu dikawal bagi mengelakkan
penyelewengan dan penyalahgunaan kuasa untuk kepentingan peribadi.

Dalam konteks yang lebih luas, etika ini juga diperkenalkan agar semangat
rukun negara dapat dihayati secara bersama melalui pembentukan sikap dan
pembawaan yang di selaraskan dengan nilai-nilai murni. Bagi mencapai nilai-nilai
murni dalam perkhidmatan awam ini kerajaan telah memperkenalkan Dasar
Penerapan Nilai-Nilai Murni Dalam Pentadbiran. Ia meletakkan matlamat seperti
berikut :

Membentuk sebuah masyarakat Malaysia yang beramanah, beridentiti

dan disegani oleh masyarakat lain.

Mewujudkan sebuah Negara yang bahagia.

Menghapuskan sikap negatif dalam menjalankan tugas yang

dipertanggungjawabkan.

Menghasilkan perkhidmatan yang bermutu.