SISTEM PENGURUSAN

FAIL SEKOLAH

JABATAN PENDIDIKAN JOHOR

|Mukadimah| |Akta| |Pengelasan Fail| |Kulit Fail| |Kod Fail| |Kandungan Fail|
|PenyimpananFail| |Pengedaran Fail| |Pelupusan Fail| |Kesimpulan||TQ|
1. Mukadimah
Sistem Pengurusan Fail (SPF)
 sebahagian daripada Sistem Pengurusan Maklumat (SPM)
 SPF dikawal oleh
o Akta Arkib Negara Bil 44/1966 (ANN)
o Akta Rahsia Rasmi 1972 (ARR)
o Peruntukan Undang-undang Bahagian “A” (PU. A)
o Arahan Perkhidmatan (AP)
 Ketua Pejabat (Pengetua / Guru Besar)
dipertanggungjawabkan untuk mengawal selia dan mengurus
fail mengikut kehendak AAN, ARR, PU. A dan AP
KECUAIAN atau TIDAK BERKESAN - SURCAJ
Akta Arkib Negara Bil 44/1966 (ANN)
 Para 8(1) : Mana-mana rekod awam yang lebih daripada dua
puluh tahun umurnya dan mana-mana rekod awam bukan
semasa yang pada pendapat Pengarah mempunyai nilai yang
cukup bagi memerlukan pemeliharanya, hendaklah
dipindahkan ke Arkib Negara
 Para 10(1) : Tiada seorang pun boleh tanpa persetujuan
Pengarah memusnahkan atau secara lain melupuskan atau
membenarkan pemusnahan atau pelupusan apa-apa rekod
awam yang ada dalam milik atau dibawah kawalannya
(Pindaan A.85 bertarikh 10.9.71)
 Para 12(2) : Tiada seorang pegawai awam boleh
mengadakan untuk orang awam bagi maksud rujukan dan
penyelidikan apa-apa rekod awam, kecuali dalam
menjalankan kewajipan-kewajipan rasminya. (Pindaan A.85
bertarikh 10.9.71)
Peruntukan Undang-undang Bahagian
“A” (PU. A) - 395

Para 19(1) : Seseorang pegawai tidak boleh, sama ada

lisan atau bertulis atau dengan apa-apa
cara lain :

a. Memberi apa-apa maklumat faktual

berhubung dengan jabatannya
Arahan Perkhidmatan 1974
Bab 3
Para 11 : Pengelasan surat mengikut Pengelasan Fail - Surat-
surat yang dikeluarkan adalah perlu diberi pengelasan
keselamatan mengikut peringkat keselamaatan fail surat-surat itu
Para 12 : Rekod Surat Keluar – Semua surat keluar dari sesebuah
jabatan hendaklah direkodkan dalam kertas minit
Para 18 (a) : Tindakan Bahagian Pendaftaran Fail - Semua
bahagian pendaftaran fail jabatan ………. hendaklah mengambil
tindakan segera memasukkan surat-surat yang diterima ke dalam
fail-fail berkenaan dan mengedarkan fail-fail kepada pegawai-
pegawai yang berkenaan untuk tindakan …..
Arahan Perkhidmatan 1974 (Sambungan_1)

Bab 4
Para 4 (a) 11 : Pengelasan Keselamatan Fail : Menjadi
tanggungjawab Ketua Jabatan menentukan bahawa fail-fail diberi
pengelasan keselamatan, sama ada diperingkat terhad, sulit, rahsia
atau rahsia besar
Para 5 : Memakai Kulit Fail Yang Sesuai : Jabatan-jabatan
hendaklah menggunakan kulit-kulit fail seperti yang telah direka oleh
Arkib Negara ….
Para 12 : Tanggungjawab Pegawai Dalam Pengedaran Fail :
Menjadi tanggungjawab tiap-tiap Pegawai untuk melicinkan
pengurusan pengedaran fail
Para 18 : Memelihara Keselamatan Kandungan Fail : Isi-isi
kandungan fail, baik bagi fail terbuka ataupun fail yang mempunyai
pengelasan keselamatan, bukanlah untuk rujukan orang ramai
Arahan Perkhidmatan 1974 (Sambungan _2)

Bab 5

Para 1 : Tanggungjawab Ketua Jabatan Memelihara

Rekod Jabatan
Menjadi satu kewajipan khas dan terpenting bagi
jabatan-jabatan menentukan bahawa setiap rekod
kerajaan disimpan dan dipelihara dengan baik. Ketua-
ketua jabatan adalah dengan sendirinya
bertanggungjawab untuk memelihara setiap rekod
kerajaan yang ada di dalam jabatan mereka.
3. Pengelasan Fail
- berdasarkan Akta Rahsia Rasmi (ARR) dan Arahan
Perkhidmatan 1974 (Bab 3, para 11 dan Bab 4 para 4(a)
-pengelasan berdasarkan peringkat keselamatan
-Pengelasan seperti berikut:
Rahsia Besar
Rahsia
Sulit
Terhad
Terbuka
Sampul kecil
Fail Timbul
Rahsia Besar
 urusan kerajaan yang masih dalam proses
perancangan spt
•Kertas Pembentangan Anggaran Belanjauan
Kerajaan
•pembangunan bandar baru
•Dasar Penswastaan
 Fail berwarna Kuning
 Berpalang X Merah memenuhi kulit hadapan
fail
 Sekolah tidak terlibat ( Kertas soalan
peperiksaan umum! )
Rahsia
 urusan berkaitan dengan program
pembangunan kerajaan spt
• proses tender
 Fail berwarna Merah Jambu
 Berpalang X Merah memenuhi kulit hadapan
fail
 Sekolah terlibat (Kertas soalan peperiksaan
setara)
 Tatacara yang betul dalam penyimpanan dan
pengedaran
Sulit
 urusan berkaitan dengan keputusan
pentadbiran kerajaan
• walaupun telah diumumkan oleh Menteri
 Fail berwarna HIJAU MUDA
 Sekolah terlibat
Proses tindakan tatatertib
 Tatacara pengendalian fail yang berkelas sulit
Terhad

 Edarannya terhad disebabkan maklumat yang

terkandung di dalamnya
• fail peribadi staf
 Fail berwarna PUTIH
Terbuka

 Fail pengurusan harian dan Fail-fail

Pentadbiran
 Fail berwarna PUTIH
Sampul Kecil
 Fail sementara berlandaskan fail utamanya
 Memudahkan pegawai – utk mesyuarat dan
urusan-urusan lain terutama bagi kelas-kelas
fail yang tidak boleh dibawa keluar
 Dimuatkan semula ke fail utama apabila
urusan selesai
 Fail berkulit nipis berwarna KUNING
 Sekolah tidak digalakkan bagi tujuan ini
Fail Timbul (subjacket)
 Mengandungi bahan-bahan / maklumat yang
belum diedarkan kepada pegawai dan
maklumat edaran dalaman
4. Kulit Fail
Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 5 Menyebut
“Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit fail seperti
yang direka oleh Arkib Negara”

 dari bahan kertas yang tebal dan tahan lasak

 Boleh menampung sekurang-kurangnya 100 salinan surat
 Warna Kulit Fail selaras dengan pengelasan fail
 Saiz hendaklah seragam dicadangkan 36cm x 24cm (muka
hadapan) dan 36cm x 35cm(muka belakang termasuk 8cm
sebagai ‘flap’)
Maklumat diperlukan

A.Kulit Hadapan

B.Kulit Tepi Depan

Kulit Hadapan
a) Nama Organisasi
b) Kod Fail
c) Perkara
d) Tarikh Kandungan Pertama
e) Tarikh Kandungan Akhir
f) Rekod Pergerakan Fail
g) Arahan-arahan Penutupan Fail
- Tarikh tutup
- Tarikh Kajian Pertama 5 tahun selepas ditutup
- Cadangan pindaan
- Tarikh Kajian kedua
Kulit Tepi Dalam

-dimuatkan cabutan-cabutan dari Akta Arkib

Negara Bil 44/1966 para 8(10 DAN 12(2)
5. Kod Fail

Fail-fail hendaklah didaftarkan melalui SISTEM

DOKET
a) Kad AM 89 ; Rekod Nombor
b) Kad AM 89A ; Rekod Abjad
(kertas doket a & b tersedia dalan satu set, ditulis serentak
bagi rujukan indeks nombor dan indeks abjad bagi rujukan
indeks silang)

c) Buku Daftar Fail (tidak digalakkan)

Kod Fail Kaedah Nombor (AM 89)

Disusun mengikut LEVEL (paras)

- nombor sahaja atau
- abjad diikuti dengan nombor

a) Level I - Fail Utama : 01

b) Level II - Fail Perkara : 01/01
c) Level III - Fail Aktiviti : 01/01/01
Contoh
Lavel 1 : 01 - Asrama
02 – Hal Ehwal Murid
03 – Kemudahan Fizikal
04 – Kewangan dan Akaun
05 – Kokurikulum
06 – Kurikulum
07 --Pentadbiran Am Sekolah
08 – Perhubungan Masyarakat
09 – Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan
10 - Pelbagai
Contoh_2

Level I : 01 - Asrama
Level II : 01/07 - Peraturan Asrama
Level III : 01/07/001 – Kebenaran Keluar
Asrama

Abjad dan nombor

Level I : ASR - Asrama
Level II : ASR/07 - Peraturan Asrama
Level III : ASR/07/001 – Kebenaran Keluar
Asrama
Contoh_3
Level I : 06 - Kurikulum
Level II : 06/06 - Panatia Mata Pelajaran
Level III : 06/06/001 – Agama Islam
06/06/002 – Bahasa Ibunda
06/06/003 – Bahasa Inggeris

Abjad dan nombor

Level I : KUR - Kurikulum
Level II : KUR/06 - Panatia Mata Pelajaran
Level III : KUR/06/001 – Agama Islam
KUR/06/002 – Bahasa Ibunda
KUR/06/003 – Bahasa Inggeris
 Contoh susunan fail panatia
Panatia Sejarah

SMKSI / 06 / 06 / 017A
Sekolah/
Kod Sekolah
Fail Induk

Lavel 1 : Bidang
Pengurusan Lavel 3: Panatia
Kurikulum Sejarah

Lavel 2: Panatia
Mata Pelajaran
Fail Kurikulum
06/06/001 Agama Islam
06/06/002 Bahasa Ibunda
06/06/003 Bahasa Inggeris
06/06/004 Bahasa Melayu
06/06/005 Bahasa-bahasa lain
06/06/006 Geografi
06/06/007 Ilmu Kesihatan / Sains
Kemasyarakatan
06/06/008 Kesusateraan Melayu
06/06/009 Matematik
06/06/010 Perdagangan / Prinsip Akaun
06/06/011 Pendidikan Jasmani
06/06/012 Sains
06/06/013 Sains Rumah Tangga
06/06/014 Sains Pertanian
Fail Kurikulum_2
06/06/015 Seni Lukis dan Pertukangan Tangan
06/06/016 Kemahiran Hidup
06/06/017 Sejarah
06/06/018 Pendidikan Moral
06/06/019 Bahasa Arab Komunikasi
06/06/020 Tasawur Islam
06/06/021 Pendidikan Al Quran dan Sunnah
06/06/022 Pendidikan Syariah Islamiah
06/06/023 Lukisan dan Teknologi Kejuruteraan
06/06/024 Reka Cipta
06/06/025 Teknologi Maklumat
06/06/026 Kajian Tempatan
06/06/036 Pendidikan Alam Sekitar
Susunan Fail Panatia Mata Pelajaran

- dicadangkan setiap panatia mempunyai 10 fail

- Kod digunakan selari dengan pengkodan pejabat
pentadbiran
- fail Induk diletakkan di pejabat
- berikut cadangan penyusunan fail panatia:
Fail Panatia
a) SMKSI/06/06/017A : FAIL INDUK PANATIA
Mengandungi:
-Surat-surat perhubungan sekolah-luar

b) SMKSI/06/06/017B : FAIL SUKATAN PELAJARAN

  Mengandungi:
- Sukatan Pelajaran (semua tingkatan)
- Huraian Sukatan Pelajaran (semua tingkatan)
- Rancangan Pelajaran Tahunan (semua tingkatan)
- senarai buku rujukan guru / murid
- Pekeliling-pekeliling Iktisas yang berkaitan dengan kurikulum
 Fail Panatia_2
c) SMKSI/06/06/017C : FAIL MESYUARAT PANATIA
Mengandungi:
  - surat panggilan mesyuarat panatia peringkat sekolah
- minit mesyuarat panatia (sekurang-kurangnya 3x setahun)

d) SMKSI/06/06/017D : FAIL PROGRAM KECEMERLANGAN 

Mengandungi:
  - program-program developmental dan rutin
- laporan program yang telah dijalankan
Fail Panatia_3
e) SMKSI/06/06/017E : FAIL KEPUTUSAN UJIAN & PEPERIKSAAN
Mengandungi:
- analisa keputusan PMR, SPM, dan STPM (keseluruhan)
peringkat sekolah
- analisa pencapaian m/p dalam peperiksaan awam
- analisa pencapaian m/p peringkat sekolah (penggal /
bulanan)

f) SMKSI/06/06/017F : FAIL PENYELIAAN

  Mengandungi:
  -laporan penyeliaan P&P dibuat oleh
-pengetua / Guru Penolong Kanan
-ketua bidang
-guru kanan panatia
-rakan sejawat
 Fail Panatia_4

g) SMKSI/06/06/017G : FAIL PEMERIKSAAN BUKU RAMPAIAN

  Mengandungi:
  -laporan penyeliaan buku rampaian / buku kerja / buku nota
-kekerapan penyemakkan

h) SMKSI/06/06/017H : FAIL AKTIVITI KO-KURIKULUM

AKADEMIK
Mengandungi:
- surat-menyurat ko-kurikulum akademik
- laporan aktiviti
 Fail Panatia_5
i) SMKSI/06/06/017I : FAIL BANK SOALAN
  Mengandingi:
  -soalan peperiksaan umum
-soalan ujian / peperiksaan peringkat sekolah
-koleksi soalan-soalan dari sekolah lain

j) SMKSI/06/06/017J : FAIL MAKLUMAT GURU MATA PELAJARAN

  Mengandungi:
  -jadual individu dan kelas guru-guru yang mengajar sejarah
-maklumat guru sejarah
-carta organisasi kurikulum dan panatia sejarah
-Jawatan kuasa panatia
Sambungan Fail

- sebab fail ditutup

- helaian kertas melebihi 100
- tidak dapat menanpung

-Fail baru hendaklah dibuka atas perkara yang sama

- dilebelkan sebagai jilid berikutnya
- rekodkan ke dalam doket fail sebagai fail berasingan

Contoh
Peraturan Asrama ; Kebenaran Keluar Asrama Jilid II
01/07/001/Jld. II atau ASR/07/001/Jld. II
Contoh Susunan Fail Bagi Panitia
Kajian Tempatan
 06/06/026 Kajian Tempatan
 06/06/026A Fail Induk
 06/06/026B Sukatan Pelajaran
 06/06/026C Mesyuarat Panitia
 06/06/026D Program kecemerlangan
 06/06/026E Keputusan ujian & Peperiksaan
 06/06/026F Penyeliaan
 06/06/026G Pemeriksaan buku latihan
 06/06/026H Aktiviti Ko-Ku Akademik
 06/06/026I Bank Soalan
 06/06/026J Maklumat guru Mata pelajaran
6. Kandungan Fail

a) Kertas minit
b) Borang Tindakan Kerja
c) Surat-surat

(Borang Tindakan Kerja diletakkan di atas Kertas Minit

pada sebelah kiri kulit fail)
Kertas minit
Urusan perhubungan
a) Merekod surat keluar dan masuk
- surat keluar direkod dengan dakwat biru/ hitam
- merekodkan penerima surat dan tarikh
dihantar
- surat masuk direkod dengan dakwat merah
- merekodkan
- nombor rujukan surat berkenaan,
- tarikh,
- tajuk/perkara surat tersebut dan
- tarikh dimasukkan fail
b) rekod perundingan
c) tindakan susulan dengan Pegawai Kanan
 LAMPIRAN A

KERTAS MINIT

Kertas minit No: ………………….. Helaian No: …………………

 Bilangan Surat Perkara

Borang Tindakan Kerja

- merekod proses/ peringkat/ aliran kerja

- maklumat di dalam ruang-ruang perlu dicatat
dengan ringkas tentang aktiviti yang berkaitan
 LAMPIRAN B

BORANG TINDAKAN KERJA

Aktiviti

 Tarikh
 Catatan  Tarikh
 Pegawai  Tarikh Tugas
Arahan Tindakan
 Proses yang fail/ Disiapkan
 Bil Kepada Selanjutnya  Catatan
Kerja bertanggung Arahan dan
Pegawai Perlu
jawab Diterima Tanda
seterusnya Disiapkan
Tangan
Surat-surat
- di nomborkan dengan menulis hujung sebelah atas kanan
surat dan dibulatkan mengikut warna kod
-ditag dengan tali hijau atau diklip masuk menggunakan klip
fail
-Surat baru berdasarkan bilangan surat terakhir di dalam
fail (nombor berurutan)

Contoh: SMKSSI / 06 / 06 / 017A/ (25)

Bilangan surat
keluar
Penomboran surat

45

Kedudukan
penomboran
surat
7. Proses Penyimpanan Fail

- disimpan ditempat yang direkodkan dan selamat

- selamat dari segi
 tidak rosak, tidak mudah musnah, tidak susut nilai
 hilang atau jatuh kepada orang lain

- disimpan di tempat yang kering dan ada aliran udara

- rak-rak kayu dipastikan kayu telah dibubuh racun serangga
atau anai-anai
- fail terhad disimpan di dalam kabinet berasingan dengan fail
terbuka
- Fail Sulit, Rahsia atau Rahsia Besar
- kawasan larangan
- pendaftaran / indeks berasingan
8. Proses Pengedaran Fail

-Memenuhi tatacara Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 11 hingga

14
- surat untuk tindakan diedarkan bersama failnya
- prosedur perlu dipatuhi
 merekod pada kertas minit
 merekod pada Borang Tindakan Kerja : nama pegawai
dan tarikh
 mengedar fail
 terima balik
 catatan pada kertas minit sekiranya ada surat keluar
 kembali ke simpanan fail
8. Proses Pengedaran Fail_2

-Fail-fail pengelasan keselamatan

 diurus dengan cara berlainan dengan fail terhad &
terbuka
 pengedaran menggunakan beg berkunci

-Simpan Dalam Perhatian (SDP) atau Keep In View (KIV)

 simpanan fail disebabkan kerja tertangguh
 daftar bagi SDP / KIV perlu disedia dan diperiksa
setiap hari
9. Pelupusan Fail

- dengan kebenaran Pengarah Arkib Negara

- rekod melebihi 20 tahun boleh dipindahkan ke
Arkib Negara
- rekod yang telah melebihi 5 tahun selepas
penutupannya boleh dipindahkan ke Arkib negara
10. Kesimpulan

- Ketua Jabatan (Pengetua / Guru Besar)

bertanggungjawab sepenuhnya mematuhi tatacara
pengurusan fail
 keselamatan dan pemeliharanya
 ketidakcekapan, kegagalan dan kecuaian
pengurusannya boleh menjejaskan keselamatan
negara
- mematuhi undang-undang yang mengawal
pengurusan fail
Terima Kasih