ting marketing
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Te ofrecemos una serie de reglas que te servirán
L
a definición más técnica de carta comercial nos la muestracomo el instrumento de comunicación entre dos empresas oentre una empresa y un particular. Lo cierto es que puede llegara convertirse en la mejor o en la peor primera impresión.Una carta comercial puede impulsar un contacto o desecharlo, animara una compra, resolver una reclamación o prolongarla en el tiempo…Existen varios tipos de cartas comerciales dependiendo de su finalidad,pero nos vamos a quedar con las que se utilizan para presentar unaempresa, un producto o un servicio. La redacción puede variar enfunción del destinatario, pero la estructura debe ser siempre la misma:encabezamiento, cuerpo (introducción, núcleo y conclusión) y cie-rre. Analizaremos cuatro ejemplos distintos.
Isabel G. Méndez
Tu mejor
tarjeta
Una carta comercial puede convertirse en lamejor forma de presentar nuestra empresa,nuestro producto o a nosotros mismos.Seguir unas sencillas pautas a la hora decrearla te ayudará a conseguir tu objetivo.
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para diseñar y redactar cartas de presentación
de visita
E
l encabezamientodebe constar,almenos,de la presen-tación del remitente,deldestinatario y el saludo.Sila compañía dispone demembrete,se incluirá.Cuando la comunicaciónes a otra empresa,convie-ne añadir también nuestroteléfono,para estar máslocalizable.La fecha debeincluir el lugar,día,mes yaño,separado por comas.Hay que incluir todos losdatos identificativos deldestinatario.Si conoce-mos el cargo y el nombre,hay que consignarlo.
E
stamos elaborandouna carta comercialy queremos transmi-tir un mensaje y promoveruna acción.En este casoes la contratación de nues-tros servicios.Nuestrointerlocutor tiene pocotiempo y mucha corres-pondencia indeseada,peropuede poseer un interésobjetivo en nuestro men-saje,por lo que debemosllamar su atención desdela primera frase.
C
on el cierre emplaza-mos al lector a tenerun contacto con nos-otros:primero,expresándole nuestra confianza en una futurarelación y,después,explicándole nuestro siguiente paso.Ladespedida incluye un saludo,la firma,el nombre y el cargo.Sise añaden anexos,se consignan con la abreviatura “Incl.”o“Anex.”.Una post data sirve de llamada de atención y nos per-mite mostrar conocimientos extra sobre la compañía.
S
ería ésta la introduc-ción del cuerpo de lacarta.No existen fór-mulas fijas para redactar-la,pero la presentación denuestra empresa debe sermotivo de satisfacción,almenos para nosotros,yconviene traducirlo enexpresiones como “es unplacer”,“me complace”…Siempre utilizaremos elusted o ustedes,aunqueno evitaremos las fórmu-las coloquiales.
L
a explicación denuestros serviciosdebe estar redacta-da de forma simple yclara.Los párrafos han deser cortos (en una carta nodeben sobrepasar nuncalas ocho líneas),las frasesno superarán las 25 pala-bras (preferiblemente,nomás de 20) y las oracionesdeben construirse deforma sencilla:entre el su- jeto y el verbo no debehaber más de 12 palabras,porque el lector sería inca-paz de retener el sentidode lo que está leyendo.Lasideas más importantes,enfrases simples:sujeto,verbo y predicado.Y espreferible utilizar los ver-bos en voz activa y simple.
H
emos despertado el interés del lector haciendo que se forjase una imagendel problema que le vamos a solucionar.A continuación,le explicamoscómo se lo vamos a resolver y,por último,presentamos la compañía.Paraesto,nos reservamos las cifras y datos concretos.A nuestro futuro cliente le inte-resa saber qué números nos avalan:empleados,cartera,delegaciones… Si toda-vía estamos empezando,señalaremos cuál es nuestro objetivo.
Madrid,20 de febrero de 2006Att.Sr.HernándezGerenciaLa Dulce Berzosac/ Redondo,13Estimado Sr.Hernández:Es un placer para mí comunicarle la próxima inauguración de la nuevasede de Reciclajes Ramírez en su localidad.Con Reciclajes Ramírez se acabaron las montañas de papel,decartón o de cajas;las esperas interminables para la recogida de los car-tuchos de tinta;los sobrantes de plásticos o de latas… Nosotros nosencargamos de todo.Ponemos a su disposición un servicio de recogida diario,alterno osemanal y en el horario que mejor se adapte a sus intereses.ReciclajesRamírez se encarga de suministrarle,además,unos contenedoresespeciales en los que depositar los residuos separados según su natu-raleza,para facilitar su posterior reciclaje.Con más de cinco años de experiencia,Reciclajes Ramírez se ha con-vertido en líder de su sector con una cartera de 300 clientes,cuatro dele-gaciones y 120 empleados.Esto ha sido posible gracias a la seriedad yrigor que siempre hemos demostrado en nuestra actividad y que nos hahecho merecedores del sello de calidad ISO 9000.Esperamos colaborar en un futuro próximo con su empresa.Enbreve nos pondremos en contacto con usted para concertar una cita.Cordialmente,Florentino GómezDirector generalIncl.Catálogo de servicios.P.D.:Enhorabuena por la nueva línea de conservas.
DE UNA EMPRESA A OTRA
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DE UNA EMPRESA A UN PARTICULAR
D
el encabezamientode esta carta des-aparece el númerode teléfono de la empre-sa e,incluso,puede omi-tirse el departamentodesde el que se escribe.El saludo aparece igual-mente debajo de losdatos del destinatario,aunque se sustituye el“estimado”por un máscercano “apreciado”.
H
emos llamado laatención del lectoren el primer párra-fo:le hemos abierto losojos a un problema quetiene.En este segundobloque le damos la solu-ción.Y lo hacemos de unaforma directa,simple y uti-lizando un recurso que esmuy efectivo:la enu-meración.El resultado deelegir esta opción es unalectura más ágil y unamejor comprensión.Utili-zamos mucho verbo de ac-ción y la primera personadel plural para personali-zar al máximo nuestro es-crito:hay personas de car-ne y hueso detrás de estasletras que se comprome-ten con el servicio.Las me-tacomunicaciones de estetipo pueden marcar el lími-te entre el éxito y el fraca-so de un mensaje comer-cial.Pero,además,reforza-mos esta idea con la últi-ma línea en la que garanti-zamos la satisfacción delcliente con la devolucióndel dinero:imprime serie-dad y profesionalidad.
S
i en la presentación de empresa a empresa,el dinero ylas condiciones de contratación las reservamos para unavisita personal del comercial,en una carta a un particu-lar conviene hacer referencia a los precios,aunque sea depasada.Además,en esta conclusión estamos también promo-
N
uevamente,quere-mos estimular allector,persuadirlepero,en este caso,parti-mos de la base de quenuestro interlocutor es ab-solutamente indiferente anuestra empresa,por loque debemos mantenersu atención.Empezamoscon los detalles para quesea el destinatario el quellegue a la idea principalpor inducción.Llamamossu atención ofreciéndolecifras llamativas,aludien-do a estudios rigurosos...Estamos utilizando un len-guaje directo y personali-zado en el que converti-mos al destinatario en su- jeto de lo que le conta-mos.Conviene matizar almáximo a nuestro públicoobjetivo en función delgrupo de población al quenos dirigimos.
U
na vez presentado elservicio o el produc-to,de nuevo explica-mos en qué consiste nues-tra empresa.A estas altu-ras a la lectora le interesaconocer todo lo relativo auna compañía que pareceofrecerle la solución ideala sus problemas.La expli-cación puede extendersetodo lo que queramos,in-cluyendo una breve des-cripción de por qué se fun-dó o quién fue el promo-tor,pero no olvidemos lamáxima de las cartas:párrafos cortos y,preferiblemente,una idea,un párrafo.viendo la acción,porque estamos ofreciendo una oportunidad única a nues-tra lectora para que nos llame ya.Se puede provocar la respuesta indicandola acción concreta que deseamos (la llamada antes de un tiempo,ofreciendodescuentos) o facilitando la acción (es decir,presentándola como algo senci-llo de hacer,en este caso,le damos el cupón y sólo tiene que rellenarlo).
Dirección generalLimpieza a medida,SLc/ Hinojosa,2022222 – BurgosJosefa Pérezc/ Redondo,1322221 – BurgosApreciada Sra.Pérez:¿Sabía que,según el último informe del Instituto de la Salud,las per-sonas invertimos tres horas diarias en el mantenimiento y limpieza denuestro hogar? ¿Se imagina poder dedicar ese tiempo a realizar otrasactividades más placenteras?Con Limpieza a medida,SL es posible porque,por primera vez,unaempresa se encarga de gestionar todo lo relacionado con los trabajosdomésticos.Usted sólo tiene que comunicarnos sus necesidades ynosotros le encontramos el servicio a medida.Ya no tendrá que pre-ocuparse por:- La seguridad:todos nuestros trabajadores ofrecen las mejores refe-rencias.- El horario:nos adaptamos prácticamente a todos los horarios y turnos.- La capacidad:le encontramos el servicio que más le conviene.- Los resultados:garantizamos la satisfacción del cliente o le devolvemosel dinero.Limpieza a Medida,SL,es una empresa de servicios especializada enla gestión integral de los trabajos domésticos.Llevamos más de diezaños en el mercado y contamos ya con 60 empleados contratados deforma fija y otros 125 de forma temporal.Nuestra preocupación por lacalidad y la satisfacción queda reflejada en la puntuación de 8 sobre 10que nos dieron los clientes en la última encuesta de calidad.En el folleto adjunto podrá comprobar la tabla de horarios y tarifaspero,si nos llama antes del 1 de febrero,se beneficiará de un descuen-to del 15% en los importes mensuales durante los tres primerosmeses.Puede utilizar el cupón adjunto,que no necesita franqueo,o lla-mar al teléfono 99 555 55 55.Cordialmente,Segismunda OnofreDirectora generalBurgos,20 de febrero de 2006
LIMPIEZAAMEDIDA
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Modelos de cartas comerciales
Distintas cartas comerciales con pautas para su elaboración
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