PEROLEHAN

PEROLEHAN DAN
DAN
BAYARAN
BAYARAN KUMPULAN
KUMPULAN
WANG
WANG SEKOLAH
SEKOLAH
 OBJEKTIF
OBJEKTIF
Menentukan sistem perolehan dan
pembayaran dilakukan cekap, teratur dan
sempurna.
Memastikan peraturan yang sedia ada dipatuhi
sepenuhnya.
Mengelakkan daripada dikenakan tindakan
surcaj akibat kecuaian dan kelemahan dalam
urusan perolehan dan pembayaran.
ASPEK PENTING DALAM
PROSES PEROLEHAN

Mengetahui Maksud Perbelanjaan

bagi setiap peruntukan dan terimaan.
Perancangan
Peraturan Perolehan/ Pembelian
Dokumen- Dokumen Kewangan
Tatacara Perolehan
 PERANCANGAN

Peruntukan Mencukupi.
Kuantiti barang yang hendak dibeli
berdasarkan keperluan.
Berfeadah kepada sekolah.
Keputusan mesyuarat diambilkira.
Mendapat kelulusan KPTJ.
Mematuhi pekeliling harta modal
 PERATURAN
PEROLEHAN/PEMBELIAN

Pembelian Tunai - PWR (RM100/bil)

Melalui Kontark Pusat/ Luar Kontrak
Pusat
Pembelian Terus –
– Bekalan/Perkhidmatan- Tidak melebehi
RM50.000 setahun
– Kerja-kerja – Tidak melebihi RM20,000.00
(Kontraktor Kelas F tempatan)
PERATURAN PEROLEHAN/PEMBELIAN

Sebutharga –RM50,000 hingga

RM200,00 setahun
Tender – RM200,000 keatas
Borang Pesanan Sekolah (DKS 005)
hendaklah dikeluarkan bagi semua
pembelian kecuali PWR , Utiliti dan
yang ada perjanjian.
 DOKUMEN KEWANGAN
Nota Minta
Pesanan Tempatan (DKS 005)
Daftar Stok Buku Pesanan Tempatan
Borang Sebut Harga
Daftar Bil (DKS 008)
Baucer Bayaran Sekolah (DKS 006)
Buku Cek
Daftar Stok Buku Cek
Daftar Cek Yang Telah DiBatalkan
Buku Tunai
 J/K
Kewangan

Agihan
Peruntukan

Nota Minta

Kelulusan KPTJ/
Kementerian Semak

Kelulusan
Pengurus Sekolah

Borang
Pesanan Sekolah
 TINDAKAN
TINDAKAN AWAL
AWAL TAHUN
TAHUN
Sediakan Perancangan Pembelian:
Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan
Pengagihan peruntukan
Meluluskan pembelian Harta Modal
Menyemak kedudukan stok
Kenalpasti pembelian yang hendak dilakukan
Mendapatkan senarai harga/sebutharga
Mendapatkan kelulusan Ketua PTJ bagi
perolehan
MENDAPAT KELULUSAN
KPTJ
Satu jenis barangan melebehi
RM10,000.00 setahun
Harta Modal melebihi RM10,000.00
setahun melalui peruntukan LPBT/LPK
Harta Modal melebihi RM10,000.00
(SM)/5,000.00 (SR) atau 30% dari
peruntukan Mata Pelajaran dan bukan
Mata Pelajaran yang mana lebih rendah
dan SKM (30%) drpa keseluruhan
peruntukan Matapelajaran dan Bukan
Matapelajaran –melalui PPD
MENDAPAT KELULUSAN KPTJ
Mendapat Kelulusan JMPK bagi
peralatan komputer – dengan
kebenaran KPTJ
Membayar bil-bil tidak diisytihar
(tahun sebelum)
 PEROLEHAN DAN
DAN
PENGELUARAN
PENGELUARAN PESANAN
PESANAN

1) Kemukakan Nota Minta kpd Pengurus

Sekolah
2) Pengurus Sekolah meluluskan
permohonan menyerah kpd Pembantu
Tadbir
3) Pembantu Tadbir sediakan Borang
Pesanan(LO)- 3 salinan berdasarkan
sebutharga.
 PEROLEHAN DAN PENGELUARAN
PESANAN

4) Tentukan tarikh yang perlu

dibekalkan di Borang Pesanan.
5) Pengurus Sekolah menandatangani
borang pesanan
6) Hantar borang pesanan kepada
pembekal -2 salinan
 Terima
Pesanan & Bil/Invois

Cop Terima

Rekod Daftar Bil

Sediakan Baucar / Cek

Rekod Buku Tunai/Subsidiari

Hantar kpd Pembekal

Cek & Salinan Baucar

Cop Sudah Bayar

Baucar /Pesanan/Bil

Simpan Fail
PENERIMAAN PESANAN
 Bekalan diterima dan sahkan Delivery
Oder(DO)
 Simpan DO dalam fail
 Dapatkan Bil/Invois berserta Borang
Pesanan Asal yang telah
ditandatangani oleh pembekal
 Cop tarikh terima pada Bil/Invois dan
borang pesanan
 PENERIMAAN
PENERIMAAN PESANAN
PESANAN

 Semak DO bersamaan dengan

Bil/Inbois
 Isikan akuan penerima barang serta
kemasukkan stok/Iventori di Borang
Pesanan Asal dan kemaskinikan
Borang Pesanan salinan peniga.
 Rekod dalam Daftar Bil semua bil/invois
(termasuk bil yang tanpa borang
pesanan)
 Apa yang harus dilakukan jika
pesanan asal hilang?
Dapatkan perakuan bertulis dari pembekal
Catat di borang pesanan salinan pejabat
seperti berikut:-
“Saya mengesahkan bahawa Pesanan
Asal telah hilang dan saya memperakui
bahawa pembayaran sebenarnya belum
lagi dibuat dan jika pesanan asal dijumpai,
ia tidak boleh digunakan untuk tujuan
pembayaran”
 PROSES
PROSES BAYARAN
BAYARAN

1. Pembantu Tadbir sediakan baucar

bayaran – 2 salinan
2. Butir-butir mestilah sama seperti di
Pesanan Sekolah dan bil/Invois
3. Kepilkan Pesanan Sekolah dan
Bil/Invois sebagai dokumen sokongan
kepada baucer
PROSES BAYARAN

4. Sediakan Cek berdasarkan baucer

bayaran
5. Cek hendaklah ditulis dengan jelas
menggunakan dakwat kekal. Jika
berlaku kesilapan batalkan dan
kepilkan dikaunterfoil, keluarkan cek
baru.
6. Cek hendaklah dipalang “Akaun
Penerima Sahaja”kecuali PWR dan
bayaran kepada kakitangan.
 PROSES BAYARAN

7.Pastikan semua cek dicop “Tempoh laku selama tiga bulan

dari tarikh
8.Catat dalam Buku Tunai di ruangan bayaran (kredit)
berdasarkan baucer bayaran
9.Catat dalam buku rekod subsidiari
10.Kemukakan Cek berserta baucar bayaran yang lengkap
dengan dokumen sokongan dan Buku Tunai kepada
pengurus sekolah untuk ditandatangani
 PROSES BAYARAN
11. Pengurus sekolah menyemak maklumat
disemua dokumen yang dikemukakan untuk
mempastikan kebetulannya dan menurunkan
tandatangan ringkas di Buku Tunai.
12. Pengurus sekolah menandatangani Baucar
dan Cek sebagai penanda tangan wajib bagi
tujuan bayaran.
13.GPK menandatangani Cek sebagai penanda
tangan ke dua,jika nilai cek melebehi
RM10,000.00 pastikan cek ditandatangani
oleh 3 orang.(Rujuk kuasa tetap yang telah
diluluskan)
PROSES BAYARAN

14. Pembantu Tadbir menghantar Cek

berserta salinan kedua baucar
bayaran kepada pembekal.

15. Cop “Sudah Bayar” berserta

tarikh pada semua dokumen yang
telah dibayar.
PROSES BAYARAN
15. Rekod butiran bayaran dalam Daftar
Bil.
16. Pastikan semua Bil/Inbois dijelaskan
dalam tempoh 14 hari dari tarikh
diterima.
17. Failkan baucar asal berserta
dokumen sokongan mengikut no.siri
dan kumpulan wang berkaitan.
 Jika Bil/Invois Asal Hilang?
Penbayaran hendaklah dibuat terhadap salinan
yang diperakukan dengan tandatangan
Pengurus Sekolah:-
“Saya mengesahkan bahawa bil/Invois/Pesanan
asal telah didapati hilang dan saya
memperakukan bahawa pembayaran
sebenarnya belum lagi dibuat dan jika
bil/invois/pesanan asal dijumpai, ia tidak akan
digunakan untuk tujuan pembayaran”
 Cek Batal
1. Cek yang luput tempoh laku atau rosak setelah
dicatat dibuku tunai hendaklah batalkan dan
diakaunkan semula kedalam buku tunai
2. Keluarkan resit atas nama Pengetua/Guru
Besar dengan keterangan “Untuk Pembatalan
Cek No……….bertarikh………”
3. Catatkan resit diterimaan buku tunai
4. Gunakan resit berkenaan sebagai dokumen
sokongan bagi baucar baru untuk mengantikan
cek batal tersebut.
5. Rekod dalam daftar Cek Batal
 Terima
Cek Batal

Keluarkan Resit

Rekod di Buku Tunai

Rekod Daftar Cek Batal

Sediakan Baucer / Cek Gantian

Hantar Cek/Baucar ke Pembekal

Simpan
Fail Baucer
 Penggantian Cek Hilang

1. Surat kehilangan cek dari penerima

2. Memberitahu bank secara bertulis dan
dapatkan pengesahan bertulis dari
bank
3. Semak penyata bank bulan berkenaan
bagi memastikan cek masih belum
ditunaikan.Jika boleh dapatkan penyata
sehingga tarikh pemberhentian bayaran
dilakukan.
 Penggantian Cek Hilang

4. Sekiranya cek tersebut masih belum

ditunaikan tindakan mengantikan cek
yang baru hendaklah dilakukan
5. Sekiranya cek yang dilaporkan telah
ditunaikan, perakuan tentang
kehilangan dan hapuskira hendaklah
disediakan.
 AKAUN
AKAUN BELUM
BELUM BAYAR
BAYAR

Semak Daftar Bil

Senaraikan semua bil yang belum
dijelaskan sehingga akhir tahun
Istiharkan bil-bil yang belum
dijelaskan sebagai Akaun Belum
Bayar semasa penyediaan Penyata
Kewangan Tahunan Sekolah pada
akhir tahun.
 Larangan Terhadap
Bayaran dan Cek
 Menandatangani cek kosong
 Menulis tarikh cek tertunda (post dated cheque)
 Bayaran tanpa dokumen sokongan
 Bayaran tanpa merujuk baki wang peruntukan
 Bayaran tanpa kebenaran bagi pembelian yang
memerlukan kebenaran pihak tertantu
 Bayaran bil-bil tahun sebelum yang tidak diisytihar
sebagai ABB tanpa kebenaran KPTJ
 Bayar dahulu memohon kebenaran kemudian
Sekian terima kasih
Disampaikan
Oleh Sazali Mohd Bujang