EL PROCESO CONTABLE

 
GENERALIDADES
 
Las diversas disciplinas del conocimiento universal, estudian y aplican su teoría a través de
la adopción de un método, que a la vez facilita su análisis y comprensión, les confiere el
carácter científico, pues para cumplir objetivo, la mayoría de los científicos avanza mediante
una serie de etapas sistemáticas, a fin de ir dando solidez a su tarea.
 
En ese orden de ideas podemos afirmar que existen diversas disciplinas científicas que dan
el reconocimiento de etapas o fases sucesivas que juegan cada una un papel, a la vez que
independiente se relacionan entre si, con una serie de atributos en busca de un objetivo
común.
 
Si hablamos de Procesos que persiguen un objetivo común, por ejemplo EL Proceso
Administrativo, El Proceso Económico, El Proceso Histórico, El Proceso de Investigación, etc.
 
Así mismo la Contaduría Pública alcanza sus objetivos de obtención y comprobación de la
información financiera, a través de una serie de fases que integran un proceso, al cual le
llamamos “EL PROCESO CONTABLE”.
 
CONCEPTO.
 
El conjunto de fases a través de las cuales la Contaduría Pública obtiene y comprueba la
información financiera.
 
ORIGEN DEL PROCESO CONTABLE.
 
El Proceso Contable surge en la Contabilidad como consecuencia de reconocer una serie de
funciones o actividades eslabonadas entre sí, que termina en el objetivo de la propia
contabilidad, es decir en la obtención de la Información financiera.
 
Para obtener la Información financiera, es necesario establecer primeramente un Sistema
por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde su obtención hasta su
presentación en términos de información terminada. Esta fase del Proceso Contable se
denomina Sistematización.
 
Posteriormente se requiere cuantificar los elementos que intervienen en las transacciones
financieras en términos de unidades monetarias, de acuerdo con las reglas de cuantificación
contenidas en la Teoría Contable. Dicha Cuantificación constituye la segunda fase
denominada Valuación.
 
Una vez valuados los datos financieros, es necesario someterlos a un tratamiento por medio
de instrumentos específicos, con el fin de captarlos, clasificarlos, registrarlos, calcularlos y
sistematizarlos de manera accesible para sus usuarios. Esta fase recibe el nombre de
Procesamiento.
 
La información plasmada en los Estados Financieros debe analizarse e interpretarse, con el
objeto de conocer la influencia que las transacciones celebradas por el ente económico
tuvieron sobre su situación financiera. Como consecuencia de dicho análisis e interpretación,
se emite una calificación sobre el efecto que las transacciones celebradas por el ente
económico consignada en los Estados Financieros  tuvieron sobre las situación financiera de
dicha entidad, con el fin de darla a conocer a los responsables de tomar decisiones. Este
Fase se denomina Valuación.
 
Por ultimo, El Proceso Contable termina con la fase de Información, a través de la cual se
comunica a los interesados de la situación financiera del ente económico, como
consecuencia de las transacciones celebradas por la entidad durante el periodo.
 
 
FASES DEL PROCESO CONTABLE.
 
Con base en el anterior tema podemos determinar que las fases del Proceso Contable son:
 
1.     Sistematización,
2.     Valuación,
3.     Procesamiento,
4.     Evaluación, e
5.     Información
 
 
SISTEMATIZACIÓN. Es la fase inicial del proceso contable que establece el sistema de
información financiera en un ente económico.
 
VALUACIÓN. Es la segunda fase del proceso contable y es la que cuantifica en unidades
monetarias los recursos y obligaciones que adquiere un ente económico en la celebración de
transacciones financieras.
 
PROCESAMIENTO. Tercera fase del proceso contable y es la que elabora los Estados
Financieros resultantes de las transacciones celebradas por un ente económico.
 
EVALUACIÓN. Cuarta fase del proceso contable y es la que califica el efecto de las
transacciones celebradas por el ente económico sobre su situación financiera.
 
INFORMACIÓN. Quinta fase del proceso contable y es la que comunica la información
financiera obtenida por la Contabilidad.
 
 
DESARROLLO DEL PROCESO CONTABLE.
 
FASE DE SISTEMATIZACIÓN.
 
Es la fase inicial del proceso contable, en virtud por el cual los elementos de la Contabilidad
se organizan, para que esta alcance su objetivo. La Sistematización implica el
establecimiento de un Sistema de Información Financiera, para lo cual es necesario
seleccionarlo, diseñarlo e instalarlo.
 
SELECCIÓN DEL SISTEMA.
 
Es elegir los procedimientos y métodos que de acuerdo con las circunstancias, resulten más
adecuados para  el ente económico. Para seleccionar con acierto el Sistema de Información
Financiera, es necesario conocer la naturaleza y características del ente económico y elegir
el procedimiento de procesamiento de datos que se adecue a dichas características.
 
 Conocimiento de la Entidad
  Elegir el procedimiento de Procesamiento
CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD.
 
La naturaleza y características del ente económico se determina a través de investigar:
 
 Su actividad,
 Marco Legal,
 Ejercicio Contable,
 Políticas de Operación,
 Recursos y fuentes con que cuenta, y
 Su Organigrama
 
Su Actividad: Esta se determina por la clase de mercancías, tipo de servicio, tipo de
productos que ofrece o produce normalmente.
 
Marco Legal: Este se conforma por las disposiciones legales que afectan al ente
económico. Dichas disposiciones pueden ser impositivas, administrativas, laborales o
sanitarias.
 
Ejercicio Contable: Es el periodo convencional en el que se divide la vida de un ente
económico para conocer su situación financiera y resultados.
 
Políticas de Operación: Se encuentran constituidas por el modo particular de realizar sus
transacciones financieras.
 
Recursos: Para sistematizar la contabilidad es necesario conocer los recursos y
obligaciones que de acuerdo con su naturaleza y características, le son particulares.
 
Organigrama: Es una representación esquemática de la organización del ente económico,
en la que se señalan jerárquicamente las divisiones funcionales inherentes a su actividad,
así como las relaciones entre sí. Este organigrama es complementado por el manual de
funciones y procedimientos.
 
ELEGIR EL PROCEDIMIENTO DE PROCESAMIENTO.
 
El procedimiento para el procesamiento de datos, debe elegirse entre los siguientes:
 Procedimiento Manual
 Procedimiento Mecánico
PROCEDIMIENTO MANUAL.
 
Es aquel que emplea básicamente el esfuerzo humano para la captación, clasificación,
registro calculo y síntesis de las transacciones financieras de un ente económico mediante la
escritura. (Estados Financieros manuales, Teneduría de libros manual.)
 
PROCEDIMIENTO MECÁNICO.
 
Es aquel que emplea básicamente la automatización de datos para la clasificación, registro,
cálculo y síntesis de las transacciones financieras del ente económico. Este procedimiento
automatizado ofrece sobre los precedentes, la posibilidad de procesar grandes volúmenes
de datos a una mayor velocidad y con mayor exactitud, aunque implica mayor costo y
personal calificado.
 
ELEMENTOS PARA ELEGIR EL PROCEDIMIENTO DE PROCESAMIENTO:
 
Es necesario ponderar respecto del ente económico a la cual va a aplicarse, su magnitud,
volumen de operaciones, necesidades de información, costo de equipos y posibilidades de
capacitar y sostener personal idóneo.
 
DISEÑO DEL SISTEMA.
 
El diseño del sistema de información financiera incluye catalogo de cuentas, los documentos
fuente, los diagramas de flujo, la guía de procesamiento de informes.
 
Catalogo de Cuentas: Es una lista o enumeración pormenorizada y clasificada de los
conceptos que integran el Activo, Pasivo, patrimonio, Ingresos, Costos y gastos de un ente
económico.
 
Documento Fuente: Es el instrumento físico de carácter administrativo que capta,
comprueba, justifica y controla las transacciones financieras efectuadas por el ente
económico, aportando los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad. EL
diseño de los documentos fuentes implica, previamente, establecer su objetivo, justificar su
implantación, determinar su costo y estudiar su operación.
 
Flujo de Documentos: Es el transito que los mismos siguen desde su lugar de origen
hasta su llegada a las diferentes divisiones de la organización. Este recorrido es
representado mediante un esquema en el que por medio de figuras geométricas conectadas
por flechas, se indica el trámite de los documentos que maneja la entidad y se denomina
Diagrama de Flujo.
Guía de Procesamiento: Se constituye por un instructivo en el que se señala el
procedimiento para registrar una operación partiendo de su origen. Es un complemento del
catalogo de cuentas y es lo que denominamos la Descripción y dinámica de las cuentas.
 
Informes: Son los informes que requieren los niveles de staff para tomar las decisiones.
 
Instalación del sistema: Una vez aprobado, adquiriendo los recursos para su aplicación se
implanta el sistema elegido
 
 
 
 
DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA

 Docto

Fuente

Diagram

De Flujo

Guía De Procesam

 Informes
 
 
FASE DE VALUACIÓN
 
Es la acción de asignar un valor a los recursos y a las obligaciones que adquieren los entes
económicos  para lograr sus objetivos.
 
Siendo la moneda la unidad de medida del valor, los recursos y las obligaciones de los entes
económicos se valúan en Unidades Monetarias. Y toda vez que un mismo fenómeno puede
cuantificarse bajo diferentes bases, se hace necesario definir criterios de valuación que
aseguren Estados Financieros homogéneos.
 
 Valuación del efectivo,
 Valuación del efectivo en bancos,
 Valuación de Inversiones,
 Valuación de derechos a cargo deudores,
 Valuación de Propiedad Planta y Equipo,
 Etc.
 
FASE DE PROCESAMIENTO
 
Es la fase del proceso contable que elabora los Estados Financieros resultantes de las
transacciones celebradas por un ente económico. La elaboración de la información financiera
consta de las siguientes etapas: Captación, Clasificación, registro, calculo y síntesis de
datos. Los datos se obtienen por medio de documentos fuente, se clasifican a través de
cuentas, se calculan por medio de la mente o una maquina, se registran en el sistema
(Software – Hoy) y se sintetizan en Estados Financieros.
 
CAPTACIÓN DE LOS DATOS:
 
Los datos relativos a las transacciones financieras celebradas por las entidades económicas
se obtienen por medio de  documentos fuente.
 
CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS.
 
Los datos en la contabilidad se clasifican por medio de la Cuenta.
 
La CUENTA es el instrumento que se utiliza para clasificar los elementos que intervienen en
una transacción financiera.
 
La cuenta se representa por una cuenta T mayúscula, lo que equivale a un campo dividido
en dos partes por una línea vertical.
 
ELEMENTOS DE LA CUENTA.
 

       DEBE          HABER

 
 
La cuenta se compone de dos partes. Lado izquierdo, denominado DEBE y lado derecho,
llamado HABER. Para su clasificación, las transacciones se anotan o registran en dichas
cuentas.
 
Las anotaciones que se registran en el campo izquierdo o DEBE, se llaman CARGOS O
DEBITOS; las anotaciones que se hacen en el campo del HABER, se denominan ABONOS O
CRÉDITOS.
 
En síntesis CARGAR O DEBITAR significa anotar una cantidad en el DEBE de una cuenta;
ABONAR o ACREDITAR significa anotar una cantidad en el HABER.
 
A la suma de los cargos o cantidades anotadas en el DEBE de una cuenta se le denomina
Movimiento Debito; la suma de las cantidades registradas en el HABER de una cuenta, se
denomina Movimiento Crédito.
 
Cuando una cuenta tiene movimiento Debito y movimiento Crédito, la diferencia resultante
se denomina SALDO. El saldo puede ser Saldo Debito o Saldo Crédito, dependiendo cual es
mayor.
 
 
DIVISIÓN DE LAS CUENTAS
 
Las cuentas se clasifican en cuentas de Balance o Cuentas de Situación Financiera, Cuentas
de resultado y  Cuentas de Orden
 
Las cuentas de Balance son aquellas que se clasifican transacciones que solo modifican
dicha situación, sin que influyan sobre la utilidad o perdida del ente económico.
 
Las cuentas de Balance o Situación Financiera se subdividen en:
 
1.     Cuentas del Activo
2.     Cuentas del Pasivo
3.     Cuentas de Capital Contable
 
ACTIVO. Representa los bienes y derechos apreciables en dinero , de propiedad del ente
económico. Se entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las
mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos, las cuentas por cobrar y los créditos
a favor.
 
El activo se caracteriza por:
 Estar en capacidad de generar beneficios o servicios
 Estar bajo el control de la empresa
 Generar un derecho de reclamación
PASIVO. Representa las obligaciones contraídas por el ente económico, para su cancelación
en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto
 
El Pasivo se caracteriza por:
 La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago,
 Existe una deuda con un beneficio cierto.
PATRIMONIO. Es el valor resultante de la diferencia entre el activo y el pasivo. Representa
los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa, y además incluye las utilidades y
reservas. Este grupo constituye un pasivo a favor de los dueños del Ente Económico, por lo
cual se maneja de igual forma que las cuentas de pasivo.
 
El patrimonio se caracteriza:
 Esta constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños del ente
económico
 Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las perdidas del ejercicio
contable.
Las cuentas de resultado son las que clasifican transacciones que constituyen Ingresos o
Egresos y que por lo tanto inciden sobre la utilidad o pérdida de la entidad.
 
Las cuentas de Resultado se subdividen por lo tanto en:
 
1.     Cuentas de Ingresos
2.     Cuentas de Egresos
 
INGRESOS. Son valores que recibe el ente económico cuando realiza una venta o presta un
servicio con el fin de obtener una ganancia.
 
GASTOS. Un Ente Económico debe efectuar pagos por servicios y elementos necesarios
para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto, porque esos valores no son
recuperables.
 
COSTO DE VENTAS. Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la
venta.
 
COSTO DE PRODUCCIÓN O DE OPERACIÓN. Agrupa el conjunto de cuentas que
representa las erogaciones asociadas, clara y directamente, con la elaboración o la
producción de los bienes, o la prestación de servicios, de los cuales el ente económico
obtiene sus ingresos. El movimiento de estas cuentas se registra en forma similar a las
cuentas de costo de ventas.
 
LAS CUENTAS DE ORDEN. Son las que agrupan los valores que reflejan hechos o
circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de la empresa, así como
las cuentas que sirven para efectos de control interno o información general, además las
que se utilizan para conciliar las diferencias entre los registros contables de la empresa y las
declaraciones tributarias.
1. Cuentas de Orden Deudoras
2. Cuentas de Orden Acreedoras.
CUENTAS DE LA CONTABILIDAD DE UN ENTE ECONÓMICO.
 
Las cuentas más comunes de la Contabilidad son aquellas que se irán manejando durante el
desarrollo de la materia y que se nombraran en el Plan Único de Cuentas – PUC. Entre
algunas tenemos:
 CAJA,
 BANCOS,
 INVERSIONES,
 DEUDORES,
 INVENTARIO DE MERCANCÍAS,
 TERRENOS,
 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES,
 MAQUINARIA Y EQUIPO,
 OBLIGACIONES FINANCIERAS,
 PROVEEDORES,
 CUENTAS POR PAGAR,
 CAPITAL SOCIAL,
 UTILIDAD DEL EJERCICIO,
 VENTAS,
 COMPRAS
 COSTOS DE VENTAS,
 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN,
 GASTOS DE VENTAS
 INGRESOS NO OPERACIONALES,
 EGRESOS NO OPERACIONALES,
 ETC.
En Colombia el PUC o Plan Único de Cuentas esta reglamentado en el Decreto
Reglamentario 2650 de 1993. Y se tipifica como un documento concebido para armonizar y
unificar el Sistema Contable de los principales sectores de la economía colombiana, cuyo
fundamento legal encuentra asidero en la norma técnica de clasificación de los hechos
económicos, establecida en el articulo 53 del Decreto reglamentario 2649 de 1993, actual
reglamento de la Contabilidad en Colombia.
 
DECRETO REGLAMENTARIO 2650 DE 1993
(Diciembre 29)
 
CAPÍTULO I
 
Disposiciones Generales
 
ART. 1—Objetivo. El plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las
operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la
transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y
comparabilidad
 
ART. 2º—Contenido. El plan único de cuentas está compuesto por un catálogo de cuentas y
la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en
el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas.
 
ART. 3º—Modificado. D. R. 2894/94, art. 1º. Catálogo de cuentas. El catálogo de
cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y
subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas, costos de
producción o de operación y cuentas de orden identificadas con un código numérico y su
respectiva denominación.
 
ART. 4º—Descripciones y dinámicas. Las descripciones expresan o detallan los conceptos
de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidas en el catálogo e indican las operaciones
a registrar en cada una de las cuentas.
 
Las dinámicas señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los diferentes
movimientos contables que las afecten.
 
ART. 5º—Campo de aplicación. El plan único de cuentas deberá ser aplicado por todas las
personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con
lo previsto en el Código de Comercio. Dichas personas para los efectos del presente decreto,
se denominarán entes económicos.
 
No estarán obligados a aplicar el plan único de cuentas de que trata este decreto, los entes
económicos pertenecientes a los sectores financiero, asegurador y cooperativo para quienes
se han expedido planes de cuentas en virtud de legislación especial.
 
NOTA: La Superintendencia de Sociedades, ha señalado que las entidades sin ánimo de
lucro no están obligadas a aplicar el PUC para comerciantes; sin embargo, ello no obsta
para que, quienes así lo dispongan, se acojan al mismo,  en caso de no tener uno especial.
Oficio 220-7810/94, conceptos  26713  y 101428 del 2 de noviembre de1994 y 11 de
noviembre de 1999, respectivamente.
 
El CTCP, mediante concepto 5 del 12 de febrero de 2003, señaló que el PUC que se debe
aplicar para los profesionales del cambio es el de comerciantes.
 
Con el fin de dar a conocer cuál es la legislación aplicable a cada PUC que ha sido expedido,
se ha preparado un cuadro en el § 0588, que señala estas disposiciones.
 
ART. 6º.—Modificado. D. R. 2894/94, art. 2º. Normas de aplicación. El plan único de
cuentas debe aplicarse de conformidad con las siguientes normas:
 
1. Catálogo de cuentas. El catálogo de cuentas y su estructura, serán de aplicación
obligatoria y en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas
diferentes a las previstas en él.
 
No obstante, los entes económicos que lo consideren necesario podrán utilizar
internamente, para el registro de sus operaciones, códigos y denominaciones diferentes,
caso en el cual deberán elaborar una tabla de equivalencias entre éstas y las contenidas en
el catálogo del plan único de cuentas, la cual estará a disposición de las personas o
entidades que de conformidad con la ley tengan la potestad de inspeccionar o examinar los
libros y papeles del ente económico. Sin embargo, en libros registrados se deberá asentar la
información contable conforme al catálogo de cuentas del mencionado plan.
 
Los entes económicos que decidan utilizar la tabla de equivalencias, deberán informarlo de
manera inmediata a la entidad de vigilancia correspondiente.
 
Las cuentas y subcuentas identificadas únicamente por el código numérico, podrán ser
utilizadas y denominadas por el ente económico, dentro del rango establecido, dependiendo
de sus necesidades de información, conservando la misma estructura del plan único de
cuentas.
 
2. Dinámicas y descripciones. En todo caso, las dinámicas y descripciones serán de uso
obligatorio y todos los asientos contables deberán efectuarse de conformidad con lo
establecido en ellas.
 
ART. 7º—Auxiliares. Adicionalmente a las subcuentas indicadas en el catálogo señalado, se
podrán utilizar las auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades del ente
económico, para lo cual bastará con que se incorporen a partir del séptimo dígito.
 
ART. 8º—Modificado. D.R. 2894/94, art. 3º. Ajustes por inflación. Los ajustes
integrales por inflación podrán registrarse dentro de cada una de las subcuentas
respectivas. En el evento que el ente económico requiera registrarlos por separado, utilizará
las subcuentas cuyos códigos terminen en 99. Para este último caso, en relación con los
pasivos que deban ser cancelados en especie o servicios futuros, se podrán crear las
subcuentas de ajustes por inflación cuando no se encuentren establecidas en el catálogo del
plan único de cuentas.
 
NOTA: Con la Ley 488 de 1998 se elimina el ajuste integral por inflación para los ingresos,
costos y gastos. Expresamente su artículo 14 señala que, dichos cambios tienen efectos
contables.
 
En relación con los ajustes integrales por inflación para los inventarios, la reforma tributaria
de 1998 (L. 488/98),  a través de sus artículos 11 y 154 los eliminó, señalando en su
artículo 14 que las modificaciones introducidas a este sistema tienen efectos contables.
 
Mediante los artículos 21 y 22 de la Ley 788 del 27 de diciembre de 2002, reforma
tributaria, se modificaron los artículos 338 (ajuste de los demás activos no monetarios) y
353 inciso segundo (bases para los ajustes fiscales) del estatuto tributario,
respectivamente.
 
La modificación al artículo 338 del estatuto tributario, consistió en eliminar la siguiente
frase: "con excepción de los inventarios y de las compras de mercancías o
inventarios"; la modificación al inciso 2º del artículo 353 del mismo estatuto, fue eliminar
la siguiente frase: "lo previsto en este inciso, no se aplicará en el caso de
inventarios".
 
Con el Decreto 416 del 21 de febrero de 2003,  se reglamentó el artículo 338 del estatuto
tributario; su artículo 1º, en el parágrafo señaló que el valor del inventario al final del
ejercicio, incluidos los ajustes por inflación, debe coincidir con el total registrado
en los libros de contabilidad y en la declaración de renta.
 
No obstante lo anterior, las autoridades contables competentes no se han manifestado
expresamente, acerca de los efectos de estas disposiciones tributarias sobre los artículos
pertinentes del reglamento general de la contabilidad y del PUC para comerciantes, con
excepción de la Superintendencia de Sociedades, quien se pronunció sobre el tema
mediante la Circular Externa 3 del 18 de junio de 2003, acogiendo lo señalado por el
Decreto Reglamentario 416 de 2003.
 
De acuerdo con lo anterior, los textos pertinentes en la presente edición del PUC  se
destacan con doble asterisco **, para llamar la atención de los efectos de las normas de
la Ley 788 de 2002 referidas al tema del sistema de ajustes integrales por inflación, al
tiempo que se incluye una nota de advertencia al final de la publicación.
 
ART. 9º—Modificado. D.R. 2894/94, art. 4º. Abreviaturas. La denominación dada a los
rubros que conforman el catálogo del plan único de cuentas, podrá ser aplicada utilizando
abreviaturas o parte de la denominación, según le corresponda.
 
ART. 10.—Libros oficiales. Los libros de comercio registrados deberán llevarse aplicando
los códigos numéricos y las denominaciones del catálogo de cuentas contenidas en el
presente decreto.
 
ART. 11.—Modificado. D. R. 2894/94, art. 5º. Informes. Toda presentación de estados
financieros básicos a los administradores, socios, entidades del Estado y a terceros, deberá
efectuarse utilizando las denominaciones indicadas en el catálogo contenido en el plan único
de cuentas. Así mismo, indicará los códigos numéricos, en el evento que le sean solicitados
por alguno de éstos.
Para tal efecto, el balance general se preparará debidamente clasificado en parte corriente y
no corriente, dependiendo de la realización de los activos y exigibilidad de los pasivos,
conforme a las normas vigentes sobre presentación y revelación de estados financieros.
 
ART. 12.—Derogado. D. R. 2894/94, art. 9º. Presentación de estados financieros.
 
ART. 13.—Modificado. D. R. 2894/94, Art. 6º. Aplicación gradual. A partir de los
estados financieros cortados a 31 de diciembre de 1993, la presentación de los mismos
deberá hacerse en su totalidad conforme al plan único de cuentas.
El plan único de cuentas se aplicará para todas las operaciones económicas, a partir del 1º
de enero de 1994 en las sociedades mercantiles que legal o estatutariamente estén
obligadas a tener revisor fiscal. El registro o comprobante contable será obligatorio a nivel
de cuenta (los cuatro primeros dígitos).
 
A partir del 1º de enero de 1995, el plan único de cuentas será obligatorio para todas las
personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad de acuerdo con lo dispuesto en
el Código de Comercio. El registro o comprobante contable será obligatorio a nivel de
subcuenta (los seis primeros dígitos).
 
CAPÍTULO II
 
CATALOGO DE CUENTAS
 
ART. 14.—La codificación del catálogo de cuentas está estructurado sobre la base de los
siguientes niveles:
 
Clase:        El primer dígito
Grupo:        Los dos primeros dígitos
Cuenta:      Los cuatro primeros dígitos
Subcuenta: Los seis primeros dígitos
 
Las clases que identifica el primer dígito son:
 
Clase 1 :     Activo
Clase 2 :     Pasivo
Clase 3:      Patrimonio
Clase 4:      Ingresos
Clase 5:      Gastos
Clase 6:      Costos de ventas
Clase 7:      Costos de producción o de operación
Clase 8:      Cuentas de orden deudoras
Clase 9:      Cuentas de orden acreedoras
 
Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las clases 4,
5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o pérdidas o estado de
resultados y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.
 
ART. 15.—Adicionado. D.R. 2894/94, art. 8º. Descripciones y dinámicas. A las
dinámicas contenidas en el plan único de cuentas, se adicionan, cuando a ello hubiere lugar,
movimientos débitos o créditos por concepto de daciones en pago, donaciones, permutas,
compensaciones, sustituciones, resolución de contratos, retiro o utilización de activos para
el consumo, ajustes por diferencia en cambio y aplicación de provisiones, siempre y cuando
representen hechos económicos cuyo registro cumpla con las normas o principios de
contabilidad generalmente aceptados.
 
REGISTRO Y CALCULO DE LOS DATOS
 
LA PARTIDA DOBLE.

REGISTRO Y CALCULO DE LOS DATOS

LA PARTIDA DOBLE.

Al examinar cualquier operación mercantil, nos podemos dar cuenta en el manejo de las
cuentas, que cada una de ellas afectan por lo menos, dos cuentas, una que se debita y
otras (s) que se acredita (n). Ejemplo.

Se compra un computador por la suma de $2’000.000,oo y se cancela con un cheque del

banco.

Al cancelar con cheque, significa que estamos cancelando de contado por lo cual significa
que salio dinero del Banco y el saldo de este disminuye y a cambio se recibió el computador
como un nuevo activo para el ente económico por el mismo valor, aumentando el valor de
los activos por el mismo valor de $2’000.000,oo.

CÓDIGO CUENTA DEBE HABER

110505 CAJA $2’000.000,oo  
152805 EQUIPO DE PROC. DATOS   $2’000.000,oo
ASIENTOS CONTABLES. Es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes
y libros de contabilidad.

ASIENTO SIMPLE. Cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un debito

y a un crédito.

ASIENTO COMPUESTO. Cuando en el registro se afectan más de dos cuentas, pueden ser
una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o más deudoras y una
acreedora.

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR LAS OPERACIONES MERCANTILES.

Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, se

cambia el esquema de la cuenta T por los asientos de diario en forma horizontal, como en el
ejemplo anterior.

El proceso para registrar correctamente una operación mercantil es el siguiente:

   Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción: Para ello se plantean
dos interrogantes.

         Al comprar: ¿Qué se compra? ¿Cómo se cancela?

         Al vender: ¿Qué se vende? ¿Cómo se cobra su valor?
         Al Cancelar una deuda: ¿Qué tipo de deuda se paga? ¿Cómo se cancela su
valor?

Al comprar mercancía a crédito por $1’000.000,oo se debe preguntar:

         Que se compra? Se compra mercancía.  Código 620535

         Como se cancela? A crédito. Código 220505

Como se compra mercancía es un costo de ventas y efectuamos un Debito y la compra es a

crédito entonces efectuamos un a crédito a la cuenta de Proveedores.

       Determinar la cuenta que se debito y la Cuenta que se acredita: Para ello debemos
primero  identificar el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento,
teniendo en cuenta cuando aumenta su saldo y cuando disminuye su saldo, luego se
procede a afectar cada una de ellas.

 Para mayor ilustración a partir de este cuadro resumen entraremos a aclara las clases del
plan único de cuentas, la naturaleza de sus saldos y cuando disminuye o aumenta su saldo.

CÓDIGO CLASE SALDO AUMENTA DISMINUYE

1 ACTIVO Debito Debita Acredita
2 PASIVO Crédito Acredita Debita
3 PATRIMONIO Crédito Acredita Debita
4 INGRESOS Crédito Acredita Debita
5 GASTOS Debito Debita Acredita
6 COSTO DE VENTAS Debito Debita Acredita
7 COSTOS DE PRODUCCIÓN Debito Debita Acredita
 8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Debito Debita Acredita
9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS Crédito Acredita Debita

ECUACIÓN PATRIMONIAL.

Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales del Activo, de Pasivo, y de
Patrimonio de un ente económico. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas se
utiliza una formula matemática conocida con el nombre de Ecuación Patrimonial.

Esta formula da a conocer, independientemente, el valor del Activo, Del Pasivo o del
Patrimonio.

La Ecuación Patrimonial es igual a:

ACTIVO =  PASIVO + PATRIMONIO

Toda la temática de este capitulo se aclarara a partir de este ítems que entraremos a la
parte teórica practica de lo que son las bases de contabilidad, con ejercicio prácticos
dictados y desarrollados por el profesor y a su vez ejercicios para desarrollar por parte de
los alumnos.