PENGURUSAN FAIL

1. Fail Induk Kelab / Persatuan

1.1 Surat Permohonan menubuhkan Unit Pakaian Seragam, Kelab/
Persatuan dan Sukan/Permainan daripada guru/murid disertakan
bersama :
a. Draf perlembagaan
b. Draf aktiviti asas
c. Senarai Jawatankuasa Penaja
1.2 Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua/Guru Besar
selaku Penolong Pendaftar Sekolah. Ada penyataan kelulusan
penubuhan.
1.3 Surat pelantikan sebagai Guru Pemimpin/Penasihat. Ada
penyataan penurunan kuasa pengelolaan dan penyeliaan.
1.4 Minit Mesyuarat Agung penubuhan.
1.5 Perlembagaan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
1.6 Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
1.7 Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua/Guru
Besar.
1.8 Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
1.9 Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin.
1.10 Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari.
1.11 Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua/Guru Besar.
1.12 Akaun kewangan/belanjawan yang disahkan.
1.13 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru
Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.
1.14 Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua/
Guru Besar.
1.15 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan kepada Badan
Induk.
1.16 Surat penerimaan menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk.
1.17 Minit-minit mesyuarat yang diadakan.

1.18 Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada:

 a. Kementerian Pendidikan Malaysia
b. Jabatan Pendidikan Negeri
c. Pejabat Pendidikan Daerah
d. Sekolah
1.19 Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli.
1.20 Laporan setiap aktiviti.
1.21 Laporan tahunan.
1.22 Daftar penilaian bagi setiap ahli.
1.23 Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru
Pemimpin daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru
Besar.
1.24 Stok dan inventori.
1.25 Sampel-sampel Sijil/Surat Penghargaan.

2. Fail Pengerusi

2.1 Maklumat ahli

2.2 Senarai ahli jawatankuasa dan senarai penasihat
2.3 Perlembagaan kelab
2.4 Minit mesyuarat
3. Fail Setiausaha
3.1 Minit mesyuarat
3.2 Surat-surat berkaitan kelab
3.3 Buku-buku panduan kelab
3.4 Perlembagaan kelab
3.5 Maklumat ahli
3.6 Senarai ahli jawatankuasa dan guru penasihat
3.7 Laporan Mingguan (Lampiran I)
4. Fail Kewangan (Bendahari)

4.1 Penyata kira-kira kewangan kelab

4.2 Bil-bil pembelian.

Contoh Rujukan Fail: SMKBBU/07/KPA/2003( )