Professional Documents
Culture Documents
Básico-Intermedio
Prefacio
• I Introducción
o Entorno de Microsoft Excel y su funcionalidad.
• II Operaciones Básicas
o Operaciones más utilizadas con libros, hojas, filas, columnas y celdas.
• III Fórmulas
o Objetivo y aplicación de fórmulas, cálculos en las hojas de un libro; cómo
generar una fórmula, las fórmulas que hacen referencia a otras celdas de
la hoja e inclusive del libro.
• IV Funciones
o Funciones con las que se facilita cualquier cálculo en un libro (se explican
a detalle solo las básicas).
• V Datos
o Manejo de grandes cantidades de datos (bases de datos), es
imprescindible manipular los mismos de una manera sencilla y segura.
Operar con ellos para filtrar información, ordenarlos según se requiera,
realizar un tipo de consulta con alguna información en específico, etc.
• VI Gráficos
o Para un análisis gráfico-visual de la información que se tenga capturada
en una hoja de cálculo es de gran ayuda la creación de gráficos que
representen dicha información.
• VII Macros
o Aquellas tareas repetitivas comúnmente utilizadas en un libro de Excel,
una macro es la solución para ahorrar trabajo y tiempo (introducción a las
macros).
• APÉNDICES
o Apéndice A. Ejercicios del curso para reforzamiento del conocimiento.
II.1. Celdas 7
II.2. Filas y Columnas 10 VII. MACROS 49
II.3. Hojas 12
II.4. Libros 15
II.5. Hipervínculos 16 Aquellas tareas repetitivas, y comúnmente utilizadas en
II.6. Pegado Especial 17 un libro de Excel, una macro es la solución para ahorrar
trabajo y tiempo (solo introducción a las macros)
IV. FUNCIONES 21
IV.1. Introducción 21
IV.2. Ejemplos de funciones 21
V. DATOS 27
Microsoft Excel es una aplicación bastante amplia que nos permitirá hacer desde las
operaciones más sencillas como sumar o guardar datos, hasta hacer complejas
funciones, gráficos, estadísticas, podremos incluso hacer pequeñas aplicaciones para la
vida cotidiana.
I.1. Características
Microsoft Excel tiene compatibilidad con las demás aplicaciones de Office lo cual nos
será de gran ayuda (más no necesario) saber previamente una de estas aplicaciones
como Word, PowerPoint, Access, etc. Todas estas aplicaciones comparten unas
características únicas.
Los archivos de Microsoft Excel se definen como libros, dentro de los cuales hay hojas
de cálculo, éstas hojas se componen de celdas. Las filas y columnas de cada hoja
tienen una nomenclatura para que cada celda se pueda identificar con coordenadas, las
filas se identifican con números del 1 hasta la 65536 y las columnas se identifican con
letras desde la A hasta la IV. Entonces la identificación de una celda sería (columna,
fila), por ejemplo la celda B5 corresponde a la columna B y a la fila 5.
Cada celda tiene sus propiedades, que se pueden cambiar individualmente de acuerdo
a nuestras necesidades.
Al hacer clic sobre alguno de los temas que propone cualquiera de los dos cuadros, se
abre la ventana Ayuda de Microsoft Excel, que muestra toda la información sobre el
tema elegido.
A la izquierda se encuentran tres fichas que ayudarán a moverse por todos los temas
de Ayuda, referencias para la búsqueda de temas de Ayuda mediante palabras clave o
unidades temáticas o directamente una nueva búsqueda con el Asistente para Ayuda,
que posibilita también una búsqueda en el Web. En la parte superior de la ventana hay
algunos botones que ayudarán a gestionarla. Así, el botón Mosaico Automático, permite
ver la ventana de Ayuda junto con el documento que se esté editando; con otros
botones se pueden Ocultar las fichas de ayuda, Imprimir el tema de Ayuda, ir hacia
Atrás/Adelante, o acceder a cualquiera de las acciones anteriores con el botón de lista
desplegable Opciones.
Otra manera de entrar a la ayuda es mediante la tecla <F1> donde también aparece
este cuadro.
II.1. Celdas
Copiar
Copiar una celda es duplicar su contenido y formato a otra celda, hay muchas formas
para copiar una celda o varias, una de las formas más sencillas es:
1. Hacer clic con el Mouse sobre la celda que vamos a copiar, (lo que estamos
haciendo es seleccionar la celda) y quedará marcada por un borde negro, si lo
que se quiere es copiar varias celdas a la vez, hay varias formas de hacerlo, una
es haciendo clic sostenido sobre las celdas, o podemos recurrir a la tecla
“control” (sosteniendo dicha tecla) y haciendo clic en cada una de las celdas que
queremos copiar.
2. En la barra de menús hacemos clic en Edición/Copiar.
3. Damos clic en la celda de destino, es decir a donde se va a copiar la celda
4. En la barra de menús hacemos clic en Edición/Pegar.
Mover
Formato de Celdas
El formato de las celdas es la configuración que ésta tendrá, como tipo de fuente,
colores, bordes, tipo de datos, etc. Para acceder a este cuadro de Formato de Celdas,
Universidad Tecnológica de Izúcar de Matamoros 7
se hace clic derecho en la(s) celda(s) que se desea cambiar el formato, y después en el
menú que aparece pulsar en la opción Formato de Celdas.... Se describe cada
apartado a continuación:
Número
Este apartado nos permite darle una categoría a la celda, según el tipo de datos que
valla a contener la misma, puede seleccionarse un tipo de configuración adecuado, por
ejemplo; si lo que se desea guardar es una fecha, entonces se selecciona Fecha en el
cuadro de Categoría y después en el cuadro Tipo seleccionamos el formato que más
convenga.
Alineación: Aquí se puede manipular la posición de los datos en la celda. Este cuadro
se divide en tres zonas:
3. Control del texto: La opción más común de estos es "Combinar celdas" la cual nos
sirve para fusionar varias celdas a una sola. Las otras dos opciones sirven para que el
texto se distribuya bien en una celda
Insertar comentarios
Cada celda puede contener su propio comentario, según sus necesidades. Para insertar
un cometario, se hace un clic derecho en la celda, seguido de seleccionar la opción
Insertar comentario, después de escribir el comentario podemos presionar la tecla ESC
o simplemente hacer clic fuera del comentario para que éste quede guardado, la celda
quedará con un triángulo de color rojo en la parte superior derecha, esto indica que hay
un comentario guardado, para poder leerlo hacemos ponemos el cursor del mouse
sobre el triángulo rojo e inmediatamente aparecerá el comentario en pantalla.
Formato condicional
Para aplicar formato condicional: primero seleccionar las celdas, luego: seleccionar la
opción Formato condicional en el menú Formato, nos aparecerá la ventana de Formato
condicional, la primera lista desplegable de la izquierda es para indicar a que se le
aplicará el formato condicional, puede ser a la fórmula o al valor. En la segunda se
selecciona el operador, puede ser igual, mayor que, no igual, etc. y finalmente en el
siguiente cuadro de texto se digita el valor que servirá como base en la condición (o la
referencia a una celda). Hasta aquí hemos realizado la condición, por último falta indicar
que formato se aplicará a la celda en caso de que la condición se cumpla, para ello se
pulsa en el botón Formato y aparecerá la ventana donde se especificará el formato que
se quiera.
Si se requiere aplicar varias condiciones a las mismas celdas, pulsar el botón Agregar y
se desplegará una nueva línea para la nueva condición.
Copiar
Primero seleccionar la fila o columna que se desee copiar. Para seleccionar una fila
debe de hacer clic en la parte donde se muestra el número de dicha fila, si lo que se
desea es copiar una columna, hacer clic en la parte donde se muestra la letra.
Mover
Insertar
También es posible insertar filas o columnas, que pueden ser sin contenido o con
contenido, para insertar una fila o columna con contenido, primero debe copiarse dicha
Universidad Tecnológica de Izúcar de Matamoros 11
fila o columna que contiene el contenido y luego seleccionar la fila o columna según
corresponda y se pulsa Insertar > Celdas copiadas, hay que tener en cuenta que no se
puede insertar fila cuando hay conte nido en la última fila de la hoja, lo mismo ocurre con
las columnas.
Eliminar
Para eliminar una fila o columna basta con seleccionarla y pulsar la opción Edición >
Eliminar. Pero hay que tener cuidado porque si lo único que se quiere eliminar es el
contenido, no hace falta eliminar la fila o columna, solo se selecciona la (s) filas y/o
columna (s) y se oprime la tecla Suprimir o la opción Edición > Borrar y luego
seleccionar lo que desea borrar, que puede ser: el contenido, comentarios, formatos o
todo.
Ocultar
A veces es necesario no mostrar algunas filas o columnas ya sea porque existen datos
que no se deben de modificar ni de ver, pero que son utilizados por formulas o
simplemente no son útiles en ese momento. Entonces puede ocultárseles de la
siguiente manera: Seleccionar la(s) fila(s) o columna(s) y luego sobre el área
seleccionada pulsar el botón derecho del mouse y hacer clic en la opción Ocultar.
Por ejemplo; si se tiene oculta la fila 4, deben seleccionarse las filas 3 y 5, luego pulsar
el botón derecho del mouse sobre el área seleccionada y hacer clic en Mostrar. La fila 4
debería de aparecer de nuevo entre las filas 3 y 5.
II.3. Hojas
Las hojas de cálculo de Microsoft Excel son bastante grandes, ya que cuentan con
16.777.216 celdas. Además están compuestas por filas y columnas, por defecto solo
hay 3 hojas cuando se crea un libro, pero se pueden insertar otras nuevas (hasta 255),
eliminar y cambiar el nombre de dichas hojas.
Insertar
Si es necesario una Hoja de cálculo más en el libro de trabajo, solo se tiene que ir a
Insertar > Hoja de cálculo. O hacer clic derecho en el nombre de una hoja y pulsar la
opción Insertar, seguido de seleccionar hoja de cálculo y clic en aceptar.
Eliminar
Para eliminar una Hoja solo se debe hacer clic derecho en el nombre de dicha Hoja y
pulsar la opción Eliminar.
El nombre de la Hoja de cálculo lo puede cambiarse por uno más significativo, sólo
debe hacerse doble clic sobre el nombre y de esta manera podrá editarse, culminando
su edición con la tecla Enter.
Mover
Para mover una Hoja, basta con hacer un clic sostenido sobre el nombre de la hoja y
desplazarla hasta el lugar deseado.
Proteger
Significa que es posible bloquear la Hoja de cálculo para que no se puedan hacer
cambios en las celdas, Esta opción solo tendrá efecto en las celdas que estén
bloqueadas, por defecto todas las celdas de la hoja lo están. Si se desea desbloquear
alguna celda basta con hacer clic derecho sobre ella, luego seleccionar la opción
Formato de celdas, abrir el apartado Proteger y desactivar la casilla con el nombre
Bloqueada. Después cuando ya tengamos las celdas correctamente bloqueadas,
podemos proceder a proteger la hoja de la siguiente forma: Hacer clic en Herramientas
> Proteger > Hoja, en la ventana que vemos a continuación debemos indicar que vamos
a proteger en la hoja.
Contenido: Impide que se hagan cambios en las celdas de la hoja de cálculo y en los
elementos de los gráficos.
Objetos: Impide que otros usuario eliminen, muevan, modifique o cambien el tamaño de
los objetos gráficos de una hoja de cálculo o de un gráfico.
II.4. Libros
Los libros de Microsoft Excel son los mismos archivos que la misma aplicación crea con
extensión .xls, así como los archivos de Word se les llama documento o a los de
PowerPoint se les llama Presentación, en Excel se llaman libros, los cuales se
componen de varias hojas de cálculo.
Crear
Para crea un nuevo libro; pulsar Archivo > Nuevo en la ventana que aparece, puede
especificarse que tipo de libro se requiere. Para crear un libro limpio, debe
seleccionarse Libro, pero también hay otros tipos de libros predefinidos en el apartado
Soluciones de hoja de cálculo.
Guardar
Para guardar un libro solo se debe seleccionar Archivo > Guardar, en la ventana que
nos aparece, debe especificarse en que carpeta se guardará y además el nombre del
mismo, luego pulsar el botón Guardar.
Abrir
Abrir un libro ya existente es muy sencillo, solo se requiere hacer clic en el menú
Archivo y luego pulsar la opción Abrir, en la ventana que aparece hay que especificar la
ubicación del libro y por último pulsar sobre el botón Abrir.
Proteger
Ventana: Protege las ventanas de un libro para que no se pueda mover, cambiar de
tamaño, ocultar, mostrar o cerrar.
II.5. Hipervínculos
¿Qué es?
Un hipervínculo en Microsoft Excel tiene el mismo concepto que en las páginas web,
sirve para ir a otra parte del libro o incluso, enviar un email, abrir una página web o abrir
cualquier otro tipo de archivo. Los hipervínculos pueden hacerse en una celda, una
imagen, un gráfico o cualquier otro objeto que tengamos en el libro.
Crear
Archivo o página web existente: Sirve para hacer el vínculo a una página web de las
que se halla visitado previamente o también puede agregarse la dirección de otra web.
Lugar de este documento: Aquí es posible hacer un link a otra hoja de libro, incluso
especificar la celda. La sintaxis se puede poner en el cuadro que se llama texto: nombre
de hoja! celda, ejemplo: para que se desplace a la celda G6 de la hoja 2, se tendría que
poner: hoja2!G6.
Crear nuevo documento: Sirve para que crear un nuevo de Office incluso páginas web,
debe pulsarse en el botón Cambiar e indicar la ruta y nombre que tendrá el nuevo
archivo.
Esta opción permite pegar una celda, grafico, tabla, etc. como se hace con la opción
Pegar convencional, a diferencia que éste permite seleccionar que es lo que se quiere
pegar exactamente, además de tener la opción de pegar el vínculo lo cual significa que
cuando cambia el objeto de original en la copia se reflejan los cambios pertinentes.
Universidad Tecnológica de Izúcar de Matamoros 17
Pegado especial de Excel a Excel
Primero que todo, debe seleccionarse las celdas, luego seleccionar copiar y después
ejecutar Edición > Pegado especial, aparecerá la siguiente ventana.
En el apartado de "pegar" se indica que es lo que se desea copiar de las celdas, puede
ser todo, o solo las fórmulas, formatos, comentarios, etc.
También puede copiarse el vínculo presiona ndo en la misma ventana sobre el botón
Pegar vínculos, esto significa que siempre se mostrará lo mismo que hay en la celda
original, es una especie de espejo o copia que se actualiza a cada cambio que ocurre
en la celda original.
Cuando se realiza este tipo de pegado se tienen dos opciones principales; Pegar y
Pegar vínculo. En "Pegar" se logra pegar el contenido con el formato que
seleccionemos en el cuadro de la derecha. Con "Pegar vínculo" se consigue pegar el
contenido con la ventaja que se actualizará si el origen cambia, adicionalmente es
posible elegir el tipo de formato con que se visualizará.
Para realizar un vínculo es necesario que la aplicación donde se creó permita que
existan éstos. Además, se debe guardar el archivo que contiene la información que se
está vinculando, para que si se modifica el archivo origen se puedan actualizar los
cambios en el destino.
Las Fórmulas en Microsoft Excel, permiten calcular un valor a partir de una serie de
datos que se introduzcan o los ya existentes en otras celdas que harán referencia a la
fórmula a modo de ecuación. Esto permitirá que se modifiquen los valores que
contengan ciertas celdas y se actualicen.
III.2. Operadores
Aritméticos
Las Fórmulas Numéricas serán aquellas en las que, además de referenciar celdas que
contienen números, se incluyen valores numéricos o sólo estos. Los Operadores
Aritméticos van a permitir realizar cálculos dentro de las Fórmulas. Los Operadores
básicos son: suma (+), diferencia (-), multiplicación (*), división (/), exponenciación (^).
Lógicos
Casi todas las fórmulas hacen referencia a alguna celda, rango de celdas o a sus
nombres. Una referencia indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o datos
que desea utilizar en una fórmula. Las referencias permiten utilizar en una fórmula datos
de distintas partes de la hoja de cálculo. También puede hacer referencia a celdas de
otras hojas del mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se
denominan vínculos. Es posible hacer alusión a una celda refiriéndonos a su posición
en la hoja y en el libro; de todos modos existen cuatro estilos diferentes de referencias:
Fila absoluta: en este caso una parte de la referencia es relativa y otra, la fila, es
absoluta; por tanto, cuando se copie la fórmula la parte correspondiente a la columna se
ajustará a la nueva ubicación de la fórmula y en cambio se mantiene la fila de origen,
por ejemplo cuando se copia una fórmula que contiene la referencia A$1 siempre se
referirá a la fila 1, independientemente de dónde se copie la fórmula.
Columna absoluta: es igual que el estilo anterior pero a la inversa, es decir, que en
este caso es la columna la que permanece constante independientemente de dónde se
ubique la fórmula al copiarla. Ejemplo: $A1.
Para crear una referencia absoluta debe hacerlo manualmente añadiendo el signo de
dólar ($), porque si lo hace señalando la celda, Excel creará automáticamente una
referencia rela tiva.
En las Referencias Mixtas sólo se bloquea una fila o una columna como en las
Referencias Absolutas, así que sólo se actualizará la parte correspondiente al copiar o
mover la Fórmula.
IV.1. Introducción
¿Qué es?
Las hojas de cálculo de Microsoft Excel permiten una gran cantidad de funciones
divididas en categorías, quiere decir que permite hacer cálculos financieros, manipular
fechas y horas, realizar operaciones matemáticas y trigonométricas, como también
hacer estadísticas, realizar búsquedas de datos en las hojas, manejar bases de datos y
por último tratamiento de textos, funciones lógicas y obtener información de las celdas.
La forma de utilizar cada función puede variar mucho pero todas tienen unos elementos
básicos y comunes, por esta razón se limitará a explicar solo las más fundamentales, ya
que Microsoft Excel cuenta con más de 200 funciones.
Sintaxis básica
Todas las funciones empiezan con el signo igual seguido por el nombre de la función en
letras mayúsculas, finalmente están los parámetros necesarios para dicha función en
medio de paréntesis. Ejemplo:
=nombre_funcion(parámetros)
La otra forma es mucho más sencilla, utilizando el asistente para funciones, el cual se
encuentra el en menú Insertar > Función.
Función Suma
Puede aplicarse a sumar filas, columnas o incluso celdas que no estén continuas, eso
si en todos los casos el resultado es automático, es decir en el momento en que se
cambie cualquier valor, el resultado se actualizará automáticamente.
Para cualquiera de los casos debemos primero seleccionar la celda en la que queremos
que se muestre el resultado, luego abrimos el asistente de funciones Insertar ->
Función.
Seleccionando: Es la forma más sencilla, haciendo clic en el icono que aparece al final
de la celda, y luego seleccionando las cedas que formarán el rango, luego se vuelve a
presionar es mismo icono y veremos que en la celda Número1 estará el rango escrito
que hallamos seleccionado.
Función Si
Ésta es una función lógica, devuelve un valor determinado si la condición que digitamos
es verdadera o devuelve otro valor si la condición es falsa, la estructura de los
parámetros es diferente al de la función Suma, para empezar ejecutemos Insertar ->
Función, e el cuadro de Categoría seleccionar Lógicas y en el cuadro de la derecha
seleccionamos la función SI, aparecerá una ventana parecida a la siguiente:
Funciones anidadas
Una función anidada quiere decir que contiene otra función dentro de sí misma, esto
puede verse más claro con el siguiente ejemplo donde además se utiliza la función
promedio:
Para ordenar una columna basta con seleccionarla y pulsar en Datos > Ordenar.
Para ordenar toda una tabla de forma correcta debemos seleccionar todas las celdas
empezando desde el el extremo superior izquierdo de la tabla de datos (sin incluir el
título de las columnas), después pulsar en el menú Datos > Ordenar.
Ascendentemente
Descendentemente
Para utilizar la opción de los íconos es necesario colocarse en algún registro del campo
que se desea tomar como criterio y presionar el icono
Buscar
A veces puede ser de gran utilidad buscar un dato de forma automática debido al
tamaño tan grande que tienen las hojas de cálculo y a la gran cantidad de datos que
puede contener. Para buscar un datos en la hoja de cálculo primero debe abrirse dicha
hoja y pulsar en Edición > Buscar, aparecerá una ventana como la siguiente.
Reemplazar
Sirve para reemplazar la información, por ejemplo puede hacerse que todas las celdas
que tengan el número 5 se remplacen por un 10. Esta operación es similar a buscar con
a única diferencia que hay que indicar el nuevo valor, solo se tiene que presionar el
botón Reemplazar de la ventana Buscar, y aparecerá una ventana como la siguiente:
Por ejemplo:
Cada renglón es un registro y cada columna un campo. Los datos de la misma fila, que
son un registro, pertenecen a la misma persona. Cada columna es un campo, contiene
todos los datos necesarios para formar un registro y permite clasificarlos y ordenarlos.
Con una base de datos se pueden realizar diferentes operaciones tales como ordenar
datos, buscar, reemplazar, filtros etc.
Una de las operaciones más comunes que se hacen con las bases de datos es la
consulta. Cuando se hace una consulta, normalmente se están buscando registros que
coincidan con algún valor o criterio. Existen varias formas de buscar esa información,
los Filtros son una de ellas.
Para aplicar un filtro a una base de datos, seleccione del menú Datos el comando Filtro
y del submenú Autofiltro. El resultado será similar al siguiente:
Según el campo, aparecen las posibles combinaciones de los registros que se pueden
buscar. La opción (Todas), va a mostrar todos los registros sin importar ningún criterio.
La opción (Vacías) muestra los registros que están vacíos en ese campo. La opción (No
vacías) realiza la acción contraria.
Con las opciones Y y O se pueden establecer cierto criterios. Con la opción Y los
criterios se suman, es decir que se tienen que cumplir con ambos criterios para que
encuentre los registros deseados. Con la opción O va a buscar cualquiera de los
registros que cumplan con los criterios establecidos, no tiene que cumplir con ambas.
Los botones de los campos donde se establecieron filtros y los encabezados de los
renglones cambian de color. En cada uno de los campos se pueden establecer filtros y
en este caso se suman los criterios, es decir que se debe de cumplir con cada uno de
los criterios que se marquen en los filtros de los campos.
Para deshabilitar todos los filtros, seleccione en el menú Datos el comando Filtros,
Autofiltro.
Filtros avanzados
A pesar de que sea muy útil y sencillo el manejo los filtros automáticos, están limitados
a sólo uno o dos criterios por cada campo. Por esto, se tienen los Filtros avanzados
cuyo manejo es similar al de los filtros automáticos pero con mayores posibilidades de
criterios. Los criterios se definen en la misma hoja de cálculo. Los criterios de filtro
avanzado pueden incluir vanas condiciones aplicadas a una sola columna, varios
criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado de una
fórmula Algunos de los posibles criterios aparecen ejemplificados a continuación:
Nombre
Federico
Raúl
=G18>PROMEDIO(G4:G12)
Para utilizar los filtros avanzados, seleccione del menú Datos el comando Filtros, Filtros
avanzados. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:
Lo primero que nos permite esta opción es Filtrar la lista sin moverla a otro lugar como
se hace con los filtros automáticos, permaneciendo en el mismo lugar o también Copiar
a otro lugar el resultado del filtro.
En la caja Rango de la lista, aparece la referencia de las celdas que contienen la lista.
MS Excel automáticamente detecta el rango de la lista cuando está el cursor colocado
en ella, pero con un clic; en la caja se puede escribir un nuevo rango o cambiar el
actual. También se puede utilizar el ratón y dar un clic sostenido sobre el área de la hoja
y la referencia de la celda se escribe automáticamente en la caja.
¿Qué es?
Comprende una serie de Datos agrupados en forma de resumen que agrupan aspectos
concretos de una información global.
Es decir con una Tabla Dinámica se pueden hacer resúmenes de una Base de Datos,
utilizándose para, promediar, o totalizar datos.
Debe ser muy importante la cantidad de información a manejar para que el uso de la
tabla dinámica se justifique.
Para su utilización, se debe recurrir a Menú Datos > Informe de Tablas y gráficos
dinámicos
La creación de una tabla dinámica se realiza a través del asistente y en varios pasos.
2.- Elegir la opción Menú > Datos > Informe de tablas y gráficos dinámicos, y aparecerá
el cuadro:
Universidad Tecnológica de Izúcar de Matamoros 34
1er . Paso.
c) clic en Siguiente
d) Aceptar.
Obtención de Subtablas
Asiendo doble clic sobre una celda , en este caso por ejemplo la segunda de Auto,
donde figura la cantidad 122350, Excel automáticamente produce un detalle en hoja
aparte según lo siguiente.
¿Qué es un gráfico?
Si comparas una tabla de datos con un gráfico creado a partir de ella, podrás
comprobar que esto es cierto: mirar el gráfico es una forma mucho más rápida de
conocer la información más relevante contenida en unos datos.
Nota: Para trabajar con gráficos necesitamos entender claramente dos conceptos, serie
de datos y punto de datos. Una serie de datos es un conjunto de uno o más valores
numéricos relacionados entre sí.
Tras un instante, Excel te muestra una hoja nueva que contiene un gráfico de columnas,
el cual representa los datos que has seleccionado en la hoja. A este gráfico automático
que crea Excel con sólo pulsar una tecla se le denomina gráfico básico.
Los gráficos están compuestos de diversas partes, las cuales puedes modificar a tu
gusto a partir del gráfico básico que crea Excel. Por tanto, para poder manipular
gráficos es imprescindible conocer cuáles son esas partes.
c) Una marca de datos es el objeto que se utiliza para representar los datos. Por
ejemplo, en un gráfico de columnas, las marcas de datos son las columnas; es decir,
hay una columna por cada número representado.
d) Las líneas de división son unas líneas horizontales y/o verticales que aparecen al
fondo del gráfico y que sirven para apreciar con más facilidad los valores que alcanzan
las marcas de datos.
e) El texto puede ser cualquier palabra o frase que aparezca en el gráfico. El texto
asignado está unido a un objeto del gráfico, mientras que el texto no asignado es libre.
h) Las marcas de graduación aparecen en los ejes y sirven para determinar el valor del
eje en cada punto del mismo.
i) El área de trazado es la zona del gráfico donde aparecen las marcas de datos y los
ejes.
j) Las series de datos son los conjuntos de datos que se representan en un gráfico.
El primer paso para crear un gráfico consiste en seleccionar los datos que se quieren
representar. Además, no sólo hay que seleccionar datos numéricos sino también texto,
ya que Excel sabe cómo poner ese texto en el gráfico. Excel considera que
determinados datos del rango que selecciones van a representar determinados rótulos
en el gráfico. De esto puedes deducir que la forma resultante del gráfico dependerá
mucho de cómo selecciones los datos.
Para que Excel muestre los datos tal y como tú desees, debes seleccionar el rango
teniendo en cuenta lo siguiente:
a) Las celdas de la columna que esté a la izquierda de los datos que selecciones
deberán contener texto. Esas celdas se convertirán en los rótulos del eje de categorías.
b) Las celdas de la fila superior del rango que selecciones también deberán contener
texto. Esas celdas se convertirán en los rótulos de las series de datos en la leyenda del
gráfico.
NOTA: Debes tener en cuenta que no es necesario que el rango seleccionado sea
contiguo. Puedes seleccionar rangos discontinuos, tal y como verás en el siguiente
apartado.
Puedes crear tantos gráficos como quieras a partir de una sola hoja de cálculo. Para
ello sólo tienes que seleccionar los nuevos datos (o los mismos que antes) que quieras
representar y volver a pulsar F 11. Excel colocará cada gráfico que crees en una hoja
de gráficos independiente.
Incrustar un gráfico
Hasta ahora hemos trabajado con gráficos que aparecían en hojas de cálculo
independientes. Pero puede ocurrir que en determinadas ocasiones quieras que el
gráfico aparezca en la misma hoja de cálculo en la que estén los datos que lo
originaron.
Excel permite que los gráficos aparezcan no solo en las hojas de gráficos, sino también
en las hojas de cálculo, para lo cual es necesario incrustarlos.
Por tanto, Incrustar un gráfico no es más que crear un gráfico en la propia hoja de
cálculo, en lugar de hacerlo en una hoja de gráficos independiente.
Para crear un gráfico incrustado debes pasar a la hoja de cálculo que contenga los
datos que quieres representar en el gráfico y, a continuación seguir estos pasos:
Selecciona el rango de datos de la misma manera que has hecho hasta ahora. Ejecuta
el comando Insertar > Gráfico. Entonces aparecerá el cuadro de diálogo Asistente
para gráficos - paso 1 de 4. Haz clic en Terminar para dar por buenas todas las
opciones por omisión que ofrece el Asistente. El gráfico aparecerá incrustado en la hoja
de cálculo .
Es probable que cuando crees un gráfico incrustado, éste no aparezca ni con el tamaño
ni en la posición idónea dentro de la hoja.
Ajusta la página y selecciona las opciones de impresión que desees y luego haz clic en
Aceptar. Cuando estés de nuevo en la pantalla de la Presentación preliminar, puedes
imprimir el gráfico como cualquier hoja de cálculo: haz clic en el botón Imprimir y luego
en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Imprimir.
Hasta ahora sólo hemos utilizado un tipo de gráfico: el gráfico de columnas. Sin
embargo, Excel dispone de muchos más tipos de gráficos. Cada tipo de gráfico se
diferencia de los demás por la clase de marcas de datos que utiliza. Por ejemplo, el
gráfico de columnas utiliza columnas como marcas de datos; el de líneas, utiliza líneas;
etc.
Además de todos los tipos de gráficos, Excel dispone de varios subtipos para cada tipo.
Un subtipo de gráfico es una variación del tipo. Cada subtipo puede ser muy diferente
de los demás (o muy parecido a otros), pero todos los subtipos de un tipo siempre
mantendrán en común el tipo de marca de datos que se utilice. Por ejemplo, el tipo de
gráfico de áreas tiene seis subtipos distintos. Algunos son casi iguales y otros son
completamente distintos, pero todos utilizan áreas para representa r los datos.
Para cambiar el tipo y el subtipo de un gráfico primero debes seleccionar el gráfico que
quieres modificar haciendo clic en la pestaña de su hoja. Luego ejecuta el comando
Gráfico, Tipo de gráfico. Excel te mostrará el cuadro de diálogo Tipo de gráfico.
A la izquierda de este cuadro de diálogo puedes ver la lista Tipo de gráfico. En esa lista
puedes seleccionar el tipo de gráfico que quieras usar. En la parte derecha del cuadro
de diálogo hay una cuadrícula denominada Subtipo de gráfico. Cada una de las casillas
de la cuadrícula contiene un subtipo del tipo seleccionado (también puede haber
algunas casillas en blanco).
Excel permite añadir al gráfico dos tipos de texto: texto asignado y texto no asignado.
La diferencia entre ambos consiste en que el texto asignado está unido siempre a un
objeto del gráfico, mientras que el texto no asignado es completamente libre.
Texto asignado
* Los rótulos de las marcas de datos. Este texto aparece junto a las marcas de datos y
sirve bien para identificarlas, bien para señalar su valor exacto. Para añadir este texto al
gráfico, selecciona la pestaña Rótulos de datos del cuadro de diálogo Opciones de
gráfico. Escoge la opción Mostrar valor para que aparezca el valor exacto de cada
Universidad Tecnológica de Izúcar de Matamoros 45
marca de datos, o Mostrar rótulos para que aparezca el nombre de la serie de datos
junto a cada marca. Por último haz clic en Aceptar.
* Los rótulos de los ejes x e y. Este texto aparece a lo largo de los ejes y sirve para
señalizar las categorías (si es el eje x) o los valores (si es el eje y). Para añadir este
texto al gráfico (que ya aparece por omisión en los gráficos estándar de Excel),
selecciona la pestaña Ejes del cuadro de diálogo Opciones de gráfico. Selecciona los
ejes en los que quieres que aparezcan los rótulos y haz clic en Aceptar.
Texto no asignado
Habrá ocasiones en las que querrás dirigir la atención del lector hacia un aspecto
concreto del gráfico. La mejor forma de hacerlo consiste en añadir al gráfico texto no
asignado. Cuando vayas a añadir texto no asignado pulsa ESC para deseleccionar
cualquier objeto del gráfico que tengas seleccionado. Ahora comienza a escribir e
introduce toda la frase que quieras que aparezca como texto no asignado. Cuando
termines de escribir pulsa Intro. Excel insertará un recuadro de texto no asignado en el
centro del gráfico.
Ahora puedes mover y cambiar el tamaño del texto, Para moverlo, apunta al borde del
cuadro con el puntero del ratón, pulsa y mantén pulsado el botón izquierdo del ratón y
arrástralo a su nueva posición. Para cambiar el tamaño o la forma del texto no
asignado, arrastra con el ratón cualquiera de los cuadros de selección.
Editar el texto
Sitúa el puntero del ratón dentro del objeto de texto. Observa que se transforma en un
punto de inserción. Apunta cuidadosamente y haz clic para situar el punto de inserción
en el lugar que desees.
Pulsa ESC para introducir el texto modificado. Se debe pulsar ESC (y no Intro) para
introducir un texto que se haya editado. Si después de editar el texto prefieres dejarlo
como estaba, pulsa Esc para introducir el texto modificado y utiliza luego el comando
Edición > Deshacer (o pulsa Ctrl+Z) para deshacer la operación.
Una vez introducido un texto en un gráfico, puedes darle formato para modificar su
estética o su importancia en el conjunto del gráfico.
En primer lugar debes seleccionar el objeto de texto haciendo clic sobre él. Cuando
aparezcan los cuadros de selección que indican que el objeto está seleccionado, utiliza
la barra de herramientas Formato de la misma manera que si estuvieras dando formato
a una celda cualquiera de la hoja de cálculo. Cuando estés satisfecho con el resultado,
pulsa ESC para deseleccionar el objeto.
Para cambiar el borde de un objeto de texto debes seleccionarlo primero. Luego ejecuta
el comando Formato, Objeto seleccionado (donde objeto es el objeto de texto que
tengas seleccionado) y haz clic en la pestaña Tramas del cuadro de diálogo Formato
del objeto que aparece.
Ahora puedes elegir entre seleccionar un borde Automático (es decir, el que Excel
añade por omisión), seleccionar la opción Ninguno para que el objeto no tenga borde, o
seleccionar la opción Personalizado y determinar exactamente el borde que desees.
VII.1. Introducción
Una Macro son una serie de acciones que se almacenan y se pueden activar
posteriormente en otra hoja o en otro libro. Por ejemplo, todos los días puede suceder
que se emplee frecuentemente en una hoja de calculo los mismos pasos: Tamaño de
Fuente(Tamaño de la letra), Negrita, Fuente(Tipo de letra) y Color de Fuente(Color de
Letra), para no estar repitiendo estos pasos pueden almacenarse en una macro y
cuando se ejecute dicha macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces
se desee.
Para crear una macro solo es necesario pulsar sobre el menú Herramientas > Macro >
Grabar nueva macro y a continuación aparecerá una ventana como la siguiente:
En la cual se especifica el nombre que llevará la macro, el Método abreviado (teclas con
las que se ejecutara automáticamente dicha macro, una vez grabada), y el lugar donde
se guardará. Hecho esto, dar clic en Aceptar y entonces empezara a grabar “todas” las
acciones que ejecutemos a continuación, hasta dar clic en Detener grabación en la
pequeña ventana emergente que aparece.
Proseguir entonces a realizar todas las acciones que se hacen repetidamente, mismas
que ejecutará la macro en forma automática. Terminando con un clic en Detener
grabación. Ya hasta este punto, tendremos ya grabada y guardada nuestra macro.
Para ejecutar una macro hacer seleccionar, y a continuación aparecerá una ventana
con las macros existentes en el libro (o libros que tengamos abiertos), acto seguido se
debe seleccionar la macro deseada y hacer clic en Ejecutar y entonces dicha macro se
ejecutará en la hoja de calculo sobre la cual estemos del libro de Excel.
Para modificar una macro se debe seleccionar Herramientas > Macro > Macros
seguido de seleccionar la macro donde se desea realizar cambios y a continuación clic
en Modificar . Esta acción abrirá la aplicación Visual Basic, incluida en MS Office, junto
con el código en dicho leng uaje de programación referente a la macro en cuestión.
No. ap1 ap2 nom fecha_nac días vividos día mes año
1 BALBUENA ORTA ANSONIT LEVI 10/07/1983
2 CABRERA RAMÍREZ ARMANDO 27/08/1977
3 CALIXTO MARCOS HELEODORO 25/02/1982
4 CAMPANO GONZÁLEZ FEDERICO 26/02/1982
5 CAPILLA PÉREZ JOSÉ ANGEL 15/09/1976
6 COHETZALTITLA COHETZALTITLA MARCIAL 28/02/1982
6. De la siguiente hoja de cálculo, encontrar la solución para las ecuaciones de segundo grado con una incógnita y con los
valores dados.
Solución 1: =((-B4-RAIZ(POTENCIA(B4,2)-4*A4*C4))/(2*A4))
Solución 2: =((-B4+RAIZ(POTENCIA(B4,2)-4*A4*C4))/(2*A4))
ax2 + bx + c = 0
Valor Valor Término Solución Solución
cuadrático lineal independiente 1 2
3 8 4
1 -5 2
3 7 0
4 3 -4
-2 -2 3
=SI(Y((POTENCIA(B4,2)-4*A4*C4)>=0,A4<>0),((-B4+RAIZ(POTENCIA(B4,2)-4*A4*C4))/(2*A4)),"Datos no válidos")
Universidad Tecnológica de Izúcar de Matamoros 54
8. Con la siguiente hoja de cálculo, calcular la velocidad para cada tiempo t y graficar la velocidad.
Para velocidad: =A$6*B6, y para hacer la gráfica elegir un gráfico de Dispersión XY.
9. Con la siguiente hoja de cálculo, encontrar la fuerza resultante del sistema de fuerzas expresado en dicho archivo.
Recordar que para encontrar la componente X es coseno y para la componente Y es seno.
Para componente X: =COS(RADIANES(B4))*A4
Para componente Y: =SENO(RADIANES(B4))*A4
Para sumatoria X: =SUMA(C4:C8)
Para sumatoria Y: =SUMA(D4:D8)
Para Fuerza Resultante: =RAIZ(POTENCIA(C9,2)+POTENCIA(D9,2))
=RAIZ(SUMA.CUADRADOS(celda de sumatoria x, celda de sumatoria y))
Para ángulo resultante: =GRADOS(ATAN(D9/C9))
10. Con la siguiente hoja de cálculo, convertir números arábigos a romanos. =numero.romano(a3)
Arábigo Romano
5
12
256
300
452
196
987
368
125
4326
1256
Universidad Tecnológica de Izúcar de Matamoros 56
11. Con la siguiente hoja de cálculo, encontrar el promedio para cada alumno, no olvide redondear el promedio.
Para encontrar el promedio con redondeo: =REDONDEAR(PROMEDIO(E10:K10),0)
Para encontrar el promedio con solo la parte entera:
=(TRUNCAR(E10)+TRUNCAR(F10)+TRUNCAR(G10)+TRUNCAR(H10)+TRUNCAR(I10)+TRUNCAR(J10)+TRUNCAR(K10))/7
EXPRESIÓN ORAL Y
SOCIOCULTURAL II
PROGRAMACIÓN
PROMEDIO GENERAL
MATEMÁTICAS II
INFORMÁTICA II
OBSERVACIONES
FORMACIÓN
ESCRITA II
No. CONTROL
NO. DE LISTA
APELLIDOS
NOMBRE
y = raiz(25 - x2)
x y1 y2
y = 3x2 + 9x -12
x y
-5
-4
-3
-2
-1
0
1
2
3
4
5
17. Un negocio de equipo de cómputo desea saber a que proveedor va a comprar, de acuerdo al mejor precio. Elabore un
cuadro comparativo para saber mejor precio y proveedor al que se comprará. Utilice la siguiente hoja de cálculo.
Mejor Precio: =MIN(B5:D5)
Proveedor: =SI(E5=B5,B$4,SI(E5=C5,C$4,D$4))
Nota: Recuerde utilizar una referencia absoluta para el caso de los proveedores.
Universidad Tecnológica de Izúcar de Matamoros 60
Para validar cuando ningún proveedor cotiza.
Mejor
Artículo Proveedor1 Proveedor2 Proveedor3 Proveedor
Precio
$ $ $
CD
320.00 318.00 325.00
$ $ $
Mouse
40.00 28.00 35.00
$ $ $
Teclados
90.00 110.00 95.00
$ $ $
Monitor
1,320.00 1,280.00 1,275.00
$ $ $
MousePad
17.90 18.00 18.00
$ $ $
Impresora
600.00 590.00 595.00
$ $ $
Scanner
1,145.00 1,150.00 1,170.00
18. Con la siguiente hoja de cálculo , extraer los años de nacimiento de cada registro, unir Apellidos y Nombre. Poner los
resultados en la hoja Resumen del libro.
Nombre Completo: =CONCATENAR(Datos!B4," ",Datos!C4," ",Datos!D4)
Año de Nacimiento: =EXTRAE(Datos!E4,5,2)
No. Ap Am Nombre CURP
1 BALBUENA ORTA ANSONIT LEVI BAOA830710HPLLRN04
2 CABRERA RAMÍREZ ARMANDO CARA770827HPLBMR05
3 CALIXTO MARCOS HELEODORO CAMH820225HPLLRL08
4 CAMPANO GONZÁLEZ FEDERICO CAGF820226HMSMND04
Universidad Tecnológica de Izúcar de Matamoros 62
5 CAPILLA PÉREZ JOSÉ ANGEL CAPA760915HPLPRN03
6 COHETZALTITLA COHETZALTITLA MARCIAL COCM820228HPLHHR04
7 DOMÍNGUEZ FLORES JOAQUIN DOFJ800107HNEMLQ04
8 HERNÁNDEZ CORTÉS JORGE HECJ830423HPLRRR07
9 HERNÁNDEZ MIRANDA NICOLAS HEMN810909HPLRRC02
10 HERNÁNDEZ VENANCIO YAHIR HEVY820306HPLRNH07
19. Construir una macro que permita poner color de fondo, borde y color de texto a la celda activa.
Sub Macro1()
ActiveCell.Interior.ColorIndex = 6
ActiveCell.Borders.ColorIndex = 4
ActiveCell.Font.ColorIndex = 3
End Sub
20. Construir una macro que permita poner color de fondo, borde y color de texto a un rango.
Sub Rango()
Range("a1:g10").Interior.ColorIndex = 6
Range("a1:g10").Borders.ColorIndex = 4
Range("a1:g10").Font.ColorIndex = 3
End Sub
23. Construir una macro para introducir un dato en la celda activa con InputBox.
Sub EntrarDato()
ActiveCell.Value = InputBox("Introducir Dato: ", "Captura Datos")
End Sub
24. Construir una macro para encontrar porcentaje de descuento y total a pagar de un precio dado. La condición es que se el
precio es mayor igual a 1000 el descuento es 10%, si es menor no tiene descuento.
Sub Macro1()
Range("a2").Value = 0
Range("b2").Value = 0
Range("c2").Value = 0
Range("a2").Value = Val(InputBox("Precio:", "Entrar Precio"))
If (Range("a2").Value >= 1000) Then
Range("b2").Value = 0.1
26. Construir un traductor sencillo. Utilice la Hoja2 para tener la definición de datos, en la Hoja1 deberá tener un botón que
llame a la macro, y desde un InputBox leer la palabra a traducir, dicha traducción deberá aparecer en la celda A1 de la
Hoja1.
Sub Traductor()
Dim texto1 As String
Dim texto2 As String
texto1 = UCase(Trim(InputBox("Palabra:")))
Worksheets("Hoja2").Select 'Puede utilizar Activate
Range("a1").Select 'Puede utilizar Activate
Do While Not IsEmpty(ActiveCell.Value) '<> ""
If texto1 = Trim(ActiveCell.Value) Then
texto2 = ActiveCell.Offset(0, 1).Value
Universidad Tecnológica de Izúcar de Matamoros 65
Exit Do
End If
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Loop
Worksheets("Hoja1").Select 'Puede utilizar Activate
Range("a1").Value = texto2
End Sub
NOTA: Si se utiliza un botón para llamar a la macro, el código del botón deberá como código en la hoja1, y el código del
Procedimiento Traductor en un módulo.
1. Hombre
1 Sexo 2. Mujer
1. Informática
2. Administración
3. Tecnología de Alimentos
2 ¿Qué carrera estudia?
4. Agro biotecnología
5. Informática (Área
Electrónica)
Do
ActiveCell.Value = i
ActiveCell.Offset(0, 1).Select
ActiveCell.Value = Val(Trim(InputBox("1: Hombre 2: Mujer", "Sexo")))
ActiveCell.Offset(0, 1).Select
ActiveCell.Value = Val(Trim(InputBox("1:Info 2:Mujer 3:Admon 4:TecAlim 5:Agro 6:InfoElec", "Carrera")))
ActiveCell.Offset(0, 1).Select
End Sub
28. Construir una macro que permita sumar números desde 1 hasta n, según se indique. Utilice un InputBox para leer el dato
hasta donde se desea la sumatoria.
Private Sub CommandButton1_Click()
Dim num As Integer
Dim contador As Integer
Dim suma As Double
suma = 0
num = Val(InputBox("Hasta donde quieres sumar?", "Captura de dato"))
For contador = 1 To num
suma = suma + contador
Range("D1").Value = suma
Next
End Sub
29. Con los datos que se muestran en la siguiente hoja de cálculo, graficar los precios de la papaya maradol desde 1998 y
hasta 2003.
Universidad Tecnológica de Izúcar de Matamoros 68
Nota: Los precios no se pueden graficar ya que algunos datos contienen espacios en blanco al inicio o final, por lo tanto son texto y
no números. Construir una macro para eliminar dichos espacios en blanco.
Sub QuitaBlancos()
Dim fila As Integer
Dim col As Integer
Range("B3").Select
fila = ActiveCell.Row 'Número de fila
col = ActiveCell.Column 'Número de columna
Do While Not IsEmpty(ActiveCell)
Do While Not IsEmpty(ActiveCell)
ActiveCell.Value = Val(Trim(ActiveCell.Value))
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Loop
col = col + 1 'Incrementa en una la columna
ActiveSheet.Cells(fila, col).Select 'Activa C3,D4,etc.
Loop
End Sub
Nota: El siguiente código es el que corresponde al botón que llama a la macro, ubicarlo en Hoja1
Private Sub CommandButton1_Click()
Call QuitaBlancos
End Sub
30. En el ejercicio anterior, el recorrido de las celdas se hizo en columna, realice lo mismo pero ahora por fila.
Sub QuitaBlancos()
Dim fila As Integer
Dim col As Integer
Range("B3").Select
fila = ActiveCell.Row 'Número de fila
col = ActiveCell.Column 'Número de columna
Do While Not IsEmpty(ActiveCell)
Do While Not IsEmpty(ActiveCell)
ActiveCell.Value = Val(Trim(ActiveCell.Value))
ActiveCell.Offset(0, 1).Select
Loop
Universidad Tecnológica de Izúcar de Matamoros 70
fila = fila + 1 'Incrementa en una la columna
ActiveSheet.Cells(fila, col).Select 'Activa C3,D4,etc.
Loop
End Sub
Nota: El siguiente código es el que corresponde al botón que llama a la macro
Private Sub CommandButton1_Click()
Call QuitaBlancos
End Sub
31. Macros
1. Extraer de una lista aquellos alumnos que tienen al menos una materia reprobada
2. Diseñar una macro que imprima la tabla de multiplicación de N número
3. Diseñar una macro que elimine registros que cumpla o no cumplan cierta condición (semejante al de los sinodales, también
se puede basar en test3.xls)
4. Encontrar RFC, con funciones y con una macro
1. Realizar una hoja de cálculo con el nombre de OPINIÓN con los siguientes
encabezados: NºControl, Edad, Sexo, EdoCivil, Religión, Actitud, Hijos, Trabaja.
Capturarle al menos 5 personas y darle formato como se indica a continuación.
4. Dar formato a la tabla de datos OPINIÓN según sus gustos (letra, bordes,
6. Realice las siguientes consultas utilizando auto filtro, copie y pegue (incluyendo
los títulos de las columnas) los resultados de cada consulta en cada una de las
hojas que inserto en el punto ante rior, según corresponda.
13. Con los resultados obtenidos en el punto anterior realizar una tabla (columnas:
actitud, cantidad) en otra hoja que se llame (datos de gráfico)
Universidad Tecnológica de Izúcar de Matamoros 73
14. Con los datos obtenidos en la tabla anterior INSERTAR UN GRÁFICO circular
(pastel) donde se muestre el % de hombres casados en los diferentes estados de
ánimo, debe llevar como título ACTITUD DE LOS HOMBRES CASADOS.