Professional Documents
Culture Documents
OLEH :
BAGUS WINDHYA KUSUMA WARDANA
NIM. 3101 0701 1033
A. Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat terasa manfaat nya dalam
membantu permasalahan dalam proses suatu kegiatan. Kegiatan yang umumnya
menggunakan peranan teknologi informasi yaitu pengolahan data keuangan, pengolahan
data jual beli, pengolahan data kepegawaian, pengolahan data inventarisasi barang dan
lain-lain.
Sekretariat daerah Provinsi Kalimantan Selatan merupakan salah satu wadah yang
bergerak di bidang pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat. Salah satu kegiatan
yang ada di Sekretariat daerah Provinsi Kalimantan Selatan adalah inventarisasi barang.
Inventarisasi barang merupakan pencatatan data yang hubungannya dengan
barang atau aset di dalam sebuah instansi. Umumnya kegiatan dalam inventarisasi barang
adalah pencatatan pengadaan barang, penempatan, mutasi,dan pemeliharaan.
Selama ini proses inventarisasi barang di kantor Sekretariat Daerah Provinsi
Kalimantan Selatan masih manual di buku. Sehingga tidak jarang sering terjadi kesalahan
data, kehilangan data, ketidak akuratan data bahkan sulit dalam mencari arsip data yang
terdahulu.
Oleh karena itu, penggunaan komputer sangat perlu guna mencapai pelayanan
yang optimal. Sehingga dengan adanya aplikasi ini diharapkan proses inventarisasi
barang dapat berjalan dengan cepat dan lancar serta mengurangi kesalahan-kesalahan
yang dapat terjadi.
C. Rumusan Masalah
Mata kuliah Kerja Praktek merupakan salah satu ilmu akademik yang melatih kita
untuk menerapkan ilmu-ilmu yang didapat di akademik dalam dunia nyata. Pada mata
kuliah kerja praktek ini mahasiswa dituntut untuk terjun langsung dalam dunia kerja.
Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan diatas, maka rumusan masalahnya
adalah, bagaimana membuat aplikasi yang dapat mengendalikan proses pengolahan data
inventarisasi barang?
D. Batasan Masalah
Dalam penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dibagi dalam 5 (lima) bab
yang terdiri dari :
BAB I : PENDAHULUAN
Merupakan pendahuluan yang secara umum memberikan gambaran tentang
hal-hal yang melatarbelakangi laporan ini dilaksanakan, tujuan penelitian,
rumusan masalah, batasan masalah, metodologi sampai sistematika penulisan
laporan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini memberikan uraian sistematis mengenai literatur yang dipergunakan
dalam melakukan penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan sehingga
diperoleh landasan teori yang relevan dan akurat.
BAB III : DESKRIPSI LOKASI PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)
Dalam bab ini berisi mengenai Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan (PKL),
Tujuan PKL, Waktu PKL, Tempat PKL, Gambaran umum instansi, Visi dan
Misi, Struktur Organisasi, dan Sistem Inventarisai barang.
BAB IV : ANALISA DAN PEMBAHASAN
Dalam Bab ini berisi tentang sistem desain arsitektural yang berisi desain
sistem berupa desain database, desain arsitektural dan desain interface,
program flowchart dan implementasi sistem.
BAB V : PENUTUP
Bagian terakhir ini akan memaparkan hal-hal yang dapat disimpulkan
berdasarkan pembahasan sebelumnya beserta saran-saran yang sekiranya dapat
diberikan untuk perbaikan dikemudian hari.
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengertian Aplikasi
Inventaris mengacu pada segala persediaan barang sumber daya yang digunakan
dalam sebuah organisasi yang dapat berbentuk sebagai berikut :
1. Bahan mentah
2. Pekerjaan dalam proses
3. Barang jadi
4. Suku cadang komponen
5. Persediaan
Inventaris mempunyai manfaat sebagai pemanfaatan realistis dan sebesar-besarnya
dari sebagai perlengkapan kantor dan demi lancarnya aktifitas kerja pegawai.
Sistem kerja atau proses pencatatan barang masuk inventaris kantor di sebuah instansi
sebagai berikut :
1. Petugas bagian Umum mencatat barang-barang apa saja yang diperlukan kantor guna
menunjang kegiatan di kantor.
2. Setelah mengetahui apa saja yang diperlukan maka bagian umum akan melaporkan
kepada Bendahara kantor guna mengetahui disetujui atau tidak pembelian barang-
barang inventaris di kantor.
3. Setelah disetujui, bagian Umum akan membeli barang – barang inventaris yang
diperlukan pada kantor.
4. Setelah barang di beli maka barang-barang akan dicocokkan pada kuitansi yang ada
dan akan dibuatkan kuitansi kantor guna disetujui atau akan ditanda tangani oleh
Bendahara kantor.
5. Kuitansi yang telah dibuat akan di rekap menurut tanggal,bulan dan tahun pada buku
besar guna memudahkan pencarian.
6. Kegiatan ini di lakukan pada setiap pembelian barang inventaris.
D. Proses Barang Keluar Inventaris
1. Pada proses pemerikasaan barang, Bagian Umum akan mencatat kondisi barang-
barang inventaris apa saja yang telah digunakan.
2. Pada proses pemerikasaan barang inventaris ini, akan dicatat no transaksi, tanggal
pemeriksaaan kode barang yang diperiksa, kode bagian yang mengambil serta
mencatat kondisi barang dengan kondisi barang baik, rusak atau hilang.
3. Setelah dicatat maka catatan tersebut akan dilaporkan ke bendahara.
F. Borland Delphi 7
Waktu pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yaitu selama 2 (dua) bulan
dari tanggal 14 Juni 2010 sampai dengan tanggal 14 Agustus 2010, yaitu dari hari Senin
sampai dengan hari Jumat. Dengan jam kerja sebagai berikut:
Tabel 1.1 Jam kerja PKL
Waktu
No. Hari
Mulai Selesai
1. Senin 08.00 16.00
2. Selasa 08.00 16.00
3. Rabu 08.00 16.00
4. Kamis 08.00 16.00
5. Jumat 08.00 11.00
Struktur organisasi adalah suatu bagan yang menunjukkan hubungan pada suatu
organisasi atau perusahaan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain dalam
melaksanakan fungsi dan tugas-tugas yang dibebankan terhadap suatu posisi/jabatan
tertentu untuk menjamin kelancaran kerja. Oleh karena itu, struktur organisasi dilandasi
dengan adanya pembagian tugas dari tiap satuan kerja pada organisasi tersebut. Adapun
struktur organisasi terbagi menjadi 3 bagian, yaitu :
1. Bentuk organisasi garis, pada organisasi ini semua kekuasaan berjalan dari atas
ke bawah menurut garis lurus menuju ke bawah, sebaliknya garis tanggung
jawab berjalan dari bawah ke atas.
2. Bentuk organisasi fungsional, pada organisasi ini kekuasaan tidak langsung, tiap
atasan mempunyai bawahan masing-masing, bawahan disini menunggu perintah
atasan dan bertanggung jawab pada atasan tersebut.
3. Bentuk organisasi garis dan staf, pada organisasi ini merupakan golongan antara
garis dan staf, dimana bawahan hanya menerima perintah dari atasan saja
sehingga dengan demikian sangat diperlukan struktur organisasi.
G. Uraian Tugas
1. Sekretariat Daerah
3. Asisten Pembangunan
1. Penempatan
2. Sistem Kerja
A. Desain Arsitektural
1. Konteks Diagram
Lokasi
3
Pimpinan
Laporan Inventaris Barang
Laporan
PK no_urut
FK1 kode_akhir
FK2 kode_bgn brg_pemeliharaan
jumlah PK no_urut
1. Nama : brg_sumber
Primary Key : kode
Foreign Key : -
Index : ket
Fungsi : Menyimpan data master sumber pengadaan barang
Tabel 4.1 Tabel Sumber
No Nama Field Type Size Keterangan
1 kode Text 5 Kode Sumber
2 ket Text 30 Keterangan
2. Nama : brg
Primary Key : kode_brg
Foreign Key : -
Index : nama_brg
Fungsi : Menyimpan data master barang
Tabel 4.2 Tabel Barang
No Nama Field Type Size Keterangan
1 kode_brg Text 5 Kode Barang
2 nama_brg Text 25 Nama Barang
3 jenis_brg Text 30 Jenis barang
3. Nama : brg_bagian
Primary Key : kode_bgn
Foreign Key : -
Index : nama_bgn
Fungsi : Menyimpan data master lokasi penempatan barang
Tabel 4.3 Tabel Lokasi
No Nama Field Type Size Keterangan
1 kode_bgn Text 5 Kode Lokasi
2 nama_bgn Text 30 Nama Lokasi
4. Nama : brg_pengadaan
Primary Key : no_urut
Foreign Key : kode (tabel sumber), kode_brg (tabel Barang)
Index :-
Fungsi : Menyimpan data transaksi pengadaan barang
Tabel 4.4 Tabel Pengadaan Barang
No Nama Field Type Size Keterangan
1 no_urut Text 5 Nomor urut
2 kode Text 5 Kode sumber
3 kode_brg Text 5 Kode barang
4 merk Text 15 Merk barang
5 spesifikasi Text 100 Spesifikasi barang
6 tahun Text 4 Tahun pengadaan
7 jumlah Byte 3 Jumlah pengadaan
8 tjumlah Byte 3 Stok dari jumlah
5. Nama : kode
Primary Key : kode_akhir
Foreign Key : no_urut (tabel Pengadaan Barang) , kode (tabel Sumber), kode_brg
(tabel Barang)
Index :-
Fungsi : Menyimpan data transaksi pengkodean inventaris
Tabel 4.5 Tabel Pengkodean
No Nama Field Type Size Keterangan
1 no_urut Text 5 Nomor urut
2 kode Text 5 Kode sumber
3 kode_brg Text 5 Kode barang
4 kode_akhir Text 25 Kode Inventeris
6. Nama : brg_penempatan
Primary Key : no_urut
Foreign Key : kode_akhir (tabel Pengkodean), kode_bgn (tabel Lokasi)
Index :-
Fungsi : Menyimpan data transaksi penempatan barang
Tabel 4.6 Tabel Penempatan Barang
No Nama Field Type Size Keterangan
1 no_urut Text 5 Nomor urut
2 kode_akhir Text 25 Kode Inventaris
3 kode_bgn Text 5 Kode lokasi
4 jumlah Byte 3 Jumlah penempatan
7. Nama : brg_pemeliharaan
Primary key : no_urut
Foreign Key : kode_akhir (Penempatan Barang), kode_bgn ( Lokasi)
Index :-
Fungsi : Menyimpan data transaksi pemeliharaan barang
Tabel 4.7 Tabel Pemeliharaan Barang
No Nama Field Type Size Keterangan
1 no_urut Text 5 Nomor urut
2 kode_akhir Text 25 Kode Inventaris
3 kode_bgn Text 5 Kode lokasi
4 kon_baik Byte 3 Jumlah kondisi baik
5 kon_rusak Byte 3 Jumlah kondisi rusak
6 hilang Byte 3 Jumlah hilang
8. Nama : brg_mutasi
Primary Key : no_urut
Foreign Key : kode_akhir (tabel Penempatan Barang)
Index :-
Fungsi : Menyimpan data transaksi mutasi barang
Tabel 4.8 Tabel Mutasi Barang
No Nama Field Type Size Keterangan
1 no_urut Text 5 Nomor urut
2 kode_akhir Text 25 Kode Inventaris
3 lok_lama Text 25 Lokasi lama
4 lok_baru Text 25 Lokasi baru
5 Jumlah Byte 3 Jumlah mutasi
9. Nama : Table1
Primary Key : no_urut dan pass
Foreign Key : -
Index :-
Fungsi : Menyimpan data user atau pengguna untuk login
Tabel 4.9 Tabel User
No Nama Field Type Size Keterangan
1 user Text 50 Username
2 pass Text 50 Password
C. Desain Arsitektur Program
4. Form Barang
Kode Barang :
Nama Barang :
Jenis Barang :
navigator
Cari
Kode Nama Reset
Gambar
4.18 Desain Laporan Pengadaan Barang
Gambar
4.23 Desain Laporan Inventaris Barang
Gambar
4.33 Flowchart Program (Login)
2. Flowchart Program (Menu Utama)
2 Form Menu
2 2 2 2 2
m t l u k
ms
Form
7
Sumber
T
7 Tambah Pilih data Keluar
dalam grid 7.2 7 T
Y (tabel)
Y
7.1
k
T
Input Kode T
Batal Hapus
Sumber
Y 7.2
Y
7
T
Tidak ada
Hapus Data
Y T
Simpan
Input 7
Keterangan Y
Keterangan
tidak ada
T T
7.1 7.2 Edit
Y
Y
Cek Validasi
T
7.1
Y
Simpan Data
ta
Form
Pengadaan 10
Barang
Tampilkan
10.1 Tambah 10 Data dari 10 Keluar
T grid T
Y
Y
Input Kode
Sumber k
ada Batal
T T
Y Y
Output 10
Keterangan
T
Input Kode
Simpan
Barang
T T
ada Cek validasi 10.1
Y Y
Output T
Tahun > tgl
Nama
sistem
Barang
Input:
-Merk Simpan Data
-Spesifikasi
-Tahun
-Jumlah
10
tm
Form Mutasi
13
Barang
T Tampilkan
12.1 Tambah 13 Data dari 13 Keluar
grid T
Y
Y
Input Kode
inventaris k
T
ada Batal
T
Y Y
Output
-Ket 12
-Nama Brg
-Lokasi
Simpan
Input Kode
(akumulasi
Lokasi baru
jumlah)
T
Y
T
ada Cek validasi 12.1
T
Y Y
12.2
Simpan Data
Input
Jumlah
12
Jumlah >
Jumlah
T penempatan
Jumlah<jumlah
Y
penempatan
Jumlah=jumlah Y
T penempatan
Simpan (data
Y 12.2
baru)
T
Y
ub
Form
14
Backup
Pilih
14 Keluar
direktori
T
k
OK
T
Buat Backup
14
Database
ur
Form
15
Restore
Pilih
15 Keluar
direktori
T
k
OK
T
Y
Restore Database 15
Pada bagian ini akan digambarkan implementasi sistem berdasarkan desain yang
sudah dibuat sebelumnya. Implementasi yang sudah dibuat terdiri dari implementasi
form-form dan laporan.
1. Form Login
Form utama ini adalah tempat yang akan digunakan dimana seluruh
informasi data dari sistem input hingga sistem output di susun di dalam form
utama ini.
Pada menu utama terdapat sub menu file yang terdiri dari master data
barang, data bagian dan data sumber. Sub menu proses terdiri dari pengadaan,
pengkodean, penempatan, mutasi, dan pemeliharaan. Sub menu laporan terdiri
dari laporan data barang, data bagian, data sumber, pengadaan, pengkodean,
penempatan, mutasi, pemeliharaan dan inventaris barang. Sub menu utility terdiri
dari dan backup database, restore database, dan ganti password. Sedangkan sub
menu keluar berfungsi untuk mengakhiri aplikasi. Form menu utama sebagai
berikut:
Form data bagian merupakan form yang digunakan untuk proses pendataan
bagian-bagian atau lokasi-lokasi tempat penempatan inventaris barang, dari
informasi kode hingga nama bagiannya. Form ini memiliki fasilitas tambah data,
simpan data, edit/ubah data, dan menghapus data. Form data lokasi/bagian adalah
sebagai berikut :