Automasi

di PSS
Ditulis oleh Mohamad Basri Hamzah   
KERTAS KERJA :
KE ARAH PENGKOMPUTERAN (PENGAUTOMASIAN)
PUSAT SUMBER SEKOLAH

oleh

MOHAMAD BASRI HAMZAH

Guru Perpustakaan dan Media

Pendahuluan

Pusat Sumber Sekolah (PSS) SMK Dato’ Wan Ahmad Rasdi

telah diwujudkan sejak sekolah ini mempunyai bangunannya
sendiri pada tahun 1993. Kini PSS SMK Dato' Wan Ahmad
Rasdi sudah berusia lebih kurang 15 tahun. PSS memainkan
beberapa peranan penting dalam proses pengajaran dan
pembelajaran dengan menyediakan pelbagai jenis perkhidmatan
kepada semua penggunanya iaitu para pelajar, guru-guru dan staf
sokongan sekolah.

Matlamat

Matlamat utama pengautomasian PSS adalah untuk menaikkan taraf PSS sekolah tradisional
kepada Pusat Sumber Berelektronik supaya dapat memainkan peranan yang lebih berkesan
dalam mempertingkatkan lagi proses pengajaran dan pembelajaran demi mencapai
kecemerlangan di sekolah. 

Objektif

Objektif pengautomasian PSS adalah untuk:

1. Meningkatkan kecekapan sistem pengurusan organisasi bahan PSS dari segi perolehan
bahan, pengkatalogan, sirkulasi dan perkhidmatan pengguna.
2. Meningkatkan kecekapan sistem pentadbiran dan pengurusan PSS dari aspek pengurusan
sumber manusia, pembangunan prasarana, perkakasan dan peralatan.
3. Menggalakkan perkembangan literasi komputer dan teknologi maklumat di kalangan
 kakitangan sekolah dan warga sekolah.
4. Memudahkan urusan mengakses maklumat atau data koleksi PSS.
5. Memudahkan pengurusan analisis data dan penilaian PSS.

Rasional

Masalah utama sistem manual semasa ialah pengkatalogan.

Sebelum proses pengkatalogan, PSS perlu menghadapi masalah
pengemaskinian buku rekod perolehan buku dan bahan bukan
buku. Banyak borang dan butir-butir terpaksa dicatat dalam
buku-buku tersebut. Selain itu, terdapat masalah hinggakan
dalam pengkatalogan buku-buku dan bahan bantu mengajar. Ini
kerana proses pengkatalogan buku dan bahan bantu mengajar
mengambil masa dan tenaga kerja yang banyak. Misalnya,
nombor panggilan untuk setiap buku terpaksa ditentukan dengan
menggunakan sistem pengelasan Perpuluhan Dewey. Selain itu, butir-butir bibliografi termasuk
trasing perlu dicatat dalam satu slip kerja. Seterusnya, kad-kad katalog akan ditaip. Selain itu,
satu kad senarai rak juga perlu disediakan untuk setiap judul. Semua kad katalog yang telah
disediakan akan disusun mengikut abjad dalam satu kabinet secara terpisah. Tambahan pula,
guru-guru PSS terpaksa mengajar di kelas dan tidak dapat menyelesaikan tunggakan buku-buku
pada masa yang ditetapkan. Ekoran daripada tunggakan itu, pengguna-pengguna PSS tidak
mendapat mengesan dengan cepat dan tepat koleksi PSS.

Selain itu, wujud masalah sirkulasi dimana peminjam yang lambat memulangkan buku tidak
diingatkan dengan cepat kerana kerja mengenalpasti mereka mengambil masa dan proses
peringatan agak rumit dilakukan sama ada secara bertulis atau lisan.

Tambahan pula, ada peminjam yang memberi alasan bahawa buku pinjaman mereka telah
dipulangkan tetapi tidak tercatat. Memandangkan wujudnya pelbagai masalah dalam pengurusan
PSS adalah wajar diautomasikan PSS demi kebaikan semua pihak supaya PSS dapat memainkan
peranan yang lebih berkesan sebagai pusat maklumat untuk menjayakan proses pengajaran dan
pembelajaran.

Jawatankuasa

Penasihat:  En Mustapa bin Embin, AMP, Pengetua

Pengerusi:  En Mohd Dan b Mahat,Penolong Kanan Pentadbiran
Pengurus Program:  En Mohamad Basri bin Hamzah, Guru Perpustakaan dan Media
Setiausaha:  Cik Fouziah bt Razali, Penolong Penyelaras Pusat Sumber Sekolah

Ahli Jawatankuasa

 En Meor Alim Shah bin Nazari,

Penolong Kanan HEM
  Tn Hj Mat Radzi bin Hassan,
Penolong Kanan Kokurikulum
 Semua Guru Kanan

Kumpulan Sasaran
Semua pengguna perpustakaan sekolah, yakni staf dan pelajar-pelajar.

Strategi

Beberapa persediaan adalah perlu dalam perancangan pengkomputeran perpustakaan. Persediaan

ini merangkumi peruntukan kewangan, perlantikan penyelaras projek, persediaan kakitangan,
penyediaan tempat dan perhatian dan tindakan terhadap rekod-rekod perpustakaan.

i. Kewangan

Persediaan utama dan terpenting dalam projek pengkomputeraan perpustakaan ialah kewangan.
Selain daripada peruntukan kewangan untuk memperolehi sistem komputer asas, peruntukan
kewangan lain juga perlu disediakan untuk membiayai kos-kos lain seperti: kos permulaan
retrospektif, kos penyenggaraan, pemasangan kabel eletrik, peralatan sampingan dan perabot,
pita magnetik, disket komputer, kabel kod palang, alat pembaca label kod palang dan
sebagainya. Pemerolehan sistem komputer bukanlah merupakan pembelian satu kali, bahkan
melibatkan perbelanjaan dari masa ke semasa.

ii. Penyelaras Projek

Perkara kedua yang dianggap penting ialah menyediakan kakitangan. Sama ada sesuatu
perpustakaan itu merancang untuk melaksanakan sistem yang kecil atau yang besar adalah
mustahak untuk melatik seorang penyelaras projek sepenuh masa. Beliau perlu memberi sepenuh
perhatian kepada beberapa fasa projek dan beliaulah yang mengambil perhatian terhadap
perkara-perkara bersangkutan dengan pentadbiran dan teknikal, mempastikan aktiviti-aktiviti
mengikut jadual dan seterusnya bertanggungjawab untuk melatih kakitangan kelak.

iii. Persediaan Guru

Sistem perpustakaan berkomputer melibatkan pembelian dalam proses-proses dan perjalanan

kerja dan sudah semestinya memberi kesan kepada kakitangan. Dari itu persediaan terhadap
kakitangan harus diambilkira. Semua kakitangan hendaklah dimaklumkan tentang rancangan
pengkomputeran dan memberi kesedaran mengenai apa yang akan berlaku. Mereka juga harus
diberitahu bagaimana sistem baru ini akan memberi kesan kepada perjalanan kerja di
perpustakaan dan bagaimana hubungannya dengan kerja masing-masing. Di samping itu,
pendedahan awal terhadap komputer dan pengetahuan asas mengenainya adalah perlu bagi
mereka. Menghadiri kursus-kursus pengenalan komputer menjadi satu langkah penting ke arah
ini, kerana penghargaan terhadap komputer dan pembiasaan diri dengannya akan membantu
kakitangan untuk lebih bersedia dalam menghadapi sistem baru kelak.

iv. Penyediaan Tempat

Satu aspek yang harus diselesaikan sebelum sistem perpustakaan dipasang dan dilaksanakan
ialah penyediaan tempat. Aspek ini meliputi:-

 Kemudahan hubungan dalam talian dan

 Penempatan terminal

v. Rekod-Rekod Perpustakaan

Beberapa persedian boleh dibuat terhadap rekod-rekod perpustakaan yang terlibat secara
langsung alam projek komputer. Rekod-rekod yang dimaksudkan meliputi rekod pembekalan,
peruntukan, kewangan, terbitan bersiri, katalog, butiran nashkah dan pengguna.
 

Keterangan Projek

Perkhidmatan yang ditawarkan oleh perpustakaan telah

bertambah dengan pantas seiring dengan perkembangan
teknologi. Perkembangan ini menyebabkan pertambahan dari
segi saiz dan kerumitan operasi perpustakaan. Lantaran itu
kebanyakan pengurus perpustakaan memerlukan sistem yang
efektif untuk mendapatkan maklumat tambahan. Pengurusan
yang berkesan adalah dari maklumat yang baik, dalam ertikata
pengurusan sebagai fungsi interpretasi maklumat untuk membuat
keputusan.

Oleh itu sistem automasi (menggunakan komputer) bukan sahaja berkeupayaan menguruskan
data harian tetapi juga berkeupayaan mengurus dan memberikan maklumat kepada pihak
pengurusan.

Pengautomasian PSS ialah penggunaan komputer untuk melaksanakan operasi-operasi asas

pemerosesan bahan-bahan koleksi seperti perolehan dan pengkatalogan serta fungsi sirkulasi
bahan-bahan yang sebelum ini dikendalikan secara manual oleh kakitangan PSS. Dengan itu,
pengautomasian PSS berlaku apabila wujud proses mengintegrasikan teknologi maklumat dan
komputer dengan sumber pengurusan dan pentadbiran PSS. Proses ini kemudiannya akan
melibatkan pengintegrasian teknologi maklumat dengan sumber pengajaran dan pembelajaran di
dalam dan di luar sekolah ke arah pusat sumber berelektronik yang semestinya dapat
meningkatkan kecemerlangan dan mutu pendidikan di sekolah.

Jadual Pelaksanaan
Awal Januari 2008
Bahan / Sumber Yang Diperlukan

 2 buah PC – Pentium 4, 2.80 GHz, sekurang-kurangnya 20 GB

ruang “hard disk” dan 256 MB RAM, Windows XP:
RM 4,000.00 
 Pencetak laser: RM 350.00
 Perisian Sistem Automasi PSS e-Kutub Khanah™: RM 4,000.00

Kewangan

Memohon bantuan kewangan daripada Persatuan Ibubapa dan Guru (PIBG), dermawan-
dermawan dan wakil-wakil rakyat tempatan.

Penutup
Dengan wujudnya sistem automasi di perpustakaan maka segala urusan pentadbiran dan juga
urusan perkhidmatan kepada pengguna dapat berjalan dengan baik dan berkesan. Beban kerja
yang ditanggung oleh kakitangan perpustakaan di dalam sistem manual dapat dikurangkan dan
kerja-kerja pengendalian bahan-bahan perpustakaan dapat berjalan dengan sistematik.

Suasana di dalam perpustakaan - Julai, 2007

Sistem Automasi Pengurusan Pusat Sumber e-Kutub Khanah™ telah dipilih untuk digunakan di
PSS sekolah kita. Urusan pengautomasian dimulakan pada pertengahan bulan Januari, 2008.
 ...
http://www.rasdian.edu.my/portal/index.php?option=com_content&task=view&id=216&Itemid=199