PENDAHULUAN

A. Pengertian
1. Korespondensi (intern/ekstern)
Proses atau sarana komunikasi melalui/menggunakan surat sebagai medianya.
2. Surat
Sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh
seseorang kepada orang lain secara tertulis, baik atas nama pribadi maupun kedudukannya
dalam suatu organisasi atau kantor.
3. Komunikasi (intern/ekstern)
Suatu pesan yang dikirim oleh seseorang kepada orang lain sebagai penerima pesan
melalui atau menggunakan sarana tertentu sebagai medianya, baik untuk memperoleh
timbal balik maupun tidak.
Komunikasi memiliki tiga aspek yang perlu diperhatikan:
a. Komunikasi harus dipandang sebagai suatu proses. Adanya aliran informasi dalam
pengiriman dan penerimaan pesan.
b. Komunikasi menyangkut aspek manusia dan bukan manusia.
c. Komunikasi menyangkut aspek informasi à segala sesuatu yang memiliki arti dan
kegunaan bagi penerimanya.
Aspek informasi/berita
a. Berita yang bersifat audible
Berita yang disampaikan melalui suara, misalnya radio, telepon, handy talky dan
lain-lain).
b. Berita yang bersifat visual
Berita yang disampaikan dengan melalui penglihatan, misalnya surat, faksimil,
pengumuman dan lain-lain).
c. Berita yang bersifat audiovisual
Berita yang disampaikan melalui suara dan penglihatan, misalnya televisi, film,
slide)
B. Fungsi Surat
Selain sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai:
1. Alat bukti tertulis/bukti hitam di atas putih.
2. Alat pengingat.
3. Bukti historis.
4. Duta organisasi.
5. Pedoman.
6. Pemendek jarak, penghemat tenaga/waktu.
7. Jaminan keamanan.
8. Alat promosi.
C. Materi Surat
Secara fisik pembuatan surat biasanya menggunakan kertas jenis HVS berwarna putih
dengan ukuran kuarto/A4 (215 x 297 mm) dan ukuran folio dengan (215 x 330 mm).
D. Syarat Surat yang Baik
1. Obyektif.
2. Sistematis susunan isi suratnya.
3. Ditulis dengan kaidah bahasa Indonesia yang baku.
4. Kata-kata yang digunakan harus tepat, agar tidak menimbulkan pengertian yang berbeda.
5. Singkat dan praktis.
a. Tidak bertele-tele.
b. Bahasa menggunakan sedikit kata, namun dapat dimengerti artinya.
c. Penulis mampu menggunakan kata-kata tersebut.
d. Kata-kata yang digunakan sederhana dan umum (bukan kata-kata asing/daerah).
e. Tidak menggunakan singkatan yang tidak lazim.
6. Jelas (5 W + 1 H).
7. Lengkap isinya.
8. Sopan/ramah dalam berbahasa.
9. Menarik wujud fisiknya (mutu kertas, bentuk surat, ketikan dan sebagainya).
Untuk dapat memenuhi syarat-syarat surat yang baik, seseorang perlu memiliki:
1. Penguasaan permasalahan yang akan ditulis.
2. Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan pokok permasalahan tersebut.
3. Penguasaan bahasa tulis.
4. Pengetahuan yang luas tentang surat-menyurat.
E. Bahasa Surat
Bahasa surat dalam surat bisnis haruslah ditulis secara singkat dan sederhana. Aturan-
aturan bahasa harus dipahami, diantaranya adalah:
1. Kata yang penting/dipentingkan diletakkan di depan, yang kurang penting/keterangan di
belakang.
Contoh: buku ini, hari ini, terima kasih banyak.
1
Created by MasWend
buatmaswendi@gmail.com
2. Kata benda dalam bahasa Indonesia tidak mempunyai bentuk jamak. Untuk menunjukkan
jamak digunakan kata banyak, beberapa, semua dan sebagainya atau disebut jumlahnya.
Contoh: banyak mobil, semua karyawan, lima negara;
jadi bukan: banyak mobil-mobil, semua karyawan-karyawan, lima negara-negara
Kita juga harus berhati-hati apabila akan menggunakan kata ulang untuk menunjukkan
jamak atau banyak, karena kata ulang dalam bahasa Indonesia dapat berarti pula “yang
serupa/menyerupai” atau “semacam”.
Contoh: kuda-kuda à menyerupai kuda
Kata bentuk ulang tidak dipakai jika:
a. Dalam kalimat sudah ada kata yang menunjukkan banyak.
b. Sudah tentu bilangannya, seperti sepuluh, selusin dan sebagainya.
c. Sudah ditentukan dengan kata yang menyatakan banyak, seperti para, kaum, beberapa,
sekalian, semua, segala dan sebagainya.
d. Menjadi keterangan pada kata-kata yang mengatakan himpunan, seperti serikat,
perserikatan, perkumpulan, persatuan dan sebagainya.
3. Penggunaan bentuk pasif
Bentuk pasif dapat digunakan dalam korespondensi, yaitu untuk menunjukkan sifat tidak
menonjolkan diri, tetapi lebih mengutamakan penerima surat. Apabila digantikan dengan
kata ganti penulisannya tidak dirangkai dan tidak dapat disisipi kata lain diantara kedua kata
tersebut.
Contoh: diterima/kuterima à saya terima atau kami terima
Kami telah terima à Telah kami terima
4. Ejaan kata
Contoh: menunjukkan bukan menunjukan
5. Gejala pleonasme (penggunaan kata yang berlebihan, yaitu dalam satu kalimat terdapat dua
kata atau lebih yang mempunyai arti sama.
Contoh: disebabkan karena
sangat menyesal sekali
mulai dari waktu ini,
sejak jaman dahulu kala
6. Kata sapaan
Penulisan kata sapaan harus diawali dengan huruf kapital walaupun berada di tengah
kalimat kecuali kalau kata sapaan tersebut berubah menjadi kata benda, maka penulisan
awal kata dengan huruf kapital hanya pada awal kalimat saja.
Contoh: Sebagai bahan pertimbangan Bapak
Surat Saudara telah kami terima
Kabar bapak saya baik
7. Penulisan kata di dan ke
Apabila kata-kata tersebut merupakan awalan, maka penulisannya dirangkai dengan
kata berikutnya.
Contoh: diantar, ketemu
Namun, apabila menjadi kata depan, maka penulisannya dipisah dengan kata berikutnya.
Contoh: di kantor, ke toko
8. Gabungan kata
9. Penulisan kata pra dan pasca
Penulisan kata-kata tersebut dirangkai dengan kata berikutnya.
Contoh: prasejarah, pascasarjana
10. Penulisan akronim/singkatan
a. Akronim nama resmi lembaga pemerintahan dan ketatanegaraan, badan organisasi dan
nama dokumen yang terdiri atas huruf awal kata ditulis dengan huruf kapital dan tidak
diiukti dengan tanda titik. Apabila akan ditulis dengan kepanjangannya, maka
kepanjangannya ditulis terlebih dahulu.
Contoh: GBHN, DIP, DPR
Pertemuan Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) dengan para menteri berlangsung
lama
b. Akronim umum yang terdiri atas tiga huruf atau lebih diikuti satu tanda titik.
Contoh: dll., sbb., dst., sda.
c. Akronim umum yang terdiri atas dua huruf, setiap huruf diikuti dengan tanda titik
Contoh: u.p., a.n., d.a., u.b.
d. Akronim nama diri yang berupa gabungan suku kata atau gabungan huruf dan suku kata
dari deret kata diawali dengan huruf kapital.
Contoh: Polwan, merupakan gabungan suku kata.
Bappeda, merupakan gabungan dari suku kata dan huruf.
e. Akronim bukan nama diri berupa gabungan huruf, suku kata atau gabungan huruf dan
suku kata dari deret kata seluruhnya ditulis dengan huruf kecil kecuali bila kata tersebut
berada di awal kalimat.
Contoh: rapim (rapat pimpinan).
rudal (peluru kendali).
tilang (bukti pelanggaran)

2
Created by MasWend
buatmaswendi@gmail.com
F. Komposisi Kalimat
Kata komposisi berasal dari kata bahasa Inggris to compose yang artinya menyusun atau
membentuk.
Komposisi kalimat berarti cara-cara untuk menyusun/membentuk suatu kalimat yang baik.
Terdapat tiga dasar komposisi kalimat yang harus diketahui, yaitu:
1. Pilihan kata
Katagori pilihan kata berdasarkan:
a. Ketepatan, kata yang dipilih disesuaikan dengan siapa orang yang dituju. Isi surat,
situasi dan kondisi.
b. Kebakuan, yaitu memilih kata yang sudah ditetapkan atau merupakan standar dalam
ragam bahasa baku.
c. Keumuman, yaitu kata-kata yang umum digunakan dalam surat-menyurat.
d. Kehematan, kata-kata yang dipilih tidak menggunakan kata-kata yang mubazir (gejala
pleonasme) dan tidak perlu panjang lebar.
e. Kehalusan makna, kata-kata yang diungkapkan harus terkait dengan santun dan nilai
rasa bahasa.
2. Penyusunan kalimat
Semua surat harus menggunakan susunan kalimat yang baik, serasi dan runtut/sambung-
menyambung.
Dasar-dasar dalam penyusunan kalimat:
a. Penggunaan kata sapaan harus konsisten.
b. Tidak menggunakan kata ganti yang berlebihan.
c. Kata bagi, untuk, kepada, tentang dan dalam tidak boleh diletakkan di awal kalimat.
d. Kata sedangkan, dan, sehingga, agar, walaupun, ketika, sebelum, sesudah tidak boleh
mengawali kalimat tunggal.
e. Kata bersama ini digunakan apabila dalam surat yang disampaikan ada sesuatu yang
disertakan/dilampirkan.
f. Penggunaan urutan kata dalam kalimat biasanya disebabkan karena pengaruh bahasa
asing dalam bahasa Indonesia.
3. Penyusunan alinea

Daftar Pustaka:
1. Dasar-dasar Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Drs. H. Suhanda Panji. Penerbit Karya
Utama. Jakarta. Cet. XII. 1985.
2. Surat-surat Lengkap (Complete Letters): Surat-surat untuk Berbagai Keperluan. YS Marjo.
Penerbit Setia Kawan. Jakarta. Cet. IX. 2000.
3. Surat Menyurat dengan Microsoft Word. Budi Rahardjo & Joko Irawan Mumpuni. Penerbit Andi.
Yogyakarta. Ed. II. 2005.

3
Created by MasWend
buatmaswendi@gmail.com