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Manual contable

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Manual ContableCatálogo de cuentas
1.
2.
Organización de el Catálogo de cuentas1. INTRODUCCIÓN Y DEFINICIÓN DEL CATÁLOGO DE CUENTAS1.1. El departamento de contabilidad
El departamento de Contabilidad es el sitio donde se concentran todas las operaciones realizadasen los distintos departamentos de la empresa; su función principal consiste en registrar en el Mayor todas las operaciones practicadas.Del Mayor, según es costumbre, se obtiene la balanza de comprobación, que a su vez, forma elpunto de partida para los asientos de ajuste y de pérdidas y ganancias; y, finalmente, se obtendríanlos Estados Financieros, con lo cual queda terminado el ciclo contable.Es en este departamento donde debe establecerse el Catálogo de Cuentas que va a controlar cadauna de las cuentas de la contabilidad de la empresa.
1.2. El primer paso, el catálogo de cuentas
Al recibirse la documentación será necesario clasificada por grupos homogéneos — ventas,compras cobros, pagos, traspasos, etc.- a fin de dirigirla al sitio en que deben quedar almacenadoslos datos que contiene, es decir, a las cuentas que forman la memoria de este organismoadministrativo.Conviene, pues, establecer esas cuentas, identificándolas con toda exactitud y formando al efectoel llamado catálogo de cuentas.Como su nombre lo indica, el catálogo es una lista de todas las cuentas que pueden necesitarse envista de las actividades a que la empresa se dedique. Por supuesto, habrá cuentas que se usen entodas las empresas y otras que sean características de cierto tipo de negocios.
1.3. El instructivo de contabilidad
En las empresas de cierto movimiento, con un personal numeroso en el Departamento deContabilidad y, probablemente, con agencias, sucursales y oficinas foráneas, conviene formular uncatálogo de cuentas tan amplio momo las necesidades de la casa lo requieran; y redactar, además,un instructivo para el manejo de las propias cuentas. Podrá parecer ocioso dar instrucciones a uncontador acerca de cómo manejar las cuentas de un catálogo, pues es de suponerse que esteconocimiento forma parte de su preparación técnica; sin embargo, debe recordarse que en lapráctica existen reglas, costumbres y conveniencias particulares en cada compañía que no tienenmás justificación que ciertas normas establecidas en vista de su experiencia particular. Por ejemplo, en una fábrica existirá seguramente la cuenta de Equipo Industrial, cuyo nombre por simismo explica la naturaleza del movimiento que debe registrarse en ella; pero es muy posible quesegún la política económica de la compañía, solamente las adiciones al equipo industrial por uncosto superior a ‘X” por unidad deba cargarse a esta cuenta, para ser debidamente depreciadas; yque toda compra de equipo por cantidad inferior deba cargarse a los gastos de fabricación, a pesar de que, teóricamente, represente un aumento de activo fijo.De manera semejante suele ser necesario dar instrucciones precisas acerca del tratamientocontable a que deban sujetarse ciertas instalaciones, depreciaciones y amortizaciones, así comolas normas a seguir en el caso de depreciaciones, amortizaciones, cancelación de cuentasincobrables y demás problemas, que con frecuencia se prestan a distintas interpretaciones segúnel criterio de quien trate de resolverlos.Salta a la vista pues, que en estos casos no sólo es indispensable el catalogo de cuenta sino quese hace necesario también complementado con un instructivo para su manejo, instructivo tanamplio y detallado como las circunstancias lo ameriten.
1.4. El Catálogo de Cuentas
Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada
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cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general ode las subcuentas que forman los mayores auxiliares.Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos especiales, quizálo m práctico sea optar por una clasificación decimal que permita agregar o suprimir partidas segúnsea necesario.En el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la actividad de la empresa,conviene comenzar por dar un número índice a cada grupo general, tanto del balance como delestado de pérdidas y ganancias, de la siguiente forma:
Balance:
1.1. Activo2.2. Pasivo3. 3. CapitalEstado de Pérdidas y Ganancias:4. 4. Productos5.5. Costos6. 6.Gastos de operacn7. 7.Otros gastos y productos8.8. ……9. 9.Cuentas de Orden0. 0.Cuentas puente.Estas cifras indican, cada una de ellas, un grupo general distinto y permanecerán invariables, demanera que todas las cuentas de activo comenzarán con el número 1, las del pasivo con el 2, y asísucesivamente.Vienen después las subclasificaciones, que pueden extenderse en forma prácticamente ilimitada.Por ejemplo, en el activo se tendría:1.1. Activo1.01.0Circulante111.1Fijo1.21.2DiferidoY a su vez, el grupo de circulante podría subdividirse como sigue:1. Activo10. Circulante100 Caja y Bancos101 Cuentas por cobrar 102 InventariosEn esta forma podría establecerse un catálogo a base de tres cifras, en el que la cuenta de Caja yBancos seria la 100; la de Clientes, la 101, la de inventarios la 102, etc., de tal manera que sidespués se quisiera agregar una nueva cuenta, por ejemplo, Mercancías en Tránsito, recibirla elnúmero 103, y así sucesivamente hasta llegar, en el activo circulante a la cuenta 109, o más si serequieren más cuentas.Como, dentro de la clasificación decimal, cada grupo tendré una subclasificación máxima de diezrenglones (del O al 9), si fuera necesario abrir más de diez cuentas en un grupo, es decir, más dediez cuentas en el circulante —siguiendo el mismo ejemplo- se deberá ampliar la clasificaciónhaciendo que el número hasta aquí destinado a una cuenta, se refiera a un nuevo grupo, el cual, asu vez, tendría diez clasificaciones más, en la siguiente forma:1. Activo10. Circulante100. Caja y Bancos1000 Caja General1001 Caja chica1002 Banco x1003 Etc.De manera semejante podría ampliarse el catálogo, haciendo que los números de las cuentasconstarán de cinco o más cifras, en los casos de empresas con operaciones muy complicadas ocon dependencias muy numerosas. Para fines prácticos, en la mayoría de las empresascomerciales o industriales un catalogo de cuentas de cuatro cifras, seria suficiente, en el entendido
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de que no existe un catálogo de cuentas universal, cada empresa deberá elaborar el propio enbase a sus necesidades y características particulares.Cuando se utiliza un sistema electrónico el catálogo de cuentas es indispensable, ya que es elúnico medio con el que cuenta el operador para ponerse en contacto con la contabilidad, pues parapoder registrar los movimientos generados deberá ingresar primeramente el número de cuenta quesegún el catálogo adoptado le corresponda.
1.4.1. Concepto de Catálogo de Cuentas
Por todo lo anterior expuesto se define el catálogo de cuentas como:Es el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas las cuentasaplicables en la contabilidad de una negociación o empresa, proporcionando los nombres y, en sucaso los números de las cuentas”.Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de éste, que seacompañe de una guía que detalle los movimientos que afectarán a cada una de las cuentascontenidas en el mismo.La elaboración de este catálogo puede ser de forma numérica, numérica decimal, alfabética,numérica alfabética o alfanumérica; todo esto dependerá siempre de las necesidades de lanegociación o empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un númeroen forma ordenada para su fácil manejo y control.
2. ORGANIZACIÓN DE EL CATÁLOGO DE CUENTAS
Lo más conveniente es ir agrupando las cuentas en el orden en que habrán de aparecer en losestados financieros, numerándolas dentro de un sistema decimal. Esto conviene con el fin de poder designarlas ya por su nombre, ya por su número, lo cual en muchos casos es más práctico.
2.1. Clasificación de las cuentas
La mayoría de los elementos de nuestro medio ambiente, como podrían ser una construcción, unabicicleta, un mamífero, un centro de estudios, un automóvil, etcétera, pueden clasificarse dediversas maneras en función de los puntos de vista que se tomen. Las cuentas como elementos decontrol no son una excepción; por lo tanto también son materia de clasificación.Tomándose en consideración los conocimientos asimilados, pueden integrarse en dos grupos:a. a. Cuentas según el Estado Financiero en el cual reflejan su información.b. b. Cuentas de acuerdo con la naturaleza de su saldo.Tomando como punto de vista el estado financiero en el cual se presenten, las cuentas sesubclasifican en:Cuentas de BalanceCuentas de ResultadosLas primeras son todas aquellas cuentas que se presentan en cualquier Balance General, como esel caso de: bancos, almacén, edificio, proveedores, impuestos por pagar, capital, etcétera. Lassegundas son las que integran el Estado de Resultados. Ejemplo: ventas, otros productos, costo deventas, gastos de operación, etcétera.En función de la naturaleza del saldo de las cuentas, se subclasifican de la siguiente manera:Cuentas de Saldo Deudor Cuentas de Saldo Acreedor Las primeras son precisamente aquellas cuyo saldo es deudor, independientemente del estadofinanciero en que se encuentren contenidas, por ejemplo: bancos, almacén, edificio, costo deventas, gasto de operación, etcétera.Cuando el movimiento acreedor es superior al deudor, se produce un saldo acreedor; de estamanera, se estará frente a una cuenta clasificada dentro de las de saldo acreedor, sin tomarsetampoco en consideración el estado financiero del cual forme parte; ejemplo: proveedores,impuestos por pagar, capital, ventas, otros productos, etcétera.Por lo tanto, al hablar de bancos, estaremos tratando el caso de una cuenta de Balance de saldodeudor. Al referirse a ventas, se entiende como ejemplo de cuenta de resultados de saldo acreedor,y así sucesivamente será la situación de todas las cuentas, con base en el estado financiero delcual formen parte, y en su saldo.
2.2. Cuentas principales de la contabilidad comercial
El número de cuentas que se utilizan en la contabilidad de una empresa depende de variosfactores:
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