TEKNOLOGI PERKANTORAN MODERN 

  

Pendahuluan 
ƒ Pekerjaan  kantor  adalah  suatu  kegiatan  kesekretariatan  dan  administratif.  Segala 
sesuatu yang berkaitan dengan catat‐mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi 
pertemuan,  memberikan  laporan,  menyusun  dokumen,  menyimpan  dokumen, 
mengirimkan surat  dan sebagainya.  
ƒ Untuk  keperluan  tersebut,  terbentuk  suatu  jalinan  komunikasi  formal  maupun 
informal.  Dengan  berkembangnya  teknologi  informasi,  penggunaan  perangkat 
komputer  untuk  perkantoran  membuka  era  otomatisasi  perkantoran  (Office 
Automation / OA).  
ƒ Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer 
dan  ketersediaan  sarana  komunikasi  bergerak  (mobile)  serta  pesatnya 
perkembangan  teknologi  internet  konsep  OA  berkembang  menjadi  Virtual  Office 
atau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor dapat dilakukan 
di manapun di belahan bumi ini.  
  
Otomatisasi Kantor 
ƒ Dimulai tahun 1960‐an IBM menciptakan istilah Word Processing untuk menjelaskan 
kegiatan divisi mesin tik listriknya. Maksudnya agar menarik perhatian yang sama 
seperti  pada  produk‐produk  perkantoran  yang  dijalankan  pada  komputer  dan 
pengolah  data.  Produk  IBM  yang  disebut  MT/ST  singkatan  dari  Magnetic 
Tape/Selectric Typewriter mampu menyimpan hasil pengetikan  pada pita magnetik, 
untuk  membuat  surat  juru  ketik  tinggal  mengetikkan  nama  dan  alamat  penerima 
surat, hasilnya berupa ketikkan surat yang sama dalam jumlah yang banyak untuk 
berbagai penerima surat. Kemampuan mesin tik elektrik ini menandai otomatisasi 
dalam perkantoran. 
ƒ OA  mencakup  semua  sistem  elektronik  formal  dan  informal  yang  terutama 
berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang‐orang di dalam maupun 
di luar perusahaan. 
o Sistem  Elektronik  Formal  dimaksudkan  sebagai  kegiatan  perkantoran  yang 
didokumentasikan  dengan  suatu  prosedur  tertulis.  Semua  perusahaan 
menerapkan  sistem  formal  untuk  memenuhi  kebutuhan  organisasi. 
Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer yang 
berupa laporan‐laporan periodik amupun laporan khusus. 
o Sistem  Elektronik  Informal  berarti  sistem  perkantoran  yang  tidak 
direncanakan  atau  diuraikan  secara  tertulis.  Sistem‐sistem  OA  informal  ini 
diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya 
sendiri.  Misalnya  melakukan  konsultasi  atau  diskusi  dengan  pengambil 
keputusan lain. 

catur@staff.akprind.ac.id - © 2008 1 
 ƒ Komunikasi  Informasi  dalam  OA  menjadikan  ciri  tersendiri  dalam  penggunaan 
komputer dalam perusahaan, karena OA dimaksudkan untuk memudahkan segala 
jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis. 
ƒ OA  tidak  hanya  melayani  orang‐orang  di  dalam  perusahaan,  akan  tetapi  juga 
dengan orang lain di dalam lingkungan perusahaan.  
 
 
  An OA Model Environment
Communications Information

  
The firm Office Automation System
  
Noncomputer
   Apps Other
Problem Solver Problem Solvers
   Computer -
Apps
  
  
   Database
  
  
   Input Output
Transform
physical resources physical resources
  
Environment
  
Gambar Model OA 
Sumber: CBIS Mc Leod, 2001 
  

ƒ Dalam  gambar  model  OA  di  atas  tidak  terjadi  aliran  data  tetapi  hanya  ada  aliran 
komunikasi  dan  informasi.  Pengertian  data  sendiri  adalah  penggambaran  dari 
segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan 
data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai 
informasi.  Pengertian  komunikasi  adalah  adanya  saling  tukar  menukar  informasi 
antara dua obyek atau lebih.  
ƒ Untuk lebih menekankan pemahaman tentang  model OA, akan  dibagi  dalam dua 
komponen  utama  yaitu  komponen  database  dalam  OA  dan  komponen  Aplikasi 
dalam OA. 
™ Komponen database dalam OA 
Dalam gambar model di atas database adalah kumpulan data yang terintegrasi 
dari  seluruh  sumber  daya  dalam  perusahaan,  baik  sumber  daya  masukan, 
proses  maupun  output.  Data  yang  sudah  terproses  menjadi  informasi  dalam 
database  juga  didapatkan  dari  lingkungan  sistem  perusahaan  serta  data‐data 
hasil  olahan  dari  para  manager  sebagai  problem  solver.  Untuk  dapat 

catur@staff.akprind.ac.id - © 2008 2 
 mengumpulkan  data  dalam  database  harus  melalui  proses  pengolahan  data 
menggunakan komputer. Pengolahan data meliputi : 
• Mendapatkan data,  yaitu dengan :  
o Mendokumentasikan setiap transaksi  
o Kejadiannya apa?  
o Kapan terjadinya?  
o Berapa banyak dan berapa nilainya?  
o Keterangan tentang transaksi  
• Memanipulasi data, yaitu dengan :  
o Mengklasifikasikan (dengan diberi kode)  
o Diurutkan  
o Dihitung  
o Ditotal  
• Menyimpan Data  
o Menggambarkan setiap transaksi  
o Dalam bentuk database  
• Menyiapkan dokumen  
o Terbentuk dalam kategori :  
ƒ Berdasarkan jenis kejadiannya  
ƒ Berdasarkan waktu kejadiannya  
ƒ Untuk  melihat  sebuah  database  dapat  dibedakan  dari  dua  sudut  pandang,  yang 
pertama dari sudut pandang pemakai database dan dari sudut pandang perancang 
database.  
o Dari  sudut  pandang  pemakai  database  dilihat  dalam  bentuk  file  dengan 
struktur data dan record yang siap dipakai untuk diisi, dikoreksi, dikurangi 
atau mengolahnya menjadi laporan.  
o Dari  sudut  perancang  dibedakan  lagi  pada  tingkat  phisik  dan  logik.  Pada 
tingkat  phisik  seorang  perancang  database  harus  menentukan  jenis  dan 
kapasitas penyimpan serta  media cadangan (backup) yang digunakan. Pada 
tingkat  logik  seorang  perancang  database  harus  menentukan  entitas  data 
apa  saja  yang  terlibat  dalam  sistem,  relasi  antar  entitas  dan 
ketergantungannya,  atribut  dari  setiap  entitas  serta  atribut  dari  relasi  yang 
terbentuk.  Pada  sudut pandang  logik  ini  akan  terbentuk  file‐file  atau  tabel‐
tabel yang saling berkaitan satu sama lain dan membentuk satu kesatuan. 
™ Komponen Aplikasi dalam OA 
Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran 
menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran 
menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas 
adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda. 
Aplikasi‐aplikasi dalam OA adalah : 
o Word processing 
o Electronic and voice mail 

catur@staff.akprind.ac.id - © 2008 3 
 o Computer calendaring 
o Audio conferencing 
o Video conferencing 
o Computer conferencing  
o FAX 
o Videotex 
o Imaging 
o Desktop publishing 
  
• Word Processing 
Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan 
pencetakan dokumen secara otomatis. 

A Word Processing System

Secretary or manager CPU Typed documents

Document storage

  
Gambar Sistem Word Processor 

Sekretaris  atau  manajer  melakukan  pengetikan  melalui  terminal,  dari  sini  sebuah 
dokumen  yang  disiapkan  (diketik)  dapat  dilakukan  pengeditan  terlebih  dahulu, 
sebelum  disimpan  ke  dalam  komputer.  Dokumen  juga  dapat  diambil  atau  disimpan 
dalam media penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan 
printer.  Hasil  cetakan  ini  dapat  diberikan  kepada  manajer  sebagai  bahan  persiapan 
agar  komunikasi  dapat  berjalan  lebih  efektif.  Dalam  perkantoran  modern  dokumen 
tidak  mesti  harus  dicetak, namun dapat di  attach dari komputer  lain yang terhubung 
dalam satu jaringan komputer. 
• Electronic and voice mail 
Voice  mail,  adalah  sarana  yang  disediakan  oleh  penyedia  layanan  telpon  kepada 
pelanggan  untuk  dapat  meninggalkan  pesan  dalam  sebuah  mail‐box  apabila  telpon 
yang  dituju  tidak  dapat  dihubungi.  Mail‐box  yang  berisi  pesan‐pesan  ini  dapat 
dipanggil  oleh  pemilik  telpon  untuk  mendengarkan  pesan‐pesan  yang  diterima  dan 
telah tersimpan di dalamnya. 
Electronic mail atau sering disingkat e‐mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya 
saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer. 
Seorang  pengguna  e‐mail  mempunyai  mail‐box  atau  folder  disebuah  mail‐server  yang 

catur@staff.akprind.ac.id - © 2008 4 
 terhubung 24 jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan 
ke  dalam  mail‐box  dengan  menyebutkan  alamat  e‐mail  yang  dituju  walaupun  si 
pemilik mail‐box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer. Untuk membaca 
pesan‐pesan yang diterima, seorang pengguna harus membuka mail‐boxnya.    
 
 
  Computer

 
 
User 1 User 2
 Message
coding and
 
decoding unit
A
 
Voice
Mail  
Secondary
System  storage

 
Gambar System Voice Mail 

An Electronic Mail System

Mail display and entry
Mail display User 2 Mail display
and entry and entry
User 1
User n

CPU

Mail storage

  
Gambar Sistem Electronic Mail 
 

• Computer calendaring 
Apabila  anda  pernah  menandai  kalender  di  rumah  untuk  suatu  agenda  kegiatan, 
computer  calendaring  punya  analogi  seperti  itu.  Jadwal  kegiatan  maupun  perjanjian 
dengan  kolega  dapat  disimpan  dalam  komputer,  pada  saat  atau  sebelum  kegiatan 
komputer  akan  mengingatkan  manajer  tentang  perjanjian  maupun  kegiatan  tersebut 
melalui penanda (alarm). 

catur@staff.akprind.ac.id - © 2008 5 
 Sebuah  perjanjian  dapat  dikirimkan  atau  diakses  oleh  pihak  lain  yang  terhubung 
dalam  jaringan  komputer,  penandaan  kegiatan  akan  diberikan  ke  semua  komputer 

An Electronic Calendaring System

Calendar display and entry

Calendar display Manager 2 Calendar display
and entry and entry
Manager 1

Manager n
CPU

Calendar storage

yang mencatat kegiatan tersebut. 
  
Gambar Sistem Electronic Calendaring 

• Audio conferencing 
Bila  anda  anggota  ORARI  atau  organisasi  sejenis,  secara  tidak  sadar  anda  pernah 
melakukan  audio  conferencing.  Audio  Conferencing  adalah  pemanfaatan  peralatan 
komunikasi  suara  untuk  menghubungkan  orang‐orang  pada  tempat  yang  terpisah 
untuk dapat melakukan pembicaraan pada suatu topik tertentu. 

An Audio Conferencing System

Location 1 Location
n

Audio
Channel

  
Gambar Sistem Audio Conferencing 

Peralatan  audio  pada  akhir  dekade  ini,  perannya  dapat  diganti  menggunakan 
komputer  yang  mempunyai  kemampuan  audio.  Audio  channel  digantikan  oleh 
komputer yang dilengkapi dengan Chat Server. 
• Peralatan telpon saat ini juga mempunyai kemampuan untuk melakukan konferensi 
atau digunakan secara “tri partit”. Kemampuan telpon semacam ini bisa dalam 

catur@staff.akprind.ac.id - © 2008 6 
 komunitas lokal menggunakan PABX, atau layanan yang diberikan penyedia jasa 
telpon (TELKOM). 
• Video conferencing 
Video  Conferencing  adalah  penggunaan  televisi  serta  peralatan  audio  visual  untuk 
menghubung partisipan konferensi yang lokasinya saling terpisah.  

Location 1 Video Conferencing

Location n
Video
channel

A. One-way video transmission

Video
channel

B. Two-way video transmission

  
Gambar Sistem Video Conferencing 

Pelaksanaannya dapat dengan cara : 
o One‐way video dan two‐way audio 
o One‐way video dan audio 
o Two‐way video dan audio 
Kegiatan  seperti  ini  juga  sudah  dapat  digantikan  menggunakan  peralatan  komputer 
yang mempunyai kemampuan audio visual. 
• Computer conferencing  
Seperti telah diterangkan sebelumnya, computer yang terhubung dalam satu jaringan 
dapat  saling  berkomunikasi,  baik  text,  audio  maupun  audio‐visual.  Pemanfaatan 
jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk melakukan hal ini. 
Tersedia  banyak  ruang  diskusi  berupa  board  services    maupun  chat  channel  yang 
disediakan  oleh  portal  dalam  internet.  Board  Sevice  adalah  layanan  untuk  saling 
berkirim  pesan  atau  pendapat  pada  satu  topik  tertentu  yang  tidak  interaktif.  Chat 
channel adalah sarana bertukar pesan secara interaktif.  
• FAX 
Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain 
dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Kemampuan 
ini juga sudah diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan ini komputer harus diberi 
kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan ditambahkan peralatan Scanner, selain 
harus terhubung ke jaringan telpon menggunakan Modem. Hasil penerimaan fax pada 

catur@staff.akprind.ac.id - © 2008 7 
 komputer  dapat  dilakukan  dengan  hanya  menampilkannya  di  layar  monitor  atau 
dicetak ke printer. 
• Videotex, Imaging dan Desktop publishing 
Ketiga  hal  ini  sudah  bukan  merupakan  hal  baru  dalam  pemanfaatan  teknologi 
komputer saat ini.  
o Videotex  adalah  kemampuan  memindahkan  dan  menyimpan  narasi  text  dan 
gambar grafik ke dalam layar monitor.  
o Imaging  adalah  kemampuan  memindahkan,  menyimpan  dan  menampilkan 
kembali  image atau citra kedalam format digital dalam komputer. 
o Dekstop  Publishing  adalah  kemampuan  komputer  untuk  menghasilkan 
keluaran  yang  sangat  halus  mendekati  kemampuan  typesetter  (dalam  layout 
cetakan). 
Kantor Maya
Seperti  telah  diuraikan  di  atas,  Kantor  Maya  muncul  karena  perkembangan  teknologi 
komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk 
berpindah‐pindah  atau  mobile  sehingga  pemanfaatan  sarana  telekomunikasi  khususnya 
telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet 
untuk melakukan hal‐hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e‐commerce) tumbuh pesat. 
Hal‐hal  tadi  didukung  mahalnya  sewa  lahan  di  kota‐kota  besar  mendorong  tumbuhnya 
Kantor  Maya,  sehingga  orang  tidak  lagi  harus  datang  dan  bekerja  dalam  kantor  secara 
fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.  
Syaratnya  hanya  harus  terhubung  dalam  komunikasi  elektronik.  Untuk  keperluan  ini 
banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya. 
Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah : 
• Mengurangi  biaya  penyediaan  fasilitas,  dalam  hal  ini  adalah  fasilitas  kantor  seperti 
ruang, furniture, AC dan lain‐lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang 
tamu kecil, untuk sekali‐sekali orang bertatap muka. 
• Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya 
seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif. 
• Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi 
formal  maka  seluruh  relasi  usaha,  rekan  bisnis  maupun  konsumen,  dapat 
berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus. 
• Mengurangi  pekerjaan‐pekerjaan  yang  tertunda.  Kantor  maya  tidak  mengenal  jam 
kerja  maupun  lembur,  seluruh  waktu  yang  ada  adalah  jam  kerja,  sehingga  sebuah 
pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai. 
• Mendukung  kegiatan  sosial,  orang‐orang  yang  tidak  dapat  meninggalkan  rumah 
menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor. 
Namun  ada  juga  kerugian‐kerugian  yang  dapat  muncul,  terutama  dari  sisi  para  pekerja 
yaitu : 

catur@staff.akprind.ac.id - © 2008 8 
• Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena 
kegiatan  sosial  seperti  tatap  muka  dan  sambung  rasa  antara  pimpinan  dan  bawahan 
jarang dilakukan. 
• Ketakutan  kehilangan  pekerjaan,  banyak  pekerjaan  yang  dilakukan  oleh  komputer 
maupun  perusahaan  penyedia  layanan  kantor  maya,  sehingga  tenaga  kerja  yang 
dibutuhkan menjadi berkurang. 
• Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang 
untuk  berbuat  tidak  baik  apabila  tidak  langsung  bertatap  muka  (lempar  batu 
sembunyi  tangan).  Pencegahan  dapat  dilakukan  dengan  memberikan  kontrol  yang  
ketat pada pengamanan sistem komputer. 
• Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan‐
kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja 
kantor. 
 Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah : 
• Menyediakan sumber daya komputer 
• Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi 
• Menyediakan perlengkapan non komputer 
• Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan) 
• Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi 
• Membuat jadwal pertemuan reguler 
• Melaksanakan urut‐urutan pekerjaan secara teratur 
  

Selain hal‐hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor 
maya yaitu : 
• Informasi,  menjadi  komoditas  yang  sangat  vital  terutama  untuk  membantu  para 
manajer  mengambil  keputusan.  Dalam  kantor  maya  informasi  tersimpan  dan 
terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan. 
• Ide,  dapat  disebarluaskan  segera  ke  seluruh  kelompok  pengambil  keputusan  dalam 
perusahaan  untuk  segera  didiskusikan  tanpa  harus  menunggu  berkumpul  terlebih 
dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang‐ruang diskusi (board service). 
• Intelijen,  kegiatan  mengumpulkan  informasi  dari  stakeholder  dapat  dilakukan  lebih 
mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka. 
Contoh Aplikasi Komputer untuk Kantor
Program  aplikasi  komputer  yang  mampu  mendukung  otomatisasi  perkantoran  adalah 
Microsoft Office, Lotus Suite, Corel WordPerfect Office. 
Yang  sangat  mendukung  operasi  kantor  maya  adalah  penelusur  situs  web  di  internet. 
Program‐program itu misalnya Internet Explorer, FireFox, Opera dan Netscape Navigator. 
  

catur@staff.akprind.ac.id - © 2008 9 
Daftar Pustaka 
1. Raymond Mc Leod, Management Informastion System, a Study of Computer‐Based 
Information System, Prentice Hall, 8th edition, 2001 
(http://cw.prenhall.com/bookbind/pubbooks/mcleod2/chapter14/deluxe.html ) 
2. Henry F. Korth, Abraham Silberschatz, Database System Concepts, Mc Graw Hill, 2nd edition,
1995. 

catur@staff.akprind.ac.id - © 2008 10