Proyecto

Gestión de Proyectos (PM)

 ¿En qué consiste la
Administración de Proyectos?

PROCESO

Que incluye:

DEFINICION
+
INICIACION
+
CONTROL
+
CONCLUSION EXITOSA
 Ciclo de Vida de un Proyecto

 Consiste en la división en Fases de un

Proyecto
 Facilita la gestión y control
 Estandariza los procesos
 Induce al uso de la expresión “Entregable”
como factor clave
 Genera claridad a la hora de la transición
entre fases
 Ciclo de Vida de un Proyecto

Estructuración

Planificación Control

Ejecución
Cierre
 Fase de Estructuración o Iniciación

Fase Inicial que

Estructuración permite Analizar y Elaborar
el Proyecto

Planificación Control

Ejecución
Cierre
 Fase de Estructuración o Iniciación

 Identificar la envergadura del proyecto

 Identificar y consensuar el objetivo del

Negocio vs. Objetivo del Proyecto

 Elaborar el Documento General del

Proyecto
 Documento General del Proyecto,
Project Charter o Acta de Proyecto

 Documento de Inicio Formal del Proyecto

 Contiene el ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?,

¿Dónde? y ¿Con qué?

 Describe Objetivos del Negocio vs. Objetivos

del Proyecto
 Describe el Alcance, Entregables, Equipo
de Implementación, roles y
responsabilidades

 Detalla el Plan a Alto Nivel del Proyecto

 Plantea la Estrategia de Minimización de

Riesgos
 Cómo definir el Alcance
(Scope Statement)

Enumerando los Objetivos del Proyecto

Describiendo técnicamente el producto entregable

Detallando los servicios a prestar

En ciertos casos, describiendo el grado de calidad

pretendido
Modelo OEP (Objetivo-Entregables-Plan)
a Alto Nivel

Entregable 1
Objetivo 1
Entregable 2
Objetivo 2
Entregable 3

Objetivo 3 Entregable 4

Entregable 5
 Matriz de Roles y Responsabilidades

FASE
RECURSO Gte
Proyecto
Sponsor Líder
Funcional
Usuario
Clave
...
Análisis Requerimientos Aprueba Aprueba Lidera Participa
...
Definición Funcional Aprueba Lidera Participa
...
Diseño Técnico Lidera Revisa
...
Desarrollo de la Solución Lidera Aprueba
...
Pruebas de la Solución Revisa Aprueba Aprueba
...
 Elementos necesarios para la
elaboración del Acta de Proyecto
serían:

 Objetivos del Proyecto

 Beneficios al Negocio
 Descripción del Alcance (Scope Statement)
 Entregables Identificados (Modelo OEP)
 Plan del Proyecto a Alto Nivel
 Equipo del Proyecto necesario
 Matríz de Roles y Responsabilidades
 Opcionalmente...Matríz de Perfiles y
Habilidades requeridos.
 Fase de Planificación

Estructuración

Fase que
permite detallar y estimar
Planificación el Proyecto

Control

Ejecución Cierre
 Ejecución de los siguientes Procesos:

 Gestión del Alcance, mediante:

 La planificación del Alcance

 la creación del EDT (Estructura de Desglose de

Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure)

utilizando el Modelo OEP
 Gestión del Tiempo, mediante:
 La elaboración del diagrama de Red

 La Construcción del Cronograma (Gantt)

 Gestión del Costo (Presupuesto), mediante:

 La elaboración del presupuesto detallado
 Planificación del Alcance

En la elaboración del OEP

Entregable 1.1
Entregable 1
Objetivo 1
Entregable 2 Entregable 1.2

Objetivo 2 Entregable 3.1

Entregable 3

Objetivo 3 Entregable 4 Entregable 3.2

Entregable 5 Entregable 3.3

 Construcción del EDT (Estructura de
desglose de trabajo) o WBS (Work
Breakdown Structure)

 Desglose de todos los entregables hasta

el nivel más bajo (“paquetes de trabajo”)

Es programable Es asignable Es controlable

 Consideraciones para la
construcción de un EDT o WBS

 Que el objeto (entregable) o “paquete de trabajo”

contenga el estado esperado (ej.: foto digitalizada, foto
retocada)

 Que cada “paquete de trabajo” esté asociado siempre

a un entregable del proyecto

 Cada “paquete de trabajo” podrá ser subdividido por el

equipo de trabajo en otros sub-paquetes o tareas
 Gestión del Tiempo

DIAGRAMA DE RED: que permitirá relacionar las tareas

del proyecto y descubrir el camino crítico

CRONOGRAMA DEL PROYECTO: que permitirá llevar

las tareas del proyecto a la vida real asociándole fechas,
recursos y dependencias de cada tarea
 Objetivo

 Obtener la duración total del Proyecto

 Identificar el conjunto de acciones que se podrían

ejecutar en paralelo (Fast-Tracking)

 Identificar las acciones del Camino Crítico que

necesitaran mayor cantidad de recursos (Crashing)
 Tipos de Estimaciones

Ventaja Desventaja

Bottom-Up Es el más exacto Requiere mayor

esfuerzo
Top-Down Es el más rápido Puede resultar
inexacta sin la
experiencia adecuada
Paramétrica Se anticipa el costo por Requiere
línea de código, pantallas o conocimiento previo
puntos de función por proyecto parecido
 Construcción del Cronograma

 Definiendo fechas claves externas (lanzamiento del

producto, feriados, etc)
 Definiendo y documentando las variables básicas del
calendario de trabajo:
 Cuántos días por semana se trabaja en el proyecto

 Horario – Tiempos dedicados al almuerzo

 Vacaciones, Eventos de la Organización, etc

 Validando la disponibilidad de recursos

 Asignando los recursos a las actividades
 Nivelando los recursos
 Ejecución y Control del Proyecto

Estructuración
En llevar adelante el Plan,
detectar los desvíos y aplicar
las correcciones necesarias
Planificación

Control

Ejecución Cierre
 Definir los planes de Gestión:
 De Calidad,
 De Comunicaciones,
 De Riesgos del Proyecto,
 De RRHH y de Adquisiciones

 Realizar la reunión de Lanzamiento

interna “Kick-off”
 Plan de Gestión de Comunicaciones

Determinar los procesos que aseguren:

La generación
La obtención
La distribución
El almacenamiento
La recuperación
Y el destino final de la Información del Proyecto

en Tiempo y Forma
 Mediante la elaboración:

 Del Plan de Quién necesita

la información,
Comunicaciones del cuándo y cómo
Proyecto
Finalidad, frecuencia,
 Del Plan de distribución fechas, forma-medio
de la Información y responsable

 De la Modalidad de Sobre el alcance,

Cronograma,
Informar el Rendimiento Recursos y costos
del Proyecto
 Y... Construir la Matriz de
Reportes
Destinatario Información necesaria Frecuencia Medio
Sponsor Calendario Alto nivel Mensual o a Presentación
Cambios aceptados acordar Llamado
Cambios c/riesgos Mail
Equipo del Tareas detalladas Semanal Reunión
Proyecto Cambios aceptados Diaria Mail
Otras noticias Informal
Equipo Status de todos los grupos del Quincenal Reunión
Extendido Proyecto Mail
Informal
Proveedores Calendario Alto nivel Mensual Llamado
Cambios aceptados bajo su Mail
responsabilidad
Organización Calendario Alto nivel Mensual Boletín
Cambios aceptados Intranet
 RIESGO ISSUE
=

Eventualidad que se Eventualidad potencial

puede anticipar y que se gesta y aparece
se trata antes de que sorpresivamente durante
suceda la ejecución
 Herramientas

 Minutas de Reunión
 Bitácora de Issues
 Reportes de Gestión (Avance y Estado)
 Aprobaciones de Cambios
 Documentos contables (remitos, facturas)
 Certificados de avance y finalización (Aceptación
Formal)
 Matríz de reportes emitidos y a recibir
 Dispositivos de almacenamiento (CDs, carpetas)
 Plan de Gestión de Riesgos

Identificación de los Riesgos: detección de amenazas y

documentación de sus características

Evaluación de los Riesgos: categorización y priorización de

acuerdo a la probabilidad de ocurrencia

Ordenamiento de los Riesgos: determinación de impacto o

consecuencia de su ocurrencia sobre el proyecto

Planificación de la respuesta a los Riesgos: acciones de

reducción de amenazas y potenciamiento de oportunidades

Seguimiento y Control de los Riesgos: detección de

soluciones y nuevos riesgos del proyecto
 Categorías para la
identificación de Riesgos

El PMI identifica 4 categorías de Riesgos que pueden servir

como guía al momento de la elaboración de la Matriz:

• Riesgos Técnicos Propios de la industria

• Riesgos de PM Mala Planificación
• Riesgos Organizacionales Cambio de Sponsor
• Riesgos Externos Ajeno al Alcance
 Estrategias de mitigación

 Evitar: Cambiar el plan para llevar la probabilidad

o impacto a cero
 Mitigar: Ajustar el plan para disminuir la
probabilidad o impacto del riesgo
 Transferir: Trasladar a un tercero la respuesta en
caso que se produzca el riesgo
 Aceptar: Realizar una acción si el riesgo sucede
en el momento para salvar la situación
 Gestión de los RRHH

Planificación de los Recursos: Matriz de roles y

responsabilidades y Matriz de perfiles y competencias.

Desarrollo de los Recursos: Mejora de competencias e

interacción de los integrantes

Gestión de los Recursos: Seguimiento del rendimiento,

retroalimentación, manejo de conflictos y variables de
performance
 Fase de Cierre del Proyecto

Estructuración
Permite finalizar todas las
actividades de los diferentes
grupos de procesos para
Planificación cerrar formalmente el proyecto

Control

Ejecución
Cierre
 Es el conjunto de procesos que va a permitir:

Formalizar la aceptación del Producto, servicio o resultado

Terminar ordenadamente el Proyecto

 A través de:

 La finalización formal de las actividades del Proyecto

 Cierre de Contratos
 Cierre administrativo del Proyecto

 La entrega del producto a terceros

 El cierre del Proyecto en caso que sea cancelado

 Entradas Salidas

 Plan de Gestión del  Procedimiento de Cierre

Proyecto administrativo
 Productos Entregables  Criterios de Aceptación

 Documentación de  Validación del Producto

 Auditorías Finales
Contratación
 Evaluación del Proyecto
 Información sobre el
rendimiento de trabajo  Procedimiento de Cierre de
 Factores ambientales de Contrato
la empresa  Producto, Servicio o
Resultado final