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Capítulo 5
Comenzar con Calc
Usar hojas de cálculo en OpenOffice.org
Autores
Richard Barnes Richard Detwiler John Kane
Peter Kupfer Jean Hollis Weber Linda Worthington
Michele Zarri
Traducción
Juan Carlos Sanz Cabrero Oscar Manuel Gómez Senovilla
Comentarios y sugerencias
Por favor, dirija cualquier clase de comentario o sugerencia acerca de
este documento a: dev@es.openoffice.org
Agradecimientos
Gracias a Robert Scott por la revisión de la versión anterior de este
manual.
Puede descargar
una versión editable de este documento desde
http://es.openoffice.org/documentacion/
Contenido
Derechos de autor....................................................................................2
¿Qué es Calc?...........................................................................................6
Hojas de cálculo, hojas y celdas..............................................................6
Componentes de la ventana principal de Calc........................................7
Barra de título.......................................................................................7
Barra de menús....................................................................................7
Barras de herramientas........................................................................7
Barra de fórmulas.................................................................................8
Celdas individuales...............................................................................9
Pestañas de hoja...................................................................................9
Barra de estado..................................................................................10
Crear una hoja de cálculo nueva...........................................................10
Abrir hojas de cálculo existentes...........................................................11
Abrir ficheros CSV.................................................................................11
Guardar hojas de cálculo.......................................................................13
Guardar como un archivo CSV...........................................................14
Navegar por las hojas de cálculo...........................................................15
Ir a una celda en particular................................................................15
Movimiento de celda en celda............................................................16
Movimiento de hoja en hoja...............................................................18
Seleccionar objetos en una hoja de cálculo...........................................19
Seleccionar celdas..............................................................................19
Seleccionar columnas y filas..............................................................20
Seleccionar hojas................................................................................21
Trabajar con columnas y filas................................................................21
Insertar columnas y filas....................................................................21
Eliminar columnas y filas...................................................................22
Trabajar con hojas.................................................................................23
Insertar hojas nuevas.........................................................................23
Eliminar hojas.....................................................................................24
Renombrar las hojas...........................................................................24
Barra de título
La barra de título, ubicada en la parte superior, muestra el nombre de
la hoja de cálculo activa. Cuando se crea una hoja de cálculo nueva, su
nombre es Sin Titulo X, donde X es un número. Cuando guarde una
hoja de cálculo por primera vez, se le pide que introduzca un nombre.
Barra de menús
Debajo de la Barra de título está la Barra de menús. Al elegir un menú,
aparece un submenú con otras opciones. Se puede modificar la Barra
de menús, como explica el capítulo 14 (Personalizar OpenOffice.org).
Barras de herramientas
Bajo la Barra de menús, por defecto, se encuentran tres barras de
herramientas: la Barra de herramientas estándar, la Barra de
herramientas de formato, y la Barra de fórmulas.
Barra de fórmulas
A la izquierda de la Barra de fórmulas (ver Figura 3) hay un pequeño
cuadro de texto, llamado Cuadro de nombre, con una combinación de
letra y número en él, como por ejemplo D7. Esta combinación, que se
denomina referencia de celda, indican la letra de la columna y el
número de la fila de la celda seleccionada.
Asistente de funciones
Línea de entrada
Cuadro de nombre
Suma
Botón de funciones
Celdas individuales
La sección principal de la pantalla muestra las celdas individuales en
forma de cuadrícula, donde cada celda se encuentra en la intersección
de una columna y fila.
En la parte superior de las columnas y a la izquierda de las filas, hay
una serie de cuadros grises que contienen letras y números. Estas son
las cabeceras de filas y columnas. Las columnas comienzan con A y
avanzan hacia la derecha, y las filas comienzan en 1 y van hacia abajo.
Los encabezados de columna y fila es lo que aparece en el área del
Campo de nombre en la Barra de fórmula. Los encabezados se pueden
activar o desactivar seleccionando Ver > Ti .
Pestañas de hoja
En la parte inferior de la cuadrícula con las celdas están las pestañas
de hojas, que permiten acceder individualmente a cada hoja. La hoja
activa se distingue por tener una pestaña blanca.
Barra de estado
Al final de la ventana de Calc se encuentra la Barra de estado, que
proporciona información sobre la hoja de cálculo e indica formas de
cambiar rápidamente algunas opciones. La mayoría de los campos son
similares entre componentes de OOo. Vea el capítulo 1 (Introducción a
OpenOffice.org) en este libro y el capítulo (Introducción a Calc) en la
Guía de Calc.
INSERT *
Modo de Cambios
Núm. Estilo de Modo de
inserció sin
hoja página selección
n guardar
Figura 4: Extremo izquierdo de la barra de estado de Calc
Desde el teclado
Si ya está en una hoja de cálculo, puede pulsar Control + U para
abrir una hoja
d
e cálculo nueva.
Desde el teclado
Use la combinación de teclas Control + A.
Cada una de estas opciones muestra el diálogo Abrir, desde donde
puede localizar la hoja de cálculo que desee abrir.
Desde el teclado
Use la combinación de teclas Control + G.
Si la hoja de cálculo no se ha guardado anteriormente, entonces cada
una de estas acciones abrirá el dialogo Guardar como. Aquí puede
indicar el nombre de la hoja de cálculo y el lugar donde guardarla.
Usando el Navegador
Para mostrar el Navegador, pulse el icono del Navegador en la barra
estándar, o pulse F5), o elija Ver > Navegador en la barra de Menú,
haga doble clic en la barra de estado, donde indica la secuencia de
hoja. Escriba la referencia a la celda en los dos campos superiores,
etiquetados como Columna y Fila, y pulse Enter. En la Figura 8, el
Navegador tiene seleccionada la celda A1.
Usando el ratón
Para mover el foco usando el ratón, simplemente mueva el puntero
del ratón a la celda donde debe estar el foco y pulse en ella. Esto
cambia el foco a la nueva celda. Este método es el más útil cuando
las dos celdas están muy separadas.
Usando el teclado
Pulsando Control+Av Pág, el foco se mueve una hoja a la derecha, y
pulsando Control+Re Pág, el foco se mueve una hoja a la izquierda.
Usando el ratón
Al pulsar una de las pestañas de hojas que hay en la parte inferior
de la hoja de cálculo se selecciona esa hoja.
Si tiene muchas hojas, entonces algunas de las pestañas pueden
estar ocultas por la barra de desplazamiento horizontal. En ese caso,
los cuatro botones a la izquierda de las pestañas pueden mover las
pestañas para que puedan verse. La Figura 11 muestra cómo
hacerlo.
Tenga en cuenta que las hojas no están numeradas en orden. La
numeración de hojas es arbitraria, pero puede dar a una hoja el
nombre que desee.
Seleccionar celdas
Las celdas se pueden seleccionar de muchas maneras y en diferentes
cantidades.
Celda individual
Pulse en la celda. El resultado es como el de la parte izquierda de la
Figura 9. Puede verificar la selección observando el cuadro de nombre.
Hoja completa
Para seleccionar la hoja completa, pulse el rectángulo pequeño entre la
cabecera de la columna A y la cabecera de la fila 1 (ver Figura 12).
Seleccionar hojas
Puede seleccionar una o varias hojas. Seleccionar varias hojas puede
ser una ventaja cuando quiere hacer cambios a muchas hojas a la vez.
Hoja individual
Pulse en la pestaña de la hoja que desee seleccionar. La pestaña de la
hoja activa se vuelve blanca (ver Figura 4).
Eliminar hojas
Las hojas se pueden eliminar individualmente o en grupos.
Hoja individual
Pulse con el botón derecho en la pestaña de la hoja que desee
eliminar y luego seleccione Eliminar hoja en el menú desplegable,
o seleccione Editar > Hoja > Borrar desde el menú.
Múltiples hojas
Para eliminar múltiples hojas, selecciónelas como se describe en
Seleccionar hojas, luego pulse con el botón derecho las pestañas
seleccionadas y elija Eliminar hoja desde el menú desplegable, o
elija Editar > Hoja > Borrar desde la barra de menús.
Vistas en Calc
Vistas en Calc 25
Fijar filas o columnas individualmente
1) Pulse en la cabecera de fila inferior a la que se quiere fijar, o en
la columna a la derecha de la que se desea fijar.
2) Seleccione Ventana > Fijar.
Aparece una línea negra, indicando donde se ha fijado la vista.
Fijar una fila y una columna
1) Pulse en la celda inmediatamente inferior a la fila que desee fijar
e inmediatamente a la derecha de la columna a fijar.
2) Seleccione Ventana > Fijar.
Aparecen dos lineas en la ventana, una horizontal sobre la celda y
una vertical a la izquierda. Ahora cuando se desplace por la
ventana, todo sobre la línea horizontal y a la izquierda de la
vertical se mantiene visible.
Quitar fijado
Para dejar sin fijar las filas o columnas, seleccione Ventana > Fijar.
La opción Fijar quedará desmarcada.
Dividir la pantalla
Otra manera de cambiar la vista es dividir la ventana, también
conocida como dividir la pantalla. La pantalla se puede dividir tanto
horizontal como verticalmente, o de ambas formas. Esto permite ver
hasta cuatro porciones de la hoja al mismo tiempo.
¿Por qué puede querer hacer esto? Imagine que tiene una hoja grande
y una de las celdas tiene un valor que se usa en fórmulas de otras tres
celdas. Usando la técnica de dividir la pantalla, puede situar en una
porción el valor y en las tres restantes las celdas con las fórmulas. Así
puede modificar el valor base y al mismo tiempo observar lo que
sucede con las fórmulas.
Vistas en Calc 27
Figura 18: La pantalla se divide
en la barra vertical con el cursor
3) Mantenga pulsado el ratón y una línea gris atravesará la página.
Arrastre el ratón hacia abajo y para desplazar la línea.
4) Suelte el botón del ratón y la pantalla se dividirá en dos partes,
cada una con su propia barra de desplazamiento vertical. Puede
desplazarse independientemente por la parte superior y por la
inferior.
Note en la Figura 16 que el valor de B2 está en la parte superior
izquierda de la pantalla y los demás sectores muestran operaciones
con el valor de esta celda. La parte superior e inferior se pueden
desplazar de manera independiente.
Introducir números
Pulse en la celda y escriba el número usando el teclado. Para
introducir un número negativo, escriba primero el signo negativo (–) o
el número entre paréntesis, como por ejemplo: (1234).
Por defecto, los números se alinean a la derecha y a los números
negativos se les antepone el signo menos.
Introducir texto
Pulse en la celda y escriba el texto. Por defecto, el texto se alinea a la
izquierda.
Editar datos
La edición de datos se realiza de manera similar a como se introducen.
El primer paso es seleccionar la celda que contiene los datos a editar.
Editar datos 35
Eliminar los datos y el formato
Los datos y el formato de una celda se pueden eliminar al mismo
tiempo. Pulse la tecla Suprimir (o pulse el botón derecho y elija
Eliminar contenidos, o use Editar > Eliminar contenidos) para
abrir el diálogo Eliminar contenidos (Figura 25). Desde este
diálogo, pueden eliminarse los diferentes aspectos de la celda. Para
eliminar todo en una celda (contenido y formato), marque la casilla
Eliminar todo.
Usando el teclado
Una vez seleccionada la celda apropiada, pulse la tecla F2 y el
cursor se pone al final del dato en la celda. Luego utilice las flechas
del teclado para mover el cursor al lugar apropiado en el texto.
Controles de esquema
Si está ocultando y mostrando continuamente las mismas celdas,
puede simplificar el proceso creando un esquema, que añade un
conjunto de controles para ocultar y mostrar las celdas en el grupo
rápidamente y que estarán siempre disponibles.
Si el contenido de la celda tiene un patrón regular, como cuatro celdas
seguidas por un total, entonces puede usar Datos > Agrupar y
Esquema > Esquema automático, para que Calc añada controles
basados en el patrón. En otro caso, puede establecer esquemas
manualmente seleccionando las celdas a agrupar, y luego elija Datos
> Agrupar y esquema > Agrupar. En el diálogo Grupo, puede elegir
cómo agrupar las celdas seleccionadas, por filas o columnas.
Ordenar registros
Ordenar organiza las celdas visibles de la hoja. En Calc, se puede
ordenar por tres criterios, aplicados uno después de otro. Ordenar es
útil cuando está buscando un objeto en particular y es más poderoso
después de filtrar los datos.
Además, ordenar es útil cuando se añade información nueva. Con listas
largas, normalmente es más fácil añadir la información nueva al final
de la hoja que agregar filas en el lugar apropiado. Después de agregar
la información, puede ordenarla para actualizar la hoja.
Se puede ordenar resaltando las celdas a ordenar y luego seleccionar
Datos >
Or
d
enar. Las celdas seleccionadas se pueden ordenar por la información
de hasta tres columnas o filas, de forma ascendente (A-Z, 1-9) o
descendente (Z-A, 9-1).
En la pestaña Opciones del diálogo Ordenar, puede elegir una de las
siguientes opciones:
Mayúsculas/Minúsculas
Si dos entradas son idénticas, si una tiene una letra mayúscula se
coloca delante de una con minúsculas.
Incluir formatos
El formato de las celdas se mueve con el contenido. Si el formato se
usa para distinguir varios tipos de celdas, se puede usar esta opción.
Dirección
Indica si se ordena por filas o por columnas. Por defecto, se ordena
por columnas a menos que las celdas seleccionadas estén en una
única columna.
Imprimir
Imprimir desde Calc es igual que imprimir desde otros componentes de
OOo (vea el capítulo 10), pero algunos detalles son diferentes,
especialmente lo concerniente a la preparación de la impresión.
El diálogo de impresión (Figura 35) en el menú
Arc
h
ivo > Imprimir, tiene algunas opciones específicas de Calc: qué hojas
imprimir.
Imprimir 47
Figura 35: Diálogo Imprimir
El diálogo Opciones de impresión (pulse Opciones en la parte inferior
izquierda del Diálogo Imprimir) tiene sólo dos opciones, como se
muestra en la Figura 36: No imprimir páginas vacías e Imprimir
sólo hojas seleccionadas.
Orden de página
Se puede establecer el orden en que se imprimen las páginas. Esto es
especialmente útil en un documento largo; por ejemplo, controlar el
orden de impresión puede ahorrar tiempo si desea compaginar el
documento de cierta manera.
Cuando el contenido de una hoja ocupa más de una hoja de papel, se
puede imprimir por columnas, donde se imprime la primera columna y
luego la segunda columna y así sucesivamente (ver Figura 37), o por
filas, donde se imprime hacia la derecha y luego hacia abajo.
Imprimir 49
Figura 37: Diálogo Estilo de hoja > Hoja
Imprimir
Se puede especificar qué detalles imprimir. Los detalles incluyen:
• Encabezados de fila y columna
• Cuadrícula — imprime los bordes de celdas como una cuadrícula.
• Notas—imprime las notas definidas en su hoja de cálculo en una
hoja separada, junto a la referencia a la celda correspondiente
• Objetos y gráficos
• Diagramas
• Objetos de dibujo
• Fórmulas—imprime las fórmulas contenidas en las celdas, en
lugar de los resultados
• Valores cero—imprime las celdas con valor cero
Escala
Utilice las características de escala para controlar el número de
páginas que se imprimirán. Esto puede ser útil si se necesita imprimir
un gran número de datos de manera más compacta o, si el lector tiene
problemas de visión, se puede agrandar el texto al imprimirse.
• Reducir/Ampliar impresión—escala los datos en la impresión
haciéndolos más grandes o pequeños. Por ejemplo, si una hoja se
Imprimir 51
Quitar un rango de impresión
Puede ser necesario eliminar un rango de impresión definido, por
ejemplo si se necesita imprimir la hoja entera nuevamente.
Elija Formato > Imprimir rangos > Quitar. Esto quita todos los
rangos de impresión definidos en la hoja. Una vez eliminado el rango
de impresión aparecen en la pantalla los saltos de página predefinidos.
Saltos de página
Aunque definir un rango puede ser una herramienta poderosa, en
ocasiones puede ser necesario un retoque manual en la impresión de
Calc. Para hacer esto, se puede usar un salto manual. Un salto manual
ayuda a asegurar que los datos se impriman adecuadamente. Puede
insertar un salto de página horizontal por encima, o un salto de página
vertical a la izquierda de la celda activa.
Salto de fila
Seleccionar Salto de fila crea un salto de página encima de la celda
seleccionada. Por ejemplo, si la celda activa es H15, entonces el
salto se crea entre las filas 14 y 15.
Salto de columna
Seleccionando Salto de columna se crea un salto de página a la
izquierda de la celda seleccionada. Por ejemplo, si la celda activa es
H15, entonces el salto de página se crea entre las columnas G y H.
Imprimir 53
3) Seleccione Salto
d
e fila o Salto
d
e Columna dependiendo de lo que necesite.
El salto de página se elimina.
Margen
Cambiar el tamaño de los márgenes izquierdo y derecho modifica la
distancia a la que estarán de los bordes de la página.
Altura
La altura afecta a lo que medirá de alto el encabezado o pie.
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Figura 40: Bordes / Fondo (Encabezado/Pie de página)
Áreas
Cada área es independiente y puede contener información distinta.
Encabezado personalizado
Pulse el área (izquierda, centro, derecha) que desee personalizar, y
use los botones para añadir elementos o cambiar atributos del texto.
Abre el diálogo Atributos de texto.
Inserta el número total de páginas.
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