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- Introducción:

La oficina es un entorno de trabajo complejo p or la gran diversidad de tareas que en

ella se llevan a cabo y la enorme cantidad de información de diferentes tipos que es
procesada.
Los sistemas de información de oficina (OIS, Office InformationSystems) son un
conjunto de aplicaciones para una comunidad de usuarios, con algunos procesos de
transacción semi-formales y que permiten acceder a bases de datos y otros sistemas
de información. La principal ventaja de estos sistemas es que contienes un software
fácil de utilizar por personas con poco conocimiento en el ámbito de la informática y
en relación con estos temas.
El objetivo de los OIS es tener la información disponible para cualquier momento que
sea necesaria y tenerla de manera adecuada: con alto grado de detalle, organizada,
preparada para ser recibida y tener utilidad.

En la concepción de un sistema de información de este tipo, debemos considerar los

siguientes aspectos:
- Diferentes formas de almacenar la información: cartas, formularios, gráficos
informes͙
- Tecnologías para procesar la información: máquinas de escribir,
fotocopiadoras, ordenadores͙
- Medios de almacenamiento: estanterías, mesas, papeles, discos, etc͙
- Medios de comunicación: teléfono, correo, correo electrónico, conversaciones
grabadas͙

Este tipo de sistemas de información comprenden el ámbito de la ofimática, quizás el

más importante en relación con los mismos, ya que como su propia definició n indica, la
ofimática es el equipamiento hardware y software usado para crear, almacenar,
modificar y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para
realizar tareas y lograr objetivos básicos. Por eso mismo, vamos a tratar la ofimática
como referencia para tratar este tipo de sistemas de información.

- Evolución de la Ofimática:

La ofimática comienza a desarrollarse sobre los años 70, con la introducción de

máquinas y equipo de oficina con proc esadores que hacen que dejen de usarse los
métodos de gestión de la información mas antiguos, por los nuevos que iban
surgiendo, por ejemplo, se abandonan las máquinas de escribir y se sustituyen por los
ordenadores.

La ofimática comienza a desarrollarse con la máquina de escribir y la fotocopiadora,

que permiten mecanizar procesos que antes se hacían manualmente. Sin embargo, la
verdadera revolución se produjo con los ordenadores personales en 1980.
En un primer momento la ofimática surgió con el objetivo de administrar la
información, pero mas tarde evolucionó con vistas al almacenamiento de la misma y
por ultimo buscaba también el intercambio de datos.

En la evolución de la ofimática podemos distin guir diferentes etapas:

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Dompuesta por elementos aislados, la ofimática no tenía relación entre sí. Se
almacenaba gran cantidad de información centralizada, y provocaba un nivel de
gestión costoso.
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Es en esta etapa donde aparecen diferentes conjuntos de herramientas que daban
solución a la mayoría de funcionalidades normalmente requeridas. A finales de
los años 1980, se abaratan los costes y aumentan las prestaciones de los mismos. Es en
esta etapa cuando Microsoft introduce la más famosa suite ofimática conocida
(Microsoft Office).
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Durante este periodo la ofimática se apoya en los ordenadores personales. La
información fluye a través de las redes de área local (LAN) y por tanto, comienza la
fase de intercambio de información entre ordenadores.
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Se comienza a establecer Internet como método de trabajo principal, donde los
usuarios pueden publicar y compartir documentos. El beneficio más importante es que
cualquier documento puede ser usado por cualquier persona del mundo.

Generalmente la gran mayoría de las suites ofimáticas (conjuntos de

programas)incluyen al menos un procesador de textos y una hoja de cálculo.
Adicionalmente, la suite puede contener un programa de presentación, un sistema de
gestión de base de datos, herramientas de gráficos y comunicaciones o un navegador
web.

En la actualidad, la suite ofimática más extendida es Microsoft Office, aunque también

es conocida una suite perteneciente al software libre: Open Office.

- Herramientas y procedimientos de la ofimática:

* Procesamiento de textos
* Hojas de cálculo
* Herramientas de presentación multimedia.
* Base de datos.
* Utilidades: agendas, calculadoras, etc.
* Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros.
* Herramientas de reconocimiento de voz.
* Suite o paquete ofimático.
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Es un procesador de textos. Resulta un

programa de gran utilidad para redactar
una carta, un fax, un currículum, llevar a
cabo un informe, una tesis, monografía o
resumen, crear una agenda o un
calendario͙También se puede utilizar
para crear páginas web, realizar gráficos,
organigramas, diseños con terminación
profesional, introducirle imágenes,
animaciones, sonidos, etc.

Excel
Su función principal es la de una hoja de cálculo. Puede crear facturas, hojas de
balance, control de gastos, llevar estados de cuenta, tarjetas de crédito͙
También podemos usarlo en estadísticas y complicados cálculos, compartir datos e
incluso ponerlos en la web. Además podemos insertarle todo tipos d e objetos al igual
que en ord. Maneja en forma muy útil los datos, filtrando los contenidos para darnos
solo la información que nos i nteresa.

Access
Se trata de una base de datos. Puede llevar la administración de contactos y llamadas,
controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de libros, revistas, música, etc.
También permite crear programas para manejar todos los datos que desee,
relacionarlos, mostrarlos actualizados, imprimirlos y crear una interfaz que permita a
otros usuarios ingresar, dar de baja y modificar datos con simpleza.

Powerpoint
Sirve para crear presentaciones con diapositivas. Una forma fácil para presentar
proyectos, ideas, resultados, etc.
Resulta útil para realizar presentaciones acompañadas de un discurso en presencia de
público.Puede realizar diferentes animaciones, insertarle imágenes, gráficos, películas,
música.

Outlook

Administra el correo electrónico. Permite hacer un seguimiento de los mensajes y

contactos. También puede organizar los mensajes en carpetas, por colores o vistas,
puede seleccionar el correo no deseado.

Incluye además la posibilidad de llevar una agenda con calendario que te recuerda las
tareas y le permite escribir notas.
 - La ofimática en la red

En los últimos años con el crecimiento de Internet se ha ido estableciendo poco a poco
el término de ofimática en líneaxque es una alternativa basada en eb para realizar
las misma tareas que realiza la ofimática, pero con la ventaja de no tener que gastar en
Software porque las herramientas están disponibles a través de Internet.

Algunos de los servicios que ofrece internet para realizar tareas de oficina a través de
la eb son:

- Google Docs: Es una herramienta gratuita que actúa como procesador de

textos, pero con el que también se puede realizar hojas de cálculo, o
presentaciones. Lo mejor de este servicio es que permite compartir cualquiera
de estos documentos con la persona que el ijamos, realizando modificaciones
en los mismos en tiempo real mientras los otros miembros del grupo
comprueban los cambios. Incluye un chat para comunicarse con los demás
miembros que observan.
- Think Free: Es una herramienta muy parecida a Microsoft Office con la que
podemos compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Tiene una
versión de pago y una gratuita con un límite de almacenamiento de 1 GB.
- ikipedia: Es una enciclopedia interactiva en la que cualquier persona puede
modificar los datos contenidos en ella. Los artículos están creados a base de
aportaciones de muchos miembros voluntarios de todo el mundo.

- Diferencias entre ofimática en línea y convencional:

La Ofimática basada en eb tiene como principal ventaja la posibilidad de aprovechar
muchas de las características que ya conocemos de la Red para distribuir contenidos.
Es decir, podemos compartir de una manera muy práctica la i nformación que estamos
creando o modificando.

Otro punto a destacar es que nuestros archivos se almacenan di rectamente en el

servidor del proveedor del servicio, lo que permite que podamos editarlos desde
cualquier ordenador que cuente con una conexión a Internet.

Además de una manera sencilla también podemos permitir que otros editen nuestra
información y que colaboren en nuestros documentos y todo el equipo de trabajo
puede estar alimentando el mismo archivo.

Todo está destinado a compartir información y a utilizar servicios de la eb 2.0.

- Fuentes:

http://www.maestrosdelweb.com/editorial/la-oficina-20/
http://es.wikipedia.org/wiki/Evoluci%D %B n_ofim%D %A1tica
http://www.slideshare.net/MetalHeads/la-ofimtica
http://es.wikipedia.org/wiki/Ofim%D %A1tica
http://revistas.ucm.es/byd/11 2187 /articulos/RGID98981200 9A.PDF