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DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

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1
DOCUMENTO ADMINISTRATIVO. GESTIÓN Y ARCHIVO1.- Documento Informativo
Etimológicamente la palabra documento proviene del verbo latino
docere,
que significaenseñar, instruir. La palabra
documentum
será tomada, en el s. XVIII por el
Diccionariocastellano con las voces de ciencias y artes y sus correspondientes en las tres lenguasfrancesas, latina e italiana
(Esteban de Terreros y Pando); con el sentido moderno deescrito probatorio de algo. (LÓPEZ GÓMEZ, P. y GALLEGO DOMÍNGUEZ, O.;2007: 13).Genéricamente, el documento es un producto de la actividad humana reflejada en él.Esta actividad queda plasmada como información y es de esa manera como nos llega, sise trata de tiempo pasado y como conocimiento actual si se habla del presente.Es importante conocer que,
documento
es
información asociada a un soporte
.En todo
documento
aparecen tres elementos:
 
el soporte material: duro –piedra, arcilla, bronce- o blando –papiro, pergamino,papel, lienzo, celuloide, cinta de poliéster-
 
el medio de fijación operativo o lenguaje elegido para fijar el mensaje: escrituraalfabética; imagen analógica; escritura digital.
 
La información: mensaje, contenido, noticia – carta, testamento, ley-Según esta perspectiva, serían documento igualmente: un papiro egipcio, unamoneda, una pintura rupestre, una crónica, pues en todos ellos se conjugan los treselementos necesarios para conformar uno.Ya se ha dicho que un documento es información asociada a un soporte, que es el mediomaterial sobre el que se registra la información. El papel, que es el más antiguo yfrecuente en las administraciones públicas de nuestro país, contiene la informaciónpercibida por el ojo, sin necesidad de la mediación de aparatos.Luego están los documentos audiovisuales: películas en soporte magnético y grabadosen soporte digital.En este grupo se incluyen los que contienen y reproducen sonidos e imágenes, estáticaso dinámicas, desde discos y cintas magnéticas hasta películas fotográficas ycinematográficas. Su abundancia ha dado objeto a depósitos especiales, conproblemáticas también especiales de conservación.Documentos electrónicos: se llama así a los que resultan de la aplicación de lainformática y que usualmente vemos mediante la computadora.En la década de los sesenta, con el descubrimiento del rayo láser y su aplicación en laconfección documental dio lugar al surgimiento de los llamados soportes
ópticos,
enprincipio analógicos, inmediatamente después, digitales.
 
2Lo que los distingue está en las condiciones del medio, del uso de lenguaje codificadopara cuya escritura y lectura se necesita la mediación de aparatos especiales.Los componentes característicos del documento electrónico son.
 
Medio – portador físico del mensaje;
 
Contenido – mensaje que se comunica;
 
Forma física e intelectual – reglas de representación para comunicar el mensaje;
 
Personas – autor, destinatario, redactor y creador;
 
Vínculo serial – que lo determina como documento de archivo: relación con eldocumento anterior y con el siguiente;
 
Contexto – marco jurídico- administrativo, procedimental en que se ha creado eldocumento.Al
mensaje
incluido en el documento se puede acceder por medios visuales sinaparatos: escritos, gráficos, imágenes fijas (fotografías); o mediante aparatos: lectora demicrofilm, computadora, reproductor de DVD.
Documento Administrativo
Documento administrativo
es el que se genera en la gestión de asuntos públicos oprivados, por personas físicas o jurídicas en el ejercicio de sus funciones. Surgecomo reflejo material de los actos de la Administración.En general, el documento administrativo es el que llega a los archivos, ya que sugénesis es producto de una necesidad de la administración que lo emplea. Es decir,no nace aislado ni de forma caprichosa, se va produciendo uno a uno y con eltiempo constituye series. (CRUZ MUNDET, J. 2001: 99).El documento administrativo se produce dentro de un proceso natural de actividad.Es reflejo de las tareas de su productor. Su carácter se manifiesta en unadiagramación, formato y contenido distintivos y esto sirve para clasificarlo ydescribirlo. (VÁZQUEZ, M.; 1987: 7).Así, según sea su contenido serán
dispositivos
: en ellos la autoridad competentedicta su voluntad. Estos son: leyes, decretos, resoluciones, ordenanzas, sentencias.
Testimoniales o probatorios:
aquellos en que la autoridad asienta o acepta unainformación, de modo que de fe y tenga valor legal.
Informativo:
en éstos hay información relacionada con la tramitación. A diferenciade las categorías anteriores, que debían ser emitidos o aceptados oficialmente por laautoridad, éstos últimos pueden provenir de cualquier nivel del organigrama (de laEntidad), o del exterior del mismo.De
enlace,
algunos autores llaman así a los pases que son notas que indican el pasosiguiente que debe dar un expediente mientras busca la solución de un asunto.
 
3La Norma de Calidad ISO 15489-1: 2001;7 establece características para eldocumento administrativo:-
 
Autenticidad: documento auténtico es el que puede probar que es lo quepretende ser; que ha sido creado o enviado por la persona que se presume y queha sido creado o enviado en el tiempo que se pretende.;-
 
Fiabilidad: sus contenidos pueden ser creídos como representación exacta ycompleta de las transacciones, actividades o hechos de los cuales dan fe yseguridad.-
 
Manejabilidad: es accesible, puede ser localizado, recuperado, representado einterpretado. (LÓPEZ GÓMEZ. Op Cit.: 33).
Documento de archivo
El documento de archivo, tal como lo considera la Archivología es el
testimoniomaterial de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personasjurídicas o físicas, públicas o privadas de acuerdo con sus características de tipomaterial y forma.
(Diccionario de Terminología Archivística del ConsejoInternacional de los Archivos).La característica esencial del documento de archivo es que debe ser producido por unanecesidad de la Institución que lo genera, para cumplimentar sus funciones. No seasienta el nacimiento de un bebé para que haya un acta de nacimiento, se hace porque elEstado necesita saber la cantidad de personas que hay en su territorio para administrarsus planes y proyectos.2.-
Gestión de Documentos:
Si bien la acepción del Diccionario de la Lengua Castellana define
gestión
 como “diligencias para conseguir un negocio”, los teóricos aluden a ella como:
“La gestión de documentos es el proceso de reducir selectivamente a proporcionesmanejables el volumen de los documentos […] para la civilización moderna, de talmanera que se conserven permanentemente aquellos que tengan un valor culturalfuturo…” (Ricks, 1985: 179- 189).
La gestión de documentos es la traducción de la expresión angloamericana
recordsManagement 
que equivale a administración de documentos.El objetivo del proceso es asegurar los documentos adecuados, evitar los no -esenciales, simplificar los sistemas de creación y uso de los papeles, mejorar laforma de organizarlos y de recuperar los documentos. La aplicación de estasacciones
asegurar; evitar lo no- esencial; simplificar; mejorar 
y
recuperar,
tieneámbito en todo el ciclo vital de los documentos.
Ciclo Vital
es el períodocomprendido entre la creación – o recepción- del documento hasta su eliminación opaso al Archivo para ser conservado permanentemente.Lograr la eficacia con economía es el desafío más importante que debieron – y deben -afrontar las administraciones.Los siguientes objetivos contribuyen a esa eficacia:

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