You are on page 1of 119

ARAHAN PERBENDAHARAAN

(Tatacara Pengurusan Kewangan Kerajaan)


PENGURUSAN KEWANGAN

Pengurusan
Belanjawan

Pengurusan Pengurusan
Perakaunan Hasil

Pengurusan
Kewangan

Pengurusan Pengurusan
Perbelanjaan Perolehan

Pengurusan
Aset
KANDUNGAN CERAMAH

PENGURUSAN
PENGURUSAN
KEWANGAN
KEWANGAN

BELANJAWAN
BELANJAWAN HASIL
HASIL PERBELANJAAN
PERBELANJAAN PEROLEHAN
PEROLEHAN
1. BELANJAWAN NEGARA

• TAKRIF
Pernyataan hasil dan
perbelanjaan masa hadapan
yang digunakan sebagai
perancangan dan pengurusan
sumber-sumber ekonomi negara
bagi memenuhi keperluan
rakyat
a. Hasil Negara

• Semua jenis pendapatan yang di


terima kerajaan : cukai, yuran
dan lesen
• Terbahagi 3 peringkat:
i. Hasil Kerajaan Persekutuan
ii. Hasil Kerajaan Negeri
iii. Hasil Kerajaan Tempatan
i. Hasil Kerajaan Persekutuan
• Kutipan Kerajaan Persekutuan
Malaysia
• Terbahagi 4 kategori:
A. Hasil-hasil cukai : Cukai Langsung
dan Cukai Tidak Langsung
B. Hasil-hasil bukan cukai
C. Terimaan bukan hasil
D. Hasil Wilayah-wilayah
Persekutuan
A. Hasil-hasil cukai:
Cukai Langsung
Cukai secara terus ke atas
pendapatan dan kekayaan mengikut
Akta yang diluluskan. Contoh : Cukai
Pendapatan , Cukai Sewa Filem, Duti
harta Pesaka, Duti Setem
Kadar cukai ditetapkan mengikut akta.
Cth.CukaiLangsung ditadbir oleh
LHDN.
A:ii Cukai Tidak
Langsung
• Cukai yang dikenakan secara tidak
langsung ke atas individu
• Cukai yang dikenakan apabila
individu membeli barangan dan
perkhidmatan
• Contoh: Duti Eksport, Duti Import,
Duti Eksais, Cukai Jalan, Cukai
Perkhidmatan
• Cukai-cukai ditadbir oleh Jabatan
Kastam Diraja manakala cukai jalan
JPJ
B. Hasil Bukan Cukai
• Hasil yang dikutip dari perkhidmatan yang
disediakan oleh kerajaan untuk rakyat.
• Rakyat dikenakan bayaran untuk
menggunakan perkhidmatan kerajaan
• Contoh: Lesen, Bayaran Pendaftaran dan
Permit, Perkhidmatan dan bayaran
perkhidmatan, Perolehan jualan barangan,
sewaan, faedah dan perolehan pelaburan,
denda dan hukuman
C. Terimaan bukan hasil

• Kutipan yang bukan berasaskan


mana-mana akta atau
perundangan
• Punca kutipan: Pulangan balik
perbelanjaan, terimaan
perkhidmatan, bayaran balik,
pemberian dan caruman, jualan
barangan
D. Hasil dari Wilayah
Persekutuan
• Hasil yang diterima oleh
Kerajaan Persekutuan dari
Wilayah Persekutuan K.Lumpur,
Labuan dan Putrajaya.
• Semua hasil dimasukkan
kedalam Kumpulan Wang
Disatukan Persekutuan
Hasil Kerajaan Negeri

• Hasil daripada tanah, lombong


dan hutan
• Hasil daripada lesen-lesen
• Duti hiburan
• Bayaran-bayaran dalam
mahkamah
Hasil Kerajaan
Tempatan
• Hasil yang dikutip oleh
Perbandaran yang ditubuh oleh
Ordinan Perbandaran dan akta
kerajaan tempatan
Perbelanjaan Negara

• Komponen kedua utama dalam


belanjawan
• Terbahagi dua iaitu
• 1.Perbelanjaan Mengurus

• 2.Perbelanjaan Pembangunan
Perbelanjaan Mengurus
• Perbelanjaan aktiviti seharian
secara berulang atau berterusan
• Terbahagi dua iaitu

• 1.Perbelanjaan Tanggungan

• 2.Perbelanjaan Perbekalan
Perbelanjaan
Tanggungan
• Diperuntukkan oleh Perlembagaan(Perkara
98)
• Perbelanjaan dipertanggung terus Kump.
Wang Disatukan oleh Perlembagaan
• Contoh: elaun Diraja, gaji Ketua Hakim
Negara, gaji Hakim Besar dan gaji Hakim-
hakim, elaun Ketua Audit Negara, bayaran
pencen, elaun bersara dan ganjaran
• Tidak perlu kelulusan Parlimen
• Guna kod huruf `T’ contoh T.1 Peruntukan
Diraja
Perbelanjaan
Perbekalan
• Perbelanjaan membiayai kegiatan
harian Kementerian/Jabatan dalam
menyediakan perkhidmatan rakyat.
• No. Kod huruf `B’
• Contoh : B.1 Parlimen
• Perlu kelulusan Parlimen melalui
rang undang-undang Perbekalan
• Perbelanjaan terbahagi : Emolumen,
Perkhidmatan dan Bekalan, Aset,
pemberian kenaan tetap
Perbelanjaan
Pembangunan
• Perbelanjaan keluaran
berfaedah jangka panjang
• Perlu diasingkan daripada
perbelanjaan mengurus kerana
memerlukan proses
perancangan keputusan yang
rumit dan teliti.
Ciri-ciri Perbelanjaan
Pembangunan
• Jumlah modal besar
• Aliran wang berjangka panjang
• Dibiayai dengan wang pinjaman yang
besar
• Memerlukan penyeliaan
• Mempunyai implikasi aliran faedah
• Kod huruf `P’ contoh: P.7 Jab.
Perdana Menteri
Sistem Belanjawan
Diubahsuai
• Diperkenal pada 1989
• 3 kementerian perintis iaitu
Kementerian Kesihatan,
Kementerian Kebajikan dan
Kementerian Kerjaraya
Tujuan Sistem
Belanjawan Diubahsuai
• Membantu memperteguhkan
ekonomi negara
• Mencapai perbelanjaan seimbang
• Membantu peningkatan kemajuan
perlaksanaan SBPP
• Membantu Pengurus Program
• Memudah akauntabiliti pengurus
Prinsip Sistem
Belanjawan Diubahsuai
• Kuasa membuat keputusan
perlu diberi kepada peringkat
bawahan
• Kuasa yang diberi sesuai
dengan prinsip akauntabiliti
Ciri-ciri Sistem
Belanjawan Diubahsuai
• Berasaskan konsep `lets manager
‘manage’’ yang memberi kuasa
peringkat bawahan melaksanakan
program bagi mencapai objektif
• Konsep-konsep baru diperkenalkan
seperti Batas Perbelanjaan,
Perjanjian Program dan Laporan
Pengecualian dan Penilaian Program
Batas Perbelanjaan
• Batas Perbelanjaan bermaksud sejumlah wang
ditetapkan oleh Perbendaharaan di peringkat
permulaan proses belanjawan tahunan sebagai
peruntukan agensi
• `One-Off’ ialah perbelanjaan yang tidak berulang
dan sekali sahaja cth.beli kenderaan
• Dasar baru ialah aktiviti program baru/tambahan
kepada dasar sedia ada.
• Jumlah yang diluluskan untuk Dasar Baru dan `One-
Off’ bergantung kepada Threshold
• Threshold ialah nilai perbelanjaan yang ditentukan
oleh Perbendaharaan
Perjanjian Program dan
Laporan Pengecualian
• Satu perjanjian yang
menetapkan tahap prestasi
yang akan dicapai bagi sesuatu
tahun belanjawan
Penilaian Program

• Penilaian yang dibuat secara


mendalam ke atas sesuatu
program
• Dilaksanakan sekurang-
kurangnya sekali dalam tempoh
5 tahun
2. PENGURUSAN HASIL

• Hasil kerajaan

Pendapatan kerajaan yang dipungut


mengikut undang-undang dan
peraturan yang diluluskan oleh
Kerajaan Persekutuan yang
dibentang serta diluluskan dalam
Parlimen mengikut Artikel 96
Perlembagaan Malaysia.
Akta-akta berkaitan
Pengurusan Hasil

a. Akta Cukai Pendapatan 1957

b. Fees Act. 1957

c. Akta Kastam 1967

d. Akta Cukai Jualan 1972

e. Akta Cukai Perkhidmatan 1975

f. Akta Eksais 1976


Hasil Kerajaan Negeri

Pungutan melalui enakmen yang


diluluskan oleh Dewan Undangan
Negeri.

Jenis-jenis hasil (Jadual 10 Perlembagaan Malaysia)

a. hasil tanah
b. hasil hutan
c. hasil sungai
d. hasil lesen kenderaan (tidak berinjin)
Hasil Kerajaan Tempatan
Tertakluk kepada Akta
Kerajaan Tempatan.

Contoh:
a. cukai pintu
b. lesen penjaja
c. bayaran letak kereta
Hasil kerajaan Persekutuan :
2 jenis
Hasil Cukai Hasil Bukan Cukai
Terbahagi kepada 2:
Lesen, Bayaran
a. Cukai Langsung
cukai pendapatan syarikat, Pendaftaran, Permit,
individu, petroleum

b. Cukai Tidak Langsung Bayaran Perkhidmatan,


duti esport, duti import, eksais,
cukai jualan, cukai
perkhidmatan sewaan, faedah,

pelaburan
Pungutan hasil
• Terdapat 300 jenis hasil yang dipungut
oleh Jabatan Kerajaan melalui kod
penjenisan (Surat Perkeliling Perbendaharaan Bil.8 tahun 1986)

• Pungutan Hasil terbahagi 2 kategori:


a. Hasil yang dipungut berasaskan bil,
invois, taksiran atau notis.
b. Hasil yang dipungut tanpa bil
contoh bayaran pembelian dokumen
tender, borang-borang.
Siapakah pemungut hasil?
• Pegawai Pengawal di setiap Kementerian
dipertanggungjawab untuk memungut hasil.
• Pegawai-pegawai lain dibolehkan memungut
hasil dengan syarat kebenaran bertulis
daripada Pegawai Pengawal terlebih dahulu.
• Pemungut hasil menurunkan kuasa kepada
pegwai-pegawai lain melaksanakan tugas
pungutan.
• Tugas-tugas pungutan terdiri daripada
kasyer, penulis resit, penandatangan resit
dan pengakuannya.
• Penurunan kuasa dibuat secara bertulis dan
contoh tandatangan pegawai berkenaan
perlu dihantar kepada Jabatan Akauntan
Negara.
Bentuk bayaran yang diterima
oleh Jabatan Kerajaan.

• Pembayaran dalam bentuk


Ringgit Malaysia.
• Diterima dalam bentuk tunai,
cek, bank draf, wang pos.
• Penerimaan cek atas nama
Ketua Jabatan.
• Bayaran dalam bentuk wang
asing tidak dibenarkan.
Bayaran hasil melalui
pos
• Pegawai yang membuka mel akan
mendaftar dalam Daftar Mel.
• Bayaran wang pos atau cek diserah
kepada pegawai yang mengeluarkan
resit.
• Nombor resit perlu dicatat dalam
Daftar Mel.
• Resit perlu dipos kepada pembayar
dengan segera
Bagaimana terimaan
diuruskan di kaunter?
• Kasyer membuat semakan terhadap
bayaran yang dibuat.
• Kasyer memungut wang mengikut
kadar yang ditentukan.
• Sistem yang digunakan terbahagi 2
iaitu sistem berkomputer dan sistem
manual.
Sistem terimaan bayaran

• Berkomputer • Manual
- menggunakan mesin - resit ditulis dan ditanda
tangan oleh pegawai
pencetak berlainan yang diberi kuasa.
- resit akan dicetak dan - Pengecualian menulis dan
diserahkan kepada menandatangani resit oleh
pelanggan seorang pegawai hanya
diluluskan oleh Jabatan
- Penggunaan sistem Akauntan Negara dalam
berkompter perlu keadaan tertentu seperti
mendapat kelulusan bertugas berseorangan
dengan nilai bayaran telah
Jabatan Akauntan tercetak pada resit.
Negara - karbon 2 muka perlu
digunakan bagi pengeluaran
resit.
Jenis-jenis resit
• Buku Resit (Kew.38) adalah buku resit umum
digunakan oleh semua jabatan kerajaan.
Mempunyai 50 helaian asal hitam-pembayar, 50
helaian hijau-Audit dan 50 helaian merah-rujukan.
• Jabatan kerajaan menyediakan resit mengikut
keperluan.
• Semua terimaan hendaklah dikeluarkan resit rasmi
kerajaan (Kew.38) atau jenis resit khusus lain.
• Resit sementara tidak boleh dikeluarkan kepada
pelanggan.
Langkah-langkah
kawalan buku resit
• Dokumen kewangan terkawal
• Dokumen memperakui pembayaran
kepada kerajaan
• Kawalan yang lemah merugikan
kerajaan
• Langkah kawalan terbahagi 2:
a. Kawalan penerimaan dan
pengeluaran buku resit
b. Kawalan penyimpanan buku resit
Kawalan penerimaan dan
pengeluaran buku resit
• Buku resit yang di terima perlu disemak
• Sebarang kesilapan perlulah dipulangkan
kepada pencetak
• Pengesahan di belakang helaian pertama
salinan pejabat hendaklah disemak
• Buku resit yang di terima perlu direkod
nombor siri dalam Daftar Borang Hasil
• Buku resit yang dikeluarkan direkod
kedalamDaftar Borang Hasil dan
ditandatangani oleh pengawal penerima
atau catat nombor rujukan
Kawalan Penyimpanan
Buku Resit
• Buku resit hasil kepada kerajaan
disimpan di tempat yang selamat
• Resit dan lesen disemak setiap
minggu
• Sekiranya buku resit hilang lapor
kepada Polis, Pegawai Pengawal dan
Perbendaharaan (AP 315)
Langkah-langkah jika
resit di batalkan
• Resit tidak boleh dipinda. Sebarang
kesilapan perlu:
a. Resit dipalang dua garis
selari dan ditulis `Batal’
b. Resit berkenaan diperlu
diceraikan dari buku resit
c. Resit batal direkod dalam
Buku Tunai (Kew.248/249)
d. Salinan audit dikemukakan
kepada Jabatan Akauntan Negara
Cek di terima sebagai
bayaran ditolak oleh bank
• Cek taklaku perlu direkod dalam daftar
yang diselenggarakan.
• Jabatan hubungi pembayar bagi mendapat
bayaran semula dalam bentuk bank draf
atau wang pos.
• Resit yang dikeluarkan dibatalkan.
• Jabatan megambil tindakan mendebitkan
amaun dalam buku tunai dan lejar
• Bayaran semula di terima, resit baru
dikeluarkan.
Cek persendirian di tukar
dengan wang tunai
• Cek persendirian tidak boleh ditukar
dengan tunai sewenang-wenang bagi
mengelakkan penyelewengan
• Cek boleh ditukar dgn tunai dengan
syarat disahkan kesahihan cek dan
pemiliknya
• Kelonggaran tertakluk kepada
keadaan tiada kemudahan bank dan
mendapat kelulusan Perbendaharaan
Tindakan selepas resit
dikeluarkan
• Resit direkodkan dalam buku tunai semasa atau sebelum
penghujung hari oleh pegawai selain kasyer
• Pengecualian dibenarkan:
a. Pemungut mendapatkan
pungutan dari cawangan
pada penghujung hari
b. Pungutan luar pejabat dicatat
dalam buku tunai dengan segera
c. Bagi sebarang kes kebenaran Jab.
Akauntan Negara diperlukan

Buku Tunai (Kew.248/249)-buku rekod pungutan mengikut


hasil. Catatan mengikut tarikh dan nombor resit termasuk
resit yang batal.
Pungutan di bankkan
• Bagi tempat mempunyai kemudahan bank pungutan di
bankkan pada hari berkenaan jika
• a. wang tunai melebihi RM 500
b. pungutan tunai, wang pos,kiriman wang dan cek
melebihi RM 2000

Pungutan lewat di terima dibankkan pada


hari berikut dan tunai perlu disimpan
dalam peti besi.

Jabatan yang tiada peti besi, simpanan di Balai Polis


Berhampiran.

Pungutan cek, bank draf dibankkan selewatnya seminggu


dari tarikh terima bagi mengelakkan cek luput
Bagaimana Wang
kutipan dibankkan
• Slip bayar masuk bank disediakan 3
salinan bagi setiap kutipan
• Kutipan dgn cek, nombor dan nilai
cek dicatat pada slip. Satu salinan
dipulang oleh bank untuk simpanan
jabatan
• Pegawai bertanggungjawab catat
nombor resit slip bank dalam buku
tunai
Bolehkah wang pungutan hasil
dipulangkan kepada pembayar
sekiranya berlaku kesilapan?
• Hasil boleh dipulangkan tanpa
kebenaran sekiranya hasil dipungut
secukupnya tetapi menerusi undang-
undang membenarkan wang
dipulangkan dengan syarat tersalah
pungut dan tidak melebihi RM 500
• Pulangan balik sehingga RM 5000
perlu kelulusan Pegawai Pengawal
• Pulangan balik melebihi RM 5000
perlu kelulusan Ketua Setiausaha
Perbendaharaan
Pengurusan tunggakan
hasil
• Tunggakan hasil adalah akaun belum
terima yang dijangka diperolehi oleh
jabatan
• Langkah awal menguruskan
tunggakan hasil ialah menyediakan
laporan tunggakan hasil mengikut
tempoh masa
• Laporan dibentang oleh J/Kuasa
Kewangan. Akaun jabatan memantau
perkembangan tunggakan
Bolehkah tindakan surcaj dikenakan kepada
pagawai yang cuai menjalankan pungutan
hasil kerajaan?

• Tindakan surcaj dikenakan ke


atas pegawai yang cuai dibawah
Seksyen 18 Akta Prosedur
Kewangan 1957
• Tindakan dikemukakan kepada
Suruhanjaya Perkhidmatan atas
pandangan Pihak Berkuasa
Kewangan Negeri
3.PENGURUSAN
PEROLEHAN

• Definisi.
• satu proses utk perolehi input-
input diperlukan oleh organisasi
dgn cekap dan menguntungkan
hasil output berkualiti bagi
memenuhi keperluaan
pelanggan
INPUT –INPUT

• Mengandungi 3 elemen terdiri:

a. Bekalan

b. Perkhidmatan

c. Kerja
K0NSEP PENGURUSAN
PEROLEHAN
• Berasaskan “6B”
• Kualiti yang betul
• Kuantiti yang betul
• Masa yang betul
• Pembekal yang betul
• Tempat yang betul
• Harga yang betul
Kaedah-kaedah Perolehan

PEROLEHAN

Panjar Wang Runcit (AP 97D)

Pembelian Terus (AP 173), (SPP2 /1999)

Sebutharga (AP 170), (SPP2/1999 , 2/2001)

Tender (AP 171), (SPP2/1999,2/2001)

Pembelian Darurat (AP 173, 2)

Kontrak Pusat

Rundingan terus
A. Panjar Wang Runcit
• Bil tunai atau surat tuntutan

• Amaun yang boleh dibeli kurang


daripada RM 500.00 dan
keperluan segera
(RM 100.00 jika praktikal) tidak
perlu sijil pendaftaran
kontraktor.
B. Pembelian Terus
(SPP1/2005)
• Bekalan/perkhidmatan yang tidak
melebihi RM 10,000, pembelian terus
melalui pembekal berdaftar atau
tidak berdaftar.
• Bekalan/perkhidmatan diantara RM
10,000 – RM 50,000 setahun,
pembelian melalui Pembekal
Bumiputra Berdaftar dgn
Kementerian kewangan
Cara Pembelian terus
perolehan kerja.
• Menggunakan Pesanan Tempatan (Local Order) @Inden
kerja
• Perolehan kecil bernilai kurang RM 20 000 dilantik terus
secara undian/pusingan dr kontraktor kelas F daftar dgn
pkk.

• Perolehan kecil nilai RM20K- RM100K yang tidak mengubah


struktur asal berdasarkan jadual kerja kejuruteraan awam.
- Pemilihan terus ,undian,pusingan kontraktor kelas `F’
berdaftar dengan PKK dibawah sup kepala yang berkaitan.

- Perolehan kerja kecil bernilai RM 20 000 –


RM 100 000 tidak mengubah struktur asal dan tidak
mempunyai jadual kadar kejuruteraan awam boleh
mendapatkan secara sebutharga.
Tatacara Pembelian
• Tentukan cara barang hendak dibeli
• Semak daftar stok (paras minima)
• Semak peruntukan cukup atau tidak cukup
• Mengenalpasti syarikat atau pembekal
• Dapatkan sebutharga untuk perbandingan
• Isi borang kebenaran pembelian dalaman
• Dapatkan kelulusan Ketua Jabatan
• Isi borang Pesanan Tempatan(L.O)
• Terima barang dan semak kualiti, kuantiti
dan rekod dalam rekod stok/inventori
C. Sebutharga (RM100K-
Rm200K)
• Perolehan/perkhidmatan bernilai RM
50 000 tetapi tidakkurang RM
100,000 setahun.
• Pelawaan dibuat sekurang-
kurangnya 5 pembekal bumiputra
berdaftar dengan Kementerian
Kewangan
(AP 170.1) tetapi Perolehan lebih
RM100K-RM200K diperlawa 5 sykt
daftar dgn kementerian kewangan
Sebutharga perolehan
kerja.

• Perolehankerja/ pemanbahbaikan kerja


tidak ubah struktur asal nilai lebih RM20K-
RM100K berdasarkan Jadual Kejuruteraan
Awam blh secara pusingan/undian/sharga
kontraktor kelas F didaerah @terdekat dgn
projek daftar PKK.

• Kerja tidak ubah struktur asal dan tak ada


Jadual Kejuruteraan awam nilai RM20K-
RM200K sebutharga dr kontraktor kelas EX
@ E didaerah daftar pkk
Prosedur urus s/harga.
• Jab. Kena tetap kaedah sharga
• Pos berdaftar @ serahtangan
• Pamer sebutharga dipapan kenyataan. Butir-butir perlu
ada
• Nama Jabatan
• Tajuk sebutharga
• Syarat kelayakan penyebutharga
• Bidang/kelas/kepala pendaftaran
• Tarikh /tempat/masa s/harga buka dan tutup

• Tempohmasa 7 hari
• Dibuka oleh jawatankuasa buka sebutharga 3org
dipengerusikan oleh pengawai pengawal/pemegang
waran.
D. Tender

• Tender terbuka dipelawa untuk


bekalan bernilai lebih
RM 200 000 setahun
Panduan Memutuskan
Tender
• Keutamaan kepada bumiputra
• Keutamaan kepada barangan tempatan
• Mengutama dasar Permindahan Teknologi
• Merujuk kepada Dasar Perolehan Barangan Import
• Tidak membenarkan anak syarikat menyertai
tender badan induk
• Penender mempunyai keupayaan dan pengalaman
mencukupi
• Tender di terima oleh Lembaga Perolehan adalah
tawaran yang dinilai boleh di setujui terima.
• Tawaran terendah boleh disetujui tidak semestinya
tawaran termurah
Proses Tender
• Tender diiklankan sekurangnya satu
akhbar harian B.Melayu
• Tarikh tutup tidak kurang 21 hari dari
tarikh iklan
• Penubuhan J/Kuasa Pembuka Tender
adalah 3 ahli yang di pengerusi oleh
pemegang waran atau Pegawai Kump.
Profesional
• J/Kuasa Pembuka Tender memproses
dokumen dgn kadar segera sebaik tender
ditutup utk dikemuka kpd Lembaga
Perolehan
Bon perlaksanaan dan
deposit tender
• Bon perlaksanaan digunakan dlm bentuk jaminan
bank ,insuran,wangtunai drafbank,wang pos @
potongan dari interim pertama.
• Kadar 2.5% nilai kontrak lebih RM50K kurang
RM500K
• Kadar 5% kontrak lebih RM500K setahun

• Deposit Tender dikenakan utk tender antarabangsa


manakala penender tempatan di kecualikan

• tetapi penender tempatan dikecualikan


pendaftaran dikenakan deposit tender 2.5% dr hg
tawaran@max RM10K
Penender tempatan tolak
tawaran dlm tempoh sah
• Penggantungan pendaftaran
dikenakan oleh penbendaharan
• 2 tahun tidak boleh ambil bahagian
tender kerajaan utk salah 1.
• 5 tahun salah ke 2
• Pendaftaran sykt batal salah ke 3
nama pemilik modal dan
lembagapengarah disenaraihitam
E. Perolehan Darurat (AP
173.2)
• Pembelian segera/serta merta
• Dikecualikan dr prosedur
perolehan ,jika lewat dikhuatiri
memudarat/menjejaskan
perkhidmatan awam
• Keputusan pemberian darurat
bergantung kepada mesyuarat dan
laporkan dlm masa 1 bln dr tarikh
perolehan contoh: bencana alam
F. Kontrak Pusat
(AP 178)
• Pembelian melalui syarikat yang dilantik
oleh Perbendaharaan utk membekal
barangan / perkhidmatan
• Rasional: harga lebih rendah dan tidak
perlu sebutharga / tender
• Tatacara pembelian : borang pesanan
kerajaan
• Pastikan borang pesanan ada dlm pusat
• Pastikan tarikh kontrak masih sah
• Pesanan minimum dinyatakan dalam
kontrak pusat
Rundingan terus
• Kaedah pembelian dibuat dr satu sykt setelah ada
rundingan dapat nilai faedah terbaik.Kaedah dpt
kelulusan perbendaharaan.Hasil kajian pasaran brg
perlu ada ciri-ciri
• Pembekal tunggal
• Barangan
• Kepakaran khas
• Faktor-faktor lain
• Keperluaan brg luarjangkaan
• Berlaku luarjangka brg kena beli segera
• Peruntukan tambahan terima secara adhoc pd akhir
tahun
Takrif Pengurusan
Bayaran
• Proses perbelanjaan terakhir
• Jabatan membuat bayaran kepada
pembekal, kontraktor bagi setiap
bekalan, perkhidmatan yang
dilaksanakan
• Semua pembayaran disokong dengan
baucer yang lengkap dan
ditandatangani oleh pegawai yang
bertanggungjawab
Cara-cara
perbelanjaan/bayaran
dibuat (kerajaan)
• Panjar Wang Runcit bagi perbelanjaan tidak lebih RM 500
• Pesanan Kerajaan meliputi bekalan, perkhidmatan dan
kerja
• Pukal – kaedah khas perbelanjaan (Perbendaharaan)
untuk bayaran bil utiliti dan penerbangan
• Bayaran gaji dan elaun kakitangan awam
• Bayaran Kontrak berperingkat
• Bayaran Tuntutan : perjalanan, perpindahan dan elaun
kakitangan awam
• Jurnal – bayaran antara jabatan dibawah satu Pejabat
Pembayar

Bayaran dibuat bentuk cek kerajaan kecuali Panjar Wang


Runcit secara tunai dan jurnal melalui pelarasan
Kaedah perbelanjaan /
bayaran Panjar Wang
Runcit
• Takrif: sejumlah wang tunai yang
diluluskan oleh Perbendaharaan bagi
tujuan perbelanjaan dan membuat
pembelian bekalan perkhidmatan
• Nilai dihadkan kepada RM 500
• Ketua Pembantu Tadbir atau Pen.Pegawai
Tadbir adalah pihak bertanggungjawab.
• Pembelian tidak perlu pesanan kerajaan.
Setiap pembelian disokong resit.
• Jika tiada resit, bukti pembelian dibuat
dengan BaucerKecil (Kew.50)
Proses Pengwujudan
Panjar Wang Runcit
Jabatan pohon kepada Perbendaharaan

Sediakan Buku Wang Runcit

Terima cek dari Pejabat Pembayar

Tunaikan cek

Rekod amaun yang ditunaikan dalam Panjar Wang


Runcit

Tunai disimpan dalam peti simpanan tunai


Proses Penyenggaraan
Panjar Wang Runcit
• 1. Pembelian runcit < RM 500
• 2. Sediakan Baucer Kecil
• 3. Buat bayaran tunai kepada penuntut
• 4. Rekod Buku Panjar Wang Runcit
• 5. Buat Rekupan
• 6. Tunaikan cek
• 7. Rekod dalam Buku Panjar Wang
Runcit
8. Semak secara berkala Buku Panjar
Wang Runcit
Proses Bayaran Melalui
Pesanan Kerajaan
• 1. Terima Pesanan Kerajaan (L.O) & Invois
• 2. Rekod dalam Daftar Bil
• 3. Pengesahan penerimaan bekalan /
perkhidmatan
• 4. Sedia Baucer bayaran & rekod dalam
daftar baucer
• 5. Rekod perbelanjaan dalam buku vot
• 6. Hantar baucer ke Pejabat Pembayar
• 7. Sedia & hantar cek oleh Pej.Pembayar
• 8. Rekod baucer bayaran – daftar baucer
dan pembayaran
Proses Bayaran Secara
Pukal
Pembekal hantar bil dalam bentuk Pita Magnetik

Jab.Akauntan Negara (JAN) Jabatan


…………………………………………………………………………………………..
Bayaran dibuat oleh Jabatan Akauntan Negara (JAN)

JAN hantar laporan bayaran pukal ke Kementerian/Jabatan

Semakan oleh Kementerian/Jabatan

Rekod dalam buku Vot


PROSES BAYARAN BERPERINGKAT-PERINGKAT

Pembekal kemukakan bil tuntutan Rekod bil dalam Daftar Bil

Semak perjanjian Pengesahan tahap/prestasi kerja

Sedia baucer/rekod dalam Daftar Baucer Rekod Baucer dalam Buku Vot

Hantar Baucer ke Pejabat Pembayar Rekod perbelanjaan dalam Buku Vot

Keluar dan hantar cek kepada Penuntut oleh Pejabat Pembayar


PROSES BAYARAN GAJI PEGAWAI

Pegawai baru dilantik Pegawai bertukar

Lapor diri Perubahan gaji

Sedia Penyata Perubahan (Kew.8)

Serta Sijil Gaji Akhir bagi pegawai bertukar

Sedia Baucer Bayaran

Sedia Dokumen potongan KWSP Pastikan potongan KWSP/

Pegawai baru dilantik pinjaman dibuat

Sedia borang perubahan komputer bagi potongan sementara/kekal

Hantar baucer & penyata perubahan komputer ke Jab. Akauntan Negara

Bayaran pertama melalui cek & seterusnya melalui bank (kecuali perubahan gaji)
Bagaimanakah Kakitangan Awam membuat tuntutan bagi
perbelanjaan yang didahulukan dengan wang sendiri atau
elaun-elaun yang seseorang pegawai awam itu
berkelayakan?

• Kakitangan Awam boleh membuat tuntutan perbelanjaan


didahulukan elaun-elaun khusus yang layak dituntut
seperti: tugas rasmi, perpindahan, rawatan perubatan,
lebih masa dan pelbagai elaun menurut `Perintah B” dan
Perkeliling Perkhidmatan semasa.

• Rajah Proses Bayaran Tuntutan Pegawai di pamerkan:


PROSES BAYARAN TUNTUTAN PEGAWAI
Tugas rasmi, Perpindahan, Rawatan Perubatan, Lebih Masa, Pelbagai Jenis Elaun

Terima Borang Tuntutan/Penyata Perubahan Semak Kelayakan

Rekodkan dalam Buku Vot Sedia baucer & direkod dalam Daftar Baucer

Hantar ke Pejabat Pembayar Keluar dan hantar cek kepada penerima


Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian
oleh Pegawai Pembayar semasa membuat
pembayaran.

a. Perkhidmatan/bekalan yang diterima sempurna dan menepati


spesifikasi barang/perkhidmatan, kualiti, kuantiti, masa, syarat-
syarat yang dikenakan dan disahkan betul oleh pegawai
dipertanggungjawab dan berkuasa membuat pengesahan ke
atas invois dan bil.

b. Amaun dituntut bertepatan dengan kontrak dan diluluskan


mengikut kadar yang diluluskan.

c. Sebarang kelulusan yang diperlukan seperti dari agensi pusat


tertentu contoh: permit pengimportan barang luar negara
(Kementerian Perdagangan Antarabangsa) atau pengecualian
duti import.

(klik di sini) untuk seterusnya….


d. Perhitungan/pengiraan yang betul terutamanya
tuntutan berkaitan kadar yang ditetapkan dalam Akta
Prosedur Kewangan, perkeliling dan surat Perkeliling
Perbendaharaan sedang berkuat kuasa.

e. Penerima yang dinamakan dalam baucer adalah pihak


yang berhak menerima bayaran

f. Bayaran adalah dipertanggungan sepatutnya kepada


program dan aktiviti/projek atau akaun yang
dinyatakan.

g. Wang mencukupi, contoh: perbelanjaan dibawah Objek


sebagai 28000 dipastikan mempunyai peruntukan yang
cukup untuk menampung perbelanjaan.
Apakah Baucer Bayaran?
• Baucer Bayaran adalah dokumen yang mengarahkan
Pejabat Pembayar melakukan bayaran perbelanjaan yang
dibuat oleh jabatan. Disediakan oleh jabatan yang
melakukan perbelanjaan.

• Maklumat dalam Baucer Bayaran:


a. Tahun perbelanjaan
b. Butir-butir penerima bayaran
c. Maksud perbelanjaan
d. Amaun
e. Kod Perbelanjaan`Perakuan pembayaran’
f. Kelulusan Pembayaran
g. Dokumen-dokumen sokongan

(klik di sini) ……seterusnya


• Jenis-jenis Baucer Bayaran :
a. Kew. 304 – Pin.1192 – Baucer bayaran am
berwarna hijau bagi bayaran biasa.

b. Kew. 304(a) – Pin. 1/92 – Baucer bayaran perihal


cek berganda.

c. Kew. 304(b) – Pin. 1192 – Baucer bayaran perihal


draf bank/pemindahan telegraf.

d. Kew.306 – Pin. 2/93 – Baucer jurnal untuk


penyelarasan akaun jabatan-jabatan.

e. Kew.50 – Pin. 1180 – Baucer kecil bagi


pembayaran Panjar Wang Runcit

(klik di sini)…..seterusnya
Baucer Bayaran
• Dokumen sokongan seperti Pesanan Kerajaan, Invois
atau bil pembekal, Sijil Pembekal, Sijil Taraf Bumiputra,
Dokumen Kontrak diperlukan melengkapkan baucer.
• Penyediaan Baucer Bayaran - Pegawai mengenalpasti
tahun perbelanjaan agar bayaran menggunakan
peruntukan tahun berkenaan.
• Butir-butir penerima bayaran dinyatakan tepat dan jelas
dengan nama, alamat, no.kad pengenalan bagi individu.
• Bayaran yang dilakukan diperjelaskan diruang maksud
perbelanjaan selaras dengan kenyataan yang terdapat di
Pesanan Kerajaan dan Invois.
• Amaun bayaran dan kod perbelanjaan dinyatakan dengan
tepat.
• Baucer didaftar dalam Daftar Baucer bagi mendapatkan
nombor siri baucer berkenaan.
• Sebarang pindaan baucer bayaran tidak dibenarkan jika
kesilapan baucer baru disediakan.
• Baucer yang telah ditandatangani dihantar ke Pejabat
Pembayar melalui Borang Kelompok dan direkod dalam
Daftar Baucer.
Memeriksa, Mengesah dan Meluluskan
Bayaran

Bil. Amaun Baucer Bil.Pegawai Peranan Pegawai yang


Menandatangani menandatangani baucer
Baucer

1. < RM 10,000 2 Orang Penandatangan pertama –


menyemak kesahihan dan
mengesahkan bayaran

Penandatangan kedua –
meluluskan bayaran

2. RM 10,000 3 Orang Penandatangan pertama –


menyemak ke atas
kesahihan bayaran

Penandatangan kedua –
mengesahkan bayaran

Penandatangan ketiga –
meluluskan bayaran
Apakah Bil / Invois?
• Dokumen tuntutan bayaran
bekalan perkhidmatan kerajaan
yang telah siap oleh pembekal.
• Dikeluarkan oleh pembekal
kepada pembeli sebagai
permulaan proses bayaran
Kandungan Bil / Invois
a. No.Siri bil / invois
b. Tarikh bil / invois dikeluarkan
c. Butir-butir pembayar
d. Butir-butir bayaran termasuk
amaun
e. Nama bank dan no. akaun
pembekal
f. Tandatangan pengawai pengeluar
bil invois dan cop rasmi pembekal
Bil / Invois
• Bil / invois dokumen sokongan utama
bayaran
• Jabatan pastikan bil / invois dikemukakan
selewatnya bulan berikut setelah bekalan /
perkhidmatan disempurnakan (AP 103 (a))
bagi mengatasi pembayaran melampaui
tahun semasa (Akaun Kena Bayar (AKB)
• AKB memerlukan kebenaran Jab.
Akauntan Negara (AP 58 (a))
• Setiap bil/invois diterima perlu cop rasmi
tarikh penerimaandan direkod Daftar Bil.
dengan segera.
• Bayaran bil berkenaan dilakukan tidak
melebihi 30 hari tarikh penerimaan.
Daftar Bil : Peranan dalam
pengurusan bayaran
• Daftar bil (AP 103 (b)) adalah dokumen yang
merekodkan semua bil yang diterima.
• Butir-butir bil yng direkod:
a. Tarikh terima
b. Nama pembekal
c. Amaun
d. Nombor pesanan kerajaan
e. Tarikh bil diperakui / Tarikh
baucer disediakan
f. Tarikh baucer dihantar ke Pejabat
Pembayar
g. Tarikh cek disediakan

(klik di sini)….sambungan
Peranan Daftar Bil
• Merekod pemprosesan bil dari tarikh
di terima sehingga cek dihantar
kepada penerima
• Mengesan bil yang lewat
diperjelaskan
• Sebagai bahan bukti kes-kes
perundangan
• Memantau prestasi pengurusan bil
• Mengelakkan pembayaran berulang
bagi bil yang sama.
Keperluan Daftar Baucer
• Dokumen merekod perihal baucer yang disediakan
untuk dihantar ke Pej.Pembayar
• Mengandungi maklumat: No.siri,
tarikh, nama penerima dan amaun (kelompok
(batch))

Diperlukan untuk:
a. Alat mengawal pengeluaran siri no baucer dan
kelompok.
b. Merekod semua baucer ke Pejabat Pembayar
c. Mengesan sama ada baucer telah disediakan bagi
bil-bil yang di terima
Apakah Daftar Pembayaran?
• Dokumen (AP98(a)) merekod perihal pembayaran
termasuk tunai,cek yang dikutip oleh jabatan untuk
agihan yang mengandungi maklumat:

a. No.Baucer jabatan
b. Perihal ringkas
c. No. baucer Perbendaharaan
d. Butir-butir cek (no/akaun) & tunai
e. Tarikh terima untuk dibahagikan
f. Amaun
g. Tarikh diendors/tandatangan ringkas
h. T/Tangan pegawai yang terima cek/tunai yang
berendors
i. Tarikh bayaran disempurnakan & ditandatangani
ringkas oleh pegawai
Keperluan Daftar
Pembayaran

• Merekod bayaran yang dibuat dengan


cek/tunai
• Mengesan sama ada pembayaran tunai
disempurnakan dalam tempoh 21 hari. Jika
tidak tunai dikembalikan kepada
Perbendaharaan untuk dikredit semula
kedalam vot
• Memastikan cek telah diserah
• Mengesan kesahihan penerimaan cek
sebenar
Pengurusan Cek Bayaran yang
diterima dari Pejabat Pembayar
• a. Cek diterima didaftar dalam Daftar Pembayaran
• b. Cek berganda perlu daftar disediakan bagi tujuan
pengagihan
• c. Cek hendaklah diagihkan dengan segera
• d. Pastikan cek masih dalam tempoh sahlaku, jika tidak
diserah elepas tempoh laku cek perlu dikembali kepada
Pejabat Pembayar. Jabatan mendapat perakuan dari
Pejabat Pembayar untuk pemulangan cek baru.
• Penerima mengadu tidak menerima/hilang cek, jabatan
perlu dapatkan perakuan Pejabat Pembayar untuk diganti
dengan cek baru. Daftar cek terbatal diselenggara oleh
jabatan.
• Bayaran kurang RM 500, jabatan pohon cek terbuka. Cek
individu berpalang di terima, penerima pohon kepada
Pej.Pembayar atas budi bicara untuk batalpalang bagi
bayaran dibawah emolumen tuntutan perjalanan.
Dokumen penting: Daftar Bil,
Daftar Baucer dan Daftar
Pembayaran
• Pengurusan bayaran sempurna dan teratur boleh dicapai
bila peraturan ditetapkan dipatuhi. Pengendalian dan
penyelenggaraan secara kemaskini dokumen adalah alat
kawalan sebagai satu akauntabiliti yang perlu
dilaksanakanoleh Pegawai Pembayar.
• Tujuan butir-butir dalam daftar tersebut adalah:
a. Memantau pergerakan proses bayaran bil/invois dijelas
dalam tempoh sebulan (AP 103 (a))
b. Menyemak bil yang dijelaskan bagi mengelak
pembayaran 2 kali.
c. Memudah kementerian/jabatan/agensi membuat
siasatan kelewatan pembayaran
d. Mengawal dari penyelewengan proses pembayaran
e. Memudah pengesanan baucer yang dikeluarkan
Perbelanjaan Tidak Diakui

• Perbelanjaan yang tidak mempunyai keterangan bahawa ianya


dilakukan dengan sepatutnya.
• Perbelanjaan tersebut adalah:
a. Bayaran tanpa peruntukan anggaran belanjawan yang
diluluskan
b. Bayaran perbelanjaan tanpa peruntukan dan dikenakan
kepada peruntukan lain
c. Bayaran mengakibatkan `overdraft’bagi perbelanjaan melalui
akaun panjar
d. Bayaran perbelanjaan dibuat tanpa kuasa
e. Bayaran tanpa tandatangan pegawai yang diberi kuasa
f. Bayaran pendahuluan tanpa kebenaran pihak berkuasa
berkenaan
g. Bayaran 2 kali
h. Bayaran dibuat kepada pihak yang tidak berhak menerimanya
i. Tiada keterangan dilakukan, dibenarkan dan diselesaikan
dengan sepatutnya
Pengendalian `Bayaran Bekalan Suci
Hati’
• Maksud: Istilah menjelaskan bayaran perolehan yang
disempurna tetapi bermasalah menjelaskan bayaran diperingkat
Pejabat Pembayar.
• Punca berlaku adalah kelalaian pegawai mematuhi prosedur
atau kelulusan sebelum perolehan dilaksanakan.
• Contoh yang menyebabkan Pej.Pembayar menahan pembayaran
adalah:
a. Perolehan memerlukan kelulusan pihak tertentu
b. Kaedah perolehan sepatutnya cara tender diperkecil-kecilkan
dengan sebutharga
c. Perolehan tanpa kelulusan Pegawai Pengawal Ketua Jabatan
d. Perolehan barangan gunasama dibuat diluar Kontrak Pusat
tanpa kelulusan pengecualian pihak Perbendaharaan Malaysia
e. Perolehan tanpa peruntukan mencukupi
f. Perkhidmatan jururunding projek tanpa kelulusan pihak
Perbendaharaan
• Kelewatan mengambil masa panjang dan menjejaskan
kedudukan kewangan pembekal terutama bermodal
kecil.
• Pegawai Pengawal perlu menyegerakan pembayaran
setelah punca kelewatan dikenalpasti dan mengambil
masa panjang. (AP 59)
• Ketua Pejabat/Pegawai Pengawal mengarahkan pegawai
bertanggungjawab membuat pendahuluan diri sebanyak
amaun yang perlu dibayar kepada kontraktor.
• Sekiranya pegawai berkenaan tidak dapat dikenal pasti,
pendahuluan diri dibuat atas nama Ketua
Pejabat/Pengawai Pengawal.
• Pada masa yang sama Ketua Pejabat/Pegawai Pengawal
memohon pembayaran dibuat dipertanggungkan kepada
peruntukan tidak lewat dari 60 hari tarikh pendahuluan
diri dibuat.
• Laporan bertulis dari Pegawai Kewangan Negeri adalah
menghuraikan sebab yang mendorong menyimpang
daripada cara biasa.
• Setelah diluluskan, pendahuluan diri hendaklah dibayar
balik melalui pelarasan jurnal.
Pengendalian Bayaran Secara
Pemfaktoran
• Pembekal kontraktor memperolehi kemudahan
pemfaktoran institusi kewangan tempatan yang
diiktiraf oleh Perbendaharaan boleh memohon
bayaran terus kepada institusi kewangan.
• Pemfaktoran adalah kemudahan kredit institusi
kewangan kepada pelanggan yang mempunyai
kontrak
• Pembekal perlu kemukakan dokumen berikut untuk
proses bayaran:
a. Salinan perjanjian pemfaktoran
b. Borang bayaran pemfaktoran yang dikemukakan
perlu disemak,tandatangan dan dikembalikan
kepada pembekal. Salinan borang berserta
bil/invois oleh pembekal. Butir lengkap institusi
kewangan perlu dicatat di invois dan Pesanan
Kerajaan sebagai penerima bayaran
Pembayaran dibawah Akaun
Kena Bayar (AKB)
• Sistem Perakaunan Tunai Ubahsuai (MCAS) diamalkan
dalam sistem perakaunan kerajaan membenarkan
pembayaran perbelanjaan tahun semasa pada tahun
berikutnya dengan peruntukan tahun semasa.
• Tempoh dibenarkan pembayaran AKB sehingga 31
Januari tahun baru
• Tarikh bermulanya baucer dicop dengan `AKAUN KENA
BAYAR TAHUN…..’ dihantar ke Pej.Pembayar.
• Pejabat Pembayar menetapkan tarikh akhir baucer
bayaran sampai ke pejabat supaya pembayaran
dilaksanakan sebelum berakhirnya tempoh AKB.
• Jika jabatan menghantar baucer dalam tempoh AKB
tetapi JAN tidak menyelesaikannya dalam tempoh maka
baucer dikembalikan ke pejabat asal untuk bayaran
secara AP 58(a)
Tindakan Menyelesaikan Bayaran
dibawah AP 58 (a)
• AP 58(a): baucer bayaran yang lewat dibayar kerana
dikembalikan oleh Pejabat Pembayar selepas tamat
tempoh AKB atau bil/invois tidak dikemukakan atas
alasan tertentu boleh dibayar dengan syarat:

a. Kelewatan mengemukakan dokumen berkenaan tidak


dapat dielakkan dan bukan atas kecuaian
b. Kelulusan khas diperolehi dari Jab.Akauntan Negara
c. Perbelanjaan dilakukan dipertanggungkan ke
peruntukan tahun lalu dan mempunyai peruntukan
mencukupi
d. Amaun pembayaran dipertanggungkan semula
peruntukan tahun baru dengan syarat peruntukan tahun
baru cukup.

Pembayaran AP 58 (a) adalah langkah penyelesaian


byaran terakhir dalam pengurusan bayaran. Langkah
wajar perlu diambil untuk mengelak jumlah bayaran yang
terlibat secara ini.
Perkara diberi perhatian dalam
pengurusan pembayaran (3 Kategori)
• Dokumentasi :
a. Waran Peruntukan

b. Baucer-baucer bayaran

c. Borang kelompok

d. Bon Perlaksanaan
(klik di sini)…sambungan
• Penyata dan Tuntutan :
a. Borang tuntutan mengikut
jenis tuntutan
b. Penyata Perubahan (Kew.8)
c. Surat Perjanjian
d. Pesanan Kerajaan
e. Bil atau Invois
f. Borang Bayaran Pemfaktoran
g. Borang Perubahan
Berkomputer (bayaran gaji dan
elaun)
• Rekod dan Daftar :

a. Buku Vot

b. Daftar Bil

c. Daftar Baucer

d. Daftar Bayaran

e. Daftar Cek Terbatal

Penyelenggaraan daftar dan rekod adalah


tanggungjawab Ketua Jabatan membuat
pemeriksaan semasa ke semasa bagi memastikan
sisem bayaran teratur dan kemaskini
ALIRAN AKTIVITI DAN PROSES PENGURUSAN BAYARAN

Wujudkan Terima Bi/Invois Daftar Bil/Invois


Tanggungan Tuntutan dari Tuntutan Dalam
Pembekal Daftar Bil

Sediakan Semak Bil/Invois


Sediakan baucer
kelompok Tuntutan

Daftar Baucer Hantar Baucer/Buku


Dalam Rekod Baucer
Vot untuk T/tangan
Daftar Baucer Dalam Buku Vot
Pegawai

Daftar ke dalam Pungut Cek dari JAN


JAN hantar kepada Hantar Baucer ke
Daftar Baucer/
pembekal JAN/Bendahari
Pembayaran

Serah Cek kepada Pihak Berkenaan


5. Kawalan Peruntukan
• Proses tindakan jabatan kerajaan
memastikan peruntukan kewangan
diterima, dibelanjadan diakaunkan
mengikut peraturan yang ditetapkan.
• Jumlah perbelanjaan tidak melebihi jumlah
peruntukan yang dibenarkan
• Jenis-jenis peruntukan perbelanjaan:
• Perbelanjaan bekalan
• Perbelanjaa Pembangunan
• Perbelanjaan Tertanggung
• Perbelanjaan Amanah
Buku Vot

• Rekod kewangan mesti diselenggarakan


oleh agensi kerajaan mengikut AP 95 untuk
mencatat perbelanjaan, tanggungan dan
perubahan peruntukan.
• Dibahagi dua iaitu bentuk buku dan
program komputer
• Tujuan penyelenggaraan buku vot:
• Mengawal dan memastikan perbelanjaan dan
tanggungan tidak melebihi peruntukan
• Punca maklumat menyediakan laporan
perbelanjaan, tanggungan dan bil peruntukan
Peranan Penyelia dalam Kawalan Buku
Vot pastikan bahawa:
• Pegawai Pengakaun (Pen. Pem. Tadbir @
Pem.Tadbir Kewangan @ Pem.Akauntan)
menyimpan buku vot mempunyai pengetahuan
menyelenggara buku vot
• Pemeriksaan dari semasa ke semasa bagi memasti
buku vot dikemaskini
• Baucer hanya ditandatangani oleh pegawai yang
diberi kuasa selepas disemak baki peruntukan buku
vot.
• Peruntukan mencukupi untuk melakukan
pembayaran.
• Butiran mengenai pembayaran direkod dalam buku
vot
• Tandatangan ringkas diturunkan segera oleh
pemegang waran peruntukan kecil
• Penyata perbelanjaan bulanan dhantar segera oleh
pemegang waran peruntukan kecil
Penyelenggaraan Buku Vot
• Buku vot mempunyai ruang mencatat maklumat :
• Kod Vot dan Kod Objek Perbelanjaan
• Peruntukan yang dibenarkan
• Tarikh Urusniaga
• Butir-butir urusniaga
• Tanggungan tahun lalu dibawa ke tahun semasa
• Kod Objek Perbelanjaan
• Rujukan baucer/rujukan lain
• Debit (Wang Keluar)
• Kredit (Wang Masuk)
• Tanggungan yang dikenakan/ Tanggungan yang
dijelaskan
• Tanggungan belum selesai
• Perbelanjaan bersih
• Baki masih ada
Mengapa Buku Vot perlu disesuaikan?

• Penyesuaian dibuat kerana:


• Sebarang bayaran yang tidak dibenarkan dapat
dikenal pasti.
• Kesilapan pengakaun peringkat Akauntan
Negara/Bendahari Negeri dapat dikesan untuk
memastikan perbelanjaan direkod betul dan
lengkap dalam Buku Vot dan Laporan Terperinci
Perbelanjaan semua peruntukan, perbelanjaan
dan tanggungan dikawal denganberkesan
• Laporan pengurusan peruntukan, perbelanjaan
dan tanggungan disediakan daripada Buku Vot
oleh agensi tepat dan lengkap bagi membantu
proses membuat keputusan
• Akaun Awam disediakan menggambarkan
perbelanjaan kerajaan dengan tepat dan lengkap
Peranan Penyelia: Penyediaan
Penyesuaian Buku Vot
• Semua Laporan Terperinci Perbelanjaan bulanan
diperolehi dari Akauntan Negara/Bendahari Negeri tidak
terus disahkan tanpa semakan dan penyesuaian buku vot
• Semua pelarasan sewajarnya dalam buku vot dilakukan
dan dikenalpasti
• Pegawai yang bertanggungjawab mengawal buku vot
memaklum kepada Penyelia sekiranya keraguan terhadap
catatan yang dikesan berbeza
• Penyata penyesuaian disemak oleh Penyelia sebelum
ditandatangani dan dihantar ke Jab. Akauntan Negara
• Penyata penyesuaian atau sijil pengesahan
ditandatangani oleh Ketua Pegawai Kewangan/Pegawai
Penyelia tidak ditandatangani oleh kakitangan dalam
kerja pembayaran atau penyelenggaraan buku vot
• Laporan kewangan buku vot disediakan dengan teliti
supaya ke pihak berkenaan secepat mungkin
RUMUSAN
• Pengurusan bajet,hasil perolehan ,dan
perbelanjaan serta kawalan buku vot akan
membantu mengeluarkan pengurusan
perakaunan kerajaan yang sempurna dan
menjamin pengurusan kewangan yang
lengkap dan kemaskini dpt membantu:

• Pihak pengurusan membuat keputusan


• Kerja-kerja pengauditan dilaksanakan dgn
berkesan
• Menjelaskan akauntabiliti kewangan
penjawat awam.

You might also like