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Módulo de Hotelaria

Aula 12
- Coffee Break
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AULA 12

COFFEE BREAK

O Coffee Break é um curto evento social praticado amplamente utilizado

como intervalo, tanto em grandes corporações como em pequenos
encontros familiares. A boa organização e execução do Coffee Break
torna-o uma ferramenta de “Quebra-Gelo” para aproximar os convidados
de um evento maior como uma palestra, ou até mesmo uma forma de
Network Marketing (marketing de relacionamento) onde há troca de
cartões de visita e conhecimento da área de atuação dos participantes.

O termo Coffee Break vem do inglês e significa “pausa para o café”,

porém, é bastante comum, que esta pausa não possua café. O nome é
apenas uma alusão para um breve intervalo, normalmente entre 10 e 20
minutos, e é usado internacionalmente. Existem alguns termos usados
especificamente na Inglaterra e Índia como Tea Time (hora do chá), Tea
Break (pausa para o chá), Elevenses (chá realizado as 11h00, mais
completo por ser um substituto do almoço) e ainda o conhecido
internacionalmente Brunch
(café da manhã mais pesado
servido próximo ao horário de
almoço).

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Podemos encontrar ainda os termos Welcome Coffee (café de boas-

vindas), usado na recepção de outros eventos quando é necessário que
os convidados e participantes aguardem um pouco para o início das
atividades; ou ainda Café de Despedida, utilizado normalmente no final
de festas mais longas como Casamentos e Debutantes, onde são
servidos alimentos e bebidas revigorantes.
O Coffee Break surgiu no século XIX na cidade de Stoughton, no estado
Americano de Wisconsin, com as esposas de imigrantes noruegueses que
utilizavam deste evento para convidar suas amigas para discutir assuntos
da comunidade e principalmente receber pessoas para o fechamento de
contratos (como o matrimônio ou venda de mercadorias). Após a Guerra
Civíl Americana, o uso deste evento foi ficando cada vez mais comum. A
cidade até hoje a “invenção” do com o “Stoughton Coffe Break Festival”,
uma festa anual que enaltece a importância da conversa regada a
alimentos para fechar bons negócios.

Normalmente é marcado um horário exato para o Coffe Break devido a

sua curta duração, sendo
quem em empresas que
possuem esta prática o horário
é no final do primeiro terço do
período de trabalho; em uma
companhia em que trabalha-
se 8 horas diárias, ele ocorre,
por exemplo, após 2h30 de

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trabalho. O cálculo para inserção de Coffee Breaks dentro de eventos

como palestras ou treinamentos é o mesmo, porém é comum inserir
mais de uma pausa em eventos com a duração de algumas horas.
Pausas a cada 2h30 são muito utilizadas para manter a atenção em
palestras e gerar discussão sobre os assuntos tratados entre os
participantes. Estudos recentes mostram que a atenção humana diminui
ao longo do tempo e pausas no assunto melhoram o desenvolvimento do
mesmo.

Quando são realizados Brunches e Elevensies, que ocorrem mais próximo

do horário do almoço, também são servidos Coffee Breaks antes e depois
em horários estratégicos.
Também é importante pensar no local de realização do Coffee Break, que
não deve ser o mesmo que o local de trabalho ou evento que está sendo
realizado. Corredores, salas de apoio, vão livres e jardins são ótimos
lugares para a pausa por serem próximos as instalações principais e
incitarem a conversa e o bate-papo. Não basta apenas haver um lugar
novo, como também um ambiente novo, preferencialmente com uma
decoração que lembre o evento, mas que dê liberdade para falar.

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Existem muitas empresas que incentivam o Coffee Break para aumentar

a participação de equipes e melhorar o relacionamento interpessoal. Na
hotelaria, o Coffee Break aparece nos mais diversos momentos, porém
seu foco principal é nos eventos realizados nos Hotéis.

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Montando o Coffee Break

Um Coffee Break é um Evento-Suporte e deve ser visto como um evento

e não um “lanchinho”. Para empresas que utilizam palestras curtas como
forma de divulgação como Cursos Livres de Informática, o intervalo de
pausa é essencial para conseguir contatos e fechar futuros contratos.
Hoje em dia é muito difícil encontrar pessoas que estejam disponíveis e
receptíveis para venda, e neste espaço descontraído fica mais fácil
conversar.

Sendo um evento ele deve seguir o passo-a-passo:

• Briefing
◦ Coleta de informações sobre o que o cliente deseja, qual o
público-alvo, quantas pessoas (PAX), horário, data, evento
principal.
• Criação / Planejamento
◦ Desenvolver propostas interessantes para o cliente tanto
visuais (decoração e locais), temáticas (quando necessário) e
gastronômicas (qual será o Cardápio)
• Organização
◦ Depois de aprovado preparar-se para a execução; A&B,
prestadores de serviço, Decoração, Extras. Sempre pensando
na quantidade, qualidade e transporte.

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• Execução
◦ A realização do Coffee Break em si. Acompanhamento de
limpeza, gerência de garçons, reposição nas mesas, etc.
• Pós-evento
◦ Fechamento com o cliente e relato de problemas ocorridos.
Entrega de cartões de visitas dos participantes e lista de
convidados.

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Lista de Lembretes

• Sempre tenha uma toalha a mais na organização

• Tapa mancha é a segunda toalha, a que vai por cima
• No verão sirva mais água, sucos, chás e refrigerantes
• No inverno a quantidade consumida de café e chá aumentam
• A média de consumo de alimentos para 30 minutos de Coffee
Break é: 3 salgados, 2 doces, 300 ml bebida fresca (sucos,
refrigerantes,chás), 100 ml água, 100 ml de bebida quente (chá,
café)
• Confira se no local de montagem há sala de apoio
• Confira se na sala de apoio existe corrente elétrica e qual a
voltagem
• Confira a existência de Copa ou Cozinha nas proximidades
• Leve todos os utensílios que serão necessários
• Lembre-se sempre que são necessários guardanapos, copos,
pratos, misturadores, facas de uso.
• Tenha sempre a mão fita crepe, tesouras, estiletes e canetas
• Leve sempre o “aquário” - recipiente de vidro que os convidados
depositam seus cartões de visita.
• Use, preferencialmente, garrafas térmicas sem motivos (lisas e
de metal), jarras de vidro transparente ou de metal
• Lembre-se das pessoas com necessidades especiais (diabéticos
ou fenilcetonúricos, por exemplo)

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