Welcome to Scribd, the world's digital library. Read, publish, and share books and documents. See more
Download
Standard view
Full view
of .
Save to My Library
Look up keyword
Like this
2Activity
0 of .
Results for:
No results containing your search query
P. 1
Handleiding en tips implementatie iPad voor de gemeenteraad

Handleiding en tips implementatie iPad voor de gemeenteraad

Ratings: (0)|Views: 1,667 |Likes:
Published by Ruud Kleijnen

More info:

Published by: Ruud Kleijnen on Mar 22, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/16/2011

pdf

text

original

 
 
Handleiding implementatie iPad - Phanos
1
Voorwoord
In de afgelopen 10 maanden, direct vanaf de laatste gemeenteraadsverkiezingen, heb ikde iPad (gekocht in de U.S.) gebruikt voor alle vergaderingen van de commissie Bestuuren Middelen en de gemeenteraad. Al gaandeweg vond ik bepaalde apps handig werkenen anderen vielen weer af. En ook aanlevering, naamgeving en organisatie vandocumenten bleek een belangrijke issue. Want tijdens een vergadering heb je geen tijdom uitgebreid te zoeken: de informatie moet snel en eenvoudig te benaderen zijn.Deze handleiding is het resultaat van 10 maanden werken en experimenteren met de iPad, alsraadslid maar ook door als adviseur kennis uit te wisselen bij verschillende gemeenten en hen teadviseren. Ik werk nu volledig digitaal en het bevalt uitstekend. Wel kan ik me voorstellen dat hetvoor “digibeten” best nog even wennen is. Mijn belangrijkste tip is dan ook om het vooral eenvoudigen leuk te houden.De iPad brengt verder een versnelling in het denken over onderwerpen als digitaal- en zaakgerichtwerken, het “nieuwe werken”, cloud-computing (werken en gegevens bewaren op het internet) enhet BYOD-probleem: iedereen wil alle informatie op zijn eigen mobiele apparaat en de organisatiemoet dit faciliteren (Bring Your Own Device = BYOD). De iPad biedt wel een unieke kans om dezeonderwerpen, alsmede het I&A beleid in de raad en de commissies bespreekbaar te maken. Grijpdeze kans om eens op een goede manier over informatievoorziening te spreken, eventueel via eenthemaraad.Ik wens u veel leesplezier. Als u verbeteringen heeft, betere en makkelijkere toepassingen dan hierbeschreven of andere best practices, dan houd ik me aanbevolen.Heeft u een vraag, schroom dan niet om te bellen (030 – 6342925).Veel succes,Drs. Kees van den Tempel, MBA
Inleiding: waarom de iPad?
De iPad doet snel intrede binnen allerlei organisaties. De gemeenteCapelle aan den IJssel, Nijmegen, Zuidplas vergaderen reeds metde iPad. De iPad is met name handig om allerlei informatie snel teraadplegen en om eenvoudige e-mails en teksten te maken.Uitgebreid tekstverwerken of presentaties maken blijft lastig, metname omdat bestandsbeheer, het navigeren van de cursor en hetselecteren van teksten voor opmaak moeizaam gaat. Het grootstevoordeel van de iPad is het plezierig raadplegen van informatie ende zoeksnelheid.Het raadplegen van de informatie kan via de standaard applicatiesdie al zijn geïnstalleerd op de iPad, te weten: de webbrowserSafari, het e-mail programma, de standaard agenda, de standaardapp voor contactpersonen en Google maps. Deze apps kunnen
 
 
Handleiding implementatie iPad - Phanos
2
aangevuld worden met apps waarmee eenvoudig PDF documenten te organiseren en te lezen zijn.De combinatie van deze apps is ideaal om volledig digitaal, en dus papierloos te kunnen vergaderen.De voordelen van de iPad voor raadsleden, college en directie zijn:-
 
Alle relevante documenten direct paraat-
 
Snel relevante passages en informatie vinden-
 
Altijd de juiste versie van het document paraat (mits de documentaire informatievoorzieningop orde is)-
 
Aantekeningen maken bij de documenten is mogelijk en blijft elektronisch beschikbaar-
 
Het bespaart veel papier en kopieerwerk-
 
Een centrale online agenda en e-mail-
 
Mogelijkheid om websites, dus ook RIS/BIS en gemeentelijke website te doorzoekenVandaar dat de iPad snel zijn intrede doet in gemeenteraden, colleges en directies. De onderstaandehoofdstukken behandelen een aantal zaken rondom de invoering van de iPad binnen de gemeente:
 
Strategie gebruik iPad (Randvoorwaarden invoering iPad)
 
Meest voorkomende gebruikerswensen
 
Implementatie
 
Kosten baten analyse
 
Technische details
 
Nog een paar tips
Strategie gebruik iPad (Randvoorwaarden invoering iPad)
De volgende lijst geeft de belangrijkste richtlijnen weer om de iPad in te voeren:
 
De iPad moet een besparing opleveren in tijd en geld (zie hoofdstuk kosten – baten);
 
De invoering van de iPad mag naar de overige ambtelijke medewerkers en burgers in tijden vanbezuinigingen geen verkeerde beeldvorming opleveren. Nut en noodzaak moet dus goedgecommuniceerd worden.
 
De iPad mag uiteindelijk niet meer werk opleveren voor de griffie of ambtelijke organisatie.Taken mogen wel verschuiven tussen afdelingen, maar dit moet “uren-neutraal”.
 
De iPad moet passen in:
o
 
het informatiebeleid (bijv.
digitaal- en zaakgericht werken
, of “
het nieuwe werken
”)
o
 
de informatie architectuur (een koppeling met het Raads- en BestuurdersInformatiesysteem (RIS/BIS), een koppeling met de elektronische agenda, en dekoppeling met de e-mail server)
o
 
de automatisering (verbinding via gemeentelijk wifi netwerk, verbinding via collectief 3g-abonnement, helpdesk-ondersteuning)
 
Het gebruik moet veilig zijn: wanneer een iPad kwijt raakt of wordt gestolen, moet de (gevoeligeof vertrouwelijke) inhoud op afstand vernietigd kunnen worden;
 
Alle leden van een overlegorgaan moeten digitaal gaan werken omdat anders een aantalvoordelen teniet gedaan worden. Dit geldt dus ook voor raadsleden die digibeet zijn. Gebruik
 
 
Handleiding implementatie iPad - Phanos
3
moet dus snel en eenvoudig zijn;
 
De iPad mag niet leiden tot verstoorde vergaderingen door zoekende, twitterende en emailendedeelnemers;
Meest voorkomende Gebruikerswensen
Onderstaande lijst geeft de meest voorkomende gebruikerswensen van gemeenteraadsleden weer:
 
Het gebruik van de iPad moet vooral eenvoudig zijn, om ook digibeten over te halen. Dit kan dooreen minimaal aantal apps te gebruiken, die gebruikersvriendelijk zijn. Ook het lezen van stukkenvan een klein scherm vereist namelijk enig aanpassingsvermogen.
 
Alle vergaderstukken moeten in PDF formaat beschikbaar gemaakt worden, zodat ze door éénapp gelezen en bewerkt kunnen worden. Voorbeelden van geschikte apps zijn iAnnotate,Readdledocs, PDFexpert en Goodreader.
 
Wanneer gebruikers off-line zijn, moeten de vergaderstukken ook beschikbaar zijn. Dit betekentdat ze op de iPad bewaard moeten worden.
 
Zoekacties moeten op alle documenten plaatsvinden en binnen individuele documenten. Gebruikvan de iPad tijdens vergaderingen vereist dat informatie vooral
snel
opgezocht kan worden;
 
Vergaderstukken op de iPad moeten makkelijk toegankelijk zijn via één app, in eenoverzichtelijke en intuïtieve boomstructuur (bijv. jaar, maand, overlegorgaan). Ook moetenvergaderstukken een duidelijke naamgeving hebben en liefst beginnen met een nummerovereenkomstig met het nummer van het agendapunt, zodat ze in een juiste volgordeweergegeven en herkend worden;
 
Gebruikers moeten eenvoudig de laatste en/of benodigde vergaderstukken kunnen ophalen vooren ook tijdens vergaderingen;
 
Alle bestaande e-mail accounts en agenda’s moeten via de iPad werken;
 
Gemeentelijke websites en RIS/BIS systemen moeten via de iPad te benaderen zijn;
 
Optioneel kunnen apps voor allerlei social media beschikbaar gemaakt worden;
 
Gebruikers willen de iPad ook in privé tijd voor andere zaken kunnen gebruiken.
 
Raadsleden willen zelf eenvoudige notulen bijhouden of fractievergaderingen notuleren. Gebruikhiervoor het standaard kladblok

Activity (2)

You've already reviewed this. Edit your review.
1 thousand reads
1 hundred reads

You're Reading a Free Preview

Download
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->