I Sesión Aspectos Legales Planificación e Informes I Parte

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS
I SESIÓN
ASPECTOS LEGALES, PLANIFICACIÓN Y RENDICIÓN

DE INFORMES
CONTENIDO
1. Guía para la legalización de una ASADA: estructura,

asambleas, actas, cédulas, personerías, certificación de
miembros de Junta Directiva, fuentes de agua, libros
legales ……………………………………………………………….9
2. Guía para la elaboración de los estatutos y del reglamento

interno de una
asociación………………………………………………………………
………………………22
3. Funciones y sanciones aplicadas de los miembros de Junta

Directiva, asociados y
ASADAS…………………………………………………………………
…………..26
4. Elaboración de planes , cronogramas de trabajo y

presupuestos...………30
5. Elaboración de informes de tesorería –contables,
mensuales y anuales y ante
AyA………………………………………………………………………
……………………….36
6. Elaboración y presentación de los informes anuales de

labores de Presidente, Tesorero y
Fiscalía……………………………………………………………..40
7. Declaratoria de utilidad pública de una ASADA y

exoneraciones ..……….41
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1. GUÍA PARA LA LEGALIZACIÓN DE UNA ASADA.
Estructura de una ASADA
A continuación se presentan los órganos que constituyen una

ASADA y los niveles en que se ubican cada uno de ellos.
Recordemos que una ASADA no es solamente la Junta

Directiva, si no, que está compuesta por tres Órganos:
Asamblea General, Junta Directiva y Fiscalía. Además
cuenta con un área administrativa, compuesta por los
empleados que requieran para apoyar la gestión:
administradores, fontaneros, secretaria o cobradores.
9
ORGA
Además por la naturaleza y el interés de servicio de estas

organizaciones se derivan la siguiente Misión y Visión básicas
que orientan el trabajo de las ASADAS.
La MISIÓN: es el papel o las funciones primordiales que tiene

a cargo una organización actualmente.
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MISION
• Construir, administrar, operar, mantener y

desarrollar el sistema de acueductos.
• Aprovechar racionalmente el agua necesaria para el

suministro de a las poblaciones.
• Conservar y preservar el recurso hídrico.
La VISIÓN: es lo que a futuro debe lograr la organización para

cumplir con un el panorama ideal en su trabajo.
VISION
• Ser autosuficientes en armonía con el ambiente.
• Asegurar a los clientes un servicio eficiente y eficaz

en cuanto a calidad, cantidad y continuidad del
abastecimiento de agua potable.
Cada ASADA puede redefinir su propia misión y visión, según

sus prioridades e
Intereses.
FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA
Fundamento Jurídico:
• Reglamento de las ASADAS.

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• Ley de Asociaciones
• Estatutos de las ASADAS
Lo más importante antes de desarrollar el tema es reconocer

quienes somos como miembros de Junta Directiva, nos
desempeñamos como Funcionarios públicos, pues
administramos un bien público por lo cual nos remitimos al
Artículo No 5 del Reglamento de Prestación de Servicios a los
Clientes, que dice:
“El funcionario de AYA es un servidor público que

primordialmente se debe a los clientes a quienes debe
tratar con justicia, equidad y respeto.”
Por tanto debemos tener muy presente en nuestras acciones el

Artículo 114 de la Ley General de Administración Pública, que
también cito:
“El servidor público será un servidor de los administrados en

general y en particular de cada individuo o administrado que
con él se relacione en virtud de la función que desempeña.
Cada administrado deberá ser considerado en el caso individual
como representante de la colectividad de que el funcionario
depende y por cuyos intereses debe velar.”
En este ámbito es importante no solo llegar rápido al tema que

nos ocupa, si no, extenderme también a las funciones conjuntas
de la Junta Directiva, ya que, la misma se compone de varios
miembros diferentes entre sí, pero con un mismo objetivo.
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Funciones de la Junta Directiva:
• Tomar acuerdos necesarios para que la Asociación cumpla

con sus fines.
• Presentar anualmente un informe de labores a la
Asamblea General.
• Convocar a Asambleas Generales a través del secretario o
Presidente.
• Nombrar las comisiones que considere necesarias.
• Supervisar con la Fiscalía las labores otorgadas a las
Comisiones establecidas.
• Recibir las solicitudes de afiliación y otorgarles aprobación
o desaprobación las cuales serán definidas por Asamblea
General.
• Recibir las solicitudes de renuncia voluntaria y recomendar
la expulsión o no, de alguno de los asociados.
• Dará al Presidente poderes necesarios para la ejecución de
cualquier asunto esencial en que intervenga la Asociación
con terceros.
• Remitir al AYA un informe contable al menos una vez al
año.
Funciones de los miembros de Junta Directiva:
Del Presidente:
• Será el representante Judicial y Extrajudicial de la

Asociación, con carácter de Apoderado Generalísimo con
límite de Suma, sin embargo, para vender, gravar o de
cualquier forma enajenar bienes de la Asociación requerirá
la aprobación del acuerdo unánime de la Junta Directiva.
• Presidirá las sesiones de Asamblea General y de Junta
Directiva.
• Firmará las actas junto con el Secretario.
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• Autorizará junto con el Tesorero los pagos que la Junta
Directiva acuerde.
• Llevará la iniciativa en todas las gestiones que la
Asociación emprenda.
• Convocará las sesiones ordinarias y Extraordinarias de la
Junta.
• Velar por el cumplimiento de los planes y programas del
Comité.
• Desempeñar todos los demás deberes y diligencias que
por acuerdo le asigne la Junta Directiva.
Del Vicepresidente:
• Sustituirá al Presidente en sus ausencias temporales, con

iguales atribuciones y obligaciones.
Del Secretario:
• Confeccionará las actas de las reuniones de Asamblea

General y de Junta Directiva.
• Firmará las anteriores junto con el presidente, una vez
aprobadas.
• Deberá llevar en perfecto orden y debidamente
legalizados el libro de actas de Junta Directiva, Asamblea
General y el libro de Registro de Asociados, cuyos asientos
de inscripción serán firmados por el presidente y
secretario.
• Dará lectura a la correspondencia y la tramitará lo más
pronto posible.
• Llevará un archivo ordenado y completo.
• Tendrá custodia de los documentos y archivos de la
Asociación, lo cual le hace responsable del extravío de
alguno de los mencionados y los facilitará a los miembros
de Junta o Asociados cuando estos se lo requieran.
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• Confeccionará junto con el presidente las agendas tanto
de Asamblea General como sesiones de Junta Directiva.
Del Tesorero:
• Controlar y custodiar los dineros recaudados por la ASADA.

• Cuidará de los fondos de la ASADA los que depositará en
una cuenta corriente en uno de los bancos del Sistema
Bancario Nacional a nombre de la Asociación.
• Los Depósitos o retiros se harán con la firma del
presidente y tesorero y en ausencia temporal del
presidente, firmará el vicepresidente.
• Rendirá un informe anual a la Asamblea General.
• Llevará al día y legalizados los libros Diario, Mayor, e
inventarios y balances, de los cuales tendrá custodia.
• Llevará al día y en orden el libro de tesorería.
• Deberá estar cubierto con una póliza de fidelidad, cuyo
monto se fijará en Asamblea General.
• Realizará arqueos tanto a la caja chica como a la de
trabajo de la ASADA.
• desempeñar todos los deberes y diligencias que por
acuerdo le asigne la Junta Directiva.
De los vocales:
• Ayudar en las tareas que le encomiende la Junta Directiva.

• Sustituir en forma temporal cuando se ausente algún
miembro de la Junta Directiva, a excepción del presidente.
De la Fiscalía:
Es un tercer órgano independiente de la Junta Directiva.
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• Supervisar todas las operaciones y movimientos
económicos de la Asociación.
• Realizar arqueos a la caja chica y caja de trabajo de la
ASADA.
• Velar por el fiel cumplimiento de la Ley Estatuto, así como,
los acuerdos y reglamentos que emita la Asociación.
• Rendir un informe anual a la Asamblea General sobre la
gestión realizada por la Junta Directiva.
• Oír quejas de los asociados y realizar la investigación

pertinente.
• Solicitar la convocatoria a Asamblea General
extraordinaria cuando lo considere necesario.
• Participar con voz, pero sin voto en las sesiones de Junta
Directiva donde se traten asuntos que tengan ingerencia
con su gestión.
DE LAS CONVOCATORIAS Y REALIZACIÓN DE

ASAMBLEAS
Para constituir la Asociación
Los participantes que deseen ser miembros de la asociación

deben presentarse con los siguientes requisitos:
• Documentos de identidad al día, original y copia.

• Deben tener una propiedad en la comunidad donde se
constituirá la Asociación.
• Presentar certificado de propiedad preferiblemente o
documentos probatorios de que es el dueño de la
propiedad.
• Copia del plano de la propiedad- no es obligatorio- pero es
lo ideal para que el Acueducto conforme los expedientes
de cada usuario del servicio de agua.
La Asamblea tendrá una duración de máximo dos horas y

comprende la siguiente Agenda:
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• Motivación
• Explicación de las funciones de la ASADA.
• Explicación de los estatutos y Convenio de Delegación.
• Levantamiento del Acta Constitutiva.
• Elección de la primera Junta Directiva.
• Acuerdos y recomendaciones finales.
Asambleas en las ASADAS ya constituidas
Es importante coordinar con la Junta Directiva para que estén

una hora antes de la Asamblea con los libros del Acueducto y el
informe contable y coordinar con ellos el desarrollo de la
Agenda de la Asamblea.
Asamblea Ordinaria para renovar personería y elegir la nueva

Junta Directiva del Acueducto.
Los participantes con derecho a voto deben ser miembros

afiliados de la Asociación y deben presentarse con documento
de identidad al día. Los asuntos se aprobarán con mayoría
simple (la mitad más uno), a no ser que el acuerdo requiera por
Ley o Estatuto las dos terceras partes de los asociados.
• La primera convocatoria se realizará con la asistencia de la

mitad más uno de los afiliados.
• La segunda convocatoria se realizará una hora después
con los presentes, siempre y cuando no sea menor al total
de los asociados a los puestos elegibles en los órganos de
la Asociación.
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comprende la siguiente agenda:
• Comprobación de quórum.
• Bienvenida y motivación.
• Informe del presidente saliente.
• Informe del tesorero (debe llevar un informe contable de
cierre del período por escrito).
• Informe del fiscal saliente.
• Aprobación de los informes.
• Mociones.
• Elección de nueva Junta Directiva.
• Acuerdos y recomendaciones finales
Asamblea Anual Ordinaria de medio período de la Junta

Directiva electa del Acueducto

comprende la misma agenda de la anterior, pero sin la elección
de junta directiva, pues solo es de información de los avances.
En las Asambleas Extraordinarias
Cuando se considere necesario la Junta Directiva realizará una

convocatoria en fecha extraordinaria para tratar uno o varios
asuntos específicos que requieran ser informados o avalados
por la asamblea general. Se debe enviar la invitación a los
afiliados e indicar el o los asuntos especiales a tratar.
Registro de asistencia a Asambleas
Los asistentes a cualquiera de las asambleas ya sean afiliados,

abonados o usuarios en general que participen, firmarán una
lista de asistencia con su nombre y otros datos que se le
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soliciten, a manera de respaldo de la actividad y para
actualizar información de los abonados. Sin embargo sólo
deben ser transcritos en el acta la lista de afiliados con derecho
a voto.
Fuente: Lic. Jenny Vargas Quesada, Consultora Legal y Estatutos de

ASADAS.
Machote de Acta de Asamblea General

Asamblea General Ordinaria (o extraordinaria) de la Asociación
Administradora del Acueducto ______________________ celebrada en su
domicilio social a las _______ horas del día_______ de _________ del año dos
mil ________, actúa como presidente de esta reunión ___________ y como
secretario ____________, estando presentes los señores
___________________________. Por mayoría de votos se tomas los siguientes
acuerdos:
PRIMERO ______________
SEGUNDO______________
TERCERO_____________
CUARTO: cuando se procede a nombrar la nueva Junta Directiva y al fiscal

por el período comprendido entre el __________ del año dos mil _____ al
______ del año dos mil _________, y por mayoría de votos se nombra:
Presidente: _________
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Vicepresidente: __________
Secretario: ____________
Tesorero: ______________
Vocal: __________________
Y en el cargo de fiscal: _____________________
QUINTO: ________
Sexto para protocolizar en lo conducente la presente acta se comisiona al

Notario Público: ______________, sin más asuntos que tratar se levanta la
sesión a las ____________ horas con ___________ minutos del mismo día.
Presidente Secretario
Agenda Reunión de Junta Directiva

ASADA _______________
Fecha_____/_____/______
• Comprobación del quórum
• Lectura y aprobación de la agenda
• Atención a visitas
• Lectura y aprobación de acta(s) anterior (es)
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• Lectura de correspondencia
• Informe del presidente
• Informe del tesorero
• Asuntos varios
• Acuerdos finales
• Cierre de sesión
LIBROS LEGALES
Se explica aquí el manejo básico de los tres libros que tiene a

cargo la secretaría de la asociación. En la tercera sesión se
tratarán los libros contables que maneja la tesorería.
LIBRO DE ASAMBLEA GENERAL
Se transcribe lo tratado en aquellas reuniones de asociados que

fueron convocados a Asamblea y se reunieron cumpliendo el
quórum legal. Las Asambleas Generales Ordinarias (salvo
excepciones y según el estatuto) se celebran, cada año. Se
incluyen los nombres y números de cédula de los afiliados
presentes.
Las Asambleas Generales Extraordinaria son aquellas

convocadas en cualquier fecha, para tratar un asunto específico
y urgente.
LIBRO DE JUNTA DIRECTIVA

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En este libro se transcribe lo tratado en las reuniones
convocadas por la Junta Directiva. Serán sesiones de Junta
Directiva extraordinarias aquellas que se realizan fuera de
fecha establecida y donde se tratarán asuntos muy especiales
y urgentes (en estas los miembros de Junta Directiva no
devengarán dieta).
LIBRO DE AFILIADOS
Este libro sirve de control para conocer quienes tienen derecho

a voz y voto en las asambleas de la asociación. Primero se
transcriben en modo de lista hacia abajo los nombres
completos de los asociados o afiliados fundadores (presentes
en la Asamblea Constitutiva). Luego, conforme se tomen
acuerdos sobre nuevas afiliaciones aprobadas por la Junta
Directiva, se incorporan los
nombres y datos del asociado y del acuerdo que aprobó, según

se detalla en la segunda sesión de este manual.
LEGALIZACIÓN DE NUEVOS LIBROS
Cuando cualquiera de los libros de actas fueron terminados, se

procurará dejar en limpio la última plana o por lo menos dejar
un espacio de 12 reglones al final, para que en el Registro de
Asociaciones le pongan el sello del “Cierre de Libro”.
Al Registro de Asociaciones se presenta el libro ya usado y el

libro nuevo que va a ser legalizado.
Debe adjuntarse una carta firmada por el presidente y

autenticada por un abogado, solicitando la apertura con el
número de nuevo libro a legalizar, adjuntando los timbres de
ley y certificación de un Contador Público autorizado dando fe
de que la Asociación tiene sus estados financieros al día.
22
EXTRAVÍO DE UN LIBRO
Cuando esto sucede se procede la siguiente forma:
• Se publica un aviso por una vez en la Gaceta y en alguno

de los periódicos de mayor circulación, a fin de escuchar
las objeciones en el Registro de Asociaciones.
• Después de ocho días hábiles de la publicación, se
presentan los recortes de los avisos con sus respectivas
fechas.
• Se adjunta: solicitud firmada por el presidente o
secretario autenticada por un abogado.
• Presentar certificación de contador Público autorizado,
haciendo constar que los registros contables cierran
perfectamente.
• Presentar ante el Registro de Asociaciones del Registro
Nacional, todos los documentos anteriores junto con el
libro nuevo a legalizar y los timbres correspondientes.
LEGALIZACIÓN DE LAS FUENTES DE AGUA
Las fuentes de agua: nacientes o pozos deben estar

debidamente registrados ante el Estado de manera que la
Asociación respectiva tenga derecho sobre su aprovechamiento
y administración.
Este procedimiento se llama Denuncia del Recurso Hídrico,

que se tramita al presentar un formulario emitido por el AyA
con la información solicitada sobre datos legales de la
propiedad, de la Asociación solicitante y técnicos sobre las
características y ubicación de las fuentes. Luego el AyA remite
este formulario al Departamento de Aguas del Ministerio
23
de Ambiente y Energía (MINAET), que es la entidad
encargada de emitir la resolución definitiva.
El formulario y las indicaciones para el procedimiento se

adjuntan al final del documento.
Fuente: Páginas web del del AyA y del Departamento de Aguas de
MINAET: www.aya.go.cr y www.drh.go.cr
2. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE ESTATUTOS Y

REGLAMENTOS DE UNA ASADA.
ESTATUTOS
En el material de Capacitación Legal de Facio y Cañas, se
adjunta un machote del estatuto o Acta Constitutiva de una
ASADA, que corresponde al de las asociaciones específicas de
la Ley de Asociaciones 218, pero al que se le agrega el vínculo
con el AyA, como ente rector del agua en Costa Rica, y las
modificaciones correspondientes por la naturaleza de estas
organizaciones.
CONFECCIÓN DE REGLAMENTOS INTERNOS
Los Reglamentos son normas o disposiciones que detallan

procedimientos, deberes y derechos de los trabajadores en una
empresa o socios de una organización, así como las
prohibiciones y penas en desacato a estas normas.
Existen tres aspectos constitutivos en todo reglamento:
• Normativa: normas establecidas para una empresa

• Prohibiciones: prohibiciones establecidas por la empresa
para los trabajadores, pueden ser físicas (no fumar),
sociales (no hablar por celular en horas laborales),
ideológicas (no hablar de política, religión o deporte).
24
• Penas: establece las sanciones que se establecen si no se
cumplen las normas establecidas.
Existen dos tipos de reglamentos
• General (para todos).

• Específico (para cada área).
Cada reglamento contiene una estructura:
• Nombre: hace referencia a la empresa.

• Objetivo: especifica ¿para qué? Se hizo este reglamento.
• Capítulos: conjunto de artículos que están en función de
un área.
• Definiciones: se especifican los significados de cada uno
de los términos utilizados en el reglamento.
• Artículos: descripción de las normas, prohibiciones o pena
relacionado con el tema de los capítulos.
• Legalidad y vigencia: Acuerdo de la Junta Directiva de
cuando se aprobó, período o fecha a partir del cual se rige
la publicación.
• Lugar y fecha: nombre de quienes representan al a
empresa y la autenticación de un abogado.
Ejemplo:
Reglamento Interno sobre el uso de

vehículos
25
de la ASADA ___________________
Los miembros de la Junta Directiva de la ASADA _______________,

en Sesión Ordinaria de fecha: __________.
Considerando:
1. Que la ASADA Santa Fe es propietaria de una motocicleta de

placa #______________
2. Que en vista de lo anterior es necesario establecer políticas
para el uso del mismo.
Acuerdan:
El Reglamento Interno sobre el uso de

vehículos
Definiciones:
Vehículos: todo automotor adquirido y registrado a nombre de

la ASADA Santa Fe.
Fontanero: Empleado contratado por la ASADA, encargado del

área técnica de fontanería.
Conservar: Mantener en buen estado una cosa.
Control: Comprobación, inspección.
Mantenimiento: Conjunto de acciones que se ejecutan para
tener en buen estado de funcionamiento algo.
CAPÍTULO I: NORMAS
ARTÍCULO I
26
Corresponde a la Junta Directiva todo lo relativo al control,
mantenimiento y operación del vehículo. Los costos incluyendo
la regulación que implique el uso del mismo deberán ser
sufragados por la ASADA.
ARTICULO II
Que el vehículo permanecerá dentro de las instalaciones de la
planta física de la ASADA.
ARTICULO III
Que el único responsable del vehículo será el fontanero, una
vez que entre en función de sus labores diarias.
ARTICULO IV
Que en defecto de lo anterior se designará por acuerdo un
segundo responsable del vehículo, quien responderá por el
mismo.
ARTICULO V
Que si por caso especial se usare el vehículo fuera de horario o
por cortesía se autorizara el uso del mismo, en próxima
reunión se presentará la autorización por escrito para el uso del
mismo, la cual deberá estar debidamente firmado por su jefe
inmediato.
ARTICULO VI
Que utilizará el equipo y documentos necesarios por el uso del
vehículo, y que determine el MOPT.
CAPÍTULO II: PROHIBICIONES

ARTICULO I
Queda prohibido utilizar el vehículo en asuntos ajenos para los
que fue designado.
ARTICULO II
27
Queda prohibido el transporte de personas ajenas a la ASADA.
ARTICULO III
Queda prohibido el transporte de dineros por parte del
fontanero en el vehículo, a menos que fuese designado por
escrito a dicha diligencia.
CAPÍTULO III: SANCIONES

ARTICULO I
Si se violentare cualquiera de los anteriores, y se comprobare la

falta, se le aplicará sanción escrita y suspensión de sus labores
de uno a tres días sin goce de salario, hasta un máximo de tres.
ARTICULO II
Después de tres sanciones escritas, la ASADA está facultada al

despido sin responsabilidad patronal.
En fe de lo anterior firmamos conformes en

___________________________, a los __________días del mes de
_______________ del 2008.
3. SANCIONES APLICADAS A LAS ASADAS
El Papel de la Junta Directiva
 Deberá cumplir con las disposiciones legales, técnicas,

administrativas y financieras que la institución defina, para
garantizar la solución de problemas en los servicios de
agua potable
28
 Dirigir con eficacia y eficiencia la administración,
mantenimiento y operación del acueducto Para lograr
garantizar la permanencia del acueducto
 Debe fijarse claramente la responsabilidad de cada uno de

los miembros de la junta directiva
Por lo tanto, está en la obligación y el derecho de aplicar las

sanciones que las regulaciones de la ASADA, les faculta a
realizar en caso de incumplimiento de alguno de sus miembros,
afiliados, trabajadores y abonados por el no cumplimiento de
sus deberes.
Fundamento Jurídico
• Reglamento de las ASADAS.
• Ley de Asociaciones
• Estatutos de las ASADAS
El tema a desarrollar es tan extenso como intrincado, sin

embargo, se expondrán las situaciones más frecuentes
suscitadas tanto en la parte interna como externa de las
ASADAS.
De los Asociados
Los asociados dejarán de pertenecer a la Asociación por las

siguientes causas:
• Por fallecimiento.
• Por renuncia voluntaria.
• Por expulsión acordada por las dos terceras partes de los
presentes a la Asamblea General. Lo anterior se dará por
los siguientes motivos:
• No pago de dos cuotas consecutivas sin causa que lo
justifique.
29
• Conducta inmoral que atente contra el buen nombre de la
Asociación.
•
• Cuando un asociado actúe en nombre de la Asociación sin

estar facultado para ello.
• Uso indebido de los activos económicos y físicos de la
Asociación.
Para lo anterior la Junta Directiva le comunicará por escrito al
afectado los motivos de su expulsión, para que el asociado
prepare su defensa en los siguientes ocho días hábiles; una vez
cumplido el plazo, la Junta convocará de manera inmediata a
Asamblea General, donde el asociado expondrá su defensa y la
misma decidirá definitivamente si es expulsado o no.
De los miembros de Junta Directiva
Podrán ser removidos de su cargo, cuando:
• Ocurran ausencias prolongadas o definitivas.

• Faltare a tres sesiones consecutivas o cinco alternas, sin
causa justificada.
• Se comprobasen faltas o hechos no compatibles con sus
funciones, deberes y responsabilidades.
• Actúe en nombre de la Asociación sin haber sido
comisionado para ello.
• Haga mal uso de los recursos físicos y económicos de la

Asociación.
Otras sanciones se encuentran en la Ley de Asociaciones 218,

contenido en el Material de Capacitación de Marco Legal de
Facio y Cañas.
El AyA podrá asumir la administración de los sistemas de

acueductos, cuando:
30
• No se garantice el servicio público.
• La ASADA propone el traspaso.
• Si el servicio no se brinda de conformidad con los
principios básicos (remítase al Capítulo III del Reglamento
de las ASADAS.)
• En situaciones de emergencia e inminente necesidad. (si
los miembros se declaran incapaces, se retirasen todos lo
miembros de Junta, y si la Asamblea General no logra
constituir una Junta Directiva.).
De las ASADAS
La autoridad reguladora (ARESEP) sancionará cumpliendo con el

procedimiento administrativo previsto en la Ley General de la
Administración Pública con multa de cinco a diez veces el valor
del daño causado que ella determine a quien suministre un
servicio público que incurra en cualquiera de las circunstancias
siguientes:
• Cobro de tarifas, tasas o contribuciones distintos de los

señalados por la Autoridad Reguladora.
• Mantenimiento inadecuado de equipos de trabajo del
servicio público regulado, que ponga en peligro personas o
propiedades.
• Uso fraudulento de bienes y servicios públicos para evadir
el pago a la entidad reguladora.
• Prestación no autorizada del servicio público.
Cuando no sea posible estimar el daño se multara con el monto

de cinco a veinte salarios base.
Todo lo anterior contemplado en el Artículo 38 de la Ley de la
ARESEP.
El incumplimiento a las disposiciones contenidas en el

Reglamento de ASADAS podrán acarrear responsabilidad civil y
penal a los miembros de Junta Directiva,
fiscal y funcionarios de las Asociaciones Administradoras, para
lo que se remitirá al Código Civil, Código Penal y Ley de
Asociaciones. (Art. 35 Inciso 10, Reglamento de ASADAS).
31
4. ELABORACIÓN DE PLANES, CRONOGRAMAS DE

TRABAJO Y PRESUPUESTOS
Debemos recordar que en toda empresa u organización el

planear es parte fundamental del proceso administrativo, es
mediante esta que se proyectan acciones para el logro de los
objetivos de la misma.
Un plan de trabajo debe responder a las siguientes preguntas:
• Que vamos a hacer?

• Cuando lo vamos a hacer?
• Quien lo va a hacer?
• Como lo vamos a hacer?
• Donde lo vamos a hacer?
• Con que recursos lo haremos?
Es importante tener claro qué proyectos realizaremos en el

período de nombramiento, esto se realiza priorizando las
necesidades de la Organización. Establecido lo anterior
realizaremos un cronograma de actividades que vendrá a
responder las preguntas anteriores.
32
En reunión de junta directiva se determinan cuales son las
labores a realizar durante el año siguiente; estas pueden
consistir, en compra de terreno, medidores, materiales de
fontanería, tanque de almacenamiento,
Bombas sumergibles, equipo de cloración, etcétera.
Posteriormente se fijan las fechas en que cada de una se

llevaran a cabo (cronograma de trabajo)
Además la elaboración del plan de trabajo facilita realizar el

informe anual del presidente, pues nos permite resaltar las
metas logradas y pendientes en dicho año de labor
Ejemplo de descripción de actividades, responsable y

plazos de un proyecto:
Tabla 1. Proyecto de construcción y administración de un acueducto rural en
Las Delicias de Los Chiles.
ACTIVIDAD RESPONSABLE/TIPO DE PERIODO DE

APOYO EJECUCIÓN
1. Constitución Legal Comité de Acueducto Las Agosto (asamblea
ASADA Delicias: Convocatoria y realizada) a
organización. diciembre 2008
Proyecto Río Frío: Pago de
servicios notariales
(abogados)
2. Perforación y prueba AyA: maquinaria, personal y Setiembre – octubre
de pozo supervisión. 2008
ASADA Las Delicias: Vigilancia
y seguimiento.
3. Construcción y/o AyA: maquinaria, personal, Febrero 2009

instalación de tanque materiales y supervisión.
ASADA Las Delicias: Mano de
obra y seguimiento.
4. Sanjeo e instalación de AyA: asesoría y supervisión Marzo 2009
tubería técnica.
AyA y Asignaciones
Familiares: compra y
suministro de materiales.
33
obra y seguimiento
Municipalidad de Los Chiles:
Maquinaria (back hoe) y mano
de obra.
Proyecto Río Frío: Apoyo en
combustible y/o materiales
5. Instalación de AyA: asesoría y supervisión Mayo 2009
previstas y medidores técnica.
AyA y Asignaciones
Familiares: compra y
suministro de materiales.
obra y seguimiento
Proyecto Río Frío: Apoyo en
materiales
6. Capacitación legal, Proyecto Río Frío: Pago de A partir de Agosto
administrativa y técnica instructores, asesores y 2008 (ya iniciada)
materiales.
AyA: Materiales (fascículos de
capacitación)
ASADA Las Delicias:
Alimentación y transporte.
7. Mapeo y Proyecto Río Frío: Trabajo de Mayo 2009

georeferenciación de campo y elaboración de
acueductos Mapas
ASADA Las Delicias: Trabajo
de campo
Ejemplo de elaboración de cronograma de actividades

del Plan de trabajo de una ASADA:
Asociación Administradora de
Acueducto Rural de
________________________
PLAN DE TRABAJO 2009

ACTIVIDADES MESES
Ene Feb Mar Ab May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic
34
r
1. Elaboración de proyecto de
financiamiento de ampliación de la red X X
de servicio
2. Búsqueda de fondos y negociación. X X X
3. Celebración de fechas y
X X X
miniproyectos ambientales
4. Reuniones y giras de coordinación

X X X X X X X X X X X X
con AyA y cooperantes
5. Ejecución inicial del proyecto de

X X X X
ampliación de la red de acueducto
6. Elaboración de propuesta de Plan

X
de Trabajo para 2010.
7. Capacitaciones para Junta

X X X X
Directiva y fontaneros
8. Elaboración de informes labores y

X X
contables para asamblea.
9. Asamblea General Ordinaria X
10. Elaboración y presentación de

X X X X
informes ante AyA.
Ejemplo de elaboración de cronograma de actividades

para un trabajo, proyecto o trabajador específico de una
ASADA:
Asociación Administradora de
Acueducto Rural de
________________________
35
CRONOGRAMA
Labores de fontanería 2009

MESES
Ab
ACTIVIDADES Ene Feb Mar r May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic
1. Lavado de tanque. 7 11 13 8 9 11
2. Revisión de fugas. 16 12 11
3.Limpieza área de posos y tanques

6 27 5 7 9 1
,casetas
4.Limpieza y mantenimiento de
2 1 3 3 4 4
medidores internos y externos
5.Limpieza de válvulas en finales de

16 13 13 17 15 12 17 14 18 16 13 12
red
6.Mantenimiento en sistema eléctrico

19 1
en motobombas
7.Pintura en cajas de registro,

9
Hidrantes ,casetas
8. Mantenimiento de cajas de registros 8 6 17
9.Cloración ‫ ٭‬Diaria D D D D D D D D C D D D
10.Mantenimiento de basureros 27
Presupuestos
Este es una forma de planificación económica que permite

visualizar en colones las inversiones esperadas en una
actividad o proyecto específico, o bien durante un período
administrativo (mensual, trimestral, semestral, anual, u otros
períodos)
36
Los presupuestos se elaboran a partir de los precios y costos
de materiales, insumos, honorarios, mano de obra, servicios
públicos u otros (transporte, acarreo,otros)
37
58

I Sesión Aspectos Legales Planificación e Informes I Parte

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I Sesión Aspectos Legales Planificación e Informes I Parte

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ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD BÁSICA PARA ASADAS

ASPECTOS LEGALES, PLANIFICACIÓN Y RENDICIÓN

1. Guía para la legalización de una ASADA: estructura,

2. Guía para la elaboración de los estatutos y del reglamento

3. Funciones y sanciones aplicadas de los miembros de Junta

4. Elaboración de planes , cronogramas de trabajo y

6. Elaboración y presentación de los informes anuales de

7. Declaratoria de utilidad pública de una ASADA y

1. GUÍA PARA LA LEGALIZACIÓN DE UNA ASADA.

Estructura de una ASADA

A continuación se presentan los órganos que constituyen una

Recordemos que una ASADA no es solamente la Junta

Además por la naturaleza y el interés de servicio de estas

La MISIÓN: es el papel o las funciones primordiales que tiene

• Construir, administrar, operar, mantener y

• Aprovechar racionalmente el agua necesaria para el

• Conservar y preservar el recurso hídrico.

La VISIÓN: es lo que a futuro debe lograr la organización para

• Ser autosuficientes en armonía con el ambiente.

• Asegurar a los clientes un servicio eficiente y eficaz

Cada ASADA puede redefinir su propia misión y visión, según

FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA

• Reglamento de las ASADAS.

• Estatutos de las ASADAS

Lo más importante antes de desarrollar el tema es reconocer

“El funcionario de AYA es un servidor público que

Por tanto debemos tener muy presente en nuestras acciones el

“El servidor público será un servidor de los administrados en

En este ámbito es importante no solo llegar rápido al tema que

Funciones de la Junta Directiva:

• Tomar acuerdos necesarios para que la Asociación cumpla

Funciones de los miembros de Junta Directiva:

• Será el representante Judicial y Extrajudicial de la

• Sustituirá al Presidente en sus ausencias temporales, con

• Confeccionará las actas de las reuniones de Asamblea

• Controlar y custodiar los dineros recaudados por la ASADA.

• Ayudar en las tareas que le encomiende la Junta Directiva.

Es un tercer órgano independiente de la Junta Directiva.

• Oír quejas de los asociados y realizar la investigación

DE LAS CONVOCATORIAS Y REALIZACIÓN DE

Para constituir la Asociación

Los participantes que deseen ser miembros de la asociación

• Documentos de identidad al día, original y copia.

La Asamblea tendrá una duración de máximo dos horas y

Asambleas en las ASADAS ya constituidas

Es importante coordinar con la Junta Directiva para que estén

Asamblea Ordinaria para renovar personería y elegir la nueva

Los participantes con derecho a voto deben ser miembros

• La primera convocatoria se realizará con la asistencia de la

Asamblea Anual Ordinaria de medio período de la Junta

La Asamblea tendrá una duración de máximo dos horas y

En las Asambleas Extraordinarias

Cuando se considere necesario la Junta Directiva realizará una

Registro de asistencia a Asambleas

Los asistentes a cualquiera de las asambleas ya sean afiliados,

Fuente: Lic. Jenny Vargas Quesada, Consultora Legal y Estatutos de

Machote de Acta de Asamblea General

CUARTO: cuando se procede a nombrar la nueva Junta Directiva y al fiscal

Y en el cargo de fiscal: _____________________

Sexto para protocolizar en lo conducente la presente acta se comisiona al

Agenda Reunión de Junta Directiva

• Comprobación del quórum

• Lectura y aprobación de la agenda