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Manual de Archivo y Correspondencia

Manual de Archivo y Correspondencia

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Published by: Diego Armando Mendez on Mar 25, 2011
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MANUAL DE ARCHIVO YCORRESPONDENCIA
Versión actualizada
Bogotá, D.C. diciembre de 2005
INS
NSTITUTO ACIONAL DE ALUD
 
 2
C O N T E N I D O
INTRODUCCION 6Estructura de Archivo y Correspondencia 7Secretaría General 7Comité de Archivo 7Grupo de Trabajo 8Funciones del Area de Archivo y Correspondencia 8Misión y ética del responsable del Area de Archivo 9Comunicaciones oficiales 10Presentación y aspectos generales de los escritos administrativos 10Aspectos formales 10Aspectos de fondo 11Escritos administrativos 11Resoluciones 12Descripción de las partes de una resolución 12Autos 12Circular 13Acta 13Comunicaciones internas y externas 13Conceptos 13Oficio 14Memorando 14Nota interna 14Carta personal 14Programa de Gestión Documental 15Gestión Documental 15Fases del Programa de Gestión Documental 15Producción y recepción 15Trámite 15Distribución 15Consulta 16Organización 16Recuperación 16Disposición final 16Conservación total o permanente 16Selección 16Eliminación 16Reprografía 17Microfilmación 17El Area de Correspondencia dentro de los Programas de Gestión Documental 17Servicios del Area de Correspondencia 18Criterios para el registro y la radicación de comunicaciones oficiales 18Registro de las comunicaciones oficiales 18Radicación de las comunicaciones oficiales 18Horario de atención al público 19Precauciones para el manejo de las comunicaciones 19Identificación de sobres o paquetes sospechosos 20Equipo y mobiliario 20Equipos 20Sellos 20
 
 3
Carpetas 20Casilleros 20Conservación documental 21Gestión de correspondencia 21Normalización de la producción documental 21Control de correspondencia 21Conceptos básicos 22Administración documental 22Unidad documental 22Unidad archivística 22Archivo 22Fines de los archivos 22Importancia de los archivos 22Responsabilidad 22Función de los archivos 22Principios de organización 23Principio de orden original 23Documento 23Función de los documentos 23Función de constancia 23Función de comunicación 23Documento de archivo 23Facilitativos o comunes 24Específicos o sustantivos 24Clases y características de los documentos 24Documentos dispositivos 24Documentos testimoniales 24Documentos informativos 24Clasificación de los archivos 24Ciclo vital del documento 25Archivos de gestión 25Archivos centrales 25Archivos históricos 26Fases de la gestión de los documentos 26Primera fase: nacimiento y elaboración de documentos de los archivos de gestión 27Segunda fase: utilización y mantenimiento 27Tercera fase: conservación y eliminación 27Valores de los documentos 27Valoración 27Valoración documental 27Los valores primarios de los archivos administrativos o de gestión 28Valor administrativo 28Valor jurídico 28Valor legal 28Valor fiscal 28Valor contable 28Valor técnico 28Los valores secundarios del archivo histórico 29Tablas de Retención Documental 29Beneficios 30Beneficios para la administración con la elaboración y aplicación de las Tablas deRetención Documental (TRD) 30

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