Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Fecha: Marzo 30 de 2009

REGIONAL SANTANDER
OBSERVATORIO TECNOLOGICO Páginas. 1 de 11

“ISO9001:2008 MÓDULO 4. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DE UN Versión 2

Sistema de Gestión
de la Calidad SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”

Taller Semana 2

TALLER SEMANA 2: METODO KAIZEN Y EL DESPILFARRO

APRENDIZ: NELSON EDUARDO VELANDIA TORRES

EMAIL: argonevt@gmail.com
FECHA: MARZO 20 DE 2011
CODIGO CURSO: 226828

Resultado de Aprendizaje del Taller: Conceptualizar y aplicar los conceptos y principios estudiados en los documentos sugeridos en la
semana 2.

Puntaje máximo a obtener: 60 puntos.

El taller debe ser enviado al Tutor por el link “evidencias”, semana 2, taller semana 2 desde el enlace “ver/completar actividad….”

Descripción del taller

El taller está compuesto por TRES PUNTOS a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre el método Kaizen al
interior de su empresa.

Hemos analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medición y el análisis de las no conformidades y propuesto posibles
soluciones, sin embargo, existen metodología que implementadas adecuadamente contribuyen en disminuir factores de riesgo que potencien
la presencia de problemas, inconformidades o dificultades.

Dentro de las metodologías para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.

El ejercicio que haremos será tratar de reconocer esta metodología con miras a aplicarlo en la empresa donde labora, reconociendo la
importancia de generar un plan de mejora.
 Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Fecha: Marzo 30 de 2009
REGIONAL SANTANDER
OBSERVATORIO TECNOLOGICO Páginas. 2 de 11

“ISO9001:2008 MÓDULO 4. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DE UN Versión 2

Sistema de Gestión
de la Calidad SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”

Taller Semana 2

Para ello desarrolle lo siguiente:

1. Desarrolle el siguiente cuadro en cada uno de sus elementos para 5 tipos de despilfarros identificados en la empresa donde labora.

DESCRIPCIÓN DEL TIPO DE

CAUSA DEL DESPILFARRO PLAN DE MEJORA
DESPILFARRO DESPILFARRO

Elaborar una lista de solicitud de formatos,

Exceso de formatos de
observación de estudiantes
multicopiados
Materiales audiovisuales sin
utilizar
La falta de control sobre la
indicando cantidad, destinación y tiempo de
cantidad de formatos
Sobreproducción almacenamiento de los formatos requeridos.
solicitados por las asesoras
Establecer un procedimiento para la verificación
de grado.
del uso adecuado de los materiales multicopiados.
Realizar un inventario del material audiovisual
existente en la Institución y publicarlo en la sala de
profesores.
El desconocimiento, por parte
Elaborar un procedimiento para compras de
de los docentes, del material
Existencias material educativo, en el cual se especifiquen las
audiovisual que puede ser
características técnicas del material audiovisual,
utilizado en las clases.
que se debe adquirir a fin de evitar compras
innecesarias.

Capacitar a las personas encargadas de la

No se dedica el tiempo, ni los
Desconocimiento de información
recursos necesarios para
clave de la cobertura ofrecida por
investigar los factores de éxito
otras instituciones
de las Instituciones que son
competencia directa
referenciación competitiva, para que comprendan
la importancia de establecer los puntos débiles de
la institución, frente a otras instituciones
prestadoras del servicio educativo.
Esperas
Describir en un procedimiento las oportunidades
de mejora en los procesos de la institución, para
ampliar la cobertura y el posicionamiento en el
mercado de servicios educativos.
 Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Fecha: Marzo 30 de 2009
REGIONAL SANTANDER
OBSERVATORIO TECNOLOGICO Páginas. 3 de 11

“ISO9001:2008 MÓDULO 4. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DE UN Versión 2

Sistema de Gestión
de la Calidad SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”

Taller Semana 2

Se deben elaborar planes de mejora en todas las

Demora en la implementación de
mejoras en los procesos
curriculares
Exceso de actividades
extracurriculares, que implican
más trabajo para los docentes de
la Institución
El deficiente análisis e
interpretación de los
resultados obtenidos en
pruebas internas y externas,
aplicadas a las estudiantes de
la Institución
La programación de
demasiadas actividades en el
cronograma institucional y la
Equilibrio en la
imposición de otras
carga de trabajo
actividades que no estaban
previstas en el mismo
documento.
áreas académicas, estableciendo indicadores de
eficiencia en el desarrollo de los planes
Pérdidas de curriculares, de acuerdo con los resultados de las
tiempo evaluaciones realizadas a las estudiantes.
Levantar acciones preventivas, que favorezcan el
mejoramiento del desempeño académico de las
estudiantes de la Institución.
Debe realizarse una revisión exhaustiva del
cronograma institucional, para determinar las
actividades que verdaderamente agregan valor a
la prestación del servicio educativo y evitar la
improvisación de trabajos extra que impliquen la
desviación del objetivo Institucional de prestar un
servicio educativo de calidad.
 Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Fecha: Marzo 30 de 2009
REGIONAL SANTANDER
OBSERVATORIO TECNOLOGICO Páginas. 4 de 11

“ISO9001:2008 MÓDULO 4. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DE UN Versión 2

Sistema de Gestión
de la Calidad SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”

Taller Semana 2

2. De acuerdo con el siguiente cuadro sobre los principios de las 9 s, por favor mencione como mínimo una acción de cómo usted
aplicaría cada principio a su lugar de trabajo. – especifique con un ejemplo en cada una.

PRINCIPIOS DE LAS 9 S (EJEMPLO CONCEPTUAL)

PRINCIPIOS Nombre japonés Significado Propósito
SEIRI Clasificación Mantener sólo lo necesario
Relación con las cosas SEITON Organización Mantener todo en orden
SEISO Limpieza Mantener todo limpio
SEIKETSU Bienestar personal Cuidar su salud física y mental

Relación con usted SHITSUKE Disciplina Mantener un comportamiento fiable

mismo SHIKARI Constancia Perseverar en los buenos hábitos
SHITSOKOKU Compromiso Ir hasta el final en las tareas

SEISHOO Coordinación Actuar como equipo con los compañeros

Relación con la empresa
SEIDO Estandarización Unificar el trabajo a través de los estándares

CUADRO A DESARROLLAR.
Mencione por lo menos una acción que
PRINCIPIOS Nombre japonés Significado manifieste la aplicación de cada principio de
acuerdo con su significado
Clasificación
La empresa ABC LTDA. Debe hacer una jornada de
SEIRI selección de material e insumos antiguos y verificar su
EJEMPLO posible uso en los productos nuevos, con el fin de
habilitar espacios en la bodega y planta de producción
y disminuir el nivel de inventario obsoleto.
 Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Fecha: Marzo 30 de 2009
REGIONAL SANTANDER
OBSERVATORIO TECNOLOGICO Páginas. 5 de 11

“ISO9001:2008 MÓDULO 4. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DE UN Versión 2

Sistema de Gestión
de la Calidad SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”

Taller Semana 2

En el Colegio Sagrados Corazones, COLSACOR,

debe efectuarse una Jornada de sensibilización con
relación a la forma en la que se clasifican
digitalmente los documentos del Sistema de Gestión
de la Calidad de tal forma que se encuentren
accesibles en cualquier momento, evitando demoras
en la ejecución de los procesos. Además en la
jornada todo el personal debe:
► Escoger y trabajar con un área piloto.
► Analizar y seleccionar los recursos con que
cuenta cada área de acuerdo con sus
SEIRI Clasificación
necesidades y el nivel de utilización diaria.
► Retirar lo inútil, disponiendo de un área
determinada para el descarte e informar a
otros de lo descartado.
► Buscar causas para evitar nuevos
Relación con las cosas acumulamientos.
► Definir tiempos y criterios para guardar
documentos o elementos.
► Seleccionar los elementos de valor para la
memoria de la institución y definir el sitio
para ésta memoria.
Realizar en el COLSACOR un día “S”, donde
Inicialmente se debe seleccionar todo lo que no
sirve o se encuentra en el lugar equivocado y luego
se procede a definir los sitios específicos donde
debe ir cada cosa y se dispone la señalización
SEITON Organización respectiva.

Todo el personal debe involucrarse en la tarea de

describir y descubrir áreas que presentan
obstáculos para el desempeño de los oficios o que
contribuyen al deterioro del ambiente laboral. Así,
 Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Fecha: Marzo 30 de 2009
REGIONAL SANTANDER
OBSERVATORIO TECNOLOGICO Páginas. 6 de 11

“ISO9001:2008 MÓDULO 4. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DE UN Versión 2

Sistema de Gestión
de la Calidad SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”

Taller Semana 2

cada trabajador podrá levantar un informe o acta de

su sitio de trabajo. Allí dará a conocer lo que piensa
que se debería cambiar o mejorar.
Generar un plan de acción, en el COLSACOR, en
cual se trabaje con la comunidad educativa, los
siguientes aspectos:
► Crear normas de aseo, definiendo
responsables por áreas, con participación
de todos los miembros de la comunidad y
entrenar a todos.
► Establecer horarios al final de la jornada
para que los alumnos recojan los papeles,
verifiquen el estado de sus maletines y
loncheras, etc.
► Limpiar los equipos y materiales antes de
SEISO Limpieza guardarlos. Utilizar listas de chequeo para la
limpieza de los equipos que requieren
atención especial.
► Dejar los lugares y equipos como los
encuentra.
► Cuidar que la limpieza no sea superficial,
descubriendo y eliminando las fuentes de
suciedad.
► Incentivar en la comunidad educativa la
búsqueda de la “limpieza interior”, reflejada
en los hábitos, actitudes y palabras.
Estimular el dialogo franco, las relaciones
transparentes y verdaderas.
Practicar como propios los siguientes parámetros
del COLSACOR:
Relación con usted
SEIKETSU Bienestar personal ► Conservar el ambiente limpio y con aspecto
mismo
agradable y saludable.
► Verificar constantemente las condiciones
 Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Fecha: Marzo 30 de 2009
REGIONAL SANTANDER
OBSERVATORIO TECNOLOGICO Páginas. 7 de 11

“ISO9001:2008 MÓDULO 4. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DE UN Versión 2

Sistema de Gestión
de la Calidad SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”

Taller Semana 2

físicas de la institución (iluminación,

ventilación, ruidos).
► Eliminar las fuentes de peligro existentes.
(desechos de construcción, vidrios, objetos
puntiagudos, envases, etc.).
► Eliminar o minimizar los focos de polución
en la institución (ruidos, exceso de
estímulos visuales, contaminación de
alimentos o del agua).
► Pensar positivamente. Esto hace parte de
la higiene mental.
► Estimular un clima interno de confianza,
amistad y solidaridad.
En el COLSACOR, deben observarse las siguientes
actividades:
► Promover en las aulas momentos rápidos
de relajamiento para restaurar el equilibrio
físico y mental (5 minutos entre una clase y
otra).
► Observar el uso adecuado de los
uniformes (tipo y modelo requerido).
SHITSUKE Disciplina
► Promover con las estudiantes conferencias,
actividades grupales, obras teatrales y
actividades artísticas sobre la salud física y
mental con el aporte de los especialistas en
las diferentes disciplinas.
► Difundir material educativo sobre el tema,
utilizar carteleras, dibujos, videos, fotos,
generadas por las estudiantes.
Los educadores del COLSACOR deben elaborar un
plan de trabajo personal que evidencie como:
SHIKARI Constancia
► Eliminar la necesidad del control o presión.
Generando auto inspección y autocontrol.
 Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Fecha: Marzo 30 de 2009
REGIONAL SANTANDER
OBSERVATORIO TECNOLOGICO Páginas. 8 de 11

“ISO9001:2008 MÓDULO 4. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DE UN Versión 2

Sistema de Gestión
de la Calidad SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”

Taller Semana 2

► Facilitar el ambiente ideal para el trabajo

SHITSOKOKU
Relación con la empresa
pedagógico.
► Elevar la previsibilidad y el mejoramiento
continuo de los resultados. Aumentando la
iniciativa.
El COLSACOR realizará un concurso para premiar
a los integrantes de la comunidad educativa, que se
caractericen por:
► Mejorar continuamente los estándares
morales y éticos (crecimiento a nivel
Compromiso
personal y social).
► Desarrollo del espíritu de cooperación y de
trabajo en equipo.
► Ejercitar la cultura ciudadana y respetar a
los demás.
Se elaborará un procedimiento en el COLSACOR,
que dé cuenta de cómo se puede:
► Entender y compartir la Misión y Valores de
la institución.
► Reconocer el valor individual de las
personas y promover el trabajo en equipo.
► Definir y compartir con la comunidad
educativa el reglamento interno de la
SEISHOO Coordinación institución y los estándares básicos
adoptados.
► Desarrollar en forma participativa normas y
estándares simples y aplicables. Educar y
entrenar para que se utilicen. Actualizarlos
cuando sea necesario.
► Mejorar el sistema de comunicación interna
y externa de la institucional (periódico,
murales, carteleras, reuniones entre los
 Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Fecha: Marzo 30 de 2009
REGIONAL SANTANDER
OBSERVATORIO TECNOLOGICO Páginas. 9 de 11

“ISO9001:2008 MÓDULO 4. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DE UN Versión 2

Sistema de Gestión
de la Calidad SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”

Taller Semana 2

miembros de la comunidad educativa,

intercambio con otras instituciones y
presentación de trabajos escolares).
La política de Calidad promueve el establecimiento
de normas, reglamentos y procedimientos que
indican cómo hacer ciertas cosas, para lograr un
ambiente adecuado de trabajo en el COLSACOR.

La estandarización está íntimamente ligada con el

desarrollo de la autodisciplina si se tiene en cuenta
que los esfuerzos de mejoramiento del ambiente y
de los resultados de los procesos deben ser
perdurables. Al revisar las mejoras del ambiente de
trabajo y de los indicadores de resultados de
procesos todos deben actuar al mismo tiempo,
coordinadamente. Con los mismos propósitos para
lograr las metas propuestas.
SEIDO Estandarización
A través del ejemplo o con la conducta propia de
quien dirige, se pueden divulgar nuevos hábitos. A
la vez que se coordinan esfuerzos y acciones para
que el proceso sea permanente. Lo anterior se
puede lograr mediante la creación de normas o
acuerdos. Con ellas se garantiza el sostenimiento
de los logros alcanzados.

Para alcanzar el éxito de esta metodología, se debe

tener en cuenta lo siguiente:

► Todo el personal del COLSACOR debe conocer

y tener acceso a la información referente a las
disposiciones, normas y nuevos rumbos que
tomará la organización.
 Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Fecha: Marzo 30 de 2009
REGIONAL SANTANDER
OBSERVATORIO TECNOLOGICO Páginas. 10 de 11

“ISO9001:2008 MÓDULO 4. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DE UN Versión 2

Sistema de Gestión
de la Calidad SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”

Taller Semana 2

► Para que el interés sea comunitario, y se

convierta en impulso diario, se deben crear
buenos canales de comunicación.
► Procurar el cumplimiento de los procedimientos
reglamentarios, los estándares y las normas
creadas por la organización.

3. Observe los videos sobre las 5s – ubicados en el link de “materiales de estudio” – enlaces externos semana 2. – Comente como podría
implementar de forma global esta metodología en la empresa donde labora.

La implementación de las 5s se puede lograr en una Institución Educativa, siguiendo el Ciclo PHVA así:

► (P) Sensibilización y Compromiso de la Dirección.

► (P) Creación de un equipo líder del programa.
► (P) Diagnóstico y registro de la situación actual de la Institución.
► (P) Elaboración de un Plan de Acción.
► (H) Educación y entrenamiento para los participantes.
► (H) Ejecución del Plan de Acción.
► (V) Verificación de la implementación del Plan de Acción.
► (A) Cierre de Ciclos y Acciones Correctivas, cuando sea necesario.

Teniendo en cuenta que se debe tener como mínimo:

► Compromiso del Grupo Directivo.

► Comenzar las 5s con capacitación para todo el personal.
► Involucrar a toda la Comunidad Educativa.
► Desarrollar las 5s en forma amigable.
► Construir un Plan de Acción para cada ciclo, definir indicadores y hacer seguimiento permanente.
► Repetir el ciclo con un estándar cada vez más alto.
 Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Fecha: Marzo 30 de 2009
REGIONAL SANTANDER
OBSERVATORIO TECNOLOGICO Páginas. 11 de 11

“ISO9001:2008 MÓDULO 4. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DE UN Versión 2

Sistema de Gestión
de la Calidad SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”

Taller Semana 2

4. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo del presente taller.

1. Pude aplicar los conceptos obtenidos a través del taller y las lecturas complementarias para:

 Conocer los principales aspectos del método Kaizen y sus beneficios.

 Identificar las ventajas y beneficios de la aplicación de metodologías como el Kaizen y las 9s al interior de las organizaciones y
aplicarlas en las Instituciones en las que laboro actualmente.
 Conocer y manejar el lenguaje propio de la calidad según la normatividad ISO 9000.

2. La implementación de metodologías de organización y sensibilización hacia el mejoramiento continúo, permiten elevar los estándares de
eficacia y eficiencia en una Institución Educativa.

3. La realización de actividades de organización según los parámetros del Kaizen y las 9s facilitan el mejoramiento de la estructura
empresarial y el fortalecimiento del proyecto de vida personal de los empleados, al introducir cambios significativos en su modo de concebir el
trabajo como parte integral de su desarrollo personal y social.

Muchas Gracias!!!