Moutlaan 257523 MC Enschedewww.gridd.nl

DE APP STORE VAN DE ORGANISATIE

Hoe een app store helpt om effectief samen te werken

Robert Slagter en Robin KwakmanMaart 2011

Voor effectief samenwerken, zeker met mensenbuiten je eigen organisatie, is het essentieel dejuiste kanalen te gebruiken. Echter, door degangbare IT processen en inrichting hebbenmedewerkers maar een beperkte kanaalkeuze.Hierdoor komt het uiteindelijk vaak toch aan ope-mail en telefonie. Dat terwijl de medewerkersthuis een breder palet aan kanalen tot hunbeschikking hebben om in contact te blijven met anderen. In dit whitepaper beschrijven we hoehet model dat thuis werkt, de App Store, ook ineen zakelijke context zijn vruchten afwerpt.

Bottleneck bij IT processen

Een complexiteit bij het samenwerken overorganisatiegrenzen is dat elke organisatie zijneigen kanalen en standaarden hanteert metbetrekking tot applicaties. Binnen grotereorganisaties wordt vaak een selectie van tools

aangeboden (“

one size fits all

”

) vanuit denoodzaak van beheersbaarheid en beveiliging.Deze IT-aanpak biedt medewerkers niet devrijheid om dat kanaal te kiezen dat het bestepast bij hun doel. Tegelijkertijd weten we uit deMedia Richness Theory (Daft en Lengel, 1986)dat verschillende doelen vragen omverschillende media. Bij samenwerking zijnzulke doelen bijvoorbeeld:-

Weten waar je teamgenoten aan werken-

Weten wanneer een opdracht af moet zijn-

Een expert vinden op een specifiek gebied-

Op de hoogte blijven wat er besloten isEen belangrijke trend op het gebied van onlinesamenwerken is het gebruik van cloudapplicaties: applicaties waarbij de dienst en dedata op het internet staan en gebruikers dusaltijd en overal aan de slag kunnen. Echter, veelcloud applicaties om samen te werken(bijvoorbeeld Google Docs, Dropbox enBasecamp) zijn in traditionele IT organisatiesniet beschikbaar. Veel IT beheerders zien hetgebruik van applicaties uit de cloud alsgevaarlijk, omdat ze weinig tot geen griphebben op de beveiliging, op de toegang en opde opslag van data. Deze motieven zullen dekomende tijd waarschijnlijk niet veranderen.

Hybride cloudservices

Toch is cloud computing een te belangrijketrend om te negeren. Een oplossing die de ITafdeling tegemoet komt, zijn applicaties diewerken

in de zogeheten “hybride cloud”.

Bijhybride cloud computing maak je gebruik vancloud diensten, maar heb je ook een serverbinnen je firewall staan waardoor je gevoeligedata intern kunt beheren.

Figuur 1: Combinatie private cloud en public cloud

Zo kan een projectteam een gezamenlijkeprojectomgeving gebruiken, waarvan de databinnen de firewall opgeslagen is, maar die ookbereikbaar is voor geautoriseerde gebruikersbuiten de firewall. Ondertussen kunnen mensenbuiten de firewall zelf natuurlijk ook gewoonprojectomgevingen opzetten en gebruiken, alwordt die data wel in de publieke cloudopgeslagen.Het concept van hybride cloud computingwordt steeds populairder en zal in 2011 nogbelangrijker worden. De eerste voorbeelden zijner al.HP, Microsoft, IBMenJivewerken aan diensten die zowel binnen de firewall als in decloud draaien (Hulsman, 2011; Orenstein, 2010;Sotomayor, Montero, Llorente & Foster, 2009).Tot voor kort was identificatie en autorisatievan interne en externe gebruikers van hybridecloud oplossingen nog een probleem, maar metde komst van standaarden als Open Social(2011) is ook dat opgelost.

Een probleem is echter nog wel dat dezehybride applicaties onoverzichtelijk verspreidzijn. Terwijl medewerkers baat hebben bijtoepassingen die ze in staat stellen om simpel,snel en doeltreffend samen te werken. Daarommoeten we de volgende vraag stellen:

Hoe stellen we medewerkers in staat omeenvoudig het kanaal te kiezen dat het bestepast bij hun doel en zorgen we tegelijkertijd voor een beheersbare oplossing?

Een App Store voor organisaties

De oplossing voor organisaties die wel devoordelen van Cloud Computing willen, maarook grip willen houden op eigen data is eenplatform dat deze werelden verbindt: een AppStore voor organisaties. Met dit platformbepalen medewerkers zelf welk kanaal zeinzetten, afhankelijk van de situatie. Dezetechnische oplossing zorgt voor eengebruiksvriendelijk jasje over de beschikbarehybride cloud oplossingen.In onze visie zijn applicaties uit de App Storetypisch hybride cloud applicaties. Daarbij biedtde App Store snel en eenvoudig toegang tot eenbreed scala aan applicaties. Deze aanpak vanApps en een Apps Store is bekend gewordendoor de versie van Apple, waar ruim 400.000Apps beschikbaar zijn. Deze Apps zijn met ééndruk op de knop te installeren, wat in het gevalvan Apple al meer dan 10 miljard keer gebeurdis. Een dergelijke App Store kan ook ingezetworden binnen een organisatie.

Hoe werkt zo’n App Store?

Bij een App Store volgens het hybride cloudmodel blijven de kerntaken van de IT afdelinghetzelfde: zorgen voor beheersbaarheid enbeveiliging. De IT afdeling zal moeten bepalenwelke Apps ze toestaan binnen de corporateApp Store. De App Store zelf bestaat uit eenplatform en applicaties. In het platform regel jebeveiliging en beheersbaarheid, maar ookandere essentiële aspecten zoals de opslag vandata, updates, back ups en het zoeken oververschillende applicaties heen. Als IT afdelinghoud je hier het overzicht over de tools.

Figuur 2: Tools en services in het platform

Het idee van een App Store is niet nieuw, maardat is juist een pluspunt. Het idee is inmiddelsingeburgerd. Het gebruikersgemak dat mensenal ervaren hebben, helpt zowel IT managers alsmedewerkers over de streep om deze oplossinguit te proberen.

Voorbeeld: Socialcast

In de App Store voor de organisatie zijn in onzevisie vooral applicaties beschikbaar die deels inde cloud draaien, maar ook binnen de firewalleen evenknie hebben. Socialcast is hier eenvoorbeeld van. Socialcast is een applicatie diemedewerkers op de hoogte houdt vanactiviteiten van anderen, waarbij de ontvangerde regie heeft: de ontvanger bepaalt welkeberichten van welke mensen hij wel of niet wilzien. Een soort combinatie van Twitter en

automatische berichten als “René heeft zojuist

een nieuwe versie van de corporate presentatie

online gezet”.

Socialcast is een gratis dienst en draait standaardin de cloud, maar bedrijven kunnen er ook voorkiezen om hun data intern te hosten (tegenbetaling) om volledige controle en beveiliging uitte kunnen oefenen.