Laporan Pendahuluan

LAPORAN PENDAHULUAN
PENGEMBANGAN PANGKALAN
DATA PENDIDIKAN TINGGI
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
Perioda : 6 Oktober 2009
Nomor Dokumen
DIKTI-PDPT.PRJ.LAP.01.PIS.10.09
DIREKTORAT JENDERAL
Revisi - PENDIDIKAN TINGGI
Lembar Pengesahan
Tanda Tangan :
Disiapkan Oleh:
{ Nama
Posisi
:
:
…………………………………………………………
Tanda Tangan :
Diperiksa Oleh :
{ Nama
Posisi
:
:
…………………………………………………………
Tanda Tangan :
Disetujui Oleh :
{ Nama : ………………………………………………………..
Posisi :
ii
Daftar Perubahan
Revisi Deskripsi
iii
Daftar Isi
LEMBAR PENGESAHAN........................................................................................................................... II
DAFTAR PERUBAHAN ............................................................................................................................ III
DAFTAR ISI ............................................................................................................................................ IV
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................................................. VI
PENDAHULUAN ....................................................................................... 7
1.1 LATAR BELAKANG ......................................................................................................................... 7
1.2 MAKSUD DAN TUJUAN ................................................................................................................. 9
1.3 SASARAN .................................................................................................................................... 10
1.4 LINGKUP PEKERJAAN .................................................................................................................. 10
1.5 SPESIFIKASI PEKERJAAN .............................................................................................................. 16
1.5.1 Penyempurnaan Data Dictionary dan Perancangan serta Implementasi Modul KPI Ditjen
DIKTI......................................................................................................................................... 16
1.5.2 Pengembangan Database Terpusat ......................................................................................... 17
1.6 JADWAL DAN STATUS PEKERJAAN .............................................................................................. 18
1.7 SISTEM DOKUMENTASI ............................................................................................................... 20
PENDEKATAN METODOLOGI ................................................................. 22

2.1 METODOLOGI SURVEI DAN ANALISIS .......................................................................................... 23
2.2 METODOLOGI PENGEMBANGAN DATABASE ............................................................................... 24
2.3 METODOLOGI PENDEKATAN IMPLEMENTASI BUSINESS INTELLIGENCE [BI] ................................ 27
2.4 METODOLOGI PERANCANGAN SISTEM ....................................................................................... 29
2.5 METODOLOGI PENGEMBANGAN................................................................................................. 34
2.6 METODOLOGI PENGUJIAN INTERNAL SISTEM ............................................................................. 36
2.7 METODOLOGI IMPLEMENTASI SISTEM ........................................................................................ 37
2.8 METODOLOGI PELATIHAN DAN PEMBEKALAN ............................................................................ 41
2.9 METODOLOGI PEMELIHARAAN DAN SUPPORT SYSTEM .............................................................. 43
GAMBARAN UMUM PANGKALAN DATA PENDIDIKAN TINGGI ............... 46

3.1 ARSITEKTUR PENGEMBANGAN BUSINESS INTELLIGENCE [BI]...................................................... 46
3.2 ELEMEN-ELEMEN PENGEMBANGAN PANGKALAN DATA DALAM BUSINESS INTELLIGENCE ......... 47
3.2.1 Data Warehouse ...................................................................................................................... 47
3.2.2 Data Mining.............................................................................................................................. 49
3.2.3 OLAP (Online Analytical Processing)......................................................................................... 50
3.3 ARSITEKTUR SISTEM APLIKASI..................................................................................................... 52
iv
3.4 SITE MAP FUNGSI PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI .......................................................... 54
3.5 PLATFORM APLIKASI ................................................................................................................... 56
3.6 SIKLUS MANAJEMEN PEMBANGUNAN PENDIDIKAN TINGGI ....................................................... 58
PERSIAPAN PELAKSANAAN PEKERJAAN................................................. 59

4.1 RENCANA KERJA ......................................................................................................................... 59
4.2 ORGANISASI PELAKSANA PEKERJAAN ......................................................................................... 61
4.3 MANAJEMEN PELAKSANAAN PEKERJAAN ................................................................................... 64
4.3.1 Mekanisme Komunikasi............................................................................................................ 64
4.3.2 Manajemen Risiko .................................................................................................................... 65
4.3.3 Manajemen Perubahan ............................................................................................................ 66
4.4 MOBILISASI TIM SURVEY ............................................................................................................. 67
PELAKSANAAN SURVEY DAN RENCANA TINDAK LANJUT ....................... 68

5.1 TAHAPAN DAN RUANG LINGKUP SURVEY PENDAHULUAN ......................................................... 68
5.1.1 PERSIAPAN – KICKOFF MEETING (Project Planning & Organization) ....................................... 68
5.1.2 ANALISA KEBUTUHAN BISNIS (Business Requirement Analysis – Define System) .................... 69
5.2 HASIL SURVEY ............................................................................................................................. 71
5.2.1 Dokumen Literatur ................................................................................................................... 71
5.2.2 Analisis Awal Kebutuhan Sistem .............................................................................................. 72
5.2.2.1 User Requirement ........................................................................................................................ 72
5.2.2.2 Dokumen Spesifikasi Database EPSBED .............................................................................. 72
5.2.2.3 Data Dictionary ............................................................................................................................. 73
5.2.2.4 Data Awal KPI Pengelolaan Perguruan Tinggi ..................................................................... 73
5.3 RENCANA TINDAK LANJUT .......................................................................................................... 73
LAMPIRAN ............................................................................................ 74
1. Lampiran 1. User Requirement .................................................................................................... 74
2. Lampiran 2 Spesifikasi database EPSBED ................................................................................... 74
3. Lampiran 3 Data Dictionary........................................................................................................ 74
4. Lampiran 4. KPI Perguruan Tinggi ............................................................................................... 74
v
Daftar Gambar
Gambar 1. Kerangka Kerja Proses Bisnis .............................................................................................................. 23

Gambar 2. Pengembangan Data Model ................................................................................................................. 26
Gambar 3. Metodologi Pengembangan.................................................................................................................. 34
Gambar 4. Arsitektur Pengembangan Business Intelegence ........................................................................ 47
Gambar 5. Implementasi Data Warehouse .......................................................................................................... 48
Gambar 6. OLAP Dalam Business Intelligence .................................................................................................. 51
Gambar 7. Arsitektur Aplikasi & Database Ditjen DIKTI................................................................................. 53
Gambar 8. Site Map konfigurasi Fungsi Sistem Informasi Pangkalan Data Pendidkan Tinggi
Ditjen DIKTI Departemen Pindidikan Nasional ........................................................................... 54
Gambar 9. Solusi Platform Sistem............................................................................................................................ 56
Gambar 10. Siklus Manajemen Pembangunan Pendidikan Tinggi Nasional........................................... 58
Gambar 11. Tahapan Pelaksanaan pekerjaan .................................................................................................... 59
Gambar 12. Struktur Organisasi Pelaksana Pekerjaan .................................................................................... 63
vi
1
Pendahuluan
Bagian awal dari Laporan ini menjelaskan mengenai informasi pendahuluan dan
kilasan proyek.
1.1 LATAR BELAKANG
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen DIKTI) adalah salah satu direktorat
dalam Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas). Direktorat ini mempunyai
peranan untuk mengayomi institusi-institusi pendidikan tinggi, terutama dalam hal
pengembangan kapabilitas pendidikan tinggi. Hal ini dilakukan dengan cara
menyiapkan suatu tata kelola institusi yang berkualitas dan akuntabel, untuk
mendorong inovasi dan keunggulan dalam pendidikan tinggi di Indonesia.
Ditjen DIKTI memerlukan data dan informasi yang berkaitan dengan pendidikan
tinggi-pendidikan tinggi di Indonesia, baik itu supply ataupun demand. Data dan
informasi ini dibutuhkan dalam rangka untuk menentukan kebijakan-kebijakan. Oleh
karena itu, Ditjen DIKTI mengintegrasikan data dan informasi tersebut. Dengan
adanya integrasi data dan informasi, Ditjen DIKTI dapat mengevaluasi standard dan
kebijakan yang telah dikeluarkan dari laporan-laporan tersebut serta data-data yang
terintegrasi didalamnya. Kebutuhan akan akurasi dan integritas data serta informasi,
yang menjadi dasar analisa untuk pembuatan kebijakan-kebijakan Pendidikan Tinggi,
telah menjadi alasan yang mendasar dari kegiatan ini.
Sebagai salah satu simpul utama dalam siklus MANAJEMEN PENDIDIKAN TINGGI
NASIONAL, Ditjen DIKTI memerlukan suatu instrumen yang kuat untuk mendapatkan
informasi yang akan digunakan dalam pengembangan kebijakan. Ditjen DIKTI juga
memerlukan interaksi dengan simpul utama lainnya dalam siklus manajemen
Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI 7

pendidikan tinggi yang berperan sebagai penjamin kualitas institusi pendidikan tinggi,
yaitu BAN-PT.
Dalam rangka implementasi kebijakan integrasi informasi Pendidikan Tinggi, maka

diperlukan pengembangan Data Dictionary yang akan mendefinisikan data yang ada di
dalam siklus manajemen pendidikan tinggi, baik internal Ditjen DIKTI maupun entitas
lain yang terkait.
Ditjen DIKTI telah melakukan pengembangan tahap awal dari Data Dictionary tersebut
yang akan menjadi dasar untuk pengembangan Data Dictionary lanjutan.
Pengembangan lanjutan Data Dictionary ini dilakukan untuk melengkapi kekurangan-
kekurangan yang ada pada pengembangan Data Dictionary tahap sebelumnya.
Selain itu juga diperlukan pengembangan proses bisnis dan aliran data pada Ditjen
DIKTI khususnya dan pada siklus manajemen pendidikan tinggi secara umum, untuk
menjamin proses integrasi tersebut berjalan. Integrasi data dan informasi tersebut
diwujudkan dengan pengembangan Database Terpusat dan modul master data, baik
internal Ditjen DIKTI maupun entitas lain yang terkait. Acuan utama Database
terpusat adalah dokumen Data Dictionary dan Proses Bisnis.
Adapun visi dan misi yang diemban Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi adalah
sebagai berikut:
VISI
Menyediakan sumberdaya manusia dengan keunggulan kompetitif bangsa di
percaturan Internasional
MISI
• Perluasan dan pemerataan hak akses.
• Peningkatan mutu, relevansi dan daya saing.
• Penguatan tata kelola dan akuntabilitas pendidikan tinggi nasional.
Tugas dan Fungsi
Tugas merumuskan dan melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis

bidang pendidikan tinggi, dengan fungsi sebagai berikut :

1. Penyiapan perumusan kebijakan departemen di bidang pendidikan
tinggi,
2. Pelaksanaan kebijakan di bidang pendidikan tinggi;
3. Penyusunan standard, norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang
pendidikan tinggi;
4. Pembinaan dan pengembangan pendidikan tinggi sesuai
perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni,
5. Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang pendidikan tinggi,
6. Pelaksanaan urusan administrasi Direktorat Jenderal.
Dengan tugas dan fungsi disebutkan di atas, jelas bahwa efektifitas dan efisien
pendidikan tinggi dalam rangka peningkatan mutu pendidikan tinggi di Indonesia
menjadi tanggung jawab dan wewenang Ditjen Dikti.
Di dalam Laporan Pendahuluan ini, akan memuat usulan, project team, metodologi dan
ruang lingkup pekerjaan serta kesepahaman pelaksanaan pekerjaan atas hasil kickoff
meeting dalam menyelesaikan pekerjaan ini dan survei pendahuluan yang meliputi
preliminary business process dan spesifikasi akhir sistem
1.2 MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dan tujuan dari kegiatan ini adalah :
1. Mendefinisikan dan mencari kesepadanan data yang ada di internal Ditjen

DIKTI dan entitas lainnya di siklus manajemen pendidikan tinggi, seperti
BAN-PT, Kopertis dan PSP (Pusat Statistik Pendidikan) Balitbang.
2. Menjamin integritas dan konsistensi antara data yang berasal dari Ditjen
DIKTI maupun entitas lainnya di siklus manajemen pendidikan tinggi.
3. Mendefinisikan dan mengklarifikasi proses bisnis masing-masing entitas di

dalam siklus manajemen pendidikan tinggi serta menjamin aliran data
yang komprehensif dari dan ke Ditjen DIKTI dan entitas pendidikan tinggi
lainnya.

4. Merancang dan mengimplementasikan Database terpusat Ditjen DIKTI.
5. Menghasilkan informasi yang komprehensif serta menjamin integritas,

kosistensi serta validitas data yang pada umumnya berasal dari database
Ditjen DIKTI yang memiliki struktur, platform, teknologi, dan produk
database yang berbeda.
1.3 SASARAN
Sasaran yang hendak dicapai dalam pelaksanaan pekerjaan ini adalah sebagai berikut:
“Mengembangkan sebuah Pangkalan Data Pendidikan Tinggi yang lengkap,
akurat, real time, interaktif, menarik, terintegrasi dan mudah diakses“.
1.4 LINGKUP PEKERJAAN
Pengembangan Pangkalan Data Pendidkan Tinnggi Direktorat Jenderal Pendidikan

Tinggi Departemen Pendidikan Nasional yang dibangun memiliki fasilitas lengkap
untuk menunjang proses pengelolaan dan informasi Ditjen DIKTI. Disamping itu
fasilitas yang dimiliki dapat mampu menunjang proses pada tingkat operator sampai
dengan tingkat eksekutif yang membutuhkan alat bantu dalam menganalisa informasi
untuk pengambilan keputusan yang tepat.
Ruang lingkup atau batasan pekerjaan sesuai dengan maksud, tujuan dan sasaran
diatas dengan pertimbangan sebagai berikut :
A. Persyaratan Umum :
1. Sistem yang dirancang memiliki spesifikasi sebagai berikut :

a. Menggunakan Konsep Open System
b. Berbasis Relational Database Management System (RDBMS)

c. Sofware pembangunan sistem aplikasi dan tools yang digunakan
untuk pembangunan dan pengembangan aplkasi.
d. Memiliki prosedur backup dan recovery secara otomatis
e. Database hasil imput user dapat di query dan sort unutk kepentingan
pelaporan tertentu dan tersedia interface untuk melakukan query
dimaksud.
2. Sistem yang dibangun harus dapat menerapkan security system yang

bekerja pada tiga level, yaitu :
a. Level Operating System
b. Level Database
c. Level Aplikasi
Yang dapat diterapkan sampai dengan fungsi modul, atau submodul dan
juga dapat diterapkan ke user atau group user.
3. Aplikasi yang dibangun berbasis web yang dirancang dengan platform open
source dengan berbagai tingkatan akses user sesuai dengan
kewenangannya, antara lain : administrator, operator, pimpinan, pemohon
dan user atau pengguna lainnya.
4. Aplikasi yang dibangun dapat dijalankan pada platform OS Windows server.

XP, Vista atau Linux, Database RDBMS dan script pemrograman yang
berorientasi object, sehingga mampu menangani dan mengelola data.
5. Membangun perangkat lunak sistem yang telah dirancang secara terpusat

dan ditempatkan di Data Center.
6. Aplikasi yang dibangun dapat diakses secara terbatas melalui jaringan

internet dan jaringan lokal (LAN) dengan menggunakan browser internet.
7. Aplikasi yang dibangun harus user fiendly dengan interface berbasis

Graphical User Interface (GUI)
8. Aplikasi dibangun dengan pendekatan metodologi ”Software Engineering”

yang baik.

B. Kajian Sistem (Data dan Informasi)
1. Assessment Existing Aplikasi (legacy system) dan data yang dibutuhkan di

Ditjen DIKTI namun belum memiliki aplikasi (DIKTI Transactional
Application). Kegiatan ini mencakup survei dan wawancara ke :
a. Masing-masing direktorat Di Ditjen DIKTI
b. PSP Balitbang.
c. BAN-PT
d. Kopertis.
e. Sample minimal dua PTN / PTS
2. Melaksanaan telaah terhadap organisasi serta tugas pokok dan fungsi yang
terkait dengan mekanisme / siklus manajemen pendidkan tinggi di Ditjen
DIKTI. Dan Inventarisasi lembaga lain yang relevan.
3. Melakukan Survei inventarisasi data dan informasi, serta kebutuhan sistem

yang terintegrasi kebutuhan Ditjen DIKTI dari seluruh sumber informasi (on
field and on data center), agar mampu memahami permasalahan yang
muncul dan mendefinisikannya secara rinci, menentukan tujuan pembuatan
sistem dan mendifinisikan kendala-kendalanya.
4. Formulasi sistem informasi dengan menganalisa permasalahan secara

mendalam yang terkait dengan penyusunan database, sehingga mampu
untuk dijadikan dokumen arsitektur atau desain struktur database.
5. Perencanaan infrastruktur jaringan pendukung sistem
6. Pengembangan aliran data elektronik terstruktur.
C. Penyempurnaan Data Dictionary dan Penyusunan Proses Bisnis

Pengelolaan Pendidikan Tinggi [DIKTI]
Kegiatan Penyempurnaan Data Dictionary dan Penyusunan Proses Bisnis

Pengelolaan Pendidikan Tinggi DIKTI ini meliputi :
i. Penyempurnaan Data Dictionary
ii. Penyusunan Proses Bisnis Pengelolaan Pendidikan Tinggi DIKTI

III.1. Penyempurnaan Data Dictionary
1. Penyempurnaan Data Dictionary ini merupakan lanjutan dari
pekerjaan Pengembangan Data Dictionary yang telah dilakukan
sebelumnya.
2. Data Dictionary mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai
berikut :
a. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan data dalam
DFD (Data Flow Diagram)
b. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui
aliran.
c. Mendeskripsikan komposisi penympanan data
d. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi
penyimpanan dan aliran
e. Mendeskripsikan hubungan detil antara penyimpanan yang
akan menjadi titik perhatian dalam entity relationship diagram
(ERD)
3. Penyempurnaan DFD yang telah dikembangkan sebelumnya tentang
kebutuhan data untuk siklus manajemen pendidikan tinggi
4. Rancangan ERD dari Database Terpusat dengan Normalisasi yang
mengacu pada Data Dictionary yang telah didefinisikan.
5. Pengembangan Data Dictionary ini harus meninjau aplikasi
pengelolaan data pendidikan, termasuk Padati Web dan Dapodik.
III.2. Rancangan dan Implementasi Modul KPI DIKTI

1) Proses Bisnis yang dikembangkan mencakup beberapa proses
penentuan kebijakan di internal Ditjen DIKTI dan harus
memperhatikan interaksi ditjen DIKTI dengan entitas lainya (seperti :
BAN-PT, KAP, Satker, Balitbang, Koperties, PTN/PTS, masyarakat
pengguna, dll)
2) Proses bisnis yang dikembangkan harus mengakomudasi
pengumpulan/penyebaran data/informasi yang telah didefinisikan dan
tidak terbatas pada Data Dictionary.

D. Pengembangan Database Terpusat
Kegiatan Pengembangan Database Terpusat meliputi :
i. Pengembangan Database Terpusat.

ii. Migrasi dari data Legacy Application
Kegiatan rinci berdasarkan kebutuhan fungsional sebagai berikut :
1) Pembangunan dan Pengembangan database terpusat harus berdasarkan
pada Data Dictionary yang dimiliki Ditjen DIKTI.
2) Pembangunan dan Pengembangan Database Terpusat mencakup paket
Business Intelligence, Data Warehouse, dan OLAP (Online Analitycal
Processing)
3) Sistem yang dibangun harus mengakomudasi sistem yang sudah berjalan
selama ini, baik dari segi entri data maupun pelaporan.
E. Entry Data / Migrate Data, Pengumpulan data dan informasi,;
1. Melakukan Collecting Data baik yang struktural basis data dan non
struktural basis data.
2. Melakukan migrasi data dari Legacy Application
a. Pemindahan data yang telah didefinisikan pada data dictionary,
sekurang-kurangnya data yang berada pada Database Ditjen DIKTI
terdahulu ke Database Terpusat.
b. Transfer data diantara tipe dan format yang lama ke tipe dan format
yang sesuai dengan arsitektur integrasi informasi.
c. Perencanaan, ekstraksi, cleansing, load dan verifikasi.
3. Melakukan pemasukan data (entry data), untuk data yang belum

berstruktur.
F. Instalasi, Set up dan Implementasi Hadware, Software, Jaringan dan

Aplikasi
1) Memasang dan membentuk (setting) parameter untuk operasi aplikasi

sesuai dengan kebutuhan.
2) Instalasi Software pendukung

3) Instalasi dan konfigurasi infrastruktur perangkat keras dan jaringan sesuai
kebutuhan sistem yang terintegrasi.
4) Instalasi dan Tuning Database di Platform Linux.
G. Uji Coba dan Penyempurnaan (Finalisasi)
1. Melakukan Skenario Based Testing, berdasarkan Kebutuhan informasi

(information requirenment)
2. Conduc System dan Complate System Testing
H. Pelatihan, Sosialisasi dan Asistensi Implementasi aplikasi.
1. Melakukan Pelatihan bagi Trainer
2. Melakukan pelatihan teknis pemeliharaan aplikasi dan database kepada

administrator.
3. Melakukan pelatihan operasional kepada staff / operator di Ditjen DIKTI,

sesuai dengan modul aplikasi.
4. Melakukan pelatihan yang berhubungan dengan Development Tools yang

digunakan kepada staf TI.
I. Pembuatan Dokumen dan Laporan :
1. Laporan sepanjang pelaksanaan proyek
a. laporan Pendahuluan
b. Laporan Tengah
c. Laporan Akhir
d. Catatan Pertemuan / Risalah Rapat
2. Dukumen Teknis Sistem Aplikasi :
a. Dokumen Spesifikasi Kebutahan Sistem dan Rancangan Sistem
b. Dokumen Pengujian dan Materi Uji
c. User Manual untuk User, Admin dan Programmer
d. Source Code dan RDBMS

3. Handout Training
4. Soft Copy dalam bentuk CD dan Hard Copy
J. Pendampingan dan Pemeliharaan selama 24 bulan.
K. Pembelian Piranti Lunak / Software Pendukung yang dipersyaratkan
L. Project Management
Melakukan koordinasi, pengendalian, diskusi dan pembahasan dengan tim teknis

serta menjalankan tahapan kerja sesuai dengan rencana kerja yang telah disusun.
1.5 SPESIFIKASI PEKERJAAN
Adapun spesifikasi pekerjaan dapat dijabarkan sebagai berikut :
1.5.1 Penyempurnaan Data Dictionary dan Perancangan serta

Implementasi Modul KPI Ditjen DIKTI
1. Penyempurnaan Data Dictionary

Penyempurnaan Data Dictionary ini sekurang-kurangnya terdiri atas 4
(empat) form sebagai berikut :
1) Data Flow Dictionary Entry
Form ini menerangkan setiap data flow pada DFD
2) Data Store Dictionary Entry

Form ini menerangkan setiap data strore yang unik dalam DFD
3) Data Structure Dictionary Entry

Form ini menghubungkan summary description (deskripsi ringkasan)
dari data flow dan data strore ke deskripsi detail dari data element.
4) Data Element Dictionary Entry

Form ini menyediakan dasar untuk skema database untuk
menstandarkan deskripsi dari suatu elemen sehingga elemen itu
direferensikan dengan cara yang sama setiap kali digunakan
2. Perancangan dan Impelemtasi Modul KPI Ditjen DIKTI

Kegiatan ini mencakup implementasi serta penjabaran proses bisnis (alur
aktivitas) untuk mekanisme pelaporan KPI dari Institusi Pendidikan Tinggi
yang minimal mencakup proses akademik, kegiatan riset, dan kegiatan
pengabdian masyarakat.
1.5.2 Pengembangan Database Terpusat
1. Pengembangan Basisdata Terpusat

Database terpusat yang dikembangkan sekurang-kuranya memiliki
modul-modul berikut :
1) Modul Data master
Modul ini untuk mengelola data master yang telah didefinisikan dan
di normalisasi hingga bentuk normal yang paling optimal. Data
Master ini nantinya akan digunakan pada modul data transaksional.
2) Modul Data transaksional
Modul ini untuk mengelola data transaksional yang telah didefinikasn
dan dioptimalkan (denormalisasi) untuk mempercepat dan
mengefisienkan query ke database
Kedua modul tersebut harus mengacu pada Data Dictionary milik Ditjen
DIKTI yang telah dikembangkan pada proyek terpisah
2. Sub-kegiatan Migrasi data dari Legacy application

Migrasi data ini dilakukan sekurang-kurangnya terhadap aplkasi yang
telah dikembangkan oleh Ditjen DIKTI, misalnya aplikasi EPSBED
(Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri) dan SIMPEL (Sistem
Informasi Manajemen Pelaporan)

1.6 JADWAL DAN STATUS PEKERJAAN
Jadual Pelaksanaan pekerjaan Pangembangan Pangkalan Data Pendidkan Tinggi Ditjen DIKTI Departemen Pendidkan Nasional Tahun
Anggran 2009, dilaksanakan selama 4 (empat) bulan kalender dengan kegiatan sebagai berikut :
Waktu pelaksanaan Tanggal : 7 September 2009 s/d 31 Desember 2009
BULAN KE
KETERANGAN
NO KEGIATAN Sept Okt Nov Des
[Hasil]
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 2 3 4 5 6 7
1 Persiapan (Project Kick Off) 100 %
2 Survey dan Identifikasi (Business Requiremen Analist)
Analisa Pendahuluan (Pengumpulan Data) 30 %
Analisa Sistem Berjalan 70 %
Analisa Kebutuhan Sistem 20 %
Penyempurnaan Data Dictionary 60 %
3 Pembahasan Berkala (Review)
4 Rancangan Kebutuhan Sistem (Business Solution Design) 10 %
5 Pengembangan (Data Warehouse, Software & 0%
Infrastructure Development)
6 System Integration & Testing
Konfigurasi, Instalasi & Set up 0%

BULAN KE
KETERANGAN
NO KEGIATAN Sept Okt Nov Des
[Hasil]
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 2 3 4 5 6 7
Integrasi, Migrasi Data, Database 0%
User Acceptance Test (UAT), Finalisasi 0%
7 System Procedure & Training, Sosialisasi
Teknik Sistem komputer (TOT, Admin ) 0%
Operator Aplikasi (End User) 0%
8 Dokumentasi dan Laporan L S R L U L 10 %
P k S T A A
9 Pendampingan (On Going Support) 24 Bulan setelah Hasil Akhir Pekerjaan
Catatan :
LP : Laporan Pendahuluan
SK : Dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak
RS : Dokumen Rancangan Perangkat Lunak [Cetak Biru Perancangan]
LT : Laporan Tengah
UA : Dokumen Pengujian dan Materi Uji [UAT], Dokumen User Manual, Handout Training
LA : Laporan Akhir, Source Code dan RDBMS

1.7 Sistem Dokumentasi
Sistem Penomoran Dokumen
1. Penomoran Dokumen :
“PENGEMBANGAN PANGKALAN DATA PENDIDIKAN TINGGI”
2. Aturan Penomoran
DIKTI-PDPT.PPP.LLL.XX.PIS.BB.TT
Keterangan :
DIKTI-PDPT : nama proyek ini

PPP : nama Sub Pelaporan terdiri dari 3 yaitu
PRJ - Untuk laporan manajemen projek
SIS - Untuk Dokumen Sistem
ADM - Untuk Surat Administrasi / dokumen lain
LLL : Nama / Jenin Dokumen :

LAP - Laporan Pendahuluan
LAT - Laporan Tengah
LAA - Laporan Akhir
URS - User Requirement and Specification System

BSD - Busines Solution Design (Rancangan System)
TES - Rancangan pengujian dan Materi Uji serta hasil
testing
MAN - Petunjuk penggunaan Sistem dan Instalasi (User
Manual)
HAT - Handout Training

BAS - Berita Acara Serah Terima
MOM - Minute Of Meeting
XX : Nomor urut untuk dokumen dari Sub Proyek tersebut

PIS : Pradipta Intimedia Selaras
BB : Bulan dokumen dibuat
TT : Tahun dokumen dibuat

2
Pendekatan Metodologi
Tercapai atau tidaknya sasaran yang diharapkan dari pekerjaan ini, sangat
tergantung pada metode pendekatan yang akan digunakan. Oleh karena itu, metode
pendekatan mempunyai peranan yang sangat strategis sebagai titik tolak
pelaksanaan pekerjaan. Bagian ini menguraikan metode pendekatan yang
digunakan tim konsultan yang didasarkan atas pemahaman terhadap tujuan,
sasaran, ruang lingkup dan hasil akhir pekerjaan yang diharapkan.
Bertitik tolak dari pemahaman terhadap ruang lingkup pekerjaan, maka metode
pendekatan yang akan dilakukan penyedia barang / jasa sebagai upaya pembangunan
Sistem Informasi adalah melakukan pendekatan dari sisi pemberdayaan data-data dibidang
data tahanan dan dan informasi kekayaan intelektual [knowledge properties].
Pemberdayaan data dilihat dari segi pelayanan informasi dan kebutuhan akan informasi itu
sendiri. Melalui kajian yang mendalam terhadap kebutuhan pelayanan informasi dan faktor
yang mempengaruhinya diharapkan dapat diidentifikasi permasalahan dan kendala yang
dihadapi saat ini dan masa yang akan datang untuk Pengembangan secara menyeluruh
dan terpadu.
Berdasarkan kajian tersebut, maka dapat disusun rencana tindak dan kerangka sistem.
Pada prinsipnya, rencana tindak dan kerangka sistem merupakan upaya-upaya yang harus
dilakukan untuk meningkatkan nilai dari konsep dan pembangunan Sistem Aplikasi dan
Pangkalan Data Pendidikan Tinggi Ditjen DIKTI Departemen Pendidikan Nasional. Untuk itu
penjajakan perluasan data dengan memasukan data-data terkait guna memperkuat
informasi dibidang Manajemen Pendidikan Tinggi harus dimasukan dalam kajian. Namun
harus tetap memperhatikan keterbatasan-keterbatasan sumber daya yang ada sehingga
hasil akhir pekerjaan dapat langsung diterapkan.

2.1 METODOLOGI SURVEI DAN ANALISIS
Metode yang akan digunakan untuk identifikasi dan analisis adalah dengan wawancara dan
pengumpulan data dan dokumen melalui :
Masing-masing Direktorat di Ditjen DIKTI

Pusat Statistik Pendidikan (PSP) Balitbang
BAN-PT
Kopertis
Minimal 2 (dua) Perguruan Tinggi Negeri (PTN) atau Perguruan Tinggi
Swasta (PTS)
Diharapkan dari hasil survey dan analisis tingkat kejelasan dari pekerjaan dapat diukur
dengan tepat dalam bentuk :
Daftar data
Daftar prosedur
Daftar asumsi
Daftar kendala
Analisa resiko
Daftar kebutuhan informasi
Dengan Kerangka Kerja Proses Bisnis yang digambarkan sebagai berikut :
Telaah Rancangan dan Monitoring
Data Mart
Requirenmentt System Definition :
- Platform Technology
- Data Warehouse
GAP - Application
Master Plan /
Analysis - Infrastructure
Blueprint ICT
- Software Support
- SOP / Regulation
- dll
Best Practice
ICT
Gambar 1. Kerangka Kerja Proses Bisnis

2.2 METODOLOGI PENGEMBANGAN DATABASE
Untuk mendapatkan sebuah struktur database yang berkualitas maka akan digunakan
teknologi perancangan database yang telah banyak direkomendasikan oleh para
ilmuwan database dan telah banyak diimplementasikan oleh para praktisi database.
Secara garis besar perancangan database meliputi dua tahap yaitu tahap Conceptual
Design dan tahap Physical Design.
1. Conceptual Design (Konsepsual Disain)

Konseptual disain dimaksudkan untuk memetakan kebutuhan-kebutuhan
database sesuai dengan proses bisnis yang telah didifinisikan pada tahap user
requirement. Dalam kaitannya dengan rancangan database maka dokumen
proses bisnis yang telah ada pada dokumen user requirement akan melahirkan
Entitas-Entitas yang saling mempunyai keterkaitan yang rumit sehingga perlu
dipetakan agar mudah dipahami oleh user sekaligus sebagai rujukan ketika
database enginer akan membuat rancangan fisik database. Peta Entitas yang
saling berkaitan tersebut biasa dikenal dengan “Entitas Relatinship Diagram”.
a. Entity (Entitas)
Tapah awal dalam perancangan konsepsual data base adalah penentuan
entitas. Entitas adalah “the thing of importance” atau sesuatu yang
dianggap terkait baik langsung maupun tidak langsung terhadap sistem
yang akan dibuat. Oleh karena itu entitas ini perlu dicatat adanya dan
perlu dimonitor perkembangannya. Dalam tahap ini database enginer akan
menentukan entitas apa saja yang akan berperan dalam struktur data
yang akan digunakan dalam sistem dan mendifiniskan secara detil
beberapa hal yang terkait dengan entitas yaitu menentukan atribut entitas,
kunci entitas, dan menentukan kuat atau lemahnya entitas.
b. Relationship (Keterbuhungan)
Setelah pendifinisan entitas maka yang akan dilalukan adalah menentukan
hubungan antar entititas. Dalam tahap ini database enginer akan
menentukan bagaimana hubungan-hubungan antar entitas , memberikan
atribute pada hubungan entitas, menentukan kunci hubungan, dan
menentukan konstrain-konstrain yang ada pada hubungan entitas.

Konstrain-konstrain tersebut meliputi konstrain kardinalitas dan konstrain
partisipasi.
c. Entity Relationship Diagram (Diagram Entitas)
Hasil akhir dari konsepsual disain adalah diagram keterhubungan entitas
atau entity relatinship diagram biasa disingkat ERD. Dengan diagram
entitas ini project owner (Pemilik proyek) sudah mulai bisa membaca
apakah struktur data yang akan dibuat sudah memenuhi kebutuhannya
atau belum. Dengan demikian ERD dapat digunalan sebagai medium
antara pemilik pekerjaan dengan pengembang dalam kaitannya dengan
perancangan struktur data.
2. Physical Design (Disain Fisik)

Setelah perancangan database secara konsep selesai maka tahap selanjutnya
adalah perancangan database secara phisic. Dalam konsepsual disain hanya
menentukan entitas secara konsep artinya tidak terkait dengan RDBMS
manapun. Dalam tahap phisical disain maka akan dilkakukan penterjemahan
konsepsual disain kedalam RDBMS Target. Dalam pekerjaan ini sebagai RDMS
target adalah Orale BI.
Dalam tahap disain fisik ini pekerjaan yang akan dilakukan adalah:
a. Penterjemahan model data logik yang diperoleh dari tahap konseptual
disain kedalam RDMS target (Oracle BI). Tahap ini meliputi rancangan
relasi-relasi dan aturan integritas.
b. Perancangan dan implementasi representasi fisik. Dalam tahap ini akan

dilakukan analisa transaksi, pemilihan organisasi file, pemilihan indeks-
indeks, pertimbangan penambahan redundansi yang diperlukan, dan
estimasi ruang disk yang diperlukan.
c. Perancangan dan implementasi mekanisme pengamanan.

Dalam tahap ini akan ditentukan aturan-aturan pengkasesan dan akan
ditentukan view-view yang diperlukan untuk pemakai.

Cenceptual Data Model :
Non Graphical Object : List Of Diagram :
List Data Of Items Diagram Referensi

Code Data Type Length Precision Diagram Pendukung
Transaksi
wi l aya h : 1
i d _wi l ayah <pi > Seri al <M >
sta tu s kasu s/tersan gka
kd_ wi l aya h Cha racters (3 0) <M >
n m_ wi l aya h Vari ab l e characte rs (1 00) kd _stsksstsk <pi > Cha ra cters (2) <M>
i d xal l Vari ab l e characte rs (3 0) nm _stsksstsk Vari ab l e cha racters (1 00 ) <M>
n m p i m pi n an Vari ab l e characte rs (5 0) untuk Cha ra cters (1)
n m cp Vari ab l e characte rs (5 0) i de nti fi er_1 
te l p cp Vari ab l e characte rs (5 0)
a l am at cp Vari ab l e characte rs (1 00)
i d en ti fi er_ 2 <pi >
rel a ti o nshi p_ 10
rel a ti o nshi p _2 2
ka su s me no nj o l
bkt n arkob a
i d kss Seri al (8) <M >
tgl ke j a di a n1 Date
tgl ke j a di a n2 Date
ke t o prtran s Vari abl e ch aracte rs (50 0) re l ati on sh i p_ 12
List Of Entities In Diagram

tuj ua n Vari abl e ch aracte rs (10 0)
ke teran ga n Vari abl e ch aracte rs (20 0)
j ns kss Cha racte rs (1 )
i de nti fi e r_1 <pi >
rel ati o nshi p_ 13
tsk narko ba
Name Code Parent Generate Number re l ati on sh i p _46

rel a ti o nshi p_ 45
wi l a yah i ntern asi o nal

de ti l tkp
kd ne ga ra Ch aracte rs (4) <M >
nm ne ga ra Va ri a bl e ch ara cters (10 0) <M > no tkp <pi > In teg er <M >
al a ma t cp Vari ab l e characte rs (1 00 )
i de nti fi e r_1 
i de nti fi e r_1 
Physical Data Model :
List Of Diagram & Normalization : Data Dictionary :
Diagram Referensi
Diagram Pendukung
Transaksi
barang bukti
Database Name
i d brgbukti SERIAL <pk>
kd jnsbrgbukti CHAR(2)
kd satuan
nm brgbukti
CHAR(5)
VARCHAR(100)
<fk2>
<fk1> Tables name
FK_T_BRGBUK_RELATIONS_TR_BRGBU
FK_T_REKAP__RELATIONS_TR_BRGBU FK_T_BRGBUK_RELATIONS_TR_BRGBU
Fields
bkt rekap bkt hukum mati bkt narkoba
id_wilayah
kd peran
INT 4
CHAR(1)
<pk,fk1>
<pk,fk1>
id hukmati
no_brg
INT4
INT4
<pk,fk1>
<pk>
i d kss
no_brg
INT4
INT4
<pk,fk1>
<pk> Data
rek_id brgbukti
periode
INT 4
CHAR(6)
<pk,fk1>
<pk,fk1>
kd satuan
id brgbukti
CHAR(5)
INT4
<fk2>
<fk3>
kd satuan
i d brgbukti
CHAR(5)
INT4
<fk2>
<fk3> No Name Primary Foreign Key Mandatory
no_brg
kd satuan
id brgbukti
INT 4
CHAR(5)
INT 4
<pk>
<fk2>
<fk3>
narkoba yn
jumlah
BOOL
FLOAT8
keterangan brg VARCHAR(100)
FK_TR_BRGBU_RELATIONS_TR_SATUA
narkoba yn
j umlah
keterangan brg
BOOL
FLOAT8
VARCHAR(100)
Type/Size
narkoba yn BOOL
jumlah FLOAT8
keterangan brg VARCHAR(100)
FK_T_BRGBUK_RELAT IONS_T
FK_T_BRGBUK_RELATIONS_TR_SATUA
R_SAT UA
FK_T_REKAP__RELATIONS_TR_SATUA
satuan
kd satuan CHAR(5) <pk>
nm_satuan VARCHAR(50)
List Of Tables in Diagram

Code
Gambar 2. Pengembangan Data Model
Dengan selesainya rancangan fisik ini maka pihak pemilik pekerjaan sudah dapat
memperoleh gambaran secara real bagaimana struktur data yang dibuat dalam sistem
serta sudah dapat memperkirakan ukuran hardisk yang harus disediakan baik untuk
kebutuhan sekarang maupun kebutuhan yang akan datang, karena rancangan data

yang baik akan bisa memperkirakan secara tepat perkembangan ukuran database
sesuai dengan perkembangan transaksi yang terjadi.
Fase terakhir dari rancangan fisik adalah fase testing. Struktur data yang sudah
diimplementasikan kedalam RDMS target (Oracle BI) perlu diuji untuk mengetahui
apakah entitas beserta atribut-atributnya, keterhubungan (relationship) antar entitas,
dan konsrain-konstrain integratitasnya sudah memenuhi harapan atau belum.
Dengan melalui pentahapan perancangan database yang bisa dipertanggung jawabkan

baik secara teoritis maupun pengalaman praktis maka diharapkan akan menjadi solusi
terhadap perbaikan pangkalan Data Poltek Pos sebagaimana disebutkan dalam
Kerangka Acuan Kerja.
2.3 METODOLOGI PENDEKATAN IMPLEMENTASI

BUSINESS INTELLIGENCE [BI]
Dalam membangun dan mengimplementasikan BI di lingkungan Ditjen DIKTI, terdapat 3

(tiga) pendekatan yang bisa digunakan. Masing-masing dari pendekatan tersebut memiliki
kelebihan dan kelemahan, dimana pilihan dari strategi tersebut berdasarkan kondisi dan
kebutuhan organisasi yang akan membangun BI. Pendekatan tersebut adalah sebagai
berikut :
a. Top-down Approach
Pendekatan top-down sangat tepat bagi suatu organisasi yang akan membangun
BI dimana pada waktu yang bersamaan organisasi tersebut juga sedang
melakukan perubahan proses kerja (Business Process re-engineering) secara
menyeluruh di seluruh aspek organisasi. Pada pendekatan ini, kerangka data
warehouse secara menyeluruh (enterprise data warehouse) harus disusun
terlebih, baru kemudian diikuti oleh data warehouse departemental (data mart).
Kelebihan dari pendekatan ini adalah :
- Pembangunan BI langsung mencakup data seluruh organisasi.
- Kerangka BI akan lebih terstruktur, bukan gabungan dari berbagai data
mart (data parsial).
- Penyimpanan data menjadi terpusat.

- Kontrol informasi dapat dilakukan secara tersentralisasi
Adapun kelemahan pendekatan ini yang harus diantisiapasi adalah :

- Waktu implementasi lebih lama
- Risiko kegagalan relatif tinggi karena kerumitannya
- Membutuhkan biaya yang relatif besar
b. Bottom-up Approach
Kebalikan dengan pendekatan sebelumnya, dalam pendekatan bottom-up BI
yang disusun justru dari tingkat departemental (departemental data
warehouse), baru Kemudian diintegrasikan menjadi data warehouse
organisasi secara keseluruhan. Pendekatan ini sangat tepat bagi kebutuhan
suatu organisasi yang memprioritaskan pembangunan BI di suatu
departemen terlebih dahulu. Kemudian setelah sukses di departemen
tersebut akan dilanjutkan ke departemen lainnya.
Kelebihan dari pendekatan ini adalah :

- Implementasi lebih mudah untuk dikelola dan lebih cepat
memperhatikan hasil.
- Resiko kegagalan relatif lebih kecil.
- Bersifat incremental, dimana data mart yang penting dapat
dijadwalkan lebih awal.
- Memungkinkan anggota tim proyek untuk belajar dengan baik.
Adapun kelemahan pendekatan ini yang harus diantisipasi adalah :

- Tiap data mart merupakan departemental view.
- Memungkinkan terjadinya duplikasi data di setiap data mart di
masing-masing departemen.
- Data tidak konsisten dan data sulit direkonsiliasi.
- Terdapat banyak interface yang sulit dikelola.
c. Practical Approoch
Pendekatan ini mengkombinasikan ke dua pendekatan sebelumnya untuk
mendapat kelebihannya. Dalam pendekatan ini, pengembang BI di suatu

organisasi akan dimulai dengan perencanaan dan pendefenisian arsitektur
kebutuhan data warehouse organisasi (Ditjen DIKTI) secara keseluruhan
(standarisasi). Baru kemudian akan dilakukan serangkaian pembuatan BI
pada tiap departemen yang menbutuhkan.
2.4 METODOLOGI PERANCANGAN SISTEM
1. Metodologi Jaringan (Komunikasi data)

Jaringan komputer dengan basis TCP/IP yang digunakan dalam jaringan Internal
Ditjen DIKTI membutuhkan pengelolaan yang ketat mengingat terbatasnya
resource (nomor IP) dan kompleksitas pertukaran data antar lembaga/Unit
pelayanan.
Selain itu untuk mendukung kelancaran Pengelolaan Pangkalan Data Pendidikan

Tinggi [Aplikasi Manajemen Pendidkan Tinggi] Terpadu dengan memberikan
bantuan teknis pada masing-masing perangkat Lembaga/Unit Pelayanan perlu
dibangun suatu unit pelaksana di bawah Unit Kerja Pengolahan Data dan Sistem
Informasi. Tolak ukur keberhasilan dari unit teknis ini diukur dalam “Service
Level Guarantee” atau tingkat kualitas penggunaan jaringan terjamin. Unit teknis
tersebut akan bertanggung jawab atas 4 hal yakni :
A. Network Management
B. Sistem Security
C. Audit dan Kontrol teknologi
D. Topologi
A. Network manajemen akan meliputi pekerjaan-pekerjaan seperti tercantum di

bawah ini. Pada pelaksanaannya, network manajemen akan berkaitan erat
dengan masalah sistem security.
1. Pendistribusian IP bagi setiap komputer di masing-masing kantor

2. Pendaftaran subnet baru
3. Konfigurasi gateway-router di setiap kantor
4. Pengembangan untuk peningkatan kualitas jaringan.

B. Sistem security akan meliputi pekerjaan-pekerjaan seperti :
1. Konfigurasi firewall di setiap gateway-router terutama untuk

subnet yang mempunyai server-server
2. Konfigurasi firewall di Unit Kerja Pengolahan Data dan Sistem

Informasi yang membatasi jaringan Internal dan jaringan luar
3. Mensosialisasikan virus-virus baru yang timbul dan perbaikan

yang diperlukan untuk masing-masing program antivirus
4. Mengisolasi komputer atau server yang terkena virus agar tidak

mengganggu dan merusak komputer lain
C. Aspek Audit dan Kontrol meliputi pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan :
1. Membuat dan mensosialisasikan juklak-juklak yang berhubungan

dengan Aplikasi Sistem Informasi Terpadu
2. Melakukan audit dalam jangka waktu tertentu pada setiap subnet

yang ada
3. Mengkoordinasikan pembakuan nama data yang akan digunakan

oleh seluruh perangkat terpasang
D. Topologi jaringan komputer terlihat bahwa terdapat 2 tipe jaringan yakni:
1. Jaringan sekunder yang menghubungkan komputer-komputer

dalam subnet kelas C dalam masing-masing kantor.
2. Jaringan utama (Backbone) yang menghubungkan antar kantor /

Direktorat / Lembaga lainnya.
Jaringan sekunder biasanya digunakan sharing printer, file dan pertukaran

data internal kantor. Sedangkan jaringan utama digunakan pada saat
seorang pengguna komputer ingin memperoleh data dari luar kantornya
seperti dari kantor lain atau dari luar kalangan Aplikasi melalui internet.
Dengan adanya gateway-router di antara jaringan utama dan jaringan

sekunder maka kepadatan pertukaran data sudah terisolasi di masing-
masing jaringan. Dengan demikian kecepatan jaringan utama (bandwidth)
tidak perlu bertambah secara proporsional dengan jumlah subnet.

Kecepatan jaringan yang paling populer saat ini adalah 100 Mbps (Ethernet
100baseT) yang dapat digunakan pada masing-masing subnet. Untuk
jaringan utama yang komunikasi antar-kantor dapat digunakan kecepatan
1000 Mbps (Ethernet1000baseFX).
Kabel yang digunakan untuk jaringan sekunder adalah kabel UTP

(Unshielded Twisted Pair) category 5 yang dapat dibeli secara mudah.
Jaringan utama menggunakan kabel UTP category 5e atau fiber-optic bila
jarak antara 2 gateway router lebih dari 100 m.
2. Metodologi “Business Process Re-enginering”.

Berdasarkan acuan informasi yang dimiliki saat ini dan kebutuhan lebih lanjut perlu
dirancang ulang struktur data yang dimiliki saat ini. Hal tersebut dilakukan dengan
menggunakan metoda ‘Entity Relationship Model’, yaitu pembentukan suatu model
informasi yang berdasarkan fungsi dan proses bisnis yang akan dijalankan oleh
aplikasi tersebut. Hal ini dilakukan dengan mengelompokan informasi yang ada dan
dibutuhkan pada kumpulan informasi yang memiliki arti sendiri atau biasa disebut
Entiti. Setelah dibentukan pengelompokan tersebut, dibentuk hubungan yang terjadi
antar kelompok tersebut dengan memetakan hubungan antara satu kelompok
informasi dengan kelompok informasi lainnya dalam ruang lingkup yang
berhubungan dengan aplikasi yang dirancang. Berdasarkan model tersebut akan
diperoleh gambaran suatu struktur data yang diperlukan untuk menunjang ruang
lingkup proses dari aplikasi tersebut.
Adapun struktur data yang terbentuk tersebut akan menjadi Basis Data (Database)
bagi semua proses yang dimiliki aplikasi, sehingga semua pemakai akan
menggunakan informasi yang sama sesuai dengan proses yang dilakukannya.
3. Metodologi ‘Open System’

Untuk meningkatkan fleksibilitas implementasi aplikasi rancangan yang akan
dibentuk, baik untuk kebutuhan saat ini ataupun disaat mendatang, pada dasarnya
aplikasi ini dirancang dengan menggunakan produk atau alat bantu yang mengacu
pada standar terbuka, baik dari segi basis data dan juga pemrogramannya. Hal ini

dilakukan untuk bukan hanya untuk meningkatkan fleksibilitas implementasi, tapi
juga untuk meningkatkan kemampuan konektivitas sistem ini dengan sistem
informasi lainnya yang dimiliki oleh IT Ditjen DIKTI. Dengan mengacu pada
metodologi ini, diharapkan akan memudahkan integrasi informasi dan aplikasi
lainnya dilingkungan Departemen Pendidikan Nasional.
4. Metodologi ‘Client/Server’
Sesuai dengan kebutuhan untuk meningkatkan kemudahan penggunaan informasi,
dan juga untuk lebih mengoptimumkan implementasi aplikasi yang tersebar, harus
digunakan metoda rancangan yang berbasis Client/Server. Hal ini untuk memungkin-
kan pemakai menggunakan dan mengeksploitasikan perangkat keras atau peralatan
proses yang standar, yaitu Personal Komputer yang sudah umum dan banyak
digunakan saat ini. Sehingga pemakai hanya melihat atau berhubungan dengan
Personal Komputernya, tanpa harus dipusingkan perangkat apa yang ada dibelakang
proses yang dilakukan dan bagaimana bila terjadi perubahan pada perangkat
tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis. Hal ini memungkinkan untuk
menggunakan bermacam jenis Pemroses Utama atau Server yang bervariasi tanpa
harus merubah cara pemakaian atau kerja pemakai yang telah dilakukannya selama
ini. Disamping itu teknologi ini akan dapat menunjang implementasi Web Based
Application bila dikembangkan kemudian.
5. Metodologi ‘Relational Database Management System (RDBMS)’

Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dibidang basis data, rancangan
dan implementasi aplikasi yang direncanakan harus menggunakan basis data
dengan arsitektur relational data. Hal ini dilakukan karena banyak keuntungan yang
ditawarkan oleh arsitektur data ini, mulai dari pendekatan pembangunan sistemnya
sampai dengan kemudahan pemakaiannya dan alat bantu untuk mengeksploitasi
basis data RDBMS tersebut. Disamping itu basis data ini sudah menggunakan
pendekatan proses yang terbuka dan memenuhi banyak kriteria kemudahan
pemrosesan yang sangat membantu dan diharapkan dalam operasi sistem informasi
yang terbaru, seperti :
Referensi data terintegritas, yaitu membentuk relasi antar informasi, sehingga
tidak terjadi lagi suatu informasi bisa terbentuk tanpa memenuhi persyaratan
pembentukannya.

Standar bahasa (SQL), bahasa komputer non prosedural yang memudahkan
pemrosesan informasi baik bagi pemrogram dan juga pemakai akhir.
Penggunaan data domain, sehingga menghindari dan mengurangi kesalahan
dalam pembentukan data.
Implementasi Trigger, dimana digunakan untuk memudahkan pemrograman
dan pemeliharaan komplektisitas pemrosesan untuk menjadi terlihat lebih
mudah dilakukan.
Mendukung implementasi data terdistribusi, dimana data dapat berada dimana
saja sesuai dengan kebutuhan pemrosesan dari data tersebut, sehingga tidak
perlu data harus berada secara terpusat.
6. Metode Penyusunan algoritma

Algoritma adalah sekumpulan aturan dan/atau sederetan langkah untuk
menyelesaikan satu tugas. Penyusunan algoritma bertujuan sebagai langkah
persiapan dalam pembuatan program aplikasi. Beberapa alat bantu akan digunakan
untuk mempermudah penyusunan algoritma seperti Data Flow Diagram (DFD),
Flow Chart, Input Proses Output Chart (IPO).
7. Metode Penyusunan Aplkasi berbasis Web

Pemilihan system tools untuk membangun web disesuaikan dengan database dan
system development tool program aplikasi supaya terdapat kompatibilitas diantara
sub sistem. Penyusunan web terdiri atas pembuatan template halaman web,
pembuatan script, pembuatan sistem keamanan dan content management.
Rancangan halaman muka harus dapat mencerminkan nilai-nilai dari Ditjen DIKTI.
Selain itu juga harus dibuat semenarik mungkin agar pengunjung web tidak bosan.
Faktor kecepatan download mesti ditekan seminimum mungkin sehingga waktu
akses menjadi kecil. Kemampuan infrastruktur yang ada juga mesti dipertimbangkan
dalam merancang halaman web. Bandwidth yang kecil tentu berbeda rancangan
dengan bandwidth yang besar. Seluruh faktor-faktor tersebut menjadi bahan untuk
dikaji dalam perancangan web.

2.5 METODOLOGI PENGEMBANGAN
Untuk memastikan bahwa kemajuan pengembangan berjalan dengan lancar, penyedia

barang / jasa mengusulkan sebuah metodologi pengembangan yang sudah teruji.
Metodologi tersebut menggambarkan pekerjaan-pekerjaan pengembangan, orang
yang terlibat, sumber daya yang dibutuhkan, serta hasil pekerjaan yang ingin dicapai.
Yakni Rational Unified Process (RUP) dengan tool Rasional Rose dan Power
Builder.. Tahap-tahap yang akan dilakukan adalah sebagai berikut :
Gambar 3. Metodologi Pengembangan
1. Inception Phase
Pada fase pertama ini, dibentuk sebuah tim yang terdiri dari para key user
dan developer. Keterlibatan pengguna sangat penting untuk memastikan
sistem akan dapat memberikan solusi pada masalah/kebutuhan. Tugas
utama dari tim ini adalah mendefinisikan serta mengidentifikasi ruang
lingkup pada high-level requirements, proses bisnis, konfirmasi cakupan
dari proyek dan indikator keberhasilan pekerjaan. Selain itu juga dilakukan
koordinasi jadwal kerja tim dan menyiapkan sarana pengembangan.

Hasil Pekerjaan: dokumen definisi proyek
2. Elaboration Phase
Pada tahap ini akan dilakukan analisa lebih mendalam dari setiap
requirement yang didapat, sehingga dapat dicari suatu solusi untuk
mengatasi suatu problem yang ada. Kemudian tim dapat mendefinisikan
bisnis proses yang baru dan mengidentifikasi batasan-batasan teknis.
Selain itu, pada tahap ini akan dilakukan identifikasi lebih detil pada setiap
requirement. Pekerjaan tim adalah membuat spesifikasi teknis dan alur
data dari requirement yang ada. Aktifitas ini akan dilakukan beberapa kali
dengan sistem design prototyping.
Hasi Pekerjaan : dokumen system design dan dokumen perencanaan
3. Construction Phase
Pada tahap ini akan dilakukan pembangunan sistem berdasarkan dokumen
design yang dihasilkan pada tahap Design, dan mengintegrasikannya
dengan sistem yang sudah berjalan. Konstruksi aplikasi akan dilakukan
mengikuti standar pengembangan yang sudah dibuat
Hasil Pekerjaan : Application Alpha Version
4. Transition Phase
Pada tahap ini akan dilakukan pengujian sistem untuk memastikan bahwa
fungsionalitas yang dibuat sudah memenuhi requirement dan design.
Integration Test dilakukan untuk keseluruhan fungsionalitas pada sistem
agar memenuhi standar kualitas yang sudah ditentukan. Tim bertanggung
jawab untuk membuat metodologi pengujian dan melaksanakan beta-test.
Aplikasi yang teruji dengan baik diikuti dengan User Acceptance Test yang
menyatakan penyerahan aplikasi. Pada tahap ini akan berfokus pada bug
fixing, training ke user pengguna, dan migrasi data dari aplikasi lama ke
aplikasi yang baru.
Hasil Pekerjaan: metodologi pengujian, surat serah terimapekerjaan

2.6 METODOLOGI PENGUJIAN INTERNAL SISTEM
Pengujian didefinisikan sebagai suatu proses menjalan program aplikasi dengan

maksud untuk menemukan kesalahan dari program atau struktur basis data.
Pengujian merupakan Proses formal yang ditentukan oleh tim pengujian, yang
meliputi pengujian unit, pengujian terintegrasi, dan pengujian seluruh sistem
(package) yang ditentukan oleh program yang berjalan di komputer. Seluruh
pengujian saling terkait dan ada prosedur pengujian serta kasus pengujian dalam
melakukan pengujian.
Pengujian memiliki 2 tujuan, yaitu tujuan langsung dan tujuan tidak langsung. Tujuan
langsung adalah untuk mengidentifikasi dan menemukan beberapa kesalahan yang
mungkin ada dalam Pengujian Langsung yang diuji. Sedangkan tujuan tidak langsung
adalah Mengumpulkan daftar kesalahan untuk digunakan dalam daftar pencegahan
kesalahan (tindakan corrective dan preventive).
Konsep pengujian dibedakan dalam 2 kelompok. Dalam pelaksanaannya ke dua

konsep pengujian tersebut akan digunakan. Konsep pengujian tersebut adalah:
1. Pengujian 'white box'

Pengujian white box merupakan pengujian detil secara prosedural, dengan
mengamati jalur-jalur logikal yang dibentuk oleh struktur pengendalian program
(loop, percabangan). Pengujian ini dapat mengungkap 100% kesalahan logika
yang mungkin muncul, bersifat exhaustive : ledakan kombinatorial untuk
modul/program yang besar dan kompleks. Pengujian white box ini dilakukan
pada awal tahap pengujian, dan digunakan untuk pengujian unit (unitary
testing).
Aktivitas dari pengujian ini diantaranya adalah :
a. Menguji tiap jalur paling sedikit satu kali.
b. Menguji tiap kondisi percabangan untuk nilai 'benar' dan 'salah'.
c. Menguji loop pada batas-batas loop dan pada daerah operasionalnya.
d. Menguji struktur data internal untuk memastikan Kebenarannya.

2. Pengujian 'black box'
Pengujian ini berfokus pada persyaratan fungsional dari perangkat lunak.
Pengujian ini dilakukan tidak pada awal tahap pengujian, tetapi dipertengahan
yaitu pada pengujian integrasi (integration testing), dan diakhir pengujian, yaitu
pada pengujian system (system testing). Pengujian ini mengungkap kesalahan-
kesalahan pada fungsi-fungsi yang salah/hilang, antarmuka, akses ke basis data
eksternal, kinerja, serta inisialisasi dan terminasi program.
Pelaksanaan pengujian dikelompokkan dalam 4 phase pengujian, sesuai dengan

tahapan pekerjaan. Kelompok pengujian tersebut adalah :
Metode
No Jenis Pengujian Waktu Pengujian
Pengujian
1. Pengujian Unit White box Setelah unit program (prosedur,
fungsi, class, dsb) selesai dibuat.
Pengujian ini dilakukan sendiri oleh
Programmer
2. Pengujian Modul Black box dan Setelah dilakukan integrasi pada
White box modul yang lain. Pengujian ini
dilakukan oleh tester dan QA.
3. Pengujian White box Pengujian yang dilakukan oleh tester
connectivity dan QA dengan parameter terukur
berupa tingkat kebocoran suatu
node (baik power dan jaringan data)
4. Pengujian Sistem Black box Setelah seluruh sistem diselesaikan
(aplikasi dan dan diintegrasikan. Pengujian ini
infrastruktur) dilakukan oleh Konsultan dengan
Pemiliki Pekerjaan dalm UAT.
2.7 METODOLOGI IMPLEMENTASI SISTEM
Adapun yang diusulkan dari metoda implementasi sistem adalah bagaimana meningkatkan
efisien dan juga efektivitas serta kemudahan operasional yang dijalankan oleh pemakai
yang akan mengoperasikan aplikasi tersebut. Adapun pendekatan yang dilakukan adalah
sebagai yang diuraikan dibawah ini.

A. Persiapan Data Master dan Data Awal :
Data master dan data awal merupakan referensi data yang akan digunakan
sebagai data valid pada saat testing dan pelatihan. Agar Data yang ada (Data
Legacy) baik yang berbentuk paper dan paperless dapat dimanfaatkan dalam
sistem aplikasi yang baru maka akan dilakukan pembuatan sistem aplikasi
pendukung untuk melakukan migrasi data dari format yang lama ke Database
format baru dengan tujuan :
1. Memiliki data yang terbaharui dan terpusat.
2. Memliki sekuritas / keamanan data yang dirancang dengan sistem

clustering database
3. Mengikuti format RDBMS (Relation Data Based Management System)
4. Dapat digunakan (retreave) pada aplikasi lain (SISTEM INFORMASI

TERINTEGRASI).
Pematangan dan migrasi data merupakan proses terbentuknya data hasil dari
survei (raw data) menjadi informasi (datamart) yang dapat dimanfaatkan oleh
sistem yang akan dibangun.
Terdapat dua kriteria raw data yang dapat dimatangkan dan migrasi, yaitu data
yang sudah berbentuk struktur tabel dan data dalam bentuk non-struktur tabel.
B. Penyusunan SOP (Standard Operating Prosedure) dan SLA (Service Level

aggreement)
Sebagaimana yang telah dijelaskan dalam bab diatas, agar sistem ini berjalan sesuai
dengan kaidah-kaidah prosedur yang baku.
C. Persiapan Unit Organisasi Pendukung Teknologi Informasi

Agar Aplikasi Manajemen Pendidikan Tinggi yang ber Pangkalan Data yang akan
diimplementasikan dengan baik, maka dibuat suatu unit organisasi yang
menjalankan fungsi :
- Pusat konsultasi Help Desk : Melayani pengguna/operator secara online

dari tempatnya bekerja didalam Ditjen DikTI.
- Pendukung komputasi untuk eksekutif : membantu eksekutif untuk

mengoperasikan komputernya serta penunjanggnya.

- Pengamanan Jaringan : Mengelola keamanan jaringan Depdiknas.
- Pusat pelayanan operasional jaringan : Membantu staf Badan yang

membutuhkan pertolongan di bidang jaringan dan mengelola Backbone.
- Administrasi server : mengelola server yang ada seperti web server, mail
server, aplication server, database server, dll didalam lingkungan Ditjen
DIKTI.
- Manajemen data : mengelola data secara sistimatis serta mebuat back up

data, tuning data, dll didalam lingkungan Ditjen DIKTI.
D. Aplikasi :
1. Free text Query
Pada prinsipnya fungsi ini adalah untuk memberikan kemudahan kepada para
pemakai dalam mengakses dan mendapatkan informasi yang ada didalam “Data
Bank”. Dengan pendekatan ini pemakai diibaratkan akan mempunyai jangkauan
langsung kepada informasi tanpa harus melalui pihak ketiga. Dalam hal ini pemakai
akan memutuskan sendiri kriteria informasi apa yang dibutuhkan secara interaktif
dengan memilih kriteria informasi yang tersedia dilayar komputer dan
mengkombinasikan kriteria tersebut untuk mendapatkan informasi yang sesuai
dengan yang diinginkannya.
2. Grafikal
Sesuai dengan kelebihan dari Personal Komputer, tampilan yang akan dihadapi
pemakai dibentuk dengan menggunakan tampilan grafis yang atraktif, baik bagi
fasilitas pemasukan dan penyajian data, harus tersedia dalam bentuk grafik,
sehingga lebih intuitif dan mudah bagi pemakai dalam mengoperasikan aplikasi. Hal
ini diharapkan akan mendorong pemakai untuk lebih senang menggunakan aplikasi
lebih lanjut.
3. Pull Down Menu

Sesuai dengan pendekatan kemudahan pengenalan informasi, manusia lebih mudah
mengingat nama dibandingkan dengan kode. Untuk hal tersebut, sistem ini harus
dilengkapi dengan fasilitas untuk menampilkan informasi dengan bentuk tekstual,
dibandingkan dengan sistem kode, sehingga pemakai aplikasi, khususnya pemakai

entri data, dalam memasukan dan melengkapi informasi yang dibentuk, akan dengan
mudah memilih informasi tersebut dengan daftar nama atau uraian yang ditampilkan
dilayar, tanpa harus mengetahui kode apa yang digunakan berhubungan dengan
data tersebut. Diharapkan dengan fasilitas dan pendekatan ini kesalahan pemasukan
data akan dapat dikurangi sampai tingkat yang minimum.
4. Drill Down Facility

Untuk memahami permasalahan atau menganalisa informasi, dibutuhkan ketajaman
informasi yang diketahui. Berdasarkan itu, aplikasi ini harus dilengkapi dengan
fasilitas yang memungkinkan pemakai untuk mengeksplorasi informasi dengan lebih
rinci.
Dari kumpulan informasi yang dimiliki, pemakai dapat menyaring kriteria yang
dipilihnya. Setelah itu pemakai dapat menampilkan informasi tersebut dilayar dengan
menggunakan fasilitas ‘Display’. Berdasarkan informasi yang telah ditampilkan,
pemakai bisa mengeksplorasi informasi lebih lanjut untuk melihat hal yang lebih rinci
dari suatu jenis informasi. Contohnya adalah bila pemakai menampilkan informasi
rangkuman dari suatu program, maka dengan menyentuh kolom nama program
tersebut bisa melihat rincian atau uraian kegiatan dari program tersebut. Bila ingin
dirinci lebih lanjut, dapat diberi batasan kriteria tambahan, seperti tanggal kegiatan,
penanggung jawab, dan juga referensi lainnya. Seberapa rinci informasi yang ingin
ditampilkan, tergantung seberapa rinci informasi tersebut dibentuk, jadi tidak dibatasi
lagi oleh keberadaan pemrogram komputer.
5. Text Image
Dalam mengolah informasi berdasarkan kebutuhan, diperlukan tampilan gambar
yang dapat membantu merepresentasikan informasi tersebut dengan lebih baik.
Dengan fasilitas ini pemakai dimungkinkan untuk menggabungkan text dan image
sekaligus.
6. Informasi Yang Proaktif

Dengan fasilitas ini, pemakai dapat memiliki fasilitas untuk mengkombinasikan
kriteria informasi yang dimiliki. Hal ini memungkinkan pemakai memperoleh
informasi yang diharapkan dapat memenuhi suatu kriteria tertentu, dimana
dapat membantu pemakai dalam melakukan analisa kemungkinan yang mungkin

terjadi dengan proses yang dihadapinya. Sebagai contoh pemakai dapat
memonitor realisasi anggaran pelaksanaan suatu program dan juga rencana
aktifitas kegiatannya. Berdasarkan hal tersebut akan dapat diperkirakan apakah
akan tersedia anggaran yang cukup untuk melaksanakan kegiatan kedepan lebih
lanjut.
2.8 METODOLOGI PELATIHAN DAN PEMBEKALAN
Untuk mencapai hasil yang optimal dalam rangka penguasaan Sistem Informasi
Pangkalan Data Pendidkan Tinggi (Manajemen Pendidkan Tinggi), baik secara sistem
dan prosedur maupun dalam pengoperasiannya dan teori-teori didalamnya, maka
diperlukan metodologi pelatihan agar apa yang telah dilakukan dapat dengan mudah
diimplementasikan oleh peserta pelatihan.
Adapun Metoda dan Media Pembekalan adalah sebagai berikut :

1. Ceramah / perkuliahan
Merupakan penyampaian materi yang menjelaskan masalah :
A. Sistem
Konsep Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
beserta environment-nya.
Kebutuhan data dan informasi, pengelolahan data (struktur
database) dan tampilan (penyebaran) data dan informasi.
B. Kandungan Sistem (Knowledge)

Konsep-Konsep Informasi SIM
Data Warehouse, Executif Informastion System [EIS]
Business Intelligence (OLAP)
Global Kemampuan Sistem Aplikasi
Analisis dan interprestasi terhadap hasil simulasi dan aliran
Informasi
Konsep Data masukan dan Hasil keluran dengan berbagai
variable-variablenya

Praktek praktek (best practice) pemanfatan aplikasi
berpangkalan pengetahuan.
2. Diskusi dan tanya jawab

Hal ini dengan tujuan :
Untuk mencari solusi dari materi yang sedang dibahas.
Mengevaluasi kendala-kendala dilapangan dari pengelolaan sistem
yang berjalan saat ini.
Untuk mendapatkan masukan bagi sistem informasi aplikasi yang
telah dikembangkan agar sesuai dengan situasi dan kondisi saat ini.
Pemahaman bersama konsep Aplikasi atas penerapannya pada Ditjen
DIKTI dan Instansi lain.
3. Praktek (Workshop)
Dengan melakukan praktek secara langsung Modul-modul / Fitur Aplikasi
untuk mendapatkan :
Menjalankan fitur-fitur yang terdapat pada perangkat lunak.
Simulasi model terhadap data dan informasi yang telah disiapkan.
Untuk mempermudah pelaksanaan dalam pelatihan ini penyedia barang / jasa

menyiapkan:
1. Tenaga Ahli yang handal dan berpengalamam yang memiliki sertifikat dan
dapat menyampaikan baik untuk traning of trainer (TOT), pengguna (dari
tingkat operator sampai tingkat eksekutif), Administrator System,
Infrastructure System dan Aplication developer.
2. Bahan Materi Pelatihan (Handout Training) yang dipersiapkan secara baik

(Silabus dan Materi Modul).
3. Ruang Kelas yang terbatas dengan sistem 1 komputer untuk 2 orang dan 1
pendamping. (selain instruktur yang telah ditunjuk, penyedia barang / jasa
juga melibatkan tenaga ahli pengembangan sistem dalam rangka
pendampingan selama pelatihan)

2.9 METODOLOGI PEMELIHARAAN DAN SUPPORT
SYSTEM
Pemeliharaan dan support system merupakan kegiatan yang dilakukan setelah sistem
diselesaikan dan diinstalasi. Kegiatan pemeliharaan dan support system ini difokuskan
pada perubahan yang berkaitan dengan adanya koreksi kesalahan, adaptasi, dan
pengembangan yang dikehendaki user.
1. Dukungan Teknis (Onsite dan Offsite)

Project tim harus memastikan bahwa sistem yang terpasang harus berjalan
dengan baik sesuai dengan system requirement. Guna mendukung
terlaksanananya berjalannya sistem (aplikasi dan infrastruktur), maka konsultan
melakukan penjadwalan pendampingan dengan tenaga operator terlatih dengan
waktu berkunjung sesuai waktu kerja Setempet (Ditjen DIKTI) dan on-call 24
jam dengan jumlah tenaga ahli yang akan disesuaikan dengan kebutuhan hasil
survey diatas.
Selama masa pendampingan tim konsultan Mitra dapat melakukan :
Pemeliharaan langsung sistem infrastruktur dan Data Warehouse

Hal yang dilakukan tim pendamping infrastrukur adalah menjaga agar
sistem jaringan dan perangkat komputer berjalan sesuai dengan
prosedur kerja, hal dilakukan adalah mempersiapkan kebutuhan dengan
backup sistem sehingga jika terjadi down production (kritis) waktu
perbaikan tidak lebih dari 1 jam dan waktu tanggap saat itu juga, jika on
call waktu tanggap tidak lebih dari 5 jam.
Pendampingan Sistem Aplikasi dan Database

Selama masa pendampingan tim pendamping melakukan koreksi-koreksi
dan menerima keluhan jika terjadi bug dan error system saat itu juga,
hal ini dilakukan sebagai garansi sistem aplikasi yang telah
dikembangkan. selama masa pendampingan tim pendamping juga ikut
dalam membantu terlaksananya pengoperasian NSW Airport.
Pengembangan sistem aplikasi berkelanjutan

Guna pemanfaatan sistem secara optimal tim pendamping juga
melakukan penambahan-penambahan kemampuan sistem aplikasi,
dalam rangka kebutuhan aplikasi yang berkelanjutan. Selain itu juga
melakukan transfer knowledge pada staf operator dan administrator.
Verifikasi dan pemeliharaan Data

Tim pendamping secara berkala melakukan verifikasi data dan
pemeliharan data, agar data-data yang tersimpan benar-benar data yang
benar dengan melihat hubungan antara masukan dan bentuk keluaran
aplikasi.
Manajemen kendali mutu dan Pelaporan

Selama masa pendampingan, tim pendamping akan melakukan
pelaporan berkala sehubungan dengan masa pemeliharaan dan
maintenance sistem. Dan melakukan koreksi-koreksi atau
penyempurnaan yang menyangkut penyusunan Standar Operating
Prosedure (SOP) dan tingakt pelayanan (SLA).
2. Penanganan Flexibilitas Perubahan

Ada 4 tipe perubahan yang dilakukan pada tahap pemeliharaan dan support
system, yaitu :
Correction, yaitu : mengubah perangkat sistem untuk memperbaiki

kesalahan-kesalahan yang ada.
Adaption, yaitu : modifikasi yang dilakukan terhadap perangkat sistem

dikarenakan adanya perubahan lingkungan eksternal (misal: CPU, sistem
operasi, aturan bisnis, karakter produk eksternal).
Enhancement, yaitu : saat perangkat sistem dipakai, user meminta

tambahan-tambahan fungsi, sehingga sistem perlu dikembangkan dari
kebutuhan semula.
Prevention / sering disebut software re-enginering, yaitu: harus dilakukan

untuk memungkinkan perangkat sistem supaya menjadi sesuai dengan
keinginan end user.

Dengan 4 tipe perubahan tersebut. Kami sebagai konsultan memiliki
kemampuan menampung perubahan minor (User Requirement) selama 3 bulan
tanpa penambahan biaya.
3. Waktu Tanggap Perbaikan / Penanganan

Adapun waktu tanggap dalam menanyani permasalahan Down time Recovery
(DTR) selama masa pemeliharaan dan support sistem adalah sebagai berikut :
a. Setiap permasalahan akan ditanggapi dengan batas waktu (Respontime

Down Time Recovery) sebagai berikut:
Kategori Kategori Waktu
Masalah Masalah Penyelesaian
Kritis 30 menit setelah menerima 1 jam berikutnya
pemberitahuan dari pengguna.
Tinggi 60 menit setelah menerima 5 jam berikutnya
Medium 4 jam setelah menerima 1 hari berikutnya
Rendah 1 hari setelah menerima 2 hari berikutnya
b. Kategori permasalahan dikelompokkan sebagai berikut:

Kritis: Suatu kegagalan perangkat lunak atau perangkat keras yang
tampak dengan penghentian sistem secara abnormal;
Tinggi: Suatu kegagalan perangkat lunak atau perangkat keras yang

tampak dengan kesalahan hasil berkenaan dengan data kritikal dan
di mana tidak ada informasi sama sekali dari sistem;
Medium: Suatu kegagalan perangkat lunak atau perangkat keras

yang tampak dengan kesalahan hasil berkenaan dengan hal kritikal
dan di mana masih ada informasi dari sistem;
Rendah: Suatu kekurangan fasilitas tambahan atau variasi yang

ditemukan pada perangkat lunak atau perangkat keras yang
menyangkut hal yang tidak kritikal dan di mana masih ada informasi
dari sistem.

3
Gambaran Umum Pangkalan
Data Pendidikan Tinggi
Pada bab ini memberikan gambaran umum hasil priliminary Business Proses dan
Keluaran Dari Pangkalan Data Pendidikan Tinggi Direktorat Pendidikan Tinggi
Departemen Pendidikan Nasional.
3.1 Arsitektur Pengembangan Business Intelligence

[BI]
Dalam mengimplementasikan BI di Ditjen DIKTI, hal utama yang harus diperhatikan

adalah bahwa BI harus mendukung pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi
dalam mencapai tingkat kinerja organisasi (organization performance) yang
diinginkannya. BI harus sepenuhnya membantu organisasi dalam melaksanakan tugas
yang diembannya. BI harus menyatu dengan proses pekerjaan itu sendiri dan
menghasilkan informasi-informasi yang akan menjadi dasar pengambilan keputusan.
Secara garis besar, implementasi BI pada Ditjen DIKTI dapat dilihat pada garfik di
bawah ini :

KONTEKS ORGANISASI Ditjen DIKTI
Performance
Regulasi, Visi & Misi, Peningkatan, Pelayanan, Kendala, beban
Management
Kerja dll
Analytical Flow
STRATEGI ORGANISASI Ditjen DIKTI

Tujuan dan Sasaran TIK
RANCANGAN PELAYANAN Ditjen DIKTI
SIKLUS MANAJEMEN PENDIDIKAN TINGGI
MANAGEMEN KEPRIMAAN
Dikelola pada DATA WAREHOUSE
PROSES HASIL PELAYANAN
PROSES MANAJEMEN
Data Mart Pengambilan
KPI Keputusan
Gambar 4. Arsitektur Pengembangan Business Intelegence
3.2 ELEMEN-ELEMEN PENGEMBANGAN PANGKALAN

DATA DALAM BUSINESS INTELLIGENCE
3.2.1 Data Warehouse
Data warehouse merupakan tempat penyimpanan untuk ringkasan dari data historis
yang diambil dari basis data-basis data yang tersebar di suatu organisasi. Data
warehouse mengumpulkan semua data Ditjen DIKTI dalam satu tempat agar dapat
diperoleh pandangan yang lebih baik dari suatu proses bisnis/kerja dan meningkatkan
kinerja organisasi. Data warehouse mendukung proses pembuatan keputusan
manajemen.
Tujuan utama dari pembuatan data warehouse adalah untuk menyatukan data yang
beragam ke dalam sebuah tempat penyimpanan dimana pengguna dapat dengan
mudah menjalankan query (pencarian data), menghasilkan laporan, dan melakukan
analisis. Salah satu keuntungan yang diperoleh dari keberadaan data warehouse
adalah dapat meningkatkan efektifitas pembuatan keputusan.

Secara garis besar, kedudukan data warehouse di implementasi BI dapat dilihat pada
gambar dibawah ini. Nampak bahwa penyusunan suatu data warehouse yang lengkap,
integratif serta terhubung dengan semua data operasional merupakan modal pokok
dikembangkannya BI di Ditjen DIKTI.
Gambar 5. Implementasi Data Warehouse
Beberapa bagian penting dalam data warehouse dapat dijelaskan sebagaimana di

bawah ini:
Data mart, yang merupakan bagian dari data warehouse yang mendukung
kebutuhan dari suatu fungsi bisnis atau departemen tertentu. Data mart
dapat berdiri sendiri atau terhubung ke data warehouse yang telah ada. Ada
beberapa karakteristik dari data mart yang membedakannya dengan data
warehouse, yaitu :
- Data mart hanya berfokus pada satu kebutuhan pengguna dengan satu
departemen atau fungsi bisnis

- Data mart tidak secara normal berisi data operasional terperinci
- Data mart berisi lebih sedikit data dari yang ada dalam data warehouse,
lebih mudah dimengerti dan dipahami.
Kubus data (cube), adalah unit pemrosesan data yang terdiri dari tabel fakta
dan dimensi dalam suatu data warehouse.
Aggregation, adalah hitungan awal dari data numerik. Dengan menghitung
dan menyimpan jawaban dari query yang sebelumnya telah dibuat, waktu
proses query dapat lebih cepat. Dengan adanya agregasi, data yang
jumlahnya ribuan atau bahkan ratusan ribu dalam suatu basis data
multidimensi dapat dicari dengan mudah dan tidak memakan banyak waktu.
Agregasi ini merupakan pondasi dari pembentukan kubus data, karena
mengorganisir kumpulan data kedalam struktur data basis data multidimensi
sehingga menghasilkan respon time yang cepat.
3.2.2 Data Mining
Data Mining seringkali diartikan dengan “menulis banyak laporan dan query”. Namun
pada kenyataannya kegiatan data mining tidak melakukan pembuatan laporan dan
query sama sekali. Data mining dilakukan dengan tool khusus, yang mengeksekusi
operasi data yang telah didefinisikan berdasarkan model analisis. Data mining adalah
ekstraksi informasi atau pola yang penting atau menarik dari data yang berada pada
basis data yang besar yang selama ini tidak diketahui tetapi mempunyai potensi
informasi yang bermanfaat.
Hasil dari operasi data mining berupa tabel-tabel dan file-file yang berisi data analisis
yang dapat diakses dengan query dan reporting tools. Terdapat empat operasi umum
data mining yaitu :
a. Predictive and Classification Modeling, yang biasa digunakan untuk

memperkirakan suatu kejadian khusus. Diasumsikan bahwa seorang analis
mempunyai pertanyaan khusus untuk ditanyakan.
b. Link Analysis, yang digunakan untuk mencari hubungan antara record-

record pada basis data.

c. Database Segmentation, yang digunakan untuk mengelompokkan record-
record yang berhubungan ke dalam segmen-segmen. Pengelompokkan ini
merupakan langkah pertama dari pemilihan data, sebelum operasi data
mining lainnya dilakukan.
d. Deviation Detection, yang digunakan untuk mencari record-record yang dipandang

tidak normal dan memberikan alasan untuk anomali tersebut.
3.2.3 OLAP (Online Analytical Processing)
OLAP merupakan kunci dari BI, yang digunakan untuk menganalisisis data dan
informasi yang pada akhirnya akan menjadi dasar basis Decision Support System
(DSS) dan Expert Infotmation System (EIS). Beberapa aktivitas yang dapat dilakukan
melalui OLAP antara lain seperti : melakukan query, meminta laporan yang ad hoc,
mendukung analisis statistik, analisis interaktif, serta membangun aplikasi multimedia.
Berdasarkan struktur basis datanya OLAP dibedakan menjadi 3 kategori utama :

a. Multidimensional Online Analytical Processing (MOLAP)
Multidimensional Online Analytical Processing (MOLAP) adalah OLAP yang
secara langsung mengarah pada basis data multidimensi. MOLAP memproses
data yang telah disimpan dalam array multidimensional di mana semua
kombinasi data yang mungkin dicerminkan, masing-masing di dalam suatu sel
yang dapat diakses secara langsung.
b. Relational Online Analytical Processing (ROLAP)

Relational Online Analytical Processing (ROLAP) adalah suatu format
pengolahan OLAP yang melakukan analisis data secara dinamis yang
disimpan dalam basis data relasioanal bukan pada basis data multidimensi.
ROLAP merupakan bentuk teknologi dari OLAP yang paling berkembang.
c. Hybrid Online Analytical Processing (HOLAP)

Hybrid Online Analytical Processing (HOLAP) merupakan kombinasi antara
ROLAP dengan MOLAP. HOLAP dikembangkan untuk mengkombinasikan
antara kapasitas data pada ROLAP yang besar dengan kemampuan proses
pada MOLAP.

Sedangkan yang dimaksud dengan Decision Support Systems (DSS) merupakan sistem
informasi yang menggunakan model keputusan dan basis data untuk membantu
proses pengambilan keputusan pada level manajerial. Adapun Executive Information
Systems (EIS) adalah sistem informasi strategis bagi manajemen atas (eksekutif) yang
menyediakan akses yang cepat untuk informasi selektif faktor-faktor kunci terkait
implementasi strategi organisasi.
Secara garis besar, kedudukan OLAP dalam implementasi BI dapat dilihat pada
gambar dibawah ini :
Gambar 6. OLAP Dalam Business Intelligence

3.3 Arsitektur Sistem Aplikasi
Platform dasar dari aplikasi adalah Web Based System. Tujuan penggunaan web
based system ini adalah untuk meningkatkan efisiensi kerja & integritas data, karena
seluruh klien dapat di-maintain pada satu titik, yaitu Web Server. Selain itu, sistem ini
memungkinkan penggunaan yang luas, tanpa ada kebutuhan setting aplikasi di sisi
klien dan sistem yang dibangun memenuhi tingkat otoritas pengguna (previlage
Access) .
A. Pengembangan Dengan Aplikasi Web Based, Three Tier, Berbasis

Centralize
Aplikasi menggunakan multitier distribution application model. Hal ini berarti

application logic terbagi menjadi beberapa komponen tergantung fungsinya dan
terpasang dalam beberapa mesin yang berbeda tergantung pada tier mana pada
Web Services Environment komponen tersebut diperlukan.
B. Pengembangan dengan User Interaction Analysis
Satu hal penting yang sering terlupakan dalam pembangunan suatu aplikasi
adalah adanya user interaction analysis. Kita menyadari bahwa interaksi user
merupakan hal yang sangat diperlukan untuk mewujudkan aplikasi yang mudah
digunakan dan tepat guna.

Berikut adalah arsitektur aplikasi & database :
Arsitektur Aplikasi & Database Ditjen DIKTI
Internal & Eksternal User Executive
Access Control, Level Access & Security Management System
Application Layer Logic

Executive Information System Analitical & Statistical Model
Sistem Informasi Key Performance Indicator (KPI)
OLAP [Online Analytical Processing]

Database 75 % Scripting SQL
Application Logic 25 % Scripting Application
PLATFORM (OS : Linux Server & DB : Oracle BI))
Data Warehouse
Multidimension Konso- Buckup
Database lidasi Database
7. Arsitektur Aplikasi & Database Ditjen DIKTI

Gambar 7

3.4 SITE MAP FUNGSI PENGELOLAAN DATA DAN
INFORMASI
Adapun Gambaran Site Map Fungsi tersebut, adalah sebagai berikut :
PORTAL GATEWAY
Dasboard :
Key Performance Indicator DIKTI
Distribusi Informasi DIKTI
Login Pendaftaran
APLIKASI MANAJEMEN PENDIDIKAN TINGGI
Kelola Fungsi Admin
User Mgnt. Master Data Form Content LOG

Sistem
Kelola Fungsi Sistem
Entri Data Seleksi Data Edit Data Validasi Data Hapus Alret
EIS = Executive Information System
Laporan Tabular Mgt. Pendidikan. Laporan Tabular Mgt. Pendidikan

Tinggi Tinggi
SI KPI = Key Performance Indicator
Indikator Keprimaan Akademik Indikator Keprimaan Riset
Indikator Keprimaan Pengab. Rekap Indikator Keprimaan

Masyarakat
Gambar 8. Site Map konfigurasi Fungsi Sistem Informasi Pangkalan Data Pendidkan
Tinggi Ditjen DIKTI Departemen Pindidikan Nasional

Penjelasan Pendekatan modul pada gambar Diatas :
o Portal Gateway (Dasboard)

Merupaka gateway / Pembuka Sistem Informasi yang berisikan fungsi Login dan
display terhadap rekapitulasi KPI dalam bentuk Grafik dan penyebaran informasi /
laporan yang bersifat kesimpulan.
o Executive Informastion System (EIS)

Merupakan Sistem Informasi Eksekutif yang menyajikan laporan-laporan hasil
pembentukan hasil analytical & Statistic dari data mart siklus manajemen
pendidikan tinggi yang penyajian pelaporan yang dapat berupa grafik dan tabulasi
sesuai kebutuhan.
o Sistem Informasi Indikator Keprimaan (Key Performance Indicator – KPI)

Merupakan modul indikator keprimaan yang terdiri dari :
1. Indikator Keprimaan Akademik

Indikator Keprimaaa Mahasiswa
Indikator Keprimaan Alumni
Indikator Keprimaan Dosen (tetap dan tidak tetap)
Indikator Keprimaan Program Studi
Indikatir Keprimaan Staf Administrasi
Indikator Keprimaan Institusi
2. Indikator Keprimaan Riset

Indikator Keprimaan Bahan Penelitian
Indikator keprimaan Sarana dan Prasaran
Indikator keprimaan Angka Riset (Mahasiswa dan Dosen)
Indikator Keprimaan Sumber Dana (Bantuan Dalam & Luar Negeri)
3. Indikator Keprimaan Pengabdian masyarakat

Indikator keprimaan Perpustakaan
Indikator Keprimaan Data Aktifitas dan Lokasi
Indikator Keprimaan Perusahaan
Indikator Keprimaan Sumber Dana (Bantuan Dalam & Luar Negeri)
Indikator Keprimaan Publikasi

o Modul Kelola Fungsi Adminitrator dan Fungsi Sistem
Merupakan Aplikasi yang mendukung berjalannya Front-end Proses yang
mengelola fungsi-fungsi proses berjalannya Sistem Aplikasi yang dijalankan
oleh Administrator dalam rangka mengelola pengguna (User Management),
Otoritas Pengguna (User Id & Pasword), pengaturan jalannya aplikasi
(Data Master / referemsi), pencatatan pengguna (log System), Setup
Struktur Organisasi dan lain-lain. Sistem ini juga mengatur pengguna dari
kelola fungsi dan modul yang diperbolehkan untuk diolah dan dimanfaatkan
(aktif penuh, sebagian atau read only). Dan juga yang menangani fungsi-
fungsi query, update, entry, approval, reject, delete, Alret dan help online
Fungsi-fungsi atau fitur-fitur yang berjalan pada Sistem Informasi telah dijelaskan pada
bab 1 subbab Ruang Lingkup pekerjaan, Demikian juga pada gambar site map fungsi
aplikasi yang akan dibangan dimana modul-modul diatas masih bersifat hipotesa awal,
dengan melakukan survei dan diskusi dapat dikembangkan sesuai dengan arahan pihak IT
Ditjen DIKTI.
3.5 PLATFORM APLIKASI
Gambar 9. Solusi Platform Sistem

Server Site
Perangkat lunak yang akan digunakan adalah sebagai berikut:

o Linux sebagai Operating System.
o Oracle Database 11g Sebagai RDBMS Server.
o Oracle Werehouse Builder sebagai pendukung Business Intelligence.
o Oracle Descovery sebagai reporting service
o Apache Web Server
o WSASWSO2 Sebagai Web Service.
o WSASWSO2 adalah software open source yang cukup handal
sebagai antarmuka antar legacy sistem dengan DB-PDPT.
o Loader engine akan dibangun dengan menggunakan teknologi sql-
loader yang sudah tersedia di dalam oracle database.
Client Site
Perangkat lunak yang diusulkan adalah sebagai berikut:
1. Windows / Linux sebagai Operating System.

2. Microsoft Internet Explorer, Firefox atau yang lainnya sebagai Web
Browser.
Development Tools
Perangkat lunak yang akan digunakan adalah sebagai berikut :

1. Oracle Werehouse Builder
2. Oracle Descovery
3. Oracle Form
4. Oracle Report
5. Java Server Pages (bila diperlukan).

3.6 SIKLUS MANAJEMEN PEMBANGUNAN
PENDIDIKAN TINGGI
Berdasarkan Laporan Blueprint Tahun Anggaran 2007 Dikti Departemen Pendidikan

Nasional dalam Pengembangan Informasi Pendidikan Tinggi (SIM Terpadu) 2008 – 2011,
maka Siklus Manajemen Pembangunan Pendidikan Tinggi di gambarkan sebagai berikut :
Gambar 10. Siklus Manajemen Pembangunan Pendidikan Tinggi Nasional

4
Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan
Persiapan pelaksanan pekerjaan merupakan kesiapan konsultan dalam
melaksanakan pekerjaan ini , dalam rangka mempersiapan survei
pendahuluan setelah dilakukan kickoff meeting dan kesepahaman
bersama.
4.1 RENCANA KERJA

Rencana Program Kerja sebagai tahapan pelaksanaana pekerjaan secara keseluruhan
meliputi beberapa tahapan yaitu :
Tahap Persiapan dan PERSIAPAN

Perancangan (Kickoff)
BUSINESS REQUIREMENT ANALYST

(BRA)
BUSINESS SOLUTION DESIGN (BSD)
Tahap Pengembangan DEVELOPMENT
TESTING
(Configuration & Setup , Data
Migration)
INTEGRATION TEST (UAT)
Tahap Implementasi dan
Evaluasi
Capacity Building (Training)
Deploy to
Production
Tahap Pendampingan Pendampingan, Pemeliharaan dan

(IT Support) Garansi
Gambar 11. Tahapan Pelaksanaan pekerjaan

Adapun Hasil Tahapan secara singkat dijelaskan sebagai berikut :
Tahap Tahap Detail Hasil

PERSIAPAN & Persiapan • Project Management and
PERANCANGAN [Kickoff] Organization, Definisi masalah.
• Maksud dan tujuan Kerangka kerja,
Perkiraan waktu dan biaya
• Project Management Report
Analisa Kebutuhan • Analisa sumber daya dan kebutuhan
Sistem sistem (software, hardware,
(Business infrastruktur dan pendukung)
Requirement Analist –
• Analisa Kebutuhan Business
BRA )
Intelligence
• Dokumen Spesifikasi Kebutuhan
Sistem (User Requirement
Document)
• Laporan Pendahuluan (Inception
Report)
Rancangan Sistem • Menyusun logika kerja system
(Business Solution • Disain data (data dictionary),
Design – BSD) system dan pendukung.
• Dokumen Rancangan Perangkat
Lunak (Design System Document)
PENGEMBANGAN Development, Build • Pembuatan pangkalan data
System (database)
& Configuration • Pembuatan program aplikasi.
• Pembangunan sistem, instalasi
software dan jaringan
• Partial test
• Laporan Tengah (Interim Report &
Technical Guide)
EVALUASI Testing • Tes sistem keseluruhan
[UAT] • Evaluasi, perbaikan, UAT
• Dokumen Pengujian dan Materi
Hasil Uji (Testing and
Implementation Document)
• Dokumen Petunjuk Pengunan
Aplikasi (User manual & SOP
Document)
Capacity Building • Sosialisasi & Pelatihan : TOT,
(Training) operator, teknisi, administrator dan
developer.
• Handout Training Document

Tahap Tahap Detail Hasil
• Operational and maintenance
System Document
• Laporam Akhir (Final Report
Document)
Deploy & • Pendampingan dan Pemeliharaan
Operational • Bantuan teknis (Call Center)
• Garansi Aplikasi
• Down Time Recovery
• First Line Support (onsite – offsite)
• Second Line Support (onsite –
offsite)
• Pengembangan berkelanjutan
• Laporan berkala pendampingan dan
maintenance.
4.2 ORGANISASI PELAKSANA PEKERJAAN
Dalam rangka pelaksanaan pekerjaan ini Konsultan membentuk Organisasi Pelaksanaan

Pekerjaan yang berupa Tim Pelaksana Pekerjaan. Tim Pelaksana ini mempunyai
mekanisme kerja sendiri dan mempunyai kewenangan untuk melakukan hubungan dengan
instansi lain (Nara Sumber). Pembentukan Tim Pelaksana ini dilatarbelakangi oleh
pengalaman perusahaan dalam menangani berbagai pekerjaan jasa konsultansi.
Organisasi Tim Pelaksana Pekerjaan
Tim Pelaksana Pekerjaan akan terdiri dari beberapa tenaga ahli handal dari
berbagai latar belakang pendidikan sesuai dengan yang disyaratkan dalam
Kerangka Acuan Kerja serta ditunjang oleh beberapa orang Tenaga pendukung.
Tim akan bekerja dengan sebaik-baiknya dan akan berhubungan dengan Tim
Internal Ditjen DIKTI dan nara sumber lain yang telah ditunjuk oleh Ditjen DIKTI
dalam bentuk koordinasi dan konsultasi secara rutin. Selain itu Tim juga akan
membina hubungan dengan instansi lain yang terkait dengan pekerjaan ini. Secara
struktural, Tim Pelaksana Pekerjaan merupakan organisasi fungsional dari

perusahaan. Oleh karena itu, Ketua Tim (Project Manager) bertanggungjawab
langsung kepada Direktur Perusahaan. Ketua Tim Pelaksana pekerjaan akan
memimpin suatu organisasi yang khusus dibentuk untuk melaksanakan pekerjaan
ini.
Internal Tim
Ahli Pembangunan Sistem sebagai Ketua Tim bertanggungjawab langsung kepada
Direktur Perusahaan. Ketua Tim akan memimpin, mengarahkan dan
mengkoordinasikan kerja anggota Timnya untuk mencapai tujuan dan sasaran
pekerjaan sebagaimana yang telah ditetapkan didalam Kerangka Acuan. Untuk
maksud tersebut, Ketua Tim mengatur jadwal kerja tim, jadwal diskusi rutin
anggota tim dan berkonsultasi dengan Tim Internal Ditjen DIKTI dan nara sumber
lain. Ketua Tim juga merekomendasikan penggunaan model/metoda analisis
tertentu yang akan digunakan.
Eksternal Tim
Perusahaan menyelesaikan urusan administrasi proyek dengan Pemimpin
Proyek/Bagian Proyek melalui Ketua Tim. Dalam hal masalah teknis, Ketua Tim
beserta Anggota berhubungan dengan Tim Internal/Supervisi Teknis (Counterpart)
yang dibentuk oleh Pemberi Pekerjaan, dan dengan pihak-pihak lain yang dinilai
penting untuk dihubungi. Kepentingan hubungan eksternal dengan berbagai pihak
tersebut adalah sebagai berikut :
1) Dengan Tim Internal Teknis (Counterpart), hubungan Tim Pelaksana

Pekerjaan bersifat pembinaan teknis untuk menjamin kualitas teknis hasil
pekerjaan konsultan.
2) Dengan Instansi sektoral di lingkungan Ditjen DIKTI dan program Assessment

IT Environment.
3) Tim Pelaksana Pekerjaan juga akan melakukan konsultasi dengan pihak-pihak

lainnya yang dinilai penting untuk dimintai pendapatnya.

Ditjen DIKTI
Steering Communitee
DIREKSI Narasumber
KONSULTAN TI
Tim Supervisi Teknis
Mgr. Proyek /
Ahli SIM
Team Pelaksana
Konsultan Admijstrasi Proyek /
Sektretaris
Data Warehouse & Application Engineer
TA TA TA TA
BPE Business Analyst Database Architect QA
Database, Application Developer & Implementor
TA TA TA TA TA
Database Adm Database Programmer Adm System, Network Doc Trainer
& Eng. & Web Design & Data Communication
TENAGA PENDUKUNG / ASISTEN
Garis Komando
Garis Konsultasi
Garis Hubungan Kontraktual
Garis Hubungan Nara Sumber
Gambar 12. Struktur Organisasi Pelaksana Pekerjaan

Pelaksanaan pekerjaan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi Ditjen DIKTI, akan dilaksanakan
dalam waktu 4 (empat) bulan kalender dengan kebutuhan jasa tenaga ahli sebagai
berikut:
Tenaga Ahli :
No Tenaga Ahli Jumlah
1. Tenaga Ahli Project Manager 1

2. Tenaga Ahli Business Process Engineer 1
3. Tenaga Ahli Business Analyst 2
4. Tenaga Ahli Quality Assurance [QA] 1
5. Tenaga Ahli Database Architect 3
6. Tenaga Ahli Programmer Database 3
7. Tenaga Ahli Database Administrator 2
8. Tenaga Ahli Database Engineer 1
9. Tenaga Ahli Data Communication & 1
Network
10. Tenaga Ahli Administrator System 1
11. Tenaga Ahli Dokumentasi 2
12. Tenaga Ahli Pengajar / Instruktur (Trainer) 5
13. Tenaga Ahli Web Designer 1
TOTAL 25
4.3 MANAJEMEN PELAKSANAAN PEKERJAAN
4.3.1 Mekanisme Komunikasi
Rencana koordinasi dan komunikasi merupakan salah satu aspek penting dalam
proses pelaksanaan kegiatan. Rencana koordinasi dan komunikasi ini melibatkan baik
pihak Konsultan maupun pihak Ditjen Dikti secara bersama-sama. Beberapa hal yang
diperlukan dalam koordinasi dan komunikasi pada proses pelaksanaan kegiatan ini
antara lain:
(1). Point of Contact

Adanya kejelasan tempat koordinasi yang diketahui oleh semua personil yang
terlibat akan mempermudah dan memperlancar proses pelaksanaan kegiatan.

Untuk itu mungkin diperlukan suatu sekretariat kecil yang menjadi fasilitas
pendukung tersebut. Pihak Ditjen Dikti maupun Pihak Konsultan memiliki
tempat pertemuan bersama yang dapat dipergunakan setiap kali dibutuhkan.
(2). Person in Charge

Person in charge atau orang yang bertanggung jawab pada masing-masing
Pihak harus definitif dan memiliki kewenangan jelas. Person in charge dari
Pihak Konsultan adalah Direksi pada tingkat kebijakan (steering committee)
dan Ketua Tim (team leader) pada tingkat teknis. Pihak Ditjen Dikti, pada
tingkat kebijakan dapat diwakili oleh Pejabat Pembuat Komitmen/Kuasa
Pengguna Anggaran atau yang dikuasakan dan pada tingkat teknis dapat
diwakili oleh Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan atau yang dikuasakan
(3). Media Komunikasi

Selama proses pelaksanaan kegiatan berbagai media komunikasi dapat
dipergunakan sesuai dengan kebutuhan dan ketersediaan. Media komunikasi
yang umum seperti telepon, text messaging, email, maupun messenger dapat
dipergunakan secara intensif. Namun demikian, rapat koordinasi masih
diperlukan sebagai media yang dapat dijadualkan sesuai kesepakatan.
Untuk keperluan koordinasi dan sosialisasi yang lebih bersifat substantif,

focus group discussion dan workshop dapat diselenggarakan. Media ini
diharapkan dapat menjadi salah satu sumber penting dalam mencapai
sasaran yang tepat.
4.3.2 Manajemen Risiko
Risiko dalam pelaksanaan suatu kegiatan selalu ada, untuk itu diperlukan pengelolaan
risiko sehingga dapat diminimalkan kejadian dan dampaknya. Identifikasi awal risiko
pelaksanaan kegiatan ini diantaranya:
(1). Keterlambatan Penyelesaian Kegiatan

(a). Kemungkinan terjadinya risiko : sedang
(b). Dampak risiko : tinggi
(c). Mitigasi :

i. Disiplin dan pengendalian pelaksanaan jadual pelaksanaan
kegiatan;
ii. Tim yang ditunjuk pada Pihak Ditjen Dikti harus mampu
meluangkan waktu sesuai kebutuhan;
iii. Koordinasi dan komunikasi yang intensif dan terdokumentasi
dengan baik.
(2). Lingkup Kegiatan Yang Melebar
(a). Kemungkinan terjadinya risiko : rendah
(c). Mitigasi :
i. Kesepakatan lingkup kegiatan melalui pelaksanaan kick off
meeting disepakati kedua belah pihak;
ii. Penerapan manajemen perubahan;
iii. Dokumentasi pada setiap rapat dilakukan dengan baik.
(3). Hasil Yang Tidak Sesuai Harapan
(a). Kemungkinan terjadinya risiko : rendah s.d.sedang
(c). Mitigasi :
i. Pemahaman terhadap lingkup, bentuk, kedalaman, dan
substansi luaran dipahami dan disepakati kedua belah pihak;
ii. Komunikasi lebih intensif dan terdokumentasi;
iii. Analisis kebutuhan harus dilakukan secara cermat.
(4). Data/Informasi Yang Diperoleh Tidak Akurat/Tidak Lengkap
(a). Kemungkinan terjadinya risiko : sedang s.d. tinggi
(c). Mitigasi :
i. Adanya tim pendamping yang kompeten dan memiliki akses
yang baik terhadap sumber data;
ii. Komitmen dari Pimpinan harus dapat dibangun;
4.3.3 Manajemen Perubahan
Perubahan terhadap berbagai aspek kegiatan mungkin dapat terjadi selama proses
pelaksanaan kegiatan. Jika terjadi perubahan, maka harus dapat dikelola secara baik

agar dapat diketahui, dipahami, dan disepakati bersama sehingga tidak menimbulkan
kesalahpahaman atau misinformed.
Beberapa hal dasar berikut dapat dipergunakan dalam pengelolaan perubahan,

misalnya:
(1). Setiap perubahan harus dilakukan melalui mekanisme change request,

yaitu permintaan perubahan secara tertulis dari Pihak yang
mengusulkan perubahan. Hal ini dapat dilakukan melalui media
komunikasi yang tersedia (rapat, workshop, dsb.);
(2). Setiap permintaan perubahan harus didokumentasikan, baik

perubahan yang disepakati maupun perubahan yang tidak dapat
disepakati bersama;
(3). Setiap permintaan perubahan dievaluasi dampaknya secara bersama-

sama oleh kedua belah Pihak sebelum disepakati untuk disetujui atau
ditolak;
(4). Hanya perubahan yang disetujui yang dapat dilaksanakan;
(5). Dokumentasi terhadap permintaan perubahan sebaiknya ada pada

Pihak Konsultan maupun Pihak Pemberi Kerja.
4.4 MOBILISASI TIM SURVEY
Sesuai dengan rencana kerja dan struktur organisasi pelaksana pekerjaan diatas, maka
konsultan melakukan persiapan survei dengan menyiapkan tim aplikasi yang bertugas
melakukan wawancara dan studi literatur guna mendapatkan data dan informasi dalam
rangka pembangunan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi Ditejen Dikti.

5
Pelaksanaan Survey dan
Rencana Tindak Lanjut
Bagian ini menguraikan kegiatan survei dan hasil survey yang dilakukan oleh tim
konsultan dan rencana tindak lanjut (action plan) sebagai bahan kemajuan
pelaksanaan pekerjaan.
5.1 TAHAPAN DAN RUANG LINGKUP SURVEY

PENDAHULUAN
5.1.1 PERSIAPAN – KICKOFF MEETING (Project Planning &

Organization)
Pada tahap ini akan dilakukan suatu pertemuan antara PT. Pradipta Intimedia Selaras
(sebagai Pengembang) dan TIM Internal Ditjen DIKTI (sebagai Supervisi Teknis), di mana
kedua pihak akan memastikan bahwa project akan dijalankan sesuai dengan tujuan dan
harapan dari kedua belah pihak.
Di dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah :

− Scope Of Work & Project Cost Definition.
− Menunjuk project team
− Mengadakan pertemuan internal untuk mengkonfirmasikan project schedule,
project team, dan system definition
− Mengadakan kick-off meeting untuk mengkonfirmasikan project schedule dan
project team.

Tools yang digunakan adalah :
MS Project
Deliverables:
Project Management Document
Hasil :
Tersedia ruang workshop untuk pengembangan Sistem Pangkalan Data
Telah terinstall pada lingkungan pengembangan
- OS server : Linux Redhat 5.3 32 bit

- Database server : oracle 10 R2 32 bit
- BI Publisher 10.1.3.3.3
5.1.2 ANALISA KEBUTUHAN BISNIS (Business Requirement

Analysis – Define System)
Analisa kebutuhan bisnis dari sistem yang akan dibangun meliputi analisa sebagai
berikut :
1. Analisa Pendahuluan Sistem

Tujuan yang hendak dicapai dalam tahap ini adalah untuk mengidentifikasi
permasalahan yang ada tentang Data dan Infromasi Ditjen DIKTI, Aplikasi
Pendukungnya dan Infrastrukturnya dan keinginan-keinginan terhadap sistem
yang akan diimplementasikan, dan kemudian merumuskannya.
Di dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah:
− Mengumpulkan data dan fakta di lapangan melalui wawancara, kuisoner dan
survey.
− Identifikasi Permasalahan
− Menyusun Laporan Hasil Survey.
2. Analisa Sistem yang sedang berjalan

Tujuan yang hendak dicapai dalam tahap ini adalah untuk mendapatkan
rumusan masalah secara lebih rinci, mengetahui unjuk kerja sistem yang sedang
berjalan, serta usulan pemecahan terhadap masalah-masalah yang timbul.
Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah melakukan tinjauan terhadap
struktur organisasi, kegiatan unit-unit kerja, serta peraturan-peraturan yang
berkaitan dengan aktifitas unit-unit kerja sehingga didapat potret dari Kebutuhan
Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi, beserta penerapan siklus
manajemen pendidikan tinggi yang mencakup kebutuhan pada :
Masing-masing Direktorat di Ditjen DIKTI
Pusat Statistik Pendidikan (PSP) Balitbang
BAN-PT
Kopertis
Minimal 2 (dua) Perguruan Tinggi Negeri (PTN) atau Perguruan Tinggi
Swasta (PTS)
Di dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah:

− Mengumpulkan fakta di lapangan melalui wawancara, survey/audit dan review
terhadap data detail, existing system dan operation work flow.
− Analisa Data dengan implementasi Business Intelligence
− Analisa Resiko
− Analisa Prosedur
− Analisa Informasi yang tersusun
− Analisa sistem yang sedang berjalan (legacy system).
3. Analisa Kebutuhan Sistem (System Requirenment Analysis)

Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan selanjutnya
dapat diuraikan perkiraan global kebutuhan Implementasi Pangkalan data
Pendidkan Tinnggi (Sistem Informasi Manajemen Pendidkan Tinggi) , identifikasi
kebutuhan pendukung perangkat keras, perangkat lunak komputer, dan jaringan
komunikasi data. Tujuan dari phase ini adalah untuk mendapatkan daftar detail
requirement untuk kebutuhan implementasi.
Aktivitas-aktivitas pada phase ini adalah :

− Melakukan audit terhadap existing system dan operation work flow

− Melakukan Business Process Analysis Pengelolaan Pendidkan Tinggi (DIKTI)
− Penyusunan rancangan aplikasi untuk diselaraskan dengan Konsep Teknologi
Informasi Terkini dan proses bisnis yang meliputi :
1. Aplikasi SIM PDPT & KPI (Use Case Diagram)
2. Struktur Basis Data, Normalisasi data dan Metadata.
3. Analisa Penyempurnaan Data Dictionary
4. Infrastruktur
5. Penyelarasan dan Integrasi Sistem dari Aplikasi yang pernah
dikembangkan (seperti pada Padati Web dan Dapodik).
− Mendefinisikan kebutuhan detail hardware (komputer, jaringan, dll).
− Mendefinisikan spesifikasi detail software aplikasi pendukung.
− Penyusunan program strategis dan prioritas pengembangan aplikasi sesuai
kebutuhan internal & eksternal
− Rancangan Detail Level 3 (tiga) Aplikasi SIM KPI (Sistem Informasi Manajemen
Key Performance Indecator)
Metode & Tool yang digunakan adalah :

Unified Modeling Language [UML]
Rational Rose & Power Designer
Oracle SQL Manager (Cube Data Model)
Deliverables dari 3 aktifitas diatas adalah :

User Requirenment (Specification Requirement Syatem Document) dan
Inception Report (Laopran Pendahuluan)
5.2 Hasil Survey
Dari survey yang dilakukan, diperoleh beberapa fitur kebutuhan pada Pangkalan Data
Pendidikan Tinggi.
5.2.1 Dokumen Literatur
Adapun Dokumen Literatur yang di dapat adalah sebagai berikut :

- Laporan Blueprint Tahun Anggaran 2007 Pengembangan Sistem
Informasi Pendidikan Tinggi (SIM Terpadu) 2008 – 2011, Direktorat
Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional.
- Laporan Assessment Tahun Anggaran 2007 Pengembangan Sistem
Informasi Pendidikan Tinggi (SIM Terpadu), Direktorat Jenderal
Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional.
- User Requirement PDPT
- Dokumen Spesifikasi Database EPSBED
- Sample data EPSBED
- Data awal KPI Pengelolaan Perguruan Tinggi
- Dokumen Data Dictionary eksisting, sistem dan pendukung.
5.2.2 Analisis Awal Kebutuhan Sistem
Penyusunan Analisa kebutuhan Sistem secara detail akan dilakukan dan disajikan
secara dokumen tersendiri (Software Requirement Spesification & Software Design
Document)
5.2.2.1 USER REQUIREMENT
Sesuai dengan tahapan pengembangan sistem Software Development Life Cycle

(SDLC) maka sebagai tahap pertama untuk mengembangkan sistem ini adalah
melakukan analisis kebutuhan sistem. Dimulai dengan melakukan asesmen kebutuhan
user. Hasil sementara kebutuhan user yang teridentifikasi hasil dari pemahaman
dokumen Perencanaan TI Dikti yang telah ada dan dokumen dan survey s`ementara
terhadap counter part Dikti. Hasil sementara dapat dilihat pada lampiran 1. User
Requirement .
5.2.2.2 D O K UME N SP E SI FI K AS I D AT AB AS E E P S BE D
Spesifikasi database EPSBED hasil investigasi awal yang telah dilakukan. Database
EPSBED ini yang akan ditarik dengan ETL kedalam datawarehouse untuk keperluan
penyusunan report BI. Saat ini database ini tersimpan dalam Database System MySql.
Lampiran 2 Spesifikasi database EPSBED

5.2.2.3 D AT A D I C TI O N AR Y
Data dictionary baru yang telah dinormalisasi. Data dictionary ini masih dalam proses
untuk mendapat bentuk yang paling sesuai untuk kepentingan pengelolaan perguruan
tinggi. Lampiran 3 Data Dictionary
5.2.2.4 D AT A AW AL K PI PE NG ELO L AAN P ER G U R U AN TI NG G I
Sebagai acuan awal penyusunan BI report, berikut adalah data awal KPI Pengelolaan
Perguruan Tinggi yang berhasil diperoleh. KPI ini masih dimungkinkan berkembang
seiring dengan masih dilakukannya asesmen yang lebih mendalam. Lampiran 4. KPI
PT.
5.3 Rencana Tindak Lanjut
Rencana tindak lanjut untuk tahap berikutnya adalah :

1. Asesmen lanjut untuk :
o Penyempurnaan Data Dictionary
o Indikator Keprimaan
o User Requirement dan ketersediaan data
2. Menyusun detil arsitektur Sistem Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT)
3. Menyusun logika detil sistem PDPT
4. Persiapan administrasi pengambilan data EPSBED
5. Merancang star schema
6. Merancang report BI PDPT.
7. Melakukan koordinasi dan review rutin terhadap kemajuan pembangunan
aplikasi.

LAMPIRAN
1. Lampiran 1. User Requirement
2. Lampiran 2 Spesifikasi database EPSBED
3. Lampiran 3 Data Dictionary
4. Lampiran 4. KPI Perguruan Tinggi

Laporan Pendahuluan - PDPT - DIKTI - 2009

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Laporan Pendahuluan - PDPT - DIKTI - 2009

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI

Perioda : 6 Oktober 2009

PENDEKATAN METODOLOGI ................................................................. 22

GAMBARAN UMUM PANGKALAN DATA PENDIDIKAN TINGGI ............... 46

PERSIAPAN PELAKSANAAN PEKERJAAN................................................. 59

PELAKSANAAN SURVEY DAN RENCANA TINDAK LANJUT ....................... 68

Gambar 1. Kerangka Kerja Proses Bisnis .............................................................................................................. 23

1.1 LATAR BELAKANG

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI 7

Dalam rangka implementasi kebijakan integrasi informasi Pendidikan Tinggi, maka

Tugas dan Fungsi

Tugas merumuskan dan melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI 8

1.2 MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan tujuan dari kegiatan ini adalah :

1. Mendefinisikan dan mencari kesepadanan data yang ada di internal Ditjen

3. Mendefinisikan dan mengklarifikasi proses bisnis masing-masing entitas di

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI 9

5. Menghasilkan informasi yang komprehensif serta menjamin integritas,

1.4 LINGKUP PEKERJAAN

Pengembangan Pangkalan Data Pendidkan Tinnggi Direktorat Jenderal Pendidikan

1. Sistem yang dirancang memiliki spesifikasi sebagai berikut :

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI 10

2. Sistem yang dibangun harus dapat menerapkan security system yang

4. Aplikasi yang dibangun dapat dijalankan pada platform OS Windows server.

5. Membangun perangkat lunak sistem yang telah dirancang secara terpusat

6. Aplikasi yang dibangun dapat diakses secara terbatas melalui jaringan

7. Aplikasi yang dibangun harus user fiendly dengan interface berbasis

8. Aplikasi dibangun dengan pendekatan metodologi ”Software Engineering”

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI 11

1. Assessment Existing Aplikasi (legacy system) dan data yang dibutuhkan di

a. Masing-masing direktorat Di Ditjen DIKTI

e. Sample minimal dua PTN / PTS

3. Melakukan Survei inventarisasi data dan informasi, serta kebutuhan sistem

4. Formulasi sistem informasi dengan menganalisa permasalahan secara

5. Perencanaan infrastruktur jaringan pendukung sistem

6. Pengembangan aliran data elektronik terstruktur.

C. Penyempurnaan Data Dictionary dan Penyusunan Proses Bisnis

Kegiatan Penyempurnaan Data Dictionary dan Penyusunan Proses Bisnis

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI 12

III.2. Rancangan dan Implementasi Modul KPI DIKTI

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI 13

Kegiatan Pengembangan Database Terpusat meliputi :

i. Pengembangan Database Terpusat.

E. Entry Data / Migrate Data, Pengumpulan data dan informasi,;

3. Melakukan pemasukan data (entry data), untuk data yang belum

F. Instalasi, Set up dan Implementasi Hadware, Software, Jaringan dan

1) Memasang dan membentuk (setting) parameter untuk operasi aplikasi

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI 14

G. Uji Coba dan Penyempurnaan (Finalisasi)

1. Melakukan Skenario Based Testing, berdasarkan Kebutuhan informasi

2. Conduc System dan Complate System Testing

H. Pelatihan, Sosialisasi dan Asistensi Implementasi aplikasi.

1. Melakukan Pelatihan bagi Trainer

2. Melakukan pelatihan teknis pemeliharaan aplikasi dan database kepada

3. Melakukan pelatihan operasional kepada staff / operator di Ditjen DIKTI,

4. Melakukan pelatihan yang berhubungan dengan Development Tools yang

I. Pembuatan Dokumen dan Laporan :

1. Laporan sepanjang pelaksanaan proyek

d. Catatan Pertemuan / Risalah Rapat

2. Dukumen Teknis Sistem Aplikasi :

a. Dokumen Spesifikasi Kebutahan Sistem dan Rancangan Sistem