PENYUSUNAN PROGRAM APLIKASI

SISTEM INFORMASI INVENTORY

PT PUPUK KALTIM

LATAR BELAKANG

Sebagai industri pupuk yang besar, PT Pupuk Kaltim tentu mempunyai berbagai mesin
berteknologi tinggi demi terjaganya kelangsungan produksi. Peralatan tersebut pasti
mempunyai data-data baik manual operasi, tanggal pembelian, pabrik pembuat, vendor di
Indonesia, komponen-komponen yang dimiliki masing-masing mesin, stok komponen yang
ada di gudang, dan lain-lain. Dari kunjungan yang dilakukan oleh Jurusan Teknik Elektro
UGM terungkap begitu banyak ribuan data mengenai peralatan-peralatan tersebut yang harus
disimpan. Hal ini tentu akan menimbulkan permasalahan manakala:
− Suatu saat suatu mesin A memerlukan penggantian komponen A3,
namun kenyataannya di gudang tidak tersedia.
− Suatu saat 5 buah mesin berbeda memerlukan penggantian komponen
A3, namun kita cuma punya 4 stok.
− Suatu saat komponen kita tahu bahwa suatu mesin A sudah terlalu tua
tetapi kita tidak bisa melakukan tindakan penyelamatan karena kita tidak tahu data
mengenai penyusutan masing-masing komponen.
Sebetulnya hal di atas bukanlah suatu hal yang patut dikhawatirkan mengingat sekarang
di pasaran sudah beredar beberapa software untuk mengelola sistem inventory peralatan.
Namun demikian kebanyakan software masih belum memenuhi kebutuhan user yang
sesungguhnya, katakanlah untuk permasalahan di atas, software di pasaran cuma bisa
menjawab hal-hal berikut ini:
− Stok komponen A3 cuma tinggal 5 buah, tanpa tahu bahwa sebetulnya
kebutuhan akan komponen tersebut setelah 4 tahun mendatang.
− Masalah penentuan siapa saja yang diberi hak untuk melakukan apa
saja dari sistem.
 Dengan demikian diperlukan adanya suatu sistem informasi inventory yang terintegrasi
namun sangat nyaman digunakan yang mampu menjawab permasalahan-permasalahan di
atas.
MAKSUD DAN TUJUAN
Dengan adanya permasalahan di atas yang mungkin juga dihadapi oleh PT Pupuk Kaltim
maka Jurusan Teknik Elektro UGM berusaha memberikan solusi yang berupa pembangunan
program aplikasi sistem inventory (“Inventory Control Information System”) di PT Pupuk
Kaltim yang untuk selanjutnya disingkat ICIS.
ICIS menyediakan kemampuan berikut ini:
− Memberikan informasi penyusutan dari setiap komponen mesin-mesin
produksi pupuk.
− Memberikan informasi stok komponen-komponen mesin.
− Memberikan statistik tentang komponen-komponen mesin menurut
kondisinya (baru, baik, jelek, perlu diganti).
− Memberikan kemudahan fungsi pencarian komponen mesin-mesin baik
pada mesin mana atau pun letaknya pada stok gudang.
− Memberikan fungsi security pada level basis data dengan cara
pemberian password sesuai dengan hak/kedudukannya dan log file user (Nama
pengguna; Lokasi IP Address pengguna; Hari, tanggal, jam, menit, & detik dari
penggunaan user; Durasi akses data; Apa yang dilakukan).
− Memberikan fasilitas back up data.

RUANG LINGKUP PEKERJAAN

Ruang lingkup pekerjaan dari pembuatan program ICIS adalah :

1. ICIS merupakan software basis data yang di dalamnya mempunyai fungsi-fungsi untuk
mengontrol dan memberikan maintanance assistance terhadap data-data mengenai
mesin-mesin produksi pupuk beserta komponen-komponennya “hanya pada” PT Pupuk
Kaltim Balikpapan.
2. Tim dari Jurusan Teknik Elektro (JTE) berkewajiban membuat program ICIS dan
mengimplementasikannya pada PT Pupuk Kaltim.
3. JTE berhak meminta sebagian data representatif sistem inventory dari mesin-mesin
produksi pupuk beserta komponen-komponen pada PT Pupuk Kaltim sebagai data awal
program ICIS.
4. JTE berkewajiban memberikan pelatihan kepada user ICIS dari PT Pupuk Kaltim
mengenai cara mengisikan data bagi program ICIS dan cara menggunakan ICIS.
METODOLOGI

Metodologi dalam pengerjaan program ICIS adalah :

1. Mencari permasalahan yang sebenarnya timbul dari sistem inventory yang sudah ada
bersama user. (1 mg)
2. Melakukan survei dan analisis kebutuhan fungsional (raw. req. doc.) dari sistem
inventory yang akan dibangun di PT Pupuk Kaltim. (2 mg)
Hal ini melibatkan banyak diskusi dengan para calon user program ICIS. Keaktifan dari
calon user akan menghasilkan sistem yang sesuai dengan yang diinginkan.
3. Melakukan validasi kebutuhan fungsional dan non-fungsional ICIS bersama user. (1 mg)
4. Membuat dokumen formal analisis kebutuhan (form. req. doc.) berupa kontrak dengan
PT Pupuk Kaltim mengenai fungsi-fungsi yang akan dibangun pada ICIS. (1 bln)
Di dalam kontrak juga akan disebutkan pembentukan tim komite perubahan program
(change-control board) yang berhak membicarakan kemungkinan-kemungkinan yang
akan timbul bila nantinya ada permintaan perubahan fungsi dari yang telah disepakati
(biaya, waktu).
5. Membuat prototype ICIS dan melakukan uji prototype bersama-sama user.
Ada 3 macam prototype yang akan dibangun:
− prototype untuk validasi kebutuhan (1 mg)
− prototype untuk user interface (1 mg)
− prototype untuk feasibility. (1 mg)
6. Membuat desain basis data dan user interface dari ICIS. (2 mg)
7. Membuat program ICIS beserta manualnya. (1 bln)
8. Mengadakan uji coba dan perbaikan. (1 mg)
9. Mengadakan pelatihan untuk user (pengguna ICIS dari PT Pupuk Kaltim). (1 mg)
10. Pembuatan dokumentasi, manual, dan laporan/presentasi ICIS. (1 mg)

Total hours = 5 bln x 30 x 6 jam = 900 jam

1 man/hour = 200.000 rupiah
Total cost = 180.000.000 rupiah