Hoja de Calculo

PARTE IV
Hojas de cálculo
y Excel
3
LECCIÓN 1
Conceptos básicos de
las hojas de cálculo
Una vez completada esta lección, podrá:
 Crear un libro.
 Crear un libro a partir de una plantilla.
 Conocer los elementos de la ventana de Microsoft Excel.
 Seleccionar celdas.
 Introducir texto, números y fechas en una hoja.
 Introducir un rango de datos.
 Modificar el contenido de celdas.
 Desplazarse entre hojas.
 Asignar nombre y guardar un libro.
 Abrir un libro.
 Cambiar el nombre de una hoja.
 Ver una vista preliminar e imprimir una hoja.
 Cerrar un libro y salir de Excel.
Microsoft® Excel es un programa excelente para organizar, dar formato y

calcular datos numéricos. Excel muestra los datos en un formato de filas y
columnas, con líneas de cuadrícula entre las filas y las columnas, de manera
similar a los libros mayores contables o al papel de gráficos. Por tanto, Excel
resulta idóneo para trabajar con datos numéricos para contabilidad, investigación
científica, recopilación de datos estadísticos y cualquier otra situación que pueda
beneficiarse de la organización de datos en un formato tipo tabla. Los profesores
suelen grabar las notas de los alumnos en Excel y los directores suelen almacenar
listas de datos, como registros de inventario o de personal, en Excel. A medida
que realice este curso aprenderá cómo Excel simplifica la realización de cálculos
con datos numéricos y ofrece docenas de formas de dar formato a los datos para
su presentación, incluyendo gráficos e informes.
Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar el archivo
Employee Information.xls de la carpeta Part IV, Lesson01 que se encuentra en
la carpeta Practice del disco duro.
4
Creación de un libro
Para iniciar Excel debe utilizar cualquiera de los métodos utilizados para iniciar
otros programas de Microsoft Windows. Un método frecuente es hacer clic en
el botón Inicio, seleccionar Todos los programas y elegir Microsoft Excel en el
submenú. También puede hacer clic en un icono de acceso directo, si existe
alguno, en el escritorio o en la barra Inicio rápido.
Cada libro abierto se Cuando inicia Excel se abre de manera predeterminada un libro en blanco con
representa en un botón de el título Libro1. Un libro es un archivo que puede contener varias hojas. A su
Excel en la barra de tareas. vez, una hoja es una cuadrícula de filas y columnas en la que puede introducir
Es fácil hacer clic en un
botón para ver un libro
datos. Por ejemplo, puede crear cuatro hojas de presupuesto en un mismo libro
diferente. Si tiene muchas donde cada hoja contenga el presupuesto para un trimestre del próximo año
aplicaciones abiertas, cada fiscal. Si es un profesor y utiliza Excel, puede crear hojas de notas en el mismo
aplicación tendrá un botón en
libro y almacenar en cada hoja las notas de un semestre de la misma clase.
el que puede ver una lista de
los archivos abiertos. Como puede ver, un libro le permite agrupar hojas que contienen datos
relacionados. Después de crear un libro puede guardarlo como un único
archivo en el disco duro.
En este ejercicio iniciará Excel, creará un libro estándar y cerrará el libro.
1 En la barra de tareas de Windows, haga clic en el botón Inicio,
seleccione Todos los programas y haga clic en Microsoft Excel.
Se abrirá Excel con Libro1 listo para usar.
2 En la sección Nuevo del panel de tareas Nuevo libro, haga clic en

Libro en blanco.
Excel creará un libro llamado Libro2 y desaparecerá el panel
de tareas.
3 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.
Excel cerrará Libro2 y volverá a aparecer Libro1.
Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.
5
Creación de un libro a partir de

una plantilla
Si necesita otro libro en blanco, puede crearlo en cualquier momento, incluso
aunque tenga un libro abierto. Excel también ofrece plantillas que le permiten
crear libros ya configurados para hacer un seguimiento de determinados tipos
de datos, como información de facturas o de pedidos de compra. Para crear un
nuevo libro basado en una plantilla, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo;
aparecerá el panel de tareas Nuevo libro. En la sección Nuevo a partir de una
plantilla, elija Plantillas generales.
En el cuadro de diálogo Plantillas puede elegir la ficha Soluciones de hoja de

cálculo o la ficha Plantillas de plan comercial y seleccionar una de las plantillas
que se muestran.
Conceptos básicos de los elementos

de la ventana
Muchos elementos de la ventana de Excel son similares a los de las ventanas
de otros programas Windows. En el gráfico siguiente se destacan las partes
más importantes de Excel, siendo las dos últimas nuevas en Excel 2002: la
ventana de libro, la barra de menús principal, la barra de fórmulas, las barras
de herramientas Estándar y Formato, el cuadro Escriba una pregunta y el panel
de tareas.
6
En la tabla siguiente se describen los elementos de la ventana de Excel.
Elemento Descripción
Barra de título Identifica el programa actual y el nombre del libro
actual.
Barra de menús Muestra los nombres de los menús de Excel.
Barras de herramientas Le permite un acceso rápido a funciones que se
utilizan con frecuencia, como dar formato, alinear y
calcular totales de las entradas de las celdas. Las
barras de herramientas Estándar y Formato
aparecen de manera predeterminada.
Cuadro de nombre Muestra la dirección de la celda activa.
Barra de fórmulas Muestra el contenido de la celda activa.
Panel de tareas Le permite abrir archivos, pegar datos del
Portapapeles, crear libros en blanco y crear libros
de Excel basándose en archivos existentes.
Cuadro Escriba Cuando escribe una pregunta en este cuadro,
una pregunta muestra los temas de ayuda coincidentes con su
solicitud.
Barra de estado Muestra información acerca de un comando
seleccionado. También indica el estado (activado o
desactivado) de las teclas Bloq Mayús y Bloq Num.
7
(continúa)
Elemento Descripción
Barras de desplazamiento Incluyen una barra de desplazamiento
vertical y horizontal y cuatro flechas de
desplazamiento, cada una de las cuales se utiliza
para mostrar distintas áreas de la hoja.
Botón Seleccionar todo Selecciona todas las celdas de una hoja.
Fichas de hojas Le permiten ver las hojas del libro abierto.
Hoja Una cuadrícula de columnas verticales
(identificadas por caracteres alfabéticos) y filas
horizontales (identificadas por dígitos numéricos).
La intersección de las columnas y las filas
constituyen las celdas. Cada celda puede
identificarse por una referencia de celda completa,
o dirección, que consta de las coordenadas de
columna y fila de dicha celda; por ejemplo, B3.
Celda activa La celda, designada por un borde grueso, que se
verá afectada cuando escriba o modifique datos.
Botón Minimizar Minimiza la ventana y la convierte en un botón de
la barra de tareas.
Botón Maximizar/ Alterna entre maximizar una ventana y restaurar
Restaurar una ventana al tamaño que tenía anteriormente.
Botón Cerrar Cierre la ventana en la que aparece el botón.
Información de pantalla Un pequeño cuadro emergente que muestra el
nombre de un objeto o de un botón de barra de
herramientas si lo señala con el puntero del mouse
(ratón).
Una gran ventaja que ofrece el panel de tareas es que agrupa en un único lugar
muchas acciones comunes, como abrir o crear archivos, y permite llevar a cabo
estas acciones con un único clic del mouse. El único inconveniente del panel de
tareas es que ocupa un valioso espacio de la pantalla. Afortunadamente, puede
mostrarlo u ocultarlo fácilmente. En el menú Ver, haga clic en Panel de tareas;
Excel ocultará el panel de tareas si se estaba mostrando o lo mostrará si
está oculto.
8
La ventaja de incluir el cuadro Escriba una pregunta en la ventana principal

de Excel es que puede obtener ayuda rápida y fácilmente cuando tiene fresca
la pregunta, sin agregar ningún paso adicional que pueda distraerle de su
pregunta. Con esta característica ya no tendrá que ir al menú Ayuda o al
Ayudante de Office cuando necesite ayuda.
En este ejercicio trabajará con elementos de la ventana de Excel.
1 Seleccione el botón Asistente para gráficos de la barra de
herramientas Estándar durante unos segundos.
Aparecerá una Información de pantalla que muestra las palabras
Asistente para gráficos.
2 Seleccione el cuadro de nombre, que contiene la dirección de
celda A1.
Aparecerá una Información de pantalla que muestra las palabras
Cuadro de nombres.
3 Haga clic en el botón Opciones de barra de herramientas al final de

la barra de herramientas Formato.
Aparecerá un menú con opciones.
4 Seleccione el comando Agregar o quitar botones.

Aparecerá un menú con comandos adicionales.
9
5 Seleccione Formato en el submenú.

Aparecerá un menú con las opciones de formato.
10
6 Sitúe el puntero del mouse sobre cada botón de la barra de

herramientas recién mostrado.
Aparecerá una Información de pantalla que explica la función de
cada botón.
7 Cuando haya terminado, haga clic en cualquier lugar fuera de los
menús abiertos para cerrarlos.
Selección de celdas
Para poder introducir datos en una hoja debe identificar la celda (la intersección
de una fila y una columna) en la que desea poner los datos. Esto se conoce como
seleccionar la celda. Puede seleccionar una única celda, una fila, una columna, y
grupos de celdas adyacentes y no adyacentes.
Para seleccionar una única celda, basta con hacer clic en ella. Cuando una celda
está seleccionada, tiene un borde negro alrededor y esa celda se convierte en la
celda activa, como se muestra en la ilustración siguiente.
Cuando selecciona una

celda, el texto de su propio
selector de fila (el botón de
color gris que hay en el
extremo izquierdo de su fila)
y su selector de columna (el
botón gris situado en la parte
superior de su columna)
aparece en negrita.
Esa característica hace
que sea más fácil ver las
“coordenadas” de fila y
columna de la celda
seleccionada. Además,
la dirección de celda aparece
en el cuadro de nombres.
Puede seleccionar todas las celdas de una hoja si hace clic en el botón
Seleccionar todo situado en la esquina superior izquierda de la hoja.
11
Puede seleccionar una única fila o columna de la hoja si hace clic en el selector
de fila o de columna correspondiente.
En este ejercicio seleccionará toda una fila y toda una columna de la

hoja actual.
1 Haga clic en el selector de la columna D.
Se seleccionará la columna D.
2 Haga clic en el selector de la fila 1.
Se seleccionará la fila 1.
3 Haga clic en el selector de la columna B y arrastre el puntero del
mouse hasta el selector de la columna E.
Se seleccionarán las columnas.
4 Haga clic en cualquier celda de la columna G.
Se anulará la selección de las columnas B, C, D y E.
Selección de un rango de celdas

Un rango suele estar identificado por las referencias de su primera y última
Otra forma de seleccionar un
rango de columnas consiste celdas, con un signo de dos puntos entre ellas. Por ejemplo, el rango vertical
en hacer clic en el primer que va desde la celda A1 hasta la celda A9 se identifica como A1:A9. Del
selector de columna del mismo modo, el rango horizontal que va desde la celda C3 hasta la celda G3 se
rango, mantener presionada
la tecla Mayús y hacer clic en
identifica como C3:G3. Los rangos que ocupan un bloque de columnas y filas
el último selector de columna se identifican por las direcciones de las celdas situadas en las esquinas superior
del rango. Este mismo izquierda e inferior derecha de ese bloque (C5:F9), como se muestra en la
método es válido para
ilustración siguiente.
seleccionar un rango de filas.
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Para seleccionar un rango de celdas, arrastre el puntero del mouse sobre ellas.
Cuando selecciona un rango de celdas, la primera celda elegida se convierte en
la celda activa. La celda activa es blanca y el rango de celdas es de color azul.
En este ejercicio seleccionará un grupo de celdas adyacentes en la hoja actual.
1 Haga clic en la celda E3, mantenga presionado el botón del mouse,
arrastre el puntero del mouse hacia abajo hasta la celda E12 y
suelte el botón del mouse.
Se seleccionará el rango E3:E12 y E3 seguirá siendo la celda activa.
2 Haga clic en la celda A5, mantenga presionada la tecla Mayús y
haga clic en la celda H16.
Se seleccionará el rango y A5 seguirá siendo la celda activa.
Para seleccionar varios 3 Haga clic en la celda F17, mantenga presionada la tecla Mayús
rangos de celdas no y presione cuatro veces la tecla de flecha hacia abajo.
adyacentes, seleccione el Se seleccionará el rango de celdas F17 a F21 (que se denomina
primer rango, mantenga
presionada la tecla Ctrl y
F17:F21).
seleccione los demás
rangos que desee.
13
Introducción de texto en una hoja

En una hoja de Excel se pueden introducir tres categorías básicas de datos: texto,
números y fórmulas. Para introducir texto o números en una celda, seleccione la
celda y escriba la información. A medida que escribe, cada carácter aparece en la
barra de fórmulas y en la celda activa, junto con el punto de inserción. El punto
de inserción indica dónde se insertará el siguiente carácter.
Una entrada de texto, que a veces se denomina etiqueta, es aquella que contiene
los caracteres de la A a la Z o cualquier otro carácter que no tenga un valor
puramente numérico. Algunas veces una entrada de texto incluye números,
como al especificar la calle en una dirección.
De manera predeterminada, las entradas de texto aparecen justificadas a la
izquierda en las celdas. Si una entrada es más larga que el ancho definido
de la celda, pasará a la celda adyacente (si dicha celda está vacía) o aparecerá
truncada (si la celda adyacente no está vacía). Sin embargo, internamente el
texto se almacena en una única celda e incluye todos los caracteres introducidos
originalmente.
En este ejercicio insertará texto en una hoja.
Después de haber escrito 1 Haga clic en la celda A1, escriba Ventas y presione Entrar.
datos para una celda, puede El texto se introducirá en la celda A1 y A2 se convertirá en la celda
introducirlos si presiona activa.
Entrar, Tab o las teclas de
dirección. Cualquier acción 2 Haga clic en la celda A3, escriba Cabañas y presione Entrar.
que lleve el punto de
La celda A3 contendrá la palabra Cabañas y la celda activa pasará
inserción fuera de la celda
introducirá los datos. a ser la A4.
3 Escriba Multipropiedad y presione Entrar.
Se introducirá la palabra Multipropiedad en la celda A4.

14
Introducción de números en una hoja

Una entrada numérica contiene alguna combinación de los dígitos 0 a 9 y,
opcionalmente, los siguientes caracteres especiales.
Carácter Se utiliza para

+ Indicar un valor positivo
-o() Indicar un valor negativo
$ Indicar un valor monetario
% Indicar un porcentaje
/ Indicar una fracción
. Indicar un valor decimal
, Separar los dígitos de la entrada
Eoe Mostrar la entrada en notación científica (exponencial)
Si comienza una entrada con un signo más para indicar que se trata de un
número positivo, Excel pasará por alto el signo. Si escribe paréntesis para
indicar que se trata de un número negativo, el número aparecerá con un signo
menos. Si incluye un signo de dólar, un signo de porcentaje, una barra
inclinada, una coma o un símbolo exponencial, el programa asignará
automáticamente un formato numérico a la entrada.
De manera predeterminada, las entradas numéricas aparecen justificadas a la
derecha en las celdas. Si una entrada es más larga que el ancho definido de la
celda, aparecerá en notación científica, como signos de sostenido (####) o
redondeada. Sin embargo, Excel almacena internamente todos los números
como se introdujeron originalmente.
En este ejercicio introducirá cifras de ventas en la hoja.
Puede introducir números 1 Haga clic en la celda B3, escriba 42848 y presione Entrar.
mediante las teclas de El número se introducirá en la celda B3 y B4 se convertirá en la
número situadas encima de celda activa.
las letras del teclado o si
presiona Bloq Num y utiliza el 2 Escriba 92346 y presione Entrar.
teclado numérico. Bloq Num
El número se introducirá en la celda B4 y B5 se convertirá en la
es una tecla de alternancia.
Cuando la tecla Bloq Num celda activa.
está activada, se ilumina un Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.
indicador en el teclado.
15
Introducción de fechas en una hoja

En las hojas de cálculo de Excel, las fechas pueden representarse sólo con
números o mediante una combinación de texto y números. Por ejemplo, 22
de enero de 2004 y 22/01/04 son dos formas de especificar la misma fecha.
Al igual que el texto, las fechas suelen utilizarse como etiquetas de filas y
columnas. Pero a diferencia del texto, las fechas se consideran números en
serie; son secuenciales y se pueden sumar, restar y utilizar en cálculos.
Tenga cuidado cuando represente un año sólo con los dos últimos dígitos del
año. Excel interpreta los años de dos dígitos del 00 al 29 para representar los
años 2000 a 2029; los años de dos dígitos del 30 al 99 se interpretan como 1930
a 1999. El formato de año predeterminado utiliza dos dígitos; sin embargo, es
conveniente escribir años de cuatro dígitos para evitar ambigüedades.
De manera predeterminada, las entradas de fecha aparecen justificadas a la
Para cambiar el formato
predeterminado de fecha del derecha en las celdas. Después de escribir e introducir una fecha en una celda,
equipo, haga clic en Inicio, Excel puede cambiar el formato de la fecha y expresarla de otra manera
seleccione Panel de control, diferente. La forma en que se representa una fecha en una celda se basa
haga clic en Opciones
regionales, de idioma, y de
inicialmente en la configuración de fecha predeterminada del equipo. En la
fecha y hora, haga clic en próxima lección aprenderá a elegir formatos de fecha, incluyendo las opciones
Cambiar el formato de de año de cuatro dígitos.
números, fechas y horas,
haga clic en el botón En este ejercicio introducirá fechas en una hoja.
Personalizar, seleccione la
ficha Fecha y seleccione un 1 Haga clic en la celda B1, escriba Enero de 2004 y presione Tab.
formato en la lista Formato Excel abreviará la fecha como Ene-04 y C1 se convertirá en la
de fecha corta.
celda activa.
2 Escriba Feb 2004 y presione Tab.
Excel utilizará el mismo formato de fecha que antes y se introducirá
Feb-04 en la celda C1. D1 es ahora la celda activa.
Introducción de un rango de datos

Para introducir datos en una celda individual hay que escribir los datos y
presionar Entrar. Cuando tiene que hacer varias entradas consecutivas, puede
seleccionar primero el rango para introducir los datos más rápidamente.
En este ejercicio introducirá más cifras de ventas en la hoja.
1 Haga clic en la celda C3, arrastre hasta la celda D4 y suelte el
botón del mouse.
Se seleccionarán las celdas C3, C4, D3 y D4.
2 Escriba 39768 y presione Entrar.
El número se introducirá en la celda C3 y C4 se convertirá en la
celda activa.
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Cuando introduce texto en 3 Escriba 90426 y presione Entrar.

un rango de celdas, puede El número se introducirá en la celda C4 y D3 se convertirá en la
presionar Tab para pasar celda activa.
de una celda a otra
horizontalmente y Entrar 4 Escriba 45122 y presione Entrar.
para hacerlo verticalmente.
El número se introducirá en la celda D3 y D4 se convertirá en la
Cuando llegue al final de una
columna dentro de un rango, celda activa.
al presionar Entrar irá a la
celda situada en la parte
superior de la siguiente
columna del rango.

Se introducirá el número y C3 se convertirá en la celda activa.
Modificación del contenido de celdas

Después de haber introducido datos en una celda, puede cambiar fácilmente el
contenido de la celda. Sin embargo, primero debe hacer doble clic en la celda o
bien debe hacer clic en la celda y, después, hacer clic en la barra de fórmulas.
Cualquiera de estas acciones pone Excel en modo Edición, lo que puede
comprobar si aparece la palabra Edición en la barra de estado. Después, escriba y
presione la tecla Supr o Retroceso para modificar los datos de la celda. Cuando
Excel está en modo Edición, aparecen dos botones a la izquierda de la barra de
fórmulas: Cancelar e Introducir.
Puede hacer clic en el botón Cancelar o presionar la tecla Esc para cancelar una
entrada antes de que se introduzca realmente en la hoja. Cualquiera de estas
acciones eliminará todo lo que haya escrito y hará que Excel salga del modo
Edición. También restaurará el contenido anterior de la celda activa, si dicha
celda contenía datos. Puede hacer clic en el botón Introducir para completar
una entrada.
En este ejercicio revisará algunas entradas de la hoja actual.
Si hace clic en una celda y 1 Haga clic en la celda B3, sitúe el puntero del mouse entre el 2 y el
presiona después F2, se 8 en la barra de fórmulas, y haga clic.
activará el modo Edición Se activará el modo Edición y el punto de inserción aparecerá
y el punto de inserción se
como una I.
situará al final de la celda,
de forma que pueda agregar 2 Presione Retroceso, escriba 6 y presione Entrar.
información al contenido
actual. La celda B3 contendrá ahora la entrada 46848.
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3 Haga clic en la celda C4, escriba 92313 y presione Entrar.

La celda C4 contendrá ahora la entrada 92313.
4 Haga clic en la celda C3, escriba 65452 y haga clic en el botón
Cancelar de la barra de fórmulas.
Se cancelará la entrada de datos y se restaurará el valor original.
Desplazamiento entre hojas

Como se ha explicado al principio de esta lección, cada libro de Excel consta
de hojas individuales. Esto le ofrece la flexibilidad de agrupar varias hojas
con contenido similar en un mismo libro. De manera predeterminada, un libro
nuevo contiene tres hojas en blanco. Si es necesario, es posible agregar más
hojas y eliminar las hojas que no se utilicen. Los nombres de las hojas aparecen
en fichas a lo largo de la parte inferior de la ventana del libro.
En este ejercicio verá dos hojas dentro del mismo libro.
Haga clic con el botón 1 Haga clic en la ficha Hoja2, en la parte inferior de la ventana
secundario del mouse del libro.
en una ficha de hoja para Aparecerá Hoja2 y su contenido. La hoja estará en blanco.
ver un menú contextual que
le permite insertar o eliminar 2 Haga clic en la ficha Hoja1, en la parte inferior de la ventana
hojas, entre otras opciones del libro.
más.
Aparecerá Hoja1 y su contenido.
Asignar nombre y guardar un libro

Cuando haya terminado de introducir y modificar datos en un libro, tiene que
asignar un nombre al libro y guardarlo en el disco duro, de forma que la
información esté disponible la próxima vez que inicie el equipo. Guardar
archivos de libros es similar a guardar otros tipos de archivos en los programas
Windows. La primera vez que guarda un libro, tiene que asignarle nombre y
especificar en qué carpeta desea guardarlo. Puede guardarlo en una carpeta del
disco duro de su equipo o bien, si su equipo está conectado a una red, en un
disco duro de otro equipo diferente. Incluso puede crear una carpeta en la que
guardará el libro mediante herramientas de Excel. Una vez guardado un libro,
puede hacer clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar para
guardar los cambios realizados desde la última vez que lo guardó. El libro se
guardará con el mismo nombre y en el mismo lugar.
18
Si desea guardar el libro con otro nombre o en otra carpeta diferente, realice los
mismos pasos que siguió cuando guardó el libro por primera vez. Al igual que
cualquier otro archivo de Windows, el nombre de un libro puede tener una
longitud máxima de 255 caracteres, pero no puede contener ninguno de los
caracteres siguientes:
/\><*?“|:;
También puede usar los controles del cuadro de diálogo Guardar como si desea
especificar un formato diferente para el nuevo archivo. Por ejemplo, quizás
necesite guardar un archivo de Excel en un formato diferente de manera que
pueda compartirlo con otra persona que utiliza un programa de hoja de cálculo
distinto o incluso para utilizarlo en un programa que no sea de hoja de cálculo.
En este ejercicio guardará el libro en una carpeta creada desde dentro de Excel.
También guardará el libro como un archivo de Lotus. (Lotus es otro programa
de hoja de cálculo.)
1 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
Excel mostrará el cuadro de diálogo Guardar como. Los archivos y
las carpetas que aparezcan en este cuadro de diálogo dependerán
de la carpeta que se utilizara por última vez para guardar un libro
en su equipo.
La barra Sitios de los

cuadros de diálogo Abrir y
Guardar como le ofrece un
cómodo acceso a los
archivos almacenados en las
carpetas Mis documentos y
Favoritos, y en el escritorio.
La carpeta Historial de la
barra Sitios también permite
un acceso sencillo a los
libros abiertos recientemente.
2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en y, después, haga

clic en el icono correspondiente al disco duro local (probablemente
la unidad C).
3 Haga doble clic en la carpeta Practice.
4 Haga clic en el botón Crear nueva carpeta del cuadro de diálogo.
Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva carpeta.
19
También puede crear 5 Escriba 2004 Sales y haga clic en Aceptar.

carpetas en el Explorador de Se cerrará el cuadro de dialogo Nueva carpeta y aparecerá
Windows. No es necesario el cuadro de diálogo Guardar como que contiene la carpeta
crearlas desde Excel.
2004 Sales. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá
el nombre Libro1, ya que Libro1 es el archivo que está abierto.
6 Seleccione el texto del cuadro Nombre de archivo, escriba Ventas
por alojamiento y haga clic en Guardar.
Se asignará nombre al archivo y se guardará.
7 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
8 En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha hacia
abajo del cuadro de texto Guardar como tipo.
9 Desplácese y seleccione la opción WK4(1-2-3)(*.wk4).
10 Haga clic en Guardar.
El archivo se guardará con el mismo nombre pero como una hoja
de cálculo de Lotus, por lo que tendrá una extensión de archivo
diferente.
11 Cierre el libro pero deje Excel abierto.
Apertura de un libro
Después de guardar un libro de Excel, puede volver a abrirlo en cualquier
momento para examinar su contenido y hacer cambios. Excel hace un
seguimiento de los cuatro últimos libros abiertos y pone sus nombres de
archivo en la parte inferior del menú Archivo. Para abrir un archivo que no
figura en esta lista, empiece mostrando el cuadro de diálogo Abrir.
En este ejercicio mostrará el cuadro de diálogo Abrir, abrirá un libro existente
y después lo cerrará.
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.
También puede ver el cuadro 2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en, haga clic en el
de diálogo Abrir si hace clic icono correspondiente al disco duro y, después, haga doble clic en
en Abrir en el menú Archivo. la carpeta Practice.
Aparecerá el contenido de la carpeta Practice en el cuadro de
diálogo Abrir.
20
También puede abrir un 3 Haga doble clic en la carpeta Part IV y después en la carpeta
archivo si hace doble clic en Lesson01.
el icono de Excel situado Aparecerán los nombres de los archivos almacenados en la
junto al nombre de archivo en
el cuadro de diálogo Abrir.
carpeta Lesson01.
4 Haga clic en el archivo Employee Information y, después, haga clic
en Abrir.
Se cerrará el cuadro de diálogo Abrir y aparecerá el archivo
Si abre un libro existente,
Employee Information.
Excel cerrará el libro Libro1
en blanco que apareció 5 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.
cuando inició el programa.
Excel cerrará el libro Employee Information.
6 Haga clic en Archivo en la barra de menús.
Excel mostrará una lista de los libros abiertos recientemente en la
parte inferior del menú Archivo.
7 En el menú Archivo, haga clic en Employee Information.
Se abrirá el archivo.
Cambio de nombre de una hoja

De manera predeterminada, las hojas de todos los libros de Excel se llaman
Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Del mismo modo que asignar un nombre único a su
libro le ayuda a recordar su contenido, cambiar el nombre de una hoja puede
recordarle su contenido.
En este ejercicio asignará otro nombre diferente a una hoja.
También puede cambiar el 1 Haga doble clic en la ficha de la hoja Hoja1.
nombre de una hoja si hace
clic con el botón secundario
Se seleccionará Hoja1 dentro de la ficha.
del mouse en la ficha de hoja 2 Escriba Directorio y presione Entrar.
y, después, hace clic en
Cambiar nombre. Aparecerá Directorio en la ficha de la hoja.
21
Vista preliminar e impresión de

una hoja
Cuando ha terminado de trabajar con una hoja, puede obtener una vista
preliminar de ella e imprimir su contenido. Para imprimir una hoja, empiece
por mostrar el cuadro de diálogo Imprimir. En este cuadro de diálogo puede
cambiar la mayoría de las opciones de impresión, obtener una vista preliminar
de los datos e imprimir la hoja.
Es conveniente comprobar la ortografía de una hoja antes de imprimirla. Haga
clic en el botón Ortografía de la barra de herramientas Estándar para empezar a
comprobar la ortografía de la hoja.
Antes de imprimir una hoja, también puede obtener una vista preliminar de la
misma. La ventana Vista preliminar muestra una vista a página completa del
archivo tal y como se imprimirá, de forma que pueda comprobar el formato y
el diseño general antes de imprimirla realmente.
Los comandos disponibles en la ventana Vista preliminar aparecen como

botones en la parte superior de la ventana. El número de página actual y el
número total de páginas de la hoja aparecen en la esquina inferior izquierda
de la ventana.
Cuando esté preparado para imprimir, puede decidir imprimir todo el libro, una
única hoja de un libro o sólo un rango seleccionado de datos. Puede seleccionar
el rango de celdas que desea imprimir antes de mostrar el cuadro de diálogo
Imprimir o puede seleccionarlo en el propio cuadro de diálogo Imprimir.
22
En este ejercicio obtendrá una vista preliminar e imprimirá la hoja actual.

1 Haga clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas
Estándar.
Aparecerá el archivo en la ventana Vista preliminar.
2 Haga clic en cualquier lugar de la hoja.
Aumentará el factor de zoom y se ampliará la vista preliminar.
3 Haga clic de nuevo en cualquier lugar de la hoja.
Se reducirá el factor de zoom y se reducirá la vista preliminar.
Para imprimir un archivo 4 Haga clic en el botón Cerrar de la barra de herramientas

desde la ventana Vista Vista preliminar.
preliminar, haga clic en Se cerrará la ventana Vista preliminar.
Imprimir en la barra de
herramientas Vista preliminar 5 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
para ver el cuadro de
Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.
diálogo Imprimir.
6 Haga clic en Aceptar.
Se imprimirá la hoja actual.
7 Haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas
Estándar.
Se guardará la hoja con el nombre actual.
Cierre de un libro y salida de Excel

El botón Cerrar situado sobre
el botón Cerrar ventana se Puede quitar un libro de la ventana si cierra el libro o sale de Excel. Al cerrar
utiliza para salir de Excel. el libro actual Excel sigue en ejecución, mientras que al cerrar se sale del
Tenga cuidado de no hacer programa Excel.
clic en Cerrar en vez de en
Cerrar ventana. Si no sabe Una vez guardado un libro en el disco duro, puede quitarlo de la pantalla si
con seguridad en qué botón
hacer clic, sitúe el puntero
cierra la ventana del libro. Si el libro no se ha guardado, Excel le preguntará si
del mouse sobre el botón desea guardarlo antes de cerrar la ventana. Cuando haya terminado de utilizar
durante unos momentos. Excel, tiene que cerrarlo mediante comandos de Excel. Nunca apague el equipo
Aparecerá una Información
mientras haya un programa en ejecución.
de pantalla que indica el
nombre del botón sobre el En este ejercicio cerrará un libro y saldrá de Excel.
que está situado el puntero
del mouse. 1 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha
de la ventana del libro.
Para cerrar de una vez todos Se cerrará el libro.
los libros abiertos, mantenga
presionada la tecla Mayús y 2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha
haga clic en Cerrar todo en de la ventana de Excel.
el menú Archivo.
Se cerrará Excel.
23
Resumen de la lección
En esta lección ha aprendido a desplazarse por Excel, y a seleccionar celdas,
filas y columnas. También ha aprendido a introducir y modificar texto en
celdas; cambiar entre distintas hojas; guardar, abrir y cerrar libros; y cambiar
el nombre e imprimir distintas hojas de un libro.
Si va a proseguir con otras lecciones:
● Vuelva a iniciar Excel.
Si no va a proseguir con otras lecciones:
● Excel ya está cerrado.
Ejercicio corto
1 ¿Cómo puede seleccionar todas las celdas de una hoja
simultáneamente?
2 ¿Cómo puede abrir un libro existente?
3 ¿Cuál es la forma más sencilla de introducir datos en un rango
de celdas?
4 ¿Cómo puede cambiar el nombre de una hoja?
5 ¿Cómo puede cerrar todos los libros abiertos de una vez?
6 ¿Qué dos formas hay de seleccionar un rango de celdas?
7 ¿Cómo puede seleccionar rangos de celdas no adyacentes?
8 ¿Qué diferencia hay entre hacer clic en Nuevo en el menú Archivo
y hacer clic en el botón Nuevo?
9 ¿Qué tres caracteres no se pueden utilizar en el nombre de un libro?
10 ¿Qué información muestra el cuadro de nombres?
11 ¿Qué dos formas hay de poner Excel en modo Edición?
12 ¿Cómo puede desplazarse entre distintas hojas?
13 ¿Para qué sirve ver una hoja en la ventana Vista preliminar?
24
Resumen de conceptos
Ejercicio 1: cree un libro llamado MiPrimer. En las celdas B1, C1 y D1,
escriba los nombres y los años de los tres próximos meses, como Julio de 2004,
Agosto de 2004 y Septiembre de 2004. Seleccione el rango B2:D3 e introduzca
números en las celdas.
Importante
Debe completar el ejercicio 1 para continuar en el ejercicio 2. Sin embargo,
puede realizar los ejercicios 3 a 5 sin hacer primero el ejercicio 1.
Ejercicio 2: haga clic en la celda C3 y utilice la barra de fórmulas para

cambiar el número de la celda. Cambie el nombre Hoja1 por MiPrimeraHoja.
Seleccione la columna B y seleccione después la fila 5. Seleccione
simultáneamente los rangos B1:D2 y B5:D7. Obtenga una vista preliminar
de la hoja, imprímala y guárdela.
Ejercicio 3: en esta lección hemos hablado de que Excel ofrece una serie
de plantillas prediseñadas que puede utilizar. Abra la plantilla Amortización
de préstamo (en las plantillas Soluciones de hoja de cálculo) y describa
brevemente su propósito. Introduzca datos en la hoja para explorar cómo
funciona. ¿En qué medida le sería útil una plantilla como ésta?
Ejercicio 4: quizás haya observado que en la sección Nuevo a partir de una
plantilla del panel de tareas Nueva hoja hay dos fuentes de plantillas distintas
de las instaladas en su equipo con la aplicación Excel. Una es sitios Web de los
que puede aprender y la otra es el sitio Web de Microsoft. Si tiene acceso a
Internet, haga clic en la opción Plantillas de Microsoft.com y explore las
plantillas que hay allí. (Sugerencia: quizás desee explorar las plantillas
relacionadas con sus intereses y aficiones personales.)
Ejercicio 5: en esta lección hemos aprendido a seleccionar un rango de celdas.
Utilice el cuadro Escriba una pregunta para averiguar cómo anular la selección
de una parte de un rango sin anular la selección de todo el rango y volver a
seleccionar las celdas deseadas.
LECCIÓN 2
Modificación y formato
de hojas de cálculo
 Dar formato a datos numéricos.
 Ajustar el tamaño de las filas y columnas.
 Alinear el contenido de celdas.
 Crear y aplicar formatos condicionales.
 Buscar y reemplazar el contenido de celdas.
 Insertar y eliminar celdas, filas y columnas.
 Cortar, copiar, pegar y borrar celdas.
Una de las mayores ventajas que Microsoft® Excel ofrece es la flexibilidad de

cambiar fácilmente la apariencia de los datos y la estructura de las hojas. Puede
cambiar la forma en que se muestran los números, de manera que su apariencia
se corresponda con el tipo de números que está utilizando. Por ejemplo, si
introduce cifras de ventas en una hoja de cálculo, puede darles formato para
que parezcan valores monetarios. Es decir, si introduce 1455 en una hoja,
puede dar formato a este número para que aparezca como 1.455 €.
También puede cambiar el ancho de las columnas de forma que los datos
quepan en las columnas y puede aumentar el alto de una fila determinada para
llamar la atención sobre los datos de esa fila. A medida que trabaje con hojas
de cálculo, a menudo tendrá que mover o copiar datos a otras ubicaciones;
esta característica es muy fácil de realizar en Excel. De hecho, Excel ofrece
numerosas técnicas para copiar o mover datos a otra ubicación diferente de
una hoja de cálculo o incluso de otra hoja distinta.
También puede decir a Excel que busque determinados datos en una hoja y
que muestre la celda donde aparecen esos datos. Si desea reemplazar datos por
otros diferentes, Excel ofrece una forma de automatizar también este proceso.
Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar los
archivos Percent Sales Increase.xls, Five Year Sales02.xls, Rentals.xls y
Monthly Sales.xls de la carpeta Part IV, Lesson02 que hay en la carpeta
Practice del disco duro.
26
Dar formato a números

La mayoría de los datos que se utilizan en Excel son numéricos. Entre estos
datos se incluyen datos financieros, fechas, fracciones, porcentajes y otra
información que suele aparecer con una combinación de números y símbolos.
Por ejemplo, en Adventure Works la contable hace un seguimiento semanal de
las ventas por habitaciones. Al introducir los importes de ventas, ella podría
escribir un signo de dólar seguido del número de dólares, el signo decimal y el
número de centavos. Pero sabe que es mucho más fácil introducir simplemente
los importes de ventas y dejar que Excel agregue estos formatos monetarios.
Para tener un grado mayor de flexibilidad sobre cómo aparecen los datos
numéricos, puede seleccionar una de las opciones de Excel para dar formato a
los números. Estas opciones insertan y eliminan automáticamente símbolos y
dígitos para reflejar el formato elegido. De manera predeterminada, todos los
datos que usted introduce reciben el formato de la opción General, que muestra
los datos tal y como usted los introduce. Si al introducir un número incluye una
fecha o un carácter especial ($ % / , E e), Excel le da formato automáticamente
con la opción apropiada. Si desea que las entradas aparezcan de otra manera,
puede elegir entre los siguientes formatos, que están organizados por categoría.
Categoría Apariencia
General Muestra los datos exactamente como usted los introduce.
Número Muestra dos posiciones decimales de manera predeterminada.
Moneda Muestra símbolos de moneda y otros símbolos apropiados para
diversas regiones del mundo (incluyendo el euro).
Contabilidad Muestra símbolos monetarios y alinea los signos decimales de
las entradas de una columna.
Fecha Muestra los días, los meses y los años en distintos formatos,
como 18 de mayo de 2004, 18-May y 18/05.
Hora Muestra las horas, los minutos y los segundos en distintos
formatos, como 8:47 p.m., 20:47 y 8:47:56.
Porcentaje Multiplica los valores de las celdas por 100 y muestra
el resultado con un signo de porcentaje.
27
(continúa)
Categoría Apariencia
Fracción Muestras las entradas como fracciones en diversas
denominaciones y con distintos grados de precisión.
Científico Muestra las entradas en notación científica o exponencial.
Texto Muestra las entradas exactamente como las ha introducido,
incluso aunque la entrada sea un número.
Especial Muestra y da formato a valores de lista y de base de datos, como
códigos postales, números de teléfono y números de la seguridad
social de Estados Unidos.
Personalizado Le permite crear formatos que no están disponibles en ninguna
de las demás categorías.
Puede dar formato a una celda antes o después de introducir un número en ella.
En la lista de opciones de formato puede elegir el número de decimales que
desea utilizar, seleccionar símbolos de moneda internacionales y establecer el
formato para los números negativos.
En este ejercicio dará formato a varias entradas numéricas de una hoja.
1 Inicie Excel y haga clic en la opción Más libros del panel de tareas
Nuevo libro.
Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.
2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar dentro de y, después,
haga clic en el icono correspondiente al disco duro.
3 Haga doble clic en la carpeta Practice, después en Part IV y, por
último, en Lesson02.
4 Haga clic en el libro Percent Sales Increase y, después, haga clic
en Abrir.
Se abrirá el libro Percent Sales Increase.
28
5 Asegúrese de que la celda A1 esté seleccionada y, en el menú

Formato, haga clic en Celdas. Haga clic en la ficha Número y, si es
necesario, en la lista Categoría, haga clic en Fecha.
Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, con la ficha
Número delante y la categoría Fecha seleccionada.
6 En la lista Tipo, haga clic en 14/03/01 y, a continuación, haga clic

en Aceptar.
La fecha de la celda A1 cambiará para reflejar el formato de fecha
que ha seleccionado.
7 Seleccione el rango B3:F8.
29
8 En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en

Moneda en la lista Categoría.
Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas con las
opciones de formato para Moneda (valores monetarios)
seleccionadas. Observe que el formato predeterminado para la
moneda incluye el signo de Euro (€), un separador de millares y
dos posiciones decimales.
En el paso 9, asegúrese de 9 Haga doble clic en el cuadro Número de decimales, escriba 0 y

escribir un cero, no la letra O. presione Entrar.
Las celdas seleccionadas tendrán ahora formato monetario
sin decimales.
10 Seleccione el rango C10:F10.
30
11 En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en

Porcentaje en la lista Categoría.
Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas con la categoría
Porcentaje seleccionada y mostrará el formato de ejemplo para la
primera celda del rango seleccionado. La única opción que puede
cambiar para el formato de porcentaje es el número de decimales.

Las celdas seleccionadas tendrán ahora formato de porcentaje con
dos decimales.
31
13 Haga clic en cualquier celda en blanco de la hoja.

Se anulará la selección del rango seleccionado.
También puede emplear

la barra de herramientas
Formato para especificar
algunos de los formatos
de número más utilizados.
14 En el menú Archivo, haga clic en Guardar.

15 Cierre este archivo pero deje Excel abierto para el próximo ejercicio.
Ajuste del tamaño de las filas

y columnas
Si bien la entrada de una celda puede incluir hasta 32000 caracteres, el ancho
de columna predeterminado es de sólo 8,43 caracteres. En algunos formatos
de número, si introduce un valor que no cabe dentro del ancho de columna
predeterminado, el número pasa a ocupar parte de la siguiente columna. En otros
formatos de número, un número que no quepa dentro de una columna se mostrará
como una serie de signos de sostenido (######), lo que indica que el número es
demasiado grande para el ancho de columna actual. Por ejemplo, cuando la
contable de Adventure Works introduce las ventas totales del año en formato
monetario, el número aparece en la celda como una serie de signos de sostenido
porque el total, 12.400.450 €, tiene 11 caracteres de ancho y no cabe en el ancho
predeterminado de columna, que es 8,43 caracteres. Cuando un número aparece
como una serie de símbolos de sostenido, eso no afecta al valor almacenado
internamente; puede ver cualquiera de esas entradas si amplía el ancho de la
columna para que las entradas quepan enteras tal y como usted las introdujo.
32
Por otra parte, habrá ocasiones en que el ancho de columna predeterminado sea
mayor de lo que necesita. Por ejemplo, la contable de Adventure Works crea
una columna en la que sólo almacena entradas Sí y No para cada importe de
ventas, lo que indica si las ventas reales cumplen o superan el importe previsto.
En este caso, no es necesario que el ancho de columna sea de 8,43 caracteres;
probablemente valdría con tres o cuatro caracteres. Al reducir el ancho de la
columna puede ver más columnas en la pantalla a la vez.
Excel ofrece varios métodos para ajustar el ancho de columna. Puede utilizar el
cuadro de diálogo Ancho de columna (al que se tiene acceso desde el menú
Formato) para introducir el ancho en caracteres que desee. También puede
arrastrar el borde derecho del selector de columna hacia la derecha o hacia la
izquierda para aumentar o reducir el ancho de columna. Cuando sitúa el
puntero del mouse (ratón) en el extremo derecho de un selector de columna,
aparece un puntero de cambio de tamaño, lo que indica que puede cambiar el
ancho de columna. Cuando sitúa el puntero del mouse en el extremo derecho de
un selector de columna, aparece un puntero de cambio de tamaño, lo que indica
que puede cambiar el tamaño de la columna.
Por ejemplo, si hace clic en el borde derecho del selector de la columna H y

arrastra el selector hacia la derecha, la columna se hará más ancha a medida
que arrastre. El ancho de la columna en caracteres y píxeles aparecerá en una
Información de pantalla de color amarillo sobre el selector de columna a
medida que lo arrastre. Del mismo modo, si arrastra el selector de columna
hacia la izquierda, la columna se hará más estrecha a medida que arrastre.
También puede hacer clic Una tercera alternativa consiste en hacer que Excel ajuste automáticamente
en Autoajustar a la selección una columna para dar cabida a la entrada más larga de la misma; para ello,
(en el submenú Columna del haga doble clic en el borde derecho de un selector de columna.
menú Formato) para ajustar
el ancho de columna de También puede ajustar el alto de fila para una fila determinada con los
manera que quepa la entrada
mismos métodos básicos. Es decir, puede utilizar el cuadro de diálogo Alto de
de la celda activa o la
entrada más larga del fila (al que se tiene acceso desde el menú Formato) para especificar el alto de
rango seleccionado. una fila en puntos. Un punto equivale a 1/72 de pulgada. Así, un alto de fila de
12 puntos (el alto de fila predeterminado) equivale a 1/6 de pulgada. También
puede cambiar el alto de una fila si hace clic en la parte inferior del selector
de fila y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo.
33
Quizás desee ajustar el alto de fila para dar cabida a más caracteres, como el
título de una hoja o los encabezados de fila que tienen un tamaño de letra
mayor. Sin embargo, es mucho más común ajustar el ancho de columna para
dar cabida a etiquetas o números largos o cortos.
En este ejercicio cambiará el tamaño de columnas y filas. Para este ejercicio,
el ancho de las columnas del archivo de práctica se ha preestablecido en
15 caracteres.
Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. Debe aparecer la carpeta
Part IV, Lesson02 de la carpeta Practice.
2 Haga clic en el libro Five Year Sales02 y, después, haga clic en Abrir.
3 Seleccione el rango B4:F4. En el menú Formato, seleccione
Columna y haga clic en Ancho.
Aparecerá el cuadro de diálogo Ancho de columna y mostrará el
ancho de columna actual.
4 Escriba 13 en el cuadro de texto Ancho de columna y haga clic en

Aceptar.
El ancho de las columnas B a F se reducirá de 15 a 13 caracteres.
Para especificar un ancho

estándar para todas las
columnas de un libro, en el
menú Formato, seleccione
Columna y haga clic en
Ancho estándar. Escriba el
ancho deseado y haga clic
en Aceptar.
5 Haga clic en cualquier celda.

El rango B4:F4 dejará de estar seleccionado.
6 Seleccione la parte inferior del selector de la fila 2.
El puntero del mouse cambiará y adoptará la forma de una flecha
con dos puntas, que es el puntero de cambio de tamaño.
34
7 Arrastre el selector de fila hasta que ésta tenga un alto de

20,25 puntos (27 píxeles, o elementos de imagen en la pantalla).
Aumentará el alto de la fila 2.
8 Seleccione el borde derecho del selector de la columna D.

El puntero del mouse cambiará y adoptará la forma de una flecha
con dos puntas.
9 Haga doble clic en el borde derecho del selector de la columna D.
El ancho de la columna D se reducirá para ajustarse mejor a su
contenido.
Alineación del contenido de celdas

Además de dar formato a números, también puede cambiar la forma en que
están alineados con respecto a los bordes de las celdas. Puede cambiar la
alineación horizontal de las celdas seleccionadas a la izquierda, a la derecha o
al centro. Las entradas de texto suelen alinearse a la izquierda horizontalmente
en una celda, lo que significa que el primer carácter de la celda aparece junto
al borde izquierdo de la misma. Las entradas numéricas suelen alinearse a la
derecha, lo que significa que el último carácter de la celda aparece junto al
borde derecho de la misma. En una celda alineada al centro, los caracteres
de la misma están centrados entre los bordes izquierdo y derecho de la celda.
Normalmente, la alineación a la derecha está más indicada para los números,
ya que todos los números de una columna están alineados bajo las mismas
posiciones de dígitos, como se muestra a continuación:
1.400,342
842
1.952
35
Sin embargo, quizás desee alinear a la izquierda o al centro los números para
conseguir un efecto diferente. Por ejemplo, quizás desee alinear a la izquierda
las fechas porque la posición de los dígitos en las fechas no suele ser
importante. O quizás desee alinear al centro los números para lograr una
apariencia estilizada. Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works
hace un seguimiento de las ventas por categorías (habitaciones, ventas de la
tienda de regalos, alquileres del establo de caballos, perrera, etc.) y crea una
columna que establece una puntuación (según la categoría que tenga más
ventas) para cada categoría. Un efecto de alineación al centro puede mejorar la
apariencia de la columna, como se muestra debajo:
Puntuación
12
4
32
7
También puede cambiar la alineación vertical del contenido de las celdas; es
decir, la posición de la entrada de una celda entre los bordes superior e inferior
de la celda. La alineación predeterminada para el texto y los números es
inferior, lo que significa que los caracteres se sitúan justo encima del borde
inferior de la celda. También puede cambiar la alineación vertical de las celdas
para que sea inferior, superior o central. La alineación al centro suele quedar
bien cuando desea aumentar el alto de una fila para llamar la atención sobre las
etiquetas o los valores almacenados en la fila y dejar las entradas centradas
entre la parte superior e inferior de la fila.
En este ejercicio alineará el contenido de celdas horizontal y verticalmente, y
utilizará los botones Deshacer y Rehacer para ver cómo se pueden deshacer y
volver a aplicar los cambios como se desee.
1 Seleccione el rango B3:B6.
2 En el menú Formato, haga clic en Celdas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, como se
muestra en la siguiente ilustración.
36
3 Haga clic en la ficha Alineación.

Aparecerá la ficha Alineación.
4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Horizontal y, en la lista, haga

clic en Izquierda (Sangría).
5 Haga clic en la flecha hacia abajo de Vertical y vea las opciones de
la lista.
Las opciones de la lista Vertical le permiten alinear los datos hacia
arriba y hacia abajo dentro de la celda. La alineación vertical es
más aparente si las filas son mucho más altas que los datos que
contienen.
6 Haga clic de nuevo en la flecha hacia abajo de Vertical para cerrar
la lista sin cambiar la alineación vertical.
Excel alineará a la izquierda el contenido de las celdas
seleccionadas.
37
8 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón

Deshacer.
Excel volverá a dejar las celdas con el formato que tenían
Si guarda un libro, ya no anteriormente.
podrá deshacer o rehacer
cambios. Si cree que quizás 9 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón
desee deshacer o rehacer
Rehacer.
una acción determinada, no
guarde los cambios en el Excel volverá a aplicar el formato de celda.
libro hasta que no esté
satisfecho con los resultados. 10 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón
Deshacer.
Excel volverá a deshacer el formato de celda.
Creación y aplicación de formatos

condicionales
Es posible controlar cómo aparecen los datos en las hojas de cálculo de Excel si
aplica formatos condicionales, que son reglas que usted crea para determinar
cómo aparecerán los datos dependiendo del valor de la celda. Por ejemplo, puede
aplicar un formato condicional para las celdas, de forma que todas las entradas
numéricas inferiores a 50 aparezcan de color rojo. ¿Por qué querría hacerlo?
Suponga que el director de inventario de Adventure Works ha creado una hoja
que contiene información de inventario para las existencias de artículos para los
huéspedes (como jabón, toallas y toallitas para la cara). Una columna contiene
una cantidad de Existencias a mano. Si la cantidad de un determinado artículo
en existencias es inferior a 50, hay que pedir más unidades del producto. Al dar
formato a los números inferiores a 50 de manera que aparezcan de color rojo, el
Las líneas de negrita son director de inventario puede identificarlos fácilmente cuando es preciso hacer un
más gruesas que las del nuevo pedido de un artículo determinado.
estilo normal.
En este ejercicio aplicará formato condicional a un rango de forma que las
cifras de ventas que sean iguales o superiores a 50.000 € aparezcan de color
Si aparece el Ayudante de
Office y le pregunta si desea verde y en negrita.
ayuda con esta función,
haga clic en No, no me 1 Seleccione las celdas B3:F6.
proporcione ayuda en
2 En el menú Formato, haga clic en Formato condicional.
este momento.
Aparecerá el cuadro de diálogo Formato condicional.
38
3 Haga clic en el botón Formato.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, como se
muestra en la siguiente ilustración.
4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Color, haga clic en el

cuadrado verde (segunda fila, cuarto color), haga clic en Negrita
en la lista Estilo de fuente y, después, haga clic en Aceptar.
Volverá a aparecer el cuadro de diálogo Formato condicional.
5 Haga clic en la flecha hacia abajo de Entre, haga clic en mayor que
o en igual que y, después, haga clic en el cuadro de texto situado
en el extremo derecho del cuadro de diálogo.
Haga clic en cualquier celda 6 Escriba 50000 y haga clic en Aceptar.

de la hoja para anular la Se establecerá el valor mínimo de la condición y se cerrará el
selección del rango de cuadro de diálogo. Todas las celdas del rango seleccionado
celdas y ver mejor el formato
condicional.
que cumplan las condiciones aparecerán ahora en negrita y
de color verde.
7 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.
Se guardará el libro con el nombre actual.
Se cerrará el libro.
Deje Excel abierto para el próximo ejercicio.
39
Búsqueda y reemplazo del contenido

y los formatos de celda
En una hoja de cálculo grande, puede que el contenido de algunas filas o
columnas no quepa en una única pantalla. Si desea encontrar un dato determinado
que no está visible inmediatamente, puede examinar visualmente la hoja para
buscarlo. Con Excel, sin embargo, hay una forma mucho más sencilla de hacerlo.
Puede utilizar la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para
introducir el texto o el número que desea buscar, y Excel encontrará la primera
aparición de esta cadena de búsqueda. Una cadena es cualquier secuencia de
letras o números que usted escribe. Si la primera entrada que Excel encuentra no
es la que usted desea, puede indicar a Excel que busque la siguiente.
Cuando modifica hojas de cálculo, quizás necesite encontrar una determinada
cadena de caracteres dentro de la hoja y reemplazarla por otra cadena diferente.
Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works desea cambiar el libro
Rentals de forma que todos los precios que terminen con ,95 como decimal se
cambien a ,99. (Por ejemplo, un artículo cuyo alquiler cuesta actualmente
4,95 € por hora pasaría a costar 4,99 € por hora.) El cambio no incrementará
mucho los costos de alquiler para los visitantes, pero con el tiempo aumentará
considerablemente los ingresos totales procedentes de alquileres.
Puede buscar y reemplazar rápidamente todas las apariciones de una cadena
de caracteres en una hoja mediante la ficha Reemplazar del cuadro de diálogo
Buscar y reemplazar. Como se muestra en la ilustración siguiente, el cuadro de
diálogo Buscar y reemplazar contiene cuatro botones principales: Reemplazar
todos, Reemplazar, Buscar todo y Buscar siguiente.
No importa qué celda sea

la celda activa actualmente.
Si no selecciona un rango
de celdas, Excel buscará
en toda la hoja.
Como hemos explicado brevemente, puede utilizar un formato de texto

distintivo para identificar datos que quizás tenga que cambiar posteriormente o
que desee resaltar. Si ya lo ha hecho, puede utilizar el cuadro de diálogo Buscar
formato, al que se tiene acceso desde el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar,
para buscar esos formatos específicos.
40
En este ejercicio buscará una palabra en una hoja de cálculo, buscará y

reemplazará la primera aparición de una cadena de búsqueda y reemplazará
todas las apariciones de una cadena en una hoja por otra cadena diferente.
2 Haga clic en el libro Rentals y, después, haga clic en Abrir.
3 En el menú Edición, haga clic en Buscar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
4 Si es necesario, haga clic en el botón Opciones para expandir el
cuadro de diálogo.
5 En el cuadro de texto Buscar, escriba Ski.

Se introducirá la cadena de caracteres que desea que busque Excel.
6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar y, si es necesario,
haga clic en Por filas.
Excel buscará en las filas sucesivas, en lugar de buscar en
las columnas.
7 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar dentro de y, después,
haga clic en Valores.
Excel buscará valores en vez de fórmulas en las celdas.
Importante
Si va a buscar un valor (ya sea de texto o numérico) en lugar de una
fórmula, asegúrese de hacer clic en Valores en el cuadro Buscar dentro de.
Si en el cuadro Buscar dentro de está seleccionado Fórmulas y desea

buscar un valor, la búsqueda no encontrará ninguna coincidencia.
41
Si no puede ver el resultado 8 Haga clic en Buscar siguiente.

de la búsqueda en la hoja, Excel seleccionará la celda que contenga la primera aparición
arrastre la barra de título del de Ski.
cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar para moverlo a 9 Haga clic en Buscar siguiente.
un lugar que le permita ver el
Excel seleccionará la celda que contenga la siguiente aparición
resultado de la búsqueda.
de Ski.
10 En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en la
ficha Reemplazar.
11 En el cuadro de texto Buscar, reemplace Ski por ,95 y
presione Tab.
Se introducirá la cadena de búsqueda que desea encontrar y el
punto de inserción se situará en el cuadro de texto Reemplazar con.
12 En el cuadro de texto Reemplazar con, escriba ,99.
El contenido del cuadro de texto Reemplazar con se utilizará para
reemplazar las apariciones de la cadena de búsqueda especificada.
13 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar y, después, haga clic
en Por columnas.
Excel buscará en las columnas sucesivas, en lugar de buscar en
las filas.
14 Haga clic en Buscar siguiente.
Excel encontrará la primera aparición de la cadena de búsqueda ,95.
15 Haga clic en Reemplazar.
Excel reemplazará la primera aparición de ,95 por ,99 y buscará la
siguiente aparición de la cadena de búsqueda.
16 Haga clic en Reemplazar todos.
Excel reemplazará todas las apariciones de ,95 por ,99; los valores
de la columna Precio por alquiler.
17 Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de mensajes que indica
cuántos reemplazos se hicieron.
18 Haga clic en Cerrar.
Se cerrará el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
19 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Rentals 2
y haga clic en Guardar.
Se guardará el libro con el nuevo nombre.
42
Sugerencia
Quizás se pregunte por qué no introduce simplemente 95 como cadena de
búsqueda y 99 como cadena de reemplazo, sin incluir el signo decimal. Silo
hiciera, Excel reemplazaría todos los valores de la hoja que contuvieran 95,
en lugar de reemplazar únicamente aquellos valores que incluyeran el
signo decimal delante de 95. Por ejemplo, si la cantidad 95 apareciera en
cualquiera de las columnas de Alquileres por mes, Excel lo reemplazaría
por 99, que no es lo que usted desea. Si sólo desea reemplazar parte del
contenido de una celda, como ocurre en este ejercicio, sea lo más
específico posible a la hora de introducir la cadena de búsqueda; de lo
contrario, puede que Excel haga reemplazos incorrectos. También puede
reducir el foco de una búsqueda si activa las casillas de verificación
Coincidir mayúsculas y minúsculas y Coincidir todo el contenido de la
celda. Cuando se activa la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y
minúsculas, los caracteres en mayúsculas y en minúsculas del texto de
las celdas deben coincidir con los que usted especifique para la cadena
de búsqueda. Active la casilla de verificación Coincidir todo el contenido
de la celda si desea especificar que la cadena de búsqueda sea el único
contenido de una celda para que se considere una coincidencia.
Inserción y eliminación de celdas,

filas y columnas
Después de configurar una hoja de cálculo, quizás necesite insertar una celda,
una columna o una fila en blanco para crear espacio donde poder introducir
información adicional. Por ejemplo, si el director de ventas desea agregar
nuevos artículos en alquiler en la hoja de cálculo Rentals, tiene que insertar una
nueva fila por cada nuevo artículo en alquiler. Como alternativa, tendría que
eliminar una celda, una columna o una fila existente para eliminar información
innecesaria. En la hoja Rentals, la columna C se utiliza para indicar si cada
artículo se alquila sólo en temporada o no. Como los únicos artículos de
temporada son los correspondientes a deportes de invierno (esquí, raquetas de
nieve y motonieve), el director de ventas cree que esta columna es innecesaria y
desea eliminarla.
Puede insertar estos artículos mediante el menú Insertar y puede eliminarlos
mediante el menú Edición. Cuando inserta una celda o un rango de celdas en
una hoja de cálculo, desplaza hacia la derecha las celdas existentes en dicha fila
o desplaza hacia abajo las celdas existentes en la columna. Para insertar una o
más filas, empiece por seleccionar el número de filas que desea insertar. Para
ello, haga clic y arrastre al menos una celda por cada fila que desee agregar.
El número de filas que seleccione se insertará encima de la primera fila
seleccionada, como se muestra en las ilustraciones siguientes.
43
En este ejemplo se han seleccionado celdas de las filas 5, 6 y 7, como se

muestra en la ilustración a la izquierda. Cuando el usuario hizo clic en Filas
en el menú Insertar, Excel insertó tres nuevas filas, encima de la primera fila
seleccionada, como se muestra en la ilustración de la derecha.
La inserción de columnas es similar. Si desea insertar una o más columnas,
empiece por seleccionar el número de columnas que desea insertar. Para ello,
haga clic y arrastre al menos una celda por cada columna que desee agregar.
El número de columnas que seleccione se insertará a la izquierda de la primera
columna seleccionada, como se muestra en la ilustración siguiente.
En este ejemplo se han seleccionado celdas de las columnas C y D, como se

muestra en la ilustración anterior. Cuando el usuario hizo clic en Columnas
en el menú Insertar, Excel insertó dos nuevas columnas, a la izquierda de la
primera columna seleccionada, como se muestra en la ilustración siguiente.
44
Cuando inserta una fila, una columna o una celda en una hoja que ya tiene
formato, aparece el botón Opciones de inserción. Al hacer clic en el botón
Opciones de inserción aparece una lista de opciones para el formato de la fila o
la columna insertadas. Estas opciones se resumen en la tabla siguiente.
Opción Acción
El mismo formato de arriba Se aplica a la nueva fila el formato de la fila situada
encima de la fila insertada.
El mismo formato de abajo Se aplica a la nueva fila el formato de la fila situada
debajo de la fila insertada.
El mismo formato Se aplica a la nueva columna el formato de la
de la izquierda columna situada a la izquierda de la columna
insertada.
El mismo formato Se aplica a la nueva columna el formato de la
de la derecha columna situada a la derecha de la columna
insertada.
Borrar formato Se aplica a la nueva fila o columna el formato
predeterminado.
En este ejercicio eliminará una columna, insertará celdas (desplazando hacia la

derecha las celdas adyacentes de la misma fila) e insertará filas.
1 Haga clic en la celda C3.
C3 es la celda activa.
Aprenderá más acerca de 2 En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Contenido.
cómo borrar celdas en el Se eliminará el contenido de la celda activa pero no se quitará
próximo ejercicio. la columna.
3 En el menú Edición, haga clic en Eliminar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Eliminar celdas.
4 Haga clic en la opción Toda la columna y, después, haga clic

en Aceptar.
Se eliminará la columna Año, junto con todo su contenido.
45
5 Seleccione C1:F1.
Se seleccionarán cuatro celdas.
6 En el menú Insertar, haga clic en Celdas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar celdas.
7 Haga clic en la opción Desplazar las celdas hacia la derecha y,

a continuación, haga clic en Aceptar.
Excel insertará cuatro celdas nuevas y desplazará hacia la derecha
el contenido de las celdas existentes (en la misma fila).
8 Seleccione las celdas A10:A12.
Se seleccionarán tres filas.
No importa qué columna 9 En el menú Insertar, haga clic en Filas.

utilice para seleccionar Excel insertará tres filas encima de lo que era la fila 10 (ahora la
celdas cuando desee fila 13). Ahora tiene espacio para agregar tres nuevos artículos
insertar filas.
en alquiler.
10 Haga clic dos veces en el botón Deshacer.

Excel quitará las filas y las celdas insertadas.
11 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.
Se guardará el libro con el nombre actual.
Se cerrará el libro.
Deje Excel abierto para el próximo ejercicio.
46
Corte, copia, pegado y borrado

de celdas
Cuando esté introduciendo datos en una hoja de cálculo, a menudo cambiará
idea sobre dónde ha puesto el contenido de una celda, una fila o una columna.
O quizás simplemente haya cometido un error al introducir datos en una fila o
columna determinada y quería haberlos puesto en otra fila o columna.
Cuando desee cambiar la posición de los datos en la hoja, no es necesario
eliminar los datos existentes y volver a escribirlos en las nuevas ubicaciones.
Excel ofrece funciones para mover el contenido existente de una o más celdas
a otra ubicación diferente. Este método se llama cortar y pegar porque corta
(quita) datos de su ubicación original y los pega (inserta) en otra ubicación
diferente. Cuando corta datos, Excel los almacena en el Portapapeles de
Windows, una ubicación de almacenamiento temporal en la memoria del
equipo. Los datos desaparecen de la hoja pero siguen estando disponibles
para que los pegue en otra ubicación diferente. Incluso puede pegar datos
del Portapapeles en un archivo creado por otra aplicación diferente, como
Microsoft Word o Microsoft PowerPoint.
Algunas veces, deseará reutilizar datos que ya ha introducido. Por ejemplo,
el director de ventas de Adventure Works ha creado una hoja que contiene las
cifras de ventas del primer trimestre. Desea copiar muchas de las celdas de una
hoja y pegarlas en otra hoja, que utilizará para crear las cifras de ventas del
segundo trimestre. Este método es especialmente útil si ha aplicado formato de
número a las celdas o formato de texto a los títulos y las etiquetas. El director
de ventas puede copiar muchas etiquetas e importes de ventas (con formato de
moneda) a otra hoja diferente para el segundo trimestre. Puede cambiar las
etiquetas de texto sin perder el formato de texto actual y borrar las cifras de
ventas sin perder el formato de moneda almacenado en las celdas. Cuando
borra celdas, puede especificar si desea borrar los valores almacenados en ellas
y conservar el formato, borrar las formulas almacenadas en las celdas, borrar
el formato de las celdas y conservar los valores o borrar todo el contenido de
las celdas.
Si va a pegar un rango de Cuando mueve datos dentro de una hoja o entre dos hojas diferentes, los corta
celdas (por ejemplo, una de una celda o un rango de celdas y los pega en otra celda o rango de celdas.
selección que contiene tres Cuando copia datos, los duplica y los pega en otra celda o en otro rango de
celdas en horizontal en dos
filas adyacentes), seleccione
celdas. La barra de herramientas Estándar de Excel incluye botones para los
un área que tenga el mismo comandos Cortar, Copiar y Pegar, si bien puede realizar estos mismos
número de celdas en comandos desde el menú Edición.
horizontal y en vertical que
los datos que haya cortado
o copiado. O bien, puede
seleccionar una única celda
para pegar y los datos
pegados llenarán celdas
debajo y a la derecha de
la celda seleccionada.
47
En este ejercicio moverá y copiará datos dentro de una hoja, borrará el formato
de un rango seleccionado y borrará el contenido de un rango seleccionado.
2 Haga clic en el libro Monthly Sales y, después, haga clic en Abrir.
3 Haga clic en la celda A7 y, en la barra de herramientas Estándar,
haga clic en el botón Cortar.
El contenido de la celda A7 se copiará al Portapapeles de Windows
y aparecerá una marquesina parpadeante alrededor de la celda
A7. La marquesina indica que se cortará el contenido.
4 Haga clic en la celda A8 y, en la barra de herramientas Estándar,
haga clic en el botón Pegar.
El contenido del Portapapeles de Windows (de la celda A7) se
pegará en la celda A8 y desaparecerá la marquesina alrededor
de la celda A7.
5 Seleccione B3:D6 y, en la barra de herramientas Estándar, haga
clic en el botón Copiar.
El contenido de las celdas seleccionadas se copiará al
Portapapeles de Windows y aparecerá una marquesina
parpadeante alrededor de las celdas seleccionadas que indica lo
que se ha copiado al Portapapeles de Windows.
6 Haga clic en la ficha de la hoja T2, cerca de la parte inferior de la
ventana de Excel.
Excel mostrará la hoja T2.
Otra forma de cortar y pegar 7 Haga clic en la celda B4 y, en la barra de herramientas Estándar,
datos consiste en seleccionar haga clic en el botón Pegar.
las celdas y arrastrar la El contenido del Portapapeles de Windows se copiará a la hoja T2,
selección por sus bordes
empezando en la ubicación de la celda activa (B4).
hasta las celdas en las
que desea pegar los datos. 8 En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Formatos.
Para copiar mediante el
mismo método, mantenga Excel quitará el formato de moneda de las celdas seleccionadas.
presionada la tecla Ctrl
mientras arrastra. 9 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón
Deshacer.
Se volverá a aplicar el formato de moneda a las celdas
seleccionadas.
10 En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Contenido.
Excel quitará el contenido de las celdas seleccionadas, pero
conservará el formato.
48

Excel convertirá la entrada al formato de moneda.
12 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Monthly
Sales 2 y haga clic en Aceptar.
Se guardará el libro con el nuevo nombre.
En esta lección ha aprendido a dar formato a números de celdas, cambiar el
ancho de las columnas y el alto de las filas, alinear texto y valores en celdas,
utilizar los botones Deshacer y Rehacer para invertir y repetir cambios, aplicar
formato condicional a las celdas seleccionadas, buscar y reemplazar datos, e
insertar y eliminar celdas, filas y columnas. También ha aprendido a copiar y
mover celdas y rangos de celdas, borrar varios elementos de celdas, copiar
formatos a un rango o a una hoja diferente, y utilizar el panel de tareas
Portapapeles para copiar y pegar varias selecciones.
● Cierre el libro Monthly Sales 2.
1 Cierre el libro Monthly Sales 2.
2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha
de la ventana de Excel.
Ejercicio corto
1 Si deseara insertar dos filas encima de la fila 7 de la hoja actual,
¿qué pasos realizaría?
2 ¿Qué diferencia hay entre los formatos de número Contabilidad
y Moneda?
3 ¿Cómo puede arrastrar para cambiar el alto de una fila o el ancho
de una columna?
4 ¿Cómo puede ver el panel de tareas Portapapeles?
5 ¿Cómo buscaría la tercera aparición de un valor en una hoja
de cálculo?
49
Ejercicio 1: abra el libro Five Year Sales02.xls. Inserte una fila entre las filas 1
y 2. Cambie el tamaño de la fila 1 hasta un alto de 25 píxeles. Alinee a la
izquierda el texto del título Ventas anuales. Elimine la fila agregada.
Ejercicio 2: en el libro Five Year Sales02.xls, dé el formato Contabilidad a las
celdas B3:F6. Aplique un formato condicional de forma que si el valor de una
celda está comprendido entre 20000 y 40000, el valor aparezca de color azul.
Reemplace todas las apariciones de 12 en la hoja por 13.
Ejercicio 3: todavía en el libro Five Year Sales02.xls, en Hoja1, copie el rango
A3:F7 al Portapapeles de Office. Cambie a Hoja2 y pegue las celdas
seleccionadas empezando en la celda A3. En Hoja2, cambie a 15 caracteres el
ancho de las columnas A a F. Después, seleccione el rango B3:F6 y elimine su
contenido, pero conserve el formato. Guarde y cierre el libro.
Ejercicio 4: cree una hoja en la que se enumeren los días de la semana en la
fila 1, empezando en la columna B. En la columna A, empezando en la fila 2,
enumere las actividades físicas que realiza con frecuencia (andar, correr, algún
deporte concreto, aerobic, etc.). Agregue una fila encima de la fila 1 y centre el
título Minutos al día encima de los días de la semana. Mejore la apariencia de
la hoja ajustando los anchos de columna, cambiando los colores de fuente, etc.
Cambie el nombre de la hoja para que refleje la fecha final de esta semana.
Guarde el libro con el nombre Mi actividad física. Utilice esta hoja para
registrar su actividad física diaria.
Ejercicio 5: continuando con el libro que creó en el ejercicio 4, seleccione
todo el contenido de la primera hoja y cópielo a la Hoja2. Borre todos los
valores de minutos que haya introducido. Cambie el nombre de esta hoja por
la fecha del último día de la próxima semana. Copie el contenido de la segunda
hoja a Hoja3 y cambie su nombre de forma que refleje la fecha final para
dentro de dos semanas. Guarde las hojas. Utilice estas hojas para registrar su
actividad física durante las próximas semanas. Si lo desea, agregue otras hojas
para seguir supervisando su nivel de actividad.
LECCIÓN 3
Realización de
cálculos básicos
 Crear fórmulas.
 Copiar fórmulas.
 Modificar fórmulas.
 Utilizar la función SUMA y Autosuma.
 Utilizar la característica Insertar función.
 Utilizar funciones de fecha.
 Utilizar referencias de celdas absolutas y relativas.
 Utilizar funciones estadísticas básicas.
 Utilizar series numeradas y Autorrellenar.
Con Microsoft® Excel es fácil realizar cálculos de uso frecuente. Además de

sumar, restar, multiplicar y dividir, puede calcular el total y el promedio de un
conjunto de valores. Con los cálculos básicos puede obtener valores de beneficios
a partir de ingresos y gastos o puede calcular el salario de un empleado a partir de
las horas trabajadas y el precio por hora. Éstos son sólo algunos ejemplos de los
cálculos que Excel puede realizar.
En el centro turístico Adventure Works, el director de reservas está preparando
un informe sobre las tasas anuales de habitaciones sin ocupar. Para empezar,
calcula el número total de noches que se ocupó cada tipo de habitación. Después
calcula el número promedio de habitaciones ocupadas por noche. Por último
calcula la tasa de ocupación para cada tipo de habitación. Los resultados de estos
cálculos le ayudarán a planear la próxima temporada y programar renovaciones
en las cabañas para la época del año en que haya menos demanda.
También en Adventure Works el contable está calculando los ingresos
generados por el alquiler de equipos para diversas actividades. Con esas
cifras puede calcular el ingreso promedio obtenido de cada actividad cada mes.
El coordinador de actividades utilizará esos datos para planear las actividades
del próximo año.
En esta lección aprenderá a realizar cálculos básicos de Excel con fórmulas
y funciones. Aprenderá a crear y modificar fórmulas, utilizar operadores
matemáticos y emplear funciones integradas de Excel.
Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar los
archivos Lodging Usage.xls y Activity Rentals.xls de la carpeta Part IV,
Lesson03 que hay en la carpeta Practice del disco duro.
51
Creación de fórmulas
Una fórmula es la expresión escrita de un cálculo que va a realizar Excel.
Cuando introduce una fórmula en una celda, la fórmula se almacena
internamente mientras que el resultado calculado aparece en la celda.
Una fórmula es una ecuación matemática que consta de dos elementos:
operandos y operadores matemáticos. Los operandos identifican los valores
que se utilizarán en el cálculo. Un operando puede ser un valor constante, otra
fórmula, o una referencia a una celda o a un rango de celdas. Los operadores
matemáticos especifican qué cálculos se realizarán con los valores.
Para que Excel pueda distinguir las fórmulas de los datos, todas las fórmulas
empiezan con un signo igual (=) o con un signo más (+). Para ver una fórmula,
haga clic en la celda que contiene la fórmula. La fórmula aparecerá en la Barra
de fórmulas.
En una fórmula puede utilizar cualquiera de los operadores matemáticos
siguientes.
Operador Significado
^ Exponenciación
* Multiplicación
/ División
+ Suma
- Resta
Cuando una fórmula contiene dos o más operadores, las operaciones no se

realizan necesariamente en el orden en que usted lee la fórmula; es decir, de
izquierda a derecha. El orden en que se realizan las operaciones está determinado
por la prioridad del operador, según se define en las reglas matemáticas.
Por ejemplo, la exponenciación es la primera operación que se realiza siempre.
La multiplicación y la división son las siguientes en la lista de prioridades, y se
realizan secuencialmente de izquierda a derecha. Por último se realizan la suma
y la resta, también de izquierda a derecha. Veamos la siguiente ecuación.
2+4*6/3-1=9
Primero se multiplica cuatro por seis y el resultado se divide entre tres. Después
se suma dos al resultado y se resta uno.
Las operaciones contenidas entre paréntesis se realizan antes que las que están
fuera de los paréntesis. Puede anular las prioridades estándar de los operadores
mediante el uso de paréntesis. Así, la ecuación siguiente se calcula de distinta
forma que la anterior.
(2 + 4) * 6 / (3 - 1) = 18
52
En esta fórmula primero se suman dos y cuatro, y el resultado se multiplica por

seis. Por último, el resultado se divide entre el resultado de tres menos uno.
La creación de una fórmula es similar a la introducción de texto y números en
las celdas. Para empezar, seleccione la celda en la que desee que aparezca la
fórmula. Después puede utilizar uno de dos métodos posibles para crear la
fórmula.
En el primer método se escribe la fórmula (incluyendo las direcciones de
celdas, los valores constantes y los operadores matemáticos) directamente en la
celda. Para marcar la entrada como una fórmula, debe empezar por escribir un
signo igual.
En el segundo método se pegan las referencias de una celda o de un rango
de celdas en la Barra de fórmulas. Para completar la fórmula se escriben los
operadores, valores constantes o paréntesis que sean necesarios.
A medida que crea una fórmula, ésta aparece en la Barra de fórmulas y en
la propia celda. Cuando haya completado la fórmula, la celda mostrará el
resultado y la Barra de fórmulas mostrará la fórmula propiamente dicha.
El director de reservas de Adventure Works ha hecho un seguimiento del
número de noches que estuvo ocupado cada tipo de habitación cada mes del
año pasado. Para calcular las tasas de ocupación, debe saber el número total de
noches ocupadas de cada mes, dividir ese total entre el número de habitaciones
y, por último, dividir ese resultado entre el número de noches del mes.
En este ejercicio abrirá una hoja de cálculo y creará fórmulas básicas en ella.
1 Abra el libro Lodging Usage de la carpeta Part IV, Lesson03
contenida en la carpeta Practice.
Cuando escribe una 2 Haga clic en la celda C9 y escriba =C5+C6+C7.

dirección de celda en una A medida que escribe cada referencia de celda se selecciona la
fórmula, da igual que utilice celda a la que se hace referencia y el borde de selección aparece
letras en mayúsculas o en
en un color específico. Este color coincide con el color del texto
minúsculas. Por ejemplo,
B8 y b8 son referencias utilizado para la referencia de celda.
a la misma celda.
3 Presione Entrar.
El total de las celdas (908) aparecerá en la celda C9.
4 Haga clic en la celda C13, escriba = y haga clic en la celda C5.
Se agregará C5 a la fórmula. La celda en la que hace clic está
codificada con un color y muestra un borde de marquesina
parpadeante.
5 Escriba /, haga clic en la celda A5 y, después, haga clic en el botón
Entrar de la Barra de fórmulas.
Excel completará la fórmula y mostrará la relación de las celdas C5
y A5 (30,25).
53
6 Desplácese hacia abajo si es necesario y haga clic en la celda

C21. Haga clic en la Barra de fórmulas, escriba =C13/31 y haga
clic en el botón Entrar de la Barra de fórmulas.
Excel calculará la tasa de ocupación de las habitaciones tipo chalet
durante el mes de enero (0,97581) y el resultado aparecerá en la
celda C21.
7 En el menú Formato, haga clic en Celdas.
8 Cambie a la ficha Número si es necesario y haga clic en Porcentaje
en la lista Categoría.
9 Haga clic en Aceptar para aceptar el número predeterminado de
decimales (2).
El valor de la celda C21 aparecerá como un porcentaje.
Para calcular las fórmulas

que hay en todos los libros Sugerencia
de todas las hojas abiertas,
presione F9. Para calcular De forma predeterminada, Excel calcula las fórmulas automáticamente.
únicamente las fórmulas Para cambiar cuándo se calcula una fórmula, en el menú Herramientas,
de la hoja activa, presione haga clic en Opciones y, en la ficha Cálculo, seleccione la opción deseada.
Mayús+F9.
54
Copia de fórmulas
Quizás descubra con frecuencia que se necesita una fórmula similar en varias
celdas adyacentes. Por ejemplo, si tiene una lista de artículos y cada artículo
contribuye al ingreso total durante un año, quizás desee sumar los artículos para
calcular el ingreso total para ese año. Para calcular el total del ingreso para años
consecutivos, puede crear fórmulas para sumar el ingreso de cada año.
Afortunadamente, puede evitar tener que introducir fórmulas repetidamente y
ahorrar una cantidad de tiempo considerable al copiar una celda con una
función terminada y pegarla en las celdas de destino. También puede utilizar el
controlador de relleno, que es el pequeño cuadrado que aparece en la esquina
inferior derecha de la celda activa.
Cuando selecciona una celda que tiene una fórmula y arrastra el controlador de
relleno, Excel cambia las referencias de celda de la fórmula para que coincidan
con las de la columna o la fila a la que se está copiando.
El director de reservas no desea escribir la misma fórmula varias veces para
calcular la tasa de ocupación de cada tipo de habitación para cada mes. En su
lugar, copia sus fórmulas a diversas ubicaciones.
En este ejercicio copiará fórmulas en la hoja.
1 Haga clic en la celda C13 y, en el menú Edición, haga clic en Copiar.
Aparecerá un borde de marquesina parpadeante alrededor de
Para obtener más información la celda.
acerca del botón Opciones de
pegado, consulte la lección 2 2 Haga clic en la celda C14 y, en el menú Edición, haga clic en Pegar.
“Modificación y formato de
hojas de cálculo”.
La fórmula se pegará en la celda C14 y aparecerá el botón
Opciones de pegado junto a la celda.
Para copiar una fórmula de la 3 Repita el paso 2 para las celdas C15 y C16.
celda situada a la izquierda
de una celda seleccionada, 4 Haga clic en la celda C9 y seleccione el controlador de relleno.
presione Ctrl+R.Para copiar
una fórmula de la celda
situada encima de una
celda seleccionada,
presione Ctrl+D.
Cuando copia una fórmula

a otra celda diferente, Excel
copia también el formato
a la otra celda. El puntero del mouse (ratón) adoptará la forma de una cruz cuando
esté situado correctamente.
55
5 Arrastre el controlador de relleno hasta la celda D9.

Puede utilizar el controlador
La fórmula de la celda C9 se copiará a la celda D9 y aparecerá
de relleno para copiar texto
directamente de una celda a el botón Opciones de autorrelleno junto a la celda.
otra o puede utilizarlo para
completar una serie de años, 6 Haga clic en la celda D9 y observe su fórmula en la Barra
fechas, días, etc. Más de fórmulas.
adelante en esta lección verá La fórmula se copiará desde C9 y la letra de la columna se ajustará
más información acerca de
para que coincida con la columna de la nueva celda.
las funciones de relleno.
7 Seleccione el controlador de relleno de la celda D9 y arrástrelo
hasta la celda N9.
La fórmula se copiará a las celdas E9:N9. Los números totales de
noches ocupadas cada mes aparecerán en las celdas E9:N9.
8 Guarde la hoja y déjela abierta para un ejercicio posterior.
Modificación de fórmulas
Es fácil modificar una fórmula que ya ha creado y es similar a modificar el
contenido de cualquier otra celda. Puede:
● Hacer doble clic en la celda, escribir los cambios directamente en
la celda y presionar Entrar.
O bien
● Hacer clic en la celda, hacer clic en la Barra de fórmulas, escribir
los cambios y hacer clic en el botón Entrar de la Barra de fórmulas.
Si elimina o modifica una Para eliminar una fórmula, haga clic en la celda y presione la tecla Supr.
fórmula accidentalmente,
presione Ctrl+Z o haga clic
En este ejercicio revisará y eliminará fórmulas.
en el botón Deshacer de
1 Abra el libro Activity Rentals de la carpeta Part IV, Lesson03
la barra de herramientas
Estándar para invertir contenida en la carpeta Practice.
la acción.
2 Haga clic en la celda O3 y, después, haga clic a la derecha de la
fórmula en la Barra de fórmulas.
El punto de inserción parpadeará al final de la fórmula.
56
3 Presione tres veces la tecla Retroceso y haga clic en el botón Entrar.

El precio por alquiler, mostrado en la celda O3, se eliminará de la
fórmula. La fórmula revisada calculará los alquileres totales de
kayak durante el año.
4 Copie la fórmula a las celdas O4:O17 utilizando el controlador de
relleno de la celda O3.
Excel calculará y mostrará los alquileres anuales totales por tipo
de equipo.
5 Haga clic en la celda O2, elimine el texto existente, escriba
Ingreso anual por actividad y presione Entrar.
La nueva etiqueta reemplazará a la anterior.
6 Haga clic en la celda O17 y presione la tecla Supr.

La fórmula y el contenido de la celda se eliminarán de la celda.
7 Cierre el libro sin guardar los cambios.
Uso de la función SUMA y Autosuma

Uno de los cálculos más frecuentes que se realizan en una hoja de cálculo es
sumar un rango de celdas. Puede sumar un rango de celdas si crea una fórmula
que incluya todas las etiquetas de celda separadas por el operador de suma (+).
Una forma más sencilla de lograr el mismo resultado consiste en utilizar la
función SUMA.
Una función es una fórmula predefinida que realiza un cálculo frecuente o
complejo. Una función consta de dos componentes: el nombre de función y,
en la mayoría de los casos, una lista de argumentos. La lista de argumentos, que
aparece entre paréntesis, contiene los datos que la función necesita para producir
el resultado. Dependiendo de la función, un argumento puede ser un valor
constante, una única referencia de celda, un rango de celdas, un nombre de rango
o incluso otra función. Cuando una función contiene varios argumentos, éstos
están separados por signos de punto y coma o por comas, dependiendo de la
configuración regional del equipo.
57
Por ejemplo, la función SUMA suma valores o rangos de celdas. Usted

introduce el rango de celdas como un argumento de la función y Excel calcula
el total del rango. Una función SUMA típica, que calcula el total de las celdas
B5 a B10, es similar a ésta.
=SUMA(B5:B10)
Más adelante en esta lección verá más información acerca de otras funciones.
La característica Autosuma de Excel ofrece un método abreviado para
introducir funciones SUMA con el fin de calcular totales de rangos de celdas.
Cuando hace clic en el botón Autosuma de la barra de herramientas Estándar,
Excel calcula el total de las celdas situadas justo encima o a la izquierda de la
celda que contiene la función.
Si hay alguna celda no El director de reservas sabe que Autosuma puede simplificarle aún más sus
numérica dentro del rango cálculos de la ocupación. Puede utilizar Autosuma para calcular los muchos
de celdas cuyo total desea totales que necesita.
calcular, Autosuma calculará
de manera predeterminada En este ejercicio utilizará Autosuma para calcular el total de un rango de celdas.
el total sólo desde la celda
activa hasta la primera celda 1 Si es necesario, cambie al libro Lodging Usage que utilizó
no numérica. Para evitar anteriormente en esta lección.
este problema, cambie los
argumentos para incluir 2 Haga clic en la celda C17 y, en la barra de herramientas Estándar,
todo el rango de celdas o haga clic en el botón Autosuma.
seleccione únicamente el
rango de celdas cuyo total Aparecerá una fórmula SUMA en la celda C17 y en la Barra de
desee calcular. fórmulas, y el rango C13:C16 estará rodeado por un borde de
marquesina parpadeante.
3 Presione Entrar.
La fórmula se introducirá en la celda C18 y aparecerá el resultado
(54,15).
4 Haga clic en la celda O5 y, después, haga clic en Autosuma.
Aparecerá una fórmula SUMA en la celda O5 y en la Barra de
fórmulas, y el rango C5:N5 estará rodeado por un borde de
marquesina parpadeante.
58
5 Presione Entrar.
La fórmula se introducirá en la celda O5 y aparecerá el resultado
(2908).
6 Guarde el libro y déjelo abierto para un ejercicio posterior.
Uso de Insertar función

Puede introducir una función en una celda del mismo modo en que introduciría
cualquier fórmula: escribiéndola directamente en la celda o en la Barra de
fórmulas. El botón Insertar función ofrece una tercera opción. Al aceptar
argumentos e incluso funciones adicionales, el cuadro de diálogo Argumentos de
función le ayuda a crear fórmulas que contienen funciones. De hecho, el cuadro
de diálogo Argumentos de función resulta especialmente útil cuando una fórmula
contiene más de una función, como una función dentro de otra función. El cuadro
de diálogo Insertar función enumera todas las funciones. El cuadro de diálogo
Argumentos de función enumera los argumentos de cada función, una
descripción de cada función y sus argumentos, el resultado calculado de
cada función y la fórmula general.
En Adventure Works, la contable utiliza Insertar función para calcular los
ingresos anuales generados por el alquiler de diversos tipos de material deportivo.
En este ejercicio utilizará Insertar función para introducir funciones en una hoja
de cálculo.
1 Abra el libro Activity Rentals de la carpeta Part IV, Lesson03
contenida en la carpeta Practice.
2 Haga clic en la celda O3 y presione la tecla Supr.
Se eliminará la fórmula de la celda.
59
3 Haga clic en el botón Insertar función que hay a la izquierda de la

Barra de fórmulas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función, como se muestra
en la siguiente ilustración.
4 En la lista Seleccionar una función, haga clic en SUMA y, a

continuación, haga clic en Aceptar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, que
mostrará la función SUMA que calcula el total de las celdas C3:N3.
60
5 En la Barra de fórmulas, haga clic a la derecha del paréntesis de

cierre y escriba *A3.
Esta fórmula calcula el total de alquileres de kayak por año y
después multiplica el total por el costo por alquiler.
6 Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Argumentos de
función.
Se cerrará el cuadro de diálogo Argumentos de función y el
resultado del cálculo de ingresos (1995) aparecerá en la celda O3.
7 Haga clic en la celda A20. Después, escriba =CUENTA( y
seleccione las celdas A3:A17.
Las celdas A3 a A17 aparecerán como argumentos de la función
CUENTA.
8 Escriba el ) de cierre y presione Entrar.
Excel contará 15 entradas numéricas en las celdas 3 a 17 de la
columna A.
9 Elimine la entrada de la celda A20 y guarde el libro. Deje el libro
abierto para una lección posterior.
Uso de funciones de fecha

Las funciones Fecha y hora de Excel le permiten utilizar fechas y horas en las
fórmulas. Para realizar cálculos sobre estos valores, Excel convierte cada fecha
y hora en un número de serie. La función Fecha realiza esa conversión para
cualquier combinación de año, mes y día que especifique. La función Hora
convierte cualquier combinación de horas, minutos y segundos que introduzca.
AHORA y HOY son dos de las funciones de fecha que se utilizan con más
frecuencia. AHORA devuelve la fecha y la hora en que se introdujo la función
en una hoja de cálculo. HOY sólo devuelve la fecha. Cada vez que abre un
libro que utiliza una de estas funciones, la fecha o la hora se actualiza
automáticamente.
En marzo, el director de reservas necesita calcular la tasa de ocupación de la
temporada de invierno, que va del 1 de noviembre hasta finales de febrero.
Desea confirmar el número de días de dicha temporada.
En este ejercicio utilizará funciones de fecha para calcular el tiempo que hay
entre dos fechas.
1 Cambie al libro Lodging Usage.
2 Haga clic en la celda A20 y, después, haga clic en el botón
Insertar función.
3 Seleccione FECHA en la lista Seleccionar una función y haga clic
en Aceptar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función.
61
4 En el cuadro Año, escriba 2004.

5 En el cuadro Mes, escriba 02.
6 En el cuadro Día, escriba 29.
El número de serie correspondiente a la fecha 29/02/2004
aparecerá como el resultado de la fórmula en la parte inferior del
cuadro de diálogo Argumentos de función.
7 Haga clic a la derecha de la función en la Barra de fórmulas y

escriba un signo menos (-).
8 En la lista Funciones que hay a la izquierda de la Barra de
fórmulas, haga clic en Fecha.
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función.
Las funciones de fecha 9 En los cuadros Año, Mes y Día, escriba la fecha 01/11/2003 y haga
son más útiles cuando los clic en Aceptar.
argumentos de fecha En la celda aparecerá el número total de días (120) que hay entre
son fórmulas en lugar
01/11/2003 y 29/02/2004. La fórmula será:
de constantes.
=FECHA(2004,2,29) -FECHA(2003,11,1)
10 En la Barra de fórmulas, haga clic en la primera función Fecha.
Aparecerá una Información de pantalla con una descripción de
cada elemento de esa parte de la fórmula.
11 Haga clic en la Información de pantalla para seleccionar el número
actual y escriba 2005.
12 En la Barra de fórmulas, haga clic a la derecha de la fórmula.
13 Presione 15 veces la tecla Retroceso para quitar la segunda
función de fecha.
62
14 Escriba HOY() y presione Entrar.

En la celda aparecerá el número total de días que hay entre
29/02/2005 y la fecha actual.
15 Cierre el libro sin guardar los cambios.
Sugerencia
Para calcular rápidamente el número de días que hay entre dos fechas que
ya aparecen en celdas de la hoja de cálculo, basta con restar una celda de
otra. Por ejemplo, si la celda A1 contiene la fecha 01/11/2003 y la celda A2
contiene la fecha 29/02/2004, es posible calcular el número de días que
hay entre ellas mediante la fórmula siguiente.
=A2-A1
Asegúrese de elegir el formato de número para la celda que contiene esta
fórmula. De lo contrario, Excel mostrará el resultado en el mismo formato
que las celdas utilizadas en el cálculo (en este caso, como una fecha).
Uso de referencias de celdas

absolutas y relativas
En Excel puede hacer referencia a otras celdas de manera absoluta o relativa.
Una referencia absoluta se refiere a la dirección de una celda específica.
Una referencia relativa se refiere a una celda que está a un determinado
número de filas y columnas de la celda que contiene la referencia.
Las referencias de celda se utilizan con frecuencia en las fórmulas. De manera
predeterminada, las referencias de celda son relativas, incluso si la fórmula
contiene la letra de fila y el número de columna de la celda de destino.
Por ejemplo, si introduce
=SUMA(C4;C5)
en la celda C6, el valor resultante en C6 será C4 + C5. Si copia esta fórmula a
la celda D6, la fórmula de D6 aparecerá como
=SUMA(D4;D5)
y el valor resultante en la celda D6 será D4 + D5. Excel ajusta automáticamente
las referencias de celda relativas a su nueva ubicación; por eso se llaman
referencias de celda “relativas”.
Sin embargo, en algunos casos necesitará referencias de celda que no cambien
cuando las copie de una ubicación a otra. Por ejemplo, una fórmula puede hacer
referencia a una celda que contiene una tasa de interés que siempre se almacena
en una celda determinada. También es posible que una referencia de celda
tenga una referencia absoluta a una fila pero no a una columna, y viceversa.
Para hacer que una referencia de celda sea absoluta, escriba un signo de dólar
($) delante de una o de las dos referencias de columna o de fila.
63
Por ejemplo, $C$1 es una referencia absoluta a la celda C1. $C1 es una referencia
absoluta a la columna C, pero la referencia a la fila 1 es relativa. C$1 es una
referencia relativa a la columna C, pero la referencia a la fila 1 es absoluta.
Sugerencia
Mediante referencias 3D puede establecer vínculos a celdas de otras hojas
o libros. Este tipo de referencia puede ser también absoluta o relativa.
En Adventure Works, el director de reservas tiene problemas al copiar en su

hoja las fórmulas que calculan promedios sencillos. Sin embargo, mediante una
combinación de referencias absolutas y relativas puede replicar fácilmente las
fórmulas para calcular los promedios necesarios.
En este ejercicio utilizará referencias absolutas y referencias relativas para crear
y copiar una fórmula.
1 Abra el libro Lodging Usage con el que trabajó anteriormente en
esta lección.
2 Haga doble clic en la celda C13.
3 Escriba un signo de dólar ($) delante de la A en la referencia a la
celda A5 y presione Entrar.
La fórmula será =C5/$A5.
4 Copie la fórmula de la celda C13 a la celda D13 y, si es necesario,
haga clic en la celda D13 para seleccionarla.
La fórmula de la celda D13 será =D5/$A5. Como la referencia de
columna a la celda A5 es absoluta, esa referencia no cambia
cuando se copia la fórmula. La referencia a la primera celda de la
fórmula es totalmente relativa.
5 Copie la fórmula de la celda C13 a la celda C14 y haga clic en la
celda C14.
La fórmula de la celda C14 será =C6/$A6. Como la referencia a la
columna A es absoluta, esa referencia no cambia cuando se copia
la fórmula. Sin embargo, la referencia de fila sigue siendo relativa,
por lo que ese valor se actualiza cuando se copia la fórmula. La
referencia a la primera celda es totalmente relativa.
6 Utilizando controladores de relleno, copie la fórmula para completar
la tabla Promedio de noches ocupadas por alojamiento (C13:N16).
7 Guarde y cierre el libro.

64
Uso de funciones estadísticas básicas

Excel ofrece cientos de funciones, muchas de las cuales son muy específicas
de determinadas tareas o para personas que trabajan en ciertas ocupaciones.
La mayoría de la gente descubre que hay un par de funciones que utilizan todo
el tiempo y muchas que nunca tendrán ninguna razón para utilizar. En la tabla
siguiente se muestran las funciones básicas y utilizadas con más frecuencia
de Excel.
Función Significado Ejemplo

Suma Calcula el total de los argumentos =SUMA(B5:B10)
numéricos.
Promedio Calcula el promedio =PROMEDIO(B5:B10)
(media aritmética) de los
argumentos numéricos.
Cuenta Dentro de la lista de argumentos, =CUENTA(B5:B10)
cuenta únicamente las celdas que
contienen números.
Mín Devuelve el menor número que =MÍN(B5:B10)
hay dentro de los argumentos.
Máx Devuelve el mayor número que =MÁX(B5:B10)
hay dentro de los argumentos.
La directora de actividades de Adventure Works está aprendiendo qué

funciones de Excel pueden ayudarle a elaborar una estrategia para las
actividades del próximo año.
En este ejercicio creará fórmulas que utilizan las funciones PROMEDIO,
MÍN y MÁX.
1 En el libro Activity Rentals, haga clic en la celda A20 si es
necesario y haga clic en el botón Insertar función.
2 Haga clic en PROMEDIO en la lista Seleccionar una función y,
después, haga clic en Aceptar.
3 En el cuadro Número 1, haga clic en el botón Contraer cuadro de
diálogo.
Se contraerá el cuadro de diálogo Argumentos de función y podrá
seleccionar el rango de celdas cuyo promedio desea calcular.
65
4 Seleccione las celdas C15:N15 y haga clic en el botón Expandir

cuadro de diálogo del cuadro de diálogo Argumentos de función.
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función con la
función PROMEDIO ya terminada.
5 En el cuadro de diálogo Argumentos de función, haga clic en Aceptar.

En la celda A20 aparecerá el número promedio de pares de
binoculares alquilados por mes (16).
6 Haga clic en la Barra de fórmulas y seleccione la palabra
PROMEDIO.
7 Haga clic en la flecha hacia abajo de Funciones que hay a la
izquierda de la Barra de fórmulas (que actualmente muestra el
texto PROMEDIO) y haga clic en MÁX.
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función con el
rango utilizado anteriormente ya introducido.
66
Sugerencia
Si olvida la sintaxis de una función que desea utilizar, escriba = y el nombre
de la función en una celda, y presione Ctrl+A. Aparecerá el cuadro de
diálogo Argumentos de función, de modo que pueda introducir los
argumentos para la función.
8 En el cuadro de diálogo Argumentos de función, haga clic

en Aceptar.
En la celda A22 aparecerá el mayor número de pares de
binoculares alquilados en un mes (25).
9 Haga clic en la celda A24, escriba =MÍN(C15:N15) y presione Entrar.
En la celda A24 aparecerá el menor número de pares de
binoculares alquilados en un mes (9).
10 Elimine las entradas de las celdas A20 y A24.
Uso de series numeradas y

Autorrellenar
Cuando introduce datos que forman una serie o un patrón, Excel puede
ahorrarle tiempo al completar la serie automáticamente.
Si va a introducir números secuenciales, los días de una semana, los meses de
un año u otra serie, no es necesario que escriba todos los elementos de la serie.
Basta con escribir la primera o las dos primeras entradas y utilizar
Autorrellenar para que la serie se complete automáticamente.
Por ejemplo, si desea introducir en una hoja de cálculo los días de la semana,
escriba Lunes (o el día con el que desee comenzar) y utilice Autorrellenar para
introducir el resto de los días. Si desea introducir uno de cada dos días en una
hoja de cálculo, escriba Lunes en la primera celda, escriba Miércoles en la
segunda celda y utilice Autorrellenar para completar la serie.
Una nueva característica de la versión actual de Excel es el botón Opciones de
autorrelleno que aparece junto a los datos que se agregan a una hoja de cálculo
mediante Autorrellenar o Rellenar serie. De forma muy parecida a lo que
ocurre con el botón Opciones de pegado, al hacer clic en el botón Opciones de
autorrelleno aparece una lista de acciones que Excel puede llevar a cabo con
respecto a las celdas a las que afecta la operación de relleno. En esta tabla se
resumen las opciones de la lista:
67
Opción Acción
Copiar celdas Se copia el contenido de las celdas seleccionadas a las
celdas indicadas en la operación de relleno.
Rellenar serie Se rellenan las celdas indicadas en la operación de
relleno con los elementos que siguen en la serie.
Rellenar formatos sólo Se copia el formato de la celda seleccionada a las
celdas indicadas en la operación de relleno, pero no se
pone ningún valor en las celdas de destino.
Rellenar sin formato Se rellenan las celdas indicadas en la operación de
relleno con los elementos siguientes de la serie, pero se
omite cualquier formato aplicado a las celdas de origen.
Rellenar <secuencia> Esta opción cambia dependiendo de la serie que Excel
detecte y parece tener el mismo efecto que la opción
Rellenar serie. Esta opción no aparecerá si no utiliza
una secuencia que el programa reconozca.
Sugerencia
Si el botón Opciones de autorrelleno no aparece, puede activar la función
haciendo clic en Opciones en el menú Herramientas. En el cuadro de
diálogo que aparecerá, haga clic en la ficha Edición y active la casilla
de verificación Mostrar botones de opciones de pegado.
En este ejercicio utilizará Autorrellenar para rellenar celdas de una hoja

de cálculo.
1 En el libro Activity Rentals, haga clic en la ficha Hoja2.
2 Haga clic en la celda B1, escriba Enero y presione Entrar.
3 Seleccione las celdas B1:M1.
68
4 En el menú Edición, seleccione Rellenar y haga clic en Series.

Aparecerá el cuadro de diálogo Serie.
5 En la sección Tipo, haga clic en la opción Autorrellenar y, después,

haga clic en Aceptar.
Los meses del año rellenarán la fila 1.
6 Haga clic en la celda A2, escriba 1º y presione Entrar.
7 El punto de inserción pasará a la celda A3.
8 Escriba 3º y presione Entrar.
9 Seleccione el rango A2:A3 y arrastre el controlador de relleno hacia
abajo hasta la celda A17.
Los días con numeración impar rellenarán la columna.
Sugerencia
Excel incluye otra característica que ahorra mucho tiempo llamada
Autocompletar. Autocompletar puede terminar automáticamente entradas
de texto cuando las escribe en una columna. Si las primeras letras que
usted escribe coinciden con una entrada anterior de la columna, Excel
completará la entrada. Puede deshabilitar Autocompletar si hace clic en
Opciones en el menú Herramientas, hace clic en la ficha Edición y
desactiva la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores
de celda.
69
En esta lección ha aprendido a crear, copiar y modificar fórmulas. También ha
aprendido a utilizar Autosuma, Insertar función, funciones de fecha, funciones
estadísticas básicas, y referencias de celda absolutas y relativas. Por último, ha
aprendido a utilizar Autorrellenar cuando se trabaja con series numeradas.
● Cierre el libro Activity Rentals y guarde los cambios.
1 Cierre el libro Activity Rentals y guarde los cambios.
2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha
de la ventana de Excel.
Ejercicio corto
1 ¿Cómo puede introducir una fórmula en una celda?
2 ¿Cuál es la forma más rápida de calcular el total de una columna
de valores?
3 ¿Cómo puede copiar una fórmula a un rango de celdas
adyacentes?
4 ¿Qué dos formas hay de modificar una fórmula en una celda?
Ejercicio 1: abra el libro Lodging Usage y copie la fórmula de la celda O5 a
las celdas O6:O9. Complete después la fila de totales de la tabla siguiente y
cree una fórmula para calcular el número promedio de noches ocupadas
para cada tipo de habitación durante el año. Por último, calcule las tasas de
ocupación y la tasa de ocupación promedio de cada tipo de habitación durante
el año.
Ejercicio 2: abra el libro Activity Rentals y complete la tabla de la hoja
Monthly Rentals. Calcule el número total de alquileres de cada mes, los
ingresos anuales para cada tipo de equipo y los ingresos anuales totales.
Utilice la función AHORA para ver la fecha y la hora actuales en la celda A1.
En Hoja2, utilice Autorrellenar para reemplazar la lista de días con numeración
impar por una lista de los años desde 2000 hasta 2015.
70
Ejercicio 3: en esta lección hemos escrito la función CUENTA. ¿Puede

introducirse esta función mediante el cuadro de diálogo Insertar función?
En caso afirmativo, ¿a qué categoría de funciones pertenece? Examine las
demás categorías disponibles en el cuadro de diálogo Insertar función.
¿Qué categoría es la que cree que utilizará con más frecuencia?
Ejercicio 4: en esta lección hemos ilustrado cómo calcular el número de días
que hay entre dos fechas introduciendo las fechas en una fórmula que restara
dos fechas. ¿Hay alguna función que pueda hacerlo automáticamente? ¿Hay
alguna forma de calcular solamente el número de días laborables que hay entre
dos fechas (sin contar los fines de semana)? Explore la categoría Fecha y hora
del cuadro de diálogo Insertar función o utilice los archivos de Ayuda de Excel
para encontrar las respuestas a estas preguntas y escriba un breve resumen de lo
que ha descubierto.
Ejercicio 5: en esta lección hemos hablado brevemente del nuevo botón
Opciones de autorrelleno que aparece siempre que rellena celdas. Vuelva al
libro Activity Rentals y repita los pasos de Autorrellenar y Serie, pero esta
vez explore el uso de las opciones disponibles mediante el botón Opciones de
autorrelleno. Describa brevemente en qué podrían ser útiles estas funciones.

Hoja de Calculo

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PARTE IV

Microsoft® Excel es un programa excelente para organizar, dar formato y

2 En la sección Nuevo del panel de tareas Nuevo libro, haga clic en

Creación de un libro a partir de

En el cuadro de diálogo Plantillas puede elegir la ficha Soluciones de hoja de

Conceptos básicos de los elementos

En la tabla siguiente se describen los elementos de la ventana de Excel.

La ventaja de incluir el cuadro Escriba una pregunta en la ventana principal

3 Haga clic en el botón Opciones de barra de herramientas al final de

4 Seleccione el comando Agregar o quitar botones.

5 Seleccione Formato en el submenú.

6 Sitúe el puntero del mouse sobre cada botón de la barra de

Cuando selecciona una

En este ejercicio seleccionará toda una fila y toda una columna de la

Selección de un rango de celdas

Introducción de texto en una hoja

Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Introducción de números en una hoja

Carácter Se utiliza para

Introducción de fechas en una hoja

Introducción de un rango de datos

Cuando introduce texto en 3 Escriba 90426 y presione Entrar.

5 Escriba 87409 y presione Entrar.

Modificación del contenido de celdas

3 Haga clic en la celda C4, escriba 92313 y presione Entrar.

Desplazamiento entre hojas

En este ejercicio verá dos hojas dentro del mismo libro.

Asignar nombre y guardar un libro

La barra Sitios de los

2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en y, después, haga

También puede crear 5 Escriba 2004 Sales y haga clic en Aceptar.

Cambio de nombre de una hoja

Vista preliminar e impresión de

Los comandos disponibles en la ventana Vista preliminar aparecen como

En este ejercicio obtendrá una vista preliminar e imprimirá la hoja actual.

Para imprimir un archivo 4 Haga clic en el botón Cerrar de la barra de herramientas

Cierre de un libro y salida de Excel

Ejercicio 2: haga clic en la celda C3 y utilice la barra de fórmulas para

Una de las mayores ventajas que Microsoft® Excel ofrece es la flexibilidad de

Dar formato a números

5 Asegúrese de que la celda A1 esté seleccionada y, en el menú

6 En la lista Tipo, haga clic en 14/03/01 y, a continuación, haga clic

8 En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en

En el paso 9, asegúrese de 9 Haga doble clic en el cuadro Número de decimales, escriba 0 y

11 En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en

12 Haga clic en Aceptar.

13 Haga clic en cualquier celda en blanco de la hoja.

También puede emplear

14 En el menú Archivo, haga clic en Guardar.

Ajuste del tamaño de las filas

Por ejemplo, si hace clic en el borde derecho del selector de la columna H y

4 Escriba 13 en el cuadro de texto Ancho de columna y haga clic en

Para especificar un ancho

5 Haga clic en cualquier celda.

7 Arrastre el selector de fila hasta que ésta tenga un alto de

8 Seleccione el borde derecho del selector de la columna D.

Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Alineación del contenido de celdas

3 Haga clic en la ficha Alineación.

4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Horizontal y, en la lista, haga

8 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón

Creación y aplicación de formatos

3 Haga clic en el botón Formato.