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PAQUETE CONTABLE HELISA

NOTAS:
1. PARA BORRAR. Se presiona F1 (contabilidad) modificar/rea afectar, enter, se
busca el tipo del documento, por ejemplo si es comprobante de egreso (CE), se
ubica el número del documento y se teclea suprimir.
2. PARA MODIFICAR, se siguen los pasos como si se fuera a borrar pero se da
enter y se modifica.
3. GUARDAR : Cuando se hace un registro que se utiliza frecuentemente se puede
guardar con F8, y a sí mismo buscarlo, para eliminar los que no se usan se
presiona suprimir, para guardar un registro se teclea insert y se digita el
nombre del registro
4. VERIFICAR COMPRAS: F1 Elaborar informes con la tecla de flecha a la
derecha, libros de movimiento, libro auxiliar con terceros, costo de ventas,
compras. Por proveedor se saca CON TERCEROS.
5. BUSCAR: Con F8 en algunas funciones nos sirve para buscar.
6. CUADRAR UN NÚMERO CONSECUTIVO, con F5 en documentos y/o formas,
se busca el tipo de documento, se modifica el número y enter.
7. BUSCAR LAS CUENTAS POR COBRAR: con F4, informe cuentas por cobrar
con la tecla de flecha a la derecha, planilla para cobros y enter.
8. BUSCAR LAS CUENTAS POR PAGAR: F5, informe cuentas por pagar con la
tecla de flecha a la derecha, estado de cuentas por pagar y enter. (movimiento
por acreedores, SE SUBE CON LA FLECHA A ACREEDORES, con tab se busca la
opción igual a y con tab se pasa a la siguiente opción, se digita el nombre del
acreedor y enter.
9. Se debe discriminar los gastos del banco: 4 x 1000, IVA, y demás gastos como
chequeras, intereses por mora, comisiones.
10. PARA VERIFICAR: F1 Elaborar informes (se escoge el informe q se desee)
a. ACTIVO: Todo lo que se tiene (1) 110505 Caja general
b. PASIVO: Todo lo que se debe (2) 220501 Proveedores
c. PATRIMONIO: Lo que queda (3)
d. INGRESOS: facturas (4) 413537 Venta de prod alim iva 10%
e. GASTOS: lo que sale (5) 529525 Elementos de aseo y cafeteria
f. COMPRAS. (6) 620501 Compras
11. PARA VER LA INFORMACIÓN: F1 Elaborar informes, Libros de movimiento,
libro auxiliar, ACTIVO- Disponible – Caja Cheques.
12. PASAR A OTRO MES:
F12 y enter.
13. REVISAR INVENTARIOS.
F6 Informes De kardex, Informes principales, Estado general de inventario. F2
(Seleccionar Todos)
14. REVISAR VENTAS DEL MES
F1 Elaborar informes, Libros principales, estado de resultados detallados.

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1. PROCESOS CONTABLES
1.1. FACTURA DE COMPRA (FC)
CONCEPTO: COMPRA

Se deben registrar las siguientes cuentas:

620501 COMPRA DE MERCANCÍA A Se debe registrar en el debito el valor antes de


IVA
620503 COMPRA EXENTA DE IVA

2408-IVA (Este valor se puede sacar automáticamente con la tecla i) En el caso de la


compra el proveedor nos genera un IVA es decir que es un IVA deducible
por lo tanto de debe registrar en el debito según la característica del
producto, en alguna de las siguientes cuentas.
240802 IVA DEDUCIBLE 16%
240803 IVA DEDUCIBLE 10%
421040 Descuentos Condicionados: cuanto se ha negociado verbalmente con el
proveedor un descuento y éste no viene aplicando la factura, el descuentos se lleva a
la 421040.

521025 Covinoc
233595 Al Credito
523550 Cuota carro Has $580.000
236570 Rte Fuente
233545 al crédito $ 574.200
522010 Arriendo Apto
233540 al crédito
522095 Uriel Rodamiento
233545 al credito
523536 Al debito TELMEX:
240802 IVA
233550 Al crédito.
523550 valor al crédito Rápidomicilios:
236525 Rte fuente al crédito
220501 al debito la diferencia

521560 impuesto de consumo cervezas


236540 rete fuente y va al crédito (si cumple la base para descontar 663.000)

En la factura de compra se puede registrar de una vez la retención que se le debe


descontar al proveedor si supera la base de $ 663.000 a la cuenta:

236540 RETENCIÓN EN LA FUENTE


TARJETA DE CRÉDITO:
21051501 Pago tarjeta de crédito debito al banco

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220501- PROVEEDORES NACIONALES Se registra en el crédito el valor total de la
factura incluyendo el IVA.

LOS VALORES DE DEBITO Y CRÉDITO DEBEN COINCIDIR, DE LO CONTRARIO EL


DOCUMENTO ESTARÁ DESCUADRADO.

1.2 FACTURA DE VENTA ANULADA


CONCEPTO: ANULADA

En modificar/rea afectar asientos, se busca el número de la factura


130505 suprimir
2408--- se da enter, se digita anulado y se coloca el valor 0
4135--- se da enter, se digita anulado y se coloca el valor 0

Se debe registrar utilizando las siguientes cuentas

240801 IVA EN VALOR Y BEBEFICIARIO DEBE IR SIEMPRE ANULADA


413538 COMPRA SE REGISTRA ANULADO IGUAL QUE EN LA ANTERIOR.

1.3 RECIBO DE CAJA (RC)


CONCEPTO: CANCELA FACT NO.
Para registrar los pagos realizados por los clientes se bebe tener claro que
régimen son o que retenciones aplican y dependiendo esto se utilizan las
siguientes cuentas:

130505 se coloca el valor total que suman las fracturas al crédito, se


puede colocar un mayor valor y descontar factura por factura con TAB, para poder
realizar los ajustes.

Inicialmente se debe registrar la cuenta en donde entro el pago puede ser


11100501 BANCO DE BOGOTA

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110505 CAJA GENERA: Donde se registran todos los pagos que se realizaron
en es efectivo.
2105 Tarjeta de crédito

De acuerdo al régimen del cliente se aplican las siguientes retenciones:

135515 - RETENCION EN LA FUENTE


NOTA: Si se registro en la FACTURA DE VENTA NO SE DEBE REGISTRAR EN EL
RECIBO DE CAJA PUES SE REALIZARIA DOBLE RETENCION. (Este valor se puede
sacar automáticamente con la tecla R)

135517- IMPUESTO A LA S VENTAS RETENIDO-RET IVA-DESCUENTO 50%


135518- IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO RETENIDO –RET ICA

El cliente aplica esta retención con alguno de los siguientes valores x mil

RET ICA X 1000


13,8
11,04
9,66
4,14

RC Para pasar de Caja Cheques a Banco y/o caja General:


110506 abono y va al crédito el monto
11----- Se coloca si ingresa a la caja general o banco.

1.4 COMPROBANTE DE EGRESO (CE)


CONCEPTO: PAGO FACT NO.

1.4.1. PAGO A PROVEEDORES


Se debe registrar el medio como se realizo el pago en el CREDITO utilizando
alguna de las siguientes cuentas.

11100501 BANCO DE BOGOTA CREDITO


110505 CAJA GENERA: Donde se registran todos los pagos que se
realizaron en efectivo.

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Se registra la cuenta de PROVEEDORES en el DEBITO, esta cuenta esta ligada
en el momento de realizar la factura de compra entonces cuando se registra
el valor en el DEBITO se debe oprimir TAP para traer el valor total de la
factura del proveedor, es decir el mismo valor registrado en la cuenta
220501 en el momento de realizar la FACTURA DE COMPRA.

220501 PROVEEDORES- NACIONALES –A DEBITO

Si se le aplico algún DESCUENTO que no se registro en la FACTURA DE


COMPRA se registra en el momento de realizar el pago con la cuenta.

421040 DESCUENTOS CONCEDIDOS (dromayor) CRÉDITO

1.4.2 PAGO SOI


CONCEPTO: PAGO APORTES (mes)

1. Se debe registrar el medio como se realizo el pago en el CREDITO utilizando


alguna de sus las siguientes cuentas.

11100501 BANCO DE BOGOTA CREDITO


110505 CAJA GENERA: Donde se registran todos los pagos que se
realizaron en efectivo.

2. Se registra en el DEBITO teniendo en cuenta las siguientes cuentas:

El BENEFICIARIO debe ser la entidad a quien se le realiza el aporte.

Ejemplo:

CUENTA NOMBRE CONCEPTO BENEFICIARI DEBITOS CREDITOS


CTA O
520569 APORTE A PAGO CRUZ $
ENTIDADES APORTES BLANCA
PROMOTOR (mes)
AS DE
SALUD

Los valores que se registran son los que están en el comprobante de pago
del SOI.

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1.4.3 PAGOS NOMINAS
233525 honorarios se registra en el débito
421040 otros descuentos, por ejemplo cuando se le entrega mercancía.
11--- dependiendo si es sacar de la caja 110505 o del banco 11100501
Con F8 se pueden ingresar las liquidaciones de nomina que están guardadas.
52 son salarios
25 0501 cuentas por pagar cada empleado tiene asignada una cuenta, por
ejemplo 25050204 Uriel Jerez, a esta cuenta se abona el pago

1.4.4 PAGO T.C.


21051501 Tarjeta de crédito al debito
Sale del banco 1100501

1.4.5 PAGO IMPUESTOS:

OJO IVA ÚNICAMENTE EN LA CUENTA 240801, LEONOR LO DEJA CUADRADO


PARA LLEVARLO ÚNICAMENTE A ESA CUENTA.

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1.5. NOTAS DEBITO; SE EFECTÚA CUANDO BAYHA HACE UNA
DEVOLUCIÓN A UN PROVEEDOR

Si se realizo alguna DEVOLUCIÓN se debe registrar al CRÉDITO con la cuenta

622501 DEVOLUCIONES EN COMPRA-A CRÉDITO


Con i, se inserta automáticamente el IVA de la evolución IVA al crédito se
busca el número de la factura a la cual pertenece esta nota debito.

El valor del IVA según su % en el DEBITO


240802 IVA DEDUCIBLE AL 16
240813 en IVA DEDUCIBLE AL 10
1.6 CAJA MENOR C.M.
CONCEPTO: según el gasto realizado. Como se observa en la siguiente
pantallazo.

Iniciamos registrando todos los gastos realizados en la cuenta 5(GASTOS) en el


DEBITO, estos gastos se deben registrar teniendo en cuenta la factura y el tipo
de gasto que se realizo.

La cuentas que mas se tienen en cuenta para CAJA MENOR son las siguientes

DIVERSOS

SERVICIOS
523510 servicios temporales (Carolina)

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• Si se recibió pagos en efectivo de FACTURAS DE VENTA se debe registrar el
RECIBO DE CAJA como ya se explico y los gastos se deben registran en la CAJA
MENOR con la cuenta

110505 CAJA GENERAL CONCEPTO: RELACION GTOS FCT N.


EN EL CREDITO.

1.7 NOTA CRÉDITO : SE LE HACE A LOS CLIENTES


CONCEPTO: N.C. FACT NO.

Si se le va a girar a un cliente o a un proveedor se registra en el CREDITO en la


cuenta correspondiente.
417501 AL DEBITO el valor sin IVA
El valor del IVA según su % en el DEBITO
240801 IVA GENERADO AL 16
8
240810 |IVA GENERADO AL 10

130505 CLIENTE
2205001 PROVEEDOR

1.8 CUADRAR PICOS: CC

529595 se lleva al crédito, según corresponda se busca el número del


documento
220501 se establece de que es el ajuste y con un CC
421040 descuentos especiales condicionados
Los gastos van al debito
Para los ajustes de 1 y -1 no va nada en debito ni crédito, se llevan con tab y se
cruzan

1.9 PAGO DE IMPUESTOS:

RETE FUENTE
236515 Honorarios a la Dian y al Debito
236540 Compra
236525 Servicios
236530 arrendamientos
11 Depende de donde salga la plata para pagar.

IND Y COMERCIO:

521505 ICA y los meses a q corresponde Secretaria de Hacienda


135518 Al crédito el descuento
11 Depende de donde salga la plata para pagar el saldo.

RETE ICA
236801 RTE ICA Y EL PERIODO Secretaria de Hacienda al debito
11 Depende de donde salga la plata para pagar.

IVA
240801 Iva generado, el periodo a la Dian y al Debito
11 Depende de donde salga la plata para pagar.

1.10 FACTURA DE VENTA (FB)

Para realizar una factura de venta se ingresa al programa (clave ADMINISTRADOR), se


da ENTER
se ubica FB y a continuación ENTER, automáticamente saldrá el número de la factura
consecutiva y la fecha del día actual, se busca la razón social a quien se le va a

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facturar, se buscan los productos a facturar, se coloca la cantidad manualmente y el
programa automáticamente genera los demás valores.

NOTAS:

1. si al facturar sale un aviso de deuda muy vencidas sólo se puede facturar al


contado, se va retrocede hasta la página principal del programa se digita F4 ,
ADMINISTRAR LAS HOJAS DE VIDA, se selecciona el cliente y se aumentan los
días de la tolerancia demora.

2. si al facturar sale un aviso de no tiene cupo de crédito sólo se puede facturar al


contado, se va retrocede hasta la página principal del programa se digita F4 ,
ADMINISTRAR LAS HOJAS DE VIDA, se selecciona el cliente y se aumenta el
cupo de crédito.

3. si al facturar no haya existencia de productos en bodega, éstos se deben


ingresar se va retrocede hasta la página principal del programa se digita F6 ,
ADMINISTRACIÓN KARDEX, se selecciona ASENTAR EL KARDEX y se ingresan
los productos de acuerdo a lo realizado en el cuadro de proveedores de Excel,
tener en cuenta el valor real de compra.

EDISON: 310-5663858
edison.helisa@gmail.com

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