Arquivo e

Protocolo
Giseli Trento Andrade e Silva
 O que significa a palavra
arquivo para você?

2 Arquivo e Protocolo - Giseli Trento Andrade e Silva

3 Arquivo e Protocolo - Giseli Trento Andrade e Silva
 Arquivo

 É o conjunto de documentos oficialmente

produzidos e recebidos por um governo,
organização ou firma, no decorrer de suas
atividades, arquivados e conservados por si e
seus sucessores, para efeitos futuros.

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 Arquivologia

 É a ciência que estuda teorias e métodos de

organização e tratamento de documentos, e
sua conversão em potencial de informação.

 Objetivo  se tornar evidência, fator de

prova de que algum evento ocorreu.

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 Legislação
 Lei Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991:
 Dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados e dá outras
providências.
 Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ:
 visaà gestão documental e à proteção
especial aos documentos de arquivo.

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 Finalidade do arquivo
 Guardar e conservar os documentos, de modo
a serem utilizados para atender a interesses
pessoais ou oficiais.
 Depois que a atividade administrativa
acaba, os arquivos começam a funcionar
para a história e para a cultura.
• Fonte de pesquisa

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 Documento
 É todo material recebido ou produzido por um
governo, organização ou firma, no decorrer de
suas atividades, e que se constitui elemento
de prova ou de informação.
 Também pode ser aquele produzido ou
recebido por pessoa física, no decurso de sua
existência.

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 Gestão de documentos
 É um procedimento fundamental na vida de
uma empresa pública ou privada.
 Para tomar decisões, recuperar a informação
e preservar a memória institucional é preciso
estabelecer um conjunto de práticas que
garanta a organização e preservação dos
arquivos.

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 Documento após o uso

Eliminado Transferidos
para o arquivo

Temporalidade de guarda

Eliminação Guarda permanente

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 Tipos de Arquivo
 PÚBLICO
 Ex: arquivo da Secretaria Estadual de Saúde
 INSTITUCIONAL
 Ex: arquivo de um sindicato, igreja, escolas
 COMERCIAL
 Ex: arquivo de uma loja, de um banco
 FAMILIAR OU PESSOAL
 Ex: arquivo contendo certidões de nascimento

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 Classificação:
 Nome - do remetente, destinatário ou da pessoa
a quem os documentos se referem
 Local - de expedição ou recebimento dos
documentos
 Data - de elaboração, validade ou referência dos
documentos
 Assunto(s) - conteúdo ou argumento dos
documentos
 Número - de ordem, código, etc

12 Arquivo e Protocolo - Giseli Trento Andrade e Silva

 Escolha de um ou mais
elementos

Estrutura de organização de um
arquivo

frequência com grau de

que são importância
solicitados
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 Classificação:
 No trabalho secretarial, os métodos de uso
mais comum são:
 Alfabético

 Geográfico

 Numérico (simples, cronológico, decimal)

 Por assuntos

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 Protocolo
 É a denominação atribuída aos setores
encarregados do Recebimento, Registro,
Distribuição e movimentação, Expedição de
documentos.
 É também o nome atribuído ao número de
registro dado ao documento ou, ainda, ao livro
de registro de documentos recebidos e
expedidos.

15 Arquivo e Protocolo - Giseli Trento Andrade e Silva

 “Fulana” é encarregada de analisar a documentação
que a empresa recebe e dar-lhe o devido
encaminhamento. Hoje chegaram às suas mãos:
 Uma carta para um empregado da diretoria
financeira, com a etiqueta de Pessoal
 Vários exemplares de um jornal do sindicato
da classe, para os funcionários
 Dois envelopes endereçados à assessoria
jurídica e entregues por um mensageiro de
outra empresa.
E agora???
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 Serviços vinculados:
 Recebimento
 Registro
PROTOCOLO  Controle de tramitação (distribuição e
movimentação)
 Expedição da correspondência

 Serviços de arquivamento
SERVIÇOS DE
ARQUIVO  Empréstimo ou consulta de documentos

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 Arquivo e Protocolo

 As rotinas e procedimentos para sua

execução devem ser criados pela própria
instituição, obedecendo a um critério
adequado às suas características e
necessidades.

18 Arquivo e Protocolo - Giseli Trento Andrade e Silva

 Importância do Arquivo
 Um serviço de arquivo bem organizado possui
valor inestimável:
 É a memória viva da instituição

 Fonte e base de informações

 Aproveita experiências anteriores, o que

evita a repetição
 Simplifica e racionaliza o trabalho

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giselitrento@hotmail.com