"

y , ~::l" \", , ~' ,

, ,

, , '

, ,",' " , , ' "

. :~:":",~\~r" ,.: '

'~:"~" .;::>' r'

,,', '

SISTEM INFORMASI

EKSEKUTIF

TUJUAN PEMBAHASAN

544

Setelah mempelajari bab ini, anda akan:

* Mengetahui perbedaan tugas eksekutif dengan tugas para manajer tingkat yang lebih bawah

*

Mengetahui akan kebutuhan sistem informasi khusus yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif

Memahami sifat umum sistem informasi eksekutif, mengenai dari mana asalnya informasi dan berbentuk apa informasi tersebut

Mengetahui lima langkah yang dapat dilakukan eksekutif untuk meningkatkan sistem informasinya

Memahami apa yang dimaksud dengan istilah executive information system (sistem informasi eksekutif) atau EIS

Mengerti pilihan untuk mendapatkan software EIS Mengetahui faktor yang mempengaruhi keberhasilan EIS

Mempunyai gagasan yang baik mengenai trend EIS di masa yang akan datang

*

*

*

*

*

*

PENDAHULUAN

Orang kaya tidak lain hanyalah orang miskin yang mempunyai uang lebih banyak (Pierre Martineau)

Pierre Martineau, dalam studinya mengenai kelas sosial di Amerika, mengenali perbedaan yang sudah menjadi kebiasaan antara si miskin dan si kaya, perbedaan yang tidak dapat diukur dengan uang yakni bahwa yang satu mempunyai sedangkan yang lain tidak. Selagi kita membahas kebutuhan informasi khusus untuk eksekutif, kita mengetahui bahwa ada sesuatu yang membedakan antara eksekutif dengan manajer pada tingkat yang lebih rendah. eksekutif berbeda, bukan dalam hal sifat pribadinya, namun dalam hal pekerjaan dan cam melakukan pekerjaan tersebut. Kita dapat meniru ucapan Martineau dan mengatakan:

''Eksekutif tidak lain hanyalab manajer tingkat yang lebih rendah yang berada pada tingkat yang lebih atas"

Pekerjaan manajer akan berubah secara drastis jika ia telah menjadi manajer puncak (eksekutit), dan manajer tersebut harus menyesuaikan keadaan atau perubahan tersebut. Dalam bah ini, kita akan dijelaskan bagaimana CBIS memberi dukungan terhadap permasalahan ini.

Jika kita tidak menyertakan sistem informasi eksekutif dan hanya menggunakan sistem informasi organisasi, maka CBIS akan nampak seperti model pada Gambar 13.1. Manajer tingkat puncak akan menerima seluruh informasinya dari subsistem fungsional, dan manajer tersebut tidak perlu menyaring dan mensintesa data tersebut menjadi bentuk yang berarti baginya. Sebagai cara untuk meringankan manajer tersebut dalam melakukan kerja ini, diciptakanlah sistem informasi eksekutif.

Sistem informasi eksekutif berada di puncak sistem fungsional, seperti terlihat pada Gambar ·13.2 dan menjadikan informasi bisa digunakan oleh eksekutif. Informasi tersebut asalnya dari dalam perusahaan ito sendiri maupun dari lingkungannya. Selarna ini informasi lingkungan dianggap penting khususnya bagi manajer tingkat puncak.

545

SIAPA YANG DISEBUT EKSEKUTIF?

546

Istilah eksekutif agak longgar penerapannya. Tidak ada batasan yang jelas antara tingkatan eksekutif dan tingkatan yang di bawahnya. Istilah tersebut digunakan untuk mengidentifikasikan manajer tingkat puncak yang mempunyai pengarub yang kuat terhadap perusahaan. Istilah tersebut dapat diterapkan untuk semua manajer yang berada pada tingkat perencanaan strategis.

Manajer perencanaan strategis mempunyai tanggung jawab untuk menetapkan tujuan atau arab perusahaan untuk beberapa tabun yang akan datang.

Top-level managers

Manufacturing informationn system

Gambar 13.1 Perusahaan yang tanpa sistem informasi eksekutif

Gambar 13.2 Perusahaan yang mempunyai sistem informasi eksekxaif

Untuk mengetahui horison atau cara pandang perencanaan jangka panjang, kita tidak boleh melakukan kesalahan dengan beranggapan bahwa eksekutif tersebut tidak begitu memperhatikan apa yang sedang terjadi dalam perusahaan. Eksekutif tingkat paling, termasuk Presiden Amerika Serikat, menghabiskan banyak waktunya dalam memikirkan dan menangani masalah yang sedang berlangsung. Eksekutif mengetahui bahwa perusahaan melakukan tujuan jangka panjangnya suatu hari dalam suatu saat, dan ia ingin memastikan apakah terjadi kemajuan mengenai apa yang dilakukannya.

Tingkat eksekutif bisa terdiri atas beberapa tingkat organisasi, seperti terlihat pada diagram organisasi pada Gambar 13.3. Eksukutif tingkat puncak adalah

547

pimpinan dalam dewan tersebut, Nantinya akan terjadi anggota perorangan dari kelompok dewan eksekutif. Tingkat puncak ini menganggap bahwa organisasi tersebut adalah korporasi. Yang memberi laporan kepada dewan adalah direktur, Jan yang memberi laporan kepada direktur adalah wakil direktur. Biasanya, direktur akan mengangkat wakil direktur khusus, seperti wakil direktur eksekutif dan wakil direktur bidang adminsitrasi. Sering juga direktur menetapkan komite tingkat puncak, yang disebut komite eksekutif atau mungkin komite manajemen, yang tugasnya secara bersama memikirkan persoalan yang penting. Semua orang yang berada di dalamnya dianggap sebagai eksekutif.

Chirperson of the board

The board of directore

r-----------r-----------

I

" Executive

committee

I I I I I I I I

I I I I l

President

t Vice-President

t------I of

I administration

Executive vice·president

I

t

Vrce·President of Manufacturing

VlCe·President of marketing

Gambar 13.3 Eksekutif

I

Vice·President of

finarlee

Ukuran organisasi mempunyai peranan penting dalam menentukan apakah suatu posisi bisa berada pada tingkat eksekutif. Dalam perusahaan yang besar,

548

manajer dalarn beberapa tingkatan yang menyatu dalarn struktur organisasi dianggap sebagai eksekutif. Sebagai contoh, dalarn perusahaan sebesar GM, Ford, atau Chrysler, terdapat ratusan eksekutif. Dalarn perusabaan yang kecil, seperti toko hardware lokal, mungkio hanya ada satu eksekutif, atau bahkan tidak ada.

Istilah CEO (chief executive officer) atau kepala eksekutif digunakan untuk mengidentifikasikan seseorang yang berada di tingkat puncak hirarki organisasi. Biasanya, orang ini adalah pimpinan dewan. Dalarn beberapa organisasi, direktur dan CEO dijabat oleh satu orang dan sarna fungsinya.

Selain dengan cam pandang terltadap rencana jangka panjang, eksekutif biasanya dapat dibedakan dari manajer tingkat ill bawahnya dengan sikap mereka, Eksekutif merasa bertanggung jawab atas kesejahteman perusahaan, sedangkan manajer tingkat di bawahnya hams bertanggung jawab terltadap kesejahteman unit dalam perusabaan tersebut. Dalarn hal ini, Eksekutif adalah company oriented (berorientasi perusahaan). Sebagian manajer, tidak semuanya, yang ada pada tingkatyang lebih rendah cenderung untuk mengurusi kesejahteman unitnya dulu.

APA YANG DIKERJAKAN EKSEKUTIF

Walaupun pam pencetus teori manajemen klasik, yang dipelopori oleh Henri Fayol, telah membahas mengenai pertanyaan apa yang dilakukan manajer, pam pencetus teori modem masih mencari jawaban atas pertanyaan yang sangat sulit ini.

FUNGSI MANAJEMEN MENURUT FAYOL

Fayol beranggapan bahwa semua manajer menjalankan fungsi manajemen yang sarna, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengaturan staf, pengarahan, dan pengontrolan. Banyak anggapan yang menyatakan bahwa perencanaan dilakukan oleh eksekutif, sedangkan fungsi yang lain dilakukan oleh manajer di bawahnya. Kita telah membahas hal ini pada Bab 2 dan digarnbarkan pada Garnbar 2.2. Anthony menganggap bahwa perencanaan sebaiknya dilakukan di tingkat puncak, sehingga tingkat ini dinarnai dengan tingkat perencanaan stmtegis.

PERANAN MANAJERIAL MENURUT MINTZBERG

Kita juga dapat mendefmisikan tugas eksekutif hubungannya dengan peran manajerial menurut Mintzberg. Dia bemnggapan bahwa semua manajer menjalankan

549

semua peranan, namun orientasinya akan berbeda-beda menurut tingkatannya. Salah satu peranan desisional adalah peranan dari negoisator, dan Mintzberg memberikan contoh mengenai manajer puncak yang melakukan negoisasi atas merger atau akuisisi dan manajer tingkat yang lebih rendah yang melakukan negoisasi mengenai tanggal pengiriman dengan pemasok. Keduanya melakukan negoisasi, namun dengan orientasi yang berbeda,

Dalam studinya, Mintzberg menemukan ada lima CEO yang tidak sarna dalam menggunakan waktunya untuk melakukan peranan desisionalnya. Mereka mengkonsentrasikan diri pada pembuatan rencana jangka panjang, peningkatan usaha perusahaan dan merespon terhadap gangguan yang belum diantisipasi, sementara mereka menyerahkan tugas pengalokasian sumber dan negoisasi kepada manajer tingkat di bawahnya.

AGENDA DAN JARINGAN MENURUT KOTTER

Profesor dari Harvard, John P. Kotter beranggapan bahwa eksekutif mengatasi kesulitan pekerjaannya dengan strategi tiga langkah berikut ini. Pertama, ia menetapkan agenda, yaitu tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Agenda jangka panjang cenderung menjadi estimasi (perkiraan), seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang seharusnya dijual perusahaan dalam waktu lima, sepuluh atau bahkan dua puluh tabun mendatang. Agenda jangka pendek bersifat lebih spesiftk, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh produk tertentu yang sekarang ada.

Kedua, eksekutif membuat jaringan hubungan kooperatif diantara orang yang akan menjalankan agenda tersebut. Ratusan atau ribuan anggota jaringan dapat dijumpai baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan.

Ketiga, eksekutif bekerja untuk menetapkan Iingkungan norma dan nilai yang benar, sehingga anggota jaringan dapat bekerja untuk mencapai yang dituliskan dalam agenda tersebut. Eksekutif melakukan kontak face-to-face dengan anggota jaringan sebanyak mungkin, namun ia harus menekankan pada bawahannya.

Sebagian besar peneliti yang melakukan penelitian terhadap manajer memfolaiskan pada tingkah laku yang dapat diamati. Sangat sedikit dari mereka yang mengamati apa yang ada di dalam benak pikiran manajer ketika ia melakukan

SAGA/MANA CARA BERF/K/R EKSEKUTIF

&SO

tingkah laku tertentu. Pikiran manajer seringkali diibaratkan sebagai kotak. hitam yang tidak akan dibuka.

Profesor dari Harvard, Daniel 1. Isenberg, rnempelajari proses pemikiran dari lusinan eksekutif selarna dua tahun untuk rnemperoleb wawasan rnengenai apa yang dipikirkan manajer dan bagaimana ia menerapkan pemikiran tersebut.

APA YANG DIPIKIRKAN MANAJER

Isenberg mengetahui bahwa eksekutif mernikirkan dua masalah umum, yaitu bagaimana menyelesaikan segala sesuatu dan bagaimana rnengbadapi beberapa urusan yang menganggu atau mencapai tujuan umum. Dalarn berftkir mengenai bagaimana menyelesaikan segala sesuatunya, eksekutif berurusan dengan persoalan organisasi dan personal agar bawahan bisa memecahkan masalah, dan ia tidak berfikir bagaimana pemecahan itu nantinya.

Walaupun eksekutif mungkin akan rnengbadapi sejumlah persoalan atau urusan pada suatu saat, mereka cenderung banya berkenaan dengan beberapa urusan saja. Sebagai contob, eksekutif tertentu melihat adanya kebutuban disiplin yang lebih tinggi dalarn organisasi. Keinginan ini terajut dalarn segala tindak tanduk yang dilakukan eksekutif.

PROSES PEMIKIRAN SELAGI MEMECAHKAN MASALAH

Isenberg mengarnati bahwa eksekutif seringkali melangkahi tahap defmisi masalah untuk langsung berlanjut ke pengimplementasian pemecahan dan kemudian balik lagi untuk melakukan evaluasi altematif. Eksekutif benar membuat keputusan yang rasional, namun keputusan tersebut mungkin bukan merupakan basil dati mengikuti rangkaian langkab yang telah ditetapkan dengan baik dengan susunan yang sarna.

Isenberg percaya bahwa eksekutif selalu rnenggunakan intuisi dalarn tiap langkah pemecahan masalah. Intuisi bisa jadi berperan lebib penting bagi eksekutif dari manajer di tingkat lain, karena adanya sifat masalah yang tak terstruktur dan mungkin karena eksekutif mempunyai pengalarnan yang lebih banyak.

551

KEBUTUHAN INFORMASI KHUSUS BAGI EKSEKUTIF

552

Karena ekskutif mempunyai tanggung jawab khusus dan melakukannya dengan proses pemikiran khusus pula, maka ia juga harns mempunyai informasi yang khusus. Telah ada sejumlah studi mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif, namun kita hanya akan membahas empat diantaranya. Dua yang pertama berkenaan dengan keseluruhan sistem informasi. studi ini dilakukan oleh Mintzberg dan McLeod. Dua yang terakhir memfokuskan pada penggunaan komputer. Ini adalah hasil studi dari Brady dan studi dari Rockart dan Treacy.

Distribution of hours

Unscheduled meetings 10%

Scheduled meetings 59%

Telephone calls 6%

Legend:

O Interpersonal communication

Gambar 13.4 Cara CEO menurut Mlntzberg menggunakan waktunya

STUDI MINTZ BERG

Henry Mintzberg adalah orang pertama yang melakukan studi formal mengenai kebutuhan informasi bagi eksekutif. Ia mengemukakan lima aktivitas dasar yang dilakukan oleh lima bagian waktu dari CEO, yaitu melakukan pekerjaan di mejanya, menelpon dan menerima telpon, menghadiri pertemuan yang tak terjadwal,

menghadiri pertemuan yang terjadwal, dan melakukan peninjauan. Penemuannya ini terlihat pada Gambar 13.4.

Mintzberg tidak secara khusus menyertakan studi tentang output komputer, dengan menggabungkan semua media tertulis menjadi kategori dokumen. Ia menekankan pada sistem informal yang mengkomunikasikan informasi secara lesan. Ia rrienyimpulkan,"Narnpaknya akan lebih bagi manajer untuk mendapatkan informasi secara cepat dan efisien dari pada mendapaticannya secara formal."

Sebagian besar telah berubah berkenaan dengan munculnya penggunaan komputer oleh Mintzberg untuk mengumpulkan datanya pada awal tabun 1970-an. Narnun demikian, penelitiannya sangat berguna bila kita mengetabui rancangan CBIS modern. Seperti anda ingat, kita telah mengetabui kerangka otomatisasi kantor pada Bab 11, yang berdasarkan pada konsep peranan menu rut Mintzberg.

STUDI JONES DAN MCLEOD

Pengarang yang bekerja sarna dengan profesor Jack W. Jones dari Texas Christian University, melihat adanya kebutuhan untuk lebih banyak lagi mempelajari mengenai sumber dan media informasi dan yang telah dikemukakan oleh Mintzberg. Kita telah melakukan studi mengenai arus masuk informasi terhadap lima eksekutif. Eksekutif ini terdiri dari CEO perusahaan pengecer, CEO bank, direktur dari perusahaan asuransi, wakil direktur bagian keuangan, dan wakil direktur bagian perpajakan. Studi tersebut dirancang untuk menjawab pertanyaan berikut ini:

1 . Seberapa besar informasi sampai pada eksekutif?

2. Apa manfaat atau nilai informasi tersebut?

3. Dari mana asalnya informasi tersebut?

4. Dapatkah eksekutif mengelola sumber informasi?

5. Media apa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi eksekutif?

6. Dapatkah eksekutif mengelola media tersebut?

7. Peranan desisional apa yang menggunakan informasi?

lawaban atas pertanyaan ini, walaupun hanya ditujukan untuk kelima eksekutif tersebut, akan memberikan wawasan mengenai kebutuhan informasi pada tingkar eksekutif.

Pengumpulan Data. Selama jangka waktu dua minggu, eksekutif dan sekretarisnya mencatat transaksi informasi yang mengalir ke eksekutif. Semuanya tercatat 1.454 transaksi. Transasksi adalah komunikasi yang menggunakan segala

553

macam media, yaitu laporan komputer, makanan, pengamatan keliling, penggunaan telpon, surat, pertemuan, dan sebagainya.

Besamya Informasi Yang Sampai palla Eksekutif. Eksekutif memberikan nilai dari nol (tak bemilai) sampai sepuluh (nilai tertioggi) kepada tiap-tiap transaksi. Gambar 13.6 berisi graftk balok yang menunjukkan distribusi nilai untuk semua eksekutif. eksekutif memberikan nilai yang sangat rendah kepada 26 persen transaksi, yaitu nol (biasanya diberi nilai), satu, atau dua. Eksekutif memberikan nilai 9 dan sepuluh hanya kepada 6 persen dari transaksi yang ada.

60

HIgh
High
Avensge Average
HIgh High

Low Average
Low
Ayerage
High
Low
Low Average
Low 50

40

Number

01 30

trIInsactions

20

10

o

Bank CEO

Insurance Vlce-

president President

oltak

VlcePresident olflnance

RetaH chain CEO

Ada juga variasi dalam pernberian nilai oleh eksekutif ini, yaitu yang mempunyai jangkauan dari rata-rata 2,9 untuk wakil direktur bidang keuangan sampai 5,5 untuk CEO bank. Distribusi nilai dari kedua eksekutif ini ditunjukkan sebagai garis pada gambar tersebut. Dua wakil direktur tersebut mempunyai rata-rata yang paling rendah. Mungkin karena sempitnya wilayah peranan mereka, akan lebih mudah

554

Gambar 13.5 Volume informasi yang sampai pada Eksekutif

bagi rnereka untuk mengetahui bahwa informasi yang datang rnempunyai nilai yang kecil.

Dari Mana Asalnya Informosi? Gambar 13.7 menunjukkan sumber informasi.

Tiap sumber ditampilkan oleh persegi panjang. Nomor yang ada di atas persegi panjang tersebut menunjukkan volume transaksi yang dipasok oleh sumber tersebut. Ia dinyatakan dalam persentasi dari transasksi keseluruhan. Nomor yang ada di bawahnya adalah rata-rata nilai transaksi.

Lingkungan perusahaan ditampilkan dalam persegi panjang yang berada di sebelah kiri garis putus-putus. Sumber internal berada di sebelah kanan. Sebagian besar nama sumber mempunyai penjelasan sendiri. Sumber yang bernama internal support units and individual (unit dan perorangan pendukung internal) terdiri dari unit, seperti departernen accounting dan komputer, dan perorangan, seperti peneliti marketing dan ahli ekonomi yang tugas utamanya adalah mengumpulkan data dan melaporkan informasi.

30
D A1lfive
executives
25 \
Vice-President
\~ of tax
fI) \
c 20
.2 \
U
~ \
~ 15 \
'0 "
CD "
CI
S "
c
CD
~ 10 -,
CD -,
0-
S Value

Gambar 13.6 Nilai informasi yang sampai pada Eksekutif

555

556

... :\ ,:.'l::: :r" ~' ~':'}J

" l .. "'/I*;~ .\

i· . .::-;/:

I ':

I I

I I I

Legend:

, 2 levels down

3 levels down

4 levels down

Gambar 13,7 Sumber informasi yang sampai pada eksekutif

Lingkungan memberikan volume yang lebih besar, namun ia juga memberikan inforrnasi yang mmepunyai nilai rata-rata yang paling rendah. Sebaliknya, sumber yang memberikan volume yang paling kecil adalah komite, namun komite ini

memberikan infonnasi yang mempunyai nilai paling tinggi. Berkenaan dengan volume dan nilai ini, dua tingkat yang berada persis di bawah eksekutif akan menggambarkan campuran yang terbaik.

Dapatkah Eksekutif Mengelola Sumber Informasi? Eksekutif mempunyai batasan tertentu untuk dapat mernilih sumber yang memberinya infonnasi. Eksekutif dapat menentukan tingkat rendah yang mana yang memberikan infonnasi maupun unit dan perorangan pendukung internal yang mana yang memberikan infonnasi kepadanya. Ia juga dapat mempengaruhi tingkat dukungan informasi yang diberikan oleh kornite. Eksekutif biasanya kurang mempunyai kontrol terhadap tingkat yang lebih atas dan terhadap lingkungan, banyak dari inputnya datang tanpa diminta. Karena Eksekutif tidak melakukan kontrol secara penuh, maka akan terdapat banyak input yang akan diterima, namun input tersebut mempunyai nilai yang sangat kecil,

BusIness meals (.02)

Scheduled meetIngs (.05)

PeriodIcals (.10)

o Written o Oral

Note:

Percentages do not

add to 1.00 due to rounding

Gambar 13.8 Pembagian media (dalam persentasi transaksi keseluruhan

Media Apa Yang Digunakan Untuk Mengkomunikasikan lnformasi Eksekutif.

Penggunaan media tertulis menduduki 61 persen dari jumlah transaksi, seperti

557

terlihat pada Gambar 13.8. Penggunaan telpon yang hanya untuk komunikasi lesan menduduki volume yang besar. Sayangnya, tiga media yang mendapatkan kontrol paling sedikit oleh eksekutif tersebut (surat, memo, dan panggilan telpon) mempunyai volume yang besar. Penggunaan ketiga media ini menduduki 60 persen dari transaksi.

Jika eksekutif lebih suka menggunakan media lesan, seperti yang dinyatakan Mintzberg, maka media lesan tersebut harus menerima nilai yang lebih tinggi dibanding dengan media tertulis. Inilah pada hakekatnya yang terjadi, Tabel 13.1 mendaftar media dan nilai rata-ratanya. Media lesan menempati empat posisi teratas. Panggilan telpon dan acara bisnis hanya merupakan bagian dari media lesan yang dibandingkan dengan media tertulis. Tidak jelas mengapa panggilan telpon hanya mempunyai bagian yang sedikit. Mintzberg mengemukakan bahwa menurutnya eksekutif lebih suka menggunakan telpon.

Istilah computer report (laporan komputer) digunakan untuk semua output komputer. Pada waktu mengadakan studi, ia tidak menjumpai eksekutif yang melakukan query terhadap database perusahaan atau membuat model matematis. Ia hanya menerima laporan komputer dan tidak menganggapnya sebagai media utama. CEO bank berkata, "Sayajarang melihatnya," dan wakil direktur bidang perpajakan tidak menerima satu laporan komputer pun dalam seminggu, walaupun ia mempunyai komputer Corona di kantornya dan komputer Apple di rumahnya, dan ia mempunyai akses ke jaringan perusahaan tersebut.

Tabel 13.1 Ranking media menurut nilainya

Medium Mode A varage Value
Scheduled meetings Oral 7.4
Unscheduled meetings Oral 6.2
Tours Oral 5.3
Social activity Oral 5.2
Memos Written 4.8
Computer reports Written 4.7
Noncomputer reports Written 4.7
Letters Written 4.2
Telephone calIs Oral 3.7
Business meals Oral 3.6
Periodicals Written 3.1 558

Selama melakukan studi, direktur perusahaan asuransi menerima laporan komputer dalam persentasi yang lebih tinggi dari pada yang diterima oleh eksekutif lain. Background komputemya lain dari pada yang dipunyai oleh eksekutif lain. Ia telah bekerja sebagai programmer sebelum menduduki posisi eksekutif. Ia percaya bahwa komputer adalah alat pendukung keputusan, namun ia masih lebih berminat menerapkan alat tersebut untuk team manajemennya dari pada ia gunakan sendiri.

Direktur perusahaan pengecer mempunyai permintaan untuk menggunakan terminal, namun ia lebih tertarik untuk menggunakan komputer untuk memberikan peningkatan pelayanan kepada pelanggan. Ketika menjelaskan mengapa ia tidak menggunakan sambungan komputer dari entri perusahaannya menjadi bisnis pesanan pengiriman, dia menerangkan bahwa porsi komputer seperti "jenis mor dan baut benda."

W akil direktur bidang keuangan menjelaskan mengapa ia ragu-ragu untuk terus mengandalkan output komputer sebagai berikut, "Saya dapat duduk disana dan saya dapat menghabiskan tujuh jam sehari dengan melihat kerja komputer. Jika saya lakukan, saya tidak dapat berbicara dengan orang lain."

Para eksekutif cenderung lebih suka menggunakan laporan non-komputer.

Walaupun semua perusahaan tersebut telah mempunyai sumber komputer yang baik, hampir tiga perempat dari laporan eksekutif dibuat dengan cara lain.

Dapatkah Eksekutif Mengelola Media? Hasil studi telah mengetahui kesulitan dalam mengelola media. Media volume besar biasanya mempunyai nilai yang rendah, namun tidak realistik dan mustahil untuk menghapus seluruhnya. Hal terbaik yang dapat dilakukan oleh eksekutif adalah dengan mengidentifikasi media yang dipilih dan mengembangkan sistem informasi yang menekankan pada arus pengelolaan media.

Peranan Desisional Apa Yang Menggunakan Informasi? Para peneliti, yang dibantu oleh para eksekutif, memberikan tanda peranan desisional terhadap tiap transaksi informasi. Penandaan tersebut mencerminkan bagaimana eksekutif akan menggunakan informasi. Gambar 13.9 menunjukkan distribusi tersebut. Anda dapat melihat bahwa sebagian besar informasi digunakan untuk mengatasi gangguan, untuk manajer yang berperan sebagai pengusaha, dan untuk pengalokasian sumber. Hanya sedikit yang digunakan untuk negoisasi. Mintzberg mengamati bahwa eksekutif jarang melakukan negoisasi. Data studinya cenderung tidak membahas hal ini.

559

Unknown (.06)

Disturbance handler (.42)

Entrepreneur

(.32)

Negotiator (.03)

Gambar 13.9 Penggunaan informasi oleh peranan desisional

Enarn persen transaksi tidak dapat diidentifikasi dengan peranan apa saja. Nilai infonnasinya adalah 1,1. Bandingkan dengan nilai rata-rata yang lebih tinggi, yaitu sebagai pengusaha (4,8), pengalokasi sumber (4,7), orang yang menangani gangguan (4,6), dan negoisator (3,8). Jika eksekutif tidak dapat menggabungkan bagian informasi tersebut dengan peranan, maka inforrnasi tersebut akan diberi nilai rendah.

Cara eksekutif dalarn memperoleh inforrnasi guna untuk memainkan peranannya adalah sangat sederhana. Gambar 13.10 menunjukkan bahwa informasi berasal dati sejumlah sumber yang berbeda selagi tiap peranan dimainkan. Peranan sebagai orang yang mengatasi gangguan dan sebagai pengusaha yang ada pada sebelah kanan, mendapatkan inforrnasi dati kelima sumber yang didaftar di sebelah kiri. Peranan sebagai pengalokasi sumber mendapatkan inforrnasi dati sumber keempat, dan peranan negosiator mendapatkan dati sumber kedua.

Tiap eksekutif mempunyai peta yang sarna yang menyesuaikan sumber inforrnasi dengan penggunaan inforrnasi. Tiap peta eksekutif berbeda, sehingga untuk membuat disain sistem inforrnasi eksekutif adalah sangat sulit. Baik eksekutif maupun analis sistem hams inemahami sumber eksekutif dan menggunakan inforrnasinya jika mereka ingin memperoleh sistem yang bisa memenuhi kebutuhan eksekutif,

560

Gambar 13.1 0 Sumb~r-sumber informasi desisional

561

PENTINGNYA PENEMUAN DARI STUDI

Ketiga penemuan hasil dari studi di atas mempunyai arti yang sangat penting:

*

Sebagian besar infonnasi eksekutif berasal dari sumber-lingkungan, namun infonnasi internal mempunyai nilai yang lebih tinggi.

Gambar 13.11 Presiden dan wakil direktur mempunyai tanggung jawab monitoring informasi yang berbeda

*

Sebagian besar infonnasi eksekutif berada dalam bentuk tertulis, namun infonnasi lesan mempunyai nilai yang lebih tinggi.

Eksekutif menerima infonnasi yang sangat sedikit dari komputer secara langsung.

*

562

Berkaitan dengan sistem informasinya, ada keterbalikan antara apa yang diinginkan eksekutif dan apa yang diterimanya. Walaupun berada di tingkat puncak, manajer harus menyaring transaksi yang banyak yang mempunyai nilai kecil atau tak bernilai tersebut untuk mencari sesuatu, walaupun sedikit, yang dapat dimanfaatkan.

Salah satu alasan mengapa eksekutif meneliti informasi yang banyak namun bemilai rendah tersebut adalah karena ia mempunyai tanggung untuk memonitor eksekutif dan manajer yang lain. Aktivitas monitoring ini ditunjukkan pada Gambar 13. II. Direktu memikul tanggung jawab untuk menyiapkan informasi yang mungkin dapat membantu manajer di perusahaan. Dalam hal ini, direktur seperti induk ayam, yang mengawasi anak-anaknya. Wakil direktur juga mempunyai tanggung jawab untuk memonitor informasi di bidangnya dan melaporkan transaksi yang lebih penting kepada direktur.

Tak ada sistem informasi eksekutif yang secara penuh menggunakan komputer.

Komputer hanya akan dilapiskan di atas arus non-komputer. Dengan demikian, sistem informasi dari kelima masalah eksekutif berfungsi sebagai tujuan yang penting. Mereka ini menunjukkan sifat yang rurnit dari arus informasi yang dibuat oleh eksekutif dengan tujuan untuk mendapatkan informasi pemecahan masalah.

STUDI BRADY

Salah satu deskripsi pertama mengenai penggunaan informasi komputer oleh eksekutif dikemukakan oleh Rodney H. Brady, pada tahun 1967. Pada waktu itu, Brady menjadi wakil direktur di Hughes Tool Company, tempat ia sebelumnya bekerja sebagai konsultan. PekeIjaannya tersebut memungkinkan ia dapat melakukan kontak dengan lebih dari ratusan eksekutif yang berasal dari belasan perusahaan besar.

Brady tidak menemukan bukti bahwa eksekutif menggunakan informasi komputer. Namun demikian, ia mengetahui bahwa manajer tingkat menengah mempunyai potensi dalam penggunaan komputer, yang hasilnya untuk kepentingan eksekutif. Kemampuan komputer dalam menganalisis volume data yang besar secara cepat memungkinkan manajer tingkat menengah untuk memahami masalah yang telah diidentifikasi secara lebih baik. Penemuan tersebut, yang biasanya juga menyertakan tindakan dan saran, kemudian dapat digunakan oleh eksekutif. Dengan memadatkan waktu analisis, eksekutif dapat (1) mendapatkan waktu untuk membuat keputusan, (2) mendapatkan inforrnasi tambahan yang lengkap bila diperlukan, (3) mempertimbangkan analisis terhadap situasi secara lebih menyeluruh, (4) menemukan kemungkinan tindakan yang lebih banyak, (5) membuat keputusan lebih awal.

563

Inilah cara yang dapat dilakukan eksekutif agar dapat memanfaatkan penggunaan komputer pada akhir tahun 1960-an. Namun demikian, Brady mengetahui bahwa hal ini jarang dilakukan. "Dalam proses pembuatan keputusan yang banyak, pengaruh tidak langsung atas penggunaan komputer pada manajemen puncak yang melakukan proses itu pun nampaknya sedikit sekali."

Brady juga mengemukakan beberapa ramalan mengenai penggunaan komputer oleh eksekutif, berkenaan dengan topik, seperti laporan khusus, tampilan layar, dan simulasi. Dua pendapatnya, yang dibuat lebih dari dua puluh tahun yang lalu, nampaknya sesuai dengan apa yang terjadi sekarang ini. Dan eksekutif yang menggunakan perantara (intermediary) dalam menggunakan komputer. "Terjemahan perintah dan respon kebanyakan dilakukan oleh manajemen menengah." Eksekutif yang lain menghadapi evolusi besar-besaran terhadap penggunaan komputer. "Kemajuan yang berarti dari dampak komputer dalam bidang ini mungkin terjadinya karena adanya perjalanan waktu dan pergantian personel."

STUDI ROCKART DAN TREACY

Jika seseorang diminta menunjukkan dengan tepat satu usaha riset yang berkenaan dengan minat terhadap sistem informasi eksekutif, maka ia akan sulit untuk menentukan antara studi yang dilakukan oleh Mintzberg dan studi yang dilakukan oleh John Rockart dan Michael Treacy pada tahun 1982, yang keduanya dari MIT. Dalam studinya mengenai penggunaan komputer oleh eksekutif pada 16 perusahaan, Rockart dan Treacy mengemukakan gambaran yang sangat berbeda dari gambaran yang dikemukakan Brady. Paling sedikit satu dari tiga eksekutif pada ke enam belas perusahaan tersebut biasanya adalah CEO - menggunakan komputer secara perorangan. Study ini membuktikan bahwa penggunaan komputer bukan lagi menjadi barang yang tabu bagi eksekutif.

Salah seorang yang mempunyai semangat untuk menggunakan komputer adalah Ben W. Heineman, seorang CEO di Northwest Industries. Heineman mempunyai terminal di kantomya, satu terminal di rumah, dan satu lagi yang biasa dibawa jika ia berlibur. Heineman menyatakan bahwa, "Ada setumpuk manfaat bagi seorang CEO yang membiarkan tangannya kotor penuh data." Eksekutif lain berkomentar, "Anda bisa mempelajari sifat pertanyaan sebenamya yang seharusnya anda tanyakan ketika anda dikelilingi dengan kotoran data."

Istilah sistem informasi eksekutif atau EIS, pertama kalinya muncul di laporan studi Rockart dan Treacy ini. Walaupun istilah ini tidak didefinisikan namun para peneliti mengetabui bahwa sistem tersebut menggambarkan:

564

*

Tujuan sentral. Eksekutif menerapkan komputer terutama dalam perencanaan dan pengontrolan.

Inti data yang umum. Database berisi informasi mengenai industri, pelanggan, pesaing, dan unit bisnis dalam tiga periode, yaitu masa lampau, sekarang, dan yang akan datang.

Dua metode penggunaan dasar. Eksekutif menggunakan EIS untuk mengakses status pada saat itu dan trend di masa mendatang, dan menjalankan analisis data secara pribadi.

*

*

Gambar 13.12 Coach EIS dapat membantu eksekutif dalam mengembangkan dan menggunakan EIS

565

*

Organisasi pendukung. Eksekutif dibantu oleh EIS coach (pelatih EIS) dalam menyusun sistem dan menggunakannya. Brady mengamati bahwa manajer menengahlah yang berperan sebagai coach ini. Ia bisa juga dilakukan oleh personel pelayanan informasi atau konsultan.

MENEMPATKAN KOMPUTER DALAM PERSPEKTIF

Beberapa eksekutif sekarang ini menekankan pada penggunaan informasi yang dihasilkan komputer dan beberapa diantaranya tidak. Dari pemakai komputer tersebut, beberapa diantaranya mengoperasikan peralatannya sendiri, dengan memasukkan memo ke dalam sistem electronic mail, dengan melakukan query terhadap database untuk membuat laporan khusus, dan dengan menggunakan model matematis yang interaktif. Eksekutif lainnya lebih suka menggunakan perantara untuk menjalankan komputer untuk kebutuhannya. Tanpa memandang cara apa yang digunakan, eksekutif bisa mendapatkan manfaat dari pernrosesan komputer.

Ada proporsi yang lebih keeil dalam penggunaan komputer pada tingkat eksekutif dari pada tingkat yang lain. Ada dua alasan. Yang pertama, masalah yang ada pada tingkat eksekutif bersifat kurang terstruktur dan oleh karenanya akan lebih sulit untuk mendukungnya dengan menggunakan pernrosesan komputer. Yang kedua, eksekutif biasanya lebih tua dan kurang senang untuk mengikuti training komputer secara formal. Usia sendiri sebenarnya bukan masalah, terbukti banyak eksekutif yang mendekati pensiun yang menerapkan pernrosesan komputer. Juga, dengan tidak mengikuti training seeara formal sebenamya eksekutif juga bisa memahami dan menggunakan komputer bila mau.

Mungkin penggunaan komputer terutama dipengaruhi oleh sifat pemecahan masalah yang dilakukan eksekutif. Jika eksekutif memberi tekanan pada pemecahan masalah yang rasional dan mengetahui daya guna atas kontribusi komputer, maka ia lebih senang menggunakan informasi dari komputer.

Point penting dalam pembahasan ini adalah bahwa (1) penggunaan komputer adalah sesuatu yang sifatnya pribadi, dan (2) informasi komputer hanyalah merupakan bagian dari seluruh informasi yang sampai kepada eksekutif. Semua eksekutif ingin dapat menerima informasi dari segala sumber. Heineman, sebagai penganjur penggunaan komputer untuk para tingkat eksekutif, mengemukakan pemikirannya yang ia percayai, "bahwa dengan menggunakan komputer tidak akan menjadi kendala untuk memeproleh sumber informasi khusus."

566

SARAN UNTUK MENINGKATKAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

Seorang eksekutif yang belurn rnenggunakan kornputer dikarenakan hanya rnerasa belurn bisa rnernanfaatkan surnber inforrnasinya. Eksekutif tersebut hams rnelakukan langkah untuk rnengernbangkan peranan kornputer dalarn sistern inforrnasinya. Narnun untuk rnelakukannya, eksekutif juga hams berusaha untuk meningkatkan kornponen non-kornputer. Program yang terdiri dari lima langkah untuk rnencapai pengernbangan ini dijelaskan berikut ini:

1. Menyimpan inventarisasi dari transaksi informasi yang masuk. Studi Jones dan McLeod rnengernukakan bahwa eksekutif biasanya tidak rnernpunyai yang jelas rnengenai sistern inforrnasinya. Eksekutif biasanya rnenganggap surnber dan media tertentu dapat rnernberikan kontribusi yang lebih banyak dari apa yang sebenarnya ia berikan. Dengan bukti yang sarna, surnber dan media yang lain mungkin ia rernehkan. Eksekutif, dibantu oleh sekretarisnya, dapat rnemeIihara catatan data yang sarna seperti yang ada pada studi Jones dan McLeod. Data yang dicatat tersebut dimasukkan ke dalarn DBMS. Kernudian rnereka dapat rnernbuat laporan yang dapat digunakan untuk rnenjawab tujuh pertanyaan yang dikernukakan oleh Jones dan McLeod bila rnereka berhubungan dengan sistern yang dirnilikinya.

2. Merangsang terjadinya sumber yang bemilai tinggi. Dengan adanya surnber yang bernilai tinggi, eksekutif kemudian dapat rnelakukan cara yang lebih rnudah untuk rnengkornunikasikan surnber tersebut. CEO bank rnernberikan contoh yang baik mengenai cara rnelakukan hal ini. Mungkin sebagian besar inforrnasi yang bernilai tinggi yang ia terima berasal dari kornite manajernennya. Agar setiap anggota merasa mempunyai kesernpatan yang sarna untuk berpartisipasi, CEO mernutuskan untuk menggunakan meja bundar untuk melakukan konferensi.

3. Mengambil manfaat dari peluang yang ada. Ketika secuil inforrnasi datang, eksekutif harus menangkapnya. Wakil direktur bidang keuangan rnenjalankan strategi ini dengan menempatkan meja kerjanya menghadap ternbok, sehingga ia rnembelakangi pintu masuk. Narnpaknya hal ini seperti untuk rnenghindari inforrnasi, padahal sebenarnya maksudnya kebalikannya. Seperti yang ia jelaskan, ketika seseorang rnemasuki kantomya, ia tidak ingin rnelakukan percakapan dengan tamu terse but sambil melihat tumpukan kertas kerja yang belum selesai dikerjakan. Dengan penernpatan rnejanya menghadap ternbok, ia dapat menghadapi tamunya dengan konsentrasi penuh tanpa gangguan kertas kerjayang belum ia selesaikan.

567

4. Menyesuaikan sistem dengan kebutuhan perorangan. Dalam studi Jones dan McLeod, datanya menunjukkan bahwa tiap eksekutif mempunyai gaya atau cara pengumpulan infonnasi yang berbeda-beda. Apa yang terbaik bagi eksekutif adalah bila ia tidak bekerja untuk orang lain. CEO dari perusahaan pengecer mengerjakan apa yang menjadi pekerjaannya sendiri. CEO sebelumnya membangun pintu masuk pribadi di kantornya, sehingga ia tidak akan mengganggu orang lain bila keluar masuk kantomya. Sedangkan studi mengenai CEO ini mempunyai anggapan yang bertolak belakang, karena ia berpendapat bahwa lebih baik membangun pintu utama untuk keluar masuk para karyawan semua, sehingga eksekutif dapat melakukan kontak langsung dengan karyawannya sebanyak mungkin di tempat pintu masuk tersebut.

. 5. Memanfaatkan teknologi. Minat terhadap EIS telah meningkat mulai akhir tahun 1980-an. Banyak perusahaan besar yang telah mempekerjakan staf pelayanan informasi untuk mengembangkan sistem dalam perusahaan itu sendiri. Sedangkan perusahaan lain telah merninta bantuan kepada beberapa konsultan atau membeli kerangka sistem untuk mereka kembangkan sendiri. Sekarang ini, ada lebih dari 30 perusahaan yang memasok dan menawarkan software EIS, hardware, dan pelayanan konsultasi. Kita akan mengakhiri pembahasan kita kali ini dengan menampilkan pilihan dan beberapa dasar untuk melakukan implementasi yang baik.

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF BERDASARKAN KOMPUTER

Komputer dapat memberikan informasi kepada eksekutif dengan banyak cara.

Namun, istilah sistem informasi eksekutif (EIS) biasanya mengacu pada penggunaan komputer personal secara interaktif yang digabungkan ke mainframe pada jaringan. Model EIS ditunjukkan pada Gambar 13.13. komputer personal berfungsi sebagai workstation eksekutif dan terdiri atas database eksekutif-nya sendiri pada hard disk. Mainframe merekapitulasi data dan mentransfernya ke database eksekutif dalam bentuk tampilan layar yang telah diformat sebelumnya. Untuk menampilkan layar yang diinginkannya, eksekutif melakukan pilihan dari menu. Sistem ini juga memungkinkan digunakannya sistem electronic mail dari perusahaan tersebut dan ia dapat mengakses data dan informasi ekstemal. Dalam beberapa kasus, . anggota staf eksekutif bisa memasukkan item berita yang baru dan penjelasan informasi.

Eksekutif harus memasukkan perintah ke·dalam PC dengan menekan tombol pada keyboard atau tombol yang ada pada unit remote control, seperti terlihat pada

568

Gambar 9.5. Interface EIS dirancang sedemikian rupa sehingga hanya beberapa tombol saja yang perlu ditekan untuk mendapatkan informasi. Sistem yang lain dirancang dengan penggunaan mouse.

Executrve I" __ ~I oataoase

F'er';0nal cornoutsr

Execuu'ie workstation

TO l.":rer

.. .. execuuve

wcrk.s:a~iC"'S

Ccroorate database

;:~:~~~ 1 .. - ... 1

Sortware library

Dengan memasukkan perintah, eksekutif bisa memanggil tampilan layar yang disimpan pada hard disk. Tampilan tersebut memberikan fasilitas grafik berwama,

Gambar 13.13 Model EIS

MaKe corporate otorrnat-on 3'Jallable

External data and

569

namun tampilan tabulasi konvensional dapat diperoleh dengan sangat mudah, mungkin hanya dengan satu tekan. Lebih dari itu, tampilan tersebut mungkin pula disertai pula window yang berisi naratif (penjelasan) untuk menjelaskan grafik dan data tabulasi. .

Gambar 13.14 Layar yang memberikan fasilitas tampilan manajemen dengan pengecualian

FAKTOR KEBERHASILAN YANG PENTING

EIS memungkinkan eksekutif untuk memonitor sejauh mana perusahaan telah melakukan apa yang menjadi tujuannya dan memonitor faktor keberhasilan yang penting.

Pada tahun 1961, D. Ronald Daniel dari McKinsey & Company, salah satu perusahaan konsultan terbesar di negaranya, mengemukakan istilah critical succes factor (faktor keberhasilan yang penting) atau CSF. Ia merasa bahwa hanya terdapat sedikit aktivitas pokok yang mempengaruhi keberhasilan ataupun kegagalan untuk

570

segala jenis perusahaan. Aktivitas pokok. tersebut adalah CFS, dan ia bervariasi tergantung dari tiap organisasi. Sebagai contoh, dalam industri mobil, CFS bisa berupa styling, jaringan dealer yang efisien, kontrol yang ketat terhadap pembiayaan manufaktur. Dalam perusahaan asuransi jiwa, CFS adalah pengembangan personel manajemen pada agen, pengontrolan tenaga bagian klerk, dan inovasi dalam penciptaan produk asuransi yang barn.

Eksekutif yang menganut konsep faktor keberhasilan yang penting menggunakan EIS-nya untuk memonitor setiap CSF.

MANAJEMEN DENGAN PENGECUALIAN

Tampilan layar yang dikeluarkan oleh eksekutif seringkali menampilkan pula manajemen dengan pengecualian dengan cara membandingkan penampilan anggaran dengan biaya asli yang telah dikeluarkan. Gambar 13.14 adalah layar yang menyertakan tampilan diagram bagian pada tampilan tabulasi. Diagram bagian (pie chart) menunjukkan komposisi dari penampilan yang sebenamya, dan tampilan tabulasi membandingkan biaya sebenamya dengan anggaran yang dibuat.

Software EIS dapat secara otomatis mengidentifikasi pengecualian dan pengecualian tersebut dapat lang sung menjadi perhatian eksekutif. Sebagai contoh, bar penyorot dapat secara otomatis ditempatkan pada item yang mempunyai variance paling besar. Gambar 13.14 juga menunjukkan teknik ini.

DRILL DOWN

Telah kita ketahui pada Bab 9 bahwa teknik drill-down telah menjadi bagian terpadu dari EIS. Tampilan tersebut disusun dalam hirarki dari atas ke bawah, yang dimulai dengan ringkasan. Eksekutif dapat melihat tampilan dan mernilih item yang dikehendakinya. Kemudian, ia dapat memanggillayar kedua yang memberikan penjelasan item yang dipilih secara lebih lengkap. Item yang lain dapat dipilih dari layar kedua ini dan masih dihasilkan tampilan yang lebih jelas dan seterusnya. Eksekutif yang ingin mengidentifikasi masalah dapat menggunakan teknik drilldown untuk mendapatkan penyebab pokok dari masalah yang ada.

PERINGKASAN INFORMASI

Peranan utama EIS adalah information compression (peringkasan informasi), yaitu memberikan sintesis atau hasil penyaringan dari volume data dan informasi

571

yang besar dalam bentuk yang dapat digunakan. Jika eksekutif ingin menggunakan bit dan bagian secara terpisah, maka arti dari bagian tersebut mudah sekali disalahartikan. EIS dapat digunakan sebagai alat untuk melihat keseluruhan pola tindakan yang ada dalam perusahaan. John Rockart dan David DeLong dari MIT menamakannya sebagai mental model.

Create custom EIS software

Continue present system

Purchase application· develpoment

software

Purchase prewrillen EIS software

Implement EIS

Gambar 13.15 Keputusan implementasi EIS

572

KEPUTUSAN IMPLEMENTASI EIS

Ketika perusahaan mempertimbangkan untuk mengimplementasikan EIS atau tidak, maka hams dibuat tiga keputusan implementasi. Ini terlihat pada Gambar 13.15.

Pertama, ada pertanyaan, "Haruskah kita mengembangkan EIS?" Jika jawabnya Tidak, maka eksekutif akan terus mengandalkan sistem yang telah ada.

Bila jawabnya Ya, maka pertanyaan berikutnya adalah, "Apakah software pengembangan aplikasi tertulis dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan eksekutif?" Jika bisa, maka ia hams dibeli.

Jika tidak bisa, maka pertanyaan berikutnya adalah, "Apakah kita hams membeli software EIS tertulis?" Jika ya, maka ia akan dibeli. Jika tidak, maka staf pelayanan informasi perusahaan akan membuat software FlS yang sesuai.

SOFTWARE PENGEMBANGAN APLIKASI TERTULIS

Software pengembangan aplikasi adalah software yang digunakan untuk tujuan umum. Di sini organisasi apa saja dapat menggunakannya untuk mengembangkan aplikasinya sendiri. Contohnya adalah DBMS, spreadsheet elektronik, paket grafik, dan sistem manajemen proyek. Jika jenis software ini dapat digunakan,. maka ia merupakan pilihan terbaik karena ia paling murah. Kelemahan utamanya adalah bahwa ia mungkin dianggap tidak mudahdigunakan,

Kelemahan ini tidak selalu menjadi ganjalan. Contoh perusahaan yang telah menggunakan software pengembangan aplikasi pada EIS-nya ini adalah First Chicago Corporation dan Grumann Corporation. First Chicago, yang merupakan perusahaan perseroan bank yang besar, telah menggunakan EIS yang didasarkan pada paket grafik ISSCO sejak tahun 1981. Sekitar tujuh ratus diagram dibuat tiap minggunya. Para eksekutif senang dengan portability diagram tersebut, yaitu mereka dapat dibawa ke pertemuan. Grumman mendasarkan EIS-nya pada bahasa query terstruktur (SQL) dari ffiM, bahasa query FOCUS, dan paket grafik Tell-A-Graph.

SOFTWARE EIS TERTUUS

Bila perusahaan memutuskan untuk tidak menggunakan software pengembangan aplikasi, maka pitihan yang lain adalah software EIS tertulis. Software EIS khusus memberikan kemampuan interaktif kepada eksekutif, seperti dijelaskan pada awal

573'

bab ini. Kelas software ini menawarkan tiga manfaat utama. Pertama, ia memungkinkan perusahaan untuk membangun sistem dan menjalankan sistem tersebut beberapa bulan. Kedua, proyek implementasi EIS dimulai, maka staf pelayanan informasi perusahaan yang bertugas melaksanakannya tidak akan mendapatkan hambatan yang berarti. Ketiga, software EIS khusus ditujukanya bagi eksekutif dan eksekutif mempunyai peluang yang besar untuk menggunakannya. Training untuk menggunakannya dapat dilakukan dalam waktu tidak lebih dari lima belas menit, dan tidak diperlukan instruksi tertulis. Seseorang yang tidak memanfaatkan cara ini akan kurangnya fleksibilitas, yang hal ini mungkin akan sangat penting bila jangkauan penggunaan EIS diperluas.

TIGA CONTOH SOFTWARE EIS TERTULIS

Sekarang ini, ada lebih dari 25 pemasok atau perusahaan yang membuat software EIS tertulis. beberapa produk dirancang untuk digunakan oleh mainframe, beberapa untuk mini, dan beberapa lagi untuk rnikro. Dua pemasok yang terbesar adalah Pilot Executive Software, Inc. di Boston dan Comshare, Inc. di Ann Arbor, Michigan. Kedua perusahaan tersebut mulai memasarkan produknya pada tahun 1985. Yang bam-bam masuk adalah perusahaan Execucom System Corporation di Austin, Texas.

Gambar 13.16 Tampilan informasi Dow Jones

574

Gambar 13.17 Tampilan informasi Dow Jones

Command Center dari Pilot Executive Software. Command Center dirancang untuk digunakan pada mainframe mM, DEC, atau Prime, dengan penggunaan Personal Computer mM sebagai workstation eksekutif. Tampilan yang diforrnat sebelumnya disimpan dalam PC eksekutif dan dipanggil dengan cara seperti yang telah dijelaskan sebelurnnya. Tampilan tersebut biasanya membandingkan anggaran dengan biaya yang sebenamya, dan disusun secara hirarkis untuk memudahkan melakukan drill-down.

Commander EIS dari Comshare. Kira-kira ada 150 pernsahaan yang telah mengimplementasikan Commander EIS, dan 20 pemakai diantaranya adalah CEO. Sistem yang berdasarkan mainframe pada mM atau DEC menggunakan icon untuk memudahkan penggunaan. Gambar 13.16 adalah menu utarna. Pilihan menu memberikan akses terhadap buku briefmg elektronik yang gunanya agar terns bisa digunakan oleh eksekutif (pilihan yang berada pada sebelah kiri atas), memberikan akses terhadap Dow Jones News/Retrieval Service (pilihan yang berada pada sebelah kanan atas), dan menampilkan jenis inforrnasi yang lain. Gambar 13.17 rnelukiskan jenis inforrnasi Dow Jones yang dapat ditampilkan.

575

Executive Edge dari Execucom. Execucom menekankan pada peranan pemodelan dalam sistem software yang berdasarkan mainframe yang disebut Executive Edge. Strategi ini membedakan produk Execucom dengan produk dari perusahaan EIS lainnya yang menekankan pada kemampuan pembuatan laporan dan query database.

Execucom menggembar-gemborkan Executive Edge sebagai ESS atau executive support system (sistem pendukung eksekutif), bukannya EIS. Menurut Execucom, EIS mencukupi kebutuhan informasi bagi eksekutif, namun ESS mencukupi kebutuhan informasi, komunikasi, dan analisis bagi eksekutif. ESS melakukan semua ini dengan cara memberikan intelligence, yaitu pemahaman mengenai cara informasi mempengaruhi operasi.

Gambar 13.18 EIS, ESS, dan DSS memberikan pola dukungan yang berbeda

Gambar 13.18 menempatkan EIS, ESS, dan DSS berkenaan dengan dimensi waktu yang mereka tawarkan (skala vertikal) maupun kemampuan analitis mereka (skala horisontal). EIS dapat berfungsi secara baik untuk mengungkap apa yang sedang terjadi sekarang dan untuk menganalisis data ke tingkat tertentu. DSS memberikan kemampuan analitis yang paling besar dan dapat menerawang keadaan yang akan datang, namun ia tidak digunakan oleh eksekutif secara perorangan. ESS berada di tengah kedua sistem tersebut, yaitu ia memberikan kemampuan analitis

576

SOFTWARE EIS CUSTOM

dan peramalan masa depan lebih besar dari pada EIS, namun lebih kecil dari pada DSS.

Jika perusahaan tidak ingin membeli software tertulis jenis apa saja, maka masih ada pilihan lain, yaitu dengan menciptakan software EIS custom yang dilakukan oleh staf pelayanan informasi perusahaan. Alan Paller, direktur dari AU! Data GraphicS/CA, memperkirakan bahwa sekitar 90 persen EIS telah dikembangkan sendiri oleh perusahaan.

CONTOH EIS CUSTOM

Lockheed-Georgia mempekerjakan lebih dari sembilan belas ribu pekerja di . gedung Marietta Georgia miliknya. Pada tabun 1975, Presiden Robert B. Ormsby tertarik dengan EIS. Pada tabun 1978, mulai digunakan sistem yang disebut MIDS (Manajemen Information and Decision Support). Karena pada waktu itu tak ada paket EIS, Lockheed-Georgia memutuskan untuk menciptakannya sendiri. Ormsby mempunyai EIS berdasarkan mikrokomputer-nya bam selama enam bulan. Ia memberikan kemampuan padanya untuk memanggil atau menampilkan tiga puluh satu layar dari penyimpanan disket. Delapan tahun kemudian, sistem tersebut berkembang dengan penambahan mainframe mM 3081. Sistem hasil pengembangan ini memberikan lebih dari tujuh ratus layar bagi tiga puluh manajer tingka puncak dan lima puluh manajer tingkat menengah.

Un sur yang penting dari MID adalah adanya staf, yaitu enam analis informasi dan dua analis komputer. Analis informasi bertanggung jawab untuk menjaga operasional sistem. Sekitar seratus tiga puluh layar diperbahami perharioya. Analis komputer berurusan dengan keputusan pemilihan peralatan dan pengembangan software.

Selain memberikan contoh yang baik mengenai EIS yang dirancang secara custom, MID juga memberi bukti bahwa sistem seperti itu dapat disesuaikan dengan gaya manajemen tertentu, sehingga ia tidak perlu diubah dari depan lagi. Ketika pertama kali sistem terse but dipasang, tak ada satu eksekutif yang mau menggunakannya. Akibatnya, ia dialihkan ke California dan kemudian ia dikembalikan lagi ke Marietta, yang pada waktu itu sebagai direktur di LockheedGeorgia. Setelah pengembalian ini, ia membuktikan bahwa, "Sistern MID memberikan kemampuan kepada saya untuk mengevaluasi kondisi area operasional kami pada saat sekarang secara lebih cepat, dan walaupun saya bukanlah penganjur

577

sistem komputer eksekutif, namun kemudahan dan keefektifan MID membuatnya menjadi bagian dari sumber informasi saya yang pokok.

FAKTOR KEBERHASILAN EIS YANG PENTING

Rockart dan David DeLong dari MIT mengemukakan delapan faktor keberhasilan yang penting untuk mencapai keberhasilan EIS. Kita menggunakan daftar ini sebagai kerangka untuk menyisipkan saran dari ahli lain juga.

1. Eksekutif sponsor yang mempunyai keterlibatan dan yang mengetahui. Eksekutif tingkat puncak, lebih disukai yang berperan sebagai CEO, akan berfungsi sebagai executive sponsor (eksekutif sponsor) EIS dengan mendorong untuk usaha pengimplementasian. Kebanyakan usaha EIS yang berhasil karena sistem EIS tersebut akan digunakan pertama kali oleh eksekutif puncak. Di perusahaan Gillete, direktur dari unit perusahaannya yang di North America-lah yang memelopori penerapan EIS. Kita juga telah melihat bahwa sistem MIDS di Lockheed-Georgia diterapkan karena usul dari direktumya.

2. Sponsor pengoperasian. Eksekutif sponsor mungkin akan terlalu sibuk untuk meluangkan waktunya dalam urusan implementasi ini. Tugas ini harns diberikan kepada eksekutif puncak yang lain, seperti eksekutif wakil direktur. Operating Sponsor (sponsor pengoperasian) bekerja sarna dengan eksekutif yang akan menggunakan sistem tersebut dan coach EIS agar pekerjaannya dapat diselesaikan.

3. Hubungan yang jelas dengan tujuan bisnis. Sebagian besar deskripsi EIS berkenaan dengan pencapaian tujuan tertentu dan penelusuran faktor keberhasilan yang penting. Banyak perusahaan yang mengalami kendala dalam menjalankan langkah implementasi EIS, karena mereka tidak menetapkan aturan mengenai kemana tujuan sistem tersebut dan bagaimana ia dapat sampai ke tempat tujuan itu.

4. Menggunakan sumber yang tepat dari kelompok pelayanan informasi. Jika perusahaan telah menerapkan IRM dan telah menetapkan seorang CEO untuk memimpin usaha pelayanan informasi, maka staf tersebut akan dapat mengembangkan sistem tingkat eksekutif. Dengan menjadi eksekutif, seorang CEO akan mengetahui tanggung jawab eksekutif pertama kalinya dan

_ mempunyai hubungan kerja dengan eksekutif lain di perusahaan tersebut.

578

Namun, ada situasi pada bagian pelayanan infonnasi yang tidak melakukan pengembangan sistem Bila demikian, maka sponsor operasi bisa dilakukan oleh manajer lain yang ada di unit eksekutif atau oleh konsultan.

5. Menggunakan teknologi yang tepat. Pengimplementasi EIS tidak boleh dipengarnhi oleh tugas dari posisinya dan ia menggabungkan hardware dan software yang diperlukan. Sistem harns dibuat sesederhana mungkin dan ia harns dapat memenuhi apa yang diinginkan eksekutif secara tepat, tak boleh lebih dan tak boleh kurang.

G

SALES - S IN KILLIOIIS AS OP: NOVEMBER 1989

~

GLORIA VAIIDERS 2151 BILL BLASS 9119

D3

• ACTUAL

• BUDGET

CURRENT

f\

PORIICAST

1984 85 86 87 88

J P M A M J J A SON D

89 90 91 92 9)

YEAR TO DATE OVER I-UNDER MB
PROGRAM ACTUAL TIllS MO. LAST MO.
-- -- --
HERC. $ 861.4 $ )0.7 $ -59.0
C-58 621.9 0.) 4.5
OTHER )98.7 12.9 10.1
-- - - --
TOTAL- $ 1882.0 $ -44.4 $ 4).9 YEAR-END PORECAST
Y-E o I-U MB
-
$ 949.8 $ 28.6
699.0 1.2
458.8 1) .6
$ 2107.6 $ )4.4 YEAR TO DATE
O/-U
:2- ~ ~
89 $2107.6 $ -8.0
90 2400.0 105.0
91 )1)0.0 -98.0
92 ))90.0 50.0
9) 2110.0 -281.0 COMMENTS

PAVORABLE VARIANCE PRIMARILY DUE TO 'lWO ADDITTIOIiAL HERCULES SALES

Gambar 13.19. The Screen Identifies Who Is Responsible for the Data and When It Was Lost Updated

6. Mengetahui keberadaan masalan data dan melakukan pemecahan atas masalab tersebut. Beberapa organisasi telah mengangkat manajer data, yang bertanggung jawab atas pengurusan data tertentu dalam database EIS. Manajer data harus menandai data ketika data tersebut dimasukkan. Kemudian, jika eksekutif memanggil tampilan, maka tampilan tersebut berisi nama dan nomor telpon

R< >P

579

manajer data. Jika eksekutif ingin menanyakan persoalan mengenai data, maka penjelasannya hanya melalui telpon. Kemampuan penerimaan penjelasan dengan cara tersebut sangat penting. Saking pentingnya, Lockheed-Georgia mengangkat manajer data cadangan untuk digunakan apabila manajer data sedang sakit atau berlibur. Selain mengidentifikasi rnanajer data, tampilan layar seringkali mengidentifikasi tanggal dan waktu terakhir kalinya data diperbaharui. Gambar 13.19 adalah contoh layar dari MIDS yang mengidentifikasi dua manajer data dan nomor telpon mereka di pojok kanan atas. Tanggal terakhir kalinya informasi diperbaharui berada di pojok kiri atas.

7. Menangani perlawanan yang bersifat organisasi. Hanya ada sedikit kemungkinan perlawanan jika yang menjadi sponsor adalah CEO. Pengalaman menunjukan bahwa bila EIS telah dipasang, para manajer tingkat 'bawah akan meminta data dan informasi yang sarna seperti yang diterima bos mereka, sehingga tak ada pertanyaan mengenai apa yang penting. Dengan cara ini, penggunaan EIS akan berkembang ke seluruh tingkatan manajemen.

Jika yang menjadi sponsor bukan CEO, maka usaha yang dilakukan perlu mendapat dukungan. Strategi yang baik adalah dengan menghadapkan satu masalah kepada CEO, kemudian cepat-cepat mengimplementasikan EIS (dengan menggunakan prototip) untuk menyelesaikan masalah terse but. Dalam menentukan masalah kita harus hati-hati, agar masalah tersebut bisa diselesaikan dengan EIS dengan baik. Kemudian, disertakan pula aplikasi tambahan.

8. Menangani penyebaran dan evolusi sistem. Perjalanan EIS akan sampai ke bawah, sehingga dapat digunakan oleh semua manajer tingkat menengah. Oleh karena itu harus dipastikan bahwa perusahaan mempunyai sumber, yaitu personel hardware, dan software, untuk keperluan perluasan ini. Banyak fungsi pelayanan informasi yang sangat terbebani dengan hal ini, dan permintaan dukungan dari manajer tingkat puncak tak dapat dipenuhi. Lebih dari itu, dengan menerapkan dan menjalankan aplikasi bukan menjadi akhir dari tugas. PengaIaman menunjukkan bahwa sistem tidak pemah diimplementasikan secara sempuma. Hal ini karena tugas eksekutif selaIu berubah dan terus membutuhkan sistem yang baru.

Perusahaan yang tidak terlalu besar bisa menerapkan faktor keberhasilan yang penting tersebut dengan baik, sehingga dengan demikian, ada peluang yang lebih besar untuk digunakannya EIS.

580

Inventory Information transactions

7

Appllcallon development software

2

Sbmulate high-value sources

Custom EIS software

3

Take advantage of opportunities

Gambar 13.20 Rencana pengembangan EIS secara keseluruhan

4

Tailor the system

5

Take advantage of technology

6

Prewntten EIS software

AccomPilish

8 EIS

CSFs

581

MENGGABUNGKAN BAGIAN MENJADI SATU

Sebelumnya, pada awal bah ini, kita telah mengetabui program lima langkah untuk meniogkatkan EIS. Kemudian, kita mengenal tiga altematif pilihan software. Langkah ini dikombinasikan dengan faktor keberhasilan EIS yang penting untuk membuat rencana pengembangan EIS secara keseluruhan, seperti terlihat pada Gambar 13.20.

TREND EIS DI MASA DATANG

Manajer tingkat puncak biasanya lamban dalam menggabungkan komputer ke dalam sistem informasinyanya, Kondisi ini berubah dengan cepat. Sementara pada masa Ben Heineman di awal tabun 1980-an jarang tetjadi penggunaan komputer oleh eksekutif, namun untuk jaman sekarang eksekutif cenderung sebagai pemakai komputer semuanya. Lihat saja di Lockheed-Georgia, ada tiga puluh manajer tingkat puncak dalam organisasi itu yang menggunakan EIS mereka secara pribadi.

PENGGUNAAN EIS DI PERUSAHAAN BESAR AKAN MENJADI HAL YANGUMUM

Kita bahkan ingin melihat peningkatan yang lebih besar dalam penggunaan komputer secara pribadi oleh eksekutif pada beberapa tabun yang akan datang. Akan lebih banyak lagi manajer tingkat menengah yang mempunyai background komputer yang akan menduduki posisi manajer puncak atau eksekutif. Beberapa eksekutif ini akan tertarik untuk menggunakan software tertulis. Sedangkan sebagian diantaranya yang telah pemah melihat keberhasilan sistem seperti MIDS, akan mengalokasikan sumber pelayanan informasi dengan mengembangkan sendiri sistem custom mereka. Semua aktivitas ini akan mengakibatkan digunakannya EIS di semua perusahaan yang besar.

ADA KEBUTUHAN UNTUK MEMPEROLEH SOFTWARE EIS KHUSUS DENGAN HARGA RENDAH

Biaya penerapan EIS pada perusahaan kecil di masa yang akan datang belum begitu jelas. Software pengembangan aplikasi mungkin bukan altematif yang tepat,

582

sebab ia tidak dikhususkan untuk digunakan bagi eksekutif. Altematif yang paling mungkin menjadi pilihan perusahaan keeil adalah software EIS tertulis, namun harganya hams diturunkan. Hal ini akan menjadi kenyataan bila lebih banyak lagi pemasok yang masuk ke pasaran. Lebih dari itu, akan ada lebih banyak lagi sistem yang diperuntukkan bagi mikros stand-alone.

SIM DAN DSS MASA MENDATANG AKAN NAMPAK SEPERTI EIS SEKARANG INI

Lebih banyak usaha yang dilakukan agar EIS diterima oleh pemakai dari pada usaha yang dilakukan untukjenis aplikasi lain. Usaha tersebut nampaknya berhasil. Para eksekutif menyatakan bahwa mereka akan menggunakan komputer jika bersifat mudah dan bermanfaat. Dengan adanya perluasan penggunaan EIS ke tingkat yang lebih bawah yaitu ke tingkat manajemen menengah di banyak perusahaan, menunjukkan bahwa penggunaan sistem ini mengarah pada kemudahaan. Kita akan melihat kelas baru software SIM dan DSS yang dirancang untuk manajer tingkat bawah yang banyak berisi fasilitas EIS.

EKSEKUTIF AKAN MENEMPATKAN KOMPUTER DAI.AM PERSPEKTIF

Trend menunjukkan dengan jelas bahwa ada peningkatan penggunaan komputer di tingkat eksekutif, namun tak ada yang memprediksi bahwa ia akan menjadi sumber informasi yang penting. Eksekutif selalu melakukan komunikasi face-toface, dan situasi akan tetap berlanjut.

Namun demikian, para eksekutif mengetahui bahwa komputer dapat memenuhi beberapa kebutuhan informasi mereka dengan cara yang unggul. Dengan menggabungkan komputer ke dalam sistem informasi, maka akan terjadi peluang bam mengenai cara pemanggilan dan analisis informasi pada tingkat eksekutif, yang sebelumnya tidak ada.

RINGKASAN

Eksekutif adalah para manajer tingkat atas dalam organisasi yang mempunyai pengamh yang besar terhadap aktivitas organisasi itu dan yang mengarahkannya. Eksekutif dianggap sebagai penggerak fungsi perencanaan, dan juga berperan sebagai

583

orang yang mengatasi masalah dan sebagai pengusaha. Ia menangani tantangan tugasnya dengan cara menetapkan agenda untuk dicapai oleh perusahaan, dengan membangun jaringan orang yang bekerja untuk mencapai agenda tersebut, dan dengan menciptakan lingkungan yang menggairahkan jaringan tersebut. Eksekutif akan lebih berkaitan dengan penetapan cara yang digunakan oleh jaringan agar dapat bekerja untuk mencapai tujuan agenda, dari pada hams berkaitan dengan keputusan tertentu. Eksekutif menggunakan intuisi maupun analisis rasional dalam pemecahan masalah, yaitu dengan menerapkan intuisi pada tiap langkah dalam proses, namun tidak selalu menjalankan langkah tersebut dengan urutan yang sarna.

Eksekutif mempunyai kebutuhan informasi yang berbeda. Mintzberg mempelajari sistem informasi dari kelima CEO, dengan mencatat bagaimana mereka meluangkan waktunya dan bagaimana mereka menggunakan media pokoknya.

Jones dan McLeod menambah jenis media yang dikemukakan Mintzberg dan melakukan studi mengenai pencatatan transaksi informasi yang sampai kepada lima eksekutif. Volume informasi yang diterima eksekutif bervariasi antara eksekutif yang satu dengan yang lainnya dan juga volume yang diterima oleh seorang eksekutif bisa bervariasi dari hari ke hari. Para eksekutif tersebut memberikan nilai pada informasi mereka dengan kriteria yang berbeda-beda, dan perolehan informasi yang banyak mereka anggap mempunyai nilai yang kecil atau bahkan tak bernilai. Lingkungan yang mempunyai volume informasi yang besar biasanya mempunyai nilai yang rendah, sedangkan informasi komite dan manajer tingkat atas yang bervolume kecil dianggap mempunyai nilai yang tinggi. Dua tingkat yang berada persis di bawah eksekutif memberikan informasi dalam volume yang besar dan bernilai tinggi. Hampir dua pertiga transaksi yang mencapai eksekutif adalah dalam bentuk tertulis, namun empat media yang paling atas yang didasarkan pada ratarata nilai transaksi berbentuk lesan. Penemuan yang pokok dari studi tersebut adalah bahwa sistem informasi eksekutif tidak selalu memberikan informasi dari sumber yang dibarapkan dengan menggunakan media yang dikehendaki, dan bahwa peranan komputer masih relatif minor.

Brady adalah diantara peneliti pertama mengenai penggunaan komputer oleh eksekutif ini. Para eksekutif yang diteliti pada tabun 1967 tersebut menerima sedikit bantuan dari komputer, namun Brady menganggap mereka merupakan potensi pemakai komputer. Ia memproyeksikan bahwa manajer tingkat menengah akan menggunakan komputer untuk memahami masalah dan mungkin untuk rnengidentifikasi dan mengevaluasi alternatif. Kecepatan operasi dengan komputer ini akan mengurangi waktu yang hams dibutuhkan eksekutif dalam melakukan pemecahan masalah. Menurut Brady, transisi ke peningkatan penggunaan komputer oleh eksekutif tersebut akan berjalan lamban. Peningkatan ini akan dicapai dengan adanya penggantian eksekutif.

584

Lima belas tabun kemudian, Rockart dan Treacy melaporkan pada hasil studi mereka bahwa pada enam belas perusahaan, para eksekutifnya mempunyai keinginan yang besar untuk menggunakan komputer secara pribadi. Dengan menggunakan penemuan ini, para peneliti mengemukakan istilah sistem informasi eksekutif atau EIS dan mengidentifikasi empat fasilitas utama, yaitu tujuan sentral, inti sari data yang umum, dua metode pokok, dan organisasi pendukung.

Jika eksekutif modem ingin menerapkan penggunaan komputer secara lebih besar, maka ia harus mengikuti program lima langkah. Program ini akan meningkatkan keseluruhan EIS dan akan memulai inventarisasi input informasi. Eksekutif kemudian menggairahkan sumber yang bemilai tinggi, memanfaatkan peluang, dan menyesuaikan sistem dengan gayanya sendiri. Yang terakhir, eksekutif tersebut harus memanfaatkan teknologi EIS.

EIS biasanya terdiri atas PC yang disambungkan ke mainframe jaringan. PC tersebut berfungsi sebagai workstation eksekutif, dengan memberikan akses ke database eksekutif. Setiap eksekutif bisa menggunakan workstation miliknya sendiri. Eksekutif menggunakan EIS untuk memonitor penampilan perusabaan terhadap tujuan yang akan dicapainya dan memonitor faktor keberhasilan yang penting. Sifat sistem meliputi manajemen dengan pengecualian, drill-down, dan peringkasan informasi.

Perusahaan dapat mendasarkan EIS-nya pada software pengembangan aplikasi, software EIS tertulis, software custom yang dikembangkan sendiri. Software pengembangan aplikasi harganya lebih murah, namun tidak dikhususkan untuk digunakan oleh eksekutif. Software EIS tertulis mungkin berharga mabal, namun memberikan manfaat pengimplementasian yang cepat dan menjadikan probabilitas penerimaan yang lebih besar oleh kalangan eksekutif. Salah satu contoh yang baik mengenai keberhasilan penerapan software custom ini adalah sistem MIDS yang digunakan oleh Lockheed-Georgia.

Jika perusahaan memutuskan untuk memanfaatkan teknologi komputer, ia harus memperhatikan delapan faktor keberhasilan yang penting dari EIS. Faktor ini meliputi: adanya eksekutif sponsor dan sponsor pengoperasian, penghubungan EIS ketujuan bisnis, penggunaan sumber pelayanan informasi, penggunaan teknologi yang tepat, pengelolalan atau penanganan masalah data, parlawanan organisasi, dan evolusi sistem.

Kita terus akan mengusabakan agar EIS diterima oleh eksekutif. Manajer tingkat yang lebih rendah akan menggunakan sistem yang sarna dan akan menggairahkan pengembangan sistem yang sarna seperti sistem yang digunakan oleh eksekutif tersebut, namun ditujukan untuk kebutuhan manajemen tingkat yang lebih rendab.

585

Selain itu, akan lebih banyak lagi software EIS tertulis yang akan dikembangkan untuk digunakan pada mikros stand-alone oleh perusahaan yang lebih kecil.

Walaupun komputer dapat, diterima dengan lebih baik oleh eksekutif, namun ia akan terus dikembangkan untuk menjadi sumber informasi yang terbaik dian tara sumber lain yang ada. Eksekutif masih terus akan mendapatkan informasi yang baik dari berbagai sumber dengan menggunakan media tertulis maupun lesan.

Dengan melihat adanya kebutuhan informasi oleh eksekutif ini, kita akan mengalihkan perhatian kepada subsistem yang memberikan dukungan kepada manajer dalam bidang fungsional marketing, manufaktur, dan keuangan pada tiga bab berikutnya,

ISTILAH KUNCI

In!.

Catatan: Istilah kunci ini didaftar sesuai urutan kemunculannya dalam bab

eksekutif

komite eksekutif, komite manajemen

CEO (chief executive officer) agenda (dari tujuan)

jaringan (dari hubungan kerja sarna) lingkungan (dari norma dan nilai coach EIS

sistem informasi eksekutif (EIS) workstation eksekutif

KONSEP DASAR

database eksekutif faktor keberhasilan yang penting (CSF) drill-down peringkasan informasi mental model

sistem pendukung eksekutif (ESS) intelligence

eksekutif sponsor

sponsor pengoperasian

manajer data

Bagaimana tanggung jawab, tugas, dan kebutuhan informasi eksekutif berbeda dengan yang dimiliki manajer tingkat bawah

586

Kekhasan sistem infonnasi yang dimiliki eksekutif - yang dibentuk untuk memenuhi kepentingannya, ditambah adanya permi:ntaan dari organisasi dan lingkungannya

Kenyataan bahwa eksekutif mengumpulkan informasi dari berbagai sumber yang dalam perusahaan maupun yang di luar perusahaan, dengan menggunakan media tertulis maupun media lesan

Kenyataan bahwa eksekutif dapat mengelola beberapa, namun tidak semuanya, sumber dan media infonnasinya

Bagaimana pergantian eksekutif dapat memberikan kontribusi terhadap peningkatan proporsi peranan komputer untuk digunakan oleh eksekutif dalam sistem infonnasinya

Pentingnya eksekutif mendapatkan pemahaman sistem informasinya sebelum melakukan usaha meningkatkan sistem tersebut

Tiga eara altematif bagi software agar dapat mengarah ke EIS

Pengaruh EIS yang ada sekarang terhadap rancangan SIM dan DSS di masa mendatang

PERTANYAAN

1. Apa yang membedakan antara istilah lingkungan yang digunakan oleh Kotter dengan arti lingkungan yang telah kita gunakan?

2. Apakah eksekutif mengikuti konsep pendekatan sistem? Jelaskan!

3. Sebutkan delapan sumber infonnasi eksekutif pokok yang dikemukakan oleh Jones dan MeLeod dalam studi mereka! Beri tanda bintang pada sumber yang memberikan kombinasi volume yang besar dan nilai yang tinggi!

4. Bagaimana eksekutif dapat mengelola sumber infonnasinya?

5. Mengapa eksekutif menerima input infonnasi yang banyak namun mempunyai nilai yang rendah atau bahkan tak bemilai?

6. Bagaimana eara Brady meminta eksekutif untuk memanfaatkan komputer?

7. Apakah studi yang dilakukan Rockart dan Treacy mendukung anggapan bahwa eksekutif lebih menyukai infonnasi yang ringkas? Jelaskan jawaban anda!

8. Sebutkan empat fasilitas EIS menurut Rockart dan Treacy!

587

9. Sebutkan lima langkah yang dapat dilakukan oleh eksekutifuntuk meningkatkan sistem infonnasinya!

10. Apakah eksekutif akan menggunakan drill-down untuk membuat dan menghasilkan laporan berkaIa, laporan khusus, dan output dari model rnaternatis? Jelaskan jawaban anda!

11. Mengapa tiga aItematif untuk mencapai EIS diteliti secara urut seperti yang ada pada Gambar I3.15?

12. Sebutkan tiga alasan, mengapa perusahaan harus mempertimbangkan pembelian software EIS tertulis?

13. Apa yang membedakan Executive Edge dengan Command Center dan Com-

mander EIS?

14. Apa yang membedakan ESS dengan EIS?

15. Sebutkan deJapan faktor keberhasilan EIS yang penting!

16. Apakah manajer data sarna dengan administrator database (DBA)? Jelaskan!

17. Apa cara terbaik untuk menangani perlawanan yang bersifat organisasionaJ terhadap EIS?

18. Haruskah manajer tingkat menengah dirangsang untuk menggunakan EIS?

Jelaskan!

19. Menurut anda, untuk sepuluh tahun yang akan datang, dari ketiga cara penerapan software EIS, mana yang akan paling banyak menjadi pilihan bagi perusahaan kecil?

20. Menurut anda, apakah nantinya akan terjadi peristiwa bahwa eksekutif memperoleh semua informasinya dari komputer? Jelaskan!

MASALAH

Gambar 9.7 menunjukkan rangkaian tiga layar tabulasi yang akan dipanggil oleh eksekutif dalam proses drill-down. Misalkan saja, eksekutif menyuruh anda untuk rnemodrfikasi sistern tersebut sehingga setiap layar tabulasi akan dilengkapi dengan dua layar lam. yaitu grafik dan naratif. Setelah menampilkan layar tabulasi, cksekutif akan dapat kembali lagi atau maju kc ketiga format tersebut dengan menekan tombol.

588

Grafik tersebut akan menampilkan data tabulasi dalam bentuk grafik. Naratif akan menjelaskan alasan mengenai keberadaan kekecualian yang direfleksikan dalam data tabulasi.

1. Buatlah sket graftk untuk tiap layar tabulasi tersebut. Gunakan saran pembuatan disain graftk yang baik, yang telah dijelaskan pada Bah 10. Saran ini anda masukkan dalam bagian yang diberi judul "Grafik' Mana Yang Akan Digunakan." Instruktur anda akan memberitahu apakah anda hams menggunakan paket graftk atau tidak untuk produk akhir.

2. Tuliskan naratif pendek pada tiap layar tabulasi, sehingga eksekutif dapat secara cepat menangkap alasan kenapa ada penampilan kekecualian. Naratif ini akan dihasilkan secara otomatis oleh kemampuan artificial intelligence dalam ESS, atau ia juga bisa dibuat atau dimasukkan oleh asisten staf. Petunjuk: alasan tiap pengecualian dijelaskan oleh layar tabulasi yang berada pada tingkat di bawahnya atau berikutnya. Halin ini berarti anda harus membuat alasan untuk layar tingkat yang paling bawah. Coba kerjakan dengan semaksimal mungkin!

MASALAH KASUS

GRAHA TATA

Anton adalah direktur dan CEO pada GRAHA TAT A, perusahaan manufaktur nasional terbesar yang memberikan pelayanan perawatan gedung. GRAHA TAT A telah menggunakan komputer sejak pertengahan tahun I 970-an, namun kegagalan yang dialaminya lebih banyak dari pada keberhasilan yang ia raih. Pergantian yang terus menerus pada personel yang menangani kornputer, termasuk manajer, mengakibatkannya sulit untuk mencapai tingkat penggunaan komputer yang mernadai, seperti yang dirasakan Kevin.

Enam bulan yang lalu, Melissa Grover diangkat menjadi manajer komputer baru. Ia membuat rencana komputerisasi jangka panjang. Ia juga menerapkan kebijaksanaan untuk menarik personel baru yang tertarik dengan rencananya dan menyewa spesialis tnformasi yang profesional. Beberapa staf barn tersebut mcmpunyai keahlian dalam bidang sistem manajemen database dan grafik komputer, namun sebagian staf dan keterampilan mereka tidak berarti bagi perusahaan.

Kevin meneliti jadwal appointment-nya. Ia melihat bahwa harus menemui konsultannya, Tn Winstead pada pukul 09.30, dan menemui Melissa pada pukul 10.00.

589

"Tri, senang berjumpa anda. Silakan duduk dan ceritakan apa yang sedang menjadi pemikiran anda."

"Saya heran kenapa anda tidak bisa menebak, Anton. Saya telah meminta anda selama beberapa tahun ini agar anda mengijinkan saya untuk membantu anda untuk menyusun tujuan bisnis yang baik."

"Anda tabu, Tri, saya sebetulnya juga ingin melakukan apa yang telah anda sarankan tersebut, namun saya terlalu sibuk untuk dapat melakukannya. Ia akan menjadi neraka bagi saya bila saya mulai sekarang." Anton mengambil printout komputer dari lacinya dan menjatuhkan di atas mejanya dengan disentakkan. "Lihat ini. Saya akan merasa diorangkan bila saya mendapatkan informasi yang baik dari komputer saya, dan inilah bukti yang bisa saya tunjukkan mengenai hal tersebut."

Tri mendongak ke depan dan membaca sekilas laporan tersebut. "Saya tidak dapat membantu banyak mengenai hal ini. komputerisasi adalah sesuatu yang tidak pemah saya pahami dengan baik. Manajer anda yang baru, Grover - mungkin ia bisa membantu anda."

"Saya harap demikian. Dia akan kesini pada pukul sepuluh, dan saya ingin mencoba mengatasi segala sesuatunya."

Tri melihat jam tangannya dan memanfaatkan sisa waktu yang sedikit tersebut dengan berkata, "Saya harap anda membuat beberapa kemajuan yang nyata. Saya in gat bahwa anda dan sekretaris anda menyimpan semua record (catatan) mengenai dari mana asaInya informasi anda, dan anda selalu mencoba untuk tetap berhubungan dengan sumber informasi anda yang baik. Anda pasti membingungkan saya setiap kali ketemu. Saya kira anda telah mempunyai sistem informasi yang telah memenuhi kebutuhan anda. Akan memalukan bila pekerja di bagian komputer terus membimbing anda untuk menggunakannya. Yah, mungkin waktu saya telah habis. Coba kita bekerja untuk mencapai tujuan tersebut. Anda tabu peribahasa, "Jika anda tidak tabu kemana harus pergi, maka ada jalan lain yang bisa membawamu kesana."

"Memang keadaannya tidak terlalu buruk, Tri. Kami telah memperoleh kemajuan di beberapa bidang. Kembalilah kesini kapan saja. Saya selalu siap menerima anda."

Selagi Tri meninggalkan ruangan tersebut, ia berpapasan dengan Melissa dan keduanya berucap salam. Melissa kemudian masuk ke ruang Anton dan duduk di hadapannya. "Anton, saya menginginkan agar anda menetapkan rencana jangka panjang. Saya telah menyusunnya."

"Teruskan, Melissa. Anda tabu bahwa saya pasti memperhatikan bila anda membicarakan topik tersebut. Rampungkan penjelasan~u sampai habis."

590

"Yah, suatu kenyataan yang sulit, seperti yang anda ketabui dan saya ketahui juga, yaitu bahwa kita tak mempunyai aplikasi komputer yang terbangun dengan baik. Kita bukan saja tidak mempunyai rencana untuk menggunakan SlM atau DSS, namun juga kita tidak mempunyai sistem pemrosesan data yang baik. Kita rnasih terus mernaksakan penggunaan entry data untuk menghapus kesalahan yang ada dan untuk mernasukkan data secara cepat ke daJam ~istem tersebut. Dan, kita telah menambal sulam program DP kita beberapa kali agar bisa digunakan lagi. Bila saya telah menetapkan staf saya, prioritas utama saya adalah mengkode kembali semua program DP tersebut dengan menggunakan pemrograman terstruktur dan menciptakan beberapa dokumentasi yang baik. Namun, hal itu mungkin membutuhkan waktu satu tabun.

"Melissa, saya pikir dari situlab kita memulainya. Saya telah diberitabu bahwa sistem pemrosesan data yang baik merupakan kunci keberhasilan segala sesuatunya. Jika membutuhkan waktu satu tabun, bolehlah. Saya ingin berbicara denganmu mengenai yang lain. namun saya kira ia bisa dibicarakan nanti. Marl kita bentuk sistem pemrosesan data yang baik, dan kita akan bisa memulainya dari sana. Sekarang, jangan anda tunda apa yang menjadi rencanamu tersebut. Beritahu alru selalu, dan anda tabu bahwa anda bisa meminta bantuan saya kapan saja."

Melissa keluar dari ruangan dan Anton mengangkat gagang telpon, memutar nomor, dan berkata, "Rick, bagaimana keadaan riset pasar? Dengarkan, saya telah mempertimbangkan tentang apa yang telah anda katakan beberapa hari yang lalu. Saya putuskan untuk menerapkan sistem informasi eksekutif untuk saya. Maka, pesanlah PC dan paket dBASE IV dan paket Lotus. Segera sesudah anda mendapatkannya, kabari saya dan mari kita mulai memasangnya.

JUGAS

1. Dengan menggunakan Gambar 13.20 sebagai pedoman, sebutkan alasan mengapa Anton seharusnya optimis dalam menerapkan EIS dengan baik!

2. Sekarang, sebutkan alasan mengapa ia mungkin akan mengalami beberapa kekecewaan?

3. Misalkan Anton meminta saran kepada anda Apa saja yang abo anda sarankan?

Sebutkan langkahnya secara urut!

591

BIBLIOGRAFI TERPILIH

Albala, Mark. "Getting to the Pulse of the Company." Personal Computing 12 (October 1988): 196-98.

Dearden, John. "Will the Computer Change the Job of Top Management?" Sloan .Management Review 25 (Fall 1983): 57-60.

Eisen, Jerrold. "How to Grab an Exec's Attention." Computerworld 22 (September 26, 1988): 19.

Fried, David. "EIS: Straight to the Point." Information Strategy 4 (Summer 1988): 25-30.

Hanold, Terranne. "An Executive View of MIS." Datamation 18 (November 1972): 65-71.

Houdeshel, George, and Watson, Hugh 1. "The Management Information and Decision Support (MIDS) System at Lockheed-Georgia." MIS Quarterly 11 (March 1987): 127-40.

Hough, Paul, and Duffy, Neil. "Top Management Perspectives on Decision Support Systems." Information & Management 12 (1987): 21-31.

Jenster, Per V "Finn Performance and Monitoring of Critical Success Factors in Different Strategic Contexts." Journal of Management Information Systems 3 (Winter 1986/87): 17-33.

Jones, Jack William, an McLeod, Raymond, Jr. "The Structure of Executive Information Systems: An Exploratory Analysis." Decision Sciences 17 (Spring 1986): 22-49.

Jones, Jack William, Saunders, Carol; and McLeod, Raymond, Jr. "Information Media and Source Patterns Across Management Levels: A Pilot Study." Journal of Management Information Systems 5 (Winter 1988/89): 71-84.

Jordan, Mary Lou, "Executive Information Systems Make Life Easy for the Lucky Few." Computerworld 22 (February 29, 1988): 5Hf.

Kador, John. "The Current State of Executive Support Systems." Planner 11 (Winter 1989): 9-14.

Kador, John. "Executive Support Systems Keep Executives in Control." Planner 11 (Spring 1989): 1-5.

Leifer, Richard. "Matching Computer-Based Information Systems with Organizational Structures." MIS Quarterly 12 (March 1988): 63-73.

592

McLeod, Raymond, Jr.; Jones, Jack W.; and Poitevent, Joe L. "How Can Executives Improve Their Decision Support Systems?" In Fifth International Conference on Decision Support Systems. April 1985, edited by Joyce Elam, pp. 67-76. San Fransisco: IADSS.

McLeod, Raymond, Jr., and Jones, Jack William. "Making Executive Information Systems More Effective." Business Horizons 29 (September IOctober 1986): 29-37.

Tockart, John F. "Chief Executives Defme Their Own Data Needs." Harvard Business Review 57 (March-April 1979): 81-92.

Rockart, John F., and DeLong, David W. Executive Support Systems: The Emergence of Top Management Computer Use. Homewood, Ill.: Dow Jones-Irwin, 1988.

Turban, Efraim. Decision Support and Expert Systems. New York: Macmillan, 1988, pp. 289-310.

593