PRÉ-EVENTO

REGIÃO DO EVENTO
• Nível de interesse técnico, científico, político e social da região
• Potencial da região para o sucesso do evento
• Reputação da região
• Apoio de autoridades
• Preço relativo (comparado às outras regiões candidatas)
• Infra-estrutura local
• Capacidade hoteleira
• Meios de transporte
• Restaurantes
• Comunicações
• Segurança
• Atrações turísticas

LISTAGEM DOS PARTICIPANTES: 

• Convites impressos
• Número de acompanhantes por convidado
• Questionário de participação
• Telemarketing de confirmação
• Convite a diretores e chefes
• Ofícios e circulares 
• Programação do evento 
• Confirmação de conferencistas 
• Definição de equipamentos necessários

TRAJE
• Definição do traje para o evento

CONVIDADOS E ACOMPANHANTES
• Aviso sobre horários e locais
• Envio de programação

CONTRATO COM FORNECEDORES

• Existência de um contrato-padrão da empresa

DO TRANSPORTE
• Definição do meio de transporte, após questionário, de acordo com o número de participantes (incluindo a companhia
aérea oficial, se necessário, e um ônibus, caso haja visita para outros locais fora do local onde o evento será realizado)

DOS EQUIPAMENTOS
• Contratação de equipamentos, como som, retroprojetor, tela, microfone, filmes, telão, gravadores, púlpito, bandeiras,
computadores, etc., de acordo com a necessidade do evento

MATERIAL AOS PARTICIPANTES

• crachás de identificação, diplomas, mapas, pastas, brindes, etc.

COORDENADORES DA EMPRESA
• Preparação e orientação para receber os convidados e os acompanhantes

PROGRAMAÇÃO VISUAL
• Preparação de mensagem de boas-vindas, filmes, vídeos, faixas, banners, programa, etc.

PRODUTOS DA SUA EMPRESA A SEREM EXPOSTOS

• Transporte
• Local
• Pessoal técnico
• Tomada (110/220v)

DIVULGAÇÃO
• Maneira como será feita a divulgação do evento (tipos de mídia, freqüência, etc.)
• Peças publicitárias específicas

IMPRENSA
• Distribuição e disponibilização de material de assessoria de imprensa (press-releases, fotos e folhetos)
• Convite a jornalistas, especialistas, celebridades, etc.

RECURSOS HUMANOS
• Cerimônia inicial
• Coquetel de boas-vindas

MESTRE DE CERIMÔNIA
• Mestre de cerimônia
• Definição de programação e sistema de integração dos convidados
TRADUÇÃO SIMULTÂNEA
• Contratação de tradutores

RECEPCIONISTAS
• Contratação de pessoal uniformizado com as cores da empresa para informar, conduzir, secretariar, anotar presença,
colocar crachás, etc.

OPERADORES
Contratação de serviços de:
• Vídeo, som, luz
• Fotografia
• Segurança
• Digitação

LOCAL DO EVENTO
• Reserva
• Vistoria
• Cartão de boas-vindas e de citação
• Serviço de informações
• Meios de comunicação
• Entrega de credenciais
• Local para jantar/coquetel/show
• Comitê de recepção
• Ensaio
• Exposição paralela
• Seguro
• Assistência médica
• Estacionamento com manobrista

EVENTO

CAFÉ DA MANHÃ / ALMOÇO / COQUETEL / JANTAR 

• Dimensionamento de espaço e alimentação
• Definição e quantificação de bebidas
• Inclusão de bebidas alcoólicas
• Telefone 
• Púlpito 
• Microfone 
• Decoração adequada
• Iluminação
• Ar-condicionado
• Definição da música: ambiente, DJ ou ao vivo
• Formato do salão/auditório
• Sala VIP
• Estacionamento com manobrista
• Plano de assentos
• Ponto de luz e tomadas
• Mesas
• Mesa principal
• Mesa para diretoria
• Palco

CERIMONIAL
• Mesa para o receptivo
• Lista dos confirmados
• Reserva de mesas
• Mesa para a imprensa
• Lugares especiais
• Mesa principal (dimensionar)
• Ordem do dia

SHOW
• Análise do perfil dos participantes (idade, nível cultural, financeiro, interesses, etc.)

PÓS-EVENTO

• Notas fiscais
• Impostos
• Prestação de contas
• Relatório final
• Ofícios de agradecimento
• Material para a imprensa
• Edição de vídeo
• Álbum de fotos
• Anais do evento