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05/10/2013

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PRÉ-EVENTO
REGIÃO DO EVENTO
 ‡ Nível de interesse técnico, científico, político e social da região‡ Potencial da região para o sucesso do evento‡ Reputação da região‡ Apoio de autoridades‡ Preço relativo (comparado às outras regiões candidatas)‡ Infra-estrutura local‡ Capacidade hoteleira‡ Meios de transporte‡ Restaurantes‡ Comunicações‡ Segurança‡ Atrações turísticas
LISTAGEM DOS PARTICIPANTES:
 ‡ Convites impressos‡ Número de acompanhantes por convidado‡ Questionário de participação‡ Telemarketing de confirmação‡ Convite a diretores e chefes‡ Ofícios e circulares‡ Programação do evento‡ Confirmação de conferencistas‡ Definição de equipamentos necessários
TRAJE
 ‡ Definição do traje para o evento
CONVIDADOS E ACOMPANHANTES
 ‡ Aviso sobre horários e locais‡ Envio de programação
CONTRATO COM FORNECEDORES
 ‡ Existência de um contrato-padrão da empresa
DO TRANSPORTE
 ‡ Definição do meio de transporte, após questionário, de acordo com o número de participantes (incluindo a companhiaaérea oficial, se necessário, e um ônibus, caso haja visita para outros locais fora do local onde o evento será realizado)
DOS EQUIPAMENTOS
 ‡ Contratação de equipamentos, como som, retroprojetor, tela, microfone, filmes, telão, gravadores, púlpito, bandeiras,computadores, etc., de acordo com a necessidade do evento
MATERIAL AOS PARTICIPANTES
 ‡ crachás de identificação, diplomas, mapas, pastas, brindes, etc.
COORDENADORES DA EMPRESA
 ‡ Preparação e orientação para receber os convidados e os acompanhantes
PROGRAMAÇÃO VISUAL
 ‡ Preparação de mensagem de boas-vindas, filmes, vídeos, faixas, banners, programa, etc.
PRODUTOS DA SUA EMPRESA A SEREM EXPOSTOS
 ‡ Transporte‡ Local‡ Pessoal técnico‡ Tomada (110/220v)
DIVULGAÇÃO
 ‡ Maneira como será feita a divulgação do evento (tipos de mídia, freqüência, etc.)‡ Peças publicitárias específicas
IMPRENSA
 ‡ Distribuição e disponibilização de material de assessoria de imprensa (press-releases, fotos e folhetos)‡ Convite a jornalistas, especialistas, celebridades, etc.
RECURSOS HUMANOS
 ‡ Cerimônia inicial‡ Coquetel de boas-vindas
MESTRE DE CERIMÔNIA
 ‡ Mestre de cerimônia‡ Definição de programação e sistema de integração dos convidados
 
TRADUÇÃO SIMULTÂNEA
 ‡ Contratação de tradutores
RECEPCIONISTAS
 ‡ Contratação de pessoal uniformizado com as cores da empresa para informar, conduzir, secretariar, anotar presença,colocar crachás, etc.
OPERADORES
 Contratação de serviços de:‡ Vídeo, som, luz‡ Fotografia‡ Segurança‡ Digitação
LOCAL DO EVENTO
 ‡ Reserva‡ Vistoria‡ Cartão de boas-vindas e de citação‡ Serviço de informações‡ Meios de comunicação‡ Entrega de credenciais‡ Local para jantar/coquetel/show‡ Comitê de recepção‡ Ensaio‡ Exposição paralela‡ Seguro‡ Assistência médica‡ Estacionamento com manobrista
 
EVENTO
CAFÉ DA MANHÃ / ALMOÇO / COQUETEL / JANTAR
 ‡ Dimensionamento de espaço e alimentação‡ Definição e quantificação de bebidas‡ Inclusão de bebidas alcoólicas‡ Telefone‡ Púlpito‡ Microfone‡ Decoração adequada‡ Iluminação‡ Ar-condicionado‡ Definição da música: ambiente, DJ ou ao vivo‡ Formato do salão/auditório‡ Sala VIP‡ Estacionamento com manobrista‡ Plano de assentos‡ Ponto de luz e tomadas‡ Mesas‡ Mesa principal‡ Mesa para diretoria‡ Palco
CERIMONIAL
 ‡ Mesa para o receptivo‡ Lista dos confirmados‡ Reserva de mesas‡ Mesa para a imprensa‡ Lugares especiais‡ Mesa principal (dimensionar)‡ Ordem do dia
SHOW
 ‡ Análise do perfil dos participantes (idade, nível cultural, financeiro, interesses, etc.)
 
PÓS-EVENTO‡ Notas fiscais‡ Impostos‡ Prestação de contas‡ Relatório final‡ Ofícios de agradecimento

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