Es viernes!

organiza tu área de trabajo

Posted: 21 May 2010 10:13 AM PDT

Durante la semana solemos acumular papeles, libros, recibos, facturas, periódicos, cd´s,
bosquejos, residuos de comida, botellas de plástico y mucho material que utilizamos para trabajar.
Laborar en un espacio que esta poco organizado puede ser muy improductivo, por ello hoy que es viernes te
invito a organizar tu área de trabajo para empezar la semana con muchos deseos de trabajar.

No se trata sólo de liberar tu espacio de trabajo, también de organizarlo, aveces resulta sencillo agarrar todo
lo que esta sobre el escritorio y meterlo en una caja, con la idea de que después lo ordenaras debidamente,
pero dime si no te ha pasado, que esa caja puede pasar meses llena de polvo y se convierte en un adorno del
ambiente de tu área de trabajo.

Organización para la productividad

Es importante para quienes no trabajan en una oficina fuera de casa, que aprendan a
delimitar el área de trabajo. Luego, no dejes que los papeles se junten, puedes empezar con la
organización de los documentos y material que manejas al trabaja, organizando un lugar
para liberar tu espacio de trabajo.

• Prácticas Zen para la productividad: Amber de Freelance Folder comparte en su artículo los
beneficios de utilizar prácticas Zen en la organización y productividad del trabajo.
• Organiza los papeles: no dejes que los papeles se apoderen de tu escritorio, procura archivar y
desechar lo que no te sirva una vez por semana, esto no permitirá que tu área de trabajo parezca
nido de ratones.
• Etiqueta: sí, esto lo utilizamos mucho en la web, pero también aplica a la vida offline, puedes
etiquetar con cinta adhesiva o postit las cajas, folders o archivos para organizar tus documentos.
• Referencias de consulta: tener una librera en tu oficina siempre facilitará la organización de tus
libros, revistas y documentos de referencia. Cuando tu librera te quede pequeña, puedes improvisar
la organización colocando cajas de cartón o plástico cerca y evitar colocarlo en tu escritorio.
• Plásticos, comida, basura: muchos se asustan que diga que se tiene esto en el escritorio, pero sí
se tiene, es una realidad a la que no le podemos dar la espalda, procura tener un bote de basura
cerca y aunque aveces resulta normal, presta atención por lo menos una vez a la semana sobre estos
desechos en tu escritorio y desaste de ellos.
• En la nube: en al pasado acumulamos disquetes y cds que guardaban nuestros backups, puedes
ahorrar espacio si utilizas servicios como Dropbox que te ayudan a almacenar tus archivos y
compartirlos de forma más sencilla.
Uso de la filosofía Zen para freelances

Uso de prácticas de Zen para aumentar su organización y Productividad

Publicado 13 de mayo 2010 en Business, Productividad 28 Comentarios »

Llega un momento en el negocio independiente de todos los que se dan cuenta de la triste verdad: que

pasamos más tiempo contestando e-mails, hablar por teléfono, envío de presupuestos y facturas y hacer

todo lo que en general, pero lo que realmente entró en los negocios.

Odio, odio absolutamente, la parte de gestión de proyectos y negocios en general. Si por mí fuera, los

proyectos haz de bajar del cielo a mi escritorio con los presupuestos y especificaciones perfecta

perfectamente detallado. Nunca más tendría que responder 100 mensajes de correo electrónico acerca de

por qué no se puede hacer un sitio completo en Flash o por qué no está bien para mí la mano 100

maquetas cuando se pagó por tres.

Lamentablemente, sin embargo, que nunca va a suceder. Así que he pasado una cantidad considerable de

tiempo a leer sobre las diferentes prácticas para disminuir la cantidad de tiempo que paso haciendo algo

distinto de desarrollo. He descubierto que en realidad se puede aplicar los principios básicos de la vida zen

a su oficina para reducir su tiempo de gestión.

Menos es Más

El principio fundamental de la vida zen es que menos es más. Esto se puede aplicar a nuestro negocio de

varias maneras diferentes. Usted debe tratar de encontrar maneras de reducir su tiempo de gestión para

aumentar su productividad. Algunas cosas que usted puede hacer:

Encontrar aplicaciones que hacen más de una cosa. Tratar de encontrar una aplicación que puede gestión

de su proceso de cliente completa. Yo uso Billings, pero Basecamp es también una excelente alternativa.

Reducir el tiempo dedicado a mover archivos de un ordenador a otro utilizando Dropbox. Es gratis y se

sincroniza de forma automática.

Deshágase de todos sus archivos de papel y guarde copias digitales. Esto también ayuda a reducir el

desperdicio y papel / costes de la tinta.

Tranquilidad en las carpetas

Reduzca el tiempo de búsqueda de archivos, haciendo que su escritorio se queda libre de cualquier archivo.

Crear una carpeta para cada cliente dentro de un "Negocio" o "clientes" carpeta, a continuación, crear

carpetas para cada proyecto en virtud de ese cliente. Esto le permite encontrar rápidamente los archivos

antiguos y te da un sistema para organizar los cientos de proyectos que vamos a trabajar en su negocio.

Mensajes de correo electrónico a corto

monstruo más grande de todos es el correo electrónico temido. Parece que después de pasar una hora

pasando a través de 100 mensajes de correo electrónico para obtener finalmente una clara bandeja de

entrada-otros 100 mensajes de correo electrónico presente en la fiesta Usted puede elegir no hacer caso a

este monstruo, deja que os sorprenda o elegir a conquistarlo. Y debemos conquistarlo!

Organiza tu correo electrónico como a organizar sus archivos-cliente.

Configurar los equipos para tirar de su correo electrónico para que sus mensajes de correo electrónico y

carpetas se sincronizan juntos.

Tratar de responder a cada correo electrónico que usted viene a él en unas pocas frases o menos.

Revise su correo electrónico sólo durante períodos de tiempo todos los días determinados (lo hago a

primera hora de la mañana, justo antes del almuerzo y antes de la hora de salida).

Relájese reuniones con clientes

Voy a dejarle en el otro secreto-90% de todos los clientes que la demanda de tener en persona o reunión de

una hora del teléfono mucho antes de que un proyecto aún no comienza acaban de comprar. Son indecisos.

Así que objetivo para eliminar a estas personas antes de tiempo y frecuencia que el tiempo pasado en estas

reuniones inútiles: el tiempo perdido para el trabajo remunerado.

Le digo a todos mis clientes locales desde el principio-Yo no hago ninguna de las reuniones en persona.

Esto no suele ser un problema ya que la mayoría de mis clientes son de todas formas no local. También

trato de disuadir a las reuniones del teléfono pidiéndole al cliente de correo electrónico mí una descripción

detallada del trabajo que necesitan, o incluso a mí en vez de mensajería instantánea.

Por supuesto, todavía hay muchos clientes que prefieren usar el teléfono. Trate de mantener las

conversaciones cortas, quedándose en la materia. Por supuesto, ser amable y preguntar cómo lo están

haciendo, pero no te metas en una conversación 30 minutos sobre el béisbol sea.

Meditación en el Trabajo

Yo soy el más relajado durante las horas cuando voy a pasar 3 horas + codificación con un poco de música

en voz alta. Tratar de trozo de bloques de tiempo en el que nada le interrumpa. Apague el correo

electrónico, teléfono y los programas de mensajería instantánea y haga lo que mejor saben hacer durante

ese tiempo.

Calendarios y listas de tareas pendientes Fluidez

Calendarios y las tareas pendientes son geniales para mantener el rumbo y que le permite saber lo que hay

que hacer ese día. Pero no dejes que sea demasiado detalladas o te vas a bloquear a la misma. En su

lugar, tratar de hacer su programa más general y de fluidos, así que puede cambiar si es necesario.
Por ejemplo, cuando puedo programar mis clientes, les programa para toda la semana y no me puso una

tarea pendiente en ciertos días para los artículos (como página de inicio completa el lunes, el martes

submarinos, etc). Esto me permite mover mi vez y mantener su productividad.

Oficinas Zen

Soy un freak limpio cuando se trata de organización y no puedo concentrarme si veo cosas sobre mi

escritorio, ropa en el suelo o el desorden en general. Trate de guardar nada en su escritorio, pero lo que

necesitamos en este momento y dejarlo a un lado cuando su acabado.

Siempre Mejorar

Todavía estoy luchando con la liberación de más tiempo. En el mejor solo me dan una a tres horas al día

para el código! Esto siempre será un trabajo en progreso, así que asegúrate de tratar de mejorar

constantemente su forma de trabajo.

Su Zen Consejos

¿Tiene algunos consejos organizativas o productivas? Por favor, comparta debajo de ellos como siempre

podría utilizar más tiempo! :)

Imagen por josh.liba

Sobre el autor: El ámbar es un profesional independiente con más de 10 años de experiencia y se

especializa en la limpieza, semántico y válido XHTML 1.0 Strict, CSS y el desarrollo de Wordpress. También

escribe un blog sobre desarrollo web de su cartera en www.amberweinberg.com.

Via:www.freelancefolder.com