Informe Prácticas - Geovanny

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AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU

PARA EL MUNDO”
INFORME DE PRÁCTICAS
PROFESIONALES
ALUMNA PRACTICANTE : Tanit Geovanny Romero

Toribio
CARRERA PROFESIONAL : Secretariado Ejecutivo

Bilingüe
Cajabamba - Perú
2011
DEDICATORIA
A Dios, por darme la vida, salud e

inteligencia, por ser guía y fortaleza; a mis padres,
y hermanos por su apoyo moral e incondicional;
quienes me acompañan día a día, con su apoyo
para culminar mi carrera con el único propósito de
alcanzar mis metas.
Geovanny Romero
AGRADECIMIENTO
Al Instituto de Educación Superior “Apolo’s”, en cuyos

ambientes quedan recuerdos de mi formación profesional en
Secretariado Ejecutivo Bilingüe.
A los Docentes que laboran en esta prestigiosa

Institución, a quienes tendré siempre presente dentro de mí
por su apoyo incondicional y las enseñanzas que me
inculcaron para forjarme como profesional, con su
orientación conveniente volcando en nosotros su amplia y
significativa experiencia en el área.
Un sincero agradecimiento al Instituto de Educación

Superior “Apolo’s” de Cajabamba, por su desinteresada
colaboración y por su apoyo incondicional prestado para la
ejecución de mis prácticas profesionales.
Geovanny Romero.
ÍNDICE
Pág.
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
ÍNDICE
PRESENTACIÓN
INTRODUCCIÓN
DATOS GENERALES
CAPÍTULO I
PLANTEAMIENTO DEL INFORME
1. Objetivos
12
1.1. Objetivo General 12
1.2. Objetivos Específicos 12
2. Justificación del Informe de Prácticas Profesionales 12
3. Limitaciones del Informe 13
4. Antecedentes
13
CAPÍTULO II
UNIDAD DE SECRETARIA
1. Concepto de Secretaría 15
2. Funciones de Secretaría 15
CAPÍTULO III
BREVE RESEÑA HISTÓRICA, MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVOS,

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL, ÁREA DE OFICINISTA, ÁREA DE
SECRETARÍA DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA “MICAELA BASTIDAS”
Y
ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE MIS PRÁCTICAS PROFESIONALES
1. Breve reseña histórica de la Institución Educativa

19
2. Misión y Visión de la institución Educativa
19
2.1. Misión 19
2.2. Visión 19
3. Objetivos 19
4. Organigrama estructural 20
5. Área de oficinista
6. Funciones del oficinista
7. Área de secretaría
8. Funciones de secretaría
ACTIVIDADES REALIZADAS EN MIS

PRÁCTICAS PROFESIONALES
1. Área de oficinista
1.1. Registro de asistencia docentes:
1.2. Informe de horas efectivas de trabajo pedagógico en
las instituciones educativas públicas:
1.3. Informe mensual de tardanzas e inasistencias del
personal docente
1.4. Llenado de ficha única de matrícula
1.5. Nóminas de matrícula
INFORME DE PRÁCTICAS PROFESIONALES REALIZADAS EN LA INSTITUCIÓN
EDUCATIVA “MICAELA BASTIDAS” – CAJABAMBA
1.5.1. Elaboración de la nómina de matrícula

1.5.2. Llenado de la nómina de matrícula
1.6. Planillón de notas de asignaturas
1.7. Planillón de notas de comportamiento
1.8. Actas consolidadas de evaluación
1.9. Organización de archivos
1.10. Otras actividades
CAPÍTULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
1. Conclusiones 34
2. Recomendaciones 35
BIBLIOGRAFÍA 36
WEBGRAFÍA 36
ANEXOS 38 - 41
Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado Tanit Geovannys Romero Toribio
“APOLO’S”
6
PRESENTACIÓN
Señor Promotor, Director del Instituto de Educación Superior “Apolo’s” de la

Ciudad de Cajabamba, Señores miembros del Jurado Calificador.
En cumplimiento a las normas de la Institución que dignamente representan,

pongo a vuestra disposición el presente informe de prácticas profesionales, realizadas
en el Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado “APOLO’S” de Cajabamba.
El presente informe es muestra de una realidad, producto de conocimientos y

experiencias en el campo laboral, en donde queda de manifiesto las enseñanzas
adquiridas en este Centro Superior de Estudios del cual egresamos.
Sé que este trabajo, será puesto a disposición de los alumnos de esta Casa
Superior de Estudios, y estoy seguro que sabrán utilizarlos ya que servirá de guía a
las promociones venideras.
Geovanny Romero
INTRODUCCIÓN
Para una buena organización de una empresa e institución, es

necesario tener una secretaria (o) quien viene a ser el brazo derecho del que
lo dirige, para ello es necesario tener buena preparación técnica y ética
profesional.
El mundo actual requiere de personal atento a los adelantos que se dan

permanentemente. Parte de nuestra preparación implica estar alerta en este
sentido; y la práctica profesional que desarrollamos es el desempeño real de
nuestra profesión y parte de ello es lo que doy a conocer a continuación y
sitúo a disposición de nuestro instituto.
El presente informe constituye la recopilación de todo el trabajo

realizado en cada una de las áreas que laboré, implementando y adquiriendo
experiencias reforzando conocimientos propios teóricos-prácticos que me dan
la capacidad de desenvolverme cada día mejor en lo que se refiere a mi
carrera profesional.
El contenido del presente informe se ha distribuido en IV capítulos
CAPÍTULO I : Planteamiento del Informe de Prácticas Profesionales.
CAPÍTULO II: Concepto de secretaría y sus principales funciones.
CAPÍTULO III: Breve reseña histórica, Misión, Visión, Objetivos, Organigrama

Estructural, Área de oficinista, área de secretaría de la Institución Educativa
“Micaela Bastidas” y actividades realizadas durante mis prácticas
profesionales.
CAPÍTULO IV: Conclusiones y recomendaciones, donde se especifica las

conclusiones a las que se ha llegado después del desarrollo de todo el período
que duró las Practicas Profesionales; así como las recomendaciones que se
plantean las cuales sirvan como propuestas para que en el futuro se tomen en
cuenta y así se pueda mejorar el desarrollo de las Prácticas Profesionales,
finalmente los anexos, en donde se presenta los documentos más importantes
desarrollados y manejados en la oficina.
“APOLO’S”
9
DATOS GENERALES
1. DATOS DE LA INSTITUCIÓN.
NOMBRE LA INSTITUCIÓN : Institución Educativa “Micaela Bastidas”
DIRECCIÓN. : Jr. Celso Benigno Calderón Nº 203
CELULAR : 076 551201
2. DATOS DEL PRACTICANTE

NOMBRE Y APELLIDOS : Tanit Geovanny Romero Toribio
DIRECCIÓN : Jr. Lara S /Nº
CELULAR : 976 72 76 63
ESPECIALIDAD : Secretariado Ejecutivo Bilingüe
FECHA DE INICIO : 01 de febrero de 2010
FECHA DE TERMINO : 25 de setiembre de 2010
TOTAL DE HORAS DE PRÁCTICAS : 980 horas
3. DATOS DONDE REALICÉ LAS PRÁCTICAS

NOMBRE DE LA OFICINA : Secretaría General.
RESPONSABLE : Verónica Escobedo Moreno.
CAPÍTULO I
PLANTEAMIENTO DEL INFORME
1. OBJETIVOS
1.1. OBJETIVO GENERAL
Profundizar, promover el desenvolvimiento personal y social de
la formación profesional, con el reforzamiento de mis
conocimientos, acumulando experiencia en el campo de
secretariado ejecutivo Bilingüe.
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Fortalecer las aptitudes adquiridas en la formación

profesional, mediante las buenas relaciones humanas con el
Personal que laboran en el Instituto de Educación Superior
“Apolo’s”, así como con los usuarios que nos visitan a diario.
 Adquirir la experiencia en condiciones reales de trabajo en

su organización de funciones (Realización y organización de
documentos oficiales, Archivo, etc.)
 Manejar con destreza y eficiencia la documentación

utilizada en la Institución, así como documentos afines
teniendo en cuenta el aspecto legal.
 Afianzar y aplicar los conocimientos teóricos

adquiridos sobre secretariado en la labor práctica.
2. JUSTIFICACIÓN DEL INFORME DE PRÁCTICAS

PROFESIONALES
El presente informe se justifica porque las prácticas profesionales
que realizamos cada uno de los estudiantes de esta Casa Superior de
Estudios lo hacemos con el fin de adquirir experiencia en un campo
real de trabajo y así de esta manera concientizarnos de nuestra
“APOLO’S”
12
verdadera realidad que enfrentamos al egresar de nuestro centro de

estudio.
Con las prácticas profesionales promovemos nuestro

desenvolvimiento personal, social y profesional, acumulando
experiencia en el campo de secretariado con el fin de completar y
profundizar nuestra formación profesional.
3. LIMITACIONES DEL INFORME

En las Instituciones y Empresas de nuestra localidad no se utiliza el
idioma inglés y lo ideal habría sido que practicara el idioma que era lo
que realmente necesitaba.
Falta de materiales y equipo necesario para desarrollar lo encomendado a

cabalidad, pero así, hice todo lo posible para que mi desempeño fuera el
mejor.
En la redacción del presente informe tuve la dificultad del escaso material

bibliográfico que existe en nuestro medio para poder guiarse para la
redacción del presente informe.
4. ANTECEDENTES
El presente Informe no tiene antecedentes en forma específica, ya que
hasta la fecha no se registra algún(a) alumno(a) que haya realizado
prácticas en esta institución, más bien existen algunos informes sobre
prácticas profesionales realizadas en otras instituciones, las cuales no
guardan relación con el presente informe, en el fondo; pero en la forma si,
“APOLO’S”
13
ya que apuntan a la misma carrera profesional, cuyas finalidades también

son las de aplicar los conocimientos teóricos adquiridos en el instituto.
“APOLO’S”
14
CAPÍTULO II
UNIDAD DE SECRETARÍA
1. CONCEPTO DE SECRETARÍA.
Es el área fundamental de una entidad, empresa o institución que se ocupa
de la realización de actividades elementales de oficina, así como ubicar
estrategias metodológicas para un desarrollo mejor en la actividad
administrativa.
2. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA
Las funciones de la secretaría según el Manual de Organización y
Funciones son:
 Recibir, registrar, clasificar y distribuir los documentos que

ingresan a la Dirección.
 Redactar y dirigir la comunicación que disponga el Director.
 Organizar y mantener actualizado el archivo de la dirección, de

acuerdo a las normas vigentes, cuidando su seguridad
conservación y confidencialidad.
 Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del

mobiliario, equipo y acervo documentario de la dirección, así
mismo mantener actualizado el inventario correspondiente.
 Llevar la agenda de reunión del director y registrar las audiencias,

atenciones y certámenes.
 Atender y efectuar las comunicaciones telefónicas y brindar

información al público usuario.
 Llevar el control del parte de asistencia del personal de la

dirección.
 Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para el

personal de la dirección, recepcionar, distribuir y cuidar de su
seguridad y control.
“APOLO’S”
16
 Archivar y recopilar los dispositivos legales.
 Gestionar la reproducción e impresión de los documentos que

sean requeridos por el personal de la dirección y equipos
correspondientes.
 Recaudación de dinero de bienes y servicios que presta la

Institución.
 Realizar otras funciones de su competencia que se le asigne el

Director.
“APOLO’S”
17
CAPÍTULO III
BREVE RESEÑA HISTÓRICA, MISIÓN, VISIÓN,
OBJETIVOS, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL,
ÁREA DE OFICINISTA, ÁREA DE SECRETARÍA
Y
ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EN MIS
PRÁCTICAS PROFESIONALES
“APOLO’S”
18
1. BREVE RESEÑA HISTÓRICA DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

“MICAELA BASTIDAS”
La I.E. “Micaela Bastidas” fue fundada gracias a la gestión del Sr. Felipe
Santiago Salaverry diputado por Cajabamba, cuando ejercía su primer
mandato el Presidente de la República Don Fernando Belaunde Terry. Nace
el 1º de abril de mil novecientos sesenta y cinco con el nombre de “Instituto
Industrial Femenino Nº 52” como la alternativa educativa técnica
imprescindible, para una juventud femenina que se proyectaba en el campo
de la producción reivindicando el protagonismo de la mujer en el desafío de
las últimas décadas del presente siglo, iniciando una transformación de los
complejos psicólogos y esquemas retrógrados que venía viviendo el pueblo
de Cajabamba, dando mayor libertad a las señoritas para capacitarse en las
especialidades de Corte y Confección y Cocina y Repostería,
especialidades técnicas afines con su importantísimo rol de ciudadana,
esposa y madre.
En el inicio ocupó la infraestructura de una casa perteneciente al Sr.

Grimaldo Goicochea en el Jr. La Torre Nº 120 en el Barrio Piura y luego
pasó a ocuparla casa del insigne profesor Don Celso Benigno Calderón,
recordado como segmento sobresaliente de nuestro acervo cultural
cajabambino, casa que mantiene sus detalles coloniales en donde resalta
con destacada peculiaridad las columnas que separa el patio de la entrada
con el patio principal del plantel y en donde continúa funcionando hasta la
actualidad; en el jirón que lleva el nombre del destacado profesor y con el
número 203. Ubicado en el barrio “Santa Ana” comprensión de la capital del
distrito y provincia de Cajabamba, departamento de Cajamarca; pertenece
administrativamente a la Unidad de Gestión Educativa Local de Cajabamba
y a la Dirección Regional de Educación de Cajamarca.
“APOLO’S”
19
Nuestra institución fue la primera en organizar en 1978 el Concurso de

Marinera en el ámbito provincial, que luego fue asumido por la
municipalidad y se mantiene hasta la fecha a con la denominación de
Concurso Nacional de Marinera, dando prestancia a las actividades que se
realizan con motivo de la fiesta patronal de nuestra provincia durante la
primera semana del mes de octubre.
En 1983, con la llegada de la reforma educativa, toma el nombre de C.E.

“Micaela Bastidas” cuenta con una infraestructura propia regularizada
mediante escritura pública en el año 2005. Esta casa fue construida como
Casa Hacienda hace más de 100 años, adecuándose los ambientes
necesarios para el funcionamiento del plantel, generándose necesidades
que no han sido satisfechas y que vienen originando dificultades que
influyen en el aprendizaje y el rendimiento escolar. A partir de su creación
empieza a crecer satisfactoriamente aumentando hasta 1991 a ocho
secciones, luego en el siguiente año a nueve secciones; de 1994 para
adelante cuenta con 10 aulas de clase y en 1995 se reactiva la especialidad
técnica de Industrias Alimentarias aumentando a dos las opciones
ocupacionales con la especialidad de Industria del Vestido que venía
funcionando desde años anteriores y por primera vez en Cajabamba se
gestiona la autorización para el funcionamiento de la primera y única
especialidad en nuestro medio de Computación e Informática, con la
adquisición de máquinas propias. En el año 2000 como parte de las
actividades de aniversario se institucionalizó el “Concurso de Huayno” con
la participación de alumnos del nivel primario y secundario de nuestra
localidad.
En el año 2003 se crea la especialidad de Cosmetología con el apoyo y

colaboración de padres de familia; mejorando la proyección a la comunidad
“APOLO’S”
20
con especialidades que permiten a nuestras alumnas desempeñarse

competitivamente en el campo laboral.
En el 2005 y 2006 nuestra institución obtiene el primer puesto en el I y II

Concurso de Escuelas Saludables organizado por la MPC. Con el apoyo de
esta misma institución, en el año 2007 se construyeron los modernos
servicios higiénicos. En el 2008 se mejora la infraestructura del plantel con
el apoyo del programa A TRABAJAR URBANO y el cofinanciamiento de la
Municipalidad Provincial, con la construcción de un coliseo interno que sirve
para el desarrollo de diversas actividades culturales, deportivas y sociales
entre otras.
En la actualidad se logró la remodelación total de los ambientes con el
apoyo del Gobierno Regional de Cajamarca los mismos que constan de 14
modernas aulas equipadas con sillas unipersonales, 1 laboratorio de Física
Química y Biología, 3 talleres para las especialidades de Cosmetología,
Artesanía y Manualidades y Computación e Informática; 1 ambiente para el
Aula de Innovaciones Pedagógicas y 1 ambiente para Biblioteca.
Durante el último quinquenio nuestra institución educativa ha tenido

destacadas participaciones en actividades extracurriculares como Olimpiada
de Matemática, Concurso de Comprensión Lectora, Concurso de
Argumentación y Debate, entre otras. Cabe destacar la participación de
nuestras alumnas en la XIX Feria Escolar Nacional de Ciencia, Tecnología e
Innovación en la cual lograron un importante lugar y la representación de la
Región en la IX FENCYT a realizarse en el vecino país del Ecuador en el
próximo año 2010; igualmente se tuvo una participación destacada en el I
Encuentro Nacional de Experiencias Educativas en Turismo
“APOLO’S”
21
2. MISIÓN Y VISIÓN DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

2.1. MISIÓN:
“Promovemos la formación integral de las adolescentes logrando
capacidades, conocimientos y actitudes que le permitan
desempeñarse exitosamente en la vida, respetando y conservando el
medio ambiente para lograr un desarrollo sostenible de nuestra
comunidad, consolidando nuestro liderazgo local, regional y nacional”
2.2. VISIÓN:
“Ser una institución educativa líder en educación ambiental,
ecológica, técnica y humanista que forma integralmente a las
alumnas en el desarrollo de sus capacidades, conocimientos y con
sólidos valores en proyección a la comunidad local, para incorporarlas
exitosamente al mundo laboral y empresarial”
3. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
 Ejecutar campañas para concientizar a las alumnas en el cuidado de la
infraestructura, conservar las paredes limpias y mejorar el aspecto del
local escolar.
 Colocar barandillas en zonas adecuadas, para mejorar la seguridad del

local escolar y evitar accidentes en desastres naturales o por el tránsito
de las alumnas y personal del plantel.
 Vigilar permanentemente a las alumnas para evitar que escriban en las

carpetas o las rayen con objetos punzo cortantes y conservar el buen
aspecto y estado del mobiliario escolar.
 Capacitar al personal de servicio, profesores y alumnas sobre la

importancia, instalación y cultivo de áreas verdes en la institución y
mejorar el ornato del local escolar.
“APOLO’S”
22
 Educar e incentivar a las alumnas y personal en el manejo adecuado de

residuos sólidos en la institución educativa para reducir la contaminación
ambiental.
 Educar a las alumnas para que utilicen adecuadamente los servicios

higiénicos y conservar el buen estado de las instalaciones.
 Gestionar recursos económicos para la construcción de un ambiente

(kiosco o cafetín) y expender los alimentos en condiciones higiénicas
adecuadas.
 Ejecutar campañas de higiene y limpieza para concientizar a los

docentes, padres de familia y alumnas y mejorar la higiene personal de
las alumnas y la limpieza del ambiente escolar.
 Promover en las alumnas, profesores, personal de servicio y

administrativos la práctica de la responsabilidad, y el respeto para
generar una cultura de buen uso del agua, la energía y el internet y
coadyuvar al cuidado del agua y el medio ambiente.
 Capacitar a los docentes en la planificación y ejecución de estrategias

para activar los procesos cognitivos de las capacidades y procesos
pedagógicos para desarrollar adecuadamente una sesión de
aprendizaje.
 Difundir la práctica de técnicas de aprendizaje y reforzar la comprensión

de textos y el razonamiento matemático para mejorar el rendimiento
académico de las alumnas.
 Capacitar y asesorar a los docentes en el diseño y manejo de la matriz

de evaluación, así como mejorar la elaboración de instrumentos de
evaluación adecuados a las capacidades de tal manera que exista
relación entre lo que se programa, lo que se enseña y lo que se evalúa.
“APOLO’S”
23
 Capacitar y asesorar a los docentes en la integración y utilización

adecuada de las TIC en las sesiones de aprendizaje para mejorar y
reforzar el desarrollo de las capacidades.
 Ejecutar charlas de sensibilización y concientización a los padres de

familia que coadyuven a mejorar las relaciones conyugales y familiares e
incrementar la autoestima y responsabilidad de las alumnas.
 Gestionar ante las instituciones locales y regionales presupuesto

económico para la construcción del auditorio institucionaly proveer
comodidad a las alumnas, padres de familia y personal en ciertas
actividades.
 Gestionar ante las instituciones locales y regionales presupuesto

económico para la sustitución de los servicios higiénicos del personal y
brindar comodidad y salubridad a los usuarios.
 Impartir una educación ambiental para motivar la toma de conciencia y

reducir la contaminación ambiental.
 Promover campañas de concientización e incentivar a las autoridades

correspondientes a reforzar el control de la caza indiscriminada y la tala
de bosques y proteger la biodiversidad de la localidad.
 Ejecutar campañas de información sobre el uso de fertilizantes, abonos

químicos, insecticidas y plaguicidas para reducir su utilización y
contribuir con el cuidado del medio ambiente.
 Realizar campañas de información a la población de la importancia del

cuidado del agua y el uso responsable de la energía para propiciar una
cultura del ahorro de agua y energía y evitar pérdidas económicas y
reducir la contaminación ambiental.
“APOLO’S”
24
 Educar y orientar a las alumnas y padres de familia para que adquieran

habilidades en la toma de decisiones asertivas y superar el incremento
de factores de riesgo en los escolares.
 Educar y orientar a las alumnas sobre educación sexual postergando el

inicio de relaciones sexuales y logren así sus objetivos y metas.
 Promover e incentivar en nuestras alumnas la práctica de las tradiciones

y costumbres propias de nuestra localidad para incrementar el respeto y
amor por nuestra cultura y acervo, incrementando así la identidad
cajabambina.
“APOLO’S”
25
4. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
MINISTERIO DE
EDUCACIÓN
DIRECCIÓN REGIONAL
DE EDUCACIÓN
CAJAMARCA
UNIDAD DE GESTIÓN
EDUCATIVA LOCAL
CAJABAMBA
DIRECCIÓN
INSTITUCIÓN EDUCATIVA
BÁSICA REGULAR CONEI
“MICAELA BASTIDAS”
SECRETARÍA PERSONAL
ADMINISTRATIVO
OFICINISTA III
SUBDIRECCIÓN
DOCENTES
AUXILIARES
PROFESORES POR
HORAS
ALUMNAS
APAFA
“APOLO’S”
26
5. ÁREA DE OFICINISTA
En esta área se encuentra la persona encargada de asistir en las
actividades secretariales desarrolladas en la oficina, recibiendo,
chequeando, clasificando, distribuyendo, archivando, registrando y
transcribiendo documentos, a fin de apoyar en las actividades técnicas y
administrativas de la unidad.
6. FUNCIONES DEL OFICINISTA

Son funciones del oficinista según el manual de organización y funciones:
 Apoyar a la secretaria en funciones específicas de trámite

documentario, archivo y soporte logístico.
 Digitar, registrar y archivar la documentación que sea requerida

por el personal de la Dirección.
 Orientar e informar al público usuario sobre la situación de la

documentación que se encuentra en trámite.
 Apoyar los servicios requerimiento, almacenamiento y distribución

de materiales y útiles de oficina.
 Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del

mobiliario, equipo y acervo documental.
 Reemplazar a la secretaria en casos de ausencia.
 Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el

Director.
 Estas funciones podrían variar dependiendo del Director de la

Institución.
“APOLO’S”
27
7. ÁREA DE SECRETARÍA
Es el área más relevante de toda institución o empresa porque la secretaria
es la que contribuye al eficaz funcionamiento mediante su trabajo discreto,
ordenado y metódico y en la actualidad ha pasado a ser la asistente
perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir
responsabilidades de éste con credibilidad.
El trabajo administrativo que debe realizar cada secretaria puede ser muy
diferente entre una y otra, en relación al campo de actividad de la Institución
o empresa en que se encuentra laborando, ya que cada sector tiene sus
propias características.
8. FUNCIONES DE SECRETARÍA
Las funciones de la secretaría según el Manual de Organización y
Funciones son:
• Recibir, registrar, clasificar y distribuir los documentos que

ingresan a la Dirección.
• Redactar y dirigir la comunicación que disponga el Director.
• Organizar y mantener actualizado el archivo de la dirección, de

acuerdo a las normas vigentes, cuidando su seguridad conservación y
confidencialidad.
• Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del

mobiliario, equipo y acervo documentario de la dirección, así mismo
mantener actualizado el inventario correspondiente.
• Llevar la agenda de reunión del director y registrar las audiencias,

atenciones y certámenes.
• Atender y efectuar las comunicaciones telefónicas y brindar

información al público usuario.
“APOLO’S”
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• Llevar el control del parte de asistencia del personal de la

dirección.
• Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para el

personal de la dirección, recepcionar, distribuir y cuidar de su seguridad
y control.
• Archivar y recopilar los dispositivos legales.
• Gestionar la reproducción e impresión de los documentos que

sean requeridos por el personal de la dirección y equipos
correspondientes.
• Recaudación de dinero de bienes y servicios que presta la

Institución.
• Realizar otras funciones de su competencia que se le asigne el

director.
“APOLO’S”
29
ACTIVIDADES REALIZADAS EN MIS PRÁCTICAS

PROFESIONALES
2. ÁREA DE OFICINISTA
En esta área realice las siguientes actividades:
2.1. REGISTRO DE ASISTENCIA DOCENTES:

Es un registro adecuado a las necesidades de la Institución en donde
se realiza un llenado cronológico de la asistencia por horas de los
Docentes de la Institución de forma manual, por día de cada mes.
2.2. INFORME DE HORAS EFECTIVAS DE TRABAJO PEDAGÓGICO

EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS PÚBLICAS:
Se adquiere en la Unidad de Gestión Educativa Local en donde se
informa las horas trabajadas de cada docente durante el mes, este
formato fue llenado manualmente para ser presentado posteriormente
en la Unidad de Gestión Educativa Local.
2.3. INFORME MENSUAL DE TARDANZAS E INASISTENCIAS DEL

PERSONAL DOCENTE
En este informe se comunica a la Dirección sobre todas las tardanzas
y especialmente las faltas de los docentes a su centro de trabajo,
para ser informadas a la Unidad de Gestión Educativa Local, para los
fines que estime conveniente
2.4. LLENADO DE FICHA ÚNICA DE MATRÍCULA

Esta ficha tiene valor de Declaración Jurada, y acompaña al
estudiante en todo su proceso formativo; tiene como objetivo recoger
información de la situación socioeconómica y familiar de los
estudiantes.
“APOLO’S”
30
2.5. NÓMINAS DE MATRÍCULA

Es el documento técnico pedagógico que contiene la relación de
alumnos matriculados en la Institución Educativa, por secciones,
grados y nivel educativo, es elaborada por la Institución Educativa y
aprobada por Resolución del Director de la misma, cuya copia se
remite a Unidad de Gestión Educativa Local o Dirección Regional de
Educación para conocimiento y fines estadísticos.
Las Nóminas de Matrículas se elaboran en el formato oficial

autorizado por el Ministerio de Educación, actualmente disponibles en
la página Web del Ministerio de Educación.
2.5.1. ELABORACIÓN DE LA NÓMINA DE MATRÍCULA

La Nómina de Matrícula será elaborada al concluir el proceso
de ingreso de los estudiantes al sistema educativo peruano y
remitido a la Unidad de Gestión Educativa Local o Dirección
Regional de Educación dentro de los treinta días de iniciado
el año escolar. En lo sucesivo al ser promovido o no de
grado el estudiante, se elaborará la nómina de matrícula
correspondiente.
Al finalizar el año escolar, automáticamente el estudiante
será considerado matriculado para el siguiente año lectivo en
el grado inmediato superior o en el mismo, de acuerdo a los
resultados de la evaluación, lo cual se informará a los padres
de familia o tutor, en el “informe sobre mis progresos” en
Educación Inicial y en Educación Primaria o la “libreta de
información” en Educación Secundaria , o la que
corresponda según la modalidad educativa, no siendo
necesario que el padre o la madre o el tutor acuda a hacerlo
al año siguiente, salvo que se trate de traslado de matrícula.
“APOLO’S”
31
2.5.2. LLENADO DE LA NÓMINA DE MATRÍCULA

El llenado de la nomina de matrícula se realizó en
computadora según los datos que solicita el Ministerio de
Educación a Nivel Nacional.
2.6. PLANILLÓN DE NOTAS DE ASIGNATURAS

Es un documento auxiliar que sirve para el llenado de las actas
consolidadas de evaluación al finalizar cada año lectivo, en este
documento se registra todas las notas de las asignaturas por grados
2.7. PLANILLÓN DE NOTAS DE COMPORTAMIENTO

También es un documento auxiliar que sirve para el llenado de las
actas consolidadas de evaluación al finalizar cada año lectivo, en este
documento se registra todas las notas de comportamiento de las
diferentes asignaturas.
2.8. ACTAS CONSOLIDADAS DE EVALUACIÓN

Las Actas Consolidadas de Evaluación serán llenados por
computadora en formatos electrónicos, descargado de sitio Web del
Ministerio de Educación http: //www.minedu.gob.pe, en papel A-4 de
80 gramos, Impresión Láser que garantice la durabilidad del
documento en el archivo de la Institución Educativa. Se presentará en
dos o tres ejemplares originales, de acuerdo a la estructura
organizacional de la Unidad de Gestión Educativa Local.
2.9. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

En la organización de archivo se realizó la clasificación en orden
alfabético y por años de los diversos expedientes de los alumnos
“APOLO’S”
32
desde el día que desarrollé hasta culminar mis prácticas

profesionales en dicha Institución.
2.10. OTRAS ACTIVIDADES

 llenado de certificados de estudios.
 Entrega de documentos a Docentes.
 Matrícula de alumnos.
 Apoyo en biblioteca en la entrega de libros escolares al
alumnado al inicio de clases.
 Organización de documentos recibidos en secretaria.
 Redacción de comunicados en pizarrón y papelotes.
 Llenado de Libretas Escolar de Notas.
 Tipeo de Plan de Estudio 2010.
 Tipeo de Calendarización 2010.
 Tipeo de resoluciones.
 Redacción de oficios.
 Redacción de memorándum.
“APOLO’S”
33
CAPÍTULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
1. CONCLUSIONES
 Gracias a la práctica profesional se ha adquirido experiencia en el

desenvolvimiento personal y social reforzando conocimientos adquiridos
durante la formación profesional de Secretariado Ejecutivo Bilingüe.
 Las prácticas en esta Institución Educativa me ha permitido manejar con

destreza, eficiencia y eficacia la documentación utilizada en la
Institución.
 Dado el tiempo de práctica, podemos decir que me encuentro en

condiciones de laborar normalmente en este campo de Secretariado.
“APOLO’S”
35
2. RECOMENDACIONES
 Frente al adelanto de la ciencia y tecnología, es menester seguir

capacitándose y actualizándose permanentemente a fin de seguir siendo
personas competitivas.
 Debido a las transformaciones que se están realizando en el mundo

actual es necesario tener una buena formación en computación que es
la base de nuestra carrera de Secretariado ejecutivo Bilingüe.
 Designar a una persona encargada para que realice el

monitoreo y seguimiento durante el desarrollo de las practicas
profesionales.
“APOLO’S”
36
BIBLIOGRAFÍA
 Fernando Canda Moreno, “Secretariado Ejecutivo”, Edición 1998.
 Universidad Nacional de Trujillo, “Diplomado y Programa de

Especialización en Secretariado Ejecutivo Bilingüe”, Edición 2008.
WEBGRAFÍA
 www.minedu.gob.pe/Manual Organización y Funciones. pdf
 www.administracion.edu.pe/agenda/archivo/Ficha/Ficha Única de Matrícula

2009.doc
“APOLO’S”
37
ANEXOS

Informe Prácticas - Geovanny

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AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU

ALUMNA PRACTICANTE : Tanit Geovanny Romero

CARRERA PROFESIONAL : Secretariado Ejecutivo

A Dios, por darme la vida, salud e

Al Instituto de Educación Superior “Apolo’s”, en cuyos

A los Docentes que laboran en esta prestigiosa

Un sincero agradecimiento al Instituto de Educación

BREVE RESEÑA HISTÓRICA, MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVOS,

1. Breve reseña histórica de la Institución Educativa

ACTIVIDADES REALIZADAS EN MIS

1.5.1. Elaboración de la nómina de matrícula

Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado Tanit Geovannys Romero Toribio

Señor Promotor, Director del Instituto de Educación Superior “Apolo’s” de la

En cumplimiento a las normas de la Institución que dignamente representan,

El presente informe es muestra de una realidad, producto de conocimientos y

Para una buena organización de una empresa e institución, es

El mundo actual requiere de personal atento a los adelantos que se dan

El presente informe constituye la recopilación de todo el trabajo

El contenido del presente informe se ha distribuido en IV capítulos

CAPÍTULO I : Planteamiento del Informe de Prácticas Profesionales.

CAPÍTULO II: Concepto de secretaría y sus principales funciones.

CAPÍTULO III: Breve reseña histórica, Misión, Visión, Objetivos, Organigrama

CAPÍTULO IV: Conclusiones y recomendaciones, donde se especifica las

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2. DATOS DEL PRACTICANTE

3. DATOS DONDE REALICÉ LAS PRÁCTICAS

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Fortalecer las aptitudes adquiridas en la formación

 Adquirir la experiencia en condiciones reales de trabajo en

 Manejar con destreza y eficiencia la documentación

 Afianzar y aplicar los conocimientos teóricos

2. JUSTIFICACIÓN DEL INFORME DE PRÁCTICAS

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verdadera realidad que enfrentamos al egresar de nuestro centro de

Con las prácticas profesionales promovemos nuestro

3. LIMITACIONES DEL INFORME

Falta de materiales y equipo necesario para desarrollar lo encomendado a

En la redacción del presente informe tuve la dificultad del escaso material

Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado Tanit Geovannys Romero Toribio

ya que apuntan a la misma carrera profesional, cuyas finalidades también

Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado Tanit Geovannys Romero Toribio

 Recibir, registrar, clasificar y distribuir los documentos que

 Redactar y dirigir la comunicación que disponga el Director.

 Organizar y mantener actualizado el archivo de la dirección, de

 Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del

 Llevar la agenda de reunión del director y registrar las audiencias,

 Atender y efectuar las comunicaciones telefónicas y brindar

 Llevar el control del parte de asistencia del personal de la

 Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para el

Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado Tanit Geovannys Romero Toribio

 Archivar y recopilar los dispositivos legales.

 Gestionar la reproducción e impresión de los documentos que

 Recaudación de dinero de bienes y servicios que presta la

 Realizar otras funciones de su competencia que se le asigne el

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1. BREVE RESEÑA HISTÓRICA DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

En el inicio ocupó la infraestructura de una casa perteneciente al Sr.

Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado Tanit Geovannys Romero Toribio

Nuestra institución fue la primera en organizar en 1978 el Concurso de

En 1983, con la llegada de la reforma educativa, toma el nombre de C.E.

En el año 2003 se crea la especialidad de Cosmetología con el apoyo y