24/09/2009

Con esta tarea puedes mejorar tu rentabilidad

Cómo hacer un inventario

Hacer inventario es una de esas tareas ingratas que, por pereza o

desconocimiento, muchas empresas suelen retrasar más de lo razonable. Sin
embargo, un control regular de tus bienes puede ofrecerte ventajas. Te
decimos cuales.

Manuel Pernas

Comentar

Enviar

Imprimir

• Valoración:
• Vota pulsando:

• Cómo hacer un inventario

• Optimiza el proceso
• Beneficios

Inicio del cuerpo del art�culo

Cada oveja en su rebaño o, lo que es lo mismo, cada producto en su sitio. Un

buen inventario te facilita esa tarea de control.

La información es poder, dice una de las consignas más antiguas en el mundo

de los negocios, y la mayoría de empresarios suele seguirla a rajatabla cuando
se trata de estar al tanto de cualquier detalle de su sector. De igual forma, todo
emprendedor ambicioso querrá saber lo más posible acerca de sus clientes:
quiénes son, dónde están concentrados, su gasto medio... Sin embargo, en
casa del herrero cuchillo de palo: ese mismo empresario, tan cuidadoso de
puertas afuera, es posible que no sepa con exactitud qué bienes tiene dentro
de su empresa ni cuanto valen esos activos. Es decir, el tipo de información
que podría obtener simplemente tomándose la molestia de hacer inventario.

Con la realización del inventario se busca “comparar las cifras que

tenemos según los libros con las existencias reales que hay en el
almacén, calculando su valor y la calidad de las mismas”, apunta Thierry
Casillas, profesor de Pymes de EOI Escuela de Negocios. Aunque este cálculo
parece de sentido común dentro de un negocio dedicado a la producción o
venta de artículos, resulta necesario en cualquier tipo de compañía ya que,
como recuerda Casillas, “incluso una empresa de servicios tiene un volumen de
existencias, aunque sólo sea el material de oficina, y hay que hacer recuento
de ellas”.

¿CUÁNDO HACERLO?
Realizar inventario al menos una vez al año no deja de ser una exigencia legal
en la medida en que cualquier sociedad debe valorar sus existencias con vistas
al cierre contable. Por esa razón, muchas empresas suelen aprovechar el
final del ejercicio económico para hacer recuento de sus activos.

Este inventario anual es una opción que “se puede realizar cuando existe un
número limitado de referencias”, dice José Ramón Márquez de la Cuesta,
profesor del Instituto de Formación Empresarial de la Cámara de Madrid. El
inconveniente, destaca, “es que la empresa debe efectuar una interrupción de
sus actividades de almacenamiento, paralizando las entradas y salidas”
mientras dure el recuento.

Pero si no quieres detener tu actividad, tienes la posibilidad de hacer un

inventario cíclico, a lo largo del ejercicio. “De esta forma, la empresa
realiza cada semana o mes el recuento de un determinado número de
referencias y cuando finalice el año habrá hecho ya el recuento total”,
aclara Márquez de la Cuesta.

CLASIFICACIÓN POR ACTIVOS

En cuanto a cómo debes clasificar tus bienes, recuerda que en un inventario
que incluya todos los activos deberá existir una división entre lo que
llamamos partidas de activo circulante (existencias del almacén) y las de
activo fijo (maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos
informáticos, etc). Todo eso, lógicamente, debe ser también objeto de
inventario”, señala Márquez de la Cuesta.

Por lo que se refiere a los bienes consumibles (papel, bombillas, bolígrafos,

papeleras), necesarios para la actividad pero de menor valor, se deben sumar
en el circulante. Lo habitual es que se fije un límite de precio (con relación a su
valor por unidad) y en función de éste se incluyan en una u otra partida.

EL INVENTARIO, PASO A PASO

Puede que pienses que los bienes de tu empresa son tan limitados que casi los
puedes ir contando sobre la marcha, pero no olvides que un inventario es un
sistema de control y, cuanto más preciso sea, mejor. Lo primero es verificar la
ubicación de los artículos, es decir, localizarlos. Esa tarea debería ser fácil si
has hecho los deberes previos: codificarlos todos. Asignar a tus activos unos
códigos de ubicación y de producto te servirá tanto para identificar cada uno
como su emplazamiento en el almacén.

Respecto a las herramientas necesarias, se trata de elaborar unas bases

de datos, para lo cual debería bastarte con los programas informáticos
más habituales. Desde Internet es posible descargar modelos de hojas de
inventario en Excel.

Según vayas haciendo el recuento de las existencias físicas reales (tal como se
les denomina en la jerga), producto a producto y referencia a referencia, y
sepas el número de unidades que tienes de cada cosa, es importante que
introduzcas esa cifra en una aplicación informática. Eso te permitirá comparar
el dato con el que figura en tus archivos de control. En caso de que haya
diferencias en los números, estaremos ante una desviación, ya sea negativa o
positiva (que falten o sobren productos).

Si concluido este recuento resulta que tus existencias no coinciden

finalmente con las que esperabas, has de hacer una valoración de esa
desviación o desajuste para proceder a su regularización. Dicho de forma
más sencilla: debes ajustar las cifras de tus libros de acuerdo con la realidad.
Cuando realizas el recuento del inventario, estás obteniendo también los datos
para tu inventario contable, y la regularización es por tanto “una regularización
contable, que afecta al balance de la compañía”, explica Márquez de la Cuesta.

TUS MÁRGENES DE MANIOBRA

A modo de referencia, que sepas que siguiendo la llamada clasificación
ABC las empresas suelen considerar admisible una desviación distinta
dependiendo del tipo de producto. Para los artículos de clase A (los más
valiosos para tu negocio), la desviación debería ser de cero; en la clase B se
toleraría una máxima del +/-1%, mientras que en los productos de clase C se
admite un margen máximo de hasta dos puntos porcentuales.

Si los desajustes son graves, puedes plantearte hacer un análisis

histórico de los movimientos de entrada y salida, en busca de posibles
fallos en los registros que te aclaren los bailes de cifras y ayuden a evitar
otros. “En ese caso –aclara Márquez de la Cuesta–, en lugar de una
regularización contable lo que tendrías que hacer es la rectificación de un
movimiento erróneo”.

Final del cuerpo del art�culo

Optimiza el proceso