“ Desarrollo de un Sistema de Control de

Correspondencia Para la Secretaría Ejecutiva

del Comité de Ministros ”

Informe Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y

seguimiento de la correspondencia, para ser
usado en la plataforma Intranet.

Consultor: Esteban Osorio Fuentes

Marzo 2003
Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para ser
utilizado en la plataforma Intranet.

Indice

1. Introducción………………………………………………….……….……………..…… 3

2. Definición del problema a resolver………………..…………..……………….… 4

2.1 Acciones de diseño y modelamiento.…….…………………….………. 4

2.2 Modelamiento de los datos..…………….…………………………………. 5

2.3 Desarrollo y proceso de maduración del proyecto…...……………. 5

2.4 Entrega proyecto en mano………………….……………….……………. 5

3. Modelamiento de la solución………………………….……………………………. 7

3.1 Punto de partida........…………………..…….…………………….………. 7

3.2 Modelo Conceptual….…….……………….…………………………………. 7

3.3 Modelo funcional...…….……………………….……………….……………. 9

3.4 Modelo de Datos….…….……………………….……………….……………. 10

4. Definición de la plataforma de software a utilizar..…………………………. 14

4.1 Recomendaciones……………………………………………………………… 14

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 Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para ser
utilizado en la plataforma Intranet.

1. Introducción.

Este informe tiene como objetivo principal el describir, analizar y presentar un

diseño de sistema, basado en las tecnologías de Información para dar una
solución centralizada a la necesidad de realizar un control y seguimiento de la
correspondencia que circula dentro de la organización.

En la actualidad no existe un sistema informático que resuelva esta necesidad.

Tampoco existe un modelo del flujo o de la estructura que describa el
seguimiento de la documentación que recorre por los departamentos,
divisiones y áreas operativas del ministerio. La ausencia de un sistema
centralizado genera incertidumbre, sensación de desorden y pérdida de
muchas horas de trabajo, toda vez que se necesita saber sobre la ubicación
presente de un cierto documento dentro de la organización. Además, el sano
manejo de la administración requiere frecuentemente de estadística sobre la
cantidad de documentos que ingresan o que andan circulando en sus
diferentes estados (asignado, entregado, en estudio, etc.), o de los flujos mas
importantes y cuellos de botella que puedan ocurrir.

Dentro del marco definido anteriormente se ha establecido la necesidad de

contar con una herramienta informática que permita llevar el control de toda
aquella documentación que ingresa al ministerio, ya sea desde otros
organismos como también los creados dentro del mismo. Además, esta
herramienta deberá proveer, por medio de informes y consultas, información
que permita medir los niveles con que opera el traspaso de documentos entre
los distintos departamentos.

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utilizado en la plataforma Intranet.

2. Definición del problema a resolver.

Debido a la gran demanda y necesidad de registrar la correspondencia de

manera uniforme es que surge el requerimiento, para disponer de un sistema
que permita estandarizar, controlar y facilitar la forma de registro de
documentación entrante o saliente de la subsecretaría de economía.

2.1. Acciones de diseño y modelamiento.

La primera acción fue revisar un sistema desarrollado por otra Institución

pública. Se analizó la factibilidad de usarlo como una primera fase de
trabajo para el modelamiento de la solución. Los inconvenientes
encontrados fueron los siguientes:
• Tecnología cliente servidor (no alineado con la Intranet de la
subsecretaría.
• Posesión solo de los programas ejecutables y no acceso a los códigos
fuentes, lo que imposibilita el trabajo expedito de modificación o
mantención.
• Ausencia de soporte operativo.
• Construido sobre tecnología de código propietario y descontinuada.

Se tomó la decisión de usar el sistema como una base inicial para realizar
el modelamiento y re-escribir completamente el código en tecnología de
código abierto y en plataforma Intranet.

La segunda acción fue extractar el modelo de tablas de este sistema y

realizar un primer borrador del modelo de datos por medio de la
herramienta de diseño de Sybase (PowerDesigner).

La tercera acción fue realizar un prototipo y evaluar con personal de la

subsecretaría, lo que permitió generar el concepto definitivo y el modelo
de datos del sistema.

De acuerdo a los antecedentes otorgados, podemos decir que el proyecto

consta de tres grandes etapas, estas son:

• Modelamiento de los datos

• Desarrollo y proceso de maduración del proyecto
• Entrega proyecto en mano

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Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para ser
utilizado en la plataforma Intranet.

2.2. Modelamiento de los datos.

Este proceso involucra la participación en forma conjunta de las áreas

administrativa, gestión e informática. Esto se explica dado que en este
proceso se releva la colecta de los datos del sistema, de manera de
obtener una cuantificación y modelamiento de estructura y flujos, respecto
a la información que se maneja por distintos departamentos o áreas.

Por otro lado el proceso de modelamiento busca optimizar, simplificar y

gestionar de mejor forma los flujos de la información, obteniendo
resultados que permiten visualizar los centros de información y sus
respectivos nodos. En el punto 3 del presente informe, se detalla en forma
gráfica el modelamiento de la solución y sus antecedentes.

2.3. Desarrollo y proceso de maduración del proyecto.

Este proceso se refiere, a la implementación del sistema en la red Intranet

de la Subsecretaría de Economía, de modo tal que permita a todos los
usuarios y centros generadores, consultar e ingresar información al
sistema, ello validado por un perfil de usuario.

Una segunda parte de este proceso, es lo que involucra el desarrollo on-

line, en este punto cabe señalar que podemos encontrar todo lo
relacionado a las solicitudes de puesta en marcha, donde un sin numero de
cambios sobre el producto final, se han generado en la medida que el
aporte incondicional de las diferentes unidades administrativas y centros
generadores de documento han ido solicitando mejoras al sistema, ello nos
deja con una tranquilidad bastante sólida, dado que durante este proceso
de maduración hemos podido en conjunto internalizar mejor el uso del
sistema de tal modo que hoy en día es una herramienta que si no
responde a lo solicitado, no será raro escuchar el teléfono o leer un correo
en el cual se soliciten mejoras, modificaciones o nuevos insumos para la
perfecta explotación del sistema de control de correspondencia.

2.4. Entrega proyecto en mano.

Durante esta etapa, se procederá a cerrar el desarrollo exclusivo del

sistema, ello indicará que el proceso de maduración ha caducado y se
inicia la utilización oficial en el ámbito de la Subsecretaría, lo que involucra
un uso obligatorio y masivo del sistema de control de correspondencia
para el registro de documentación.

Debemos recordar que si bien las nuevas tecnologías de la información

apuntan a la explotación de estos recursos no podemos estar ajenos a

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Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para ser
utilizado en la plataforma Intranet.

estas tecnologías, por ende, y de acuerdo a las políticas fijadas por el

gobierno electrónico, es que hoy podemos disponer de un producto de
exportación y del cual el estado puedo hacer uso sin costo alguno.

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 Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para ser
utilizado en la plataforma Intranet.

3. Modelamiento de la solución.

En las siguientes secciones se explicará la forma en que se dio una solución al

problema anteriormente descrito.

3.1. Punto de partida

Se partió de la base de validar y reconocer la situación inicial de la

organización. Como base del diseño se definió que en el presente, sin
sistema de información centralizado, el sistema de correspondencia es el
conjunto de libros de registro y de control que existen en las diversas
unidades y departamentos. En algunos casos como oficina de partes se
trabaja con más de 10 libros o registros diferentes, también existen
departamentos que manejan un solo libro. El análisis de este conjunto de
información permitió definir los conceptos básicos del sistema, tales:
Centro de recepción y despacho, asignación interna al centro, asignación
hacia otro centro, estados del documento y comentarios.

El segundo paso de este análisis permitió definir un modelo de datos

común a todos los libros de registros que se encontraron en uso.

Con estos dos elementos, (el modelo de los datos, y el modelo

conceptual de los flujos) se contó con las piezas básicas para el
modelamiento detallado de la solución.

3.2. Modelo Conceptual

El sistema propuesto consiste en realizar un seguimiento a cada uno de

los documentos que son ingresados a la subsecretaría proveniente desde
organismos externos o aquellos que son creados en el interior de ésta.
Luego de que se encuentra ingresado un documento se van registrando
cada uno de los movimientos que se generan a medida que éste se va
moviendo de un centro a otro para que de este modo se pueda generar
una historia con todos los pasos que ha seguido cierto documento.

Una forma sencilla de diagramar el proceso antes mencionado es el

realizar un dibujo que nos permita identificar claramente la forma en que
opera el sistema. El siguiente es un diagrama que nos muestra, de una
manera visual y práctica, la forma en que se realizan los pasos que
permiten llevar a cabo el control y seguimiento de un documento dentro
de la organización.

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Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para ser
utilizado en la plataforma Intranet.

Para efectos del sistema cada uno de los departamentos de la

subsecretaría es tratado como un “centro de recepción y despacho” tal
como se ve en la imagen. Siendo mas explícito, la flexibilidad y potencia
de este diseño simplificado, es que cualquier oficina, departamento,
división o área que maneje algún tipo de registro de entrada y salida de
correspondencia, puede ser incorporado como un “centro de recepción y
despacho”. A su vez, estos centros tienen en su interior ‘puntos’ de
recepción de documentos, lo que es análogo a los profesionales o
personal administrativo que trabajan en cada uno de los departamentos.
El modelo conceptual de los flujos define dos tipos, el primero entre
centros y el segundo tipo es hacia el interior del centro. Los centros
manejan el primer tipo de flujo y son los únicos capacitados para
ingresar, despachar o recibir documentos. En el caso de que un centro
reciba un documento que va destinado a un punto ‘x’ (un profesional del
departamento), la persona encargada de operar el centro (generalmente
una secretaria que maneja la correspondencia) lo asigna a tal persona
mediante el sistema y lo hace llegar a sus manos. En el momento en que
el funcionario(a) asignado haya terminado la acción que se debía realizar
sobre el documento, lo devuelve a la persona encargada del centro para
que ésta lo reciba y lo envíe a otro centro (en el caso de ser necesaria

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Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para ser
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esta acción), o lo archive si es que se ha terminado el ciclo de éste. Para

el caso de los documentos que vienen desde el exterior de la
subsecretaría es el centro manejado por la oficina de partes el único que
puede registrar estos ingresos y posterior asignación al centro
correspondiente.

3.3. Modelo funcional.

De acuerdo al modelo general seguido hasta el día de hoy en el diseño y

utilización de la Intranet de la Subsecretaría, el diseño y desarrollo del
sistema se realizará teniendo en mente la estructura de paneles activos
que pueden ser accedidos desde un browser (Internet Explorer,
Netscape, etc.) como una página web cualquiera, lo cual posibilita la
división de tareas de manera que se pueda tener a varias personas
encargadas de realizar las distintas acciones que permitan llegar al
objetivo final seguido por el sistema y que cada una de estas personas
mantengan actualizada la información de acuerdo a la labor que tengan a
cargo dentro de éste. Por razones obvias cada vez se apunta más y más
a generar planillas de trabajo que sean más intuitivas, de contenido
simple y significativo y, debido a esto, fáciles de trabajar por los usuarios.

El esquema que se presenta a continuación es una representación en la

cual se explica de manera global la forma en que funciona el sistema de
control y seguimiento de documentación.

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Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para ser
utilizado en la plataforma Intranet.

Los datos de las fichas de documento de entrada son llenados por las
personas encargadas de realizar esta operación dentro del departamento
correspondiente (los que para este sistema se denominan ‘centros
generadores’), para ser guardados o almacenados en la Base de Datos
cuando el usuario da la orden de Ingresar, al hacer clic en el botón
correspondiente (usualmente ‘ACEPTAR’) en el panel de ingreso de
Información. Estos datos una vez ya registrados, pueden llegar a sufrir
diversas modificaciones (actualizaciones), para lo cual se creó un nuevo
formulario similar a los de ingreso, que de una manera muy parecida,
permite efectuar las modificaciones correspondientes al caso o agregar
información que anteriormente se haya dejado en blanco. La información
que está almacenada puede a su vez ser solicitada y/o procesada para
obtener despliegues por pantalla tal como reportes de estado que
permiten identificar el punto o centro en que se encuentra determinado
documento, informes varios de acuerdo a determinados criterios de
búsqueda (como podría ser un listado de los documentos ingresados
entre dos fechas) y como producto final del sistema obviamente se
obtiene un documento tramitado en su totalidad con una ficha en la cual
se puede apreciar todo el recorrido que éste tuvo que andar (centros y
tiempos de estadía en cada uno de ellos) para ser tramitado.

El sistema permite la ‘movilización’ de los documentos para lo cual se

cuenta con tres paneles que permiten despachar, recibir y archivar los
documentos que se encuentran ingresados en el sistema. A la hora de
despachar se selecciona el documento, su destino y luego se hace clic en
aceptar. Al archivar se debe indicar el documento y la carpeta de destino.
Por último, para recibir se debe indicar el documento que se va a recibir
desde una lista donde se muestra la totalidad de documentos que están
para ser recibidos. En general, el procedimiento para realizar cada una de
estas acciones es básicamente el mismo.

3.4. Modelo de datos

El diagrama que se presenta a continuación corresponde al modelo de

datos que representa la solución dada en cuanto al diseño de la
estructuración de la información almacenada dentro del motor de base de
datos finalmente escogida para el sistema.

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Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para ser
utilizado en la plataforma Intranet.

Tal como señala el diagrama, el sistema está concebido sobre la base de

dieciséis tablas, quince relacionadas entre si y una independiente (tabla
ingresopiso1). Las tablas principales son el lugar donde se almacenan los
datos mas relevantes que configuran el registro de un documento (tablas
docto, doctoetapa, archivados, tb_usuario, usuarioetapas e historia), las
demás tablas son mas que nada auxiliares o de tipos, las que permiten
identificar ciertos aspectos de estos documentos, además de ser
necesarias para realizar búsquedas y gestión sobre los datos.

Las tablas principales, que se mencionaron anteriormente, conforman el

sistema de control seguimiento de documentación en si. En ‘docto’ se
almacenan los datos propios de cada documento. En ‘doctoetapa’ se
guarda la información concerniente a la etapa (o centro) en que se
encuentra en un momento dado un documento en particular. En la tabla
‘tb_usuario’ se encuentra los datos de cada uno de los usuarios del
sistema (login, password, etc.) En la tabla ‘archivados’ se registra los
documentos que están en esa condición. En la tabla ‘usuarioetapas’ se
mantiene registrada la etapa o centro a la que pertenece cada uno de los
usuarios del sistema. Por último se tiene la tabla ‘historia’, en la cual se
va registrando cada uno de los movimientos por los que pasa un
documento dado (creación, despachos, recepciones, etc.), de modo de
tener una ‘historia’ para cada uno.

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Etapa 1 : Diseño de un sistema para el control y seguimiento de la correspondencia, para ser
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Descripción de las Tablas

TABLA DOCTO (claves primarias y foráneas)

Nombre campo Tipo clave Tabla que apunta

barra Clave Primaria
tipo Clave Foránea tipo
origen Clave Foránea origen
accion Clave Foránea accion

TABLA DOCTOETAPA

Nombre Campo Tipo clave Tabla que apunta

correlativo Clave Primaria
barra Clave Foránea docto
actual Clave Foránea tb_usuario
destino Clave Foránea tb_usuario

TABLA ARCHIVADOS

Nombre Campo Tipo clave Tabla que apunta

correlativo Clave Primaria
barra Clave Primaria y docto
Clave Foránea
ultima_etapa Clave Foránea etapas
cod_archivador Clave Foránea carpetas_archivo

TABLA TB_USUARIO

Nombre Campo Tipo clave Tabla que apunta

cod_usuario Clave Primaria

TABLA USUARIOETAPAS

Nombre Campo Tipo clave Tabla que apunta

cod_usuario Clave Primaria y tb_usuario
Clave Foránea
cod_etapa Clave Primaria y etapas
Clave Foránea

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utilizado en la plataforma Intranet.

TABLA HISTORIA

Nombre Campo Tipo clave Tabla que apunta

correlativo Clave Primaria
barra Clave Primaria y docto
Clave Foránea
cod_usuario Clave Foránea tb_usuario
cod_archivador Clave Foránea carpetas_archivo
actual Clave Foránea tb_usuario
comodin Clave Foránea tb_usuario

Lo anterior es lo que se tiene en cuanto al diseño lógico de la aplicación,

ahora en lo que respecta al diseño físico se tiene varias páginas activas
cada cual tiene una función específica. Una página de ingreso que
permite registrar la ficha básica de un documento que ingresa al sistema.
También se tiene otra página que permita actualizar la información
contenida en estas fichas ya que posiblemente a la hora de realizar el
ingreso de una ficha por primera vez puede ser que no estén disponibles
todos los datos de esta y necesiten ser registrados en algún momento, o
también puede ser necesaria una simple modificación de datos mal
ingresados. Además una página que sirva para realizar los despachos de
los documentos, así como una para la recepción de éstos. Una página
para archivar los documentos que se necesite. También se tiene una
página que servirá solamente para consultar sobre un documento
específico mediante su número correlativo, la cual deriva en otra ficha
llamada ‘ficha del documento’ en la que se puede ver, además de la ficha
misma, el historial que indica por todas las etapas que ha pasado el
documento junto al tiempo de demora en cada una de ellas. Además
existe una página para realizar consultas parametrizables, la cual permite
mediante varios filtros posibles obtener la información (los documentos)
que se necesiten. Por último existen varios listados que permiten
obtener: la distribución que haya hecho oficina de partes desde el
comienzo del uso del sistema, indicando los destinos y los tipos de
documentos que ha enviado a ellos, además de las cantidades
correspondientes; el total de documentos ingresados y asignados por un
centro cualquiera, pudiendo ser filtrados por un rango de fechas y un
destino específico; el total de documentos recibidos y asignados, también
filtrados por un rango de fechas y un destino específico; por último un
listado de los documentos que un centro mantiene archivados, pudiendo
ser este listado filtrado por una carpeta cualquiera que tenga asignada
ese centro.

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4. Definición de la plataforma de software a utilizar.

En cuanto a la plataforma a utilizar para montar y desarrollar el sistema de

seguimiento de contratos en la intranet se dispone de la base establecida para
los sistemas previamente construidos (registro de proyectos, registro de
estudios, sistema de seguimiento de contratos), la cual está conformada por un
ambiente Linux con Apache como servidor web, PHP para el desarrollo de las
páginas activas, Javascript para la validación de los datos y PostgreSql para el
manejo de los datos.

4.1 Recomendaciones.

Debido principalmente a los requerimientos en la implementación o

construcción del sistema, además de motivos de compatibilidad y costo,
es que se recomienda utilizar la plataforma ya establecida (Linux,
Apache, Php, Javascript y PostgreSql). Cuando se habla de compatibilidad
se refiere a que PostgreSql puede funcionar bajo el sistema operativo
Linux sin problemas.

Adicionalmente es importante considerar que la contraparte del

biministerio ha decidido incorporar fuertemente y en forma paulatina la
plataforma Linux en el Interior de la red. Las consideraciones adicionales
a las descritas precedentemente, que ha tomado en cuenta el biministerio
para esta decisión son entre otras las siguientes:

• Menor costo de la solución por ausencia de gasto directo en el

licenciamiento del software.
• Menor costo por disminución de fallas en la operación de los
computadores debido a que es un sistema operativo y una base de
datos estable en su funcionamiento.
• Mayor rendimiento y seguridad en la operación por ser un código
abierto.
• Mayor calidad en el entrenamiento de los profesionales al ser
tecnología de código abierto.

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