You are on page 1of 59

CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION

ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA

GESTION DOCUMENTAL

VALENCIA, 25 DE ABRIL 2011


CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

CONTENIDO

INTRODUCCION
1. PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
1.1. PRODUCCION DOCUMENTAL
1.1.1. Marco normativo del proceso
1.1.2. Actividades del proceso
1.1.3. Normalización de la producción documental
1.2. RECEPCION DOCUMENTAL
1.2.1. Marco normativo del proceso
1.2.2. Actividades del proceso
1.2.2.1. Recepción de documentos
1.2.2.2. Radicación de documentos
1.2.2.3. Registro de documentos
1.3. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
1.3.1. Marco normativo del proceso
1.3.2. Actividades del proceso
1.4. TRAMITE DE DOCUMENTOS
1.4.1. Marco normativo del proceso
1.4.2. Actividades del proceso
1.5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
1.5.1. Marco normativo del proceso
1.5.2. Clasificación documental
1.5.3. Actividades del proceso
1.6. CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
1.6.1. Marco normativo del proceso
1.6.2. Actividades del proceso
1.7. CONSERVACION DE DOCUMENTOS
1.7.1. Marco normativo del proceso
1.7.2. Actividades del proceso
1.8. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS
1.8.1. Marco normativo del proceso
1.8.2. Actividades del proceso
2. LAS UNIDADES DE CORRESPONDECIA
3. FORMACION DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
3.1. Archivo de Gestión
3.2. Archivo central
3.3. Archivo histórico
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

4. MANUAL DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES


4.1. Objetivo
4.2. Alcance
4.3. Normatividad
4.4. Definiciones
4.5. Responsables
4.6. Requisitos para las transferencias documentales
4.7. Lineamientos para efectuar las transferencias
4.7.1. Operaciones previas a la transferencia
4.8. Recepción y disposición final de la transferencia
4.9. La eliminación
4.10. Transferencias primarias
4.11. Transferencias secundarias
4.12. Transferencias de fondos acumulados
4.13. Plan de contingencia en las transferencias documentales
5. ANEXOS
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

INTRODUCCION

Implementar la gestión documental en prácticas operativas, que se


puedan optimizar y llevar más fácilmente a su utilización con el apoyo
de soluciones informáticas, las cuales permitirán reducir problemas,
aprender a optimizar el uso de los programas de gestión, organizar los
asuntos de los diferentes clientes que maneja la Institución y facilitar el
desempeño de las actividades propias de cada dependencia o área.

Organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme


durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o
conservación definitiva, se convierte así en un factor clave para la
optimización de los procesos en el seno de la organización. Como parte
de los documentos de este sistema, el “Manual de Gestión
Documental” es el documento que define la estructura documental, las
características y componentes necesarios para evidenciar la
operacionalización del Sistema de Gestión Integral.

El presente documento es una herramienta que ofrece al funcionario de


La Alcaldía Municipal de Valencia un conocimiento detallado sobre las
técnicas organizativas, y normas que se aplican institucionalmente para
gestionar los documentos, con un enfoque eminentemente práctico y
sencillo a través de la aplicación de los procedimientos de control de
documentos y de registros.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

1. PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN


DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos.


Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo
Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la
distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la
disposición final de los documentos.

Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión


documental, se determinan los siguientes procesos que estarán
interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de
correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento
(Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico)

1. Producción,
2. Recepción,
3. Distribución,
4. Trámite,
5. Organización,
6. Consulta,
7. Conservación, y
8. Disposición final de documentos.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

APLICACIÓN DE PROCESOS

PRODUCCION

DISPOSICION
RECEPCION
FINAL

CONSERVACION DISTRIBUCION

CONSULTA TRAMITE

ORGANIZACION
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

1.1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus


funciones. Instructivo de correspondencia

1.1.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos


oficiales.

Ley 527 de 1999Artículo 7.Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Código Penal

Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con


falsificación de los documentos públicos.

Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Código de Procedimiento Penal

Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.

Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

Código de Comercio.

Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la


contabilidad.

Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Artículo 123. Soportes contables

Decreto 2150 de 1995

Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de


comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas


o esferos de tinta húmeda.

NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”.

NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.

NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la


permanencia y durabilidad”.

1.1.2. ACTIVIDADES DEL PROCESO

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación


y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las
funciones propias de cada entidad o dependencia, los cuales pueden
ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos
que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de
sus funciones específicas.

Creación y diseño de documentos.

Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de


escribir y procesadores de texto).

Determinación y selección de soportes documentales (cintas


magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros,
microfilme, video).

Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje,


tintas.

Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

Determinación de uso y finalidad de los documentos.

Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o


logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de
letra, firmas autorizadas.

Adecuado uso de la reprografía.


CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

1.1.3. NORMALIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Identificación de dependencias productoras.

Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y


formularios regulados en los manuales de procesos y
procedimientos e identificados en la TRD.

Directrices relacionadas con el número de copias.

Control de la producción de nuevos documentos.

Determinación de la periodicidad de la producción documental.

1.2. RECEPCIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución


debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por
una persona natural o jurídica.

1.2.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política

Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de


comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o
registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades
que establezca la ley.

Reforma Acto Legislativo 02 de2003.

Decreto 2150 de 1995.

Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos


originales y uso de sellos, ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia,


radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

1.2.2. ACTIVIDADES DEL PROCESO

1.2.2.1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de


diferentes medios como: mensajería, correo tradicional, fax, correo
electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de
acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar
regulados en los manuales de procedimientos al momento de la
recepción se debe verificar que estén completos, que correspondan a
lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su
radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo


tradicional, correo electrónico, página web, otros.

Recibo de documentos oficiales.

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

1.2.2.2. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos


establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Impresión de rótulo de la radicación.

Registro impreso de planillas de radicación y control.

1.2.2.3. REGISTRO DE DOCUMENTOS

Recibo de documentos oficiales.

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060


de 2001, tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria
Nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s)
Número de radicación
Nombre del funcionario responsable del trámite
Anexos
Tiempo de respuesta (Si lo amerita)

Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales


despachadas.

Establecimiento de controles de respuesta a partir de la


interrelación de documentos recibidos y enviados.

1.3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su


destinatario.

1.3.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones


reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995

Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001.

Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las


comunicaciones oficiales.

1.3.2. ACTIVIDADES DEL PROCESO

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al


exterior de la entidad, sin interesar el medio de distribución de los
documentos se debe contar con mecanismos de control y verificación
de recepción y envío de los mismos.

En este proceso se distinguen actividades como:


CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

1. Distribución de documentos externos


Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la
competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a la dependencia competente.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos


Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados


Definición de medios de distribución: personal, fax, correo
tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea,
página web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Métodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guías y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organización mensajería externa.
Registro de control de envío de documento

1.4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el


cumplimiento de su función administrativa.

1.4.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política.

Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones


respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o
particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar
su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos
fundamentales.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.

Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de


petición.

Decreto 2150 de 1995.

Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública


deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus
respectivas respuestas por medio de correo certificado.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones,


numeración de actos administrativos.

1.4.2. ACTIVIDADES DEL PROCESO

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto


de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos
integran sus respectivas series documentales.

De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en


cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de
las comunicaciones.

En este proceso se señalan las actividades de:

1. Recepción de solicitud o trámite


Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y r uta del
trámite.
Identificación del trámite.
Determinación de competencia, según funciones de las
dependencias.
Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

2. Respuesta
Análisis de antecedentes y compilación de información.
Proyección y preparación de respuesta.
Trámites a que haya lugar con la producción de documentos
hasta la culminación del asunto.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

1.5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y


descripción de los documentos de una institución, como parte integral
de los procesos archivísticos.

1.5.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Artículo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas


Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios,
dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la
contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los
mismos.

Ley 80 de 1993.

Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad


contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que
se refieren los artículos 50,51,52 y 53 de esta Ley prescribirá en el
término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los
mismos.
La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal
prescribirá en veinte (20) años.

Código de Comercio.
Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán
ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre
de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante,
siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su
reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde
fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción
de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará
los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para
su reproducción.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé
en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades
anteriores.

Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R.D.

Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la


liquidación de las entidades públicas del orden nacional.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional


de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos
Privados.

Acuerdo AGN 007 de 1994.

Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el Comité


Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su
integración y le fija las funciones.

Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las TRD.

Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del


Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de
Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”

Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la


evaluación de TRD.

Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos públicos de las


Cámaras de Comercio.

Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y


requisitos para la contratación de servicios de archivo.

Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para


la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en
desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las


entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen.

Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para
la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y
las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario
Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la
Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041


de 2002 en relación con la integración del Comité de Archivo de las
entidades públicas en proceso de liquidación.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la


organización de fondos acumulados.

Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los


documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del
Orden Nacional.

Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los


documentos de archivo.

Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organización de historias


laborales.

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias


laborales.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de


Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la
Nación.

Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión


Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención
Documental del AGN.

Resolución AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Técnico de


apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación.

NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.

NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.

1.5.2. CLASIFICACION DOCUMENTAL

1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual


se identifican y establecen las series que componen cada
agrupación documental (fondo, sección y subsección), de
acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad”

1.5.3. ACTIVIDADES DEL PROCESO

Identificación de unidades administrativas y funcionales.


CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la


dependencia.
Conformación de series y subseries documentales.
Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o
valoración y de los documentos de apoyo.
Control en el tratamiento y organización de los documentos.

2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos


dentro de las respectivas series en el orden previamente
acordado.

Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y


tipos documentales.
Conformación y apertura de expedientes.
Determinación de los sistemas de ordenación.
Organización de series documentales de acuerdo con los pasos
metodológicos.
Foliación.

3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los


documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su
identificación, localización y recuperación, para la gestión o la
investigación.

Análisis de información y extracción de contenidos.


Diseño de instrumentos de recuperación como Guías,
Inventarios, Catálogos e Índices.
Actualización permanente de instrumentos.

Para el caso de la descripción archivística, la ISAD (G), Norma


Internacional General de la Descripción Archivística, trata las reglas
generales aplicables a la descripción archivística sin tener en cuenta la
naturaleza o el volumen. Esta norma ha sido homologada para
Colombia por el ICONTEC y el Archivo General de la Nación y es la
Norma NTC 4095, en ella se determina la formulación de la información
mediante veintiséis elementos que pueden ser combinados para
constituir la descripción de una entidad archivística. La organización de
las reglas refleja la estructura adecuada para cualquier descripción.

En la estructura de la Norma ISAD (G), los elementos se agrupan en


siete áreas de información:

1. Área de identificación.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

2. Área de contexto.
3. Área de contenido y estructura.
4. Área de condiciones de acceso y uso.
5. Área de documentación asociada.
6. Área de notas.
7. Área de control de la descripción.

Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión


documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus
diferentes fases, es la Tabla de Retención Documental, la cual actúa en
las entidades como regulador de las decisiones en materia documental,
y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas
tecnologías en los archivos.
Para estos efectos, la retención de documentos: “Es el plazo en
términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el
archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la
tabla de retención y de valoración documental”.
La organización de los documentos permite una rápida identificación de
los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de
las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por
los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o
disposición final.

Actividades:

Elaboración de inventarios documentales.


Organización y entrega de transferencias documentales.
Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD.

1.6. CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la


información que contienen.

1.6.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política.

Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y


difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información
veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza,


aprendizaje, investigación y cátedra.

Artículo 74.Todas las personas tienen derecho a acceder a los


documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Artículo
112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el
Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y
plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las
restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de
acceso a la información y a la documentación oficial

ART. 316.
Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las
Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata
no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se
reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele
al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel
común.

ART. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los
documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las
oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de
reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe
emplearse, pague el amanuense, y que las copias p uedan sacarse bajo
la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos
de ésta.
Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la
Constitución o la ley tengan carácter de reservados, ni copia de
cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien
dependa.

Ley 57 de 1985.

Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos


públicos.

Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el


Derecho de petición de información.

Decreto 2126 de 1992.

Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.

Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.


CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.

1.6.2. ACTIVIDADES DEL PROCESO

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad,


dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a
la información contenida en los documentos de archivo y de ser
necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este
propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes
de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al
usuario al funcionario competente.
La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de
funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe
facilitar con los controles correspondientes.

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas


deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se
permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado
conforme a la Constitución y a las leyes. La consulta se puede hacer
mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, oal
funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o
Histórico.
La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto
de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos
requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos,
ya sean inventarios, guías, catálogos e índices.

Las actividades básicas en esta fase son:

1. Formulación de la consulta
Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.
Determinación de competencia de la cons ulta.
Condiciones de acceso.
Disponibilidad de información en términos de restricciones por
reserva o por conservación.
Reglamento de consulta.

2. Estrategia de búsqueda
Disponibilidad de expedientes.
Disponibilidad de fuentes de información.
Establecimiento de herramientas de consulta.
Ubicación de los documentos.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

3. Respuesta a consulta
Atención y servicio al usuario.
Infraestructura de servicios de archivo.
Sistemas de registro y control de préstamo.
Uso de testigos y formatos para el control de devolución.
Implantación de medios manuales o automáticos para
localización de información.

1.7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para


garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo,
sin alterar su contenido.

1.7.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política.

Artículo 8. Proteger los recursos culturales y na turales del país y velar


por la conservación de un ambiente sano.

Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros


de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y
dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en
esta Constitución implica responsabilidades.

Código Procedimiento Civil.

Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los


escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas
cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías,
talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo
objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las
inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.

Ley 47 de 1920.

Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e


inmuebles.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del


patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981.

Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre conservación copias mediante


microfilmación.

Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación,


exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.

Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura.

Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación.

Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y


de Imágenes en Movimiento.

Código de Comercio.

Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y


almacenar libros y papeles del comercio.

Decreto 1798 de 1990

Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.

Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los


comerciantes en sus archivos.

Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos


originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de
documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar
documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso
de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe
limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los
particulares, entre otros.

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades


oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su
valoración.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.”


Los archivos deberán implementar un sistema integrado de
conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la
entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos,
garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación
desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta
su disposición final.

Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de


documentos.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo,


restricciones por razones de conservación.

Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y


restauración documental.

Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales


destinados a archivos.

Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los


documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los


documentos de archivo.

Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la


contratación de los servicios de depósito, custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de archivo.

1.7.2. ACTIVIDADES DEL PROCESO

En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas


encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y
suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de
almacenamiento de información en sus distintos soportes.
El almacenamiento de documentos consiste en guardar
sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de
conservación apropiadas.
En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación
del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes
acciones:

Diagnóstico integral.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Sensibilización y toma de conciencia.


Prevención y atención de desastres.
Inspección y mantenimiento de instalaciones.
Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Limpieza de áreas y documentos.
Control de plagas.
Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación
(Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de
mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación
y almacenamiento).
Apoyo a la reproducción.
Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
Establecimiento de medidas preventivas.
Implantación de Planes de conti ngencia.
Aseguramiento de la información en diferentes medios y
soportes.

1.8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con


miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación
conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o
Tablas de Valoración Documental.

1.8.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política de 1991

Artículo 70. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones


es fundamento dela nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y
dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la
investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores
culturales de la Nación.

Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son


libres.
Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las
ciencias y, en general, a la cultura.

Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección


del
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Estado.

Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del


patrimonio cultural.

Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y


conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos
de la Nación.

Ley 39 de 1981.

Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos,


las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban
dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos
mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera
otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de


microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias
fotostáticas de los documentos microfilmados.

Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y


expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que
encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial
cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser
destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que
la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su
naturaleza.
Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el
cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta
fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces,
enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor
probatorio.

Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio.

Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación


de archivos.

Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en


General y se expiden los principios o normas de contabilidad
generalmente aceptados en Colombia.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Artículo 134. Conservación y destrucción de libros.

Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.

Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su


integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos
al valor secundario de los documentos.

Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales


elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.

Artículo 25. “Eliminación de documentos” que se entiende como la


destrucción de los documentos que hayan perdido su valor
administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico.

Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

1.8.2. ACTIVIDADES DEL PROCESO

Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la


Administración Pública Colombiana el diligenciamiento de la columna
Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó
previamente el proceso de valoración para definir s u conservación
permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya
aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la
eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o
representen valor para la investigación o la selección de algunas
muestras representativas.

Para definir la disposición final se debe tener en cuenta:

Además de definir la conservación permanente de una serie se debe


analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografía cuyo
objetivo será facilitar el acceso ala información, evitando a la vez que la
manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, es una


opción válida en casos tales como el de los informes de gestión en los
que se conserva una copia en las unidades administrativas que los
producen y el original es enviado a las oficinas de planeación quienes
conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central
correspondiente.
Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los
documentos originales debe ser una decisión que en la práctica
garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios
será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes
originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de
prescripción aplicables en cada caso.
Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería
conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin
de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres
diplomáticos.

1. La conservación total se aplica a aquellos documentos que


tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por
disposición legal o los que por su contenido informan sobre el
origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la
entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad
y trascendencia.
Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los
produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la
cultura.

Recepción de transferencias secundarias.

Organización de documentos para disponerlos al servicio de los


usuarios.

Conservación y preservación de los documentos.

2. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la


disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental, para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de
conservar su información en otros soportes.

Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD.

Valoración avalada por el Comité de Archivo


CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de


eliminación.

3. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada


en las tablas de retención o de valoración documental y realizada
en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativo, para su conservación
permanente.

Aplicación de método elegido.

Elección de documentos para conservación total y/o


reproducción en otro medio.

4. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y


obtener pequeñas imágenes en película.

Determinación de metodología y plan de trabajo.

Fines en la utilización de la técnica.

Control de calidad durante todo el proceso.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que


se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine,
microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por
computador.

Determinación de la metodología y plan de trabajo.

Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se


requiere.
Control de calidad durante todo el proceso.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

2. LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA

En el Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que


las entidades deberán establecer conforme a su estructura, la Unidad
de Correspondencia.

La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y


normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las
comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan
al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los
procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e
históricos. Además las unidades de correspondencia, deberán contar
con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios
necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el
trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de
mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que
faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y
que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la
administración pública.

Es importante hacer énfasis en que ninguna comunicación oficial podrá


salir de las entidades por vía diferente a la de las unidades de
correspondencia.

En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos


del Programa de Gestión Documental:

Recepción,
Distribución,
Trámite,
Conservación y
Consulta de documentos.

3. FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE


LOS DOCUMENTOS

La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formación de archivos: establece


que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos
se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo
Histórico.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

3.1. ARCHIVO DE GESTIÓN

“Comprende toda la documentación que es sometida a continua


utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos iniciados”. Ley 594 de2000.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de


Gestión
Documental:

Producción,
Recepción,
Distribución,
Trámite,
Organización,
Consulta,
Conservación, y
Disposición final de documentos.

3.2. ARCHIVO CENTRAL

“En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos


archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan
frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias oficinas y particulares en general”. Ley 594 de 2000.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de


Gestión
Documental:

Organización,
Consulta,
Conservación, y
Disposición final de documentos.

3.3. ARCHIVO HISTÓRICO

“Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos


de archivo de conservación permanente”. Ley 594 de 2000.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de


Gestión
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Documental:

Organización,
Consulta,
Conservación, y
Disposición final de documentos.

4. MANUAL DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

4.1. OBJETIVO

Establecer actividades, responsabilidades y controles para normalizar el


proceso de transferencias de documentos físicos de los Archivos de
Gestión a la Secretaria General- Gestión Documental de la Alcaldía
Municipal de Valencia, previo concepto del comité de Gestión
Documental y en concordancia con las Tablas de Retención
Documental vigente. TRD

4.2. ALCANCE

Este procedimiento se inicia con la elaboración del cronograma de


Transferencia y termina con el envío oportuno de la documentación de
las dependencias productoras a la Secretaria General-Gestión
Documental, una vez se hayan cumplido los tiempos de retención
señalados en las Tablas de Retención Documental.

4.3. NORMATIVIDAD

Ley 87 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio del


control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan
otras disposiciones”.

Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, “por la cual se dictan normas


sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden
nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales
para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16
del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras
disposiciones”.

Norma UNE-ISO 15489-1: una guía para la gestión de los documentos


de archivos.
Los documentos de archivo deben ser auténticos, confiables,
completos, sin alteración, y deben permitir su uso y acceso. Asimismo,
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

deben poseer metadatos que definan el contexto, contenido y estructura


y deben reflejar con precisión la comunicación, acción o decisión.

DECRETO 1382 DE 1995; Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989


y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los
archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación
y se dictan otras disposiciones.

DECRETO 4124 DE 2004; por el cual se reglamenta el Sistema


Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los
Archivos Privados.

Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la Ley General de


Archivos y se dictan otras disposiciones”.

Decreto No. 4110 del 9 de diciembre de 2004, “por el cual se


reglamenta la Ley 872 de2003 y se adopta la norma técnica de calidad
en la Gestión Pública”.

Resolución No. 02 del 15 de febrero de 2011, “por medio de la cual se


adopta el Programa de Gestión Documental de la Alcaldía de Valencia y
sus políticas de operación”.

4.4. DEFINICIONES

CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS: Documento emitido por el


Archivo Central al finalizar cada vigencia en el que establecen las
fechas de las transferencias y el nombre de la dependencia que lo
realiza.

UNIDADES DE CONSERVACION: Elementos tales como: A-Z,


carpetas legajos, pastas, empastados, etc., en el que se disponen
físicamente los documentos en los archivos de cada
Oficina Productora.

OFICINAS PRODUCTORAS: Dependencias que generan y transfieren


documentos a la oficina de gestión documental.

OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Dependencia que regula los


procesos documentales realizados en la empresa.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

ELIMINACIONES PRIMARIAS: Son aquellas que se efectúan en los


archivos de gestión aplicándolos tiempos y procedimientos de las
Tablas de Retención de documentos o el proceso de valoración y
depuración.

ELIMINACIONES SECUNDARIAS: Las efectuadas en el archivo


Central de la entidad.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: La transferencia de documentos,


es un procedimiento archivístico y consiste en el traslado de los
documentos de un archivo en el vencimiento de los periodos de
retención, establecidos por la Comisión de Archivos de Gestión
Documental.

DOCUMENTO: Medio de soporte de la información producida o recibida


por la Institución.

INVENTARIO DOCUMENTAL: es el que se realiza de manera periódica


y que permite conocer en cualquier momento el estado real del fondo
documental de las dependencias y la institución.

DEPURACIÓN DOCUMENTAL: Operación, dada en la fase de


organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no
tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la


clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una
institución.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus


correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

VALOR PRIMARIO: Cualidad inmediata que adquieren los documentos


desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines
administrativo, fiscales, legales y/o contables.

PERMANENTE O SECUNDARIO: Cualidad atribuida a aquellos


documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural,
deben conservarse en un archivo.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

4.5. RESPONSABLES

SECRETARIO GENERAL. Es el responsable que este procedimiento se


cumpla y de asegurar que las transferencias se realicen dentro de lo
establecido por la normatividad vigente en materia de gestión
documental.

AUXILIARES ADMINISTRATIVOS. Son los responsables de llevar a


cabo el soporte de este procedimiento quienes actúan bajo la directriz
del Secretario General.

4.6. REQUISITOS PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Para los propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las


siguientes condiciones:

· Las transferencias documentales son de estricto cumplimiento y se


realizarán en las fechas establecidas en el cronograma de
Transferencias. En casos excepcionales, el comité de Gestión
Documental, autorizará y aprobará su reprogramación.

· Que el personal responsable de los Archivos de gestión esté


capacitado y tengan el conocimiento acerca de transferencia
documental.

4.7. LINEAMIENTOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS

Todos los documentos originales, sea cual sea su soporte, que


constituyan un testimonio de las funciones y actividades que la Alcaldía
municipal de Valencia tiene encomendadas.
No se transferirán al Archivo Central, las copias, las reproducciones y
los borradores de documentos.

4.7.1. OPERACIONES PREVIAS A LA TRANSFERENCIA

REVISION

La primera labor debe ser la revisión de todos los documentos que se


vayan a transferir para conseguir los siguientes objetivos:

Comprobar que los expedientes están debidamente organizados


y ordenados, según el sistema de ordenación que corresponda a
cada tipo de expedientes.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Comprobar que cada expediente esté completo y no falte ningún


documento.

Eliminar duplicados, siempre y cuando se conserven los


originales. eliminar las grapas, clips metálicos, gomas elásticas y
todos aquellos elementos que sean perjudiciales para la
conservación del papel, así como las fundas de plástico,
clasificadores, etc.

Foliar los documentos para controlar la cantidad de folios de una


unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la
calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden
original y la conservación de la integridad de la unidad
documental o unidad archivística.

La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y


blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo
(esfero) de tinta negra insoluble.
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni
repetir números.
Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la
cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.
No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea


oblicua, evitando tachones.

ORDENACION EN CAJAS

Los expedientes, una vez revisados, se introducirán en cajas de archivo


inactivo No. 12, teniendo en cuenta las siguientes indicaciones .

El número de expedientes que se introduzca en cada caja


dependerá de su grosor, procurando que no quede ni
excesivamente llena, lo que dificultaría su cierre y manejo, ni
demasiado vacía, lo que favorecería la deformación de los
documentos.

Debe procurarse que un expediente no quede dividido en dos


cajas, aunque si esto ocurre se solucionará con una adecuada
señalización.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Las Cajas enviadas deben estar identificadas con un rótulo, el


cual se pega en la cara frontal de la Caja.

Los campos que se deben diligenciar en dicho rótulo son:

Dependencia: Nombre de la Gerencia que origina la


transferencia documental
Oficina Productora: Nombre de la dependencia que realiza la
transferencia documental.
Serie Documental: Si en una caja se colocan distintas series
documentales, escribir el nombre de las predominantes o
significativas.
Fecha: Fecha inicial y fecha final del contenido del legado.

El campo que establece el número de la Caja no debe ser diligenciado


por el funcionario que realiza la transferencia, ya que su
diligenciamiento corresponde el funcionario de Gestión Documental,
quien asigna el número con el cual entra la caja al sistema de
almacenamiento.

4.8. RECEPCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE LA TRANSFERENCIA

Cumplido lo anterior, el responsable de la oficina productora procede a


enviar la transferencia documental que ha preparado en Formato
Original con su respectivo VoBo del Gerente o Director de Área y
también por correo electrónico al Coordinador de la Oficina de Gestión
Documental.

La Dependencia debe transferir al Archivo Central, solamente aquellas


Series y Subseries documentales contempladas en las Tablas de
Retención Documental que hayan cumplido el tiempo estipulado en
ellas para el Archivo de Gestión y que estén debidamente legajados,
identificados, foliados (si es necesario) y archivados en sus respectivas
unidades de conservación.

En la fecha asignada para la transferencia el empleado e ncargado se


traslada al Archivo Central para hacer entrega de los documentos
acompañado del Formato Único de Inventario Documental, el cual debe
ser firmado por las personas que intervengan en la transferencia.
Si de la confrontación anterior resulta alguna inconsistencia entre la
relación adjunta y el contenido de las cajas, se da por no recibida y se
efectúan por escrito las observaciones a que haya lugar para que la
dependencia adelante las acciones correctivas pertinentes.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Si el funcionario de la Oficina de Gestión Documental encuentra la


transferencia conforme con lo establecido en esta instrucción,
procederá a dar su aprobación asignando un número consecutivo a la
caja según el sistema establecido en la organización del archivo, así
mismo registra su nombre y firma en el campo “Aprobado por” del
Formato Único de Inventario documental y finalmente, se ubican las
cajas de archivo en los estantes metálicos en orden numérico
consecutivo según el sistema establecido.

Nota 1: La Coordinación Nacional de Gestión Docume ntal suministra las


unidades de conservación para las transferencias documentales,
teniendo en cuenta el volumen de documentos a transferir; previa
solicitud escrita de las dependencias.

Nota 2: Los jefes de las Dependencias son los responsables de las


transferencias documentales primarias.

4.9. LA ELIMINACION

El criterio para eliminación se encuentra establecido en las Tablas de


Retención de documentos, el cual debe ser aplicado de acuerdo con los
tiempos de retención fijados para cada serie o subserie.

Los documentos que han sido de antemano señalados como


eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado
en las Tablas de Retención Documental.

Cada responsable del proceso de eliminación se encarga de coordinar


que esta se haga por picado manual o mecánico.

En la eliminación de documentos se tendrá en cuenta:

Elaboración de un inventario detallado de los expedientes o


carpetas a eliminar, diligenciando el Formato Único de Inventario
Documental.

Si las eliminaciones son primarias el jefe de la dependencia va a


eliminar documentos, informa la eliminación realizada al
Coordinador de Gestión Documental, mediante el formato de
eliminación de documentos.

En las eliminaciones secundarias el Coordinador de Gestión


Documental y los responsables de la Unidad de archivo,
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

relacionan en el formato de documentos, las decisiones de


eliminación secundaria realizadas en el archivo central.

Siempre que se lleve a cabo un proceso de eliminación de


documentos debe levantarse un acta suscrita por quienes
intervienen en esta. El inventario de los documentos a eliminar
hará parte integral del Acta.

4.10. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

Son los traslados de documentos del archivo de gestión (o de oficina )


al central ( o intermedio ), sin alteración de sus propiedades, para su
conservación precaucional y cuya frecuencia de uso ha disminuido o
culminado en el proceso de atención de trámites.
Estas transferencias toman en cuentas exclusivamente las vigencias y
valores primarios de la documentación y su carácter es estrictamente
institucional.

Para estos traslados son necesarios:

1. La tabla de retención documental, en la cual se han concretado


los resultados de los procesos de valoración y selección. El
primero se refiere al establecimiento de la edad de los
documentos dentro del ciclo vital -de acuerdo con los valores
primarios y secundarios que le son atribuidos-; el segundo
consiste en la conservación parcial o total o su eliminación.

2. El inventario de las series documentales a transferir, en el cual


se refleja la clasificación, ordenación y descripción de la
documentación de la unidad administrativa.

3. La respectiva Acta de entrega.

Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la


institución productora o al iniciador, destinatario o beneficiario del
documento, es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.

Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de


información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o
primario. Los documentos que tienen este valor se conservan
permanentemente.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

4.11. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

Es el traslado de documentos del archivo central (o intermedio) al


permanente (o histórico). Estas transferencias concluyen los procesos
de valoración secundaria en las instituciones y tienen como fin
garantizar la protección de los documentos con valor social (cultural e
histórico), más allá de las necesidades institucionales de conservarlos.

Para esta transferencia se tienen en cuenta:

1. La tabla de retención documental en la cual se prevé la


disposición final que han de tener los documentos: conservación
total o parcial (si es parcial, estará sometida a selección
representativa ó aleatoria), microfilmación o eliminación.

2. El inventario de las series documentales a transferir.

3. La respectiva acta de entrega

4. Autorización del comité de archivo de la entidad para ejecutar la


disposición final.

4.12. TRANSFERENCIA DE FONDOS ACUMULADOS

A continuación se establecen los procedimientos básicos que las


entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva
deben realizar para transferir al Archivo general de la Nación de
Colombia, los fondos acumulados considerados de carácter histórico.

La entidad debe:

1. Enviar al Archivo General de la nación de Colombia una solicitud


para transferir fondos acumulados de la entidad.

2. Esperar la visita de diagnóstico programada y confirmada


previamente por el Archivo General de la Nación de Colombia, para
determinar el volumen y calidad de los documentos a transferir; evaluar
las condiciones de conservación y hacer las recomendaciones del caso.

3. Acordar un plan de trabajo con el Archivo General de la Nación de


Colombia para establecer prioridades y un cronograma para la
transferencia documental.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

4. Elaborar el inventario físico de la documentación, según lo acordado


con el Archivo General de la Nación de Colombia.

5. Recibir asesoría de los funcionarios del Archivo General de la Nación


de Colombia, en aspectos relacionados con embalaje y condiciones de
traslado de los documentos.

6. Asignar a uno de los funcionarios de planta de la entidad


transferente, la coordinación de los procesos de valoración, selección y
eliminación, una vez efectuada la transferencia al Archivo General de la
Nación de Colombia.

7. Conformar un grupo de trabajo representativo, que tenga


conocimiento de los procesos archivísticos y de la historia institucional
de la entidad transferente.

8. Realizar los procesos archivísticos señalados, bajo la asesoría


técnica del Archivo General de la Nación de Colombia.

9. Elaborar el inventario definitivo de la documentación que se


incorporará al acervo de Archivo General de la Nación de Colombia,
una vez culminen los procesos de valoración, selección y eliminación de
los fondos acumulados.

10. levantar y firmar acta por las entidades intervinientes como


constancia de todo lo anterior.

Nota: Para entidades con archivos históricos organizados, comunicarse


con el Archivo General de la Nación de Colombia, en donde se les
brindará asesoría según las características de su documentación.

4.13. PLAN DE CONTINGENCIA EN LAS TRANSFERENCIAS


DOCUMENTALES

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para


garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo
sin alterar su contenido.

1. “Las acciones directas e indirectas en conservación preventiva,


deberán dirigirse a regular, controlar y erradicar los factores de tipo
medio-ambiental y de manipulación del documento, que puedan
constituirse en fuentes de deterioro y atentar contra la integridad, física,
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

testimonial o funcional de los bienes de archivo y limitarse


exclusivamente, a los procesos planteados en primeros auxilios.

2. En la manipulación de documentos con deterioro biológico se deben


seguir las indicaciones de protección del protocolo de prevención para
el manejo de documentos con deterioro microbiológico.

3. “Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un


sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo
vital de los documentos.” (Art. 46 de la Ley General de Archivos).

4. Se deben seguir las pautas y normas técnicas del Archivo General de


la Nación en materias de conservación de documentos, incluidos los
nuevos soportes (Art. 46 de la Ley General de Archivos). Igualmente se
seguirán las normas, instructivos, guías y protocolos técnicos
aprobados por el Comité de Archivo de la Alcaldía.

5. Los documentos no deben ser perforados, empastados o transferidos


temporalmente a instalaciones que no cumplen con condiciones
técnicas de infraestructura, ventilación, acceso, seguridad, humedad y
temperatura, sin autorización expresa y justificada de la Unidad de
Archivo correspondiente.

6. “Si se encuentra material afectado o detecta la actividad de agentes


biológicos como hongos, insectos, se recomienda evaluar la
documentación anexa para determinar si está o no contaminada. En
ambos casos aíslelos y solicite la asesoría de personal especializado.
En los casos en que la actividad se encuentre a nivel superficial se
podrá proceder [mediante limpieza mecánica, en un espacio aislado,
con un equipo mínimo y con personal previamente instruido]”

MEDIDAS PREVENTIVAS

1. Valorar el estado en que se encuentran los documentos de archivo y


tomar las medidas preventivas para detener, controlar o erradicar el
deterioro.

Determinar factores de riesgo de los documentos. El personal de


archivo debe efectuar el levantamiento y control del panorama de
factores de riesgo provenientes del exterior, de la estructura del edificio,
de los materiales que componen los documentos y de los riesgos para
las personas.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

2. Elaborar el Plan de Conservación de Documentos y atención de


Desastres

Una vez determinados los factores de riesgo, es necesario que el


personal de archivo elabore el Plan de Conservación Preventiva y de
Prevención y Atención de Desastres

3. Realizar el monitoreo y control de las condiciones ambientales de


los documentos y/o áreas de almacenamiento.

4. Evaluar los resultados de los reportes de las condiciones de


humedad y temperatura de los documentos y establecer las medidas
correctivas documentos, de las unidades de conservación y del
mobiliario, de acuerdo con las recomendaciones técnicas del
Archivo General de la Nación

5. Desinfectar las áreas de almacenamiento.

Realizar de ser necesario, la desinfección del mobiliario y de las áreas


de depósito de los documentos.

6. Retirar material Inestable.

De manera simultánea a la ordenación documental, es necesario retirar


de los documentos los materiales inestables como ganchos metálicos,
etiquetas, adhesivos, etc.

7. Eliminar pliegues.

Se eliminan los pliegues y dobleces de los documentos, utilizando los


materiales adecuados, sobre una superficie lisa.

8. Reparar roturas y rasgaduras de los documentos deteriorados

Los documentos con roturas y rasgaduras se reparan realizando su


unión, evitando incrementar su deterioro. Para esta actividad se debe
contar con los materiales técnicamente adecuados.
Procede únicamente sobre documentos en los que esta acción sea
indispensable y será desarrollado por personal debidamente capacitado
y certificado.

9. Almacenar los documentos en unidades de conservación y en el


mobiliario adecuado
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Los documentos se almacenarán o realmacenarán en las unidades de


conservación aprobadas por la entidad, de acuerdo con su formato y
tamaño. Las más comunes son cajas de archivo recubiertas y carpetas
blancas alcalinas.
Una vez los documentos se encuentran en unidades de conservación
de archivo se procede a almacenarlos en el mobiliario técnicamente
apropiado (archivadores o estantería para archivos).

10. Efectuar copias de Seguridad

Se realizan copias de seguridad de aquellos documentos susceptibles


de deterioro por sus características o su consulta. Los medios de
reproducción o copiado deben ser los autorizados para tales fines.

11. Control de Plagas

Al interior y en las inmediaciones de los lugares de almacenamiento de


los documentos, se debe efectuar un monitoreo y un control efectivo de
las plagas que atacan los documentos, en especial en climas donde su
proliferación es más activa. Esta actividad se lleva a cabo a través de
un programa de control de plagas.

12. Sensibilizar al Personal

Capacitar y realizar campañas de sensibilización con el fin de evitar o


detener el deterioro en los documentos, en especial el realizado por el
hombre.

13. Realizar simulacros de prevención

Preparar al personal de archivo para situaciones de riesgo y desastre


que afecten tanto las personas como los documentos de las
instalaciones del archivo

14. Realizar el seguimiento al Plan de Conservación y atención de


desastres

Efectuar un seguimiento regular a la ejecución del Plan de conservación


de documentos y atención de desastres en archivos.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

5. ANEXOS

1. Resolución de creación del manual de gestión documental


2. Memorando de implementación del manual
3. Descripción de actividades
4. Roturo para caja de archivo
5. Cronograma de transferencia documental
6. Formato de inventario único documental
Instructivo formato inventario único documental
7. Formato de eliminación
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

1. RESOLUCION CREACION MANUAL DE GESTION


DOCUMENTAL

REPUBLICA DE COLOMBIA

DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER


ALCALDIA MUNICIPAL DE
VALENCIA

RESOLUCION_08__ DEL 2011_

05 de abril de 2011

POR LA CUAL SE CREA EL MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL EN LA


ALCALDIA MUNICIPAL VALENCIA

EL ALCALDE MUNICIPAL DE LA ALCALDIA DE VALENCIA,


DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER, en uso de sus facultades
legales, y

CONSIDERANDO:

Que, la Ley 594 de 2000” LEY GENERAL DE ARCHIVOS” establece que el


objetivo esencial de los archivos es disponer de la documentación organizada
en tal forma que la información institucional sea recuperada para uso de la
Administración en el servicio ciudadano y como fuente de historia.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Que, la norma ISO 15489 se constituye en la directriz más completa en


gestión de información, puesto que establece los requisitos de un programa de
gestión documental, articulando los diferentes componentes de control, de
calidad y un mayor control en la gestión documental en los diversos soportes
materiales (papel y digital).

Que, el Acuerdo 07 de 1994, adopta y se expide el Reglamento General de


Archivos, que en su artículo 1 acuerda: adoptar y expedir el presente
reglamento general de archivos, como norma reguladora del quehacer
archivístico del país.

Que, el Decreto 1382 de 1995, en el artículo 2 ordena la transferencia de la


documentación histórica de los archivos, de conformidad con los plazos y
criterios establecidos por el Archivo General de la Nación en el Manual de
Transferencias y en el reglamento General de Archivos.

Que, se hace necesario crear el Manual de Gestión Documental en la


Alcaldía de Valencia para dar cumplimiento a otras disposiciones.

Que, por lo expuesto

RESUELVE:

ARTÍCULO 1: Adoptar el Manual de Gestión Documental de la Alcaldía


municipal de Valencia del departamento de Norte de Santander, el cual estará
orientado al personal de la entidad para dar cumplimiento a la normatividad y
al conjunto de actividades, instrucciones, operaciones y procesos
administrativos asociados al manejo y proceder respecto de la documentación
que genera la entidad.

ARTÍCULO2: Adoptar las políticas y principios generales para el Programa de


Gestión Documental de la Alcaldía municipal de Valencia que se encuentran
contenidos en la presente Resolución.

ARTICULO 3: Objetivos del Manual de Gestión. Son objetivos del MGD los
siguientes:
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

a. Conservar el patrimonio documental de la Alcaldía de Valencia, como


fuente de la cultura e historia organizacional.
b. Garantizar la gestión transparente, responsable, eficiente y eficaz, para
el desarrollo del conocimiento organizacional.
c. Soportar los procesos institucionales con información confiable y
oportuna.
d. Facilitar el acceso a los documentos.
e. Modernizar y estandarizar técnicamente los procesos documentales.
f. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en
atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos
documentales, lo mismo que la normalización de modelos y formatos
para la producción documental.
g. Regular el manejo y organización del sistema de administración de
documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los
enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y
accesibilidad.
h. Articular el funcionamiento de los procesos documentales de la
Alcaldía municipal de Valencia en el desarrollo delos procesos básicos
de aplicación de las Tablas de Retención Documental, organización,
transferencias primarias, transferencias secundarias, recuperación,
preservación, conservación de la información y disposición final de los
documentos.

ARTICULO 4: Actividades del proceso “Manual de Gestión Documental”


(MGD). Son actividades del MGD las siguientes: producción documental,
recepción de documentos, distribución de documentos, trámite de
documentos, organización de los documentos, consulta de los documentos,
conservación de los documentos y disposición final de los documentos.

ARTICULO 5: Campo de aplicación. La presente resolución será de


obligatorio cumplimiento al interior de la institución por los funcionarios y
dependencias.

ARTÍCULO 6: Cero papel. Será propósito del Manual, crear en las respectivas
dependencias de la institución la cultura de trabajo del CERO PAPEL
mediante el manejo electrónico del documento de archivo, con el uso efectivo
de las herramientas tecnológicas de gestión documental configuradas para tal
fin, salvo para aquellos documentos en que impere el hecho de su creación en
forma física, en concordancia con la Ley 594 de julio de 2000, “Ley General de
Archivos”.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

ARTÍCULO 7: Responsabilidad de los actores del Manual. Serán


responsabilidades de los usuarios de los documentos físicos y/o electrónicos
las siguientes:

a. Gestionar, organizar y controlar los documentos de archivo de acuerdo


a las Tablas de retención documental debidamente aprobadas.
b. Entregar la información debidamente inventariada por cambio de
funciones y de cargo o por la finalización de la relación contractual.
c. Diligenciar el Formato Único de Inventario Documental, tanto en los
archivos de gestión como para la realización de las transferencias
documentales en el Archivo Central. De igual manera el archivo
central deberá tener diligenciado este formato, teniendo en cuenta que
se deben consignar las finalidades del inventario, las cuales pueden
ser: transferencias primarias; transferencias secundarias; valoración de
fondos acumulados; fusión y supresión de dependencias, inventarios
individuales por vinculación, traslado o desvinculación.

ARTÍCULO 8: Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su


expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese y Cúmplase .

Dada en San José de Cúcuta, a los 11 días del mes de abril de 2011.

Original firmado por el señor

FERNANDO LOPEZ GUERRERO


Alcalde
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

2. MEMORANDO IMPLEMENTACION DEL MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

ALCALDIA MUNICIPAL
DE VALENCIA

MEMORANDO

CI-001

San José de Cúcuta, 08 de abril de 2011

PARA: Todo el personal

DE: Jefe de archivo

ASUNTO: Implementación Manual de Gestión Documental

Me permito socializarles el Manual de Gestión Documental con el fin de


dar cumplimiento a lo expuesto en la normatividad vigente y las políticas
archivísticas de la entidad.

Cordialmente,

Martha Cecilia Castro Duran

Anexo: uno

Copia: Dr. Javier López, Secretario General


Elsa G.

Avenida 10 N. 1-148 La Capilla Conmutador 576 45 23


Alcaldiavalencia.gov.co
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

3. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

DESCRIPCION RESPONSABLES DOCUMENTOS


N
Y REGISTROS
Auxiliares
Elaborar el cronograma de transferencias al
administrativos de
inicio de cada año; solicitar aprobación del
1 Secretaría General Cronograma
Comité de Gestión Documental y
Gestión
comunicarlo a las oficinas productoras.
Documental
Preparar físicamente los Documentos a
transferir:
Realizar la limpieza de los Formato Único de
documentos Inventario
Revisar, y depurar la documentación. Responsable del
Documental
2 Clasificar y foliar la documentación. Archivo en oficina
Inventariarla documentación. productora
Acta de
Organizar la documentación. eliminación
Descartar documentación para su
eliminación.
Realizar visita a las oficinas productoras
que realizan las transferencias
documentales cuando estas lo soliciten
para:
Verificar que las series documentales
que van a ser enviadas, estén
debidamente relacionadas en el
formato único de Inventario
Documental. Auxiliares
Que la documentación a transferir administrativos de Registro en el
cumpla con los términos de tiempo Secretaría General Cronograma
3
establecidos en la Tablado retención – de
documental. Gestión Transferencias
Que las series documentales estén Documental
debidamente legajadas, identificadas,
foliadas, organizadas y archivadas en
sus respectivas unidades de
conservación; si no está conforme a
lo establecido en el instructivo de
transferencias; no se acepta la
transferencia, y se efectúan las
recomendaciones pertinentes.
Recibir la transferencias en el depósito de Contratista de
4
archivo; para ello el auxiliar de archivo Secretaría General
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

deberá: –
Recibir físicamente las Gestión
transferencias provenientes de las Documental
oficinas productoras. Rótulo de cajas
Verificar los inventarios de archivos
documentales que trae cada caja de Inactivos.
archivo inactivo.
Ubicar las cajas de archivo inactivo
en los estantes metálicos, en un
orden numérico consecutivo, según
el sistema establecido en depósito de
archivos.
Una vez que las cajas están
ingresadas en el archivo, diligenciar
en el formato único de Inventario
documental,(en original y dos copias)
el campo correspondiente al No. de
la caja; registrar su nombre y firmar
en los campos: “Recibido por” y Base de datos
“Firma” del Inventario único que permite la
documental”; diligenciar el campo de recuperación y
la signatura topográfica; No del consulta de la
módulo; No. del estante; No. del documentación
entrepaño y No. de la caja. transferida
A continuación, archivar el original
del formato del inventario único
documental en el Archivo Central en
la serie de inventarios documentales;
entregar la 1ªcopia al empleado de la
oficina productora para que sea
guardada en su respectivo archivo y
la 2ª copia se archiva en la respectiva
caja de archivo inactivo. Tomar el
archivo electrónico -en Excel-
entregado por el empleado que
realiza la transferencia documental e
ingresarlo en la base de datos de
transferencias documentales que
reposa en el Archivo.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

4. ROTURO PARA CAJA DE ARCHIVO

ALCALDIA MUNICIPAL
DE VALENCIA

GESTION DOCUMENTAL

CAJA N._______________
GERENCIA: ______________________________________________

OFICINA PRODUCTORA: ___________________________________

SERIE DOCUMENTAL: _____________________________________

CODIGO: ________________________________________________

FECHA: _________________________________________________
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

5. CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA QUE REALIZA LA


FECHA ESTABLECIDA HORA
TRANSFERENCIA
DIA MES AÑO

FIRMA_______________________________ VoBo__________________________
COORDINADOR GESTIÓN DOCUMENTAL JEFE DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Este formato de inventario podrá ser diligenciado para transferencias


primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos
acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias o para
la entrega de inventarios individuales.
Entidad remitente. Debe colocarse el nombre de la entidad
responsable de la documentación que se va a transferir.
Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o razón
social de la entidad que produce o produjo los documentos.
Unidad administrativa. Debe consignarse el nombre de la
dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual
dependa la oficina productora.
Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad
administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en
ejercicio de sus funciones.
Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de
fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias,
inventarios individuales.
Hoja N°. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De:
Se registrara el total de hojas del inventario.
Registro de entrada. Se diligencia sólo para transferencias primarias y
transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras
casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la
transferencia (año, mes día). En NT se anotará el número de la
transferencia.
N° de orden. Debe anotarse en forma consecutiva el número
correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que
generalmente corresponde a una unidad de conservación.
Código. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica
las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos
relacionados.
Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el
nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por
fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento
corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los
inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos
tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo


asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función
de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de fondos acumulados, las series o
asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada
unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos
correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola
fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se
anotará s.f.
Unidad de conservación. Se consignará el número asignado a cada
unidad de almacenamiento. En la columna "otro" se registrarán las
unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte
de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
Número de folios. Se anotará el número total de folios contenido en
cada unidad de conservación descrita.
Soporte. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes
al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V),
casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
Frecuencia de Consulta. Se debe consignar si la documentación
registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal
efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y
consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta
columna se diligenciará especialmente para el inventario de fo ndos
acumulados.
Notas. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas,
resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los
siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o
repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos:
circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos,
planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se
hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer
lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja
con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo
(sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las
características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y
consulta de la información. Especificar programas de sistematización de
la información
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el


número de páginas que lo componen.
Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de
la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras,
mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de
tintas, soporte débil), biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).
Elaborado por. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la
fecha en que se realiza.
Entregado por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la
fecha en que se realiza.
Recibido por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la
fecha en que se recibió.
CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

FORMATO DEFORMATO
ELIMINACIDE ELIMINACIÓN
EN ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL

DE OFICINA PRODUCTORA ___________________________________

PARA COMITÉ DE ARCHIVO (Para su aval adjuntamos la relación de


documentos a eliminar atendiendo lo dispuesto en la T.R.D)
Según la Tabla de Retención que tenemos aprobada en
______________________________________________________________
______________________________________________________________
________________________________________________.
Y según la Legislación o Reglamento General de Archivo le aviso que en
fecha ________________________________eliminaremos los siguientes
documentos:

CODIGO CONTE NIDO FECHAS VOLUME N UNIDA D DE CONSE RVACIÓN


----
----
----
----
----
----
----
----
----
----

Firma Jefe de Oficina Jefe de Archivo


CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION
ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

You might also like