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CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS

NIVEL DE SECCIÓN Y/O FECHA DE
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA
REVISIÓN PÁGINA MODIFICACIÓN
Secc. 7.1 y 72 Se adiciona en el procedimiento, lo relativo a la salida de 20 de abril, 05
Pág. 9 y 10 los materiales del almacén, ya que por omisión se excluyo

Se adiciona a las responsabilidades del almacenista, el de

Secc. 5 notificar al usuario una vez recibido el material para su 20 de abril, 05
01 Pág. 6 entrega y elaborar el vale de salida almacén.

Secc. 7.1, 7.2, 8 y Se adiciono lo relativo a la salida del material incluyendo

10 los documentos denominados vale de salida almacén y 20 de abril, 05
Pág. 9 , 10, 11 y reporte de salida
12
Secc. 7.2 Se incluyó en el No. 1 el formato Bitácora de Recepción y
9 de enero, 06
Pág. 10 Evaluación de Proveedores.

02 Secc. 8, 9 y 10 En los puntos 8, 9, y 10 anexos, se incluyó el formato

9 de enero, 06
Pág. 11 y 12 Bitácora de Recepción y Evaluación de Proveedores

Secc. 5 Se modifica el nombre de jefe del departamento de

9 de enero, 06
Pág. 6 compras por el de Responsable del área de compras
Secc. 6 Se anexa una última política con el fin de agilizar la
Pág. 7 y 8 recepción de materiales 20 de junio, 06

Secc. 7.2 Se modificaron los puntos 1.2, 3, 5 y 6 para facilitar su

20 de junio, 06
Pág. 10 compresión, así como agregarle el formato FT-CO-29 para
una mejor medición.
03 Se agregó el FT-CO-27 en documentos generados, debido
Secc. 8 20 de junio, 06
Pág. 11 a que se omitió.

Secc. 8 y 9 Se agregó el punto 1.2 en monitoreo y medición, debido a

que se agregó el FT-CO-29 en este punto, así como 20 de junio, 06
Pág. 11
también en anexos.
Secc. 5 Se incluye la responsabilidad del analista, debido a que se
04 Pág. 6 omitió. 21 de septiembre, 06

Secc. 7.2 Se intercambiaron los puntos 4 y 5, ya que estaba el orden

05 Pág. 10 de actividades al revés. 28 de noviembre, 06

Control de emisión

Elaboró Revisó Aprobó

Ing. Agr. J.M. Valentín López M.V.Z Pompilio Arteaga C.P. Marcela Luna López.
Ruelas Nochebuena Secretaría de Finanzas y
Analista Director de Recursos Materiales Administración

FT-CTC-06/Rev.00
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CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS

NIVEL DE SECCIÓN Y/O DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y FECHA DE
REVISIÓN PÁGINA MEJORA MODIFICACIÓN

Secc. 6 En los puntos 6.3, 6.4, 6.5 y 6.7 se modifica la redacción

Pág. 7 y 8 para su mejor comprensión

06 30 de Mayo de 2007
Secc. 7.2 En la columna “Cómo”, se modificaron los puntos 1.2, 3, 4
Pág. 10 y 6 para facilitar su mejor comprensión.

Secc. 7.2 Se incluye el FT-CO-10 “Reporte de entradas de almacén”

31-01-08
Pág. 10 en la columna de registro en virtud de que por error
involuntario se omitió.

07 31-01-08
Se incluye el formato FT-CO-29, debido a que se omitió
Secc. 8 involuntariamente, así como se integra su definición en el
Pág. 11 punto 3.2

Secc. 7.1 Se agrega, el punto 2 que corresponde a: Notifica la

Secc. 7.2 adquisición de bienes muebles al área de inventarios.
08 Pág. 9
Pág. 10
Como resultado de la incorporación del Procedimiento
de Alta de Inventarios al S.A.C.
30-09-08

Secc. 6 Se elimina la política 6.3 en virtud de estar duplicada

Pág. 7 y 8

Secc. 6 Se amplia el horario de servicio en la política 6.4

Pág. 7 y 8

Secc. 6 Se agrega la política 6.7 y 6.8 a fin de mejorar el control

09 Pág. 7 y 8 de las entradas a almacén. 19.08.09

Secc. 7.1 Se cambia el punto 7 del diagrama “Recepción del bien”

Pág. 8 de salida a áreas involucradas en Almacén.

Secc. 7.1 Se modifica la salida, el usuario, los requisitos y

Pág. 9 expectativas a fin de darle más acertividad al
procedimiento.

Se agrega la política 6.9 con respecto a los requisitos

10
Secc. 6 para la gestión del pago de la factura. La 6.10 a fin de
03-11-2010
Pág. 7 y 8 señalar casos concretos de importaciones y se amplían
las 6.2 y 6.7 a fin de darle más dinámica al procedimiento
en cuanto a la recepción de los bienes en el almacén.
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1. Propósito

Garantizar que las actividades de recepción, verificación y registro de

entrada de los bienes adquiridos para la universidad, se efectué en apego a
lo establecido en las ordenes de compra o contratos correspondientes.

2. Alcance

Todos los bienes de consumo y muebles adquiridos por el área de compras.

3. Glosario

Siglas.

DRM: Dirección de Recursos Materiales

UAN: Universidad Autónoma de Nayarit

3.1 Definiciones.

Área de compras:
Es el área de compras, dependiente de la DRM,
encargado de comprar y contratar los bienes y
servicios que requieren las dependencias y
unidades académicas para su funcionamiento.
Negocia precios, términos y condiciones de
compra y contrato con proveedores y/o
contratistas.

Área Solicitante: Las diferentes Unidades Académicas y

Dependencias que integran la UAN, y que de
acuerdo a sus necesidades requieran la
adquisición, arrendamiento o la contratación
de un bien o servicio.
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Bienes: Todos los bienes de consumo y muebles.

Bienes Muebles:
Son los que por su naturaleza, pueden
trasladarse de un lugar a otro, siendo
susceptibles de la asignación de un número de
inventario y resguardo de manera individual
dada su naturaleza y la finalidad en el servicio.

Bienes de consumo:
Los que por su utilización en el desarrollo de las
actividades que realizan las dependencias y
unidades académicas, tienen un desgaste
parcial o total una vez utilizados.

Orden de compra o
Contrato: Acuerdo de voluntades entre la UAN y sus
proveedores.

Proveedor: La persona física o moral que celebra contrato

de adquisición o arrendamiento de un bien, así
como la prestación de un servicio y es
considerado dentro del padrón de
proveedores de la UAN.
Registro y seguimiento
De órdenes de compra.
Formato para registrar todas las actividades que
se realizan durante el procedimiento de compra
hasta la recepción de material en almacén.

Requisición de bienes
Arrendamientos y
servicios
Documento que presenta la información
relevante de los bienes o servicios solicitados por
los usuarios, de manera tal que permite en todos
los casos, que las personas responsables de
autorizar las adquisiciones cuenten con la
información clara, concisa y confiable para la
toma de decisiones.
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Servicios: Servicios de cualquier naturaleza que contrate la

UAN y que generen una obligación de pago, a
excepción de los relacionados con la obra
pública y honorarios solicitados.

Usuario: Quien en forma directa, es responsable del

uso y aplicación de los bienes o servicios
solicitados.

4. Referencias

Código (cuando aplique) Nombre del documento

NA Norma ISO 9001:2008
MC-CTC-01 Manual de Calidad
FT-CO-05 Requisición de bienes, arrendamientos y servicios
FT-CO-09 Orden de compra
FT-CO-27 Bitácora de Recepción y Evaluación de Proveedores
NA Remisión o factura
NA Póliza o carta garantía de bienes muebles
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5. Responsabilidades

Director de Recursos Materiales: Planear, coordinar y controlar las acciones

relativas a la recepción de bienes que la universidad adquiere a los proveedores,
mediante las distintas modalidades de compra.

Responsable del área de Compras: Asegurar que las ordenes de compra o

contratos emitidos estén claros en lo relativo a las descripción, cantidad y unidad
de medida de los bienes o servicios contratados, de forma tal, que garantice y
facilite su recepción correcta.

Almacenista: Recibir y verificar que los bienes adquiridos cumplan con lo

establecido en la orden de compra o contrato, tomando en consideración las
políticas establecidas en el punto 6. Notificar al usuario, la disponibilidad de el
material para su entrega y elaborar el vale de salida respectivo para registro y
control de la entrega.

Analista: Recibir y verificar que los bienes adquiridos cumplan con lo establecido
en la orden de compra o contrato, tomando en consideración las políticas
establecidas en el punto 6. Notificar al usuario, la disponibilidad de el material
para su entrega y elaborar el vale de salida respectivo para registro y control de
la entrega.

Efectuar y actualizar en forma diaria el registro de entradas y salidas del almacén,

reporte sistematizado denominado entradas y salidas de almacén así como la
bitácora de evaluación de proveedores y el registro de órdenes de compra.

Proveedor: Cumplir con lo solicitado en la orden de compra o contrato,

acompañando la entrega de la remisión o factura y de la póliza o carta de
garantía del bien, según aplique.
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6. Políticas

6.1 La recepción de bienes sólo se llevará a cabo cuando el

Almacén cuente con la información correspondiente, es decir, la
Orden de compra o Contrato respectivos.

6.2 Todo bien adquirido, estará sujeto a una inspección visual,

verificando; condiciones de empaque, tipo de bien, cantidades
de lo que llega con la remisión, factura y/o documento
correspondiente misma que deberá referir el no. de orden de
compra o contrato de que se trate.

6.3 Por ningún motivo, el almacén podrá recibir bienes distintos a los
solicitados en la orden de compra y/ o contrato.

6.4 El Almacén sólo recibirá en los horarios establecidos por la DRM,

los cuales a la fecha del presente manual es de 9:00. a 13:00 hrs.
y de 16:30 a 18:30 hrs. de lunes a viernes, mismos que quedan
sujetos a su modificación de acuerdo a las circulares o
comunicados internos que a este efecto se emitan.

6.5 Los almacenistas, cuando así se requiera, deberán acudir a las

instalaciones de las diferentes dependencias o unidades
académicas localizadas en el campus universitario, para efectuar
la recepción de los bienes.

6.6 En el caso de los productos recepcionados en almacén sujetos

de ser inventariados, los proveedores deberán anexar a la
factura carta garantía de la empresa.

6.7 En el caso de material o equipo que por sus características y/o

circunstancias especificas se tenga que entregar directamente a
las áreas solicitantes; el almacén podrá dar la respectiva entrada
y salida con cualquiera de los documentos mencionados en la
política 6.2, siempre que éstos vengan firmadas de recibido con
el nombre de la persona que recibe el bien así como la fecha y
la hora.
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6.8 El proveedor deberá facturar para su recepción únicamente las

partidas efectivamente entregadas.

6.9 Para efectos de pago el proveedor deberá presentar la factura

firmada de recibido con el nombre de la persona que recibió,
fecha y hora.

6.10 En caso de tratarse de adquisiciones de importación se podrá

omitir la referencia de la orden de compra o contrato en el
documento correspondiente de la entrega.
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7. Acciones
7.1 Diagrama funcional
Requisitos
Suministrado Operaciones Básicas Usuario(s) y/o
Insumo(s) Salida(s)
r (Áreas involucradas) del expectativas
de los
usuarios
(es) Entrada(s) (rendimiento) proceso
Almacén Proveedor

Inicio
Orden de
Proveedor compra o 1
Área de contrato;
compras requisición Recibe y revisa
remisión o documentación y
bienes
factura; póliza
o carta de
garantía 1.1

Cumple NO
con Orden Rechaza
de bienes
Compra?
SI

1.2

Sella de
conformidad
remisión o factura

Notifica a inventarios 2 Vale salida de Unidades

la recepción de almacén. académica
bienes muebles s y/o Recibir los
Reporte de dependenc bienes
entradas a ias. requeridos
3 almacén. de
Localiza bienes conformidad
en el almacén Reporte de a lo
salidas a solicitado en
almacén. la requisición.
4
Registra entrada
de bienes

Prepara vale de 5
salida

Notifica a usuarios 6

Entrega del bien

7

FIN
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7.2 Descripción
Quién hace Con quién o Cuándo y
No. Operación Cómo Registro
qué con qué dónde
Recibe y revisa Almacenista y Personalmente En el Almacén, Una vez recibida en almacén la
1 documentación y analista conforme a lo Orden de compra por parte del FT-CO-09
bienes establecido en área de compras, se asegura
la orden de que el material cumpla con lo
compra señalado en esta misma en
cuanto a: descripción, cantidad,
marca, etc. y corroborando su
estado físico (nuevo)
Cumple con Orden Almacenista
de compra? y analista
No. Almacenista Personalmente al Al detectar Informando al proveedor la
1.1 Rechaza bienes y analista proveedor incumplimiento causa de no aceptación del
con lo solicitado bien o servicio
1.2 Si. Sella de Almacenista Personalmente Cuando el bien Sellando y firmando de
conformidad y analista cumple con lo conformidad su recepción en la
remisión o factura solicitado factura o remisión
correspondiente, para
posteriormente archivarlo en la
carpeta “Reporte de entradas de FT-CO-10
almacén”,
2 Notificación de Almacenista o Personalmente En su área de Entregando a inventarios la
recepción de analista trabajo. orden de compra o contrato FT-CO-09
bienes muebles al según corresponda, adjuntando
área de inventarios la factura, remisión o documento FT-CO-20
correspondiente.

3 Localiza bienes en Almacenista Personalmente En los anaqueles Identificándolos por área y

el almacén disponibles usuario solicitante
4 Registra entrada de Analista Personalmente En su área de Capturando la recepción del
bienes trabajo bien en el Reporte de entradas FT-CO-10
utilizando el almacén registrando en la
equipo de Bitácora de recepción y FT-CO-27
computo Evaluación de Proveedores, así
como la fecha de recepción en FT-CO-29
el formato Registro y seguimiento
de Ordenes de Compra.
5 Prepara vale de Almacenista Personalmente En su área de Llenando el formato Vale salida
salida y analista trabajo de almacén FT-CO-12
6 Notifica a usuario Almacenista Personalmente En su área de Informando la disponibilidad del
y analista trabajo bien al usuario vía telefónica
7 Entrega del bien Usuario Almacenista, y En el Almacén Firmando la conformidad de la
analista de la DRM recepción en el Vale salida de FT-CO-12
almacén, entregando una copia
de conformidad al usuario y la
otra se archiva en la carpeta
“Reporte de salidas almacén FT-CO-13
junto con su requisición de
bienes, arrendamientos y FT-CO-05
servicios y, capturando su salida
en el formato Reporte de salidas FT-CO-13
almacén.
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8. Documentos Generados (control de registros).

Código de
registro o Nombre del Tiempo de Disposición de los Responsable de Lugar de
identificació registro conservación registros conservarlo almacén
n única

FT-CO-10 Reporte de 2 años Destruir Encargado (a) Archivo del

entradas del área de Área de
almacén almacén almacén

FT-CO-12 Vale salida de 2 años Destruir Encargado (a) Archivo del

almacén del área de Área de
almacén almacén

FT-CO-13 Reporte de 2 años Destruir Encargado (a) Archivo del

salidas almacén del área de Área de
almacén almacén

FT-CO-27 Bitácora de 2 años Destruir Encargado (a) Archivo del

recepción y del área de Área de
evaluación de almacén almacén
proveedores

FT-CO-29 Registro y 2 años Destruir Encargado (a) Archivo del

seguimiento de del área de Área de
órdenes de almacén almacén
compra

9. Monitoreo y medición.

No. Descripción de la actividad Nombre del

Periodicidad Código
Secuencia del seguimiento o medición registro
1 Recibe y revisa documentación y En el momento Orden de compra FT-CO-09
bienes de la recepción
Remisión o factura NA
3 Registra en la bitácora de En el momento Bitácora de FT-CO-27
recepción y evaluación de de la recepción recepción y
proveedores evaluación de
proveedores
1.2 Registra fecha de recepción de En el momento Registro de Ordenes FT-CO-29
bienes en el formato registro y de la recepción de Compras
seguimiento de órdenes de
compra
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10. Anexos.

Código (cuando Nombre

aplique)
FT-CO-09 Orden de compra

FT-CO-10 Reporte de entradas almacén

FT-CO-12 Vale de salida almacén

FT-CO-13 Reporte de salidas almacén

FT-CO-27 Bitácora de recepción y evaluación de proveedores

FT-CO-29 Registro y seguimiento de Órdenes de Compra.