H.

KANTOR MAYA

Kemampuan OA (Office Authomation/otomatisasi kantor) untuk menggabungkan

orang secara elektronik membuka pintu-pintu baru dalam bagaimana pekerjaan kantor
dilaksanakan. OA bahkan membuat pekerjaan kantor, tidak harus dikerjakan dikantor.
Sebagai gantinya pekerjaan itu dapat dilakukan dimanapun karyawan berada (disuatu
kantor maya). Konsep kantor maya (Virtual Office) mengakui bahwa pekerjaan kantor
dapat dilakukan dihampir semua lokasi geografis selama tempat kerja tersebut terhubung
dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan komunikasi
elektronik. Konsep ini dimulai dengan telecommuting, lalu disempurnakan untuk
menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling.

1. Telecommuting

Bukti akan adanya kantor maya mulai muncul sepanjang tahun 1970-an seiring
dengan murahnya harga peralatan komputer mikro dan peralatan komunikasi data yang
memungkinkan individu-individu untuk bekerja dirumah. Istilah telecommuting
diperkenalkan karena sepertinya merupakan satu cara yang tepat untuk menggambarkan
bagaimana karyawan dapat secara elektronik ”pergi” ketempat kerja. Diantara
telecommuter yang pertama adalah ilmuan-ilmuan komputer seperti programer sistem,
yang menyadari bahwa mereka dapat membuat produk-produk piranti lunaknya dirumah
atau diperahu layar dengan sama baiknya seperti dikantor.

Keuntungan terbesar telecommuting bagi karyawan adalah fleksibilitas yang

diberikan dalam menjadwalkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas-tugas pribadi juga
dapat di akomodasi. Keuntungan lainnya adalah perusahaan biasanya akan memberikan
perhatian yang lebih besar pada kebutuhan komunikasi para telecommuter jika
dibandingkan dengan kantor biasa, dimana sebagian besar informasi dikomunikasikan
dalam percakapan informal dan melalui observasi.
 Namun keuntungan-keuntungan diatas diimbangi pula oleh beberapa kejadian
nyata. Pertama, karena sifatnya yang terisolasi, karyawan yang melakukan
telecommuting dapat merasa menjadi anggota organisasi yang kurang dianggap penting.
Kekurangan lainnya yaitu adanya kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau
terganggunya karir. Karena pekerjaan karyawan dilakukan terpisah dari operasi
perusahaan, karyawan bisa berpikiran bahwa semua orang yang bekerja dengan sebuah
komputer dan modem akan dapat melakukan pekerjaan mereka dan mereka dapat
menjadi korban dari suatu ”pemecatan elektronik”. Meskipun karyawan tersebut tidak
dipecat, mereka khawatir bahwa dengan tidak menjadi bagian dari suatu organisasi fisik
maka peluang kemajuan karir mereka akan terganggu. Kerugian ketiga adalah
meningkatnya ketegangan keluarga. Pasangan dapat memandang pekerjaan sebagai suatu
kesepakatan kerja yang digunakan untuk menghindari tanggung jawab keluarga. Batasan
antara tanggung jawab antara rumah dengan kantor dapat menjadi kabur.

2. Hoteling

Fokus telecommuting yang pada awalnya hanya terbatas pada beberapa kelas
pekerja kantor tertentu saja yang dapat melakukan pekerjaan mereka dirumah, telah
meluas hingga meliputi seluruh karyawan yang datang ke kantor hanya bilamana
dibutuhkan. Konsep ini diberi nama hoteling dan ide dibaliknya adalah bahwa perusahaan
menyediakan suatu fasilitas terpusat yang dapat dibagi bersama oleh perusahaan jika
terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor.

Karyawan melakukan fasilitas terpusat ini dengan cara yang sama seperti mereka
memakai sebuah hotel jika sedang bepergian. Karyawan melakukan reservasi atas
vasilitas dengan sumber daya dukungan tertentu, berdasarkan atas pekerjaan yang harus
dilakukan. Agar visi ini dapat tercapai, fasilitas kantor terpusat harus dikelola oleh
pegawai pendukung yang memadai dan menawarkan teknologi yang dibutuhkan.
 Keuntungan hoteling adalah pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang lebih
efektif dan fokus yang lebih baik pada apa yang dibutuhkan untuk mendukung personil
kantor. Resiko yang ada, meliputi anggapan akan hilangnya ”bonus” oleh para karyawan
yang tidak lagi memiliki kantor pribadi, hilangnya perasaan berada dalam satu komunitas
dan potensi dampak negatif pada budaya koporat.

Keuntungan Kantor Maya

Telecmmuting dan hoteling memungkinkan adanya kantor maya. Kantor maya

mampu mengatasi adanya kendala-kendala fisik dari suatu tempat kerja dengan piranti
elektronik sehingga memungkinkan diperolehmya beberapa potensi keuntungan nyata,
antara lain:

 Biaya fasilitas yang lebih rendah

Karena beberapa karyawan bekerja ditempat lain, perusahaan tidak membutuhkan
kapasitas kantor yang sebesar dulu, sehingga memungkinkan turunnya biaya untuk
sewa dan perluasan kantor

 Biaya peralatan yang lebih rendah

Sebagai ganti dari memberikan seperangkat peralatan kantor kepada setiap orang,
karyawan dapat saling berbagi peralatan dengan cara yang sama seperti para
partisipan dalam suatu jaringan area lokal berbagi sumber daya komputasi.

 Berkurangnya penghentian karyawan

Ketika hujan salju, banjir, badai, atau sebagainya menjadikan karyawan tidak dapat
melakukan perjalanan ketempat kerja fisik, aktivitas perusahaan dapat langsung
terhenti. Akan tetapi dalam suatu kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat terus
dikerjakan

 Kontribusi sosial
 Kantor maya memungkinkan perusahaan mempekerjaan orang-orang yang
sebelumnya mungkin tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang-orang dengan
cacat tubuh, manula, dan para orang tua dengan anak-anak yang nasih kecil dapat
bekerja dirumah. Oleh karena itu, kantor maya memberikan kesempatan bagi
perusahaan untuk mengekspresikan rasa sosialnya.

Kerugian Kantor Maya

Ketika sebuah perusahaan berkomitmen untuk menjalankan strategi kantor maya,

maka perusahaan tersebut akan melakukannya dengan telah memahami bahwa beberapa
dampak negatif akan terjadi meliputi:

 Moral yang rendah

Sejumlah faktor dapat menyebabkan moral karyawan yamg rendah. Salah satunya
adalah karena tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi tatap muka
dengan atasan dan sesama rekan kerja

 Kekhawatiran akan resiko keamanan

Keamanan data dan informasi dapat lebih sulit untuk dikendalikan didalam kantor
maya.

Kantor maya menuntut adanya kerjasama oleh perusahaan maupun karyawan agar
dapat berhasil. Kantor maya dapat menuntut dedikasi yang lebih besar dari karyawan
daripada kantor tetap. Kantor maya bukanlah sesuatu yang bisa dilakukan oleh semua
orang, kecuali para karyawan dapat mendisiplinkan diri mereka untuk melakukan
pekerjaan, tanpa supervisi dan motivasi, kemungkinan besar pekerjaan yang diberikan
tidak akan selesai. Bagi karyawan yang lebih suka untuk bekerja sendirian dan menjadi
atasan bagi diri mereka sendiri, kantor maya dapat menjadi sistem yang ideal.