Professional Documents
Culture Documents
- Meliputi aspek asas dan umum untuk beri ruang kepada perubahan
bakal berlaku serta inovasi / kreativiti
BAHAGIAN TAJUK
I Pengurusan Am Pejabat
Peruntukan Baru
Peranan Kerajaan
Senarai Tugas
Kemudahan Komunikasi
Perhimpunan Bulanan
Ruang Pejabat
Pencegahan Kebakaran
Khidmat Nasihat
Perkara Agensi
Perundangan Jabatan Peguam Negara
Kewangan Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan
Negara dan Jabatan Audit Negara
Keselamatan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan
Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan
Polis DiRaja Malaysia
Keselamatan ICT/ MAMPU
Sistem dan Cara Kerja
Personel Jabatan Perkhidmatan Awam
Pengurusan Rekod Jabatan Arkib Negara
BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Program Kebajikan
- Contoh:
- Hari keluarga, pesta sukan, penubuhan kelab kebajikan, pusat
penjagaan kanak-kanak, majlis keagamaan, jamuan, ceramah dan
lawatan.
BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Peruntukan Baru
Tanggungjawab Pegawai
Rekod Kehadiran
Penilaian Prestasi
Sijil Penghargaan
Pewartaan
i. Berintegriti
ii. Berkebolehan untuk mengawal emosi
iii. Berkebolehan untuk bertindak secara bijaksana & berhemah
iv. Mempunyai pendekatan yang fleksibel tetapi tegas
v. Mempunyai keazaman dan kegigihan
vi. Mempunyai sifat-sifat amanah, jujur dan kebolehpercayaan
vii. Bersedia berkhidmat untuk kepentingan negara
viii. Mempunyai sifat keberanian & sanggup menerima cabaran
BAHAGIAN III
KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN
Tatakelakuan
Pakaian
Tanda Nama
Mengutamakan Pelanggan
Kemudahan Pelanggan
Piagam Pelanggan
Pengurusan Media
Perkhidmatan Kaunter
Sediakan perkhidmatan kaunter yang sesuai, mesra pelanggan dan
menepati peraturan yang ditetapkan dengan melaksanakan langkah-
langakah:
Borang Permohonan
Pungutan Hasil
(AP – SURAT-MENYURAT)
Pendahuluan
Peruntukan Baru
Pengelasan Fail
- Fail dikategorikan kepada fail urusan am (house keeping files) dan
fail urusan fungsian (functional files)
Pengkelasan Fail
Prosedur Pengurusan
- Pembukaan Fail
Fail Sementara
- Boleh dibuka apabila surat / dokumen yang diterima memerlukan
tindakan segera sedangkan fail berkenaan tidak dapat dikesan;
Pelupusan Fail
- Perlu mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara sebelum
melaksanakan pelupusan fail.
BAHAGIAN VIII
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN
PELULUSAN REKOD AWAM
Peruntukan Baru
- Jadual Pelupusan Rekod
- Program Rekod Penting
- Pelan Tindakan Bencana
BAHAGIAN VIII
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN
PELULUSAN REKOD AWAM
Rekod Awam
- Rekod awam ertinya rekod yang diterima secara rasmi atau yang
dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam, perusahaan Kerajaan
dan perkhidmatan awan atau pekerja pejabat awam dalam
menjalankan tugas rasminya.
Pembaikan Kecil
- Sebarang kerosakan kecil hendaklah dibaiki dengan cermat;
- Mana-mana kertas yang tertanggal hendaklah dimasukkan semula
ke dalam fail berkenaan;
- Rekod yang basah hendaklah dikeringkan dengan kertas serap air /
kipas angin dan tidak boleh dijemur bawah sinaran matahari atau
disalai;
BAHAGIAN VIII
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN
PELULUSAN REKOD AWAM
Bilik Rekod
- Untuk penyimpanan rekod awam dan dilarang menyimpan barang
lain;
- Sentiasa bersih, tidak berhabuk, mempunyai peredaran udara yang
baik;
- Makan / minum/ merokok adalah dilarang.
Perolehan
- Kelulusan pihak berkenaan diperolehi jika memerlukan kelulusan;
- Perolehan item yang ada Kontrak Pusat. Pembelian luar Kontrak
Pusat iku kaedah berkuatkuasa;
- Semua perolehan yang diterima, disemak agar memenuhi
spesifikasi;
- Pesanan borang bercetak / dokumen keselamatan / dokumen lain
dibuat dengan syarikat yang ditetapkan.
BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
Kawalan Penggunaan
Untuk mencegah pembaziran, kehilangan, kerosakan dan
penyalahgunaan, langkah berikut hendaklah diambil:
Penyimpanan
Penyelenggaraan
Pemeriksaan
Membuat pemeriksaan bekala atau mengejut ke atas inventori dan
bekalan pejabat ikut peraturan ditetapkan dan memastikan:
Pelupusan
- Item yang rosak, tidak boleh guna atau tidak ekonomik dibaiki;
- Urusan pelupusan ikut peraturan yang berkuat kuasa dan
dilaksanakan setelah kelulusan diperolehi.
Hapus Kira
- Item yang hilang atau berlaku perselisihan antara fizikal aset dan
rekod berikutan daripada pemeriksaan stok verifikasi;
- Urusan hapus kira dilaksanakan setelah mendapat kelulusan
daripada pihak berkuasa bagi meluluskan hapus kira.
SEKIAN
TERIMA KASIH